Implaneum GmbH. Software Lösungen. Implaneum GmbH, Wendelin-Morgenthaler-Straße 15, Achern

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1 Implaneum GmbH Software Lösungen Implaneum GmbH, Wendelin-Morgenthaler-Straße 15, Achern Tel.: ( ) Fax: ( ) FinanzProfiT Arbeitshandbuch Akquise-Modul

2 Akquise-Modul: Allgemeines 3 Neuen Akquise-Vorgang/Interessent anlegen 4 Wiedervorlagetermin definieren 6 Aufruf der Zu-Erledigen-Liste 8 Aufgaben bearbeiten und als erledigt kennzeichnen 10 Pflege der Referenztexte 13 Pflege der Interessetexte 15 Pflege der Ergebnistexte 17 Weitere Informationen 19 Definition der Selektionsschalternamen 21 Definition der Selektionslistennamen 23 Definition der Listeneinträge 25 Dokumentenverwaltung 26 Sonderfunktionen 27 Implaneum GmbH Seite - 2 -

3 Akquise Allgemeines Die Akquisition erlaubt Ihnen - Interessenten und alle wichtigen personenbezogenen Daten bequem zu erfassen und zu speichern - die Daten in Listenform oder im Karteikartenformat auszudrucken - die Daten nach bestimmten, variablen Kriterien zu sortieren und zu selektieren - die Daten nach bestimmten Begriffen zu durchsuchen - einfach und schnell Datensätze zu verändern, zu löschen, zu kopieren - Adressen (einzeln oder Auswahlen) für die Verwendung in Serienbriefen zu exportieren - Termine und Aufgaben können nach Outlook übertragen werden Die Akquisition bietet Ihnen - umfangreiche Informationen zu jedem Kunden oder Interessenten - für Akquisitionsvorgänge kann ein standardisiertes Vorgehen definiert werden - Lückenlose Historie aller Kontakte inklusive Klassifizierung und Notizen - Eingabe beliebig vieler Termine mit Anbindung an den Terminplaner in Finanz ProfiT und/oder Outlook. Alle Adressdaten, auch die Adressen der Akquisition, werden zentral durch die Adressverwaltung verwaltet. Die Serienbrief-Funktion arbeitet mittels OLE mit Microsoft Word (ab Office 97) zusammen. Für ältere Office-Versionen oder für die Zusammenarbeit mit einer anderen Textverarbeitung steht auch die DDE-Kommunikation mit der Textverarbeitung zur Verfügung. Sie wählen einen oder mehrere Akquise-Datensätze per Selektion aus und wählen einen Serienbrief. Anschließend wird der Text des Serienbriefs zusammen mit den einzusetzenden Adressen automatisch in die Textverarbeitung geladen und das Ganze ist bereit für den Ausdruck. Eine weiterreichende Beschreibung finden Sie unter dem Thema "Serienbriefe schreiben". Die Akquisition kennt zwei verschiedene Formen der Datendarstellung mit unterschiedlichen Möglichkeiten der Datenbearbeitung: Tabellenansicht Sie zeigt die gesamte Akquisekartei. Der Übersicht halber sind nur wichtigsten Felder eines Akquise-Datensatzes aufgeführt. Formularansicht Sie zeigt jeweils nur einen Datensatz aus der Akquisekartei. Im Gegensatz zur Tabellenansicht haben Sie aber an dieser Stelle Zugriff auf alle Felder des Akquise-Datensatzes. Implaneum GmbH Seite - 3 -

4 Akquise Neuen Akquisevorgang / Interessent anlegen Hauptauswahl Rufen Sie zunächst das Akquisemodul über die zugehörige Schaltfläche auf. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu Es öffnet sich ein leeres Erfassungsformular Erfassen Sie folgende Informationen: zuständiger Mitarbeiter/ Agentur Adresse des Interessenten via Adressverwaltung [Zurück mit Übernahme]. wählen Sie einen zuvor erfassten Akquise- Standardablauf aus (optional) Klicken Sie nun auf die Schaltfläche Fertigstellen. Implaneum GmbH Seite - 4 -

5 Sie gelangen automatisch zurück ins Akquiseformular. Geben Sie nun alle weiteren Daten ein - bei Bedarf z. B. Referenz und Interesse (Bem.: Listen- Inhalte lassen sich pflegen über Einstellungen / Listeneinträge /...). Speichern Sie anschließend Ihre Eingaben ab. Bei der Neuanlage können Sie einen anzuwendenden Standardablauf auswählen (siehe Definition von Standardabläufen). Gemeint ist damit eine standardisierte zeitliche Abfolge von Aktionen (Anschreiben, Anrufen, Kundenterminen und internen Vorgängen beim Kundenkontakt). Wählen Sie einen zuvor definierten Standardablauf aus bzw. wählen sie die Schaltfläche 'kein Standard'. Standardabläufe können Sie über das Menü Einstellungen / Standardablauf... definieren. Implaneum GmbH Seite - 5 -

6 Akquise Wiedervorlage-Termin zur Aufgabenerledigung definieren Hauptauswahl Suchen Sie zunächst im Akquisemodul den Interessenten/ Kunden auf, für den Sie sich eine Aufgabe zur Wiedervorlage definieren wollen und wechseln Sie auf das Register Historie. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neuen Vorgang am Ende einfügen Implaneum GmbH Seite - 6 -

7 ... es öffnet sich die nebenstehende Maske. Wählen Sie nun aus, um welche Art von Aufgabe es sich handelt (Telefonat, Anschreiben,...). Geben Sie im Bemerkungsfeld einen Kurzkommentar zur Erläuterung ein und hinterlegen Sie im Feld Termin das Wiedervorlagedatum, wann Sie diese Aufgabe erledigen wollen. Klicken Sie anschließend auf OK. Der Wiedervorlagetermin für die zu erledigende Aufgabe ist nun definiert. Implaneum GmbH Seite - 7 -

8 Akquise Aufruf der Zu-Erledigen-Liste Im Rahmen der Erfassung neuer Interessenten ergeben sich zu erledigende Aufgaben. FinanzProfiT hält für Sie eine Funktion bereit, die Ihnen die zu erledigenden Aufgaben in einer Wiedervorlageliste aufzeigt. Hauptauswahl Rufen Sie zunächst das Akquisemodul auf. Klicken Sie anschliessend auf die Schaltfläche Zu erledigen... Legen Sie den Zeitraum fest, über den Sie die noch zu erledigenden Vorgänge gelistet haben möchten: Alles bis heute Unerledigte Alles in einem Zeitraum Fällige Wenn Sie Zeitraum wählten, bestimmen Sie auch noch den Zeitraum Klicken Sie anschließend auf Ok... Finanz ProfiT legt Ihnen die unerledigten Vorgänge in Listenform vor Implaneum GmbH Seite - 8 -

9 Über die Auswahl Begrenzen auf Vorgangstyp unten können Sie sich diese Auflistung auch nach Aufgabenart (Anschreiben, Telefonat usw.) filtern lassen Sie bearbeiten eine einzelne Aufgabe, indem Sie doppelt in den grauen Bereich klicken oder indem Sie sie markieren und dann die Schaltfläche Bearbeiten anklicken Zur Bearbeitung einer Aufgabe öffnet sich ein Dialog Sie können die Texte Bemerkung und Notizen bearbeiten, den Vorgang auf Erledigt setzen, indem Sie das Erledigt-Datum eintragen Im Bereich Funktionen stehen Ihnen die mit dem Vorgangstyp verknüpften Funktionen zur Verfügung Implaneum GmbH Seite - 9 -

10 Akquise Aufgaben bearbeiten und als erledigt markieren Hauptauswahl Rufen Sie im Akquisemodul zunächst die Zu-Erledigen-Liste auf. Legen Sie den Zeitraum fest, über den Sie die noch zu erledigenden Vorgänge gelistet haben möchten: Alles bis heute Unerledigte Alles in einem Zeitraum Fällige Wenn Sie Zeitraum wählten, bestimmen Sie auch noch den Zeitraum Klicken Sie anschließend auf Ok... Finanz ProfiT legt Ihnen die unerledigten Aufgaben in Listenform vor. Sie bearbeiten eine einzelne Implaneum GmbH Seite

11 Aufgabe, indem Sie sie markieren und dann die Schaltfläche Bearbeiten anklicken Zur Bearbeitung einer Aufgabe öffnet sich ein Dialog Sie können u.a. die Texte Bemerkung und Notizen bearbeiten Im Bereich Funktionen stehen Ihnen die mit dem Vorgangstyp verknüpften Funktionen zur Verfügung Wenn der Vorgang erledigt ist, tragen Sie das Erledigt-Datum ein (Doppelklick in das Feld öffnet einen Kalender). Beim nächsten Aufruf der Zu-Erledigen-Liste taucht nun diese Aufgabe nicht mehr auf Implaneum GmbH Seite

12 Alternative: Wenn Sie den Bearbeiten-Dialog nicht öffnen, können Sie die Texte Bemerkung und Notizen auch an dieser Stelle bearbeiten Nachdem Sie die Aufgabe durchgeführt haben, kennzeichnen Sie diese Aufgabe als erledigt, indem Sie das Erledigt-Datum im entsprechenden Eingabefeld eintragen (Doppelklick in das Feld öffnet einen Kalender). Beim nächsten Aufruf der Zu- Erledigen-Liste taucht nun diese Aufgabe nicht mehr auf In der Historie des Interessenten bleibt diese jetzt erledigte Aufgabe aber dokumentiert Implaneum GmbH Seite

13 Akquise Pflege der Referenz-Texte Bei der Erfassung eines neuen Akquisevorgangs/ Interessenten haben Sie die Möglichkeit, die Herkunft dieser Adresse im Listenfeld Referenz festzuhalten. Diese Liste enthält zunächst keine Einträge. Sie können dort Ihre eigenen Referenztexte anlegen und pflegen. Sie erreichen das Pflegemenü über Einstellungen / Listeneinträge klicken Sie dort zunächst auf das Register Andere Auswahllisten dann markieren Sie den Eintrag Referenz... über das Symbol Neu bekommen Sie einen neuen Eintrag zur Verfügung gestellt, um einen neuen Referenztext einzugeben... Implaneum GmbH Seite

14 bearbeiten Sie den neuen Eintrag und speichern Sie mit dem Symbol Speichern ab Wiederholen Sie die Vorgänge nach Bedarf. Implaneum GmbH Seite

15 Akquise Pflege der Interesse-Texte Bei der Erfassung eines neuen Akquisevorgangs/ Interessenten haben Sie die Möglichkeit, sein Interesse z. B. an einem Produkt, etc. im Feld Interesse festzuhalten. Diese Liste enthält zunächst keine Einträge. Sie können nun Ihre eigenen Interessetexte anlegen und pflegen. Sie erreichen das Pflegemenü über Einstellungen / Listeneinträge klicken Sie dort zunächst auf das Register Andere Auswahllisten dann markieren Sie den Eintrag Interesse... über das Symbol Neu bekommen Sie einen neuen Eintrag zur Verfügung gestellt, um einen neuen Referenztext einzugeben... bearbeiten Sie den neuen Eintrag und speichern Sie den neuen Eintrag über das Symbol Speichern ab Die neu erfassten Interessetexte stehen Ihnen nun in der Auswahlliste zur Verfügung. Implaneum GmbH Seite

16 Implaneum GmbH Seite

17 Akquise Pflege der Ergebnis-Texte Bei der Bearbeitung eines Akquisevorgangs (Interessenten) haben Sie die Möglichkeit das Ergebnis einer Akquisition z. B. Kauf/ Abschluss eines Produktes im Feld Ergebnis festzuhalten. Diese Liste enthält zunächst keine Einträge. Sie haben die Möglichkeit Ihre eigenen Ergebnistexte anzulegen und zu pflegen. Sie erreichen das Pflegemenü über Einstellungen / Listeneinträge... klicken Sie dort zunächst auf das Register Andere Auswahllisten dann markieren Sie den Eintrag Ergebnis... über das Symbol Neu bekommen Sie einen neuen Eintrag zur Verfügung gestellt, um einen neuen Referenztext einzugeben... bearbeiten Sie den neuen Eintrag und speichern Sie den neuen Eintrag über das Symbol Speichern ab Die neu erfassten Ergebnistexte stehen Ihnen nun in der Auswahlliste zur Verfügung. Implaneum GmbH Seite

19 Akquise Weitere Informationen FinanzProfiT erlaubt Ihnen zu einem Akquisevorgang (Interessenten) zusätzliche Informationen zu speichern, die für Sie von Interesse sein könnten. Hierzu sieht FinanzProfiT u. a. das Register Weitere Informationen vor. Die Namensbezeichnungen der freien Textfelder können Sie selbst definieren. Über Einstellungen / Feldnamen erreichen Sie den zugehörige Pflege-Dialog. Wählen Sie oben den Eintrag Akquise: Freibenannte Textfelder aus Sie bekommen anschließend die Eingabefelder zur Verfügung gestellt, in die Sie die Feldbezeichnungen Ihren Wünschen entsprechend eingeben können. Implaneum GmbH Seite

21 Akquise Definition der Selektionsschalter FinanzProfiT erlaubt Ihnen zu einem Akquisevorgang (Interessenten) zusätzliche Merkmale zu speichern, die für Sie von Interesse sein könnten. Auf dem Register Schalter & Listen hat FinanzProfiT hierzu Selektionsschalter vor-gesehen. Selektionsschalter können Sie nutzen, um Eigenschaften, die Ihnen für eine spätere Selektion wichtig erscheinen, selbst zu definieren. Diese Eigenschaften (Selektionsschalter) haben binären (ja/nein) Charakter. Die Namensbezeichnungen der Selektionsschalter können Sie selbst definieren. Über Einstellungen / Feldnamen erreichen Sie den zugehörigen Pflege-Dialog Implaneum GmbH Seite

22 Wählen Sie oben den Eintrag Akquise: Selektionsschalter aus Sie bekommen anschließend die Eingabefelder zur Verfügung gestellt, in die Sie die Schalterbezeichnungen Ihren Wünschen entsprechend eingeben können. Implaneum GmbH Seite

23 Akquise Definition der Selektionslisten FinanzProfiT erlaubt Ihnen zu einem Akquisevorgang (Interessenten) zusätzliche Merkmale zu speichern, die für Sie von Interesse sein könnten. Auf dem Register Schalter & Listen hat FinanzProfiT hierzu Selektionslisten vorgesehen. Selektionslisten können Sie nutzen, um Eigenschaften, die Ihnen für eine spätere Selektion wichtig erscheinen, selbst zu definieren. Listenbezeichnungen sowie die möglichen Listeninhalte können Sie selbst festlegen. Die Namensbezeichnungen der Selektionslisten definieren Sie über Einstellungen / Feldnamen Wählen Sie dort den Eintrag Akquise Selektionslisten aus Sie bekommen anschließend die Eingabefelder zur Verfügung gestellt, in die Sie die Listenbezeichnungen Ihren Wünschen entsprechend eingeben können. Implaneum GmbH Seite

25 Definition der Listen-Einträge Die Wertinhalte der Selektionslisten definieren Sie über Einstellungen / Listeneinträge Wählen Sie dort die Liste aus, deren mögliche Inhalte Sie definieren möchten über das Einfügesymbol bekommen Sie ein neues Eingabefeld zur Verfügung gestellt, und können so neue Einträge vornehmen. Implaneum GmbH Seite

26 Akquise Dokumentenverwaltung Hauptauswahl Suchen Sie zunächst im Akquisemodul den Interessenten/ Kunden auf, für den Sie sich eine Doumentenverwaltung anlegen wollen und wechseln Sie auf das Register Dokumente. Dieses Registerblatt bietet eine dateiorientierte Dokumentenverwaltung. Wenn noch kein Dokumenten- Ablageort angelegt wurde, muss dieses einmalig durchgeführt werden Am besten legen Sie ein solches Verzeichnis zentral auf dem Server an, damit Zugriff von allen Arbeitsplätzen besteht. über dieses Register kann/können nach Festlegung des Dokumentenpfads der Dokumentenpfad in der Zwischenablage hinterlegt werden um dort für das Speichern von Dokumenten aus einem Textverarbeitungsprogramm zu dienen. Dokumente eingescannt werden alle im Dokumentenpfad zu diesem Akquisesatz abgelegten Dokumente angezeigt werden Implaneum GmbH Seite

27 Akquise Sonderfunktionen Serien- in Akquise An die adressen der Kundenadressen aller ausgefilterten Akquise-Vorgänge kann ein personalisiertes gesendet werden. Der -Text besteht aus unformatiertem Text und wird vom Programm durch die vorangestellte Briefanrede der Kundenadresse ergänzt. Im Gegensatz zur Erstellung eines Serienbriefes und anschließendem Senden an können hier auch Anhänge mitverschickt werden. automatisiertes Anlegen von Akquise-Sätzen für vorher ausgefilterte Adressen Es werden neue Akquisedatensätze angelegt oder wahlweise bestehende mit verwendet und ein beliebiger Standardablauf angehängt (Kontextmenu Adressen Neu Neue Akquise zu allen Adressen ). Damit ist es z.b. möglich, eine Mailingaktion aus Adressen heraus zu starten und für alle verwendeten Adressen einen Akquise- Vorgang mit einem gewünschten Standardablauf anzulegen. Über die Zu-Erledigen-Liste kontrollieren Sie später die Durchführung der einzelnen Punkte des Standardablaufs. automatisiertes Ändern der Agenturzuordnung für - alle sichtbaren Akquisedatensätze - alle Akquisedatensätze mit gleicher Zuordnung wie der aktuelle Akquisedatensatz (über das Kontextmenu der Akquise Agentur-Zuordnung ändern ). automatisierte Anschreiben-Erstellung und Bearbeitung Man filtert in der Zu-erledigen-Liste nach Vorgangstyp, z.b. Anschreiben und zusätzlich anschließend nach allen gleichen Anschreiben, klicken auf Bearbeiten und wählen die Funktion Alle gleichen Anschreiben erstellen. Damit wird der im Feld Anschreiben angegebene Serienbrieftext in die Textverarbeitung geladen und alle (nach o.a. Filterung) in der 'Zu-erledigen'-Liste sichtbaren Kundenadressen in den Serienbrief exportiert. Damit haben Sie die Möglichkeit, in der zu 'Zu-erledigen'-Liste identische Aufgaben durchzublättern und zu erledigen, bzw. bei Anschreiben den erforderlichen Serienbrief in einem Arbeitsgang gleich gesammelt für alle offenen Vorgänge zu erledigen und diese Vorgänge auch in einem Arbeitsgang abzuschließen. Übertragen von Terminen und Aufgaben aus den Vorgängen der Akquisition nach Outlook Wenn Sie einen Termin oder eine Aufgabe bearbeiten, stellt Ihnen die Funktion über das Kontextmenü das folgende Untermenü zur Verfügung - nach Outlook exportieren - Abgleich mit Outlook - in Outlook löschen Implaneum GmbH Seite