Zur optimalen Beschaffung 5 Erfolgsfaktoren

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1 Zur optimalen Beschaffung 5 Erfolgsfaktoren

2 Inhalt ms pro:con Consulting auf einen Blick Rahmenbedingungen 2009 Ziele Erfolgsfaktoren best practice Grundlagen schaffen : und Struktur Entlastung und Effizienz : Methodik und Prozesse Langfristige Ausrichtung : Strategie Mein Beitrag Leistungs-Module ms pro:con Ihr Benefit Ihr Partner ms-pro:con Seite 2

3 ms pro:con auf einen Blick Einkaufs- michael starz procurement consulting Einkaufs- Systeme Kosten zu hoch? Durchlaufzeiten zu lang? und Prozesse ineffizient? Systeme sind zu verbessern? ms pro:con bietet Ihnen Lösungen zur: - Kostensenkung - Effizienzsteigerung - Ergebnisverbesserung Einkaufs- Prozesse Lieferanten Beratung Einkaufsorganisation Einkaufsprozesse und Einkaufssysteme Change Management Warengruppen- und Lieferantenmanagement Managen von Projekten für neue Systeme zur Integration von Prozessen & Systemen zur Kosteneinsparung In Pre- und Post Merger Phasen als Interim Manager Tools Elektronische Auktionen Kunden mittlerer Größe ca MA Gesundheitswesen, Krankenhäuser, Krankenhausgruppen Energie- und Umweltsektor Telekommunikationstechnologie Maschinen- und Anlagenbau Banken- und Versicherungsgruppen ms-pro:con Seite 3

4 Rahmenbedingungen 2009 Die wirtschaftliche Situation ist geprägt von Rahmenbedingungen wie: Weitere Verknappung der Budgets öffentlicher Haushalte Preiserosionen am Binnen- und Exportmarkt Rückgang von Investitionen und Beschaffungen der Kunden Notwendigkeit von Kosteneinsparungen Weitere Rationalisierungen Begrenzte Ressourcen Unsicherheiten der wirtschaftlichen Entwicklung Kosten und Erträge sind massiv unter Druck Ein Unternehmen soll unternehmen, nicht jammern! Unbekannt ms-pro:con Seite 4

5 Ziele 2009 Einkauf und Beschaffung können und müssen einen nennenswerten Beitrag leisten zur Ergebnisverbesserung. Dazu gibt es ein Bündel von Hot Topics 2009 : Lieferantenmanagement Preisarbeit und Kostenanalytik Elektronischer Einkauf Prozess-Automatisierung Vertrags- und Risikomanagement Globaler Einkauf Revision existierender Lieferantenverträge Mitarbeiterführung Verhandlungstaktik/Gesprächsführung Weiterbildung Es lohnt sich ganz sicher, diese Hot Topics aktiv aufzugreifen. Stillstand ist Rückschritt heute mehr denn je. Wenn etwas besser werden soll, muss es anders werden. Georg Christoph Lichtenberg ms-pro:con Seite 5

6 5 Erfolgsfaktoren best practice STRATEGIE Outsourcing Einkaufsverbände Einkaufs-Kollaboration PROZESSE Inhouse P2P Procure 2 Pay METHODIK E-procurement Automatisierung ORGANISATION Strategischer Einkauf Einkauf Aufbauorganisation STRUKTUR Lieferanten-Management Warengruppen-Management Geschäftsmodell des Unternehmens ms-pro:con Seite 6

7 Grundlagen schaffen und Struktur Struktur Methodik Prozesse Strategie Mein Beitrag Taktische kurz- bis mittelfristige Maßnahmen auf Basis des Geschäftsmodels um die Grundlagen für einen nachhaltigen best practice Einkauf zu schaffen. des Einkaufs Einordnung in die Unternehmensorganisation Organisatorische Untergliederung des Einkaufs Verantwortungsbreite und Profile Aufbau einer strategischen Einkaufsfunktion Gestaltung der Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen Strukturelle Maßnahmen Warengruppen-Management (ABC Analyse, Standardisierung, Mengen- und Wertprofile...) Review der Material-Stammdaten Qualität Lieferanten-Management (Schlüssellieferanten, neue Lieferanten, schlafende Lieferanten...) Review wesentlicher Verträge (Preise, Bedingungen...) Begleitende Themen Mitarbeiter Qualifikation, Trainingsprogramme Schlüsselzahlen, EK-Controlling, Reporting ms-pro:con Seite 7

8 Entlastung und Effizienz Methodik und Prozesse Struktur Methodik Prozesse Strategie Mein Beitrag Eine fundierte und klare Strukturen ermöglichen mittelbis langfristige strategische Schritte mit denen signifikante Effizienz- Steigerungen und Kosteneinsparungen ermöglicht werden. Änderungen der Arbeitsmethodik Warengruppen-spezifische Standardisierung der Produkte Katalogisierung von Material und Leistungen Review der Systemlandschaft (ERP und MRP) Verhandlungen über e-auktionen e-kataloge für standardisierbare Produkte Neugestaltung von Prozessen Automatisierung der externen Bestellprozesse durch B2B Internet- Technologien Reduktion manueller Transaktionen für Bestellungen, Bestell- Änderungen und Bestätigungen Neu-Strukturierung der internen Bedarfs-Anforderungsprozesse Verschlanken der Genehmigungswege Anpassung der Wareneingangs und Rechnungsprozesse Begleitendes Thema VMI Strategie und VMI Prozesse ms-pro:con Seite 8

9 Langfristige Ausrichtung Strategie Struktur Methodik Prozesse Strategie Mein Beitrag Abgeleitet vom existierenden Geschäftsmodel wird die langfristige Strategie und Vision für die Beschaffung des Unternehmens definiert. Die Wechselbeziehung mit den mittelfristigen Prozessveränderungen ist kontinuierlich abzustimmen. Dabei gibt es mehrere Alternativen die in unterschiedlicher Weise Beiträge zur Kostensenkung leisten. Diese Alternativen können branchenspezifisch unterschiedlich sein. Strategische Maßnahmen C-Class Outsourcing: delegieren der Einkaufstätigkeiten für geringwertiges Material an externe Einkaufs-Dienstleister Einkaufskollaborationen: gemeinsames Verhandeln der zusammenfassten Volumen mehrerer (befreundeter) Unternehmen Einkaufsverband: Bildung eines rechtlich selbstständigen Einkaufsverbands als externer Einkaufs-Dienstleister für bestimmte Warengruppen Outsourcing der Einkaufsfunktion: teilweise oder vollständige Delegation der Einkaufsfunktion an externe Einkaufs-Dienstleister ms-pro:con Seite 9

10 Mein Beitrag Struktur Methodik Prozesse Strategie Mein Beitrag Ich werde Ihnen zuhören, Ihre Situation und Ziele verstehen Flexibel auf Ihre Anforderungen eingehen Meine Expertise für pragmatische Lösungen einbringen Maßnahmen definieren und umzusetzen die Ihnen nachhaltigen Erfolg garantieren Dies umfasst, Prozesse und Systeme des Einkaufs Identifizieren und analysieren der Bereiche die Potential zur Optimierung bieten Einleiten des notwendiges Change Managements Aufbauen eines Kommunikationsmanagements Planen der Projekte und definieren der Aktionspläne Aufsetzen von Projektteams Pre-Merger und Post-Merger Projekte Projektmanagement sowie Interim Management Einbeziehen von Partnern bei begleitenden Themen ms-pro:con Seite 10

11 Leistungs-Module Analyse 2-4 Wochen Projektplanung 2-4 Wochen Implementierung 3-12 Monate Change Management 2-4 Monate Analyse Analyse der der relevanten Elemente: relevanten Elemente: Prozesse Prozesse Strukturen Strukturen Systeme: Systeme: - e-sourcing - e-sourcing -B2B -B2B -Vertragsmanagement -Vertragsmanagement - Data Warehouse - Data Warehouse Empfehlung und Entscheidung Erstellen eines Erstellen eines konkreten konkreten Projektplans Projektplans mit mit Verantwortlichen, Verantwortlichen, Aufgabenpaketen Aufgabenpaketen und und Terminplan Terminplan Erstellen Erstellen eines eines konkreten konkreten Projektplans mit Projektplans mit Verantwortlichen, Verantwortlichen, Aufgabenpaketen und Aufgabenpaketen und Terminplan Terminplan Empfehlung und Entscheidung Einkaufsorganisation Einkaufsorganisation Optimierte Prozesse Optimierte Prozesse Warengruppenstruktur Warengruppenstruktur Lieferantenmanagement Lieferantenmanagement e-auction Systeme e-auction Systeme EDI / WebEDI System EDI / WebEDI System VMI VMI Konzepte Konzepte Vertragsmanagement Vertragsmanagement Data Warehouse Systeme Data Warehouse Systeme - - EK EK Controlling Controlling Inbetriebnahme und Review Kommunikation Kommunikation Schulung Schulung Training Training Kommunikation Kommunikation Schulung Schulung Training Training Identifizierung Aufwand, Zeit, Kosten Einführung Absicherung der der Potentiale Projektteam Realisierung Nachhaltigkeit Fallweise in Zusammenarbeit mit Kooperationspartnern ms-pro:con Seite 11

12 Ihr Benefit Verbesserungen des Betriebsergebnisses und Kostensenkungen Durch einen strategisch arbeitenden Einkauf Durch bessere Einkaufspreise aufgrund größeren Volumens Durch neu verhandelte Verträge und Vertragsbedingungen Mit anderen Verhandlungsmethoden Mit neuen Lieferanten Steigerung von Effizienz, Produktivität und Schnelligkeit Standardisierung und Katalogisierung Entlastung von Routinevorgängen Automatisierung von Prozessen Einsatz von Internet Technologien Personalkosten Einsparungen Automatisierte Transaktionen Delegation von Routinevorgängen an externe Dienstleister ms-pro:con Seite 12

13 Ihr Partner Ich habe ein offenes Ohr für Sie und freue mich auf den Dialog mit Ihnen. Lassen Sie uns noch heute miteinander reden! ms pro:con Consulting Michael Starz Tel. +49 (0) 7144 / Mobil: +49 (0) 151 / Mail: m.starz@ms-procon.com www: Ein guter Rat ist besser als hundert Hände. Chinesisches Sprichwort ms-pro:con Seite 13