Compliance in Deutschland

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1 Compliance-betrifft das mein Unternehmen? Compliance gehört längst nicht mehr nur bei großen Unternehmen zur Unternehmenspraxis. Auch in kleineren mittelständischen Unternehmen gewinnt es immer mehr an Bedeutung. Ziel von Compliance ist es, dem Leitbild des ehrbaren Kaufmann im 21. Jahrhundert auf Unternehmensebene Geltung zu verschaffen. Dieses Leitbild wurde gerade durch den Mittelstand geprägt und im Zuge der Globalisierung immer mehr zurückgedrängt. Heute besinnt man sich wieder auf diese Werte, wenn auch gezwungenermaßen. Der Begriff Compliance (von to comply with ) lässt sich am ehesten mit Einhaltung übersetzen. Gemeint ist dabei die Einhaltung von Regeln. Faktisch bedeutet Compliance nichts anderes, als die Rechtschaffenheit eines Unternehmens im geschäftlichen Verkehr durch die hierfür notwendigen Strukturen. Die Notwendigkeit solcher Strukturen erscheint zunächst paradox. Das Einhalten von Regeln und Pflichten versteht sich eigentlich von selbst. Tatsächlich klafft zwischen dieser Selbstverständlichkeit und deren alltäglicher Umsetzung eine Lücke, die vor allem den heutigen Unternehmensstrukturen geschuldet ist. Dem Unternehmen drohen schon durch das Fehlverhalten Einzelner, neben dem Imageverlust, erhebliche finanzielle Schäden durch Schadensersatzansprüche und Geldbußen. Diese wirken sich für mittelständische Unternehmen schnell existenzgefährdend aus. Nur eine ausreichende und wirksame Compliance-Organisation kann dem entgegenwirken. Viele Unternehmen haben mittlerweile erkannt, dass die bestehenden Strukturen weder ausreichend, noch geeignet sind, derartige Risiken zu beherrschen. Der folgende Artikel versucht einen Überblick über die rechtliche Ausgangslage in Deutschland und die grundsätzlichen Anforderungen einer wirksamen Compliance-Organisation zu verschaffen. Strafrecht Gesellschaftsrecht Spezialgesetzliche Pflichten Compliance in Deutschland

2 A. Was sagt in Deutschland das Gesetz zu Compliance Selbstredend hat ein Unternehmen mit Auslandbezug ausländische Compliance-Vorschriften zu beachten. Die strengsten Compliance-Vorschriften gelten dabei im Mutterland der Compliance, den USA. Jedoch spielt auch hierzulande Compliance in verschiedenen Rechtsbereichen eine Rolle. Zentral verankert ist Compliance vor allem im Gesellschaftsrecht und im Strafrecht. I. Gesellschaftsrecht ( 93 AktG, 43 GmbHG) Zentrale Pflicht des Vorstandsmitglieds einer AG oder des Geschäftsführers einer GmbH ist die sog. Legalitätspflicht. Diese betrifft zum einen die Vorgabe sich selbst stets rechtskonform zu verhalten. Diese Pflicht endet bei international agierenden Unternehmen auch nicht an der Landesgrenze. Sie gilt selbst in Staaten in denen Korruption Gang und Gebe ist. Ein Rechtsverstoß wird darüber hinaus nicht dadurch kompensiert, dass er für das Unternehmen vordergründig nützlich ist. Daneben ist es Teil der Legalitätspflicht dafür Sorge zu tragen, dass sich Mitarbeiter des Unternehmens und der Tochterunternehmen ebenfalls rechtskonform verhalten. Die strengsten Anforderungen werden dabei an den Vorstand der AG gestellt. Die Vorstandsmitglieder sind zur eigenverantwortlichen Leitung der Gesellschaft verpflichtet ( 76 Abs. 1 AktG) und unterliegen nicht den Weisungen der Aktionäre oder des Aufsichtsrates. Deshalb ist der Vorstand auch vorwiegend allein für die Rechtschaffenheit des Unternehmens verantwortlich. Ausprägung dieser Geschäftsleiterverantwortung ist 91 Abs. 2 AktG, aus der sich unmittelbar die Verpflichtung zur Errichtung einer Compliance-Organisation ergibt. Danach hat der Vorstand geeignete Maßnahmen zu treffen, insbesondere ein Überwachungssystem einzurichten, damit den Fortbestand der Gesellschaft gefährdende Entwicklungen früh erkannt werden. Die Geschäftsleiterverantwortung ist bei der GmbH zwar nicht ganz so streng, da eine rechtmäßige Weisung der Gesellschafter zur Enthaftung der Geschäftsführung führen kann. 91 Abs. 2 AktG wird aber auch auf die GmbH (analog) angewendet, so dass der GmbH schon deshalb zur Errichtung einer Compliance-Organisation zu raten ist. II. Strafrecht Neben dem Gesellschaftsrecht lässt sich die Notwendigkeit einer Compliance-Organisation auch aus dem Ordnungswidrigkeitenrecht ableiten. 30 OWiG eröffnet die Möglichkeit gegen juristische Personen und Personenvereinigungen erhebliche Geldbußen zu verhängen. Diese können dann verhängt werden, wenn Organmitglieder oder andere Personen in leitender Stellung eine Straftat oder Ordnungswidrigkeit begangen haben, durch die Pflichten verletzt werden, welche das Unternehmen treffen oder durch die das Unternehmen bereichert wird oder werden soll. Bei Vorsatztaten beträgt die Geldbuße bis zu einer Million Euro, bei Fahrlässigkeit bis zu Euro. Sollte der Vermögensgewinn durch die Tat noch

3 höher ausfallen, so sind Geldbußen bis zur Höhe des erlangten Vorteils möglich. So musste Siemens im Jahr 2007 eine Geldbuße in Höhe von 201 Millionen Euro bezahlen. 130 OWiG beschreibt die Konsequenzen einer fehlenden Compliance-Organisation und dem Vorliegen einer damit verbundenen Pflichtverletzung noch deutlicher. Hiernach handelt der Inhaber eines Betriebes oder Unternehmens vorsätzlich oder fahrlässig, wenn er Aufsichtsmaßnahmen unterlässt, die erforderlich sind, um in dem Betrieb oder Unternehmen Zuwiderhandlungen gegen Pflichten zu verhindern, die den Inhaber treffen und deren Verletzung mit Strafe oder Geldbuße bedroht ist. Er handelt ordnungswidrig, wenn eine solche Zuwiderhandlung begangen wird, die durch gehörige Aufsicht verhindert oder wesentlich erschwert worden wäre. Zu den erforderlichen Aufsichtsmaßnahmen gehören auch die Bestellung, sorgfältige Auswahl und Überwachung von Aufsichtspersonen. Auch hier sind Geldbußen im zuvor beschriebenen Ausmaß möglich. 9 OWiG schafft in strafrechtlicher Hinsicht abschließend die Möglichkeit, handelnde Vertreter des Unternehmens nach Vorschriften wie z.b. dem Geldwäschegesetz zu bestrafen, die eigentlich das Unternehmen betreffen. III. Weitere Vorschriften Im arbeitsrechtlichen Bereich ist der Arbeitgeber beispielsweise nach 12 I AGG verpflichtet, die erforderlichen Maßnahmen zum Schutz vor Diskriminierungen nach dem AGG zu treffen. Dieser Schutz umfasst auch vorbeugende Maßnahmen. Daneben existieren etliche branchenspezifische Vorschriften, deren Aufzählung den Rahmen des Beitrags sprengen würde. B. Zwischenfazit Es ist also festzustellen, dass Compliance nicht nur einem Zeitgeist entspricht. Vielmehr ist Compliance aufgrund gesetzlicher Regelungen notwendig (geworden) um Schaden für das Unternehmen und seine Geschäftsleiter abzuwehren. C. Grundsätzliche Anforderungen an eine wirksame Compliance-Organisation

4 Überwachung Leitung Schulung Risikoanalyse Schriftliche Fixierung Organisation I. Compliance ist Leitungsaufgabe Compliance muss als aller erstes von der Geschäftsleitung verinnerlicht werden. Die Geschäftsleitung kann sich ihrer Legalitätspflicht nicht entziehen, selbst wenn sie diese weiter delegiert. Zumindest der Kernbereich verbleibt stets bei der Geschäftsleitung. Dieser Kernbereich muss aktiv wahrgenommen werden. Geschäftsleiter haben Vorbildfunktion. Nur was die Geschäftsleitung vorlebt kann sie von ihren Mitarbeitern auch einfordern. Als Anreiz bietet es sich beispielsweise an, Vergütungsaspekte und Aufstiegsmöglichkeiten im Unternehmen mit Compliance-Bemühungen zu verknüpfen. II. Genaue Risikoanalyse Jedes Unternehmen ist einem unterschiedlichen Risiko an Fehlverhalten und der Verletzung von Vorschriften ausgesetzt. Dieses hängt maßgeblich von der Branche des Unternehmens ab. Daneben spielt der Auslandsbezug eine wesentliche Rolle. Das Risikopotenzial ist genau zu analysieren. Eine Compliance-Organisation ist nur dann effektiv, wenn sie den individuellen Anforderungen entspricht. III. Organisationsmaßnahmen Im nächsten Schritt sind die Ergebnisse aus der Risikoanalyse spezifisch umzusetzen. Hierfür muss zunächst ein Verantwortlicher für die Umsetzung gefunden werden, der sog. Compliance-Officer. Persönliche Voraussetzung für diese Position ist ein direkter Draht zur Geschäftsleitung. Idealerweise ist dies der hauseigene Jurist aus der Rechtsabteilung.

5 Bei größeren Unternehmen wird darüber hinaus die Errichtung einer Compliance-Abteilung erforderlich sein. Dem Compliance-Officer müssen neben seiner eigentlichen Tätigkeit, selbstredend die notwendigen Mittel für seine Compliance-Arbeit eingeräumt werden (Sach- und ggf. Personalmittel). IV. Schriftliche Fixierung In einem weiteren Schritt wird das gewünschte Idealverhalten der Mitarbeiter in einem sog. Code of Conduct schriftlich festgehalten. Dieser dient den Mitarbeitern als Anleitung/Anweisung für das richtige Verhalten in kritischen Situationen. Er muss unternehmensintern kommuniziert und rechtlich umgesetzt werden. Daneben kann er aber auch wettbewerbswirksam Dritten zur Verfügung gestellt werden, z.b. durch die Veröffentlichung auf der Homepage. V. Schulung Führungskräfte und Mitarbeiter müssen ausreichend geschult werden, da Compliance ansonsten nicht mehr als ein frommer Wunsch bleibt. Bei Führungskräften geschieht dies regelmäßig in Form von Unterricht, bei Mitarbeitern mithilfe von Computerprogrammen. Die Schulung ist in regelmäßigen Abständen durchzuführen und nicht nur nach Errichtung der Compliance-Organisation. Sie muss sich im Laufe der Zeit den Entwicklungen im Unternehmen und den veränderten rechtlichen Rahmenbedingungen anpassen. VI. Überwachung Für die Wirksamkeit der Compliance-Organisation entscheidend ist die Überwachung der Einhaltung der Regeln. Das hierfür geeignetste Instrument sind sog. Whistleblower-Hotlines. Diese bieten die Möglichkeit unternehmensintern und anonym Verstöße von Mitarbeitern und Führungskräften aufzuzeigen. Nur dadurch wird die Hemmschwelle zur Meldung von Verstößen abgebaut, da der Meldende keine Repressalien fürchten muss. Allerdings ist es dann zum Schutz vor unberechtigten Anschuldigungen auch Aufgabe des Compliance-Officers bzw. der Compliance-Abteilung, durch ausreichende Ermittlungen den Wahrheitsgehalt der Vorwürfe hinreichend festzustellen. Es lässt sich leicht ausmalen was andernfalls für ein Betriebsklima herrschen würde, die ehemalige DDR lässt grüßen. Selbstverständlich müssen Verstöße sofort abgestellt und sanktioniert werden. In arbeitsrechtlicher Hinsicht geschieht dies in Form von Abmahnung oder Kündigung. Daneben muss ein etwaiger Schaden auch von dem Betroffenen zwingend ersetzt werden. Bei strafbarem Verhalten ist an die Zusammenarbeit mit Ermittlungsbehörden zu denken. Darüber hinaus ist die Compliance-Organisation selbst auf ihre Wirksamkeit zu überwachen und ggf. anzupassen. D. Fazit Das Thema Compliance betrifft jedes Unternehmen, egal welcher Branche und Größe. So wie jedes Unternehmen in jeder Hinsicht einzigartig ist, muss eine Compliance-Organisation auch den

6 individuellen Anforderungen genügen. Was alle Unternehmen vereint sind die gleichen Maßstäbe an denen ein Unternehmen heutzutage gemessen wird. Rechtsethisch unkorrektes Verhalten wird von Gesellschaft und Gesetzgebung immer weniger toleriert und immer mehr sanktioniert. Hier liegt aber auch die Chance des Mittelstandes. Er kann auf altbewährten Tugenden aufbauen und damit dem Leitbild des ehrbaren Kaufmann wieder neuen Glanz verleihen.