Mobile Lösungen im Service bei DeTeImmobilien

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1 Mobile Lösungen im Service bei DeTeImmobilien IH Systems 2006 Hamburg Andreas Preis Seite 1

2 Mobile Lösungen im Service bei DeTeImmobilien Agenda 1. DeTeImmobilien - Unternehmen 2. DeTeImmobilien - Technologie 3. Projekt Mobile Auftragsbearbeitung Seite 2

3 DeTeImmobilien das Unternehmen Ihr kompetenter, wertorientierter und innovativer Partner in Sachen Immobilie Zahlen & Fakten 64 Millionen m² bewirtschaftete Fläche und Objekte weisen uns als einen der bedeutendsten Immobilien- Dienstleister Deutschlands aus. Mit bundesweit sechs Niederlassungen und zwei Störungsmanagement Centern garantieren wir allen Kunden flächendeckende Fachkompetenz und Präsenz. Wir betreuen u.a. Bürogebäude und technische Einrichtungen verschiedenster Kunden: Großkonzerne, Banken und Versicherungen und die öffentliche Verwaltung ebenso wie Unternehmen aus den Bereichen Gesundheitswesen und Rechenzentren. Seite 3

4 DeTeImmobilien das Unternehmen Ihr kompetenter, wertorientierter und innovativer Partner in Sachen Immobilie Zahlen & Fakten Alle Immobilien werden professionell bewirtschaftet und nach Wertsteigerungs- und Effizienzgesichtspunkten optimiert. Mit unserem Innovationsmanagement sorgen wir dafür, dass kontinuierlich neue Ideen aufgegriffen werden und hieraus zukunfts-weisende Konzepte sowie tragfähige Modelle und effiziente Prozesse entstehen. Die DeTeImmobilien-Akademie sichert die hohe Fachkompetenz der rund Mitarbeiter. DeTeImmobilien ist ISO 9001ff zertifiziert und präqualifiziert nach ipv. Mitgliedschaften u.a: ZVEI, LEG, GEFMA Seite 4

5 DeTeImmobilien Das Unternehmen Zahlen, Daten, Fakten Übersicht Eckdaten Nord Hamburg Unternehmen Hauptsitz in Frankfurt (Main) / Münster (Westfalen) 6 Niederlassungen 2 nationale Störungsmanagement Center (24 Std. / 7 Tage) Mitarbeiter Düsseldorf Münster West Mitte Berlin Ost Bewirtschaftung Gebäude, bauliche Anlagen und Antennenträger 93 Mio. m² Grundstückfläche 23 Mio. m² Bruttogrundfläche Frankfurt Südwest Bayern Stuttgart München Zentrale Niederlassung Mietvertragsmanagement Umsatz 2005: Vermietverträge Konzern Vermietverträge Extern Anmietverträge 908 Mio. Euro Seite 5

6 DeTeImmobilien Real Estate Management und Facility Management: Für jede Aufgabe die richtige Lösung Real Estate Management Facility Management Kaufmännisches Management Immobilien Management Technisches Facility Management Infrastrukturelles Facility Management Seite 6

7 DeTeImmobilien Real Estate Management und Facility Management: Für jede Aufgabe die richtige Lösung Real Estate Management Facility Management Immobilenerfassung / Bestandsdatenerfassung Property Management Kostenmanagement Vertragsmanagement Objektbuchhaltung Liegenschaftsmanagement Steuerliche Angelegenheiten Technische Gebäudeausrüstung Planen, Bauen, Baubetreuung Instandsetzung, Wartung, Inspektionen Störungsmanagement Total Service Management Energiemanagement Abfallmanagement, Schadstoffmanagement Kaufmännisches Management Immobilien Management Technisches Facility Management Infrastrukturelles Facility Management Immobilienanalyse, Marktanalyse Rentabilitätsberechnung Immobilienstrategien auf Objektebene Vermarktung (An- und Vermietung, An- und Verkauf) Standortkonzepte und Flächenoptimierung Immobilienconsulting Steuerung der Due Diligence Gärtnerdienste, Reinigungsdienste Pförtnerdienste, Sicherheitsdienste Interne Postdienste Kopierdienste, Druckereidienste Parkhausdienste Umzugsdienste Telefondienste, Empfangsdienste Seite 7

8 IT-Konzept Die Abwicklung der immobilienbezogenen Leistungen erfolgt mittels des integriertem SAP bei DeTeImmobilien SD/MM RE/CRE CS/MM PS/MM/SD Marketing/ Vertrieb Kaufmännische FM Technisches/ Infrastrukturelles FM Planen und Bauen/ Vertrieb Auftrags- Abwicklung Angebots-/ Vertragskalkulation Angebots-/ Auftragsverwaltung Auftragsstatus Kundenstamm-Verwaltung Vertriebsinformation/ -ergebnisrechnung Produktstammverwaltung Flächen-Management Objektergebnis Wirtschaftsplan Objektstammverwaltung Mietvertragsverwaltung Nebenkostenabrechnung Mietsollstellung Mietangebot/Bewerbermanagement Betriebskostenabrechnung und -optimierung Störungsmanagement Arbeitsauftrags-Disposition Service-Reporting Planmässige Instandhaltung Materialdisposition Fremdleistungsdisposition Energiemanagement Budgetverwaltung Projektplanung und -steuerung Projekt-Controlling Fakturierung Unterstützende Querschnittsfunktionen/ Support Einkauf Beschaffung/Bereitstellung Materialstammverwaltung Hauptbuchhaltung Liquiditätsplanungs- Management Debitoren/Kontokorrent Kreditorenbuchhaltung Gemeinkostenrechnung Kostenträgerrechnung Ergebnisrechnung Budgetplanung/Kost en-erlösplanung Personalplanung Personalstammdatenverwaltung Entgelt-Abrechnung Reisekostenabrechnung IT-Management Bestandsführung IT- Infrastruktur IT-Projektmanagement Prozessmodellierung Materialwirtschaft/ Logistik Finanzbuchhaltung Controlling Personal IT MM CI CO HR Seite 8

9 IT-Konzept SAP-Leistungsfähigkeit Kaufmännisches Facility Management Verwaltung von Immobilienstammdaten mit Hilfe von SAP Modul Real Estate Wirtschaftseinheiten (Org. Einheit mit beliebig vielen Gebäuden und Grundstücken.) Grundstücke Gebäude Verwaltung von Mietverträgen mit Hilfe von SAP Modul Real Estate An- und Vermietverträge Fremdverwaltungsbuchungskreise 20 (Getrennt geführte Buchungskreise in der die Objekte eines Kunden verwaltet werden.) Verwaltung von Flächen mit Hilfe von SAP Modul Corporate Real Estate Mietflächen mit insgesamt 64 Mio. qm Seite 9

10 IT-Konzept SAP-Leistungsfähigkeit Technisches Facility Management Verwaltung von Anlagenstammdaten Grundstücke und Gebäude 1 Mio. Technische Anlagen (z.b. Heizung, Aufzug) Verwaltung von Arbeits- und Wartungsplänen (z.b. für Raumlufttechnik Anlagen) Wartungspläne 500 Standardisierte Instandhaltungsanleitungen Individuelle Instandhaltungsanleitungen Abwicklung von Serviceaufträgen 1,1 Mio. Serviceaufträge pro Jahr davon 50 % Wartung und 50 % Entstörung Benutzerzahlen angelegte Benutzer, davon benutzen durchschnittlich gleichzeitig das System. Seite 10

11 Mobiltechnologie Mobile Rückmeldung für alle Servicetechniker über MDA III / Lap Top alle relevanten Informationen sind sofort verfügbar, eingebunden in unsere Geschäftsprozesse Vorteile Erhöhung der Qualität der Rückmeldungen durch sofortige Eingabe vor Ort in definierte Pflichtfelder. Alle Wartungsberichte sind sofort verfügbar Verbesserung der Information zu KundenAufträgen durch aktuelle Rückmeldedaten Optimale Einbindung in das Berichtswesen Erzeugung von 100% Qualität von EquipmentDaten durch Überprüfung im Rahmen des Wartungsauftrages Online Zugriff auf Anlagenlisten, Checklisten, Ersatz- und Verbrauchsstoffe Die Durchgängigkeit unserer Geschäftsprozesse schafft eine verbindliche Zusammenarbeit zwischen allen Beteiligten. Prozessportal Seite 11

12 Prozeßportal DeTeImmobilien setzt zur Koordination komplexer Betriebsabläufe auf standardisierte Prozesse jeder muss wissen, was zu tun ist Eigenschaften Transparenz der Prozesse durch Dokumentation in verschiedenen Ebenen Verbindliche Zusammenarbeit aller an der Produktion beteiligten Bereiche durch abgestimmte Schnittstellen und Service Level Agrements. Klar festgelegte Verantwortlichkeiten/ Zuständigkeiten je Prozess / Modul Ganzheitliche Prozesssicht bei Prozessoptimierungen (Erkennen aller Auswirkungen) durchgängige Darstellung aller für die Produkterstellung relevanten Abläufe Reduzierung der Komplexität durch standardisierte Darstellung Vermeidung von Redundanzen durch modulare Darstellung in Teilprozessen Jederzeitiger Zugriff über Intranet Seite 12

13 Partner: Partner: Mobile 2000 gegründet als mobilex AG Spezialisierung: Mobile Unternehmensprozesse Logistik und Vertrieb Lösungsplattform: mobilex-mip Projektumsetzung DeTeImmobilien Spezifikation bis Rollout Partner: T-Systems Die T-Systems ist Anbieter von ICT- Dienstleistungen (ICT = Information and Communications Technology). Betreiber der gesamten IT Infrastruktur der DeTeImmobilien GU im Projekt Seite 13

14 Ein zukunftsorientiertes Kommunikationskonzept Seite 14

15 Projektübersicht: Onlinebearbeitung über SAP Transaction Papier-Aufträge per Fax-Übermittlung Ausgangslage Umfangreiche Dokumentationen in Papierform innerhalb der Auftragsabwicklung Hoher Zeitaufwand für jeden Servicetechniker Die Instandhaltungsabwicklung und -dokumentation erfolgte über regionale Arbeitsplätze "Kommunikationspunkte" ausgestattet mit PC und FAX Staus waren vorprogrammiert Seite 15

16 Projektübersicht: Zielsetzung Einführung von Hard- und Software für eine mobile Serviceabwicklung zur Optimierung des Betriebsablaufs durch die Servicetechniker. Die Lösung sollte unter Berücksichtigung der vorhanden Prozesse und der IT-Infrastruktur, realisiert werden und keine Medienbrüche mehr enthalten. Des weiteren ist die Nutzung des Gerätekonzeptes für die Unternehmens-Kommunikation, sowie weitere zukünftigen Techniken (z. B. Einsatz RFID) sicherzustellen. Folgende Funktionen wurden deshalb entwickelt: Verarbeiten von Auftrags- und Rückmeldedaten System: SAP R3 4.5B Module: CS, MM Erfassung von An- und Abwesendheitszeiten System: SAP R3 4.6C Modul: HR Einführung einer - und Intranet Lösung Systeme: Microsoft Exchange u. Microsoft Information Services Seite 16

17 Projektverlauf: Vorgehen 3 Tage Workshop (Anfang Februar 2004) Fachabteilungen, IT/Betrieb, Management Ausschreibung; Bewertung, Vergabe Projekt Kick-off in Münster (2. Juli 2004) Parallel zwei User-Feedback-Runden (Ende August/Ende September) Moderatorenschulung (train-the-trainer) Multiplikatorenschulung Reibungsloser Start nach 4 Monaten (2. November 2004) Laufende Erweiterungen bis heute Seite 17

18 Phase I Phase Vorgehen Erstellung Feinspezifikation inkl. Bildschirmentwürfe für MDA und Laptop Abnahme Feinspezifikation (Anfang August) Einbindung des Sozialpartners Implementierungsphase SAP-Schnittstellen Mobile Anwendung Seite 18

19 Phase II Phase Vorgehen Qualitätssicherung (ab ca. Anfang Oktober) Parallel Anwenderdokumentation + Faltblatt Start Pilot: Nutzerakzeptanz erreichen Durch hohe Qualität der Software Durch Schulung nach dem train-thetrainer Konzept interne Multiplikatoren Durch passende Dokumentation -> Faltblatt Seite 19

20 Phase III Phase Vorgehen Pilot mit 200 Usern (2 Regionen W/SW) Keine Parallel-Nutzung der ITS-Lösung zur Fehlervermeidung und Meldungsdopplung für Testuser erlaubt Geringes Fehleraufkommen Nur Calls pro Monat Schulung der restlichen Moderatoren Ende Pilotierung Systemstärken: modulare Software Online Updateverteilung News Funktion Seite 20

21 Gerätekonzept Hardwareanforderungen Profile für Nutzergruppen ermitteln Panasonic Toughbook CF18 MDA III von T-Mobile Features Aufgabe Pro / Con Usability Anzahl WLAN, GPRS u. serieller Schnittstelle Techniker bedienen u. programmieren SPS u. DDC unterschiedlichster Hersteller stabil aber kostenintensiv kaum Probleme, da vertrauter Laptop Umgang 750 Geräte im Einsatz Reine Bearbeitung von Aufträgen einfach und günstig aber empfindlich größere Widerstände aufgrund des kleinen Monitors, Stiftbedienung, Telefonfunktion ca Geräte im Einsatz Seite 21

22 Auftragsdaten, Realisierte Funktionen MDA III Darstellung der Auftragsdaten in gruppierter Form Meldungsdetails Termine Kunde (Ansprechpartner u. Kommunikationsdaten) Adresse (inkl. Anfahrt- u. Zugangsbeschreibung) Equipment (einschl. Klassifizierungs- u. Merkmalsdetails) Gewährleistungsinformationen Auftragsbezogenes Material Rückmeldungsdaten Arbeits- u. Wegezeiten Material, Checkliste Messwerte, codierte und freie Rückmeldtexte Folgeauftrag, Gewährleistungsverfolgung Seite 22

23 Auftragsbearbeitung: MDA III Weitere realisierte Funktionen News -Funktion Lagerbestand Umbuchung von Lagerbestand mit Freigabe Materialkatalog Erfassung Strukturzeiten Aufträge zu Pooldisposition Übersicht gemeldeter Rückmelde- u. Strukturzeiten (max. 2 Monate) Materialbestellung Bestellhistorie Änderung von Equipmentdaten u. Merkmalen, sowie Standortlisten Seite 23

24 Zeiterfassung: Realisierte Funktionen Arbeitzeit: Kommt- /Geht-Zeiten Zeitkontennachweis (Urlaub, Arbeitszeit) Listenfunktionen - planbare Abwesendheit (z.b. Urlaub, Freizeitausgleich) mit Genehmigungs-Workflow Seite 24

25 Mitarbeiterinformation, geplante Informationen Zugriff auf Intranet Outlook-Mail- Funktionalität Zugriff auf das Prozessportal Seite 25

26 Systemkonfiguration: Internet DMZ Intranet Firewall- Router mobilex-mip 2 Windows-Server Firewall- Router 750 Notebook Panasonic Toughbook CF-18 GPRS/GSM/ HTTPS SAP-Core Server 1000 T-Mobile MDA III SAP-HR Server Seite 26

27 Businesscase Leistungen bis Phase III 260 MT; erbracht mit 4 internen u. 6 externen Mitarbeitern Investitionskosten für Notebooks u. PDA s Betriebskosten ca. 4000,- pro Monat für Betrieb der DMZ Server 7,76 GPRS Volumentarif pro User für die Weiterentwicklung wurden bisher nochmals 340 MT aufgewendet bearbeitet werden ca CS-Aufträge / p.a. die Nettoeinsparung liegen bei ca. 1,2 Mio. EUR p.a. durch Reduzierung von Fahrzeiten, Strukturzeiten zur Arbeitsvorbereitung und Kilometern, die in eine Produktivitätssteigerungen umgesetzt werden konnte. Seite 27

28 Fazit Das jetzt moderne Service Management bringt: Niedrigere Kosten in der Abwicklung Kürzere Auftragsbearbeitungszeiten Optimierte Auslastung der Servicemannschaft Verbesserte Einsatz und Tourenplanung Bessere Datenqualität Kürzere Reaktionszeiten (Aufträge Online) Einen zufriedenen Endanwender Erfreulich niedrige Datenraten mit durchschnittl. 50 kb/tag/user, die auch noch Datenvolumen für e- Mail und Intranet zulassen einen optimierten Arbeitsablauf im Instandhaltungsmanagement Einen zufriedenen DeTeImmobilien-Kunden! Seite 28

29 Unsere Kunden Diese Kunden haben wir bereits von unserer Leistungsfähigkeit überzeugt Eine Auswahl unserer Referenzen. Seite 29

30 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Wir begeistern unsere Kunden. Seite 30

31 Ihr Ansprechpartner Ansprechpartner Andreas Preis Meister für Elektrotechnik; Facilitymanager (IHK) Leiter Betriebsmanagement Funk Kontakt: Fon (0 89) Fax: (0 89) Anschrift: Deutsche Telekom Immobilien und Service GmbH Niederlassung Region Bayern Dingolfinger Str München Seite 31