Version 1.0 vom 22. Februar Autor: KommWis Gesellschaft für Kommunikation und Wissenstransfer. Hindenburgplatz Mainz

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1 Leitfaden für die zuverlässige Identifikation bei der Beantragung von Zertifikaten im Sinne des Signaturgesetzes für dienstliche Zwecke (Behörden-Ident) Version 1.0 vom 22. Februar 2012 Autor: KommWis Gesellschaft für Kommunikation und Wissenstransfer mbh Hindenburgplatz Mainz Eine Weitergabe dieses Dokumentes an Dritte ist nur mit Zustimmung der Autoren erlaubt!

2 Versionskontrolle Dokumentinformation Leitfaden Inhalt / Thema: Status: Prozesshandbuch Behörden-Ident In Erstellung In projekt-interner Abstimmung In Abstimmung beim Antragsteller (und ggf. Partnern) Freigegeben Abgelehnt Erstellt am 22. Februar 2012 Review durch: Review am: Review durch: Review am: Leitfaden f. Beglaubigungsstellen Seite 2 von

3 Versionshistorie Datum Versions-Nr. Autor Beschreibung CL CP CL CL Verteilerliste Nr. Name Position Organisation Dokumentabnahme Nr. Name Rolle Abnahme Leitfaden f. Beglaubigungsstellen Seite 3 von

4 Inhaltsverzeichnis 1 Allgemeines Allgemeine Hinweise zu Signaturvorschriften Rechtliche Rahmenbedingungen für die Erstellung einer öffentlichen Urkunde Öffentliche Urkunde für Identitätsfeststellung Mustervermerk für die Identifikation Beantragung der qualifizierten elektronischen Signatur für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Kommunen Aufgaben der gemeindlichen Stellen Allgemeine Hinweise zur Antragstellung: Attribute Tätigkeiten der Trustcenter Support für die ausführende Stelle... 8 Leitfaden f. Beglaubigungsstellen Seite 4 von

5 1 Allgemeines In diesem Dokument wird die Identifikation zur Beantragung eines qualifizierten elektronischen Zertifikats beschrieben. Das Dokument richtet sich an alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der öffentlichen Verwaltung. Ziel ist es, den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in den Kommunen und Behörden die Beantragung einer dienstlichen Signaturkarte zu vereinfachen. Gegenwärtig müssen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zur Beantragung einer Signaturkarte entweder persönlich bei den Filialen der Deutschen Post AG vorstellig werden (PostIdent- Verfahren), oder bei einem Notar vorstellig werden (NotarIdent-Verfahren) um eine zuverlässige Identifikation durchzuführen. Diese Vorgehensweise ist sowohl zeitaufwändig als auch kostenintensiv. Um diesen Vorgang zu erleichtern und den Beantragungsprozess zu beschleunigen, sieht dieses Konzept den Weg über eine Identitätsfeststellung in dafür für zuständig erklärten Stellen innerhalb der Behörde, mittels Herstellung einer öffentlichen Urkunde vor. 1.1 Allgemeine Hinweise zu Signaturvorschriften Ein elektronisches Dokument, das mit einer qualifizierten elektronischen Signatur verbunden ist, kann grundsätzlich als Alternative zur Schriftform verwendet werden( 1 Abs.1 des Landesverwaltungsverfahrensgesetzes in Verbindung mit 3a Abs.2 des Verwaltungsverfahrensgesetzes, 36a Abs. 2 des Ersten Buches Sozialgesetzbuches und 87 a Abs.3 und 4 der Abgabenordnung, 126 Abs. 3 und 126a des Bürgerlichen Gesetzbuches). Da eine qualifizierte elektronische Signatur im Rechtsverkehr die gleiche Wirkung wie eine eigenhändige Unterschrift hat, soweit durch Gesetz nichts anderes bestimmt ist (vgl. 3 a Verwaltungsverfahrensgesetz), ist bei der Identifizierung besonders sorgfältig vorzugehen. Das Vertrauen in die Sicherheit und Zuverlässigkeit der elektronischen Kommunikation und deren Akzeptanz hängen wesentlich auch von der Art und Weise des Antrags- und Identifizierungsverfahrens ab. 2 Rechtliche Rahmenbedingungen für die Erstellung einer öffentlichen Urkunde Die rechtlichen Grundlagen für die Erstellung einer öffentlichen Urkunde sind insbesondere in der Zivilprozessordnung (ZPO) geregelt. Eine Urkunde im Sinne des ZPO ist die schriftliche Verkörperung eines Gedankens. Für die Erstellung einer öffentlichen Urkunde gelten gemäß 415, 418 ZPO folgende Voraussetzungen: 1. Notwendig ist die Ausstellung durch eine öffentliche Behörde. 2 Die Urkunde darf nur in den Grenzen der Amtsbefugnisse oder des zugewiesenen Geschäftskreises erstellt werden. Auch die privatrechtliche Urkunde einer öffentlichen Behörde über ein in ihren Amtsbereich fallendes Privatrechtsgeschäft ist eine öffentliche Urkunde. Leitfaden f. Beglaubigungsstellen Seite 5 von

6 3. Die Unterschrift der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters ist persönlich entgegenzunehmen. Das Dienstsiegel sowie die Unterschrift des Ausstellers oder der Ausstellerin sind unverzichtbarer Bestandteil. 2.1 Öffentliche Urkunde für Identitätsfeststellung Der Bürgermeister als Dienstherr beauftragt eine Stelle innerhalb der Verwaltung mit der Wahrnehmung der Aufgabe der Identitätsfeststellung. Dies kann per Dienstanweisung oder formlose Beauftragung geschehen. Diese berechtigte Stelle erstellt eine öffentliche Urkunde, die zur Vorlage bei dem Zertifizierungsdiensteanbieter vorgelegt wird. Gemäß 418 Abs.1 ZPO entfaltet diese Urkunde vollen Beweis über die inhaltliche Richtigkeit. Die bei der Beantragung einer Signaturkarte notwendigen Verfahrensschritte zur Identitätsfeststellung beschränken sich auf ein hoheitliches Tätigwerden. Eine privatrechtliche Vertragsbeziehung zu einem Zertifizierungsdienstanbieter entsteht dadurch nicht. Das hier beschriebene Verfahren soll nicht bei der Beantragung einer Signaturkarte durch Bürgerinnen und Bürger zur Anwendung kommen. Es soll vielmehr den Kommunen einen vereinfachten Zugang zur Nutzung von qualifizierten elektronischen Signaturen für den dienstlichen Bereich erschließen. Der Prozess erleichtert insofern den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in den Rathäusern den Weg zu einer Signaturkarte. 2.2 Mustervermerk für die Identifikation Auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen insbesondere 8 Abs.2 Nr. 1 Verordnung zur elektronischen Signatur (SigV) für die Identitätsfeststellung im Zusammenhang mit der Beantragung einer Signaturkarte wird der im beiliegenden Muster enthaltene Inhalt empfohlen. Bitte verwenden Sie zur Identitätsfeststellung dieses Muster, welches vom TÜV bestätigt worden ist. Nach dem Ausfüllen des Antragsformulars auf dem Portal von T- Systems ist dieses Formular bereits Bestandteil Ihrer ausgedruckten Auftragsunterlagen 3 Beantragung der qualifizierten elektronischen Signatur für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Kommunen. Antragsformulare für eine qualifizierte elektronische Signatur können über den Link im Intranet der KommWis abgerufen werden Die Beantragung soll unter Vorlage des ausgefüllten Antrags bei der zuständigen Stelle erfolgen. 4 Aufgaben der gemeindlichen Stellen Wird die vom Bürgermeister mit der Aufgabe der Identitätsfeststellung beauftragte gemeindliche Stelle vom Mitarbeiter aufgesucht, hat diese die Identität der antragstellenden Person zu überprüfen. Hierfür liegt ihr das Formular für die Identitätsfeststellung vor, das gemeinsam mit der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter ausgefüllt wird. Anhand des von der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter im Original vorzulegenden Personalausweises oder Passes ist die Identität der betroffenen Person zu überprüfen und die Überein- Leitfaden f. Beglaubigungsstellen Seite 6 von

7 stimmung der in dem Ausweisdokument und der in dem Antrag enthaltenen persönlichen Angaben sicherzustellen. 5 Allgemeine Hinweise zur Antragstellung: Die nachfolgenden Hinweise sollen dazu dienen, dass in den Behörden der Antragsprozess korrekt abgewickelt wird. Beim Alter der antragstellenden Person ist zu beachten, dass Personen unter 18 Jahren unter zusätzlichen Bedingungen ein Zertifikat für eine qualifizierte elektronische Signatur erhalten können. Die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter sollte darauf hingewiesen werden. Der ausgefüllte Antrag ist von der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter zu unterschreiben. Nach Abschluss der Prüfung des Antrags ist die Unterschrift der Mitarbeitern oder des Mitarbeiters zu bestätigen. Eine Mehrausfertigung oder eine Kopie des Antrags auf Ausstellung einer Signaturkarte ist der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter auszuhändigen. Dabei ist die antragstellende Person darauf hinzuweisen, dass die auf dem Antrag enthaltenden Daten nach dem Erhalt der Chipkarte nochmals benötigt werden und das Dokument deshalb sorgfältig aufzubewahren ist. Der vollständig ausgefüllte und unterschriebene Antrag ist an das Trustcenter auf dem Postweg zu übersenden. Nach Erstellung der Signaturkarte wird diese per Post an die zuständige Stelle versandt. Diese dokumentiert den Empfang des Zertifikats und übergibt es persönlich an den Mitarbeiter (mögl. auch zum Download bereitgestellt). 5.1 Attribute Für die elektronische Kommunikation mit einer qualifizierten elektronischen Signatur kann die Aufnahme von Attributen der antragstellenden Person in ein für sie bestimmtes qualifiziertes Zertifikat oder ein gesondertes qualifiziertes Zertifikat (qualifiziertes Attribut-Zertifikat) notwendig oder sinnvoll sein. Attribute sind Angaben zu einzelnen Personen über deren Vertretungsmacht für Dritte sowie berufsbezogene oder sonstige Angaben zu ihrer Person. In einem qualifizierten Attribut-Zertifikat dürfen nur von der betroffenen Person beantragte Attribute Aufnahme finden (siehe 5 Abs.2 und 7 Abs.2 SigG und 3 Abs.2 der Signaturverordnung [SigV]). Erforderlich ist die Aufnahme derartiger Attribute in ein Zertifikat beispielsweise dann, wenn aufgrund einer Rechtsvorschrift oder einer Einzelanweisung bei Verwendung der Signaturkarte auch das der Signatur zugrunde liegende qualifizierte Zertifikat oder ein zugehöriges qualifiziertes Attribut- Zertifikat die Funktion des Signaturschlüssel-Inhabers erkennen lassen muss. In das Zertifikat einer Person, das für die elektronische Kommunikation einer Behörde (dienstliche Signaturkarten) genutzt werden soll, sind die Behörde sowie im Bedarfsfall weitere Attribute wie beispielsweise die konkrete Funktion der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters des Unternehmens oder der Behörde aufzunehmen. Gemäß 44 Abs.2 Verwaltungsverfahrensgesetz ist ein elektronisch erlassener Verwaltungsakt nichtig, der die erlassende Behörde nicht erkennen lässt. Die Mitarbeitern oder der Mitarbeiter bedarf also zur rechtssicheren elektronischen Kommunikation die Nennung der Behörde auf der Signaturkarte, für die er tätig wird. In das Zertifikat einer antragstellenden Person dürfen Angaben über ihre Vertretungsmacht für Dritte nur bei Nachweis einer Einwilligung der dritten Person, berufsbezogene oder sonstige Angaben zur Person nur bei Vorlage einer Bestätigung der für die berufsbezogenen oder sons- Leitfaden f. Beglaubigungsstellen Seite 7 von

8 tigen Angaben zuständigen Stelle, zum Beispiel der Behörde und weitere personenbezogene Angaben nur mit Einwilligung des Betroffenen aufgenommen werden ( 5 Abs.2 Satz 2 bis 4 SigG und 3 Abs.2 SigV). Ein Dokument, aus dem sich ein derartiger Nachweis oder eine derartige Bestätigung ergibt, ist möglichst mit dem Antrag für eine qualifizierte elektronische Signatur an das Trustcenter zu übermitteln. 5.2 Tätigkeiten der Trustcenter Die Trustcenter erstellen das qualifizierte Zertifikat und liefern die Signaturkarte mit Zertifikat per Post an die Dienststelle aus oder stellen die Zertifikate per Download zur Aufnahme auf einer dafür vorgesehenen Chipkarte bereit. Die Kosten für die Ausstellung des jeweiligen Zertifikats werden von den Trustcentern mit der Dienststelle abgerechnet. Ergänzende Hinweise: Nach Zugang der Signaturkarte bei der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter ist die Freischaltung der Signaturkarte zu veranlassen. Für diese Freischaltung muss die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter einen mit der Signaturkarte übermittelten und von ihr oder ihm auszufüllenden und zu unterzeichnenden Vordruck an das jeweilige Trustcenter zurücksenden." 6 Support für die ausführende Stelle Wohin wendet sich ein Mitarbeiter/in, wenn Fragen zum Antragsprozess oder zu den Formularen aufkommen? Ansprechstelle dafür ist die: KommWis Gesellschaft für Kommunikation und Wissenstransfer mbh Hindenburgplatz 3 D Mainz Tel: Fax support@kommwis.de Leitfaden f. Beglaubigungsstellen Seite 8 von