für r SOX und Basel II Kosten und Qualitätsvorteile tsvorteile durch Ablaufstandardisierung Dr. Elmar Paul Selbach

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1 IT-gest gestütztestztes Compliance-Management für r SOX und Basel II Kosten und Qualitätsvorteile tsvorteile durch Ablaufstandardisierung Dr. Elmar Paul Selbach

2 Inhalt Überblick Beratungspektrum HCLT Compliance Management Kundenbeispiele Basel II - Sarbanes Oxley Frameworks Zusammenfassung

3 Überblick HCLT Globaler IT Dienstleistungskonzern mit Niederlassungen in 15 Ländern L Mitarbeiter Hauptsitz der Holding: New Delhi

4 Dienstleistungsportfolio: Software und Beratung Anwendungsentwicklung Consulting, Anwendungsentwicklung, Test, Implementierung, Data Warehousing, Packaged Services Consulting: SCM, CRM, B2B and ERP, BI, EAI Internet / E-commerce Dokumentenmgmt, Network Design, Imaging, Workflow, Infrastruktur Management IT Support Services Call Center Betrieb, technical help desks, Business Process Outsourcing (BPO) Technologieentwicklung ASIC, embedded, CAD, CAM and CAE, PDM/PLM, verification and validation, software and hardware product engineering, testing,

5 Überblick Beratungsspektrum Business Consulting Services Process/ Application Consulting Risk Management Consulting Business Performance Consulting Application Portfolio Optimization (APO) SOX Corporate Performance Management (CPM) BPO Consulting Financial Controls Business Process Reengineering (BPR) Enterprise Architecture Planning Enterprise Risk Management (ERM) IT Controls Basel II

6 Compliance Management

7 Spannungsfeld Compliance Management Ethisch Informations -technisch Ökonomisch ENRON Juristisch (Markenrecht, lokale Gesetze, Informationssperren,...) Compliance Management HR Prozesse (Gewerkschaften, Gleichstellungsverordnung,...) Regulatorisch (EU Richtlinien, GVo,,...) Technologisch (Umstellung IT von Mainframe auf Websysteme, Einführung BI...) Geographisch (AS/NZS4360, Turnbull,...)

8 Überblick Compliance Management Risikomanagement + Corporate Governance = Compliance Management Basel II Sarbanes Oxley Act KonTraG ISO Normen Globalisierung Offshore Outsourcing (BPO) MaRisk Umsatzsteuerkarussell Geldwäscheprävention Gruppenfreistellungsverordnung EU Regulierungen... Compliance betrifft die meisten Geschäftsprozesse ftsprozesse. Deshalb: Geschäftsprozessanalyse zuerst Die Regeln beziehen sich auf die Aufbauorganisation die Umsetzung geschieht in der Ablauforganisation...

9 Vorgehensmodell Geschäftsprozesse analysieren + Geschäftsprozesse erneuern + Einführung von Werkzeugen + Business Process Re-Engineering + Validierung + Test Σ Kosten Workflow orientierte IT gestützte Umsetzung Σ Kostenreduzierung Ziel: Erfüllung der Vorgaben+Kosteneinsparungen

10 Beispiele IT Implementierung

11 Kunden Global agierende Bank SAP ERP Systems Integrator in Japan: ERP Software: Oracle Consumer Services Firma (Bankautomaten, Kopierer etc.) Oracle ERP Hersteller von Industriegasen in Europa, Amerika, Afrika und Asien. SAP ERP United Technologies Corporation (Tochterfirma) Retail Unternehmen ERP System JDEdwards

12 Beispiele IT Implementierung: Basel II

13 Überblick Basel II Enterprise-wide risk management Financial institutions to take a holistic view of various risks Policies and implementation strategies should be in place to identify, measure, analyze, manage and report enterprise-wide risk Implications and business requirements Measurement of risk components internally 2 years of past data at the time of implementation, 5 years of past data at the time of complete transition (3 years after implementation) Increased capital needs if accord is not implemented Banking Book exposures as well as Trading Book exposures should be covered Säule 1 und 3: Integration mit OpRiskShelter und Abbildung in der IT

14 Basel II: Risikomanagment mit BPM Werkzeug Abbildung des Workflows Verteilung Task, Activities Konzept für Dokumentation Handlungsempfehlungen Ergebnisumsetzung in BW/BI Systeme

15 Basel II: Overview of OpRisk Shelter Created by bankers and techno bankers with Basel I implementation experience Framework and reusable components based approach to implementing OpRisk solution Flexible Open standards based architecture Advanced Scorecard model for computing capital requirement Flexibility to integrate proprietary analytical models Extensive reporting module with a large library of standard reports Well defined loss database structure for collecting loss information Open APIs for import and export of data Integrated with CxO dashboard for viewing KRIs at multiple levels with data mining facilities Extensive audit capabilities Robust, scalable integrated with other systems /data warehouses Integrates Dynamic Workflow

16 Beispiele IT Implementierung: Sarbanes Oxley

17 Grundlage: vorhandene Frameworks FINANCIAL CONTROLS (Payables, Receivables, Fixed Assets, Payroll, etc.) IT CONTROLS (General IT controls, Application controls) COSO Framework COBIT Framework

18 SOX Compliance Implementierung FINANCIAL CONTROLS (Payables, Receivables, Fixed Assets, Payroll, etc.) IT CONTROLS (General IT controls, Application controls) Testing Compliance

19 Ablaufplan Control Objectives Risk Assessment & Control Matrix Process Flow & Controls Report Gap Analysis & Remediation Plan Testing Strategy & Test Plans/Cases Test Reports & Remediation Plans

20 SOX Compliance Static Solution (Dashbord( Dashbord) Documentation of current business processes Mapping of control activities to business processes Design Assessment of metrics of overall control environment Periodicity of monitoring AS IS Process Documentation Identification of key control objectives Identification of risks Assessment of current control activities in place to mitigate identified risks Design corrective action plans to overcome Deficient or nonexistent control activities Fulfill key control activities Compliance Gaps Corrective Action Plans Implementation of Corrective Action Plans Identify control activities that are Required but do not exist Exist but are not adequate to mitigate identified risks Blueprint for implementation of corrective action plans Partner customer in implementation Test effectiveness of controls through specific testing methodology Testing Monitoring Design of metrics Periodicity of monitoring

21 Dynamische LösungL Roles, Tasks, Activities als Vorgaben Veränderbar durch neue Zuordnung Keine Neuprogrammierung erforderlich

22 Compliance Management kann Kosten sparen und die Business Kultur verbessern Kosten durch SOX Implementierung: durchschnittlich 3-43 Millionen US$ Einsparungen durch Verbesserung und Einführung von BPM Methoden und Tools: ca. 40% Aber: Änderungen in den zugrunde liegenden Regelwerken können die Einsparungen zunichte machen Dynamische Workflow Lösung kontert das Problem Zusätzlich: Gewinn durch vergrößerte Flexibilität der Ablauforganisation übersteigt Kosten Fazit: Durchdachte Umsetzung verbessert die Ablaufstrukturen Business Process Management wird deutlich vereinfacht, da man Strukturen hat, an denen man sich orientieren kann Mit den richtigen Werkzeugen ist CM eine Basis für verbesserte Business Performanz

23 Backup Slides

24 Beispiel: Flowchart Payroll Process A Start CL III.1.2.1/ CL III CL III CL III CLIII.1.3 CLIII Employee Input workhours Field Labour System Prepare 1 Import Timesheet Input workhours/ payroll adjustments ADP Approve CL III CL III.1.3 CLIII. 4.3 Salary/ Wage Rates Manager/ Supervisor CLIII. 4.4 CL III List Complete? Yes Take backup of payroll data Transmit file No Resolve discrepancies 6 7 Weekly Payroll Input Report 2 Paydata Summary Report 3 T ransmi ssi on Successful? Yes No Reports Match? No Resolve discrepancies ADP Processing 8 File documents CL III.2.1 Yes Prepare batches Pay stubs/ Deposit slips/ Reports 4 5 CLIII List of Batches Download Reports Setup new cycle in ADP 9 A B

25 Workflow Transition: Dynamic Solution

26 Testing Strategize Test Plans, Test Cases & Resources Test, Evaluate & Report Implement Remedial Plans Testing of Internal Controls Developing Testing Strategy Developing Test plans and Test Cases Identifying Resources for Testing Performing Testing of Controls Documenting Test Results Evaluating Test Results Developing and Implementing Remedial plans