BPMN 2.0. Prozessmodellierung als Grundlage für Prozessoptimierung und Prozessmanagement. Workshop für Anfänger

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1 BPMN 2.0 Prozessmodellierung als Grundlage für Prozessoptimierung und Prozessmanagement Workshop für Anfänger tekom Frühjahrstagung Karlsruhe Schmeling + Consultants GmbH Heidelberg Telefon +49 (0) / Tilo Ried t.ried@schmeling-consultants.de

2 Agenda Grundlagen BPMN Notation Level 1 Übung: Einfache Prozess-Skizze Übung: Prozessmodell mit Gateways Übung: UND/ODER BPMN Notation Level 2 Übung: Prozessmodell mit Data Objects und Subprocess BPMN Notation Erweiterung Übung Collaboration Diagram Übung: Automatische Freigabe Anhang Literatur und Quellen Beispiel Workflowmanagementsystem/BPMS Detailinformationen BPMN 2.0 Fehlermöglichkeiten BPMN 2.0 2

3 Parallelisierung der Lektorate Übergabe an ÜM automatisieren Wiederverwendung Prozessmanagement Prozess Life Cycle Warum ist Prozessmodellierung so wichtig? Wirkung Potenziale Wirkt auf Aktivität Zeit Kosten Qualität 1 Parallelisierung der Lektorate Technische Inhalte lektorieren X Redaktionelle Inhalte lektorieren 2 Übergabe an ÜM automatisiert X 3 Systemunterstützte Modularisierung X X X Maßnahmen 1 SOLL-Prozess modellieren X 2 Redaktionssystem einführen X X 3 3

4 BPMN 2.0 Ziele und Eigenschaften Eine grafische Abbildungssyntax für alle Geschichte 2004 von Stephen A. White (IBM) entwickelt 2005 durch Business Process Management Initiative (BPMI) veröffentlicht Weiterentwicklung durch Object Management Group (OMG) Januar 2011 als BPMN 2.0 veröffentlicht Eigenschaften Gesamtumfang sehr komplex (vgl. BPMN 2.0 Poster, steile Lernkurve) Subset leicht verwendbar (Fachabteilungen etc.) Einsatz nur geplant und bewusst Werkzeugunterstützung zahlreich Verwendung Themen im Workshop 1. Schnelles Skizzieren von Prozessen 2. Vollständige Beschreibung von Prozessen 3. Definition ausführbarer Prozessdefinitionen (XML, BPMS) für Workflowmanagementsysteme 4

5 1. BPMN Notation Level 1 Einfache Prozess-Skizze Start-Event Activity End Event Pool Control Flow Lane

6 Übung 1.1 Einfache Prozess-Skizze Prozessbeschreibung Das Produktmanagement gibt wenn notwendig eine neue Revision der Betriebsanleitung in Auftrag. Der TD-Leiter prüft den Auftrag und gibt ihn an einen fachlich geeigneten Autor weiter. Der Autor erstellt die Inhalte des Entwurfs. Diese werden durch den Dienstleister entsprechend Auftrag des Übersetzungsmanager übersetzt. Der Autor publiziert danach die Dokumente. 6

7 Übung 1.1 Lösungsvorschlag Einfache Prozess-Skizze 7

8 1. BPMN Notation Level 1 AND Gateway, XOR Gateway Synchronisation XOR AND 8

9 Übung 1.2 Prozessmodell mit Gateways Prozessbeschreibung Entsprechend Projektstatus wird die Betriebsanleitung beauftragt. Der Auftrag wird geprüft, ob er im Budget enthalten ist. Bei Abweichungen wird er abgelehnt, der Prozess endet dann. Wird der Auftrag angenommen, wird die Betriebsanleitung erstellt und danach redaktionell lektoriert. Gleichzeitig wird die Betriebsanleitung auf technische Angaben geprüft. Sind Änderungen notwendig, werden diese jeweils korrigiert. Danach wird die geänderte Anleitung wiederum lektoriert bzw. technisch geprüft, um noch vorhandene Abweichungen zu finden und gegebenenfalls erneut korrigieren zu lassen. Sind keine Änderungen mehr notwendig, wird die Betriebsanleitung publiziert. 9

10 Übung 1.2 Lösungsvorschlag Prozessmodell mit Gateways 10

11 Übung 1.3 UND/ODER Prozessbeschreibung Von drei Aufgaben (A, B, C) sind mindestens 2 zu erledigen. Die Aufgaben sind parallel abzuarbeiten Dabei ist bei jedem Prozessablauf einmal zu entscheiden, welche Aufgaben zusammen erledigt werden müssen. In jedem Durchlauf wird nur eine Auswahl getroffen.

12 Übung 1.3 Lösungsvorschlag UND/ODER 12

13 2. BPMN Notation Level 2 Data Object, Data Store Data Object Data Store Status 13

14 2. BPMN Notation Level 2 Subprocess, Ad-hoc Subprocess Subprocess Ad-hoc Subprocess 14

15 Übung 2.1 Data Store, Data Object, Subprocess Prozessbeschreibung Nach dem die BA beauftrag wurde, wird sie erstellt, lektoriert, korrigiert, freigegeben und publiziert. Die Erstellung beinhaltet neben der Recherche am Produkt und der Texterstellung auch das Erstellen von Illustration und Fotos sowie das Erstellen der Ersatzteilliste. Bei der Publikation muss zuerst eine Dokument-Nummer beantragt werden, bevor das Dokument als erzeugte PDF-Datei im Intranet bereitgestellt werden kann. 15

16 Übung 2.1 Lösungsvorschlag Data Store, Data Object, Subprocess 16

17 Übung 2.1 Lösungsvorschlag Data Store, Data Object, Subprocess 17

18 3. BPMN Notation Erweiterung Message Event, Timer Event Start Event Message Catching Intermediate Event Timer End Event Message Throwing Intermediate Event Message Catching 18

19 3. BPMN Notation Erweiterung Collaboration Diagram/Message Flow Message Flow Pool (Black Box) 19

20 Übung 3.1 Collaboration mit Übersetzungsdienstleister Prozessbeschreibung Unternehmen A fragt bei Übersetzungsdienstleister B ein Angebot für eine Übersetzung an. B schickt ein Angebot, dass A danach beauftragt. Die durch B erstellte Übersetzung wird durch A lektoriert. Die korrigierte Übersetzung wird durch den Dienstleister an A übergeben. A gibt die korrigierte Übersetzung frei. Dienstleister B stellt die Rechnung. A bezahlt die Rechnung. Hinweis: Modellieren Sie beide Pools als Black Box (collapsed) 20

21 Übung 3.1 Lösungsvorschlag Collaboration mit Übersetzungsdienstleister 21

22 Übung 3.2 Timer Automatische Freigabe nach 2 Wochen Prozessbeschreibung Nach dem die Betriebsanleitung von der Redaktion erstellt wurde, wird sie zur Freigabe die Entwicklung gegeben. Falls die Entwicklungsabteilung nach 2 Wochen noch keine Freigabe erteilt hat, wird die Betriebsanleitung automatisch freigegeben und publiziert. 22

23 Übung 3.2 Lösungsvorschlag Timer Automatische Freigabe nach 2 Wochen 23

24 Anhang Werkzeuge für BPMN Kostenlos bis serverbasiert Eclipse SOA-Tools Visio Stencils selber anlegen Ab 2010 mit BPMN-Stencils bizagi Prozess Modeller Modellierwerkzeug des BPMS bizagi Kostenlos ech-bpm Tool Basiert auf Eclipse ech-bpm Tool Open Source Anmeldung erforderlich Signavio Serverbasiert BPMS-Integration (T!M) ARIS Express kostenlos Enterprice Architect Modellierungswerkzeug (UML etc.) Code-Generator BP Visual Architect Modellierungswerkzeug (UML etc.) Code-Generator 24

25 Anhang Weiterführende Informationen Quellen und Literatur (subjektiv bewertet) Literatur Bruce Silver: BPMN Method and Style, 2nd Edition, 2011 Stephen A. White, PHD Derek Miers: BPMN Modelling and Reference Guide, 2008 Alec Sharp, Patrick McDermott: Workflow Modeling. Tools for Process Improvement and Application Development. Quellen Workflow Patterns Initiativ (Van der Aalst, ter Hofstede, N. Russel) BPMN Blog Kurze Prozesse (Thomas Allweyer) BPMN 2.0 Poster (alle Sprachen) Poster CMMI 25

26 Anhang Workflowmanagement Business Process Managementsystem (BPMS) Verwendung Prozessorientierte Informationserfassung (Formulare) Wiederholt auftretende manuelle Arbeiten automatisieren Unterschiedliche Systeme transparent integrieren Schnittstellen/Systemgrenzen überwinden (Datensilos) Prozess-Status einfach ermitteln (Prozesscockpit) Beispiel BPMS Task in Motion (T!M) Aufgabenliste Ausgewählter Prozess Status aller laufender Prozesse Bearbeitungsstand ausgewählter Prozess (BPMN-Grafik) 26

27 Anhang BPMN Notation Level 1 Pool Verwendung Jeder Prozess läuft vollständig in genau einem Pool ab Ein Prozess kann/darf die Pool- Grenzen nicht überwinden Es gibt keinen Prozess ohne Pool Benennung Name des Prozesses (nicht Unternehmen oder Abteilung) Evtl. Verb-Substantiv oder Verb Vorgehensweise Zuerst den Pool anlegen Beispiele 27

28 Anhang BPMN Notation Level 1 Lane Verwendung Verantwortung im Prozessablauf abbilden Rollen im Prozessablauf darstellen Aufbaustruktur des Unternehmen darstellen Sonderfall: IT-System mit eigener Lane darstellen Vorgehensweise Wer ist am Prozess beteiligt? Welche Rollen lassen sich im Prozessablauf identifizieren? Welche Abteilungen sind beteiligt? Beispiel 28

29 Anhang BPMN Notation Level 1 Task/Activity Verwendung Einzelne Aufgabe im Prozessablauf Ort der eigentlichen Arbeit (Zeit/ Kosten) In sich abgeschlossener Schritt Anfang/Ende konkret bestimmbar Start/Ende durch Status definierbar Erstellung, Lektorat, Übersetzung, Verbunden durch Sequence Flow Alle Activities müssen verbunden sein (Ausnahme Ad hoc Teilprozess) Benennung Verb (Präsens) Substantiv Vorgehensweise Was passiert dann? Und was passiert dann? Beispiele 29

30 Anhang BPMN Notation Level 1 Start/End Event Verwendung Mindestens ein Startereignis pro Prozess (nur eines empfohlen) Mindestens ein Endereignis pro Prozess (mehrere möglich/empfohlen) Start-Ereignis ohne eingehenden Sequence Flow End Event ohne ausgehenden Sequence Flow Benennung Substantiv Verb (Perfekt) Vorgehensweise Wie beginnt/endet der Prozess? Warum beginnt/endet der Prozess? Beispiel 30

31 Anhang BPMN Notation Level 2 Exclusive Gateway (XOR) Verwendung Entscheidungen, bei denen NUR EINE Alternative ausgewählt werden kann Logisches XOR Mit/ohne X in der Raute möglich Mit/ohne schließendem Gateway möglich Separate End-Ereignisse möglich Beispiele 31

32 Anhang BPMN Notation Level 2 Parallel Gateway (AND) Verwendung Mehrere Abläufe parallel Alle Abläufe müssen abgeschlossen werden Prozess wartet, bis alle Abläufe abgeschlossen sind Synchronisierung aller Abläufe Beispiel 32

33 Anhang BPMN Notation Level 2 Data Object Verwendung Abbildung von Dokumenten, Formularen, Informationen, etc. Notwendige Informationen werden als Voraussetzung und Ergebnis sichtbar Informationsfluss wird sichtbar (von/zur Activity, in beide Richtungen) Beispiele 33

34 Anhang BPMN Notation Level 2 Data Store Verwendung Abbildung von Systemen, Datenbanken etc. Verwendete Systeme werden sichtbar Beispiel 34

35 Anhang BPMN Notation Level 2 Sub Process (1) Verwendung Hierarchische Gliederung von Prozessen Beliebig viele Ebenen möglich, ein bis zwei Unterprozessebenen sinnvoll Hauptprozess auf einer Seite darstellen Unterprozesse separat darstellen Collapsed/Inline Expansion/ Hierarchical Expansion Mit oder ohne Pool möglich Vorgehensweise Welche Activities gehören zusammen? Welche Activities ergeben eine Prozessphase (Unterprozess = Phase)? Beispiel Collapsed Inline Expansion 35

36 Anhang BPMN Notation Level 2 Sub Process (2) Collapsed Beispiel Hirachical Expansion 36

37 Anhang BPMN Notation Erweiterung Collaboration Diagram/Message Flow (Message) Verwendung Externe Prozesse nicht bekannt Kein Einfluss möglich Black Box Pool Collapsed Pool Expanded 37

38 Anhang BPMN Notation Erweiterung Collaboration Diagram/Message Flow/Annotation Verwendung Externe Prozesspartner modellieren (Dienstleister, Kunden etc.) Pool Collapsed/Expanded (Black Box) Kommunikation nur durch Messages/Message Events (Start/Intermediate/End) Beispiel Pool Expanded 38

39 Anhang BPMN Notation Erweiterung Message Event und Timer Event Verwendung Start oder Ende durch Nachricht oder zeitliches Ereignis Weiterschalten im Prozess durch Nachricht oder Ereignis Verbinden von getrennten Prozessen durch Message Flow Start/Intermediate/End Beispiele 39

40 Start Event Intermediate Event End Event Anhang BPMN Notation Erweiterung None Event, Message Event und Timer Event (Start, Intermediate, End) None Event Message Catching Message Throwing Timer Catching 40

41 Anhang BPMN Notation Erweiterung Timer (Start Event, Intermediate Event) Regelmäßige Ressourcenplanung (Timer Start Event) Revision ankündigen, Dokumente nach 14 Tagen anfragen (Intermediate) Erinnerung nach 7 Tagen 41

42 Anhang BPMN Notation Erweiterung Timer Automatische Freigabe nach 15 Tagen 42

43 Anhang Notation Erweiterung Ad Hoc Subprocess Verwendung Spezieller Unterprozess Keine Ablaufrichtung (Sequence Flow) vorgegeben Activities können abgearbeitet werden Es müssen nicht alle Activities abgearbeitet werden Auswahl kann in jeder Prozessinstanz neu getroffen werden Unterprozess muss durch den Prozessteilnehmer beendet werden Beispiel ~ 43

44 Anhang BPMN Notation Erweiterung Link (Off-Page Connector) Verwendung Prozesse über Seitengrenzen hinaus verbinden Intermediate Event Throwing -> Catching Beispiel 44

45 Anhang BPMN Notation Fehler vermeiden Prozessaufteilung falsch Einheiten gleicher Organisation in einem Prozess zusammen fassen Abteilungen eines Unternehmens als Lanes in einem Pool abbilden Ist organisatorischer Einfluss möglich? Ja = Lane Nein = Collapsed Pool 45

46 Anhang BPMN Notation Fehler vermeiden Externe Prozesse nicht modellieren 46

47 Anhang BPMN Notation Fehler vermeiden Sequence Flow über Prozessgrenzen hinweg nicht erlaubt Zwischen Prozessen ist nur Message Flow erlaubt 47

48 Anhang BPMN Notation Fehler vermeiden Unterprozess benötigt Start- und End-Ereignis 48

49 Anhang BPMN Notation Fehler vermeiden In einem Pool ist Message Flow nicht erlaubt Im Prozess ist nur Control Flow erlaubt 49

50 Anhang BPMN Notation Fehler vermeiden Message Flow an einem Gateway nicht erlaubt 50