PBS ContentLink. Effiziente Nutzung moderner Speichersysteme als Archiv

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1 PBS ContentLink Effiziente Nutzung moderner Speichersysteme als Archiv

2 Inhaltsangabe PBS ContentLink Effiziente Nutzung moderner Speichersysteme als Archiv...3 SAP ECM-Funktionalität direkt revisionssicher nutzen...4 Kostenersparnis und Performance-Steigerung...6 Flexible Recherche...7 Information Lifecycle Management das Zusammenspiel macht den Unterschied...8 Spezielle PBS ContentLink-Vorzüge...9 Implementierungsszenarien Einbettung in die SAP-Infrastruktur...10 Systemvoraussetzungen...11 Unternehmensprofil

3 PBS ContentLink Effiziente Nutzung moderner Speichersysteme als Archiv In vielen SAP-Umgebungen wird der Archivierung von Daten häufig ein zu geringer Stellenwert beigemessen. Zu Unrecht, denn eine konsequente Archivierungsstrategie kann die Effizienz eines Produktivsystems stärken und erweitern. Sie hilft, Geschäftsprozesse integriert, auf der Basis von unstrukturierten und strukturierten Daten, auszugestalten. Der Einsatz moderner Technologien garantiert den schnellen, unternehmensweiten Zugriff auf alle Archivdaten mit geringen Infrastruktur- und Betriebskosten. SAP stellt mit seiner Technologieplattform SAP NetWeaver und mit seinen zahlreichen Anwendungen eine ganze Fülle von Enterprise Content Management-Funktionen im Standard bereit. Allein die Ablage von Archivdaten bedarf des Einsatzes von externen Archiv- oder Speichersystemen, die über Drittanbieter erworben werden können. PBS ContentLink erlaubt, auf der Grundlage der SAP ECM-Standard- Funktionalität, eine direkte, kosteneffiziente Verwendung moderner Fixed Content Speichersysteme führender Hersteller. Die schlanke Architektur gewährleistet die Implementierung einer zukunftssicheren ECM-Strategie auf der Basis der SAP-Protokolle ArchiveLink und ILM WebDAV zur Übertragung von Archivdaten. Mit PBS ContentLink entfällt unnötiger Aufwand für Verwaltung und Betrieb, wie er aus vielen klassischen ECM-Implementierungen bekannt ist. PBS-Partner bieten umfangreiche Unterstützung für entsprechende Implementierungen an. Hierzu zählt auch die Durchführung von Migrationen aus vorhandenen ECM-Lösungen nach SAP ECM/PBS ContentLink. SAP ArchiveLink SAP ILM WebDAV Storage API SAP-System Storage-System Abbildung 1 PBS ContentLink (PCL) ist eine schlanke Softwarelösung zur revisionssicheren Archivierung strukturierter und unstrukturierter SAP-Daten auf modernste Speichersysteme wie EMC Centera, EMC Celerra, Hitachi HCAP, IBM DR550, NetApp FAS oder beliebige NAS-Systeme. Sie unterstützt alle SAP-Archivierungsszenarien und wurde von SAP für beide Ablageprotokolle ArchiveLink und ILM WebDAV zertifiziert. 3

4 SAP ECM-Funktionalität direkt revisionssicher nutzen PBS ContentLink bietet als Schnittstelle zwischen SAP-Applikationen und revisionssicheren Speichersystemen eine zuverlässige Datenablage bei gleichzeitig schnellem Datenzugriff. Sie können damit Dokumente und Dateien per Direktzugriff von einem SAP-System auf ein Speichersystem ablegen und wieder einlesen. Die Kombination des SAP ECM-Standards mit dem PBS ContentLink stellt folgende Funktionen zur Verfügung, ohne dass Sie ein externes ECM-System betreiben müssen: Die Archivdaten werden zur Einhaltung gesetzlicher und regulativer Vorgaben in einem unveränderbaren Format gespeichert. Daten und Dokumente bleiben in ihrem ursprünglichen Format jederzeit auswertbar. Die Unveränderbarkeit wird dabei vom jeweiligen Fixed Content-Speichersystem gewährleistet. SAP Datenarchivierung SAP Drucklisten SAP Datenextraktion (DART) SAP Business Dokumente Eingangsdokumenten-Verarbeitung SAP Workflow-Integration SAP Document Finder & TREX Volltextsuche SAP Dokumentenverwaltung Abbildung 2 SAP Records & Case Management 4

5 SAP Datenarchivierung Bei einer Ablage über PBS Content- Link werden die Dateien unter Berücksichtigung gesetzlicher und interner Aufbewahrungsrichtlinien auf dem Speichersystem archiviert. Sie können dennoch jederzeit schnell und einfach auf sie zugreifen. SAP Datenextraktion (DART) Gehören Sie zu den SAP-Kunden, die DART für eine Datenträgerüberlassung bei Steuerprüfungen verwenden? Mit PCL können Sie alle DART-Dateien revisionssicher und gleichzeitig komprimiert archivieren. Dies führt zu einer Speicherplatzeinsparung von ca. 90 Prozent. SAP Business Dokumente Neben einer manuellen Verknüpfung von Original-Dokumenten mit den SAP-Belegen aus den verschiedenen Anwendungsmodulen ist mit PBS ContentLink auch eine vollautomatische Ablage beispielsweise von Ausgangsrechnungen möglich. Eingangsdokumenten- Verarbeitung Falls Sie ein SAP ArchiveLink kompatibles Scan-System verwenden, können Sie mit PBS ContentLink kostengünstig Eingangsszenarien implementieren. SAP Document Finder & TREX Volltextsuche Mit dem Dokument Finder können Sie nach abgelegten und auch archivierten Dokumenten recherchieren und dabei entweder Schlagworte oder eine Volltextsuche via TREX verwenden. Die Suchkriterien können Sie Ihren eigenen Anforderungen anpassen. SAP Drucklisten Mit PBS ContentLink haben Sie die Möglichkeit, Drucklisten komprimiert abzulegen, wodurch Sie bis zu 90 Prozent Plattenspeicher sparen. Auf PCLarchivierte Drucklisten können Sie direkt über das SAP-Frontend oder über eine Web-Applikation zugreifen. SAP Dokumentenverwaltung Unter Einsatz der SAP-Dokumentenverwaltung und einem modernen Speichersystem ermöglicht PBS ContentLink eine statusabhängige Dokumentenablage. Sie können z.b. freigegebene DVS-Objekte mit Schreibschutz und Mindestaufbewahrungsfrist versehen. SAP Records & Case Management Sie können im Customizing von SAP Records & Case Management festlegen, dass über SAP KPro angebundene Dokumente mit PBS ContentLink revi sionssicher abgelegt werden. SAP Workflow Integration Durch die Verwendung von frühen Archivierungsszenarien ist PBS ContentLink nahtlos in die SAP Workflows integriert. So lässt sich zum Beispiel eine Rechnungsprüfung mit einfachen Mitteln elegant implementieren. PBS ContentLink verbindet SAP- Prozesse mit ihren korrespondierenden Dokumenten. Firmendokumente werden mit den zugehörigen Geschäftsobjekten und den verbundenen Geschäftsprozessen verknüpft. 5

6 Kostenersparnis und Performance-Steigerung PBS ContentLink trägt mit folgenden wesentlichen Funktionen zur massiven Kostensenkung bei der Implementierung von Archivierungsszenarien bei: Datensätze pro Sekunde Reines Interface zur direkten Anbindung moderner Fixed Content Speichersysteme an SAP-Systeme ohne Verwendung einer eigenen Datenbank Moderne Software-Architektur für Skalierbarkeit und Hochverfügbarkeit Zugriffe auf archivierte SD Vertriebsbelege PCL Sys 1 Sys 2 Monitoring des PCL-Servers und des angebundenen Storage-Systems über das SAP-System Datenkompression zur optimalen Nutzung der Speicherplattform Umfangreiche Funktionalität zur Recherche von Daten, Dokumenten und Drucklisten über das SAP- System Parallele Requests Abbildung 3 PBS ContentLink weist durch seine Multithreading- Architektur hervorragende Performanzwerte und eine hohe Skalierbarkeit auf. Die Grafik zeigt die Ergebnisse von Vergleichsmessungen des PCL mit zwei klassischen ECM-Systemen. Monitoring und Administration erfolgen direkt im SAP-System. PBS ContentLink benötigt keine eigene Nutzer-Oberfläche. So bleibt Ihr Aufwand für Installation, Konfiguration und laufenden Betrieb minimal, was zu einer deutlichen Kostensenkung in Ihrem SAP Archivdaten-Management führt. Kosten pro Monat Vergleichbare Archivlösung PBS ContentLink Einsparung Bereitstellung Server EUR EUR 85 % Administration durch Dienstleister EUR 0 EUR 100 % Unplanmäßige Wartung und Upgrades 160 Stunden 4 Stunden 98 % Abbildung 4 Die Gesamtkosten für PBS ContentLink fallen im Vergleich zu anderen Archivlösungen erheblich geringer aus, was obige Tabelle, die Daten aus einer Kundeninstallation enthält, deutlich belegt. 6

7 Flexible Recherche Neben der revisionssicheren Datenablage gehört auch die Suche nach Dokumenten und Drucklisten zu den zentralen Anforderungen der Anwender aus Fachabteilungen, zum Beispiel die Suche nach Wareneingängen zu Kundenaufträgen in einem bestimmten Zeitraum. Diese erfolgt über SD-Kundenaufträge- und Wareneingänge aus der SAP-Datenbank und zeigt das verknüpfte Originaldokument. Der im PBS ContentLink enthaltene ContentReader ermöglicht Ihnen eine extrem flexible Definition von speziellen Recherche-Indizes, Selektionsbildern und Ausgabelisten inklusive Variantensteuerung und detailliertem Berechtigungskonzept. Durch die Definition von hierarchischen Abhängigkeiten in einem Index können Sie auch komplexe Belegstrukturen einfach abbilden und somit anwenderspezifische Dokument- und Drucklisten-Recherchen erstellen. Nach Definition der Indizes und Gene rierung der Indexdaten können Sie entweder über das SAP GUI oder das mitgelieferte Web-Interface komfortabel nach den gewünschten Daten suchen. Die Steuerung über Indexvarianten erlaubt unterschiedliche Sichten auf einen Index. Häufig verwendete Suchkriterien können Sie als anwenderspezifische Varianten speichern. Ein besonderer Vorteil besteht in der Möglichkeit, auch über bereits archivierte SAP-Datenbankdaten, die mit PBS archive add ons indiziert wurden, zu recherchieren. Damit steht eine nahtlose, konfigurierbare Recherche über aktuelle und archivierte Datenbankdaten, Dokumente und Drucklisten zur Verfügung. PBS archive add ons sind Software-Packages, die analog zu den SAP-Modulen konzipiert sind und auch nach einer Archivierung für einen nahtlosen Datenzugriff sorgen. Abbildungen 5 Eine Suche über die mitgelieferte Web-Oberfläche bietet Ihnen dieselben komfortablen Recherche-Möglichkeiten wie die über das SAP GUI inklusive Variantensteuerung, Archivdatenzugriff und Berechtigungskonzept. 7

8 Information Lifecycle Management das Zusammenspiel macht den Unterschied Ablagesysteme müssen auch aus Compliance- und Revisionssicht vielfältigen Anforderungen gerecht werden. Dazu gehört auch das finale Löschen von strukturierten und unstrukturierten Archivdaten nach Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen. Eine besondere Herausforderung stellt hierbei das synchronisierte Löschen von SAP- Datenbankbelegen mit verbundenen Originaldokumenten dar. PBS bietet Ihnen einen SAP-konformen Lösungsansatz, der sich bei der Pflege von Aufbewahrungsfristen stark am SAP-Customizing von Objektverknüpfungen orientiert. Dabei verfolgt PBS die Idee, SAP Business-Objekte mit einer Laufzeitinformation zu verknüpfen und diese über PBS ContentLink dem Ablagesystem zu vererben. Das eingesetzte Fixed Content Storage-System übernimmt dann für jedes abgelegte Objekt die Aufbewahrungsfrist und schützt es innerhalb dieser Periode gegen Überschreibung. Erst nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist kann das Objekt vom Speichersystem durch finales Löschen entfernt werden. Dieser Vorgang muss explizit vom Anwendungssystem angestoßen werden. PBS ContentLink unterstützt auch aktuelle SAP-Entwicklungen in Bezug auf deren Information Lifecycle Management-Lösung. Hierzu gehören der SAP Retention Manager und das SAP Retention Warehouse. Beide Komponenten setzen eine SAP Web- DAV-Schnittstelle zur Anbindung eines Fixed Content Speichersystems voraus. PBS Content-Link unterstützt neben dem weitverbreiteten ArchiveLink auch das neue ILM WebDAV- Verfahren zur Ablage von Archivdaten. Die simultane Unterstützung beider Protokolle deckt jegliche ILM- Szenarien ab. Ein Beispiel ist die Ablage von FI-Belegen samt definierter Aufbewahrungsfrist über SAP-WebDAV bei gleichzeitiger Verknüpfung mit den über ArchiveLink abgelegten Originaldokumenten. Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gestattet PBS ContentLink ein synchronisiertes finales Löschen von archivierten SAP FI-Belegen und den damit verknüpften Originalbelegen. Abbildung 6 PBS ContentLink ermöglicht die Definition von Aufbewahrungsfristen, die direkt an das Speichersystem übergeben werden. In der Tabelle sind Werte für Finanzbuchhaltungs- und Vertriebsbelege hinterlegt. 8

9 Spezielle PBS ContentLink-Vorzüge Programmier-Schnittstelle PCL enthält eine ABAP-API, mit der kundeneigene Programme z.b. den Status der abgelegten Objekte oder die Mindestverweildauer im Ablagesystem lesen und setzen können. Software-Replikation Fixed Content-Speichersysteme beherrschen in der Regel interne Replikationsmechanismen, die eine Grundlage für entsprechende Ausfallsicherheit der Systeme darstellen. Mit PBS ContentLink lassen sich redundant ausgelegte Speichersysteme direkt und synchron bestücken. Auf den internen Mechanismus des angebundenen Speichersystems kann hierbei verzichtet werden. Diese Funktionalität kann die Verwaltung des Speichersystems erheblich vereinfachen. Monitoring im SAP-System Die SAP-Anwendungsbetreuung kann über das PCL-Cockpit nicht nur den Status und die Nutzung des PBS ContentLink Servers, sondern auch das angeschlossene Storage-System überwachen. Zur Fehleranalyse können über das Cockpit Logdateien heruntergeladen werden. ZERO-Administration Da der PBS ContentLink keine eigene Datenbank benötigt, entsteht im laufenden Betrieb kaum Administrationsaufwand. Auch der Aufwand für die geplante Wartung (z.b. Upgrade oder HW-Migration) ist überschaubar. Hochverfügbarkeit Neben der modernen Hardware-Virtualisierung unterstützt PBS ContentLink auch die klassischen Szenarien wie Hot/Cold-Standby zur Implementierung einer Hochverfügbarkeitsumgebung. Caching Zur Verbesserung der Lesegeschwindigkeit können die Daten in den lokalen Cache des PBS Content- Link Servers geschrieben werden. Der Cache- Optimizer sorgt dafür, dass sich stets die neuesten Dateien bestimmter Datenarchivierungsdateien im Cache des PBS ContentLink-Servers befinden, um eine optimale Performanz zu erzielen. Außerdem unterstützt PBS ContentLink SAP Cache- Server, um auch die Zugriffe aus angebundenen WAN-Netzen zu beschleunigen. Skalierbarkeit PBS ContentLink wird in Instanzen installiert. Dabei bedient jede Instanz ein eigenes Repository. Da diese Instanzen voneinander unabhängig sind, können diese z.b. auf einem Server zusammengefasst, oder auch auf mehrere Server verteilt werden. In Kombination lässt sich PCL beliebig skalieren. Datensicherheit Zugriffsschutz wird bei der Ablage über PBS ContentLink sowohl durch die Verwendung von signierten Aufrufen als auch durch die Prüfung der zugreifenden IP-Adressen gewährleistet. Die Datenintegrität wird beim Lesen durch einen MD5-Hash geprüft. Retention Management Im neuesten SAP-Release können über das ILM- Protokoll WebDAV 2.0 generisch Aufbewahrungsfristen definiert und gesetzt werden. PCL unterstützt diese Funktionalität in vollem Umfang und wurde dafür entsprechend zertifiziert. Darüber hinaus ermöglicht PCL ab SAP ERP 4.6C auf Basis von Dokumentart und -typ die Verwendung von Aufbewahrungsfristen auch für das ArchiveLink-Protokoll. Abbildung 7 Die Überwachung des PCL-Servers erfolgt direkt über das angebundene SAP-System mit Hilfe des PCL-Cockpits. Damit kann der Server direkt von SAP- Administratoren überwacht werden. 9

10 Implementierungsszenarien Einbettung in die SAP-Infrastruktur Sie haben die Möglichkeit, über PBS ContentLink mehrere SAP-Systeme an ein Speichersystem anzubinden: Eine typische SAP-Systemlandschaft enthält in der Regel ein Entwicklungs-, Test- und Produktionssystem. Jedes dieser Systeme lässt sich individuell über eine eigene PBS ContentLink-Programminstanz und ein korrespondierendes Content Repository (SAP ArchiveLink Customizing- Parameter) an das Speichersystem anbinden. Die Abbildung zeigt eine typische SAP-Systemlandschaft. Neben der Nutzung des Produktivsystems ist es möglich, Archivszenarien auf der Basis der jeweiligen Speicherplattform zu ent wickeln, zu testen und zu evaluieren. PBS ContentLink kann analog zu anderen SAP-Systemen, wie zum Beispiel dem SAP NetWeaver Business Warehouse, eingesetzt werden. Die Abbildung zeigt auch die Möglichkeit, aus einem Produktivsystem lesend auf einen Archivdatenbestand anderer Systeme zuzugreifen. Dies ermöglicht Auswertungen in Spiegelsystemen ohne Belastung des Produktivsystems. Der Archivdatenbestand muss hier nur einmal vorgehalten werden. Durch eine intensive Archivierung im Produktivsystem können die Betriebskosten deutlich gesenkt werden. Dieser Effekt wird durch die Anzahl der Spiegelsysteme multipliziert. Ein weiterer Mehrwert ergibt sich aus der Tatsache, dass ein Speichersystem gleichzeitig von mehreren Applikationen genutzt werden kann. Hierzu zählen zum Beispiel Mail-Archivierungssysteme und File Server- Systeme. SAP ERP Entwicklung SAP ERP Test / QS SAP ERP Produktion lesen schreiben PCL Instanz 1: Content Repository D1 PCL Instanz 2: Content Repository S1 PCL Instanz 3: Content Repository P1 PBS ContentLink Speicher-System Andere Applikationen wie Mail, File Server etc. Abbildung 8 PCL kann sehr flexibel in SAP-Systemlandschaften eingesetzt werden. Test- und QS-Systeme können beispielsweise lesend auf die Produktivdaten zugreifen, aber gleichzeitig auch eigene Archiv daten über separate Content Repositories erzeugen und lesen. 10

11 Systemvoraussetzung Hardware IPC Server-Hardware (Pentium IV-Klasse) SUN, HP, IBM Server-Hardware für entsprechende Unix-Varianten Hauptspeicher mind. 512 MB Plattenplatz: mind. 4 GB ohne Datei-Cache Plattenplatz: mind. 72 GB mit aktiviertem Datei-Cache System-Software Windows Server 2003: MS Internet Information Server 6.0 Windows Server 2008 R2: MS Internet Information Server 7.5 AIX 5.3: IBM-HTTP-Server (enthält Apache ) AIX 6.1: IBM-HTTP-Server 6.1 (enthält Apache ) HP-UX11 v2: Apache HTTP Server HP-UX11 v3: Apache HTTP Server Solaris 10: enthält Apache HTTP Server Linux (jeweils ab): Suse 9.1, SLES 9, RHEL 4, Debian 4.0, Mandriva 9 (Apache HTTP Server ) SAP-Software ERP: alle Releasestände ab SAP R/3 4.5B bis SAP ECC 6.0 BW: alle Releasestände ab SAP BW 3.0 bis SAP BW 7.0 zusätzlich Industry Solutions wie SAP IS-U oder SAP IS-Health SAP ArchiveLink 0045 und 0046 Storage-Systeme EMC Centera (CentraStar 2.4 bis 4.1) EMC Celerra (DART 5.6) NetApp Filer (Network Appliance Data ONTAP bis 7.3) IBM DR550 (IBM TSM bis und SSAM 5.4.0) Hitachi HCP (Hitachi HCAP ab Version 2.4) NAS via CIFS/SMB oder NFS Scan-Software DICOM: Kofax Ascend Capture 7.0 EMC: Captiva Accel / KGS alle ArchiveLink-fähigen Scan-Systeme 11

12 PBS Software GmbH PBS Software GmbH ist ein führender Anbieter von Ergänzungssoftware für SAP-Lösungen in den Bereichen Datenarchivierung, -extraktion und -ablage sowie Systemstilllegungen und gilt seit vielen Jahren als ausgewiesener Experte für komplexe, integrierte Datenzugriffe auf archivierte oder Nearline-Daten in SAP-Anwendungen. Die umfangreichen PBS-Lösungen unterstützen neben der klassischen SAP-Datenarchivierung auch das SAP BW-spezifische Nearline Storage-Konzept, das zusammen mit dem spaltenbasierten Analyseserver Sybase IQ ganz neue ILM-Anwendungsszenarien erlaubt. PBS Software GmbH Schwanheimer Straße 144 A Bensheim Telefon: / Fax: / info@pbs-software.com PBS Software GmbH entwickelt in enger Absprache und Zusammenarbeit mit SAP praxisorientierte ILM- Tools und unterstützt als SAP SOFTWARE SOLUTION PARTNER auch die neue ILM Lösung von SAP. Weitere Informationen unter: Copyright 2011 PBS Software GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Weitergabe und Vervielfältigung dieser Publikation oder von Teilen daraus sind, zu welchem Zweck und in welcher Form auch immer, ist ohne die ausdrückliche schriftliche Genehmigung durch PBS Software GmbH nicht gestattet. In dieser Publikation enthaltene Informationen können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Microsoft, Windows sind eingetragene Marken der Microsoft Corporation. IBM, IBM DR550, IBM TSM und SSAM sind Marken oder eingetragene Marken der IBM Corporation. Linux ist eine eingetragene Marke von Linus Torvalds in den USA und anderen Ländern. UNIX ist in den USA und anderen Ländern ein eingetragenes Warenzeichen, das ausschließlich durch X/Open Company Limited lizenziert ist. HP, HP-UX11 Apache sind Marken oder eingetragene Marken der Hewlett-Packard Company. EMC, EMC Centera sind Marken oder eingetragene Marken der EMC Corporation. Hitachi, Hitachi HCAP sind Marken oder eingetragene Marken von Hitachi Ltd. NetApp, NetApp Filer sind Marken oder eingetragene Marken von NetApp Corporation. Sybase IQ ist eingetragenes Warenzeichen von Sybase Inc. PBS archive add ons ist eine eingetragene Marke der PBS Software GmbH. SAP, R/3, SAP NetWeaver, SAP NetWeaver Business Warehouse, SAP Industry Solutions und weitere im Text erwähnte SAP-Produkte und -Dienstleistungen sowie die entsprechenden Logos sind Marken oder eingetragene Marken der SAP AG in Deutschland und anderen Ländern weltweit. Alle anderen Namen von Produkten und Dienstleistungen sind Marken der jeweiligen Firmen. Die Angaben im Text sind unverbindlich und dienen lediglich zu Informationszwecken. PBS Software GmbH übernimmt keinerlei Haftung oder Garantie für Fehler oder Unvollständigkeiten in dieser Publikation und steht lediglich für Produkte und Dienstleistungen nach der Maßgabe ein, die in der Vereinbarung über die jeweiligen Produkte und Dienstleistungen ausdrücklich geregelt ist. Aus den in dieser Publikation enthaltenen Informationen ergibt sich keine weiterführende Haftung.