Releasewechsel im eprocurement

Transkript

1 Releasewechsel im eprocurement gültig ab 18. Oktober 2010 Zum wird die aktuelle SAP SRM 4.0 Landschaft abgelöst. Zukünftig kommt die neue SAP SRM 7.0 Lösung als Portallösung zum Einsatz.

2 Gründe für den Releasewechsel Die bestehende eprocurement - Landschaft hat ein Alter erreicht, in dem der weitere Support nicht mehr gewährleistet ist und zum Jahresende 2010 eingestellt wird. Daher stellte sich die Herausforderung, die gesamte eprocurement - Plattform zu überarbeiten, um damit ein zukunftsfähiges System für die nächsten Jahre herstellen zu können. Das Projektteam SAP SRM 7.0 Releasewechsel hat im Frühjahr 2010 die Arbeiten zur Umstellung aufgenommen. Mehrere Institute waren in der Testphase intensiv in das Projekt eingebunden. Dennoch kann es in der Startphase zu Einschränkungen kommen. Hier sind wir bemüht mit gemeinsamen Anstrengungen für schnelle Hilfe zu sorgen. Wir bedanken uns bereits an dieser Stelle für Ihr Verständnis und bekräftigen nochmals unser volles Engagement für eine möglichst ruhige Umstellung. Der Releasewechsel Wechsel und Modernisierungen führen immer zu Änderungen von Vertrautem und Eingespieltem. Als wesentliche Änderung ergibt sich der Einstieg über das SAP Portal. Alle Anwender erhalten ein neues initiales Passwort per am Starttag. Mit diesem melden Sie sich am Portal an und ändern dieses in Ihr persönliches Passwort. Bekannte Funktionalitäten bleiben bei der Umstellung erhalten, einige Verbesserungen haben Eingang in das neue System gefunden. Im Releasewechsel findet ebenfalls eine Übernahme der Ihnen bekannten Einkaufswagen statt. Dabei sind folgende Punkte zu beachten. Alle offenen Einkaufswagen werden übernommen und automatisch erneut in den Genehmigungsprozess eingesteuert. Manuell eingefügte adhoc-genehmiger werden dabei NICHT migriert und müssen manuell nachbearbeitet werden. Alle gemerkten Einkaufswagen werden übernommen. Alle geschlossenen Einkaufswagen aus den Jahren 2010 und 2009 werden übernommen. Die folgenden Jahrgänge werden zeitversetzt im Laufe des Novembers übernommen. Alle offenen Einkaufswagen, die älter als der 1. Januar 2010 sind, werden automatisch geschlossen und auf abgelehnt gesetzt. Die wichtigsten Änderungen in Schlagworten Die neue URL heißt Unterstützte Browser MS Internet Explorer 8.0, Mozilla FireFox 3.6 Nachfolgend erläutern wir nun die wesentlichen funktionalen Änderungen, die bei der Anwendung der neuen eprocurementlösung zu beachten sind. Weitere Informationen finden Sie im Handbuch oder auch in Filmen, die die Anwendung des Systems beschreiben. Diese finden Sie auf der Startseite des Portales.

3 eprocurement über das Portal Eine der ganz grundlegenden Änderungen in der Benutzung der eprocurementlösung stellt die Bedienung über das Portal dar. Direkt nach Ihrer Anmeldung gelangen Sie daher nicht direkt in das SRM 7.0, sondern befinden sich im Portal. Das Portal stellt Ihnen grundlegende Funktionalitäten zur Verfügung. Dazu gehören. Personalisieren (in der obersten Zeile, nicht verwechseln mit Personalisierung) Hier können Sie ihre Benutzerdaten im Portal pflegen. Speziell wird hier das Passwort für das Portal gepflegt. Nach Betätigen des Links [Personalisieren] kommen Sie auf einen Pflegedialog. Hier betätigen Sie den [Ändern]-Link und können dann wie oben erbeten Ihr Passwort verändern. Dieses veränderte Passwort gilt nunmehr auch für das SRM 7.0. Die -adresse ist wichtig, um Informationen aus dem Portal und damit auch zurückgesetzte Passwörter erhalten zu können. Employee Self-Services Dieses ist der Einstieg in das SRM 7.0. Dort finden Sie dann die Funktionen zum Einkaufen, so wie Sie diese auch aus dem SRM 4.0 bereits kennen. Ebenso wird hier die Funktionalität zum Prüfen der Status von Einkaufswagen in Form der erweiterten Suche abgebildet. Unter diesem Punkt werden dann später auch weitere Funktionen aufzufinden sein. universelle Arbeitsliste (das ist die Tabelle) In dieser Arbeitsliste werden alle Ihnen zugeordnete Aufgaben und Aktivitäten aufgelistet. Eine Bearbeitung kann direkt aus der Tabelle erfolgen, so dass Sie sofort die Ihnen zugeordneten Aufgaben erkennen und bearbeiten können. Diese Funktion ersetzt die bisher im SRM 4.0 genutzte Genehmigungsliste. Personalisierung (nicht verwechseln mit Personalisieren) Hier pflegen Sie ihre SRM 7.0 spezifischen Daten, so z.b. auch Ihre adresse, die das SRM zwingend benötigt. Diese adresse wird dann automatisch ins Portal übertragen. Damit sind die wesentlichen Änderungen beschrieben.

4 Weiterentwicklung des SRM 4.0 in Richtung SRM 7.0 Im Rahmen der Weiterentwicklungen des SRM 4.0 in Richtung des SRM 7.0 haben sich viele neue Funktionalitäten ergeben. Um Ihnen einen Eindruck zu vermitteln, stellen wir kurz einen Ausschnitt dar. Zu den neuen Funktionen und Abläufen gehören die folgenden Themen. Einkaufen in 4 Schritten Im Schritt [Vervollständigen und bestellen] sind die Daten für Genehmigungsart, Genehmiger, VOL und Lieferant verschoben worden. Der letzte Schritt [Bestätigung] schließt den Einkaufsprozess dann ab. Kompakter Bildschirmaufbau durch Nutzung von Reitern Durch die Nutzung von Reitern für die Detaildarstellung wird die Navigation in einzelne Komponenten einer Bestellposition vereinfacht. Deutliche Hinterlegung einer markierten Position Die Positionen, deren Details bearbeitet werden, sind deutlich mit einem Balken in Orange hinterlegt. In der Kopfzeile einer Position werden deren Daten nun wiederholt. Nutzung von Links Sind in Tabellen oder auf den Bearbeitungsmasken weiterführende Informationen hinterlegt, so können diese durch einfaches Ansprechen des Links erreicht werden. Einkaufswagen merken Mit dem Knopf [Merken] kann sowohl der Einkäufer als auch der Genehmiger sich einen Einkaufwagen für die spätere Bearbeitung vormerken.

5 Zusätzliche Funktionen in der neuen eprocurementlösung Im Rahmen der Zusatzprogrammierungen wurden Anforderungen der Anwender übernommen, die über den seitens SAP bereitgestellten Standard hinausgehen. Dazu gehören die folgenden Funktionen (siehe dazu die vorherige Grafik). [Freitextposition hinzufügen] Dieser Knopf fügt eine Freitextposition zum Einkaufswagen hinzu, ohne dass man dazu in die Katalogübersicht zurückgehen muss. Damit vereinfacht sich der Ablauf und man verbleibt im Schritt 2. [Kontierungsdaten übernehmen] Die Kontierungsdaten in der markierten Position werden bei allen anderen Positionen einkopiert. Somit erspart man sich die Pflege einer jeden einzelnen Position. [Lieferdatum übernehmen] Das Lieferdatum der markierten Position wird in alle anderen Positionen übernommen, so dass auch hier eine Arbeitserleichterung erfolgt. Direkte Anzeige des Genehmigungsfensters Die Anwender prüfen damit für jeden Einkaufswagen den weiteren Genehmigungsablauf. Gefahrgutmeldung Werden Gefahrgüter eingekauft, erfolgt zukünftig im Einkaufswagen ein Hinweis darauf. [Einkäufergruppe übernehmen] Die Einkäuferggruppe der markierten Position wird in alle anderen Positionen übernommen, so dass sich auch hier der Arbeitsablauf vereinfacht. Besonderheiten für Einkäufer Möchte der Einkäufer am Ende des Genehmigungsprozesses vor Übergabe der Belege an das Haushalts- und Rechnungswesen eine finale Freigabe für den Einkaufskorbs erteilen, so muss in der Genehmigungsübersicht das Häkchen [Am Ende des Genehmigungsprozesses ein Workitem an Anforderer senden] gesetzt sein. Dieses Häkchen ersetzt das Eintragen der eigenen Person in die Genehmigungskette.

6 Veränderungen in der Genehmigung Der Genehmigungsprozess ist weitestgehend wie im SRM 4.0 erhalten worden. In der Genehmigung besteht jetzt zusätzlich die Möglichkeit zur [Rückfrage] (Setzen des Knopfes in der Tabellenzeile), sollte es Nachfragen zu einer Bestellposition geben. Durch das Auswählen des Links [Genehmigungsprozess] kann nun auf einen Blick der aktuelle Genehmigungsstatus im Prozess und er aktuelle Bearbeiter abgelesen werden. Wichtige Hinweise zur Nutzung der Browser Das neue SRM 7.0 wird über ein zentrales Portal zur Nutzung bereitgestellt. Dabei sind aktuelle Sicherheitsanforderungen zu beachten, die sich speziell auf die Nutzung des SRM 7.0 in Verbindung mit Browsern auswirken. Bitte beachten Sie dabei folgende Hinweise. Deaktivieren Sie auf jeden Fall den Popup-Blocker Ihres Browsers. Nutzen Sie bei der Bearbeitung von Links aus Ihrer bitte nur die unterstützten Browser. Im Benutzerhandbuch sind weitere wichtige Hinweise für die Nutzung des Browsers hinterlegt. Für die Nutzung im SAP SRM 7.0 werden ausschliesslich der Internet Explorer 8 und der Firefox 3.6 unterstützt. Ansprechpartner Ansprechpartner für die Nutzer des eprocurement - Systems sind die Einkaufsmitarbeiter/Innen der Institute. Bei Fragen kann sich der Einkauf an den SAP-Support wenden. (Tel.: oder sap-helpdesk@gv.mpg.de) Zusätzlich wird für eine Übergangszeit von 4 Wochen nach Produktivstart folgende Möglichkeiten zur telefonischen Beantwortung von Fragen angeboten. (Tel.: ).