Der Weg zur elektronischen Vergabe. Gemeinsam ans Ziel: Vergabemanagement aus der Praxis entwickelt

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1 Der Weg zur elektronischen Vergabe. Gemeinsam ans Ziel: Vergabemanagement aus der Praxis entwickelt André Gross

2 Bisheriger Zustand: Aufwändig in Papier 1. Bekanntmachung veröffentlichen Vergabestelle Ausschreibungsdienst A Ausschreibungsdienst B SIMAP EU / bund.de Tageszeitung XYZ 3. Anfordern Vergabeunterlagen (VU) 2. Bekanntmachung finden Bewerber/Bieter 4. Druck der VU + Versand per Post 5. Angebotserstellung + Versand per Post 6. Submission, Zuschlagserteilung per Post 1

3 evergabe: Technische Hürden? Verfahren anlegen Bekanntmachung Vergabeunterlagen Download Vergabeunterlagen Vergabestelle Submission und Vergabe Elektronische Vergabeplattform Geschützte Aufbewahrung Bewerber/Bieter Digital signiertes Angebot Bieter ohne elektronische Teilnahmemöglichkeit 2

4 evergabe: Schrittweiser Einstieg hilft allen Verfahren anlegen Bekanntmachung Vergabeunterlagen Download Vergabeunterlagen Vergabestelle Submission und Vergabe Elektronische Vergabeplattform Geschützte Aufbewahrung Bewerber/Bieter Digital signiertes Angebot Druck & Versand VU Angebot in Papierform 3

5 Neues Vergaberecht: o Verpflichtende Einführung der evergabe o2017/18 EU-Richtlinien EU-Verfahren, alle Verfahrensarten o2019 / 2020 UVgO (1. Mai 2018/Brandenburg) Nationale Verfahren, alle Liefer- und Dienstleistungen o2016 VOB Nationale Verfahren, Bauleistungen wenn vom Auftraggeber vorgegeben 4

6 Öffentliche Aufträge und Vergabe Ziel Wirtschaftlicher Einkauf, der durch Wettbewerb sichergestellt werden soll Sparsame und sachgerechte Verwendung von Steuergeldern Missbrauch von Marktstärke des Staates verhindern Öffnung der Beschaffungsmärkte in der EU durch transparente und nicht diskriminierende Verfahren für alle potenziellen europäischen Bewerber 5

7 Worauf müssen sich Vergabestellen und Bieter einstellen? Die elektronische Bekanntmachung der Vergabeabsicht muss auf Internetseiten des Auftraggebers oder auf Internetportalen und auf bund.de erfolgen. Die Vergabeunterlagen müssen über einen Link in der Bekanntmachung für alle Interessanten frei und direkt zur Verfügung stehen. Für den Zugang zur Bekanntmachung und die Vergabeunterlagen darf der Auftraggeber keine Registrierung verlangen. Eine freiwillige Registrierung ist zulässig. Vergabestellen und Unternehmen sollen in jedem Stadium des Vergabeverfahrens elektronisch miteinander kommunizieren (z.b. zusätzliche Informationen zur Vergabe, Bieterfragen und antworten). Teilnahmeanträge und Angebote sind elektronisch einzureichen. Für die Abgabe elektronischer Teilnahmeanträge und Angebote sowie für die elektronische Kommunikation zwischen Vergabestelle und Bewerber/Bieter im Vergabeverfahren ist eine Registrierung erforderlich. 6

8 Sofort mit Inkrafttreten der UVgO: Freier Zugang zu elektronischen Vergabeunterlagen Die Vergabestellen müssen die elektronische Veröffentlichung und den registrierungsfreie Zugang zu den Vergabeunterlagen sofort mit Inkrafttreten der UVgO gewährleisten, so wie das auch aus dem Oberschwellenbereich bekannt ist. Nach Übergangsfristen: Pflicht zur Abgabe elektronischer Angebote Bis die Pflicht zur Abgabe elektronischer Teilnahmeanträge und Angebote sowie für die gesamte weitere elekt. Kommunikation greift, gibt es Übergangsfristen: Noch bis zum 31. Dezember 2018 legt der Auftraggeber die Form für die Abgabe von Teilnahmeanträgen und Angeboten fest. Ab 1. Januar 2019 muss der Auftraggeber elektronische Angebote akzeptieren. Ab 1. Januar 2020 muss der Auftraggeber elektronische Angebote zwingend fordern. 7

9 Elektronische Angebote grundsätzlich in Textform Wie bei Vergaben im Oberschwellenbereich reicht auch nach UVgO für elektronische Teilnahmeanträge und Angebote grundsätzlich die Textform nach 126 BGB aus. Eine elektronische Signatur oder ein elektronisches Siegel kommt nur bei erhöhten Sicherheitsanforderungen in Betracht 8

10 Richtline über die öffentliche Auftragsvergabe (RL 2014/24/EU) Fristen für die Umsetzung der evergabe in nationales Recht Prozess-Schritt Artikel RL 2014/24/EU Elektronische Übermittlung und Veröffentlichung der Bekanntmachung Im Amtsblatt der EU Artikel 51 Absatz 2 in Verbindung mit Artikel 90 Abs. 1 Bereitstellung elektronischer Auftragsunterlagen Ab dem Tag der Veröffentlichung der Bekanntmachung oder dem Tag der Aufforderung zur Interessensbestätigung (unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig, direkt) Artikel 53 in Verbindung mit Artikel 90 Abs. 1 Elektronische Angebotsabgabe und durchgängige elektronische Bieterkommunikation bis zum Zuschlag Zentrale Beschaffungsstellen: Artikel 22, Abs. 1 in Verbindung mit Artikel 90 Abs. 2, Unterabsatz 2 Andere Beschaffungsstellen: Artikel 22 Abs. 1 in Verbindung mit Artikel 90, Abs. 2, Unterabsatz 1 Umsetzung in nationales Recht spätestens bis 18. April April April Oktober

11 Einheitliche europäische Eigenerklärung (EEE) Nutzung des elektronischen EU- Standardformulars für die Eigenerklärung (wird von der EU-Kommission bereitgestellt) Artikel 59, Abs. 2 in Verbindung mit Artikel 90, Abs. 3 Nutzung von Datenbanken mit Eignungsnachweisen auch durch andere Mitgliedsstaaten. Artikel 59, Abs. 5 in Verbindung mit Artikel 90 Abs. 4 Nutzung des Online-Dokumentenarchivs e- Certis durch öffentliche Auftraggeber Artikel 61, Abs. 2 in Verbindung mit Artikel 90 Abs April Oktober Oktober

12 evergabe Umsetzungsfristen im Oberschwellenbereich 1. Stufe Elektronische Übermittlung der Bekanntmachung und Vergabeunterlagen seit 18. April Stufe Bewerberkommunikation, Angebotsabgabe und Bieterkommunikation seit 18. Oktober 2018 Ausnahme für Zentrale Beschaffungsstellen seit 18. April

13 Im Gespräch: Deutscher Vergabetag und Co. o Diskussionsbedarf o Welche Geschäftsmodelle kommen? o Ohne Registrierung wie soll das gehen? o Was darf für Bieter kostenpflichtig sein und was nicht? o Unterschwelle vs. Oberschwelle Papier vs. digital? 15

14 Ausschnitt aus dem Bekanntmachungstext k) Anforderung der Vergabeunterlagen: bis Vergabeunterlagen in Papierform sind erhältlich bei: bi medien GmbH, Postfach 3407, Kiel, Tel.: 0431/ , Fax: 0431/ , Internet: Vergabeunterlagen in elektronischer Form: Informationen zum Download der Vergabeunterlagen sind im Internet unter zu finden l) Kosten für die Übersendung der Vergabeunterlagen in Papierform: Euro. 16

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17 Deutsches Recht (unterhalb der Schwellenwerte Europarecht (oberhalb der Schwellenwerte) Öffentliche Ausschreibung Beschränkte Ausschreibung Freihändige Vergabe Offenes Verfahren Nicht offenes Verfahren Verhandlungsverfahren Wettbewerblicher Dialog 19

18 Wertgrenzen in Euro für freihändige und beschränkte Ausschreibungen, Stand Feb Land (Dienst-)Leistungen Bauleistungen freihändige Vergabe beschr. Ausschreibung freihändige Vergabe beschr. Ausschreibung Hamburg Mio. Meck.-Pom Mio. Niedersachsen Schleswig-Holstein Mio. 20

19 Ab wann wird europaweit ausgeschrieben? EU-Schwellenwerte für Vergabeverfahren seit dem 1. Januar 2018: Bauleistungen: Für Liefer- und Dienstleistungsaufträge bei obersten und oberen Bundesbehörden: Sektoren: Für Liefer- und Dienstleistungsaufträge im Bereich Trinkwasser, Energie, Verkehr sowie Verteidigung und Sicherheit:

20 Unterschwellenvergabeverordnung (UVgO) Die UVgO vom 2. Februar 2017 regelt das Verfahren zur Vergabe von Liefer- und Dienstleistungen unterhalb der EU-Schwellenwerte. Die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO), Ausgabe 2017, vom 2. Februar 2017 wurde am im Bundesanzeiger veröffentlicht (BAnz AT B1). Die UVgO tritt nicht bereits mit der Bekanntmachung im Bundesanzeiger in Kraft, sondern wird erst durch die Neufassung der Allgemeinen Verwaltungsvorschriften zu 55 der Bundeshaushaltsordnung bzw. für die Länder durch die entsprechenden landesrechtlichen Regelungen in Kraft gesetzt. Nach ihrer Inkraftsetzung ersetzen die Vorschriften der UVgO die bisher geltende Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen (VOL/A Abschnitt 1). Ebenfalls im Bundesanzeiger vom (BAnz AT B1) hat das BMWi Erläuterungen zur Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) veröffentlicht. 23

21 Die Lösung: Verbindender Standard VOL/A 11 Grundsätze der Informationsübermittlung (1) Die Auftraggeber geben in der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen an, ob Informationen auf dem Postweg, mittels Telekopie, direkt, elektronisch oder durch eine Kombination dieser Kommunikationsmittel übermittelt werden. (2) Das für die elektronische Übermittlung gewählte Netz muss allgemein verfügbar sein und darf den Zugang der Bewerber oder Bieter zu den Vergabeverfahren nicht beschränken. Die dafür zu verwendenden Programme und ihre technischen Merkmale müssen - allgemein zugänglich, - kompatibel mit allgemein verbreiteten Erzeugnissen der Informations- und Kommunikationstechnologie und - nicht diskriminierend sein 25

22 Gemäß 2 VgV ist für die Vergabe von Bauaufträgen u.a. auch der Paragr. 9 zu den Grundsätzen der Kommunikation anzuwenden. Zum besseren Verständnis nachfolgend die Erläuterungen zu VgV 9 Abs. 3: VgV 9 Grundsätze der Kommunikation (3) Der öffentliche Auftraggeber kann von jedem Unternehmen die Angabe einer eindeutigen Unternehmensbezeichnung sowie einer elektronischen Adresse verlangen (Registrierung). Für den Zugang zur Auftragsbekanntmachung und zu den Vergabeunterlagen darf der öffentliche Auftraggeber keine Registrierung verlangen; eine freiwillige Registrierung ist zulässig. 26

23 Was ist bei der Einführung der elektronischen Vergabe zu beachten? Stimmen die technischen Voraussetzungen Benötige ich eine zentrale Vergabestelle? Anforderungsprofil an die Vergabelösung. Wie finde ich eine Plattform? 27

24 Vorteil der zentralen Beschaffung Höhere vergaberechtliche Kompetenz Höhere Rechtssicherheit Geringerer Schulungsaufwand Fristüberwachung im Vertretungsfall (Urlaub, Krankheit) Einheitliche Verträge, Standards, Dokumentation Einheitliche Bieterdatei Nachhaltigkeitsstrategien Gesamtstatistik, Controlling, Kennzahlen Benchmarking Zügige Verfahrensabwicklung Fachamt verlagert Schwerpunkt vom organisatorischen auf das inhaltliche (LV) Senkung der Prozesskosten 28

25 Schlüsselwort: Akzeptanz Vergabestelle Bieterunternehmen o Frühzeitige Einbindung ins Projekt o Schulung und Information o Vereinfachung der Arbeitsabläufe Ziel: Nutzen erkannt Einführung unterstützt. 29

26 Bieter zusätzlich bei elektronischer Angebotsabgabe elektronisch in Textform - keine zusätzlichen Anforderungen elektronisch mit fortgeschrittener oder qualifizierter Signatur -Softzertifikat (ohne Karte ohne Kartenlesegerät) - Signaturkarte mit Kartenlesegerät Angebotseröffnung: Vergabestelle bitte mit Notebook (online) erscheinen öffentlichen Schlüssel nicht vergessen, da Sie sonst die Angebote nicht öffnen können 34

27 evergabe: Einsparpotential gigantisch? Vorschlag und Einsparpotenial in Mio Unternehmen Vergabestellen Gesamt Ausbau der e-vergabe mit dem Ziel der Abschaffung der Papierform 316, , ,7 Verwendung elektronisch ausfüllbarer und einheitlicher Formulare 651,4 163,3 814,7 Summe 968, , ,4 Quelle: BMWi-Studie,

28 evergabe: Ideal für Bauprojekt und Beschaffung o Rechtskonform, dokumentiert, aktuell o Großer Bewerberpool o Gleichbehandlung aller Teilnehmer o Teilnahme für alle digital oder Papier o Geregelte Verantwortlichkeiten im Haus o Befreit von vielen lästigen Formalitäten o Einsparung von Zeit und Kosten Konzentration auf das Wesentliche: Ihr Projekt 38

29 evergabe: noch Fragen? Dipl.-Ing. André Gross Regionalleiter B_I evergabe B_I MEDIEN GmbH +49 (0) Service-Telefon für Auftraggeber für Bieterfirmen 39