Nutzung des Intranets zur Unterstützung informellen Lernens und zum Austausch guter Praxis (Intranet- Plattform Diversity in der Praxis )

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1 Leitfaden Intranet O K T O B E R G E S C H ÄF T S B E R E I C H P E R S O N AL / O R G AN I S AT I O NS EN T W I C K L U N G Nutzung des Intranets zur Unterstützung informellen Lernens und zum Austausch guter Praxis (Intranet- Plattform Diversity in der Praxis ) Bundesagentur für Arbeit Aktionsplan zur Umsetzung des Nationalen Integrationsplanes - Beitrag zum Projekt 28 (Nutzung des Intranets zur Unterstützung informellen Lernens und zum Austausch guter Praxis) des Projektberichtes des Dialogforums Migranten im öffentlichen Dienst

2 Impressum Bundesagentur für Arbeit Zentrale - Bereich Personalpolitik/Personalentwicklung Regensburger Str. 104, Nürnberg Ansprechpartnerin: Frau Dr. Beatrix Behrens Tel. 0911/ beatrix.behrens@arbeitsagentur.de

3 Leitfaden Intranet O K T O B E R G E S C H ÄF T S B E R E I C H P E R S O N AL / O R G AN I S AT I O N S E N T W I C K L U N G Inhaltsverzeichnis 1. Einleitung Ein gelungener Auftritt - Diversity Management im Intranet Diversity Management und die Kommunikation im Intranet Einbettung in eine Kommunikationsstrategie und Lebenslanges Lernen Unterstützung der Verankerung von Diversity Management Konzeption und Aufbau einer Intranet-Plattform Planung und Konzeption des Intranetauftritts Aufbau und Struktur des Intranetauftritts Diversity in der Praxis die Intranet-Plattform der BA...5 Bundesagentur für Arbeit 1

4 1. Einleitung Ein Ziel im Nationalen Aktionsplan Integration ist die Sensibilisierung für Vielfalt der Beschäftigten im öffentlichen Dienst. Das Dialogforum Migranten im öffentlichen Dienst befasst sich im Rahmen der Umsetzung des Nationalen Integrationsplans intensiv mit der Frage, wie der Anteil von Beschäftigten mit Migrationshintergrund im öffentlichen Dienst erhöht werden kann. Eine erfolgversprechende Strategie kann die Einführung von Diversity Management in den Verwaltungen und Behörden sein. Das Dialogforum bezieht sich dabei auf eine Erläuterung des Begriffes Diversity Management im bundesweiten Integrationsprogramm der über den Begriff interkulturelle Öffnung hinaus geht: Konzepte des Diversity Managements, die zumeist Anwendung in der Wirtschaft finden, verfolgen einen umfassenderen Ansatz. Hier geht es um die Herstellung von Chancengleichheit in Hinsicht auf alle wahrnehmbaren und alle subjektiven Unterschiede für die gesamte Belegschaft und auf allen Hierarchiestufen einer Organisation. 1 Im Rahmen des Regierungsprogramm "Vernetzte und transparente Verwaltung" hat die Arbeitsgruppe Demografiesensibles Personalmanagement in der Bundesverwaltung zudem Handlungsempfehlungen für ein ganzheitliches und demografiesensibles Personalmanagement entwickelt, die Bezug zur Einführung und strategischen Einbettung von Diversity Management herstellen. 2 In der Demografiestrategie der Bundesregierung wird die Bedeutung einer leistungsfähigen Verwaltung im Kontext der demografischen Veränderungen aufgegriffen. Dabei rückt die Arbeitgeberattraktivität des öffentlichen Dienstes in den Mittelpunkt. Als Ziel wird dabei angestrebt mehr Menschen mit Migrationshintergrund für die Verwaltung zu gewinnen und damit eine wichtige Zielsetzung des Nationalen Aktionsplans Integration umzusetzen. Eine erfolgreiche und nachhaltige Implementierung von Diversity Management bedarf einer guten und umfassenden Kommunikation, insbesondere zur weiteren Sensibilisierung der Beschäftigten für Vielfalt und Interkulturalität. Die vorliegenden Handlungsempfehlungen verdeutlichen die Bedeutung einer Kommunikationsstrategie und des informellen Lernens bei der Einführung von Diversity Management. Die praxisbezogene Darstellung von Punkten die beim Aufbau einer Intranet-Plattform zu beachten sind, wird ergänzt durch das Praxisbeispiel der Intranet-Plattform Diversity in der Praxis der Bundesagentur für Arbeit Ein gelungener Auftritt - Diversity Management im Intranet 2.1. Diversity Management und die Kommunikation im Intranet Das Intranet hat sich zu einem bedeutenden Informations- und Kommunikationsmedium entwickelt, mit dem Beschäftigte und Führungskräfte einfach und direkt erreicht werden. Neben der Bereitstellung von Informationen kann über dieses Medium auch der überregionale Praxisaustausch für Verwaltungen mit regional verteilten Standorten bzw. nachgeordneten Bereichen ermöglicht und unterstützt werden. 1 Bundesamt für Migration und Flüchtlinge (Juni 2010): Bundesweites Integrationsprogramm, S. 25: personalmanagement node.html? nnn=true 3 Im Rahmen des Dialogforums Migranten im öffentlichen Dienst wird eine Handlungsempfehlung zum Aufbau eines Diversity Managements in der Bundesverwaltung zur Verfügung gestellt. Bundesagentur für Arbeit 2

5 Ein Schwerpunkt im Rahmen des Dialogforums Migranten im öffentlichen Dienst betrifft die Thematik Sensibilisierung der Beschäftigten für interkulturelle Vielfalt (Diversity Management). Um die vielfältigen Maßnahmen und Initiativen zur Förderung von Migrantinnen und Migranten im öffentlichen Dienst überzeugend umzusetzen und eine Willkommenskultur zu entwickeln, muss der Wert von Vielfalt verinnerlicht und gelebt werden. Eine strukturierte und verständliche Aufbereitung von Diversity Management im Intranet sowie die Bereitstellung von Informationen und die Möglichkeit des Austausches kann die Sensibilisierung der Beschäftigten nachhaltig unterstützen und fördern sowie gleichzeitig die Führungskräfte in ihrer Arbeit unterstützen. Insbesondere in großen Geschäftsbereichen ist die Möglichkeit gute Praxisbeispiele und Erfahrungen auszutauschen für alle Beteiligten gewinnbringend. Neben der Darstellung der strategischen Zielsetzung und der Information aller Beschäftigten, wird damit auch ein Beitrag zur Veränderung der Kultur in den Behörden geleistet. Themen können angesprochen und diskutiert werden. Aktionen können in die Dienststellen und einzelnen Bereiche getragen sowie konkrete Maßnahmen abgeleitet werden Einbettung in eine Kommunikationsstrategie und Lebenslanges Lernen Die jeweiligen Handlungsfelder im Diversity Management der einzelnen Behörden und Dienststellen sowie deren Umsetzung sollten in eine Kommunikationsstrategie eingebettet werden. Sowohl Führungskräfte als auch Beschäftigte müssen regelmäßig und umfassend über Neuerungen und Aktivitäten/Maßnahmen informiert werden. Neben Flyern, Broschüren, anderen Publikationen wie z.b. in Mitarbeiterzeitschriften kann hier auch an Lernprogramme, Seminare, Trainings etc. gedacht werden. Alle genannten Maßnahmen fördern die erforderliche interne Öffentlichkeit für das Diversity Management und die daraus resultierenden mitarbeiterorientierten Angebote der Verwaltung. Die Aufbereitung von Inhalten und Themen im Intranet bietet dabei einige Vorteile: - einfacher, direkter, schneller und ständiger Zugang - minimaler Kostenaufwand - große Informationsmengen können bereit gestellt werden - stets aktuelle und schnell aktualisierte Informationen können zur Verfügung gestellt werden - multimediale und interaktive Aufbereitung ist möglich. Angesichts der rasanten Entwicklung Stichwort Web 2.0 und der immer stärkeren Verbreitung sozialer Vernetzung über das Internet, erscheint die professionelle Einbeziehung des Intranets in interne Kommunikationsstrukturen geboten Unterstützung der Verankerung von Diversity Management Bei der Implementierung von Diversity Management werden die verschiedensten Interessen berührt und es ist zu erwarten, dass auch Widerstände bestehen. Über die frühzeitige und umfassende Darstellung im Intranet kann das Thema ganzheitlich und ressortübergreifend aufgegriffen werden. Personal-und Schwerbehindertenvertretungen sowie die Gleichstellungsbeauftragten und können sinnvoll eingebunden werden und damit den in Gang gesetzten Veränderungsprozess wirksam unterstützen. Zugleich wird die notwendige Vernetzung und Kooperation der verschiedenen Ressorts und Verwaltungsebenen angestoßen und umgesetzt. Bundesagentur für Arbeit 3

6 Durch die permanente und nachhaltige Verfügbarkeit können die Vorteile einer Vielfaltspolitik und der querschnittspolitische Gesamtansatz für alle Beschäftigten transparent gemacht werden. Die Verknüpfung mit konkreten Umsetzungsaktivitäten und mit geplanten neuen Initiativen macht die praktische Ausgestaltung des Diversity Management im jeweiligen individuellen Zusammenhang der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter deutlich. 3. Konzeption und Aufbau einer Intranet-Plattform 3.1. Planung und Konzeption des Intranetauftritts Wird die Aufbereitung von Informationen im Intranet zum Diversity Management oder natürlich auch zu anderen Inhalten geplant und konzipiert sollten einige grundlegende Überlegungen einbezogen werden. Welche Zielsetzung wird mit dem Intranetauftritt verfolgt? Welche Zielgruppe soll angesprochen werden? (Zum Beispiel alle Beschäftigten oder evtl. besonders bestimmte Gruppen, möglicherweise vor allem Führungskräfte.) Welche Ressourcen für Konzeption, Aufbau und Betreuung sind vorhanden oder werden benötigt? Wie kann die technische Umsetzung erfolgen? (Hier stellen sich Fragen nach der im Hause verwendeten Softwarelösung und den sich daraus ergebenden Möglichkeiten bzw. Beschränkungen.) Beachtung rechtlicher Aspekte bezüglich der Inhalte Verlinkung zu schon bereits bestehenden Angeboten und anderen Quellen, Herstellung von Nachhaltigkeit und Aktualität 3.2. Aufbau und Struktur des Intranetauftritts Nach den grundsätzlichen Überlegungen und der Klärung der Rahmenbedingungen wie z.b. welcher Navigationspunkt und welche technischen Gegebenheiten vorliegen, müssen auch Fragen zum konkreten Aufbau und der Struktur des geplanten Intranetauftritts beantwortet werden. Layout - einheitlicher Aufbau - Designvorgaben Corporate Design beachten - ggf. Anpassung bzw. Erweiterung an den bereits bestehenden Intranetauftritt Inhalt - Auswahl der Form (interaktiv, Filme, Bilder usw.) im Hinblick auf technische Umsetzbarkeit und Benutzerfreundlichkeit - barrierefreie und verständliche Aufbereitung - keine Inhaltsüberfrachtung Struktur - erkennbare Informationen (informelles Lernen) und Austausch guter Praxis - übersichtliche und einheitliche Struktur positive Auswirkung auf die Benutzerfreundlichkeit - soweit verfügbar Raum für Erweiterung Bundesagentur für Arbeit 4

7 Funktionalitäten - keine vertiefte Navigationsstruktur - Suchfunktionen - alternative Routen zur Navigation - Schlagwortverzeichnis 4. Diversity in der Praxis die Intranet-Plattform der BA Die Informationsplattform Diversity in der Praxis im Intranet der BA informiert seit einigen Jahren die Beschäftigten schnell und umfassend über Aktivitäten und aktuelle Entwicklungen rund um das Thema Diversity. Das Intranet-Service-Angebot bietet eine übersichtlich zusammengefasste Sammlung von personalpolitischen Konzepten, Maßnahmen und Empfehlungen sowie guten Beispielen aus der Arbeitspraxis der BA. Darüber hinaus umfasst es Medien zur gezielten Selbstinformation sowie Materialien für Personalmarketing und Rekrutierung. Art und Ausgestaltung des Angebotes ermöglichen eine flexible und bedarfsorientierte Nutzung, um den regionalen Verschiedenheiten und Belangen der Dienststellen im gesamten Bundesgebiet Rechnung zu tragen. Gleichzeitig soll die Auseinandersetzung mit dem Thema weiter angestoßen, konkrete Anregungen für die Praxis gegeben, der bundesweite Austausch von best practice-beispielen ermöglicht sowie die beim Thema Diversity besonders wichtige Netzwerkarbeit unterstützt werden. Infolge technischer Anpassungen und der Aktualisierung von Inhalten wurde die Diversity Plattform 2012 komplett überarbeitet. Aktuell gliedert sich die Informationsplattform in eine Startseite und ein allgemeines Kapitel Startseite Diversity in der Praxis Diversity Management und in Seiten zu den Handlungsfeldern: Lebensphasenorientierte Personalpolitik Kulturelle Vielfalt Vereinbarkeit von Beruf und Familie/Privatleben Chancengleichheit/Gender Mainstreaming Menschen mit Schwerbehinderung in der BA Bundesagentur für Arbeit 5

8 Abbildung 1: Screenshot der Intranet-Seite Diversity Management Alle Seiten sind gleich aufgebaut, um eine übersichtliche und benutzerfreundliche Struktur zu erreichen. Die Nutzerinnen und Nutzer haben die Gewissheit auf allen Seiten schnell vergleichbar gegliederte Informationen zu erhalten. Die Seiten haben auf der linken Seite eine Spalte mit der Navigationsstruktur, die einen schnellen und direkten Zugriff auf Informationen gewährleistet. In der Mitte der Seite findet sich ein klar strukturiertes Contentfeld mit zentralen Informationen und integrierter Verlinkung zu besonderen Inhalten und Inhalten auf anderen Intranetseiten. Die Marginalspalten auf der rechten Seite bieten einen schnellen Überblick und den direkten Zugriff auf Materialien und externe Links. Das Contentfeld in der Mitte ist auf allen handlungsfeldbezogenen Seiten gliedert in: Inhaltsverzeichnis: Überblick über die Inhalte der Seite. Zentrale Information: Kurze und verständliche Darstellung des personalpolitischen Ansatzes und der Zielsetzung. Umsetzungsaktivitäten: Informationen zu konkreten Maßnahmen und Initiativen sowie zu Qualifizierungsmöglichkeiten. Beispiele guter Praxis: Vorstellung von konkreten dezentralen Aktivitäten, die als Idee und Muster von Interessierten genutzt werden können. Service Themen: Verlinkung zu den Intranet-Seiten des operativen Personalbereichs der BA. Hier werden alphabetische Informationen aber auch Merkblätter, Formulare etc. bereitgehalten. Bundesagentur für Arbeit 6

9 Die Marginalspalten umfassen Angebote: Präsentationen zum Thema, Gesetze, spezielle Buchbeiträge etc. Broschüren/Flyer: Eigene Materialien und Broschüren zum Thema von anderen Organisationen. Links: Zusammenstellung wichtiger und informativer Links zum Thema. Abbildung 2: Screenshot der Intranet-Seite Kulturelle Vielfalt Die Entwicklung geht weiter. Für den Intranetauftritt der Bundesagentur für Arbeit wird voraussichtlich ab 2013 ein neues modernes Design zur Verfügung stehen und neue Sharepoint-Technologie verbesserte Funktionalitäten in verschiedenen Bereichen bringen: Verfeinerung der Suchfunktion und damit genauere Trefferlisten und schnelleres Auffinden der gesuchten Inhalte Übersichts- und Zusammenfassungsseiten erleichtern die Darstellung von Informationen und verbessern die Übersichtlichkeit Layout mit einem freundlicherem Erscheinungsbild durch gezielten Einsatz von Farbe, Text und Bild Zusätzlich werden eine neue Navigationsstruktur und der Einsatz unterschiedlicher Kopfgrafiken die Übersichtlichkeit und die Orientierung im Intranet verbessern. Damit wird der Zugang zu Diversity in der Praxis optimiert und die Herstellung von interner Öffentlichkeit für das Diversity Management nachhaltig unterstützt werden. Bundesagentur für Arbeit 7