Rechnungswesen und Wirtschaftsinformatik

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1 Vortrag anlässlich der Verleihung des Dr. Kausch-Preises 2012 an der Universität St. Gallen am 21. Februar 2013 Rechnungswesen und Wirtschaftsinformatik Prof. Dr. Dr. h.c. mult. August-Wilhelm Scheer, Saarbrücken Eine der historisch ersten Anwendungen der Elektronischen Datenverarbeitung in Unternehmen war die Finanzbuchführung. Ihr Einsatz wurde von dem hohen Datenvolumen, dem Zwang zur Einhaltung von Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung, ihrer hohen Standardisierung und algorithmischen Einfachheit getrieben. Später kam das innerbetriebliche Rechnungswesen dazu und durch die Notwendigkeit, die Daten der Geschäftsvorfälle leicht zu erfassen, die Integration zu den operativen betrieblichen Anwendungen. Das Rechnungswesen wurde damit zum Treiber der Entwicklung der ERP (Enterprise Resource Planning)-Systeme, die heute in nahezu allen größeren Unternehmen eingesetzt werden. Aber auch das Rechnungswesen wurde durch die Möglichkeiten der Informationstechnik verändert. Von strengen periodenbezogenen Verfahren wird mehr auf fallbezogene und ad-hoc-verfahren übergegangen. Die schnelle Verfügbarkeit von Massendaten und einfache Tabellenkalkulatoren sowie Datamining-Algorithmen erlauben den Einsatz neuartiger Analyseverfahren zur Entscheidungsunterstützung. Durch meine wissenschaftlichen Arbeiten zu integrierten Informationssystemen, der Optimierung von Geschäftsprozessen und zur Unternehmensmodellierung habe ich engen Kontakt zu der Verbindung von Rechnungswesen und Wirtschaftsinformatik gehalten. Durch die von Wolfgang Kilger und mir veranstalteten Saarbrücker Arbeitstagungen (1979 bis 2004) und meine Zusammenarbeit mit der Plaut AG und der SAP AG konnte ich viele Entwicklungen zeitnah verfolgen und z. T. mitgestalten. In diesem Beitrag möchte ich auf einige für mich besonders wichtige und auch erhellende Zusammenhänge zwischen den beiden Fachgebieten näher eingehen. 2

2 A. Abstraktionsgrad des Rechnungswesens aus Datensicht Die m. E. geniale Leistung des Erfinders der Buchführung (Luca Pacioli im 15. Jhdt.) besteht in der Wahl des Abstraktionsgrades. Mit den beiden Begriffen Konto und Buchungssatz lassen sich die Geschäftsvorfälle der unterschiedlichsten Unternehmen in einer einheitlichen Form finanziell abbilden. GESCHÄFTS&% VORFALL% BUCHUNG% KONTO% KONTO&% STRUKTUR% Abb. 1: Entity-Relationship-Datenmodell (ERM) Konto und Kontostruktur Aus der Sicht der Wirtschaftsinformatik führt das zu dem einfachen Entity- Relationship-Datenmodell der Abb. 1 (aus Scheer, Wirtschaftsinformatik). Der Entitytyp KONTO bezeichnet die Menge der verschiedenen Konten und der Beziehungstyp KONTOSTRUKTUR bezeichnet die verschiedenen Verdichtungs-und Übertragungswege zwischen den Konten. Da diese Datenstruktur der Logik der Stücklistenstruktur zur Beschreibung der Produktzusammensetzung entspricht und für diese zunächst mit Stücklistenprozessoren Vorläufer - und daraus hervorgehend - später die universellen Datenbanksysteme entwickelt worden sind, wurden frühzeitig Finanzbuchführungssysteme auf Datenbankbasis entwickelt. Auch das innerbetriebliche Rechnungswesen benutzt trotz seiner hohen Komplexität nur wenige Begriffe. Der zentrale Betriebsabrechnungsbogen BAB wird durch die Begriffe Kostenart (zu dem eine Zuordnung zum Kontenbegriff hergestellt werden kann), Kostenstelle und Bezugsgröße definiert (vgl. Abb. 2 aus Scheer, Wirtschaftsinformatik). Ein Element des BAB ist eine n:m- Beziehung zwischen KOSTENART und KOSTENSTELLE sowie BEZUGSGRÖßE. Die Bezugsgröße hat dabei eine zweifache Bedeutung. Einmal ist sie Grundlage für die Verrechnung der Kostenarten und wird den BAB-Zeilen zugeordnet und zum andern ist sie Grundlage für die Berechnung von Kostensätzen der Kalkulation und wird den BAB- Spalten zugeordnet. Für die Kalkulation kommt noch der Begriff Kostenträger hinzu. 3

3 KONTO% IS%A% KOSTENART% BAB% ELEMENT% KOSTENSTELLE% VERUR.% SACHUNG% BEZUGSGRÖSSE% LEISTUNGS.% MESSUNG% Abb. 2: ERM-Datenstruktur Innerbetriebliches Rechnungswesen Es würde hier zu weit führen, die filigrane Auffächerung des Rechnungswesens und entsprechend das Datenmodell weiter zu entwickeln. Das vollständige Datenmodell zeigt dann doch eine höhere Komplexität (vgl. Scheer, Wirtschaftsinformatik). Trotzdem bleibt die Datenstruktur der Grundbegriffe erstaunlich klar und einfach. Mir hat die Datensicht auf das Rechnungswesen nicht nur Hochachtung vor der Abstraktionsleistung ausgelöst, sondern auch tiefere Einsichten in seine Komplexität eröffnet. B. Die Finanzbuchführung als Integrationstreiber für ERP- Systeme. Zur Unterstützung betriebswirtschaftlicher Anwendungen wurden am Anfang der EDV-Entwicklung funktionsorientierte Systeme von spezialisierten kleinen Softwarehäusern entwickelt. Die SAP AG und das Unternehmen ORACLE starteten z.b. mit einem Buchführungssystem und die Plaut AG mit einem 4

4 Kostenrechnungssystem. Auch für Beschaffung, Absatz, Personal usw. gab es spezielle Anbieter. Da die Finanzbuchführung aber keine eigenen Daten erzeugt (von wenigen Ausnahmen abgesehen), sondern die Geschäftsvorfälle des Unternehmens in den Buchungssätzen der Wertebene neu dokumentiert, ist sie auf die Zulieferung der Daten aus den operativen Systemen angewiesen. Dies führte zu einem Wust an Schnittstellen mit den bekannten Problemen. So war es naheliegend, dass die genannten Anbieter von Finanzsystemen selbst operative Anwendungssysteme entwickelten, um die Schnittstellenproblematik zu vereinfachen. Dies war zunächst mit Beschaffungssystemen und Vertriebssystemen für die Kreditoren- und Debitorenbuchführung der Fall, zog sich dann aber auch zu allen weiteren Nebenbuchführungen hin (vgl. Abb. 3 aus Scheer, Wirtschaftsinformatik). Langfris)ge+Planungs/+und+Entscheidungssysteme+ Produk)ons/+ IS+ IS+ Inves))ons/+ Beschaffungs/+ + +IS+ Marke)ng/+und+ Vertriebs/IS+ Personal/ IS+ Analysesysteme+ Produk)ons/+ controlling+ Inves))ons/+ controlling+ Beschaffungs/+ + + controlling+ Vertriebs/+ controlling+ Personal/+ controlling+ Berichts/+und+Kontrollsysteme+ Lager/+ buch/+ führung+ Anlagen/+ buch/+ führung+ Kreditoren/+ buch/+ führung+ Debitoren/+ buch/+ führung+ Personal/+ buch/+ führung+ Wertorien)erte+ Abrechnungssysteme+ Produk)on+ Technik+ Beschaffung+ Vertrieb+ Personal/+ einsatz+ Mengenorien)erte+ opera)ve+systeme+ (Administra)ons/+u.+ Disposi)onssysteme)+ Abb. 3: Integrierte Informationssysteme Durch die Integration des Rechnungswesens mit den operativen Anwendungssystemen konnte anstelle eigener Datensätze für die Buchungssätze direkt auf die Urdaten in Form von Rechnungen, Bestellungen, Lagerbewegungen usw. zugegriffen werden. Damit entfielen die Datenerfassungsfunktionen im 5

5 Rechnungswesen und die Buchführungsabteilungen in den Unternehmen schrumpften. Die betriebswirtschaftliche Verflechtung der Funktionen wurde dabei immer deutlicher; so brauchte man zur Ableitung des Materialbedarfs aus dem Primärbedarf der Enderzeugnisse im Beschaffungssystem die Stücklisten- und Lagerdaten, so dass letztendlich der Integrationszwang zur Entstehung der Enterprise Resource Planning (ERP)-Systeme von SAP und ORACLE führte. Da die Finanzbuchführung selbst wiederum der wichtigste Datenlieferant für das innerbetriebliche Rechnungswesen ist, lag es nahe, auch dieses in das ERP- Konzept aufzunehmen. Softwarehäuser, die diese Entwicklung nicht gesehen haben und bei ihren funktionsbezogenen Systemen blieben, sind weitgehend verdrängt worden. Auch der Plaut AG fehlte z. B. ein Finanzbuchführungssystem und lieferte ihr Know How durch Beratungsaufträge an die SAP und stellte die Softwareentwicklung ein. Die Integration führte automatisch zu der Forderung nach einer übergreifenden Datenorganisation und damit zur unternehmensweiten Datenorganisation mit Datenbanksystemen. Ich bin nicht sicher, ob der Erfolg der SAP AG dem Schulwissen der deutschsprachigen Betriebswirtschaftslehre zu verdanken ist (schließlich war keiner der Gründer Betriebswirt), sondern vielmehr der noch nicht verbildeten aufgeschlossenen Haltung gegenüber neuen Gedanken. Schließlich war die akademische Betriebswirtschaftslehre selbst auch nach Funktionssilos strukturiert und betonte weniger den Integrationsgedanken. Hier war die Wirtschaftsinformatik weitsichtiger. C. Die (andauernde) Diskussion um den Verdichtungsgrad der Urdaten. Von Hartmut Wedekind wurde 1977 die Idee vorgestellt, das Rechnungswesen in eine Grundrechnung und Sonderrechnungen aufzugliedern. In der Grundrechnung sollten alle benötigten Daten der Geschäftsvorfälle unverdichtet gespeichert werden, auf die dann die Algorithmen des Rechnungswesens, insbesondere der Kostenrechnung aufsetzen sollten. Durch den Einsatz von Datenbanksystemen schien dieser Gedanke auch realisierbar zu sein. Ich habe mit Hasso Plattner als Gründer der SAP häufig über die 6

6 Speicherung unverdichteter Daten diskutiert. Die damalige Performance von Hardund Software ließ den Gedanken aber nicht realisieren. Vielmehr werden bis heute Summenfelder für Tagesumsätze oder Monatsergebnisse geführt, anstatt sie bei Bedarf immer neu zu errechnen. Die Diskussion um den Verdichtungsgrad bekommt aber gegenwärtig durch den Einsatz neuer Hard- und Softwareentwicklungen (Big Data und in-memory Database) neue Nahrung. D. Optimierung von Kostenstellen oder von Prozessen? Das innerbetriebliche Rechnungswesen bildet durch die Kostenstellendefinition die Aufbau-Organisationsstruktur des Unternehmens ab. Die Planung und Kontrolle der Kosten bezieht sich somit auf die Optimierung der Kostenstellen. In der Produktion von Industriebetrieben hat man aber schon frühzeitig durch das Konzept der mitlaufenden Kalkulation den Auftrag als das Bezugsobjekt erkannt und damit quasi den (Fertigungs-)prozess als Bezugsobjekte. Die Bearbeitungsdauern der einzelnen Prozessschritte (Arbeitsgänge) sowie die beteiligten Maschinen und Mitarbeiter wurden (zunächst handschriftlich, später durch Betriebsdatenerfassungssysteme elektronisch) erhoben. Da sich seit Anfang der 90-er Jahre das Business Process Management (BPM) als neues führendes generelles Organisationsprinzip für Unternehmen durchgesetzt hat, lag es nahe, die Kostenrechnung generell um eine Prozesskostenrechnung zu ergänzen. Häufig ist es in Unternehmen nicht bekannt, wie teuer eine Kundenauftragsbearbeitung, eine Reklamation oder eine Ersatzteilbestellung ist. Durch die Beschreibung (Modellierung) von Geschäftsprozessen ist die Struktur der Prozesse bekannt. Hier konnte ich mit dem ARIS-Konzept die Entwicklung von Modellierungsverfahren in Theorie und Praxis mit beeinflussen. Workflow-Systeme steuern und monitoren die Prozesse und können Zeit- und Mengenfluss fallbezogen aktuell erfassen. Damit liegt im Bürobereich die gleiche Datensituation vor wie in der Produktion für die Kalkulation der Fertigungsaufträge. Das Rechnungswesen kann diese Daten zeitnah nutzen. 7

7 E. Der Zeitbezug im Rechnungswesen: perioden- oder fallbezogen? Die erste Generation der Software im Rechnungswesen waren Batchsysteme. Die Rechnungsläufe wurden zu bestimmten Zeiten wie Tagesende, Monatsende oder Jahresende für die abgelaufene Periode ohne Eingriff des Benutzers durchgeführt. Da die betriebswirtschaftlichen Verfahren des Rechnungswesens historisch auf diese Periodensicht ausgerichtet waren, wurde hierdurch keine Einschränkung empfunden. Die Periodenorientierung hat m. E. hauptsächlich als Grund, dass bei manueller Bearbeitung der Rechenaufwand nur zu wenigen vorher festgelegten Zeiten betrieben werden konnte; betriebswirtschaftlich ist es nicht einzusehen, dass ein Unternehmen nur am Jahresende an der Aufstellung seiner Vermögenswerte und Verbindlichkeiten interessiert ist und nicht ständig. Mit dem Aufkommen der Dialogverarbeitung brach die Diskussion aus, ob sie auch für das Rechnungswesen relevant sei. Zur Datenerfassung wurde dies wegen der Plausibilitätsprüfung bejaht, für betriebswirtschaftliche Auswertungen eher nicht. Man muss dabei bedenken, dass z.b. der Lauf einer Plankalkulation (nach Plaut/Kilger) für das Erzeugnisprogramm eines Industriebetriebes damals ein ganzes Wochenende benötigte. Ich erinnere mich noch gut an eine Diskussion mit Hasso Plattner auf einer Saarbrücker Arbeitstagung, in der er heftig für die Dialogverarbeitung auch in der Kostenrechnung stritt, und in der er als letzten Ausweg sagte: Wir machen die Dialogverarbeitung, weil wir sie können. Damit wollte er sicher sagen, dass sich für die neuen technischen Möglichkeiten schon neue betriebswirtschaftliche Konzepte entwickeln werden. In der Tat sind heute die ad-hoc-kalkulation von Erzeugnissen oder die Simulation von Bilanzen oder Planungen betriebswirtschaftliche Standardanwendungen. Durch das Konzept der Business Intelligence, Big Data und in-memory Datenbanken ist die dialogorientierte Datenanalyse inzwischen auf alle Anwendungen, ausgerichtet. 8

8 F. Beiträge der Saarbrücker Arbeitstagungen Mit Wolfgang Kilger, dem Nestor des deutschen betrieblichen Rechnungswesens nach dem zweiten Weltkrieg, verband mich eine enge fachliche und freundschaftliche Beziehung. Er hatte großen Anteil daran, mich von der Universität Hamburg nach Saarbrücken zu berufen. Durch viele Diskussionen erkannten wir die enge Verbindung zwischen dem Rechnungswesen und der Informationstechnologie. In seinem Bestseller Flexible Plankostenrechnung hatte er aber die Umsetzung der betriebswirtschaftlichen Ansätze mit Hilfe der IT immer nur gestreift. Wir kamen deshalb auf den Gedanken, eine spezielle Veranstaltungsreihe mit Wissenschaftlern und Praktikern aus IT und Rechnungswesen ins Leben zu rufen. Die erste Tagung fand 1980 an der Universität des Saarlandes unter dem Titel Plankosten- und Deckungsrechnung in der Praxis statt und wurde von über 400 Teilnehmern besucht. Der Tagungsband umfasste 460 Seiten. Die Tagungsreihe wurde bis 2004, also 25 mal fortgeführt; bis zu seinem Tode 1986 mit Wolfgang Kilger, dann von mir als alleinigem Herausgeber (vgl. Abb.4). Abb. 4: Saarbrücker Arbeitstagung 9

9 Die Tagung nahm alle wichtigen Themen aus der Informationsverarbeitung und dem Rechnungswesen auf. Sie umfasste damit ein breites Spektrum von der Investitionsplanung über den Einsatz von Personalcomputern, Datenbankanwendungen, Dialogverarbeitung bis zum Internet. Ein Leiter des Rechnungswesens eines internationalen Automobilkonzerns sagte mir einmal: Wenn ich wissen will, was ich in zwei Jahren für Themen in meinem Job bearbeiten muss, dann gehe ich heute zur Saarbrücker Arbeitstagung. Ein besseres Lob kann ich mir nicht denken. Da auch die Elite der Wissenschaft aus Rechnungswesen und Informationstechnik referierten, ergaben sich gegenseitig befruchtende Diskussionen von Theoretikern und Praktikern. Mir wurde auch berichtet, dass die Forderung von Kunden an die SAP, ein Kostenrechnungssystem zu entwickeln, von der Saarbrücker Arbeitstagung ausging. Hasso Plattner, Henning Kagermann und Hans Georg Plaut waren jedenfalls ständige Referenten. G. Künftige Herausforderungen Es bleibt den jüngeren Vertretern von Rechnungswesen und Informationstechnik vorbehalten, aus der sich immer noch sprunghaft weiter entwickelnden Informationstechnik neue Konzepte für das Rechnungswesen zu entwickeln. Begriffe wie Industrie 4.0 greifen Ideen des CIM-Gedankens der 90-er Jahre auf, die damals aus Performance-Gründen der IT noch nicht realisierbar waren. Ideen der konstruktionsbegleitenden Kalkulation, die an meinem Forschungsinstitut IWI schon damals mit wissensbasierten Technologien in Doktorarbeiten behandelt wurden, warten immer noch auf einen breiten praktischen Einsatz. Dabei ist allgemein bekannt, dass bei der Produktentwicklung die größten kostenwirksamen Entscheidungen getroffen werden. Ein weiteres Feld ist sicher die Nutzung von qualitativen und unstrukturierten Informationen im Rechnungswesen. Viele Informationen werden durch s und über soziale Netze ausgetauscht, die auch für das Rechnungswesen relevant sind. Hier werden Einschätzungen und Bewertungen über Geschäftsvorfälle und die wirtschaftliche Situation von Kunden und Lieferanten sowie des wirtschaftlichen Umfelds gegeben. Dies führt zu neuen Konzepten, bei denen die klare, aber dadurch 10

10 auch vielleicht vereinfachende Architektur des betrieblichen Rechnungswesens verlassen, aber zumindest ergänzt werden muss. Literatur: A.- W. Scheer: Wirtschaftsinformatik - Referenzmodelle für industrielle Geschäftsprozesse, 7. Auflage, Berlin et al., A.-W. Scheer (bis 1986 mit W. Kilger): Proceedings zur Saarbrücker Arbeitstagung, Physica-Verlag, Heidelberg, 1980 bis E. Ortner und H. Wedekind: Datenbank für die Kostenrechnung, Arbeitspapier Technische Hochschule Darmstadt,

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