Altersstrukturanalyse

Transkript

1 Eingabehinweise für das Tool ALSTAN Altersstrukturanalyse Das EDV-Tool ALSTAN Die TK bietet mit der Altersstrukturanalyse ALSTAN ein Werkzeug, das einen Überblick über die demografische Entwicklung im Unternehmen verschafft. Nur wenige Personaldaten bilden die Grundlage, um zunächst die aktuelle Altersstruktur darzustellen. Danach wird sie in mehreren Szenarien um bis zu 13 Jahre fortgeschrieben. Der Anwender bestimmt dabei selbst die Einflussfaktoren, wie etwa das durchschnittliche Rentenalter. ALSTAN basiert auf Excel und lässt sich problemlos in jedem Unternehmen einsetzen. Das Tool genügt somit den spezifischen Ansprüchen für kleinere und mittlere Unternehmen. Für die Durchführung der Altersstrukturanalyse stellt die TK einen Leitfaden und das Auswertungstool ALSTAN zur Verfügung. Eingabehinweise für ALSTAN Um ALSTAN anzuwenden, müssen gewisse Voraussetzungen vorliegen. Auch die entsprechenden Daten müssen in einer bestimmten Art und Weise aufbereitet und eingegeben werden. Für die Eingabe der Arbeitsunfähigkeitsdaten gibt es drei Varianten: Eingabe der personenbezogenen Fehlzeiten und der Fälle wegen Arbeitsunfähigkeit (AU) des vergangenen Jahres als Teil der Stammdaten. Dies ist jedoch zum Teil ungenau, da der Durchschnittswert sich nur auf ein Jahr bezieht. Eingabe der Daten aus der AU-Analyse der TK. Auch hier liegen Ungenauigkeiten vor, da die Daten sich lediglich auf TK-Versicherte beziehen. Zusätzlich werden nur die AU-Tage gezählt, die mit einer offiziellen Krankschreibung dokumentiert sind. Eingabe der durchschnittlichen Fehlzeiten, Fälle und Krankheitsstände der letzten Jahre getrennt nach Altersklassen. Dies ermöglicht die genaueste Analyse, ist aber mit einem erhöhten Aufwand verbunden, wenn die Daten nicht schon aufbereitet vorliegen. Voreinstellungen in Excel Unter Umständen muss ein zusätzliches Add-in in Excel geladen werden, damit das Programm problemlos laufen kann: klicken Sie im Menü Extras auf Add-Ins aktivieren Sie in der Liste Verfügbare Add-Ins das Kontrollkästchen Analyse-Funktionen, und klicken Sie dann auf OK Folgen Sie, falls notwendig, den Anweisungen im Setup-Programm. Programmausführung Öffnen Sie die folgende Datei: ALSTAN_Tage, die Arbeitsunfähigkeitsdaten im Unternehmen werden in Tagen dokumentiert. 1

2 Direkt nach Öffnung des Programms kann ggf. die Sicherheitswarnung Makros wurden deaktiviert erscheinen. (Abbildung 1) Diese müssen bei jeder Anwendung des Tools aktiviert werden. Dazu auf das Feld Optionen in der Sicherheitswarnung klicken und Diesen Inhalt aktivieren. Abbildung 1: Tabellenblatt Stammdaten ohne Daten nach Start des Programms Bitte beachten Sie: Aufgrund der Arbeitsweise von Excel kann es beim ersten Öffnen einige Minuten dauern bis das Programm vollständig geladen ist. Brechen Sie den Vorgang nicht ab! Nach dem ersten Öffnen speichern Sie die Excel-Mappe, auch wenn keine Änderungen vorgenommen wurden. Das Speichern gewährleistet, die Einsatzbereitschaft des Programms beim nächsten Öffnen und umgeht eine längere Ladezeit. Die Excel-Mappe besteht aus folgenden Tabellenblättern: Stammdaten (Eingabe der Personaldaten, die in die Altersstrukturanalyse einfließen sollen) Annahmen (Eingabe der hypothetischen Daten, aufgrund derer die verschieden Szenarien erstellt werden) Fehlzeiten (wenn vorhanden, Eingabe der detaillierten Arbeitsunfähigkeitsdaten) Ist-Zustand Erweiterte Fortschreibung 1. Szenario (sämtliche Auswertungen in Form 2. Szenario von Tabellen und Grafiken) 3. Szenario Szenarienvergleich Nachfolgend wird die Vorgehensweise für die Dateneingabe in jedem Tabellenblatt beschrieben. 2

3 Tabellenblatt Stammdaten Die Stammdaten bilden die Basis für alle Auswertungen und Prognosen. Es können die Daten von bis zu 500 Mitarbeitern eingegeben werden. Auf dem Tabellenblatt Stammdaten sind 4 verschiedene Farbbereiche zu sehen, die jeweils von unterschiedlicher Bedeutung/Wichtigkeit sind. Blaugrün sind die Pflichtfelder die für eine Auswertung unbedingt not wendig sind. Hellblau sind die Felder in denen Eintragungen empfohlen werden. Lavendel sind die Felder in denen man eigene Kriterien zur Sortierung der Mitarbeiter eintragen kann. In den hellgelben Feldern kann man keine Eintragungen vornehmen. Diese werden automatisch berechnet. Zunächst muss das Auswertungsdatum eingegeben werden. Es ist die Grundlage für die zeitlichen Berechnungen in ALSTAN. Variablen wie Alter oder die Unternehmenszugehörigkeit beziehen sich auf dieses Datum. Basisdaten sind Geburtsdatum und Geschlecht. Ohne diese Angaben erfolgen keine Auswertungen. Die Eingabe der Personalnummer soll lediglich helfen, die Daten zuordnen zu können. Es erfolgt keine spezifische Auswertung zu einzelnen Personen. Das Geburtsdatum und das Geschlecht sind Pflichtfelder. Die Eingaben für das Geburtsdatum werden automatisch in das Format TT.MM.JJJJ umgewandelt. Die hellblauen Felder sind optional. Mithilfe des Feldes Bereich kann der jeweilige Mitarbeiter einer bestimmten Abteilung oder einem bestimmten unternehmerischen Einsatzbereich zugeordnet werden. Die Bezeichnungen können individuell vergeben werden, sollten aber kontinuierlich beibehalten werden. Das Feld Bereich ist vor allem dann von Nutzen, wenn eine detaillierte Analyse der einzelnen Bereiche erfolgen soll. Mithilfe des optionalen Felds Eintrittsdatum kann errechnet werden, wie lange der jeweilige Mitarbeiter bis zum Auswertungsdatum im Unternehmen tätig ist. Dadurch sind Aussagen möglich, wie lange die Mitglieder einer bestimmten Altersklasse durchschnittlich im Unternehmen tätig sind. Andererseits ist es möglich, eine Analyse detailliert für Mitarbeiter durchzuführen, die beispielsweise länger als 5 Jahre für das Unternehmen arbeiten. Eine genauere Erklärung für diese Vorgehensweise befindet sich im weiteren Text. Sollen personenbezogene AU-Daten genutzt werden, erfolgt deren Eingabe ebenfalls auf dem Tabellenblatt Stammdaten. In den Spalten AU-Fälle im vergangenen Jahr und AU-Tage im vergangen Jahr werden die Daten für jeden Mitarbeiter eingegeben. Diese sollten sich weitgehend auf einen einheitlichen Zeitraum beziehen und möglichst genau das Jahr vor dem Auswertungsdatum umfassen. Das Tabellenblatt Stammdaten verfügt über 10 lavendel eingefärbte Spalten. In diesen Spalten haben Sie die Möglichkeit weitere Parameter, die für die Analyse der Altersstruktur in Ihrem Unternehmen von Bedeutung sind, einzulesen. Einige Beispiele hierfür sind: Stellenbezeichnung Funktion Nationalität Gehaltsgruppe Standort Produktlinie Kostenstelle Qualifikation Führungskraft ja/nein schwerbehindert ja/nein Angestellter tariflich/außertariflich 3

4 Jedes Unternehmen hat somit die Möglichkeit individuell Kriterien zu bestimmen, die für eine detailliertere Altersstrukturanalyse genutzt werden können. Besitzt ein Unternehmen beispielsweise drei Standorte, ist es möglich, die Analyse separat für jede einzelne Belegschaft durchzuführen. In den einzelnen Spalten, in denen Eintragungen vorgenommen bzw. automatisch berechnet wurden, kann per Dropdown-Liste eine Auswahl auszuwertender Daten vorgenommen werden. Dazu die Dropdown-Liste in dem entsprechenden Spaltenkopf anklicken, in der sich öffnenden Liste die auszuwertenden Bereiche aus- bzw. abwählen und mit OK bestätigen. Dropdown-Liste Abbildung 2: Tabellenblatt Stammdaten nach Eingabe einiger Daten Sind alle Stammdaten eingegeben, haben Sie die Möglichkeit, sich auf dem Tabellenblatt Ist-Zustand die derzeitige Altersstruktur Ihres Unternehmens anzuschauen. 4

5 Tabellenblatt Annahmen Um die Entwicklung der Altersstruktur zu prognostizieren, müssen zunächst einige Annahmen getroffen werden. Auf dem Tabellenblatt Annahmen sind fünf farblich verschiedene Bereiche zu sehen. Soll-Arbeitstage pro Jahr für die Berechnung des Krankenstandes Einfache Fortschreibung Erweiterte Fortschreibung: Szenario 1 Erweiterte Fortschreibung: Szenario 2 Erweiterte Fortschreibung: Szenario 3 Auf diesem Tabellenblatt sind Eintragungen nur in den Gelb markierten Feldern möglich. Abbildung 3: Tabellenblatt Annahmen 5

6 Tabellenblatt Fehlzeiten In dem Tabellenblatt Fehlzeiten sind drei farblich verschiedene Bereiche zu sehen. Auswertung der in Stammdaten eigegebenen Werte Eingabe eigener Daten möglich Eingabe der TK-Daten, wenn keine eigenen Daten vorhanden. Auf diesem Tabellenblatt sind Eintragungen nur in den gelb markierten Feldern möglich. Alle anderen Felder in den Tabellen werden automatisch berechnet. Abbildung 4: Tabellenblatt Fehlzeiten 6

7 Tabellenblatt Ist-Zustand Auf diesem Tabellenblatt sind keine Eintragungen möglich. Tabellenblatt Einfache Fortschreibung Für die Berechnungen und die Darstellungen der Grafiken ist es notwendig auf diesem Tabellenblatt die gewünschten Jahreszahlen in den gelb markierten Feldern einzutragen. Abbildung 5: Tabellenblatt Einfache Fortschreibung Tabellenblatt 1. Szenario Auf diesem Tabellenblatt sind keine Eintragungen möglich. Tabellenblatt 2. Szenario Auf diesem Tabellenblatt sind keine Eintragungen möglich. Tabellenblatt 3. Szenario Auf diesem Tabellenblatt sind keine Eintragungen möglich. 7

8 Tabellenblatt Szenarienvergleich Für die Berechnungen und die Darstellungen der Grafiken ist es notwendig auf diesem Tabellenblatt die gewünschte Jahreszahl in dem gelb markierten Feld einzutragen. Abbildung 6: Tabellenblatt Szenarienvergleich 8