w w w. a c a d e m y o f s p o r t s. d e w w w. c a m p u s. a c a d e m y o f s p o r t s. d e Eventmanagement L E SEPROBE

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1 w w w. a c a d e m y o f s p o r t s. d e w w w. c a m p u s. a c a d e m y o f s p o r t s. d e Eventmanagement L E SEPROBE

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3 2.2 Organisatorische Grundsätze im Projektmanagement Eine Organisation (z. B. Unternehmens- oder Projektorganisation) kann, ganz allgemein gefasst, als sozio-technisches System bezeichnet werden. Während die sachlichen Ressourcen die technischen Details darstellen, ist das Projektteam als sozialer Aspekt zu sehen. Technische Abläufe müssen geplant, organisiert und durchgeführt werden, die Zusammenarbeit zwischen den Menschen (Teammitarbeiter) muss gewährleistet sein. Grundsätzlich zeichnet sich ein Projekt dadurch aus, dass verschiedene Aufgaben parallel (durch einzelne Teammitglieder) erledigt werden können. Die Aufgaben können über mehrere Schritte hinweg parallel verlaufen, kommen zu einem festgelegten Zeitpunkt aber wieder zusammen und fügen sich zum Gesamtergebnis. Insbesondere deshalb ist die Einhaltung von Zeitplänen und einzelnen Meilensteinen ein entscheidender Aspekt. Ein mögliches Planungsinstrument für den zeitlichen Ablauf während des Projektverlaufs ist die traditionelle Netzplantechnik. Im Vorfeld zur konkreten Aufgabenplanung muss die organisatorische Grundlage geschaffen werden. In der betriebswirtschaftlichen Organisationslehre sind Ablauf- und Aufbauorganisation wesentliche Grundsteine, die auch im Projektmanagement organisatorisch wertvoll eingesetzt werden. Aufbauorganisation und Ablauforganisation unterscheiden sich zunächst in ihrer Dynamik bzw. Statik. Während im Rahmen der Aufbauorganisation grundlegende Stellenbildung als klassischer Inhalt zu sehen ist, werden im Zuge der Ablauforganisation Termine und Teilprojektschritte definiert. Im Rahmen der Aufbauorganisation werden feste Abteilungen und Zuständigkeiten innerhalb eines Unternehmens bzw. Unternehmensbereiches definiert. Projekte können dynamisch als ablauforganisatorische Einheiten im Unternehmen integriert werden. Im Rahmen der Aufbauorganisation werden feste (statische) Strukturen geschaffen, zwischen denen ablauforganisatorische Handlungsfelder etabliert werden können. Aufbau- und Ablauforganisation gehen Hand in Hand miteinander: Seite 22 von 140

4 Statik der Aufbauorganisation: bestehende Abteilungen (Subsysteme) werden geführt konkretes Handlungsfeld der Aufbauorganisation: Strukturierung von Ordnungssystemen mit dem Ziel der Stellenbildung Abbildung 2 Aufbauorganisation und Ablauforganisation (Quelle: Eigene Darstellung) Lehrskript Die Aufbauorganisation wird verbindlicher festgelegt als die Ablauforganisation, da die Aufbauorganisation in gewisser Weise als Rahmen zu sehen ist, der nicht ohne weiteres verschoben werden kann. 2.3 Techniken zur Projektplanung Im Zuge der Projektplanung sind verschiedene Techniken möglich und je nach Art und Umfang des spezifischen Projekts sinnvoll. Die Projektdefinition und die Visualisierung entsprechender Zusammenhänge lassen sich per Mindmapping besonders gut darstellen. Das ist eine Visualisierungstechnik, die es ermöglicht, Sachzusammenhänge anschaulich zu machen. Diese Form der Darstellung eignet sich ausgezeichnet zur Veranschaulichung von Projektinhalten und Projektaufgaben. Eine Mindmap kann aussehen wie folgt: Zuständigkeiten Abbildung 3 Mindmapping (Quelle: Eigene Darstellung) Aufbauorganisation/ Ablauforganisation Rahmenbedingungen Dynamik der Ablauforganisation: Projekte werden geführt und bearbeitet konkretes Handlungsfeld der Ablauforganisation: Planung (z.b. Netzplantechnik) und Terminierung von Aufgaben Mindmapping Ziele Mögliche Literatur Seite 23 von 140

5 Im Projektstrukturplan werden einzelne Arbeitspakete und die dazu benötigten Ressourcen definiert. Der Projektstrukturplan kann als Basis für alle weiteren Planungsinstrumente betrachtet werden. Ein Projektstrukturplan kann folgendermaßen aufgebaut werden: Übung - Mindmap Erstellen Sie eine Mindmap für den Messeauftritt Ihres Unternehmens, für das Sie tätig sind. Sie sollten dabei die Rahmenbedingungen (z. B. Zeit, Infrastruktur [Unterkunft, Besucherzahl etc.]), die Ziele Ihres Unternehmens, die Zuständigkeiten innerhalb der Firma und mögliche Literatur auflisten. Veröffentlichen Sie Ihre Mindmap unter Dokumente in der Lerngruppe dieses Lehrgangs und diskutieren Sie diese mit Ihren Lehrgangskollegen. Abbildung 4 Projektstrukturplan (Quelle: Eigene Darstellung) Der Projektbudgetplan legt fest, welches Budget für den gesamten Projektverlauf zur Verfügung steht. Mitunter wird bereits hier festgelegt, welches Budget für welche Teilelemente veranschlagt wird. Der Projektzeitplan ist als übergeordneter zeitlicher Rahmen zu verstehen, der im Meilensteinplan detaillierter beschrieben wird. In der Praxis wird der Projektzeitplan bei kleineren und mittleren Projekten häufig in Form eines Balkendiagramms dargestellt, bei größeren Projekten wird der Netzplan zu Hilfe genommen. Seite 24 von 140 Informationssammlung Informationsanalyse Ergebnis- Überprüfung Aufgabenpaket 1 Aufgabenpaket 2

6 Im Projektzeitplan sind festzuhalten: die Katalogisierung aller relevanten Vorgänge bzw. Prozesse, die Abhängigkeitsverhältnisse zwischen den beschrieben Vorgängen und der Zeitbedarf jedes Vorgangs. Es besteht die Möglichkeit der Vorwärtsterminierung (angefangen beim Projektanfang) und die der Rückwärtsterminierung (angefangen beim Projektende). Die Methoden der Terminierung auf Planungsniveau sind vielfältig und reichen von der Listungstechnik über die Gantt-Technik und PLANNET-Technik bis hin zur Netzplantechnik. Die einzelnen Projekteinheiten werden auf Basis einer Liste (Listungstechnik) aufgeführt und mit einem Zeitbedarf versehen. Anfangs- und Endtermine für die einzelnen Einheiten werden festgelegt und aufgelistet. Übersichtlich und effektiv können derartige Listen nur für Projekte geführt werden, die wenige Einzelschritte aufweisen: Projekteinheit Projekteinheit 1 Projekteinheit 2 Projekteinheit 3 Projekteinheit 4 Dauer in Tagen Tabelle 1 Listungstechnik (Quelle: Eigene Darstellung) Anfangstermin Endtermin Die Gantt-Technik stammt von Henry Lawrence Gantt und wird mittels eines Balkendiagramms abgebildet. Die grafische Veranschaulichung der einzelnen Projektschritte erfolgt an einer Zeitachse. Diese Technik eignet sich für Projekte mit wenigen Einzelschritten, die eine grafische Darstellung erfordern. Projekteinheit 4 Projekteinheit 3 Projekteinheit 2 Projekteinheit 1 Abbildung 5 Gantt-Technik (Quelle: Eigene Darstellung) Zeit Seite 25 von 140

7 Übung - Balkendiagramm Erstellen Sie für Ihren geplanten Messeauftritt auf einer für Ihr Unternehmen branchenspezifischen Messe ein Balkendiagramm nach der Gantt-Technik für den Aufbautag. Erstellen Sie dieses Diagramm für die Vorgänge: - Standaufbau - Warenanlieferung - Standabnahme - Personaleinweisung - Probe einer Aufführung Veröffentlichen Sie Ihr Diagramm unter Dokumente in der Lerngruppe dieses Lehrgangs und diskutieren Sie diese mit Ihren Lehrgangskollegen. Die PLANNET-Technik ist eine Weiterentwicklung der Gantt-Technik, bei welcher die Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Terminen berücksichtigt werden. Terminliche Abhängigkeiten werden dabei mit Strichverbindungen zwischen den dargestellten Balken abgebildet. Pufferzeiten zwischen Terminen werden dabei deutlich. Diese Methode der Projektterminierung ist ebenfalls für Projekte mit wenigen Einzelschritten gut anwendbar, da bei zu vielen Projektschritten die Übersichtlichkeit leiden würde. Der Klassiker unter den Instrumenten für professionelles Projektmanagement ist die Netzplantechnik. Die Netzplantechnik ist die geeignete Form der Terminierung von Großprojekten. Die Netzplantechnik wird nach DIN folgendermaßen definiert: Alle Verfahren zur Analyse, Planung, Steuerung von Abläufen auf der Grundlage der Grafentheorie, wobei Zeit, Kosten, Einsatzmittel und weitere Einflussgrößen berücksichtigt werden können. Praxiserprobt sind die Vorgangspfeiltechnik und die Vorgangsknotentechnik. Es wird sowohl mit der Vorwärtsterminierung (progressive Rechnung) als auch mit der Rückwärtsterminierung gearbeitet. Charakteristisch ist die Darstellung der notwendigen Reihenfolge der einzelnen Aufgabenpakete. Durch Darstellung der Projektschritte mit Hilfe der Netzplantechnik können etwaige Engpässe frühzeitig erkannt und der kritische Weg entsprechend bestimmt werden. Die Netzplantechnik wird als Instrument für die Steuerung des Projektablaufs und für die Terminsteuerung eingesetzt. Grundsätzlich können die relevanten Eckpunkte mit der Netzplantechnik in Tabellenform oder grafisch dargestellt werden. Jeder zu beschreibende Vorgang hat einen Anfang und ein Ende und beinhaltet einen bestimmten Ablauf, der zeitlich in seiner Dauer bestimmt werden kann. Die Dauer des Vorgangs währt vom Vorereignis bis zum Seite 26 von 140

8 Ende des Nachereignisses. Als Ereignis wird ein Ablaufelement beschrieben, welches den Eintritt eines konkreten Zustands beschreibt. Dies ist ebenfalls nach DIN definiert. Sowohl der Anfang als auch das Ende eines Vorgangs werden als Ereignisse bezeichnet. Beispiele Vorereignis: Bestellen von Speisen und Getränken Vorgang: Essen und Trinken bei netter Unterhaltung Nachereignis: Bezahlen und nach Hause gehen Vorereignis: Messeauftritt planen und vorbereiten Vorgang: Messeauftritt durchführen Nachereignis: Messeabbau und Nachbereitung Ein bestimmter Zeitpunkt wird festgelegt. Unter den Anordnungsbeziehungen sind die einzelnen Abhängigkeiten zwischen Ereignissen und Vorgängen zu verstehen, sofern diese zahlenmäßig dargestellt werden können. Ereignissen oder Vorgänge werden je nach gewähltem Darstellungsverfahren Knoten genannt. Mit Pfeilen können je nach Verfahren die Vorgänge oder Ereignisse im Netzplan dargestellt werden. Bei der Vorgangspfeiltechnik wird jeder Prozess durch einen Pfeil gekennzeichnet. Die einzelnen Ereignisse werden durchnummeriert: 1 2 Es können Schleifen für sich wiederholende Prozesse dargestellt werden: A 1 2 B Es können auch parallele Prozesse dargestellt werden: A 1 B 2 Seite 27 von 140

9 Im Netzplan können lediglich ein Anfangsereignis sowie ein Endereignis vorhanden sein. Als kritischer Pfad wird die Summe aller Vorgänge beschrieben, die keine Pufferzeit haben; auch dieser Begriff ist nach DIN definiert. Hinweis Alle Vorgänge, die dem kritischen Pfad angehören, sind priorisiert zu behandeln, da sie sich bei Verzögerung auf das gesamte Projekt auswirken. Pufferzeiten können im Netzplan in gesamte und unabhängige Pufferzeit unterschieden werden. Während es sich bei der gesamten Pufferzeit um denjenigen Zeitraum handelt, um welchen der gesamte Vorgang maximal verschoben werden kann, zeigt die unabhängige Pufferzeit an, wie groß die Zeitspanne zwischen dem spätesten Termin des Vorgängervorgangs und dem frühesten Startzeitpunkt des Nachfolgevorgangs ist. Die einzelnen Aktivitäten können dabei sowohl in Form von Kreisen als auch als Kästchen dargestellt werden. Um die Vorgehensweise zu verdeutlichen, wird folgendes Beispiel in Form einer Vorwärtsterminierung dargestellt: Seite 28 von 140

10 V1 (Anfang) D: 0 FAZ: 0 V3 D: 10 FAZ: 10 SEZ: 15 Erklärung zur Darstellung: Seite 29 von 140 Lehrskript Dabei gilt: - Vorvorgang = a - Nachvorgang = b - FAZ = FAZ (a) + D (a, b) - SEZ = SEZ (b) + D (a, b) - Pufferzeiten können folgendermaßen errechnet werden: - Gesamte Pufferzeit pro Vorgang: Gesamtpuffer = SEZ (b) FAZ (a) D (a, b) - Unabhängige Pufferzeit = FAZ (b) SEZ (a) D (a, b) Übung - Netzplan V2 D: 5 FAZ:5 SEZ: 20 V4 D: 5 FAZ:15 SEZ: 20 V: Vorgangsnummer D: Dauer FAZ: Frühester Anfangszeitpunkt SEZ: Spätester Endzeitpunkt V5 (Ende) D: 5 FAZ:10 SEZ: 25 Erstellen Sie einen Netzplan für die Organisation des Sektempfangs auf der Messe Ihrer Wahl mit fünf Vorgängen Ihrer Wahl (z. B. Vorbereitung Stehtische, Geschirrbereitstellung, Getränkeund Sushi- Organisation, Abräumen, Abbau Sektempfang). Veröffentlichen Sie Ihren Netzplan unter Dokumente in der Lerngruppe dieses Lehrgangs und diskutieren Sie diese mit Ihren Lehrgangskollegen.

11 Der Meilensteinplan legt genaue Arbeitsschritte fest, die mit zeitlichem Rahmen, finanziellem Budget und konkretem Ressourceneinsatz beschrieben werden. Der Meilensteinplan gibt Zeitpunkte (Sollwerte) vor, die durch gezieltes Controlling überprüft werden können. Für den Auftraggeber eines Projekts besteht die Möglichkeit, nach jedem Meilenstein über die Weiterverfolgung des Projekts zu entscheiden. Mitunter werden die Projektziele nach entsprechenden Meilensteinen an die Rahmenbedingungen angepasst. Insbesondere daran wird die Bedeutung der Meilensteine im Projektmanagement deutlich. Es ist sehr wichtig, die Festlegung der Meilensteine in den Punkten Kosten/Budget und Zeit möglichst realistisch zu gestalten. Neben dem Meilensteinplan wird der Organisationsplan erstellt, um eine ganzheitliche Planung zu erhalten. Während im Meilensteinplan Arbeitsschritte festgelegt werden, gibt der Organisationsplan, konkret Aufschluss über die Aufgabenverteilung. Im Organisationsplan werden konkrete Zuständigkeiten der einzelnen Teammitglieder sowie deren Schwerpunkte konkret definiert. Es findet eine konkrete Zuweisung von Aufgaben statt. Wichtig sind insbesondere auch die Klärung der Entscheidungsbefugnisse und der Auftritt nach außen sowie das Innenverhältnis. Hinweis Checkliste zur Netzplantechnik - Mit welcher EDV bzw. welchem Programm werden die Netzpläne erstellt? - Sind die betreffenden Mitarbeiter in Netzplantechnik geschult? - Wer pflegt den Netzplan? - Wie sind die Kommunikationswege geregelt? - Wie ist die Netzplanverwaltung geregelt? - Ist das Prinzip der Transparenz gewährleistet? - Sind (sinnvolle) Meilensteine festgelegt? - Können aus dem Netzplan Teilnetze gebildet werden? - Wurde der Netzplan allen Beteiligten erläutert? Welche Techniken tatsächlich angewendet werden, ist von den spezifischen Anforderungen des jeweiligen Projekts abhängig. Nicht zuletzt spielen dabei auch Größe und Umfang des jeweiligen Projekts eine entscheidende Rolle. Seite 30 von 140

12 2.4 Projektmanagement im Eventmanagement Lehrskript Im Eventmanagement gilt es, die einzelnen Events als Projekte zu organisieren. Das bedeutet, die Vorgehensweise an die Grundlagen des Projektmanagements anzupassen. Die Festlegung der Projektorganisation, die Ablaufplanung sowie die Zielsetzung sind in diesem Zusammenhang wesentlich. Wichtig ist die Vorgehensweise nach folgendem Schema: Zielsetzung Planung Realisierung/Umsetzung Erfolgskontrolle Abbildung 6 Projektphasen (Quelle: Eigene Darstellung) Die einzelnen Schritte sind als eigene Projektphasen zu sehen, die im Rahmen der Eventorganisation durchlaufen werden müssen. Die einzelnen Projektphasen bauen aufeinander auf und können in weitere kleinere Projektabschnitte aufgeteilt werden. Zu erreichende Teilergebnisse und Teilziele werden in der Praxis oft als Meilensteine bezeichnet, anhand derer Erfolgskontrollen während der Projektverlaufs durchgeführt werden können. Seite 31 von 140

13 Ein Ablaufplan für eine Produktvorstellung im Rahmen des eventbezogenen Projektmanagements kann folgendermaßen aussehen: Uhrzeit Programm Raum beteiligt: Briefing der Mitarbeiter Raum A Geschäftsführer, Mitarbeiter Begrüßung mit Kurzvortrag Foyer Geschäftsführer, Gäste Sekt und Häppchen Foyer Geschäftsführer, Mitarbeiter und Gäste Produktpräsentation Raum A Produktmanager Eröffnung Buffet Foyer Geschäftsführer Diverse Infostände Raum A- Produktteams C Kaffee und Kuchen Foyer Geschäftsführer, Mitarbeiter und Gäste Uhr Ende der Veranstaltung mit Verabschiedung der Gäste Geschäftsführer, Mitarbeiter Tabelle 2 beispielhafter Ablaufplan (Quelle: In Anlehnung an Behrens-Schneider, C./Birven, S. (2007), S. 72) Jeder Projektteammitarbeiter sollte folgende Fragen beantworten können: Warum? Was? Wie? Weitere Details? Seite 32 von 140 Welches Ziel soll erreicht werden? Was sind letztendlich die Ergebnisse? Welche Vorgehensweise ist sinnvoll? Wie wird mit Änderungen oder unvorhersehbaren Situationen umgegangen? Tabelle 3 Checkliste für Projektmitarbeiter (Quelle: Behrens-Schneider, C./Birven, S. (2007), S. 30) Wichtig ist in jedem Fall, die Techniken bzw. Vorgehensweisen des Projektmanagements einzuhalten. Nur so wird ein hohes Maß an Qualität gesichert. Konsequente Einhaltung der Projektmanagementstrukturen und Richtlinien gewährleistet ein effektives (zielführendes) und effizientes (ressourcenschonendes) Eventmanagement.

14 Zusammenfassend können die einzelnen Prozesse des Projektmanagements wie folgt beschrieben werden: Das Briefing (kurze Besprechung) hat eine informierende Funktion und gibt entsprechende Rahmenbedingungen vor. Die interne Kommunikation zwischen den Projektteammitgliedern kann in (Team-)Meetings stattfinden. Protokolle dokumentieren die Gesprächsergebnisse. Der Projektplan zeigt die Struktur des Projekts auf (z. B. Kosten, Personal, zeitlicher Rahmen) Im Projektstrukturplan werden die einzelnen Aufgabenbereiche definiert. Das Organigramm (Abbildung der Stellen und deren Besetzung) bildet die Hierarchieebenen innerhalb des Projektteams ab. Mit der Kostenkalkulation werden das Gesamtbudget und die Teilbudgets aufgezeigt. Checklisten (z. B. Packlisten) sind gute Instrumente, um Transparenz zu wahren und den Überblick zu behalten. Im Ablaufplan werden die kompletten Informationen zum Projekt/Event abgebildet, die in Detailpläne verfeinert werden können bzw. müssen. Der Ablaufplan für ein Event kann inhaltlich wie folgt aussehen: Beispiel - Ablaufplan Für das Event Präsentation der Asienreisen auf der CMT Datum : 20. Januar 2015 Ort: Messehallen Stuttgart Stand C34 Anfangs-Uhrzeit : Uhr Geplante Aktionen: - Kleiner Sektempfang mit Sushi Uhr - Präsentation des neuen Reisekatalogs Asien Uhr - Verteilung der neuen Reisekataloge Asien ab Uhr - Diashow mit Präsentation von mehreren 4-Sternehotels Uhr - Durchführung einer Verlosung Uhr - Tanzdarbietung einer asiatischen Tanzgruppe Uhr - Ende der Veranstaltung: Uhr mit Schließung der Messehallen Seite 33 von 140

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