OSP Anwenderdokumentation

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1 OSP Anwenderdokumentation Agenturportal für Personalagenturen Version 1.0 Dokumenten- Version Komponenten / -Version Datum Bearbeiter Beschreibung Status Version 1.0 OSP-DE OSP-Anwenderdokumentation Agenturportal für Personalagenturen deutsch Version 1.0 Allgemeine Informationen Alle Papierversionen sind Kopien und haben keinen Anspruch auf Aktualität. Gültigkeit besitzt die jeweils veröffentlichte Online-Version.

2 Inhalt Anwenderdokumentation OSP-Portal für Agenturen Einführung OSP-Agenturportal für Personalagenturen Zugang zum System/ Useranlage für Mitarbeiter der Personalagenturen Startseite Persönliche Einstellungen Liste der Veröffentlichungen Erfassen von Bewerbungen von Agentur- Kandidaten Bewerbungsliste Kandidatenübersicht Zurückziehen von Bewerbungen Kommunikation zwischen Bosch-Gruppe, Agentur und Bewerber Szenario 1: Kommunikation nur zwischen Bosch-Gruppe und Agentur Szenario 2: Anfangs kommunizieren nur Bosch-Gruppe und die Agentur miteinander, später beteiligt sich auch der Bewerber...16

3 Anwenderdokumentation OSP Portal für Agenturen Anwenderdokumentation OSP-Portal für Agenturen Anmerkung: Zur besseren Lesbarkeit verwenden wir auf den folgenden Seiten männliche Personenbezeichnungen. Die Aussagen beziehen sich selbstverständlich auf Frauen und Männer gleichermaßen. 1.1 Einführung Das neue OSP System stellt ein Agenturportal bereit, um die Zusammenarbeit zwischen Personalabteilungen der Bosch-Gruppe mit Personalagenturen, die einen zentralen Rahmenvertrag mit dem Zentraleinkauf der Bosch-Gruppe abgeschlossen haben, zu erleichtern. Externe Personalagenturen haben so die Möglichkeit, Bewerberdaten für spezifische Stellen einzugeben und somit den Mitarbeitern der Personalabteilungen zur Verfügung zu stellen. Das für die Personalagenturen verfügbare Szenario deckt die folgenden Zielgruppen ab: Unbefristet einzustellende Kandidaten/ Bewerber für eine Festanstellung (Vertragskandidaten) Der Kandidat steht nach Abschluss des Vermittlungsprozesses in einem direkten Vertragsverhältnis mit der Bosch-Gruppe und erhält seine Vergütung direkt von der Bosch-Gruppe. Darüber hinaus erhält die Agentur je nach vertraglicher Vereinbarung eine feste Vermittlungsgebühr. Befristete einzustellende Kandidaten/ Bewerber für Zeitarbeit (Leasingkandidaten) Die Bosch-Gruppe hat für einen bestimmten Zeitraum einen Zeitarbeitsvertrag mit der Personalagentur für einen einzelnen Kandidaten abgeschlossen. Der Kandidat erhält seine Vergütung von der Personalagentur. In der Regel entspricht der Agenturprozess für beide Zielgruppen dem Prozess für externe Bewerbungen. Die Kommunikation zum Bewerber erfolgt direkt durch die Personalagentur je nach Abstimmung zwischen dem Mitarbeiter der Personalabteilung der Bosch- Gruppe und der Personalagentur.

4 Anwenderdokumentation OSP Portal für Agenturen 4 17 Die agenturspezifische Benutzeroberfläche dient dazu, die Personalagentur über offene Stellen zu informieren, damit Kandidaten für Zeitverträge oder Festanstellungen vermittelt werden können. Mit dieser Benutzeroberfläche ermöglicht die Bosch-Gruppe den Personalagenturen eine sehr einfache Vermittlung von Bewerbern und Kandidaten. Daraus ergeben sich sowohl für die Bosch-Gruppe als auch für die Agenturen wesentliche Vorteile: Stellenausschreibungen für Personalagenturen sind sofort nach Veröffentlichung durch die Mitarbeiter der Personalabteilung der Bosch-Gruppe online für alle Mitarbeiter einer Agentur mit Zugang zum System verfügbar Personalagenturen kennen immer den aktuellen Status Ihrer Bewerber/ Kandidaten Personalagenturen können zusätzliche Informationen über Bewerber zur Verfügung stellen Bewerber/ Kandidaten sind für die Mitarbeiter der Personalabteilung der Bosch-Gruppe sofort sichtbar Mitarbeiter der Personalabteilung der Bosch-Gruppe können schnell reagieren und sofort ihr Feedback zu den Kandidaten abgeben und übermitteln. Kandidaten können durch die Personalagenturen weltweit zur Verfügung gestellt (=Profilfreigabe) und gefunden werden

5 Anwenderdokumentation OSP Portal für Agenturen OSP-Agenturportal für Personalagenturen Zugang zum System/ Useranlage für Mitarbeiter der Personalagenturen Der Prozess der Useranlage und Userverwaltung ist in einem separaten Dokument beschrieben. Dieses liegt den verantwortlichen Stellen der Personalagenturen (in der Regel Key-Accounter), dem Zentraleinkauf und den zentralen Ansprechpartnern bei OSP vor. Bei Fragen an das OSP-Team wenden Sie sich bitte mit einer E- Mail an folgende -Adresse: chmr.ospitde@de.bosch.com. Das Agenturportal ist auf einer separaten Website eingebunden. Den Agenturen wurde der spezielle Link genannt und zur Verfügung gestellt. Der Link darf nicht an Dritte weitergegeben werden, sondern darf ausschließlich dem Personenkreis bekannt sein, die mit dem System arbeiten Startseite Nach Anmeldung beim Agenturportal wird dem Benutzer die folgende Startseite angezeigt. Dort geben Sie die Anmeldedaten (Benutzer und Kennwort) ein, welches Sie per Post über Ihren Key Account persönlich erhalten haben. Falls Sie Zugangsdaten per erhalten haben, ignoieren Sie diese bitte. Abbildung 1: Agenturportal - Anmeldung

6 Anwenderdokumentation OSP Portal für Agenturen 6 17 Nach Eingabe Ihrer Anmeldedaten öffnet sich das Personalagentur Portal in einem neuen Fenster. Die Startseite wird dem Benutzer angezeigt: Abbildung 2: Agenturportal - Startseite Der Benutzer hat Zugriff auf drei Abschnitte: Im Bereich Persönliche Einstellungen kann der Benutzer verschiedene Einstellungen (wie z.b. Adresse) verändern. Die Liste der Stellenausschreibungen beinhaltet alle Veröffentlichungen die Recruiter (=Mitarbeiter der Personalabteilungen der Bosch-Gruppe) der Agentur zugeordnet haben. In der Kandidatenübersicht werden alle Kandidaten mit jeweiligen Status angezeigt, die derzeit verschiedenen Veröffentlichungen durch die Agentur bereits zugeordnet sind (in Arbeit, einzustellen, abgelehnt) Persönliche Einstellungen Mit Hilfe dieses Reiters, kann der Benutzer Einstellungen wie Datenstruktur, Dezimaldarstellung, Sprache und Adresse verändern. Wichtiger Hinweis: Wählen Sie für die optimale Anzeige bei Anzeigeformat für Datenübersichten bitte die Einstellung PDF aus. Wichtiger Hinweis: Überprüfen Sie hier die eingetragene Adresse und ergänzen Sie diese ggf.. Die hier hinterlegte - Adresse wird als standardmäßige -Adresse verwendet die im Kandidatenprofil für jeden einzelnen Bewerber, den Sie einer Veröffentlichung zuordnen hinterlegt. Damit erfolgt dann die Kommunikation in Bezug auf einen Kandidaten mit Ihrer, d.h. der hinterlegten -Adresse.

7 Anwenderdokumentation OSP Portal für Agenturen 7 17 Abbildung 3: Agenturportal - Benutzereinstellungen Liste der Veröffentlichungen In dieser Tabelle werden alle Veröffentlichungen angezeigt, die Recruiter der Bosch-Gruppe Ihrer Agentur (=Firma) zugeordnet haben. Alle OSP-Personalagentur-Portaluser Ihrer Agentur sehen diese Veröffentlichung. Die Liste enthält die folgenden Informationen: Referenzcode: ID der Veröffentlichung Ansprechpartner: der verantwortliche Recruiter der Bosch- Gruppe) Stellenbezeichnung: Bezeichnung der Stelle bzw. der Titel der Veröffentlichung Sprache: Sprache der Veröffentlichung, i.d.r. deutsch Veröffentlichungsdatum / Enddatum Veröffentlichung: Startbzw. Endedatum der Veröffentlichung Bewerbungen: Anzahl der Kandidaten die der Veröffentlichung durch Ihre Agentur bereits zugeordnet wurden. Abbildung 4: Agenturportal - Veröffentlichungen

8 Anwenderdokumentation OSP Portal für Agenturen 8 17 Hinweis: Sobald ein Recruiter der Bosch-Gruppe eine Veröffentlichung zurückgezogen hat oder diese zeitlich abgelaufen ist, wird diese der Agentur in ihrer Liste der Veröffentlichungen nicht mehr angezeigt Erfassen von Bewerbungen von Agentur-Kandidaten Um einen Kandidaten für eine Stelle vorzustellen bzw. die Bewerbung des Kandidaten für eine bestimmte Stelle zu erfassen/ zuzuordnen ist die Liste der Stellenausschreibungen stets der Ausgangspunkt für den Agentur-User. Markieren Sie die entsprechende Zeile der Stelle (in der ersten Spalte) und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche (vgl. Abbildung 4). Es erscheint ein Fenster für die Kurzerfassung der Bewerbung. Auf dieser Seite können die Daten des Kandidaten eingetragen und die Bewerbung somit erfasst werden. Die Felder Referenzcode, Name der Stellenausschreibung und -Adresse sind bereits vorbefüllt. (Bitte pflegen Sie die - Adresse im Bereich Persönliche Einstellungen.) Abbildung 5: Agenturportal Bewerbererfassung kurz

9 Anwenderdokumentation OSP Portal für Agenturen 9 17 Im ersten Abschnitt werden die Grunddaten des Kandidaten eingegeben. Es gibt außer den Feldern Vor- und Nachname keine Pflichtfelder. Dummy-Werte für Vor- und Nachname (z.b. W. T. oder Ihre Bewerbernummer AB 118) können für anonymisierte Bewerbungen verwendet werden. Im Bereich Anlagen können Dokumente bis einer Gesamtgröße von 4 MB angehängt werden (z.b. Lebenslauf, Anschreiben, etc.). Bitte berücksichtigen Sie, dass sämtliche Anlagen stets für das gesamte Kandidatenprofil gültig und sichtbar sind. Bewerbungsspezifische Anlagen sind nicht möglich. Sie haben zwei verschiedene Möglichkeiten Ihre eingegeben Daten zu speichern und Fortzufahren: Option Speichern Sobald die Schaltfläche Speichern angeklickt wurde, sind die Daten gespeichert und der Kandidat dem Suchauftrag zugeordnet. Am oberen Bildschirmrand erscheint folgende Meldung des Systems: Abbildung 6: Agenturportal Bewerbung erfassen Nach Erfassung des Kandidaten und erfolgreicher Meldung, bleiben die vorbefüllten Felder Referenzcode, Stellenbezeichnung und -Adresse weiterhin vorbefüllt. Sie können sofort im Anschluss weitere Kandidaten für die gleiche Stelle erfassen. Um einen Kandidaten für eine andere Veröffentlichung/ Stelle zu erfassen, muss zur Liste der Stellenausschreibungen zurück navigiert werden, eine andere Veröffentlichung ausgewählt und der Prozess zur Bewerbungserfassung erneut (wie oben beschrieben) begonnen werden. Option Speichern und Weiter Indem auf die Schaltfläche Speichern und Weiter geklickt wird, gelangt man auf ein neues Fenster mit verschiedenen Reitern, in denen weitere Daten eingegeben werden können. Hierüber pflegen Sie das Kandidatenprofil und geben ausführliche Informationen zu Ihrem Kandidaten an. Es gibt sechs Reiter, in jedem sind verschiedene Informationen und Optionen verfügbar:

10 Anwenderdokumentation OSP Portal für Agenturen Abbildung 7: Agenturportal Bewerbung vollständig erfassen Über diese Reiter kann die Agentur folgende Informationen eingeben: 1) Persönliche Daten: Weitere Adressinformationen (Straße, Nr.), Telefonnummer des Kandidaten. 2) Ausbildung: Einzelheiten über Ausbildung und Werdegang (Ausbildungsrichtung, Abschluss, etc.). 3) Berufserfahrung: Angaben über frühere Arbeitgeber, Tätigkeiten, Verantwortlichkeiten und Erfahrungen. 4) Qualifikationen: Angaben über Qualifikationen und Leistungsstand nach Einschätzung des Kandidaten bzw. der Agentur. 5) Anlagen: Hochladen von Anlagen (z.b. Zeugnisse) 6) Übersicht und Freigabe: Möglichkeit das Kandidatenprofil freizugeben. Ein freigegebenes Profil ist im weltweiten Bosch- Kandidatenpool verfügbar. Recruiter der Bosch-Gruppe weltweit können im Pool danach suchen. Die Daten des Kandidaten sind unabhängig von der Zuordnung auf eine bestimmte Stelle sichtbar. Hinweis: Die Speichern und weiter Funktion muss nicht zwingend ausgefüllt werden. Hat der User aber diese Funktion einmal betätigt müssen einige Pflichtfelder ausgefüllt werden.

11 Anwenderdokumentation OSP Portal für Agenturen Bewerbungsliste Die Bewerbungsliste bietet einen Überblick über die Bewerber, die einer bestimmten Veröffentlichung zugeordnet sind. Wählen Sie auf der Startseite den Bereich Liste der Veröffentlichungen aus und markieren Sie anschließend in der Liste der Veröffentlichungen die relevante Veröffentlichung und Klicken Sie auf die Schaltfläche. Darauf hin wird eine Liste mit allen Bewerbern angezeigt, die dieser ausgewählten Veröffentlichung zugeordnet sind: Abbildung 8: Agenturportal Bewerbungsliste Über die Schaltfläche Kandidatenprofil kann die Agentur das Profil des ausgewählten/ markierten Kandidaten anzeigen lassen und bearbeiten. Hinweis: Die Bewerberliste ist nur so lange verfügbar, solange die zugehörige Veröffentlichung im OSP-System im Status freigegeben steht. Sobald ein Recruiter der Bosch-Gruppe die Veröffentlichung zurückgezogen hat, wird diese in der Liste der Stellenausschreibungen der Agentur nicht mehr angezeigt. Somit wird auch die Bewerberliste nicht länger angezeigt und die Agentur hat keinen Zugriff mehr auf die Kandidatenprofile.

12 Anwenderdokumentation OSP Portal für Agenturen Kandidatenübersicht Mit Hilfe der Kandidatenübersicht bekommt der Agenturnutzer einen Überblick über alle Kandidaten und den derzeitigen Status der Bewerbung zu den zugeordneten Stellenausschreibungen. Abbildung 9: Agenturportal Kandidatenliste Sobald Sie auf den Namen des Kandidaten klicken, wird die entsprechende Datenübersicht angezeigt. Sobald auf den Titel der Stellenausschreibung klicken, wird die entsprechende Stellenausschreibung angezeigt. Der Agentur-Mitarbeiter kann mit Hilfe der Reiter, In Arbeit, Einzustellen und Abgesagt den entsprechenden Status der Kandidaten einsehen. Hinweis: Auch wenn ein Recruiter der Bosch-Gruppe eine Veröffentlichung zurückgezogen hat, sind die Kandidaten, die der Stellenausschreibung ursprünglich zugeordnet worden sind, bis zu sechs Monaten in der Kandidatenübersicht sichtbar! Hinweis zur Sortierung der Liste: Sie können die Liste über die anzeigten Pfeile in Überschriftszeile sortieren. Des Weiteren können Sie in der Leerzeile nach bestimmten Suchwörtern suchen. Fassen Sie Ihr Suchwort bitte in * (z.b. *Nachname*) und drücken Sie anschließend die Enter-Taste Ihrer Tastatur.

13 Anwenderdokumentation OSP Portal für Agenturen Zurückziehen von Bewerbungen Möchten Sie eine durch Sie erfolgte Bewerbung/ Zuordnung eines Kandidaten zurückziehen, da dieser nicht mehr zur Verfügung steht, so kontaktieren Sie bitte den Ansprechpartner in der zuständigen Personalabteilung. Der Recruiter wird dann den Status des Bewerbers auf Zurückgezogen setzen. Dies wird für Sie sichtbar als geschlossen.

14 Anwenderdokumentation OSP Portal für Agenturen Kommunikation zwischen Bosch-Gruppe, Agentur und Bewerber Das Agenturportal fördert die schnelle Kommunikation zwischen Bosch und den Agenturen. In diesem Kapitel wird erläutert, inwiefern Bewerber in den Kommunikationsprozess eingebunden werden können. Je nach Rahmenbedingungen und Vereinbarung zwischen den Ansprechpartnern in der Bosch-Gruppe und den Personalagenturen können verschiedene Szenarien/ Vorgehensweisen eingesetzt werden Szenario 1: Kommunikation nur zwischen Bosch-Gruppe und Agentur Die folgende Abbildung veranschaulicht dieses Szenario: Abbildung 10: Agenturportal Prozessübersicht Szenario 1 Bei der Zuordnung eines Bewerbers ist die -Adresse des Agenturusers aus den Persönlichen Einstellungen die Standardeinstellung für die -Adresse des Bewerbers (1a). Das E- Recruiting-System nimmt die externe Bewerbung an und generiert ein Profil für einen externen Bewerber und sendet die Anmeldeinformationen an die hinterlegte -Adresse. Die Anmeldeinformationen des Kandidaten gehen demnach an die E- Mail-Adresse des Agenturusers (1b). Die Agentur speichert die Anmeldeinformationen des Users (1b). Das Bewerberprofil hat, sofern nicht anders durch den Agentur-User eingestellt. den Sta-

15 Anwenderdokumentation OSP Portal für Agenturen tus nicht freigegeben und ist daher nicht im weltweiten Bosch- Kandidatenpool sichtbar. Das Profil des Kandidaten ist und nur für die Mitarbeiter der verantwortlichen Personalabteilung der Stelle für die der Kandidat eingegeben wurde sichtbar. Bei Weiterleitung der Unterlagen an den Vorgesetzten der Fachabteilung zur Prüfung kann auch dieser die Daten des Kandidaten einsehen. Der Mitarbeiter der Personalabteilung (=Recruiter) prüft die Bewerbung (2). Falls der Recruiter Interesse an dem Bewerber hat, kontaktiert er die Agentur (3). Die Agentur informiert den Bewerber (4) und vereinbart in Abstimmung mit dem Mitarbeiter der Personalabteilung der Bosch-Gruppe die weiteren Schritte des Auswahl- und Stellenbesetzungs-Prozesses.

16 Anwenderdokumentation OSP Portal für Agenturen Szenario 2: Anfangs kommunizieren nur Bosch-Gruppe und die Agentur miteinander, später beteiligt sich auch der Bewerber Dieses Szenario kommt vermutlich in der Bosch-Gruppe sehr selten vor. Bitte stimmen Sie sich mit Ihren Ansprechpartnern in der jeweiligen Personalabteilung ab. Die folgende Abbildung veranschaulicht dieses Szenario: Abbildung 1: Agenturportal Prozessübersicht Szenario 2 Bei der Zuordnung eines Bewerbers ist die -Adresse des Agenturusers aus den Persönlichen Einstellungen die Standardeinstellung für die -Adresse des Bewerbers (1a). Das E- Recruiting-System nimmt die externe Bewerbung an und generiert ein Profil für einen externen Bewerber und sendet die Anmeldeinformationen an die hinterlegte -Adresse. Die Anmeldeinformationen des Kandidaten gehen demnach an die E- Mail-Adresse des Agenturusers (1b). Die Agentur speichert die Anmeldeinformationen des Users (1b). Das Bewerberprofil hat, sofern nicht anders durch den Agentur-User eingestellt. den Status nicht freigegeben und ist daher nicht im weltweiten Bosch- Kandidatenpool sichtbar. Das Profil des Kandidaten ist und nur für die Mitarbeiter der verantwortlichen Personalabteilung der Stelle für die der Kandidat eingegeben wurde sichtbar. Bei Weiterleitung der Unterlagen an den Vorgesetzten der Fachabteilung

17 Anwenderdokumentation OSP Portal für Agenturen zur Prüfung kann auch dieser die Daten des Kandidaten einsehen. Der Mitarbeiter der Personalabteilung (=Recruiter) prüft die Bewerbung (2). Falls der Recruiter sich für den Bewerber interessiert und direkt mit ihm Kontakt aufnehmen möchte, wendet er sich an die Agentur und beantragt die Änderung der - Adresse im Bewerberprofil (3). Die Agentur ruft das bestehende Bewerberprofil auf, ändert die -Adresse, gibt den Vor- und Nachnamen ein (nur bei anonymen Bewerbern) (4), informiert den Bewerber über die Änderung und über sein Profil, indem sie ihm eine mit den Anmeldeinformationen sendet (5a). Der Bewerber kann dann sein Profil direkt aufrufen und weitere Informationen hinzufügen. Darüber hinaus hat er die Möglichkeit, sein Profil freizugeben, damit weltweit andere Mitarbeiter der Personalabteilungen der Bosch-Gruppe weltweit dieses Profil über den Kandidatenpool finden können. Dieses Profil kann der Bewerber auch für zukünftige Bewerbungen verwenden (6). Beim Ändern der -Adresse wird der Agentur möglicherweise eine Fehlermeldung angezeigt, die angibt, dass die E- Mail-Adresse bereits im System vorhanden ist. Dies bedeutet, dass für den Bewerber aufgrund einer früheren Bewerbung bereits ein Profil im System vorhanden ist (entweder durch den Bewerber, die Agentur oder eine andere Personalagentur erstellt). In diesem Fall muss die Agentur den Recruiter der Bosch- Gruppe direkt kontaktieren (5b), um die weiteren Schritte abzustimmen. Alle nachfolgenden Schritte müssen auf lokaler Ebene festgelegt werden. Eine ähnliche Situation kann auftreten, wenn ein Bewerber mit eigener -Adresse durch eine Agentur einer Veröffentlichung zugeordnet wurde und sich nun in Eigeninitiative erneut bewirbt. Deshalb ist es wichtig, dass die Agentur den Bewerber informiert, wenn sie seine -Adresse in sein Profil einträgt.