Behördenorganisation 2018
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- Susanne Hofmeister
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1 Behördenorganisation 2018 Behörden-Information vom 26. August Gemeinde Zell Agenda 1. Begrüssung Martin Lüdin 2. Ausgangslage Martin Lüdin 3. Handlungsbedarf/Motivation Kurt Nüesch 4. Behördenorganisation 2018 Ruedi Gähler/ Andreas Vetsch 5. Weiteres Vorgehen Martin Lüdin 6. Fragen/ Diskussion alle anschliessend Apéro riche 2 Gemeinde Zell 1
2 Ausgangslage Leitbild: Wir fördern und wertschätzen den Einbezug der Bevölkerung Ziel : Behördentätigkeit attraktiver gestalten Überprüfung Anzahl Behörden Überprüfung Anzahl Mitglieder in den Behörden Aufwandreduktion durch Aufteilung strategische/taktische/ operative Ebene Grundlage der heutigen Aufbauorganisation der Behörden und Verwaltung ist die Behördenorganisation der Einheitsgemeinde Gemeinde Zell Organisation Ist-Zustand Legislative Gemeindeversammlung PRK Wahlbüro Gemeinderat 7 Gemeinderät/innen Stunden p.a. ca Franken p.a. Finanzvorsteher Sozialvorsteherin Schulpräsident Werkvorsteherin Kommissionen 12 KommissionenFamilie, Jugend Planung + Bau Energie und Freizeit 76 Kommissionsmitglieder (+ 5 RPK + 25 Wahlbüro) Grundsteuer Kultur Sozialbehörde Schulpflege Werke Liegenschaften Sicherheit Wasserkommission Landschaft und Natur ca Stunden p.a. ca Franken p.a. Verwaltung Ressorts Abteilungsleitung Mitarbeitende 9 Verwaltungsressorts 1 Gemeindeschreiber Gesundheits-/ Bausekretär Sicherheitssekr. 7 Abteilungsleitungen Sekr. Gesund-/ Sekretariat Sekretariat L+ N Sicherheit 22 Mitarbeitende Sekretariat Liegenschaften 3 Lernende Gemeindepräsident Planungs/Bauvorsteheschaftenvorsteher Liegen- Gesundheits-/ Sicherheitsvorst. Gemeindeschreiber Finanz-/ Betreibungsbeamter Sozialsekretärin Schulverwalterin Werksekretär Steuersekretär Gemeinderatskanzlei Sekretariat Sekretariat Sekretariat Sekretariat Sekretariat Einwohnerkontrolle Lernende Hauswartin GH Sekr. ZS und Fw Friedensrichter 15 verwaltungsexterne Mitarbeitende/Hauswarte 4 Gemeinde Zell Werkhof, Schwimmbad, Wasservers. Schulleitungen Schulhausabw. Schulsozialarbeit 2
3 Verwaltungsorganisation Oktober 14: Kenntnisnahme von der Pensionierung von Gemeindeschreiber Andreas Meyer GR/Kader: Workshops Verwaltungsorganisation 21. Januar 16: Absichtserklärung GR: neue Organisation der Gemeindeverwaltung mit GL Ab März 16: Ausschreibung Nachfolge A. Meyer und anschl. Gespräche und Assessment 23. Juni 16: Entscheid GR neuer GS 12. Juli 16 Info Mitarbeitende: der neue Gemeindeschreiber heisst: Erkan Metschli-Roth 5 Gemeinde Zell Behördenorganisation Welche Aufgaben muss die Verwaltungsorganisation abdecken? Welche Schnittstellen bestehen? Februar/April 2016: Klausur GR zur Behördenorganisation im Hinblick auf die Legislatur 2018/22: Projektauftrag, Ausgangslage, Merkmale, Analyse und Referenzbesuche, Optionen/Varianten/Modell 12. Mai 2016, Review Modell Behördenorganisation 14. Juli 2016, Kommunikationskonzept 25. August 2016, Entscheid GR zur Behördenorganisation Gemeinde Zell 3
4 Merkmale der heutigen Organisation rot = Potenzial grün = guter Zustand schwarz = Feststellung Aufwand Nutzen: fehlendes Know how funktioniert gut 50% operativ kein klarer Auftrag Miliztauglichkeit vs Ämter Netzwerk in der Gemeinde div. Optimierungsmöglichkeiten Verankerung in der Bevölkerung funktioniert recht gut keine Budgetkompetenz Schnittstellen 50% operativ wir müssen über die Bücher lokale und persönliche Kenntnisse «passt nicht dazu» funktioniert gut mehr Know how 7 Gemeinde Zell Handlungsbedarf Seit der Einführung der Einheitsgemeinde Anfang 2002 blieben die Behörden der Gemeinde Zell bezüglich der Aufgabenbereiche praktisch unverändert. Die Erfahrungen in den letzten 15 Jahren haben jedoch gezeigt, dass gewisse Anpassungen notwendig sind. 8 Gemeinde Zell 4
5 Aufwand Wir reduzieren den zeitlichen Aufwand für die Behörden auf das Wesentliche. 9 Gemeinde Zell Operative/strategische Tätigkeiten Wir trennen die operativen von den strategischen Tätigkeiten und bündeln das Fachwissen in der Gemeindeverwaltung. 10 Gemeinde Zell 5
6 Attraktivität Wir machen die Behördentätigkeiten für die Bevölkerung attraktiver. 11 Gemeinde Zell Effiziente Organisation Wir schaffen die Voraussetzung für eine noch effizientere Organisation der Behörden und der Gemeindeverwaltung. 12 Gemeinde Zell 6
7 Behördenorganisation 2018 Sämtliche Behörden der Gemeinde Zell wurden überprüft. Grundsätzlich kann festgehalten werden, dass mit Ausnahme des Gemeinderates sämtliche für die Behördenorganisation 2018 vorgesehenen Behörden und Ausschüsse aus maximal fünf Mitgliedern bestehen. Folgende Änderungen sind vorgesehen: 13 Gemeinde Zell Schulpflege und Schulverwaltung Neu werden fünf Ressorts gebildet. Schulpflege besteht ab Amtsdauer 2018/22 aus fünf Mitgliedern. Geplante Reorganisation mit neuen Prozessabläufen und Kompetenzverteilungen soll ab Schuljahr 2017/18 erprobt, ergänzt und überarbeitet werden (einjährige Übergangszeit). Definitive Inkraftsetzung auf Beginn der Amtsdauer 2018/22. Die neue Geschäftsleitung erhält vorgesehene Kompetenzen ab Schuljahr 2017/18. Die Schulverwaltung wird in zwei Schritten von heute 150 auf neu 225 Stellenprozente angehoben. 14 Gemeinde Zell 7
8 Aufbauorganisation: Organigramm Schulen Zell ab Legislatur Gemeinde Zell Werkkommission Aufhebung Werkkommission Verlagerung Kompetenzen und Arbeiten in die Gemeindeverwaltung (Abteilung Werke) Die strategischen Aufgaben werden in der Planungs- und Baukommission konsolidiert. Die Wasserkommission bleibt unverändert bestehen. 16 Gemeinde Zell 8
9 Grundsteuerkommission Aufhebung Grundsteuerkommission Übertragung der meisten Grundsteuerfälle auf Verwaltung (Abteilung Finanzen und Steuern) Für heikle Fälle weiterhin Gemeinderat zuständig 17 Gemeinde Zell Kulturkommission Aufhebung Kulturkommission Überführung in privaten Verein mit klar definiertem Leistungsauftrag 18 Gemeinde Zell 9
10 Sicherheitskommission Aufhebung Sicherheitskommission Überführung von Teilen in neuen «Ausschuss Sicherheit» Ausschuss hat neu noch fünf Mitglieder Neuer Ausschuss besteht aus Sicherheitsvorsteher, Kommandant Zivilschutz, Kantonspolizei, Kommandant Feuerwehr sowie einem Mitglied der Schulpflege 19 Gemeinde Zell Kommission für Familie, Jugend + Freizeit Aufhebung Kommission für Familie, Jugend + Freizeit Überführung von Teilen in «Ausschuss Gesellschaft» Ausschuss hat neu noch drei Mitglieder Neuer Ausschuss besteht aus Ressortverantwortlichen Soziales, Bildung und Gesellschaft 20 Gemeinde Zell 10
11 Liegenschaftenkommission Aufhebung Liegenschaftenkommission Überführung Aufgaben in die Gemeindeverwaltung (Liegenschaftensekretariat) Die strategischen Aufgaben werden in der Planungs- und Baukommission konsolidiert. 21 Gemeinde Zell Kommission für Landschaft + Natur Reduktion Mitgliederzahl von sieben auf fünf 22 Gemeinde Zell 11
12 Energiekommission Reduktion Mitgliederzahl von sieben auf fünf 23 Gemeinde Zell Legislative Organisation 2018 (neu) Gemeindeversammlung PRK Wahlbüro Gemeinderat 7 Gemeinderät/innen Gemeindepräsident Gesundheits-/ Sicherheitsv. Planungs/Bauvorsteher Liegenschaftenvorsteher Finanzvorsteher Sozialvorsteherin Schulpräsident Werkvorsteherin Kommissionen Verwaltung Ressorts 6 Kommissionen (bisher 12) 2 Ausschüsse (neu) Planung + Bau Energie Gesellschaft Sozialbehörde Schulpflege Landschaft + Ausschuss Natur Sicherheit 40 Kommissionsmitglieder (bisher 76) (+ 5 RPK + 25 Wahlbüro unverändert) Die Verwaltungsorganisation mit einer Geschäftsleitung Wasserkommission Werksekretär Gemeindeschreiber Abteilungsleitung Gesundheit/ Finanz-/ Betreibungsbeamtesekretärin Sozial- Bausekretär Sicherheits Steuersek. wird mit neuem Gemeindeschreiber überarbeitet Mitarbeitende Schulverwalterin Sekretariat Sekr. Gesund Gemeinderatskanzlei Sekretariat Sekretariat Sekretariat Sekretariat Sekretariat Sekretariat L+ N Sicherh Sekretariat Einwohnerkontrolle Lernende Liegenschaft. Schulleit. Abwarte Schulsozial. Sekr. ZS Hauswartin GH Friedensrichter und Feuerw. 24 Gemeinde Zell Werkhof, Schwimmbad, Wasservers. 12
13 Änderungen in der Gemeindeordnung Art. 32 bis 34: Art. 35 bis 43: Art : Art. 56: Löschung infolge Aufhebung der Werkkommission Diverse Änderungen infolge Neuorganisation Schulpflege/Schulverwaltung Löschung infolge Aufhebung der Grundsteuerkommission Redaktionelle Anpassungen der Übergangsregelung 25 Gemeinde Zell Änderungen in der Gemeindeordnung Die erwähnten Änderungen in der Gemeindeordnung müssen gemäss Art. 8, Ziff. 1 an der Urne genehmigt werden. Für die übrigen Änderungen muss das Organisationsreglement vom 1. Juni 2014 angepasst werden. Dafür ist der Gemeinderat zuständig. 26 Gemeinde Zell 13
14 Kosten Die verwaltungsinternen Abklärungen haben ergeben, dass mit der Behördenorganisation 2018 jährlich rund Fr eingespart werden. Dafür werden zusätzliche Ressourcen in der Gemeindeverwaltung benötigt (Übernahme von operativen Tätigkeiten der Behörden zu deren Entlastung). Die effektiven Kosten können jedoch zum heutigen Zeitpunkt noch nicht beziffert werden. 27 Gemeinde Zell Weiteres Vorgehen Vernehmlassung bei Ortsparteien ( ) Information Mitarbeitende Verwaltung Medieninformation Sept./Okt. 16 Vorprüfung der Änderungen in der Gemeindeordnung durch Gemeindeamt Kanton Zürich Vorberatung an der Gemeindeversammlung Eintritt neuer Gemeindeschreiber Urnenabstimmung (Änderung Gemeindeord.) Rechtskraft durch Bezirksrat Definitive Genehmigung durch Regierungsrat Beginn Amtsdauer 2018/22 (Umsetzung) 28 Gemeinde Zell 14
15 Fragen/Diskussion Wir reduzieren den zeitlichen Aufwand für die Behörden auf das Wesentliche. Wir trennen die operativen von den strategischen Tätigkeiten und bündeln das Fachwissen in der Gemeindeverwaltung. Wir machen die Behördentätigkeiten für die Bevölkerung attraktiver. Wir schaffen die Voraussetzung für eine noch effizientere Organisation der Behörden und der Gemeindeverwaltung. 29 Gemeinde Zell 15
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