ZPMF Eine unternehmensweit einheitliche Sprache im Projektmanagement der Zurich Financial Services

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1 ZPMF Eine unternehmensweit einheitliche Sprache im Projektmanagement der Zurich Financial Services Dirk Gawronska

2 Hintergrund Seit Ende 2008 gibt es in der Zurich Financial Services ( Zürich ) das Zurich Management Framework (ZPMF) Basierend auf PMI bzw. dem PMBOK Integriertes Change Management Integrierte Governance Abgestimmt auf das IT-Vorgehensmodell Begleitet wird das ZPMF durch ein globales Ausbildungsprogramm, das zahlreiche Schlüsselrollen in Projekten abdeckt Erfahren Sie mehr über den (nicht immer ganz gradlinigen) Weg der Zürich, das Projektmanagement zu standardisieren und zu optimieren 2

3 Ein evolutionärer Prozess Nov Globales Best Practice PM Jan Einheitliches Vorgehen (PM & CM) Apr Optimiertes einheitliches Vorgehen Bis Nov Lokale Insellösungen 3

4 Phase 1 Lokale Insellösungen Vielzahl an lokalen Vorgehensmodellen Sehr unterschiedliche Reifegrade Kaum Austausch von Best Practices Diverse Trainingsprogramme auf der Business-Seite Globales PMI-basiertes Ausbildungsprogramm auf der IT-Seite Inkl. PMP-Vorbereitung Keine Zürich-spezifischen Elemente 4

5 Phase 2 Globales Best Practice Projektmanagement Zurich Management Framework (ZPMF) v1 Erste weltweit verfügbare Version Unverbindliche Hilfestellung statt strikter Vorgaben Weitgehend basierend auf dem US-amerikanischen Execution Framework PMI-zertifiziertes Vorgehensmodell Rollout über Intranet Zusammenlegung der Ausbildungsprogramme Viele Themen mehrfach abgedeckt Nach wie vor strikte Trennung der Teilnehmergruppen 5

6 ZPMF v1 Solution Life Cycle Governance Review / Feedback / Continuous Improvement Conceptualization Initiation Analysis & Design Development Testing Implementation Post Implementation Management / Change Management / Risk Management Engagement / Enrollment / Involvement of Stakeholders Tools, Techniques And Deliverables Rapid Results Breakthrough Rapid Results Breakthrough Rapid Results Breakthrough Business Opportunity Statement Database Charter Initial CBA Agreement Communication Plan Finalized CBA Issue Log Risk Assessment Change Implementation Readiness Plan Checklist Assessment Change Control Log Metrics Tracking Key Learning Review Benefits Realization Team Roles & Accountabilities Sponsor Manager Status Reports Team Lead Facilitator Team 6

7 Phase 3 Einheitliches Vorgehen bei Projektund Change Management Verbindliches Vorgehen für die gesamte Zürich-Gruppe Integration von Projekt- und Change Management sowie Governance Angleichung an die Methode zur Entwicklung von IT-Lösungen (SDLC) Berücksichtigung des Feedbacks Einfacheres und klareres Format Überarbeitete Dokumente und PM-Werkzeuge PM Community of Practice Gemanagter Rollout EIN zentrales Ausbildungsprogramm Zürich-spezifisch Zunächst nur PM-Trainings 7

8 ZPMF v2 Focusing the project Designing the project Implementing the project Transferring control Life Cycle Conceptualization Initiation Analysis and design Development Testing Implementation Post Imp. Key Milestones Concept Approval Funding Approval Business Requirements Sign-off Solution Design Approval Development User Acceptance Sign-off Implementation Post Imp. Review Benefits Validation Review and Change Management Initiating, Planning, Executing, Monitoring and Controlling, Closing processes Governance through Approval Bodies STC, Sponsor, CITO Panel, Approval Policy (PAP), BU/BD/Segment Tools and Templates 8

9 Angleichung an das IT-Vorgehensmodell Focusing the project Designing the project Implementing the project Life Cycle Transferring control Analysis and design Development Testing Implementation Conceptualization Initiation Post Implementation Elicitation Req. Analysis Architect. Design Detailed Design Code & Test System & Integration Testing UAT Train & Docs Deploy to Prod. Warranty Support Handover ZPMF Key Milestones Concept Approval Funding Approval Business Requirements Sign-off Solution Design Approval Development User Acceptance Sign-off Implementation Post Imp. Review Benefits Validation Review SDLC Touch Points & Milestones TP TP TP TP TP TP TP Requirements Analysis Architecture Design Detailed Design Development System and Integration Testing User and Operational Acceptance Go Live Support Plan and Knowledge Transfer 9

10 Phase 4 Optimiertes einheitliches Vorgehen Detailverbesserungen aufgrund von Feedback der PM Community of Practice Neue Version des Zurich Change Management Frameworks Neue/überarbeitete Assurance Function Rollen Neue Rolle Team Member (!) Überarbeitete PM-Vorlagen und Werkzeuge Zusätzliche Unterstützung für den Projektmanager ( PM Dashboard ) Erweiterung des Ausbildungsprogramms um Elemente für Schlüsselrollen in Projekten Business Analyst Change Manager IT-Rollen 10

11 ZPMF Dashboard 11

12 ZPMF Qualification Program Draft PM Excellence CM Excellence BA Excellence IT Excellence ZPMF Introduction Core Concepts SDLC Awareness ZPMF Essentials Manage and Plan Analysis SDLC Role Based Training Program Management Planview Training ZPMF Practitioner ZPMF Professional Additional modules to be defined Elicit Requirements Analyze & Document Requirements Assess & Validate Solution Business Process Modeling Use Case Design Additional modules to be defined 12

13 Management Excellence at a Glance Introduction Essentials Practitioner Professional Available to all employees, providing an overview of project management and change management at Zurich Participants have a clear understanding of the fundamental principles, terminology and key components of project and change management and the Zurich Management Framework (ZPMF) Precondition for all other levels Zurich specific online training module Duration: 1 hour Basic training for project team members and staff involved in project work for people to join a project Participants have a clear understanding of their role & responsibilities as project team members They will be able to support the planning and execution of the project effort by applying selected project and change management tools, templates and techniques They will be acquainted with global Zurich processes and standards Classroom training enriched with selected SkillSoft WBTs Duration: 3 days For people having worked on projects who have been assigned as project managers or taking on a leading PMO role within a project Participants have a clear understanding of their role & responsibilities as project managers They will be able to initiate, plan, execute, monitor and control, and close the project effort by applying selected project and change management tools, templates and techniques They will be acquainted with global Zurich processes and standards Classroom training enriched with selected SkillSoft WBTs Duration: 4 days For experienced project and program managers as well as change management consultants to further develop leadership and change management skills as the basis for leading complex projects with transformational aspects Participants develop a clear understanding of roles & responsibilities in planning and executing transformational change projects and programs. They will identify characteristics of effective change leadership They will be further acquainted with global Zurich processes and standards Classroom training enriched with selected SkillSoft WBTs Duration: 5 days 13

14 ZPMF Professional Approach Step 1 Agree on reasons for attending Step 3 Attend seminar, write and present action plan Step 4 Implement action plan Step 2 Describe current project, issues & challenges Step 5 Assess effectiveness of action plan 14

15 Wie geht es weiter? Integration des IT-Vorgehensmodells Klare Rollen und Zuständigkeiten, insbesondere bei Projekten mit IT-Komponente Weitere Vereinfachung bei PM-Dokumenten und -Werkzeugen Projekt Cost Thresholds Planning Guidelines für Projektmanager Iterative Development Quality Audits / Reviews 15

16 Zusammenfassung Die Standardisierung von Projektmanagement ist ein Projekt bedeutet für die Betroffenen eine massive Veränderung ist eine Gratwanderung zwischen Verbindlichkeit und Flexibilität benötigt zwingend die Unterstützung des Senior Managements erfordert einen langen Atem und Frustrationstoleranz Entscheidend für den langfristigen Erfolg der Projektleiter: Identifikation mit Rolle / Verantwortungsbereich ( Ich will ) Qualifikation ( Ich kann ) PMP-Zertifkat? Unterstützung durch Vorgesetzte ( Ich darf ) 16

17 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Dirk Gawronska Management Methodology & Tools Zurich Financial Services Ltd Mythenquai Zürich CH +41 (0) (direct) +41 (0) (mobile) 17

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