Strategische IT Führung II

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1 Strategische IT Führung II IT Projekt Management & Führung FS 2016 Prof. Dr. Jana Koehler

2 Teil I Governance Bereiche (Domains) IT Governance: Entscheidungsbefugnisse und Verantwortlichkeiten in Bezug auf die IT Weill/Ross 1. IT principles 2. IT architecture 3. IT infrastructure 4. Business Application Needs 5. IT investment prioritization ITGI ITGI 2

3 Aufgabe 4: Fallstudien zu Governance Domains (Testat) Christopher Koch: The Powers that Should Be, CIO Magazine, October Datei: Powers.pdf Lesen Sie die 3 Fallstudien zu 3M, State-Street Corporation und Flextronics: I. Welche Entscheidungen werden in den jeweiligen Fallstudien erwähnt? II. Ordnen Sie diese den Governance Domains nach Weill/Ross zu. 4

4 Agenda Heute Wer entscheidet? 3 Elemente eines Governance Frameworks RACI Modell und archetypische Entscheidungsmuster Entscheidungsmuster und Governance Bereiche/Domains Governance Arrangements Matrix Wie wird entschieden? Möglichkeiten & Herausforderungen in der Umsetzung 10 Führungsprinzipien, Best Practices 5

5 Wer entscheidet? 7

6 Rollen im Entscheidungsprozess - RACI Modell Urspr. aus Projektmanagement und Organisationstheorie Accountable/Approver Der Verantwortliche für die Entscheidung Responsible Der Verantwortliche für die Durchführung Consulted Wer wird in die Entscheidungsfindung einbezogen? 8 Informed Wer wird über den Verlauf oder zumindest über das Ergebnis des Entscheidungsprozesses informiert?

7 Wer trifft IT Governance Entscheidungen? 6 Archetypen (Stil-Urformen/Muster) nach Weill/Ross Business Monarchie IT Monarchie Feudalistisch Föderalistisch IT Duopol Anarchie 9

8 Business Monarchie Entscheidung durch einzelnen Business Manager oder durch eine kleine Gruppe (Komitee) Der CIO kann Mitglied der Gruppe sein, darf aber nicht eigenverantwortlich entscheiden 10

9 IT Monarchie Der CIO oder eine Gruppe von IT Executives treffen die Entscheidungen Businessvertreter eventuell als Mitglied der Gruppe Keine eigene Entscheidungsautorität für das Business Dual zu Business Monarchie 11

10 Feudalistisch Business Manager von Unternehmensbereichen und Prozessverantwortliche für Schlüsselprozesse treffen Entscheidungen für ihren Bereich nach ihren Bedürfnissen Keine unternehmensweiten Entscheidungen König Adlige Ritter Bauern 12

11 Föderalistisch Höheres Management und Leiter der Geschäftsbereiche treffen Entscheidungen gemeinsam IT ist an Entscheidungen beteiligt Erfordert Interessenausgleich 13

12 IT Duopol IT Executives und eine weitere Gruppe treffen die Entscheidungen Die Gruppe besteht in der Regel aus Vertretern des Business höheres Management oder Leiter der Geschäftsbereiche 14

13 Anarchie Jeder entscheidet für sich Keine Koordination zwischen unterschiedlichen Bereichen des Unternehmens 15

14 Aufgabe 5: Entscheidungsmuster I. Finden Sie zu jedem archetypischen Entscheidungsmuster einen Vorteil und einen Nachteil. Lesen Sie die Fallstudie zu Medtronic. Dokument: Powers.pdf II. Welche Entscheidungsmuster erkennen Sie in den Gremien von Medtronic? 16

15 Entscheidungsmuster nach Governance Bereichen IT Prinzipien IT Duopol sichert gute Verbindung von Business und IT Business Monarchie riskant, wenn Investitionsentscheide nicht langfristig und nachhaltig getroffen werden IT Monarchie sehr riskant, weil Verselbständigung droht Föderalismus gut bei autonomen Business Units IT Architektur / IT Infrastruktur Oft IT Monarchie (Architektur als Kernkompetenz der IT) Manchmal IT Duopol 17

16 Entscheidungsmuster nach Governance Bereichen Bedarf der Geschäftsanwendungen Föderalismus gut, um übergreifende Unternehmensinteressen zu wahren IT Duopol gut, weil die IT z. B. Synergien finden kann Feudalismus gut für autonome Business Units, die schnell agieren müssen Priorisierung von Investitionen Business Monarchie: IT als normaler Produktionsfaktor Föderalismus: Business-Unit-Bedürfnisse berücksichtigen IT Duopol: Technologie-Kompetenzen der IT nutzen, um Entscheidungen besser zu fundieren 18

17 Erfolgreiche Kombinationen von Entscheidungsmustern Style Domain Business Monarchy IT Monarchy IT Principles x IT Architecture x x x IT Infrastructure Strategy x x x Business Application Needs IT Investment x x Feudal Federal x x IT Duopoly x x x x Anarchy??? Weill/Ross S

18 Verfeinerung: Wer wird gefragt Wer entscheidet? 20

19 Muster basierend auf Unternehmenszielen Gewinnorientierung Maximaler Return on Investment und Return on Equity (ROI & ROE) Tendenz zu mehr zentralisierten Mustern (Business) Monarchie, IT Duopol Wachstumsorientierung Fokus auf Umsatzsteigerung Balance von "business unit entrepreneurism" mit unternehmensweiten Zielen und Vorgaben Föderalistisch, Feudalistisch 21 Ressourceneffizienz Maximaler Return on asset utilization (ROA) IT Duopol

20 Aufgabe 6: Wie wird bei ING entschieden? (TESTAT) Dokument: ING.pdf Füllen Sie die Governance Arrangements Matrix für ING aus und begründen Sie Ihre Entscheidung. Domain Style Business Monarchy IT Monarchy IT Principles IT Architecture IT Infrastructure Strategy Business Application Needs IT Investment Feudal Federal IT Duopoly Anarchy??? 22 Abgabe bis TERMIN Siehe ILIAS Briefkasten Ordner

21 23

22 Wie wird umgesetzt? 24

23 Ziel der Umsetzung: Angleichen der Wahrnehmung 25

24 Aufgabe 7: Was macht IT Governance schwierig? Lesen Sie den Artikel Houston, We Have an IT Governance Problem von Harvey Okin. CIO Magazine Datei Okin.pdf I. Welche Symptome für Governance Probleme werden genannt? II. Mit welchen Massnahmen kann darauf reagiert werden? III. Welche Massnahme passt zu welchem Problem? 26

25 Symptome schlecher IT Governance Das höhere Management empfindet, dass die IT Investments nicht den rechten Gewinn bringen Metriken fehlen IT investment is like advertising. I am confident that half of it is well spent. My problem is that I just don't know which half. ein CEO Das höhere Management kann die IT Governance des Unternehmens nicht erklären Unternehmensarchitektur ist ihnen unbekannt 27

26 Symptome schlecher IT Governance (Forts.) Die IT behindert die Einführung neuer Strategien und erfährt verzögert von strategischen Entscheidungen IT Entscheidungsprozesse sind langsam oder widersprüchlich Viele Projekte schliessen nicht rechtzeitig und/oder nicht im Budget ab Requirements werden nicht umgesetzt Outsourcing als Quick Fix für IT Probleme Häufige Änderungen in der IT Governance Aber die gleichen Probleme treten immer wieder auf 28

27 Umsetzungsbeispiel - Investitionsfreigabeprozess Für einzelne Projekte oder Projektportfolios Return on Investment (ROI) Bezug zur und Wert für die Unternehmensstrategie Investment Komitee als entsprechende Struktur Ohne einen wirksamen Investitionsfreigabeprozess wird die IT immer lokal organisiert sein und bleibt eher ein Kostenfaktor als ein strategisches Werkzeug 30

28 Umsetzungsbeispiel - Ausnahmegenehmigungsprozesse Bewilligungsprozess für Abweichungen von der Enterprise Architektur als Beispiel Durch Ausnahmen lernt ein Unternehmen; ohne einen Ausnahmegenehmigungsprozess aber bricht das Chaos aus 31

29 10 Führungsprinzipien für effektive Governance (nach Weill/Ross) 1. Aktiv gestalten 6-10 gut integrierte Mechanismen, deren Richtigkeit laufend überprüft wird 2. Governance an Geschäftsstrategien anpassen Erfordert Zeit und vorsichtiges Vorgehen 3. Senior Management involvieren Governance Arrangements Matrix klärt Verantwortlichkeiten 4. Entscheidungen treffen Konflikte auf Basis der definierten IT Prinzipien lösen 5. Ausnahmeprozess klar definieren Wenige Stufen, einfache Eskalation, akzeptierte Ausnahmen werden in Enterprise Architekture übernommen 34

30 10 Führungsprinzipien für effektive Governance (nach Weill/Ross) 6. Richtige Anreizsysteme einsetzen z.b. Synergien fördern durch gemeinsame Kennzahlen, Architekturberatung als Gratisdienstleistung 7. Verantwortlichkeiten festlegen Unternehmensweite Sicht, von allen akzeptierte Führungspersönlichkeit, guter Kommunikator 8. Auf allen Ebenen implementieren Unternehmensweit, Geschäftsbereich, Abteilung, Projekt 9. Transparenz sichern Informationsflüsse, Entscheidungsbefugnisse 10.Gleiche Mechanismen für alle 5 Bereiche Koordinierte Entscheidungen von Prinzipien zu Investitionen 35

31 ISO/IEC Standard: Corporate Governance of IT 2008 "high level, principle based advisory standard" provide a framework of principles for Directors to use when evaluating, directing and monitoring the use of IT in their organizations 6 Prinzipien Establish responsibilities Strategy: Plan to best support the organisation Acquire validly Ensure performance when required Ensure conformance with rules Ensure respect for human factors 36

32 37 t-itgovernanceandisoiec38500.aspx

33 Teil II + 3 Framework Elemente Strukturen Prozesse (Kommunikations) Beziehungen 6 Archetypische Entscheidungsmuster Governance Arrangements Matrix + 38

34 Arbeitsfragen 1. Welche Rollen unterscheidet das RACI Modell im Entscheidungsprozess? 2. Welche archetypischen Entscheidungsmuster unterscheiden Weill und Ross und was beinhalten sie? 3. Wozu dient eine Governance Arrangement Matrix? 4. An welchen Symptomen erkennt man schlechte IT Governance? 5. Erläutern Sie Massnahme für gute IT Governance. 39

35 Test: Wissen Sie es?. 40

36 Zusammenfassung IT Governance: Entscheidungsbefugnisse und Verantwortlichkeiten in Bezug auf die IT 3 Framework Elemente ITGI Weill/Ross 1. IT Principles Strukturen Prozesse 2. IT Architecture 3. IT Infrastructure 4. Bus. Appl. Needs 5. IT Invest. Prioritization (Kommunikations) Beziehungen Entscheidungsarchetypen Business Monarchie, IT Monarchie, IT Duopol, Föderalistisch, Feudalistisch, Anarchie Best Practices Arrangements Matrix 41