Projekt- und Programm-Management als strategisches Führungsinstrument

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1 Projekt- und Programm-Management als strategisches Führungsinstrument Am Beispiel des Programms BLSV Betriebswirtschaftliche & Logistische Systeme Verteidigung SGVW Herbsttagung, in Bern Jakob Baumann, Rüstungschef armasuisse Christian Burkhalter, NOVO Business Consultants AG 1 Inhalt Ausgangslage Herausforderungen Konsequenzen Fallbeispiel Programm BLSV (Betriebswirtschaftliche und Logistische Systeme Verteidigung) Erfolgsfaktoren Fragen & Diskussion 2

2 1. Ausgangslage Rascher Wandel des militärischen Umfelds Vielfältigkeit des militärischen Auftrags Enormer Spardruck Konstante Technologieentwicklung Zunehmende Komplexität der Aufgaben Lange Reaktionszeit der Linienorganisation Zunehmende Abhängigkeit von Expertenwissen 3 2. Herausforderungen Beherrschung der Veränderung, Anpassung der Prozesse und Organisationen Hohe Komplexität & Vernetzung der anstehenden Themen Radwechsel am fahrenden Fahrzeug Grosser Zeithorizont mit enormen Vorhaben Hohe Belastung der Mitarbeitenden durch Linien- und Projektarbeit Zunehmender Ressourcenmangel Abhängigkeiten über V / VBS hinaus 4

3 3. Konsequenzen Die Gegenwart wird nach wie vor durch die Linienorganisation gemanagt Die Zukunft jedoch muss mit Projekten gestaltet werden Zusammenhängende Projekte müssen zu Programmen zusammengefasst werden Projekt- und Programm-Management sind heute strategische Führungsinstrumente 5 4. Fallbeispiel Programm BLSV Betriebswirtschaftliche und Logistische Systeme Verteidigung Ausgangslage Umfang BLSV (Scope) Komplexität Programmorganisation / Governance Meilensteine Erfahrungen & Schlussfolgerungen 6

4 4. Fallbeispiel Programm BLSV Ausgangslage Vorgaben aus dem Umfeld Umsetzung Neues Rechnungsmodell Bund (NRM) Effizienzsteigerung / Personalabbau / Sparmassnahmen Vorgaben Verteidigung: Leistungserbringung aus einer Hand für Logistik und Führungsunterstützung Verbesserte betriebswirtschaftliche Führung des Departementbereichs Verteidigung Umsetzung Prozessmodell Verteidigung Umsetzung neues Logistikmodell / Standortkonzept Einsparungen IT / Reduktion Komplexität / Rückkehr zum Standard 7 4. Fallbeispiel Programm BLSV Umfang BLSV (Scope) KLR / NRM V Umsetzung NRM und Aufbau KLR mit MIS V und weitere Verbesserungen im Bereich Finanzen V (elektronischer Workflow Kreditoren, Ablösung Truppenbuchhaltung etc.) LOGISTIK@V Umsetzung neues Logistikprozessmodell auf SAP Immobilien Anpassung logistische Infrastruktur an das neue Standortkonzept ERP VBS Harmonisierung der logistischen Prozesse VBS-weit SAP V Zusammenführung aller SAP Mandanten zum System V I AApot Integration der AApot unter Berücksichtigung Validierung Beschaffungen Unterstützung BLSV bei Beschaffungen, insbesondere nach WTO 8

5 4. Fallbeispiel Programm BLSV Komplexität der Projekte Immobilien SAP V KLR / NRM V LOGISTIK@V ERP VBS Integration AApot Beschaffungen 9 4. Fallbeispiel Programm BLSV Programmorganisation / Governance Auftraggeber CdA & RC Programmaufsicht BLSV RC (Vorsitz), C PST A (StV) C LBA, C FST A, C FUB, Kdt HE, Kdt LW, C Fi V, C Ik V, Kdt HKA, L UB Immo Programm-Management C. Burkhalter (PGMR) A. Moergeli (Integrationsmgt) Dr. K. Baumann (RIsk Mgt) SAP V KLR / NRM V LOGISTIK@V ERP VBS Immobilien I AApot Beschaffung M. Rieder FUB N. Schwaller PST A U. Loher LBA G. Jakob T. von Gunten V/ar/VBS A. Goetschi ar H. Moll LBA K. Weingart ar 10

6 4. Fallbeispiel Programm BLSV Meilensteine Frühjahr 05: Initialisierung Programm BLSV mit 3 Projekten : Prozessmodell LOGISTIK@V Herbst 06: Kick-off LOGISTIK@V Umsetzung : Produktivsetzung NRM & KLR : System V operativ im Einsatz Mai 07: Abbruch Zusammenarbeit GU LOGISTIK@V : Neustart LOGISTIK@V Ablösung SAP System LBA & Integration mit System V Integrierte Mengen- und Werteflüsse VBS Integration SAP System LW Ab Operativsetzung der Log- und Infracenter Integration SAP System AApot Ab Implementierung mobile Logistik und Einsatzlogistik??? Integration SAP Systeme V und VBS??? Integration weiterer Prozesse und Systeme (z.b. HR) Fallbeispiel Programm BLSV Erfahrungen & Schlussfolgerungen Die Projekte sind Treiber der Zukunft und strategisch entscheidend Die Komplexität kann nur durch eine Zusammenfassung bewältigt werden Programme nehmen an Wichtigkeit zu In den Projekten und Programmen werden auch Probleme der Linienorganisation gelöst Aufsichten als wichtige Entscheidgremien Ressourcen für Projekte werden in der Verwaltung nicht genügend eingeplant sowohl quantitativ als auch qualitativ Projekt- und Prozessmanagement sind mit der Linienorganisation noch nicht genügend harmonisiert Zusammenarbeit (Abhängigkeit) mit Experten aus der 12 Privatwirtschaft nimmt zu

7 5. Erfolgsfaktoren Starke Programmaufsicht Engagement der Auftraggeber Wille zur Veränderung auf allen Stufen Offene Zusammenarbeit mit den PL und weiteren Knowhow-Trägern Partnerschaft zwischen Internen und Externen Ausgebautes Programm- und Projektcontrolling Denken in Prozessen und Lösungen, unabhängig von der Organisationsstruktur 13 Fragen & Diskussion Vielen Dank! Jakob Baumann Rüstungschef armausisse Christian Burkhalter Leiter Management Consulting NOVO Business Consultants AG