Attraktiv & clever sparen Staatliche Zuschüsse für Ihre Mitarbeiter jetzt nutzen.

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1 Attraktiv & clever sparen Staatliche Zuschüsse für Ihre Mitarbeiter jetzt nutzen. LEITFADEN BAUSTEINE ZUR LOHNOPTIMIERUNG BENEFITS FÜR MITARBEITER

2 ATTRAKTIV & CLEVER SPAREN STAATLICHE ZUSCHÜSSE FÜR IHRE MITARBEITER JETZT NUTZEN. INHALTSVERZEICHNIS Einleitung... Seite 3 Optimierungsmethode 1: Warengutschein... Seite 4 Optimierungsmethode 2: Essenszuschuss... Seite 4 Optimierungsmethode 3: Zeitungsabonnement... Seite 4 Optimierungsmethode 4: Betriebliche Altersvorsorge... Seite 5 Optimierungsmethode 5: Betriebliche Gesundheitsförderung... Seite 5 Optimierungsmethode 6: Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte... Seite 6 Optimierungsmethode 7: Jobticket... Seite 6 Optimierungsmethode 8: Fehlgeldentschädigung... Seite 6 Optimierungsmethode 9: Belegschaftsrabatt... Seite 7 Optimierungsmethode 10: Erholungsbeihilfe... Seite 7 Optimierungsmethode 11: Kinderbetreuungskosten... Seite 7 Optimierungsmethode 12: Heimarbeiterzuschlag... Seite 8 Optimierungsmethode 13: Datenverarbeitungs- und Telekommunikationsgeräte... Seite 8 Optimierungsmethode 14: Internetpauschale... Seite 9 Optimierungsmethode 15: Berufsbekleidung... Seite 9 Optimierungsmethode 16: Vermietung von Werbeflächen... Seite 9 Optimierungsmethode 17: Werkzeuggeld... Seite 10 Optimierungsmethode 18: Firmenwagen... Seite 10 Optimierungsmethode 19: Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit... Seite 10 Schlusswort... Seite 11 Telefon: LUNCHIO GMBH 2

3 MACHEN SIE IHRE MITARBEITER GLÜCKLICH UND PROFITIEREN SIE GLEICHZEITIG VON EINSPARUNGEN BEI IHREN LOHNNEBENKOSTEN! Als Unternehmer haben Sie in Zeiten des Fachkräftemangels und der Digitalisierung die Herausforderung, hochqualifiziertes Personal anzuwerben und langfristig zu binden. Gleichzeitig müssen die Kosten innerhalb des Unternehmens möglichst niedrig gehalten werden. Durch unterschiedliche Optimierungsmaßnahmen macht es der Staat Ihnen möglich, Ihren Mitarbeitern steuerfreie oder steuerbegünstigte und sozialversicherungsfreie Zahlungen und Sachleistungen zu gewähren. Auf diese Weise erfahren diese täglich Ihre Wertschätzung und binden sich langfristig an Ihr Unternehmen. Sie können gleichzeitig dauerhaft Kosten einsparen: eine Win-win-Situation. Auf den folgenden Seiten finden Sie einen Überblick über die Optimierungsmöglichkeiten in Ihrem Unternehmen. Das Beste daran: Sie müssen sich nicht etwa für eine Maßnahme entscheiden, sondern sie lassen sich miteinander kombinieren. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg in der Reduktion Ihrer Lohnnebenkosten und stehen Ihnen mit unserem Team und unseren Partnern jederzeit gerne zur Verfügung. Freundliche Grüße Ihr Dennis Ortmann Geschäftsleitung Lunchio GmbH +49 (0) HERAUSGEBER: Lunchio GmbH, Alexandrinenstraße 2-3, Berlin, Geschäftsführer: Jan Saupe, Dennis Ortmann Registergericht: HRB B, Berlin, Sitz der Gesellschaft: Berlin Telefon: LUNCHIO GMBH 3

4 OPTIMIERUNGSMETHODE 1: WARENGUTSCHEIN IM PRODUKTPORTFOLIO VON LUNCHIO ENTHALTEN Eine Möglichkeit der Lohnoptimierung besteht in der Gewährleistung von Sachleistungen. Das heißt, Arbeitgeber können ihren Mitarbeitern innerhalb der monatlichen Freigrenze in Höhe von 44 Gutscheine steuer- und beitragsfrei ausstellen, die diese bei Dritten einlösen können. Alternativ besteht die Möglichkeit, durch Vorlage von Kaufbelegen der Mitarbeiter, dieselbe Summe erstattet zu bekommen. Es ist dabei entscheidend, welche Sache in welchem Zeitraum konkret übertragen wird. Immer zu beachten: Waren oder Dienstleistungen dürfen niemals in Geldwert ausgezahlt werden. Gängige Beispiele sind hier die Übernahme von Tankkosten, entweder in Form einer Tankkarte mit entsprechenden Wertguthaben oder über Rückerstattung, oder aber auch die Übernahme von bis zu 44 der Stromkosten. RECHTSGRUNDLAGE: 8 ABS. 2 S. 11 ESTG, R 8.1 LSTR OPTIMIERUNGSMETHODE 2: ESSENSZUSCHUSS IM PRODUKTPORTFOLIO VON LUNCHIO ENTHALTEN Es ist nachgewiesen, dass erholsame Pausen und die damit verbundenen im besten Fall gesunden Mahlzeiten die Konzentrationsfähigkeit und somit die Leistung der Mitarbeiter verbessern. Daher gibt auch hier der Staat den Unternehmen die Möglichkeit, Arbeitnehmer pauschalbesteuert oder sogar steuer- und beitragsfrei bei den Verpflegungskosten zu unterstützen. Der Wert der Mahlzeit orientiert sich dabei an dem Sachbezugswert, kann jedoch durch einen zusätzlichen steuer- und beitragsfreien Betrag aufgestockt werden. RECHTSGRUNDLAGE: 8 ABS. 2 ESTG; 40 ABS. 2 S. 1 NR. 1 ESTG; R 40.2 ABS. 1 NR. 1 LSTR OPTIMIERUNGSMETHODE 3: ZEITUNGSABONNEMENT Ebenfalls eine schöne Methode, um Ihren Mitarbeitern Ihre Wertschätzung zu zeigen, ist die Übernahme von Zeitungsabonnements. Auch hier muss sich im Rahmen der Sachbezugsregelung an die monatliche Freigrenze von 44 gehalten werden. Üblicherweise geht hier die Rechnung direkt an den Arbeitgeber und Ihr Mitarbeiter freut sich jeden Monat / jede Woche auf seine Lieblingslektüre. RECHTSGRUNDLAGE: 8 ABS. 2 S. 11 ESTG; R 8.1 LSTR Telefon: LUNCHIO GMBH 4

5 OPTIMIERUNGSMETHODE 4: BETRIEBLICHE ALTERSVORSORGE Da die gesetzliche Rentenversicherung heutzutage nur noch als Grundsicherung angesehen werden kann, ist der Arbeitgeber sogar verpflichtet, als Möglichkeit für die Entgeltumwandlung die betriebliche Altersvorsorge anzubieten. Die Beiträge hierfür werden dabei direkt vom Bruttogehalt des Arbeitnehmers abgezogen, was sich für beide Seiten lohnt, denn: Nicht nur der Arbeitnehmer muss weniger Steuern zahlen, sondern auch die zu zahlenden Sozialversicherungsbeiträge für den Arbeitgeber sinken. In harten Zahlen bedeutet das, dass bis zu 4 % der Beitragsbemessungsgrenze in der gesetzlichen Rentenversicherung steuer- und sozialabgabenfrei in die betriebliche Altersvorsorge fließen. Zudem können unter bestimmten Voraussetzungen bis zu 1800 steuerfrei, aber beitragspflichtig eingezahlt werden. RECHTSGRUNDLAGE: 3 NR. 62, NR. 63 ESTG OPTIMIERUNGSMETHODE 5: BETRIEBLICHE GESUNDHEITSFÖRDERUNG Fehlzeiten von Mitarbeitern sind für Unternehmen nicht nur kostenintensiv teilweise kann es sogar zu Störungen im Betriebsablauf kommen. Um dies zu vermeiden, hat der Arbeitgeber die Möglichkeit, mit gezielten Maßnahmen innerhalb des Betriebes zur Aufrechterhaltung und Verbesserung des allgemeinen Gesundheitszustandes seiner Mitarbeiter beizutragen. Der Staat lässt hier viel Spielraum, denn bis zu 500 sind pro Jahr und Mitarbeiter steuer- und beitragsfrei. Auch Barzuschüsse in gleicher Höhe sind möglich, wenn keinerlei gesundheitsfördernde Maßnahmen im Betrieb selbst vorhanden sind. RECHTSGRUNDLAGE: 3 NR. 34 ESTG; 20, 20A SGB V Telefon: LUNCHIO GMBH 5

6 OPTIMIERUNGSMETHODE 6: FAHRTEN ZWISCHEN WOHNUNG UND ERSTER TÄTIGKEITSSTÄTTE Viele Arbeitnehmer nutzen die Chance, über die Pendlerpauschale in ihrer jährlichen Steuererklärung die durch die alltägliche Fahrt zur Arbeit anfallenden Kosten geltend zu machen. Viel sinnvoller ist es hier jedoch, die Kosten vom Arbeitgeber bezuschussen oder decken zu lassen. So können in einem Standardmonat von pauschalisiert 15 Arbeitstagen die Fahrten mit dem Privatfahrzeug bis zu 0,30 pro Kilometer und Tag pauschalbesteuert und beitragsfrei gewährt werden. Bei öffentlichen Verkehrsmitteln können sogar die tatsächlichen Kosten erstattet werden. RECHTSGRUNDLAGE: 9 ABS. 1, ABS. 2 ESTG; R 40.2 ABS. 6 LSTR OPTIMIERUNGSMETHODE 7: JOBTICKET Die Jobtickets sind Monats- oder Jahreskarten für den öffentlichen Nah- und Fernverkehr, die der Arbeitgeber für seine Mitarbeiter kostenfrei oder kostenbegünstigt zur Verfügung stellt. Dabei schließt der Arbeitgeber den Vertrag direkt mit dem jeweiligen Verkehrsunternehmen ab. Da jeder Büromitarbeiter die Strecke zur Arbeit täglich zurücklegen muss, ist dies ein sehr beliebter Zuschuss. Bleiben die übernommenen Kosten unter den 44, wird die Sachbezugsregelung angewendet insofern also keine weitere Sachleistung erfolgt, bleibt der Zuschuss steuer- und beitragsfrei. Falls bereits eine Sachleistung geboten wird oder die 44 überschritten werden, kann das Jobticket pauschalbesteuert und beitragsfrei angeboten werden. Wichtig: Nur die monatliche Ausgabe des Jobtickets wird als Sachbezug anerkannt. RECHTSGRUNDLAGE: 8 ABS. 2 S. 11 ESTG OPTIMIERUNGSMETHODE 8: FEHLGELDENTSCHÄDIGUNG Auch heute wird noch in einigen Branchen mit Bargeld bzw. Bargeldkassen gearbeitet. Immer wieder tauchen dabei Fehlbeträge in den Kassen auf doch wer haftet in einem solchen Fall? Um die Mitarbeiter für diese Stresssituation zu entschädigen, ist es dem Arbeitgeber möglich, monatlich bis zu 16 steuer- und beitragsfrei zusätzlich zu zahlen. RECHTSGRUNDLAGE: R 19.3 ABS. 1 NR. 1 LSTR Telefon: LUNCHIO GMBH 6

7 OPTIMIERUNGSMETHODE 9: BELEGSCHAFTSRABATT Bei dem Belegschaftsrabatt können eigene Dienstleistungen oder Waren des jeweiligen Unternehmens den Mitarbeitern kostenfrei oder verbilligt angeboten werden. Darunter fallen alle Leistungen, die der Arbeitgeber normalerweise Dritten zu handelsüblichen Preisen anbietet. Die Leistungen sind steuer- und beitragsfrei, solange die Differenz zwischen dem vom Arbeitnehmer zu zahlenden Preis und dem um einen Abschlag von 4 % geminderten, handelsüblichen Preis den Rabattfreibetrag in Höhe von jährlich nicht übersteigt. RECHTSGRUNDLAGE: 8 ABS. 3 ESTG; R 8.2 LSTR OPTIMIERUNGSMETHODE 10: ERHOLUNGSBEIHILFE Hierbei handelt es sich um einen finanziellen Zuschuss in Höhe von bis zu 156 für den Arbeitnehmer selbst, 104 für dessen Ehegatten und 42 für jedes Kind, der vom Mitarbeiter für Erholungspausen genutzt werden kann (Vorsicht: Eine klare Abgrenzung zum Urlaubsgeld ist erforderlich!). Voraussetzung hierbei ist lediglich, dass die Erholungsbeihilfe im zeitlichen Zusammenhang zum Urlaub gewährt wird und der Arbeitnehmer sie auch wirklich zu Erholungszwecken einsetzt. Unterm Strich bedeutet das eine finanzielle Unterstützung von bis zu 364 bei einer vierköpfigen Familie, insofern der Arbeitgeber die Pauschalsteuer übernimmt. RECHTSGRUNDLAGE: 40 ABS. 2 S. 3 ESTG; R 40.2 ABS. 3 LSTR OPTIMIERUNGSMETHODE 11: KINDERBETREUUNGSKOSTEN Nach wie vor ist das Thema Familie und Beruf mit Problemen behaftet. Allen voran ist die Kinderbetreuung häufig nur schwer zu bewerkstelligen: Es ist nicht nur enorm schwer, einen Platz in einer geeigneten Einrichtung zu finden, sondern kostet zudem noch sehr viel Geld. Sie können Ihre Mitarbeiter hier unterstützen, indem Sie steuer- und beitragsfrei einen Zuschuss oder sogar die Vollerstattung dieser Kosten übernehmen. Voraussetzung: Die Aufwendungen des Mitarbeiters müssen nachgewiesen mindestens dem Zuschuss/der Erstattung des Arbeitgebers entsprechen. RECHTSGRUNDLAGE: 3 NR. 33 ESTG; R 3.33 LSTR Telefon: LUNCHIO GMBH 7

8 OPTIMIERUNGSMETHODE 12: HEIMARBEITERZUSCHLAG Das Thema Homeoffice ist stark diskutiert: Während manche glauben, es führe zu mehr Produktivität, behaupten andere das genaue Gegenteil. So oder so hat der Arbeitnehmer aber höhere Kosten zuhause, zum Beispiel aufgrund vermehrter Stromnutzung. Daher kann der Arbeitgeber solche Mehraufwendungen des Mitarbeiters mit bis zu 10 % des Grundlohns steuer- und beitragsfrei bezuschussen. RECHTSGRUNDLAGE: 2 ABS. 1 HAG; 3 NR. 30 U. 50 ESTG; R 9.13 ABS. 2 LSTR OPTIMIERUNGSMETHODE 13: DATENVERARBEITUNGS- UND TELEKOMMUNIKATIONSGERÄTE Mobile Endgeräte sind heutzutage für fast jede Arbeit unabdinglich. Daher hat der Arbeitgeber die Möglichkeit, seine Mitarbeiter mit Tablets und Smartphones auszustatten. Dabei kann der Arbeitnehmer diese Produkte sowie dessen Zubehör auch steuer- und beitragsfrei privat nutzen. RECHTSGRUNDLAGE: 3 NR. 45 ESTG; R 3.45 LSTR Umgekehrt ist dies ebenso möglich, wenn Ihr Mitarbeiter sein privates Smartphone häufig für betriebliche Zwecke gebraucht. Sie können dann diese Aufwendungen in pauschaler Höhe steuer- und beitragsfrei auf zwei Wegen erstatten: 1) Erstattung der tatsächlich angefallenen Aufwendungen laut Einzelkostennachweis, wobei nach drei Monaten ein repräsentativer Durchschnitt für den weiteren Verlauf berechnet werden kann. 2) Vereinfachte Erstattung ohne Einzelkostennachweis: Es können bis zu 20 % des Rechnungsbeitrags erstattet werden, wobei das Maximum 20 im Monat beträgt. RECHTSGRUNDLAGE: 3 NR. 50 ESTG; R 3.50 ABS. 2 LSTR Telefon: LUNCHIO GMBH 8

9 OPTIMIERUNGSMETHODE 14: INTERNETPAUSCHALE Heutzutage nutzt beinahe jeder Haushalt das Internet über WLAN oder vergleichbare Alternativen. Um dies zu fördern, erlaubt der Staat es den Unternehmen, seine Mitarbeiter mit monatlich bis zu 50 für sämtliche Aufwendungen, die den Internetzugang ermöglichen, zu bezuschussen. Wichtig: Der Arbeitgeber muss eine Erklärung seines Mitarbeiters über die Höhe der Aufwendungen aufbewahren. RECHTSGRUNDLAGE: 40 ABS. 2 S. 1 NR. 5 S. 2 ESTG; R 40.2 ABS. 5 LSTR OPTIMIERUNGSMETHODE 15: BERUFSBEKLEIDUNG In einigen Branchen muss Arbeitsbekleidung getragen werden. Diese kann unabhängig davon, ob sie aus gesundheitlichen oder Imagegründen getragen werden muss steuer- und beitragsfrei überlassen, gereinigt und repariert werden. Achtung: Eine private Nutzung der Kleidung muss so gut wie ausgeschlossen sein! RECHTSGRUNDLAGE: 3 NR. 31 ESTG; R 3.31 LSTR OPTIMIERUNGSMETHODE 16: VERMIETUNG VON WERBEFLÄCHEN Zufriedene Arbeitnehmer identifizieren sich im besten Fall mit ihrem Arbeitgeber. Dies können sich Unternehmen zunutze machen, indem sie die Mitarbeiter aktiv dafür werben lassen. Das heißt, Sie als Arbeitgeber können Werbeflächen bei Ihren Mitarbeitern anmieten, zum Beispiel an deren privaten Fahrzeugen. Bleiben die jährlichen Mietzahlungen bei maximal 256 sind sie steuer- und beitragsfrei. Zu beachten: Sämtliche Vereinbarungen wie Laufzeit, Entgelt etc. werden extra über einen Mietvertrag geregelt. RECHTSGRUNDLAGE: 22 NR. 3 ESTG Telefon: LUNCHIO GMBH 9

10 OPTIMIERUNGSMETHODE 17: WERKZEUGGELD In Handwerksberufen benutzen die Arbeitnehmer häufig ihr eigenes Werkzeug (hier im Sinne von Handwerkszeugen, die zur leichteren Handhabung, zur Herstellung oder zur Bearbeitung eines Gegenstands verwendet werden). Diese Mehrkosten können den Mitarbeitern unter bestimmten Voraussetzungen erstatten werden: Sind diese Entschädigungen niedriger oder gleich den tatsächlichen Aufwendungen des Arbeitnehmers für Anschaffung und Instandhaltung, so sind sie steuer- und beitragsfrei. RECHTSGRUNDLAGE: 3 NR. 30 ESTG; R 3.30 LSTR OPTIMIERUNGSMETHODE 18: FIRMENWAGEN Ein Firmenwagen ist in vielen Berufsgruppen gängig, und das nicht ohne Grund. Wird der Firmenwagen ausschließlich zu betrieblichen Zwecken genutzt, fallen keinerlei Steuern an schließlich handelt es sich dann nicht um eine Entlohnung. Anders, wenn der Mitarbeiter auch private Fahrten absolviert: Hier werden Lohnsteuer sowie Sozialversicherungsbeiträge fällig. Aber: Handelt es sich bei diesen privaten Fahrten auch um die Fahrt zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, kann der geldwerte Vorteil aus der Nutzung des Firmenwagens für diese Strecken in Höhe der Pendlerpauschale mit 15 % Lohnsteuer pauschal besteuert werden und ist auch in der Sozialversicherung beitragsfrei. RECHTSGRUNDLAGE: 40 ABS. 2 S. 2 ESTG; R 40.2 ABS. 6 LSTR OPTIMIERUNGSMETHODE 19: ZUSCHLÄGE FÜR SONNTAGS-, FEIERTAGS- UND NACHTARBEIT In vielen Branchen arbeiten die Mitarbeiter während gesetzlich geregelter Ruhezeiten. Ein Aufschlag für solche Arbeitszeiten wird gesetzlich zwar nicht verlangt, ist aber häufig in Tarifverträgen oder Betriebsvereinbarungen geregelt. Zudem hat der Arbeitgeber die Möglichkeit, seinen Mitarbeiter zusätzlich zu dessen Grundgehalt mit steuer- und beitragsfreie Zuschlägen in prozentual unterschiedlicher Höhe für tatsächlich geleistete Arbeit zu entschädigen. RECHTSGRUNDLAGE: 3B ESTG; R 3B LSTR Telefon: LUNCHIO GMBH 10

11 SCHLUSSWORT Wie Sie sehen, haben Sie einige Möglichkeiten, Ihren Mitarbeitern eine Zusatzleistung zu gewähren und gleichzeitig selbst Lohnnebenkosten einzusparen. Starten Sie schon bald mit Ihrem ersten Zuschuss! Bei Fragen oder für weitere Informationen steht Ihnen das Lunchio Team jederzeit gerne zur Verfügung. Freundliche Grüße Ihr Dennis Ortmann Geschäftsleitung Lunchio GmbH KONTAKT +49 (0) WEIL MITARBEITER DIE WERTVOLLSTE RESSOURCE JEDES UNTERNEHMENS SIND: LUNCHIO Telefon: LUNCHIO GMBH 11

12 LUNCHIO DER ERFINDER DIGITALER ESSENSMARKEN BENEFITS FÜR MITARBEITER 1 Überall essen & einkaufen 2 Beleg per App einreichen 3 Steuerfreie Erstattung erhalten Essensbelege einreichen digital einfach per Smartphone Staatliche Essenszuschüsse für Ihre Mitarbeiter jetzt nutzen: 50 % Essenszuschuss auf Essen und Trinken. Starten Sie jetzt unter: +49 (0) digitale-essensmarken.de BENEFITS FÜR MITARBEITER