Microsoft Outlook 2013 Exchange

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1 Hochschulrechenzentrum Justus-Liebig-Universität Gießen Microsoft Outlook 2013 Exchange

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3 Exchange mit Outlook 2013 Seite 1 von 42 Inhaltsverzeichnis Vorbemerkung... 4 Voraussetzung für die Nutzung von Exchange... 4 Konto in Outlook einrichten... 4 Exchange-Konto als einziges Konto einrichten... 5 Exchange als zusätzliches Konto einrichten... 9 Anmeldedaten speichern, ja oder nein? LDAP-Adressbuch der JLU Gießen einbinden Abwesenheitsnotiz verwenden Abwesenheitsnotiz einrichten Regeln festlegen Abwesenheitsnotiz deaktivieren s als Termin im Kalender eintragen Kalender im Exchange-Konto verwenden Neuen Kalender erstellen Kalender löschen Einzelnen Termin in den Kalender eintragen Wiederholenden Termin in den Kalender eintragen Eigenen Kalender freigeben Gruppenkalender anlegen Gemeinsamen Termin finden der Terminplanungs-Assistent Stellvertretung Freigabe für Stellvertretung einrichten Eigenschaften beim Stellvertreter festlegen s als Stellvertreter unter dem Namen des Chefs versenden Regeln festlegen Speicherplatz-Begrenzung Einstellungen in Outlook ändern Benutzung von Outlook Web App (OWA) Weitere Informationen und Literatur... 42

4 Exchange mit Outlook 2013 Seite 2 von 42 Abbildungsverzeichnis Abb. 1: Das Startfenster zum Einrichten von Outlook Abb. 2: Frage, ob ein -Konto konfiguriert werden soll... 5 Abb. 3: Servereinstellungen manuell konfigurieren... 6 Abb. 4: Microsoft Exchange als Dienst auswählen... 6 Abb. 5: Eingabe des Server- und Benutzernamens... 7 Abb. 6: Kontonamen festlegen... 7 Abb. 7: Verbindung über HTTP herstellen und Proxyeinstellungen vornehmen... 8 Abb. 8: Dialogfeld Microsoft Exchange-Proxyeinstellungen... 8 Abb. 9: Verbindung mit dem Exchange-Server herstellen... 9 Abb. 10: Der letzte Schritt der Kontoeinrichtung... 9 Abb. 11: Dialogfeld Mail-Setup - Outlook Abb. 12: Dialogfeld Kontoeinstellungen; Register Abb. 13: Immer zur Eingabe von Anmeldeinformationen auffordern Abb. 14: Dialogfeld Kontoeinstellungen, Register Adressbücher Abb. 15: Dialogfeld Konto hinzufügen, Option LDAP Abb. 16: Dialogfeld Konto hinzufügen, Serverinformationen Abb. 17: Dialogfeld Microsoft LDAP-Verzeichnis, Register Verbindung Abb. 18: Dialogfeld Microsoft LDAP-Verzeichnis, Register Suche Abb. 19: Dialogfeld Neues Konto hinzufügen, Kontoeinrichtung abschließen Abb. 20: Namen im LDAP-Adressbuch suchen Abb. 21: Schaltfläche Automatische Antworten Abb. 22: Dialogfeld Automatische Antworten, Innerhalb meiner Organisation Abb. 23: Dialogfeld Automatische Antworten, Außerhalb meiner Organisation Abb. 24: Dialogfeld Regeln für automatische Antworten Abb. 25: Dialogfeld Regel bearbeiten Abb. 26: Abwesenheitsnotiz als Vorlage erstellen Abb. 27: Abwesenheitsnotiz deaktivieren Abb. 28: Befehl Ordner auswählen Abb. 29: Alle Ordner des Exchange-Kontos (insbesondere Ordner Kalender) Abb. 30: Alle wichtigen Angaben für den Termin Abb. 31: Der Termin in der Aufgabenleiste Abb. 32: Dialogfeld Neuen Ordner erstellen Abb. 33: Fenster zum Erstellen eines Termins Abb. 34: Dialogfeld Terminserie... 24

5 Exchange mit Outlook 2013 Seite 3 von 42 Abb. 35: Ein Serientermin (als Beispiel eine wöchentliche Veranstaltung) Abb. 36: Befehl für die Kalenderberechtigungen aufrufen Abb. 37: Dialogfeld Kalender: Eigenschaften, Personen hinzufügen Abb. 38: Nur-Leseberechtigungen (links), Lese- und Änderungsberechtigungen (rechts) Abb. 39: Befehl, um freigegebenen Kalender einzufügen Abb. 40: Dialogfeld Freigegebenen Kalender öffnen Abb. 41: Sie bestimmen selbst, welcher Kalender angezeigt werden soll Abb. 42: Fenster Besprechung (Auswahl Terminplanungs-Assistent) Abb. 43: Befehl für Zugriffsrechte für Stellvertretung Abb. 44: Dialogfeld Stellvertretungen Abb. 45: Dialogfeld Berechtigungen der Stellvertretung: Name Abb. 46: Dialogfeld Outlook Heute [Name]: Eigenschaften Abb. 47: Dialogfeld Kontoeinstellungen, Register , Konto ändern Abb. 48: Dialogfeld Microsoft Exchange, Register Erweitert Abb. 49: Neue Nachricht von einer weiteren -Adresse erstellen Abb. 50: Dialogfeld Von anderer -Adresse senden Abb. 51: Dialogfeld Regel erstellen Abb. 52: Dialogfeld Regel-Assistent (Bedingung auswählen) Abb. 53: Dialogfeld Text suchen Abb. 54: Dialogfeld Regel-Assistent (Aktion auswählen) Abb. 55: Dialogfeld Regeln und Benachrichtigungen (Ordner wählen) Abb. 56: Dialogfeld Regel-Assistent (Regel fertig stellen) Abb. 57: Dialogfeld Regeln und Benachrichtigungen (Regeln verwalten) Abb. 58: Anzeige wie viel Speicherplatz noch frei ist Abb. 59: Befehl zum Archivieren von s und Ordnern Abb. 60: Dialogfeld Archivieren Abb. 61: Anmeldung bei OWA Abb. 62: Aufruf der Optionen in OWA Abb. 63: Neues Exchange-Passwort festlegen... 41

6 Exchange mit Outlook 2013 Seite 4 von 42 Vorbemerkung Dieses Skript enthält eine kurze Einführung in die Nutzung der Microsoft Exchange-Server-Dienste im Zusammenhang mit Microsoft Outlook Dabei beziehen sich die Angaben auf die Dienste an der Justus-Liebig-Universität (JLU) in Gießen. Prinzipiell können Sie die Angaben auch auf andere Einrichtungen übertragen, allerdings können gewisse Angaben und Einstellungen von den hier beschriebenen abweichen. Auf das Versenden, Empfangen, Beantworten oder Weiterleiten von E- Mails wird an dieser Stelle nicht näher eingegangen. Diese Informationen entnehmen Sie dem Skript Internet (ab Seite 37). Voraussetzung für die Nutzung von Exchange Damit Sie überhaupt die Exchange-Server-Dienste an der JLU Gießen nutzen können, müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein: 1. Sie müssen Mitarbeiterin/Mitarbeiter der JLU Gießen sein und eine g-kennung besitzen. 2. Sie benötigen eine Exchange-Zugriffslizenz, die Sie im -Shop des Hochschulrechenzentrums käuflich erwerben können. 3. Auf Ihrem PC ist Outlook 2013 installiert. 4. Sie müssen noch ein Online-Formular ausfüllen. Weitere Informationen (insbesondere das Online-Formular) finden Sie im Internet auf der Seite: Konto in Outlook einrichten Als nächstes müssen Sie ein Exchange-Konto unter Outlook einrichten. An dieser Stelle wird die Einrichtung speziell für die Version 2013 gezeigt. Wenn Sie eine ältere Outlook-Version besitzen, können Sie sich die Anleitung zum Einrichten des Exchange-Kontos auf der folgenden Web-Seite anschauen: Es gibt zwei Wege, um das Exchange-Konto einzurichten: Es existiert noch kein Konto in Outlook und das Exchange-Konto ist das einzige. Es existiert bereits ein anderes -Konto und das Exchange-Konto wird zusätzlich eingerichtet. In den nachfolgenden Kapiteln wird jeder der beiden Wege genau beschrieben.

7 Exchange mit Outlook 2013 Seite 5 von 42 Exchange-Konto als einziges Konto einrichten Es wird davon ausgegangen, dass Outlook 2013 (bzw. Office 2013) frisch auf dem PC installiert worden ist, genauer gesagt: Outlook wurde bis jetzt noch kein einziges Mal aufgerufen. Für die Einrichtung des Exchange-Kontos führen Sie nun folgende Schritte durch (Sie sind als normaler Benutzer in Windows angemeldet): 1. Starten Sie Outlook Es erscheint der Assistent für die Konfiguration von Outlook 2013 (siehe Abbildung 1). Klicken Sie auf die Schaltfläche. Abb. 1: Das Startfenster zum Einrichten von Outlook Im zweiten Schritt des Assistenten übernehmen Sie die Option Ja (siehe Abbildung 2) und klicken auf die Schaltfläche. Abb. 2: Frage, ob ein -Konto konfiguriert werden soll 3. Im dritten Schritt des Assistenten wählen Sie die Option Manuelle Konfiguration oder zusätzliche Servertypen (siehe Abbildung 3) und klicken dann auf die Schaltfläche.

8 Exchange mit Outlook 2013 Seite 6 von 42 Abb. 3: Servereinstellungen manuell konfigurieren 4. Im vierten Schritt wählen Sie als Dienst die Option Microsoft Exchange oder kompatibler Dienst (siehe Abbildung 4) und klicken dann auf die Schaltfläche. Abb. 4: Microsoft Exchange als Dienst auswählen 5. Im fünften Schritt des Assistenten tragen Sie in das Textfeld Server: ex-nlb.uni-giessen.de ein und im Textfeld Benutzername: geben Sie Ihren Exchange-Benutzernamen 1 ein, den Sie vom zugewiesen bekommen haben (siehe Abbildung 5). Klicken Sie dann auf die Schaltfläche. 1 Der Exchange-Benutzername an der JLU Gießen besteht üblicherweise aus dem Nachnamen, gefolgt von einem Trennstrich und dann noch der erste Buchstabe des Vornamens. Der Benutzername kann bei anderen Einrichtungen natürlich anders aufgebaut sein.

9 Exchange mit Outlook 2013 Seite 7 von 42 Abb. 5: Eingabe des Server- und Benutzernamens a. Optional: Im Dialogfeld Microsoft Exchange geben Sie im Register Allgemein dem Konto einen Namen Ihrer Wahl (siehe Abbildung 6). Sie können natürlich den vorgegebenen Kontonamen beibehalten. Abb. 6: Kontonamen festlegen b. Im Register Verbindung schalten Sie das Kontrollkästchen Verbindung mit Microsoft Exchange über HTTP herstellen ein (siehe Abbildung 7) und klicken dann auf die Schaltfläche.

10 Exchange mit Outlook 2013 Seite 8 von 42 Abb. 7: Verbindung über HTTP herstellen und Proxyeinstellungen vornehmen i. Im Dialogfeld Microsoft Exchange-Proxyeinstellungen (siehe Abbildung 8) geben Sie in das Textfeld ein: ex-nlb.uni-giessen.de. Schalten Sie die beiden Kontrollkästchen Bei schnellen Netzwerken zuerst eine Verbindung über HTTP herstellen, dann über TCP/IP und Bei langsamen Netzwerken zuerst eine Verbindung über HTTP herstellen, dann über TCP/IP ein und wählen im einzeiligen Listenfeld Diese Authentifizierung für die Verbindung mit dem Exchange-Proxyserver verwenden den Eintrag Standardauthentifizierung. Abb. 8: Dialogfeld Microsoft Exchange-Proxyeinstellungen c. Nach der Bestätigung des Dialogfelds Microsoft Exchange-Proxyeinstellungen werden Sie nun aufgefordert Ihren Exchange-Benutzernamen und das zugewiesene Passwort einzugeben (siehe Abbildung 9), um zu überprüfen, ob die gemachten Einstellungen in Ordnung sind. Vor dem Benutzernamen müssen Sie die Angabe unigiessen\ setzen 2. 2 Die Angabe uni-giessen\ vor dem Benutzernamen gilt natürlich wieder nur für die Einrichtungen der JLU Gießen. Bei anderen Einrichtungen müssen Sie eine andere Angabe vor dem Benutzernamen machen.

11 Exchange mit Outlook 2013 Seite 9 von 42 Abb. 9: Verbindung mit dem Exchange-Server herstellen 6. Damit ist die Kontoeinrichtung abgeschlossen und Sie können den Assistenten über die Schaltfläche beenden (siehe Abbildung 10). Abb. 10: Der letzte Schritt der Kontoeinrichtung Nach Beendigung des Assistenten wird nun sofort Outlook gestartet und Sie müssen sich erneut am Exchange-Server anmelden (siehe Abbildung 9). Jetzt können Sie die Exchange-Dienste mit Outlook verwenden. Exchange als zusätzliches Konto einrichten Vielleicht setzen Sie Outlook schon eine Weile ein und nutzen die normale -Adresse, die Sie vor längerer Zeit vom bekommen haben. Outlook erlaubt es natürlich, dass Sie mehrere Konten einrichten können. Allerdings dürfen Sie dazu nicht Outlook starten und im Register Datei den Befehl Informationen und dann die Schaltfläche anklicken. Nach den ersten beiden Dialogfeldern bekommen Sie dann die Mitteilung, dass Sie kein weiteres Konto hinzufügen können, solange Outlook geöffnet ist. Sie müssen also einen anderen Weg nehmen, um das Exchange- Konto zusätzlich einzurichten. Schließen Sie zunächst Outlook (sofern es geöffnet ist) und führen dann folgende Schritte aus:

12 Exchange mit Outlook 2013 Seite 10 von Öffnen Sie das Fenster für die Systemsteuerung. In Windows 7 Klick auf die Schaltfläche auf der Taskleiste und dann im Startmenü den Befehl Systemsteuerung wählen. In Windows 8.1 klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Startbutton und wählen im Kontextmenü den Befehl Systemsteuerung. 2. Sofern die Kategoriendarstellung in der Systemsteuerung eingestellt ist, wählen Sie die Kategorie Benutzerkonten. Ansonsten machen Sie weiter mit Schritt Wählen Sie das Symbol. Sie erhalten das Dialogfeld Mail-Setup Outlook (siehe Abbildung 11). Abb. 11: Dialogfeld Mail-Setup - Outlook 4. Wählen Sie im Dialogfeld Mail-Setup Outlook die Schaltfläche. Es erscheint das Dialogfeld Kontoeinstellungen. 5. Im Dialogfeld Kontoeinstellungen wählen Sie im Register die Schaltfläche Neu (siehe Abbildung 12). Es erscheint das Dialogfeld Neues Konto hinzufügen. Abb. 12: Dialogfeld Kontoeinstellungen; Register Die nächsten Schritte sind identisch mit den Schritten 3 bis 6 (ab Seite 5) bei der Einrichtung des Exchange-Kontos als einziges Konto in Outlook.

13 Exchange mit Outlook 2013 Seite 11 von 42 Anmeldedaten speichern, ja oder nein? Wie Sie vielleicht in Abbildung 9 auf Seite 9 schon erkannt haben, können Sie die Anmeldedaten (Benutzernamen und Kennwort) speichern. Das hat natürlich den Vorteil, dass Sie nicht jedes Mal, wenn Sie Outlook starten, das Kennwort eingeben müssen. Allerdings hat die Speicherung der Anmeldedaten auch Nachteile. Mit der Zeit vergessen Sie das Passwort, da Sie es ja auch eigentlich gar nicht mehr benötigen. Wenn Sie nun mal von einem fremden PC (z.b. während eines Auslandaufenthalts) auf Ihr Exchange-Konto zugreifen wollen, können Sie OWA (Outlook Web App) ( siehe Kapitel Benutzung von Outlook Web App (OWA), Seite 40) mittels eines beliebigen Web-Browsers benutzen. Dort werden Sie dann aber nach den Anmeldedaten gefragt. Und dann wissen Sie vielleicht Ihr Passwort nicht mehr. Ein weiterer Nachteil bei der Speicherung der Anmeldedaten besteht darin, dass diese ausspioniert werden können. Auch wenn Sie Ihren PC gut abgesichert haben (aktuelles Antivirenprogramm, Firewall, usw.), kann es immer wieder passieren, dass Hacker auf Ihre Daten zugreifen können. Einen hundertprozentigen Schutz gibt es nicht. Oder Sie haben das Kennwort Ihres Exchange-Kontos geändert. Dann kommen Sie eigentlich gar nicht mehr an Ihr Konto ran. Falls Sie das Kontrollkästchen Anmeldedaten speichern eingeschaltet haben und möchten nun (aus welchen Gründen auch immer) das Anmeldedialogfeld wieder sehen, müssen Sie in Outlook das Dialogfeld Outlook-Optionen aufrufen (Register Datei, Befehl Optionen). Dort wählen Sie die Kategorie Erweitert und klicken in der Unterkategorie Senden und Empfangen auf die Schaltfläche. Im Dialogfeld Senden-Empfangen-Gruppen klicken Sie auf die Schaltfläche. Im Dialogfeld Übermittlungseinstellungen Alle Konten wählen Sie zunächst das Exchange-Konto (falls mehrere Konten existieren) und dann die Schaltfläche. Im Dialogfeld Microsoft Exchange wählen Sie das Register Sicherheit und schalten das Kontrollkästchen Immer zur Eingabe von Anmeldeinformationen auffordern ein (siehe Abbildung 13). Abb. 13: Immer zur Eingabe von Anmeldeinformationen auffordern LDAP-Adressbuch der JLU Gießen einbinden Sobald das Exchange-Konto eingerichtet ist, können Sie loslegen und mit Outlook Ihre erste versenden. Bei der Eingabe von Adressen können Sie natürlich auf ein Adressbuch zurückgreifen, dass in Outlook bereits existiert. Dieses Adressbuch enthält auch schon eine Fülle an Adressen, allerdings nur die der anderen Benutzer der JLU Gießen, die ein Exchange-Konto besitzen. Sie können

14 Exchange mit Outlook 2013 Seite 12 von 42 aber auf die Adressen aller Universitätsangehörigen (Studenten und Bedienstete) zugreifen. Dazu müssen Sie nur das LDAP 3 -Adressbuch der JLU Gießen zu dem bereits existierenden Adressbuch hinzufügen. Für die Einbindung des LDAP-Adressbuchs in Outlook werden ein paar wenige technische Informationen benötigt: Servername: ldap.uni-giessen.de Anschluss (Port): 389 Basis-DN: o=universitaet Giessen,c=DE 1. Wählen Sie im Register Datei den Befehl Informationen und klicken dann auf die Schaltfläche Kontoeinstellungen und wählen den Befehl Kontoeinstellungen. Es erscheint das Dialogfeld Kontoeinstellungen. 2. Im Dialogfeld Kontoeinstellungen wählen Sie das Register Adressbücher und dann das Symbol Neu (siehe Abbildung 14). 3. Im Dialogfeld Konto hinzufügen wählen Sie die Option Internetverzeichnisdienst (LDAP) (siehe Abbildung 15) und klicken dann auf die Schaltfläche. Es erscheint die nächste Seite des Dialogfelds Konto hinzufügen. 4. Tragen Sie in das Textfeld Servername: ldap.uni-giessen.de ein und klicken dann auf die Schaltfläche (siehe Abbildung 16). Es erscheint zunächst ein Hinweis, dass Outlook neu gestartet werden muss, damit die aktuellen Änderungen übernommen werden können. Diesen Hinweis brauchen Sie nur zu bestätigen. Danach erscheint das Dialogfeld Microsoft LDAP-Verzeichnis. Abb. 14: Dialogfeld Kontoeinstellungen, Register Adressbücher 3 LDAP = Lightweight Directory Access Protocol (LDAP erlaubt die Abfrage und die Modifikation von Informationen eines Verzeichnisdienstes über ein IP-Netzwerk. Damit können Daten aus einer Datenbank ausgelesen werden.)

15 Exchange mit Outlook 2013 Seite 13 von 42 Abb. 15: Dialogfeld Konto hinzufügen, Option LDAP Abb. 16: Dialogfeld Konto hinzufügen, Serverinformationen 5. Im Dialogfeld Microsoft LDAP-Verzeichnis tragen Sie zunächst im Register Verbindung einen Namen nach Wunsch ein, der später im Adressbuch verwendet wird (siehe Abbildung 17). Der Name ist völlig frei wählbar. Stellen Sie zudem sicher, dass im Textfeld Anschluss: der Wert 389 eingetragen ist. 6. Wechseln Sie in das Register Suche und wählen in der Gruppe Suchbasis die Option Benutzerdefiniert: und geben in das Textfeld ein o=universitaet Giessen,c=DE (siehe Abbildung 18). Dann bestätigen Sie das Dialogfeld. 7. Sie kommen zurück zum Dialogfeld Konto hinzufügen. Klicken Sie auf die Schaltfläche. 8. Nun erscheint die letzte Seite des Dialogfelds Konto hinzufügen (siehe Abbildung 19). Klicken Sie auf die Schaltfläche.

16 Exchange mit Outlook 2013 Seite 14 von 42 Abb. 17: Dialogfeld Microsoft LDAP-Verzeichnis, Register Verbindung Abb. 18: Dialogfeld Microsoft LDAP-Verzeichnis, Register Suche 9. Schließen Sie Outlook. Abb. 19: Dialogfeld Neues Konto hinzufügen, Kontoeinrichtung abschließen Nach dem nächsten Start von Outlook können Sie beim Erstellen einer die Adressen vom LDAP-Server einsetzen:

17 Exchange mit Outlook 2013 Seite 15 von Klicken Sie im Fenster, wo Sie Ihre erstellen, auf die Schaltfläche. 2. Im Dialogfeld Namen auswählen wählen Sie im einzeiligen Listenfeld Adressbuch den Eintrag LDAP-Adressbuch (JLU). 3. Tragen Sie im Textfeld Suchen: den Namen der Person ein, an die Sie später die senden wollen. Dabei können Sie sowohl einen Nachnamen als auch einen Vornamen eingeben. Außerdem müssen Sie nicht zwangsläufig einen kompletten Namen eingeben, sondern es reichen evtl. auch schon die ersten paar Buchstaben. Allerdings kann es dann passieren, dass die Anzahl der Einträge, bei denen der Suchbegriff im Vor- bzw. Nachnamen oder auch in der E- Mail-Adresse vorkommt, zu hoch ist. Das teilt Outlook Ihnen dann mit. In diesem Fall sollten Sie evtl. noch weitere Buchstaben für den Suchbegriff eingeben, um die Suche stärker einzuschränken (z.b. geben Sie Muster anstelle von Mus ein, dann werden nur Namen gefunden, die mit Muster beginnen und nicht nur mit Mus). Nach dem Klick auf die Schaltfläche (alternativ Taste drücken). Sie erhalten eine Liste mit Namen und -Adressen, wo der Suchbegriff im Namen bzw. in der -Adresse enthalten ist (siehe Abbildung 20). 4. Wählen Sie in der Liste der gefundenen Namen und -Adressen den gewünschten Namen aus und klicken auf die Schaltfläche (bei Bedarf können Sie auch die Schaltflächen bzw. verwenden). 5. Wiederholen Sie Schritt 4, wenn Sie die an mehrere Personen senden wollen. 6. Bestätigen Sie das Dialogfeld Namen auswählen. Abb. 20: Namen im LDAP-Adressbuch suchen Abwesenheitsnotiz verwenden Wenn Sie mal für einen bestimmten Zeitraum nicht erreichbar sind (z.b. sind Sie im Urlaub oder auf Tagung oder Fortbildung), können Sie eine Abwesenheitsnotiz anlegen, die automatisch an die Absender gesendet wird. Dabei können Sie festlegen, ob die Abwesenheitsnotiz nur an die Personen gesendet wird, die ein Exchange-Konto an der JLU Gießen besitzen oder auch an Personen innerhalb

18 Exchange mit Outlook 2013 Seite 16 von 42 und außerhalb der Universität. Zudem können Sie Regeln festlegen, was mit den empfangenen Nachrichten passieren soll. Beispielsweise können diese Nachrichten in einen speziellen Ordner verschoben werden oder Sie leiten die Nachrichten automatisch an andere Personen weiter. Abwesenheitsnotiz einrichten Wenn Sie eine Abwesenheitsnotiz einrichten wollen, führen Sie folgende Schritte aus: 1. Wählen Sie im Ordnerbereich auf der linken Seite das Exchange-Konto aus. Dieser Schritt ist nur notwendig, wenn Sie mehrere Konten haben. 2. Wählen Sie im Register Datei den Befehl Informationen und klicken dann auf die Schaltfläche Automatische Antworten (siehe Abbildung 21). Es erscheint das Dialogfeld Automatische Antworten. 3. Im Dialogfeld Automatische Antworten wählen Sie die Option Automatische Antworten senden. Optional können Sie das Kontrollkästchen Nur in diesem Zeitraum senden: einschalten und dann entsprechende Datumsangaben bei Beginnt: und Endet: einstellen. Bleibt das Kontrollkästchen ausgeschaltet, wird die Abwesenheitsnotiz solange gesendet, bis sie deaktiviert wird. a. Tragen Sie bei Innerhalb meiner Organisation (siehe Abbildung 22) den Abwesenheitstext ein, bekommen nur die Personen mit einem Exchange-Konto der JLU Gießen eine Antwort. b. Tragen Sie bei Außerhalb meiner Organisation (siehe Abbildung 23) den Abwesenheitstext ein, bekommen alle Personen eine Antwort (unabhängig ob innerhalb oder außerhalb der Universität). Dazu müssen Sie das Kontrollkästchen Automatische Antwort an Personen außerhalb meiner Organisation senden einschalten. Sie können noch entscheiden, ob die Abwesenheitsnotiz nur an Personen gesendet wird, für die es einen Eintrag im Adressbuch gibt (Option Nur meine Kontakte) oder ob alle Personen die Notiz erhalten, egal von wem die Nachricht gesendet wurde (Option Jeder außerhalb meiner Organisation). Abb. 21: Schaltfläche Automatische Antworten

19 Exchange mit Outlook 2013 Seite 17 von 42 Abb. 22: Dialogfeld Automatische Antworten, Innerhalb meiner Organisation 4. Bestätigen Sie das Dialogfeld Automatische Antworten. Abb. 23: Dialogfeld Automatische Antworten, Außerhalb meiner Organisation Regeln festlegen Wenn Sie jetzt eine Nachricht bekommen, wird dem Absender die Abwesenheitsnotiz als Antwort zurück geschickt. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Nachricht direkt für Sie bestimmt war, oder ob die Nachricht eigentlich an eine oder mehrere Person(en) gedacht war und Ihre -Adresse war nur bei Cc oder Bcc angegeben (z.b. bei Verteilerlisten). In diesem Fall bekommen alle in der Verteilerliste die Abwesenheitsnotiz zu sehen. Sie können aber festlegen, dass die Abwesenheitsnotiz nur dann an den Absender gesendet wird, wenn die Nachricht auch nur direkt für Sie bestimmt war. Oder

20 Exchange mit Outlook 2013 Seite 18 von 42 Sie legen z.b. fest, dass die s während Ihrer Abwesenheit in einen speziellen Ordner verschoben oder an eine andere Person (z.b. Stellvertreter) weitergeleitet wird. Hierfür können Sie eine oder mehrere Regeln festlegen. Dazu müssen Sie folgende Schritte ausführen 1. Klicken Sie im Dialogfeld Automatische Antworten links unten in der Ecke auf die Schaltfläche. Es erscheint das Dialogfeld Regeln für automatische Antworten. 2. Im Dialogfeld Regeln für automatische Antworten (siehe Abbildung 24) sehen Sie evtl. bereits vorhandene Regeln, die Sie bei Bedarf bearbeiten (Regel auswählen, dann die Schaltfläche anklicken) oder auch löschen können (Regel auswählen, dann die Schaltfläche anklicken). Mit der Schaltfläche erstellen Sie eine neue Regel. Sie erhalten das Dialogfeld Regel bearbeiten. Abb. 24: Dialogfeld Regeln für automatische Antworten 3. Im Dialogfeld Regel bearbeiten (siehe Abbildung 25) haben Sie nun verschiedene Möglichkeiten: z.b. wird die Abwesenheitsnotiz nur dann gesendet, wenn die von ganz bestimmten Personen kommt (Schaltfläche ) oder bei einem ganz bestimmten Betreff (Textfeld Betreff:). Sie können auch eines oder mehrere der Kontrollkästchen Hinweisen mit, Löschen, Verschieben in, Kopieren in, Weiterleiten, Antworten mit oder Benutzerdefiniert einschalten. Bei den meisten Kontrollkästchen müssen Sie über entsprechende Schaltflächen weitere Angaben machen (z.b. Ordnernamen). Wenn Sie möchten, dass die Abwesenheitsnotiz nur dann gesendet wird, wenn die des Absenders direkt an Sie gesendet worden ist, schalten Sie das Kontrollkästchen Direkt an mich gesendet ein. Zusätzlich schalten Sie das Kontrollkästchen Antworten mit ein und klicken auf die Schaltfläche. Es erscheint im Grunde das Fenster zum Erstellen einer . Abb. 25: Dialogfeld Regel bearbeiten

21 Exchange mit Outlook 2013 Seite 19 von Tragen Sie nur beim Textfeld Betreff: etwas ein und geben den eigentlichen Abwesenheitstext ein (siehe Abbildung 26). Dann klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern & schließen. Abb. 26: Abwesenheitsnotiz als Vorlage erstellen 5. Wiederholen Sie die Schritte 2 bis 4, falls Sie weitere Regeln erstellen wollen. 6. Bestätigen Sie sämtliche Dialogfelder. Hinweis: Haben Sie über eine Regel eine Abwesenheitsnotiz als Vorlage erstellt und gleichzeitig im Dialogfeld Automatische Antworten (siehe Abbildung 22 bzw. 23, Seite 17 bzw. 17) eine Abwesenheitsnotiz eingetragen, bekommen die Absender beide Notizen als Antwort zurück. Löschen Sie besser die Abwesenheitsnotiz im Dialogfeld Automatische Antworten und verwenden nur die Notiz für die festgelegte Regel. Abwesenheitsnotiz deaktivieren Sie können jederzeit die Abwesenheitsnotiz deaktivieren, ohne dass dadurch die Abwesenheitsnotiz selbst gelöscht wird. Sie können sie jederzeit wieder aktivieren (Option Automatische Antworten senden im Dialogfeld Automatische Antworten wählen). Wenn Sie die Abwesenheitsnotiz deaktivieren wollen, klicken Sie im Register Datei beim Befehl Informationen auf die Schaltfläche (siehe Abbildung 27). Abb. 27: Abwesenheitsnotiz deaktivieren s als Termin im Kalender eintragen Eine interessante Einrichtung von Exchange ist die Möglichkeit, eine -Nachricht direkt im Kalender als Termin abzulegen. Dazu sind folgende Schritte notwendig (Voraussetzung: Ordner Posteingang ist ausgewählt, d.h. Sie sehen Ihre s): 1. Klicken Sie in der linken, unteren Ecke des Outlook-Fensters auf die drei Auslassungspunkte und dann in der Befehlsliste auf den Eintrag Ordner (siehe Abbildung 28). Alternativ können

22 Exchange mit Outlook 2013 Seite 20 von 42 Sie auch die Tastenkombination Strg F6 verwenden. Nun sehen Sie alle Ordner (insbesondere die Standard-Ordner), die zu Ihrem Exchange-Konto gehören. Wichtig dabei ist der Ordner Kalender (siehe Abbildung 29). Abb. 28: Befehl Ordner auswählen 2. Bewegen Sie das Maussymbol auf die , die Sie in den Kalender übernehmen wollen, drücken die linke Maustaste und halten diese gedrückt und ziehen das Maussymbol auf den Ordner Kalender. Dann lassen Sie die Maustaste los. Es erscheint das Fenster zum Erstellen eines Termins. Abb. 29: Alle Ordner des Exchange-Kontos (insbesondere Ordner Kalender) 3. In das Textfeld Betreff: müssen Sie eigentlich nichts eintragen oder ändern (der Betreff der wird einfach übernommen). In das Textfeld Ort: tragen Sie ein, wo der Termin stattfindet und dann noch bei Beginnt: und Endet: das Datum und die jeweilige Uhrzeit des eigentlichen Termins (siehe Abbildung 30). Dann bestätigen Sie das Fenster mit der Schaltfläche Speichern & schließen (vergleiche Abbildung 26, Seite 19). Abb. 30: Alle wichtigen Angaben für den Termin Ist die Aufgabenliste sichtbar (Register Ansicht, Gruppe Layout, Symbol Aufgabenleiste, Befehl Kalender), können Sie am rechten Rand des Outlook-Fensters den gerade eingetragenen Termin sehen (es sei denn, er liegt in ferner Zukunft und andere Termine stehen in naher Zukunft an; siehe Abbildung 31). Wenn Sie den Inhalt des Termins sehen möchten, machen Sie einfach einen Doppelklick auf den Termin. Der Termin wird dann in einem eigenen Fenster angezeigt.

23 Exchange mit Outlook 2013 Seite 21 von 42 Abb. 31: Der Termin in der Aufgabenleiste Kalender im Exchange-Konto verwenden Ein wichtiger Bestandteil von Outlook neben dem Bereich ist der Bereich Kalender. Damit ermöglicht Outlook Ihnen Ihre Termine zu verwalten und Sie auch rechtzeitig daran zu erinnern. Darüber hinaus können Sie Kalender für andere Personen freigeben oder einen gemeinsamen Kalender mit anderen Personen teilen. Damit ist es leichter gemeinsame Termine abzustimmen. In Ihrem Exchange-Konto existiert bereits ein Kalender. Sie können bei Bedarf aber noch weitere Kalender erstellen (z.b. einen Kalender nur für Veranstaltungen; Vorlesungen, Seminare, usw. oder ein Kalender für persönliche Termine). Outlook erlaubt auch das Anlegen von Kalendergruppen (darauf wird aber in diesem Skript nicht näher eingegangen). Oder Sie können auch Kalender aus dem Internet oder freigegebene Kalender öffnen. Bei der Eingabe von Terminen können Sie sowohl einmalige, als auch Serientermine (das sind Termine, die sich regelmäßig wiederholen) erstellen. Neuen Kalender erstellen Sie können neben dem bereits existierenden Kalender noch weitere Kalender erstellen. Damit können Sie völlig unterschiedliche Termine auf verschiedene Kalender verteilen 4. Wenn Sie einen neuen Kalender erstellen wollen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Klicken Sie in der linken unteren Ecke des Outlook-Fensters auf den Eintrag Kalender. 2. Wählen Sie im Register Ordner in der Gruppe Neu das Symbol Neuer Kalender. Alternativ bewegen Sie das Maussymbol auf den Ordner Kalender und klicken die rechte Maustaste. Im Kontextmenü wählen Sie dann den Befehl Neuer Kalender. Es erscheint das Dialogfeld Neuen Ordner erstellen. 3. Im Dialogfeld Neuen Ordner erstellen (siehe Abbildung 32) geben Sie im Textfeld Name: dem neuen Kalender einen möglichst aussagekräftigen Namen. Beim einzeiligen Listenfeld Ordner enthält Elemente des Typs: sollte der Eintrag Kalender zu sehen sein. Und in der Liste Ordner soll angelegt werden unter: sollte der Ordner Kalender ausgewählt sein. Dann bestätigen Sie das Dialogfeld. 4 Sie sollten natürlich nicht zu viele Kalender verwenden, da sonst die Übersicht darunter leidet und es schnell passieren kann, dass sich Termine überschneiden, die in unterschiedlichen Kalender eingetragen sind. Es ist empfehlenswert nicht mehr als 2 oder 3 Kalender zu verwenden.

24 Exchange mit Outlook 2013 Seite 22 von 42 Abb. 32: Dialogfeld Neuen Ordner erstellen Damit ist der neue Kalender als Unterkalender erstellt worden. In der Ordnerliste können Sie nun den Kalender auswählen. Damit Sie die Kalender voneinander unterscheiden können, gibt Outlook jedem Kalender eine eigene Farbe. Wenn Ihnen die Farbe eines Kalenders nicht gefallen sollte, können Sie dem ausgewählten Kalender im Register Ansicht in der Gruppe Farbe über das Symbol Farbe eine andere Farbe zuordnen. Allerdings ist die Auswahl an Farben nicht besonders groß. Den bereits existierenden Hauptkalender bekommen Sie, wenn Sie in der Ordnerliste den Ordner Kalender anklicken. Kalender löschen Natürlich können Sie auch einen Kalender bei Bedarf löschen. Allerdings können Sie nur einen selbsterstellten Kalender entfernen, der bereits zum Exchange-Konto gehörende Kalender kann nicht gelöscht werden. Bedenken Sie außerdem, dass natürlich auch alle bereits eingetragenen Termine zusammen mit dem Kalender entfernt werden. Daher sollten Sie sich gut überlegen, ob Sie einen Kalender löschen wollen. Zum Löschen selbst wählen Sie zunächst den Kalender aus und dann im Register Ordner in der Gruppe Aktionen das Symbol Kalender löschen. Bestätigen Sie anschließend die Mitteilung von Outlook. Einzelnen Termin in den Kalender eintragen In jedem verfügbaren Kalender können Sie nun beliebige Termine eintragen. Es gibt mehrere Möglichkeiten einen Termin einzutragen. Beispielsweise bewegen Sie das Maussymbol auf einen Tag im angezeigten Kalender (natürlich ein wenig davon abhängig, ob Sie die Tages-, die Wochen- oder die Monatsansicht gewählt haben) und machen einen Doppelklick mit der linken Maustaste. Sie können aber auch genauso gut im Register Start in der Gruppe Neu das Symbol Neuer Termin anklicken oder Sie drücken einfach die Tastenkombination Strg N. Das Fenster (siehe Abbildung 33), was dann erscheint, ähnelt ein wenig dem Fenster zum Schreiben einer -Nachricht.

25 Exchange mit Outlook 2013 Seite 23 von 42 Abb. 33: Fenster zum Erstellen eines Termins Tragen Sie in das Textfeld Betreff: eine Art Titel für den Termin ein. Optional können Sie im Textfeld Ort: angeben, wo der Termin stattfindet. Die Dauer des Termins (Datum und Uhrzeit) legen Sie über die Angaben Beginnt: und Endet: fest. Wenn es sich um einen Termin handelt, der den kompletten Tag dauert, schalten Sie das Kontrollkästchen Ganztägiges Ereignis ein. In das große Textfeld können Sie noch eine ausführlichere Angabe zu dem Termin machen (z.b. die Tagesordnungspunkte bei einer Besprechung). Diese Angabe wird aber später im Kalender direkt nicht sichtbar sein. Daher ist sie eher zweitrangig. Zum Schluss klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern & schließen (siehe auch Abbildung 26, Seite 19). Im Kalender wird der Termin an dem entsprechenden Datum (bzw. Datumsbereich) eingetragen. Auf dem Termin selbst sehen Sie nur die Angaben, die Sie in den Textfeldern Betreff: und Ort: gemacht haben. Wenn Sie weitere Informationen zum Termin sehen oder auch Änderungen am Termin vornehmen wollen, machen Sie einfach einen Doppelklick auf den Termin. Es erscheint wieder das Fenster mit den Terminangaben. Sie können auch wählen, wann Sie an den Termin erinnert werden möchten. Standardmäßig werden Sie 15 Minuten vor Beginn des Termins daran erinnert. Sie können den Wert während der Erstellung des Termins ändern oder auch später noch. Wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt den Wert ändern wollen, klicken Sie zunächst den Termin an und wählen die gewünschte Zeitangabe über das Register Termin (Registergruppe Kalendertools), Gruppe Optionen und das einzeilige Listenfeld Erinnerung:.

26 Exchange mit Outlook 2013 Seite 24 von 42 Wiederholenden Termin in den Kalender eintragen Es gibt nicht nur einmalige Termine, sondern auch sich wiederholende Termine. Beispielsweise ist eine Vorlesung, die jede Woche am selben Wochentag zur selben Zeit stattfindet ein solcher sich wiederholender Termin. Aber auch Geburtstage von Kolleginnen und Kollegen oder Verwandte und Freunde sind solche speziellen Termine. Es wäre sicherlich ein viel zu großer Aufwand, wenn Sie einen solchen Termin viele Male hintereinander eingeben müssten. Das können Sie sehr viel einfacher haben. Dazu erstellen Sie zunächst den ersten Termin wie im Kapitel zuvor beschrieben. Sie geben also den Betreff und optional den Ort ein. Dann wählen Sie im Register Termin in der Gruppe Optionen das Symbol Serientyp. Daraufhin erhalten Sie das Dialogfeld Terminserie (siehe Abbildung 34). In der Gruppe Serienmuster wählen Sie nun, ob es sich um einen täglichen, wöchentlichen, monatlichen oder jährlich sich wiederholenden Termin handelt. Je nachdem, welche Option Sie wählen, müssen Sie noch weitere Angaben machen. Wenn es sich z.b. um einen wöchentlichen Termin handelt, können Sie angeben, ob der Termin jede Woche stattfindet (oder vielleicht nur alle 2 oder 3 Wochen) und an welchem Wochentag. Wenn es sich dagegen beispielsweise um einen jährlichen Termin handelt, können Sie u.a. einen genauen Termin angeben oder auch wählen, dass es sich z.b. um einen bestimmten Wochentag (z.b. der dritte Mittwoch) in einem bestimmten Monat handelt. In der Gruppe Seriendauer können Sie noch angeben, dass der Termin nur eine bestimmte Anzahl stattfindet (z.b. eine Vorlesung, die 14 Termine umfasst) oder auch an einem ganz bestimmten Datum endet oder auch gar kein Enddatum besitzt. Wenn Sie das Dialogfeld bestätigen, sehen Sie im Fenster für den Termin anstelle der Angaben Beginnt: und Endet: den Hinweis auf einen Serientermin (siehe Abbildung 35). Abb. 34: Dialogfeld Terminserie Abb. 35: Ein Serientermin (als Beispiel eine wöchentliche Veranstaltung) Eigenen Kalender freigeben Sie können Ihren Kalender freigeben, damit andere Personen Ihre eingetragenen Termine sehen und gegebenenfalls auch eigene Termine eintragen können. Beispielsweise kann ein Abteilungsleiter den

27 Exchange mit Outlook 2013 Seite 25 von 42 Abteilungsmitgliedern den Kalender freigeben, die dann z.b. sehen können, wann die nächste Abteilungsbesprechung stattfindet. Oder ein Chef gibt seinen Kalender für seine Sekretärin frei, damit diese bei Bedarf nachschauen kann, welche Termine ihr Chef an welchen Tagen hat. Evtl. hat sie sogar die Berechtigungen, neue Termine einzutragen oder vorhandene zu ändern. Dies geht sogar so weit, dass Exchange die Möglichkeit der Stellvertreter-Funktion anbietet, womit z.b. die Sekretärin einen Vollzugriff auf das Postfach Ihres Chefs hat. Damit kann sie sogar s im Namen ihres Chefs versenden. Sie sollten sich im Vorfeld natürlich genauestens Gedanken darüber machen, welchen Kalender (sofern Sie mehrere haben) Sie freigeben wollen. Im Normalfall werden Sie nur den dienstlichen Kalender freigeben und keinen persönlichen. Am sinnvollsten ist es, wenn Sie den Hauptkalender freigeben. Dazu sind folgende Schritte notwendig: 1. Falls der Ordner Kalender noch nicht zu sehen sein sollte: klicken Sie in der linken, unteren Ecke des Outlook-Fensters auf die drei Auslassungspunkte und wählen in der Befehlsliste den Eintrag Ordner (siehe Abbildung 28, Seite 20). Alternativ können Sie auch die Tastenkombination Strg F6 verwenden. Nun sehen Sie alle Ordner (insbesondere die Standard-Ordner), die zu Ihrem Exchange-Konto gehören. Wichtig dabei ist der Ordner Kalender (siehe Abbildung 29). Klicken Sie den Ordner an. 2. Bewegen Sie das Maussymbol auf den Ordnernamen Kalender (damit ist der Hauptkalender gemeint) und klicken die rechte Maustaste. Im Kontextmenü wählen Sie den Befehl Freigeben und dann den Unterbefehl Kalenderberechtigungen (siehe Abbildung 36). Es erscheint das Dialogfeld Kalender: Eigenschaften. Abb. 36: Befehl für die Kalenderberechtigungen aufrufen 3. Im Dialogfeld Kalender: Eigenschaften wählen Sie das Register Berechtigungen. Zunächst müssen Sie über die Schaltfläche Personen hinzufügen, die berechtigt sind, Ihren Kalender einzusehen (siehe Abbildung 37). Sie erhalten ein weiteres Dialogfeld, wo Sie die Personen auswählen können (es können nur Personen mit einem Exchange-Konto

28 Exchange mit Outlook 2013 Seite 26 von 42 Strg ausgewählt werden). Sie können auch mehrere Personen auswählen (Taste gedrückt halten und die Personennamen nacheinander anklicken). Dann klicken Sie in dem Dialogfeld links unten auf die Schaltfläche. Danach bestätigen Sie das Dialogfeld. Abb. 37: Dialogfeld Kalender: Eigenschaften, Personen hinzufügen 4. Nun legen Sie für jede einzelne Person fest, welche Berechtigungen sie im Zusammenhang mit dem Kalender hat. Standardmäßig darf die Person nur die Termine sehen, aber weder bearbeiten noch löschen oder sogar neue Termine eintragen. Anders kann es beispielsweise bei einer Sekretärin sein, die auch mal Änderungen an Terminen für ihren Chef vornehmen oder sogar neue Termine in den Kalender eintragen muss. Abbildung 38 zeigt die Berechtigungen für eine Person mit Nur-Leseberechtigungen (links) und für eine Person mit Lese- und Änderungsberechtigungen (rechts). Zum Schluss bestätigen Sie das Dialogfeld. Abb. 38: Nur-Leseberechtigungen (links), Lese- und Änderungsberechtigungen (rechts)

29 Exchange mit Outlook 2013 Seite 27 von 42 Damit haben Sie Ihren Kalender freigegeben. Allerdings ist das noch nicht alles, denn die Personen, denen Sie die Freigabeberechtigung erteilt haben, müssen ihrerseits noch in Outlook den freigegebenen Ordner in die Kalendergruppe Meine Kalender aufnehmen 5. Hier die einzelnen Schritte: 1. Wechseln Sie in die Kalenderdarstellung (z.b. mit der Tastenkombination Strg 2 2 ). 2. Bewegen Sie das Maussymbol auf den Gruppennamen Meine Kalender und klicken die rechte Maustaste. 3. Im Kontextmenü wählen Sie den Befehl Kalender hinzufügen und dann den Unterbefehl Freigegebenen Kalender öffnen (siehe Abbildung 39). Es erscheint das Dialogfeld Freigegebenen Kalender öffnen. Abb. 39: Befehl, um freigegebenen Kalender einzufügen 4. Im Dialogfeld Freigegebenen Kalender öffnen klicken Sie auf die Schaltfläche (siehe Abbildung 40). In einem weiteren Dialogfeld wählen Sie den Namen der Person aus, die den Kalender für Sie freigegeben hat und bestätigen das Dialogfeld. Abb. 40: Dialogfeld Freigegebenen Kalender öffnen 5. Bestätigen Sie das Dialogfeld Freigegebenen Kalender öffnen. Jetzt können Sie sich die Termine im freigegebenen Kalender anschauen oder, sofern Sie die Berechtigung dazu haben, auch neue Termine eintragen oder vorhandene bearbeiten. Sie können selbst bestimmen, welchen Kalender Sie sehen wollen oder nicht. Schalten Sie einfach das Kontrollkästchen vor dem Kalendernamen ein oder aus (siehe Abbildung 41). Abb. 41: Sie bestimmen selbst, welcher Kalender angezeigt werden soll 5 Es gibt auch die Möglichkeit weitere Kalendergruppen einzurichten, um dann die freigegebenen Kalender in eine andere Kalendergruppe aufzunehmen.

30 Exchange mit Outlook 2013 Seite 28 von 42 Gruppenkalender anlegen Exchange erlaubt es, dass Sie einen Gruppenkalender anlegen, auf den beispielsweise alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern einer gemeinsamen Institution (z.b. Institut, Fachbereich, Verwaltung) gleichzeitig zugreifen und Termine bearbeiten können. Auch für Raumbelegungspläne (z.b. für Vorlesungen, Seminare, sonstige Veranstaltungen) ist ein solcher Gruppenkalender sehr praktisch. Ein solcher Kalender muss als öffentlicher Ordner angelegt werden. Einen solchen Ordner kann nur ein Mitarbeiter des Hochschulrechenzentrums für Sie anlegen. Weitere Informationen zu diesem Thema unter Gemeinsamen Termin finden der Terminplanungs-Assistent Nehmen Sie an, Sie müssen eine Besprechung abhalten, an denen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus verschiedenen Institutionen teilnehmen sollen. Dann haben Sie meistens das Problem, einen Termin für die Besprechung zu finden, wo möglichst alle Personen teilnehmen können, die auch an der Besprechung teilnehmen sollen. Sie könnten natürlich jede einzelne Person anrufen und nachfragen, wann sie Zeit hat. Auf diesem Weg einen gemeinsamen Termin zu finden dürfte aber viel zu viel Zeit und Arbeit in Anspruch nehmen. Daher gibt es in Outlook den Terminplanungs-Assistenten. Allerdings können Sie den nur für die Personen einsetzen, die auch ein Exchange-Konto besitzen. Hier nun die einzelnen Schritte: 1. Wählen Sie im Register Start in der Gruppe Neu das Symbol Neue Elemente und dann den Befehl Besprechung (es spielt übrigens keine Rolle, ob Sie gerade in der -, Kalender-, Aufgaben- oder einer anderen Ansicht sind). Es erscheint das Fenster Besprechung (siehe Abbildung 42). 2. Im Fenster Besprechung wählen Sie im Register Besprechung in der Gruppe Anzeigen das Symbol Terminplanungs-Assistent. 3. Als nächstes müssen Sie die Personen hinzufügen, die später an der Besprechung teilnehmen sollen. Klicken Sie auf die Schaltfläche. In einem weiteren Dialogfeld wählen Sie nun alle Personen aus und klicken auf die Schaltfläche und bestätigen dann das Dialogfeld (Sie sind wieder zurück im Fenster Besprechung). 4. Geben Sie als nächstes bei Beginnt: und Endet: das Datum und die Uhrzeiten ein, von wann bis wann die Besprechung geplant ist. Der entsprechende Zeitabschnitt wird nun in der Mitte des Fensters angezeigt. Nun können Sie sehen, wer von den in Schritt 3 ausgewählten Personen Zeit hat, an der Besprechung teilzunehmen. Haben die Personen ihren jeweiligen Kalender gut gepflegt und alle Termine eingetragen, können Sie jetzt hier an einem blauen Streifen sehen, ob eine Person bereits einen anderen Termin hat (Sie können allerdings nicht sehen, um was für einen Termin es sich dabei handelt). 5. Optional: Klicken Sie auf die Schaltfläche und wählen einen Raum aus, wo die Besprechung stattfinden soll. Für den gewählten Raum wird ebenfalls angezeigt, ob er zum fraglichen Zeitpunkt anderweitig reserviert ist oder nicht.

31 Exchange mit Outlook 2013 Seite 29 von 42 Abb. 42: Fenster Besprechung (Auswahl Terminplanungs-Assistent) 6. Wenn Sie einen Termin gefunden haben, an denen alle (oder doch zumindest die absolute Mehrheit) Zeit haben und auch der ausgesuchte Raum frei ist, klicken Sie auf die Schaltfläche. Die Terminanfrage wird nun an alle ausgewählten Personen verschickt. Stellvertretung Bei der Stellvertreter-Regelung haben Sie die Möglichkeit festzulegen, dass eine Person in Ihrem Namen z.b. s versenden oder auch Termine im Kalender eintragen bzw. ändern kann. Eine solche Tellvertreter-Regelung ist beispielsweise sinnvoll für eine Sekretärin, die im Namen ihres Chefs s versenden darf (wenn der Chef z.b. auf Dienstreise oder im Urlaub ist). Damit die Stellvertreter-Regelung auch funktionieren kann, sind zwei Vorbedingungen zu erfüllen: Beide Personen (Chef und Stellvertreter) müssen dieselbe Outlook-Version verwenden. Beide Personen müssen gewisse Einstellungen in Outlook vornehmen. Freigabe für Stellvertretung einrichten Zunächst muss der Chef ein paar Einstellungen in Outlook vornehmen: 1. Wählen Sie zunächst das Exchange-Konto aus (sofern es ist nicht bereits ausgewählt ist). 2. Klicken Sie im Register Datei beim Befehl Informationen auf die Schaltfläche Kontoeinstellungen und wählen den Befehl Zugriffsrechte für Stellvertretung (siehe Abbildung 43). 3. Im Dialogfeld Stellvertretungen klicken Sie auf die Schaltfläche (siehe Abbildung 44) und wählen im nächsten Dialogfeld den Namen der Person aus, der Sie die Berechtigungen erteilen möchten, s in Ihrem Namen zu versenden. Bei Bedarf können Sie mehreren Personen diese Berechtigungen erteilen. Dann bestätigen Sie das Dialogfeld. Es erscheint das Dialogfeld Berechtigung der Stellvertretung: Name (Name ist der Name der Person, die die Berechtigung erhalten soll).

32 Exchange mit Outlook 2013 Seite 30 von 42 Abb. 43: Befehl für Zugriffsrechte für Stellvertretung Abb. 44: Dialogfeld Stellvertretungen 4. Im Dialogfeld Berechtigungen der Stellvertretung: Name (siehe Abbildung 45) legen Sie nun fest, was der Stellvertreter in Ihrem Namen alles machen darf. Sie müssen nicht überall Berechtigungen erteilen, es reicht vielleicht schon, die Berechtigungen bei Kalender und Posteingang freizugeben. Wenn Sie noch das Kontrollkästchen Automatisch Zusammenfassung der Berechtigungen an Stellvertretung senden einschalten, bekommt die Person, die als Stellvertreter fungieren soll, eine Nachricht, dass Sie ihr diese Berechtigungen erteilt haben. Bestätigen Sie dann das Dialogfeld. Abb. 45: Dialogfeld Berechtigungen der Stellvertretung: Name

33 Exchange mit Outlook 2013 Seite 31 von Wechseln Sie zum Postfach-Ordner (Exchange-Konto), bewegen das Maussymbol auf den Namen des Postfachs und dann rechter Mausklick. Im Kontextmenü wählen Sie den Befehl Ordnerberechtigungen (alternativ können Sie den Namen des Postfach-Ordners auch mit der linken Maustaste anklicken und dann im Register Ordner in der Gruppe Eigenschaften das Symbol Ordnerberechtigungen wählen). Es erscheint das Dialogfeld Outlook Heute [Name]: Eigenschaften (Name ist der Name Ihres Exchange-Kontos). 6. Im Dialogfeld Outlook Heute [Name]: Eigenschaften fügen Sie zunächst den Namen der Person hinzu, die als Stellvertreter vorgesehen ist. Dann wählen Sie diese Person aus und anschließend im einzeiligen Listenfeld Berechtigungsstufe: den Eintrag Veröffentlichender Bearbeiter (siehe Abbildung 46) und bestätigen das Dialogfeld. Abb. 46: Dialogfeld Outlook Heute [Name]: Eigenschaften Eigenschaften beim Stellvertreter festlegen Ist die Person, die als Stellvertreter fungieren soll, über die Berechtigungseinstellungen informiert worden, muss sie ihrerseits eine Einstellung vornehmen, damit sie später die s des Chefs lesen und bei Bedarf beantworten kann: 1. Klicken Sie im Register Datei beim Befehl Informationen auf die Schaltfläche Kontoeinstellungen und wählen den Befehl Kontoeinstellungen. 2. Im Dialogfeld Kontoeinstellungen wählen Sie das Register den Namen des Exchange-Kontos und dann das Symbol Ändern (siehe Abbildung 47). Es erscheint das Dialogfeld Konto ändern. (siehe Abbildung 5, Seite 7). Nehmen Sie keine Änderungen vor, klicken Sie nur direkt auf die Schaltfläche. Es erscheint das Dialogfeld Microsoft Exchange.

34 Exchange mit Outlook 2013 Seite 32 von Im Dialogfeld Microsoft Exchange (siehe Abbildung 48) klicken Sie im Register Erweitert auf die Schaltfläche und wählen den Namen der Person aus, die Ihnen die Zugriffsberechtigungen erteilt hat. Dann bestätigen Sie die Dialogfelder. Wenn Sie sich nun die Ordnerliste anschauen, sehen Sie auch das Exchange-Konto der Person, die Sie gerade in Schritt 3 ausgewählt haben. Nun können Sie beispielsweise zum Posteingang wechseln und die s des Chefs lesen oder auch Termine im Kalender anschauen (je nachdem, welche Berechtigungen Sie vom Chef erteilt bekommen haben). Abb. 47: Dialogfeld Kontoeinstellungen, Register , Konto ändern Abb. 48: Dialogfeld Microsoft Exchange, Register Erweitert s als Stellvertreter unter dem Namen des Chefs versenden Nun kann die Sekretärin im Namen ihres Chefs s schreiben und versenden. Hier die einzelnen Schritte: 1. Erstellen Sie wie gewohnt eine neue Nachricht.

35 Exchange mit Outlook 2013 Seite 33 von Im Fenster, wo Sie die neue Nachricht erstellen, wählen Sie im Register Optionen in der Gruppe Felder anzeigen das Symbol Von. 3. Oberhalb der Schaltfläche sehen Sie die Schaltfläche und rechts daneben den Namen Ihres Exchange-Kontos. Klicken Sie auf die Schaltfläche und wählen den Befehl Weitere -Adresse (siehe Abbildung 49). Es erscheint das Dialogfeld Von anderer -Adresse senden. Abb. 49: Neue Nachricht von einer weiteren -Adresse erstellen 4. Im Dialogfeld Von anderer -Adresse senden klicken Sie auf die Schaltfläche (siehe Abbildung 50) und wählen im nächsten Dialogfeld den Namen Ihres Chefs aus, in dessen Auftrag Sie die verfassen. Dann bestätigen Sie beide Dialogfelder. Abb. 50: Dialogfeld Von anderer -Adresse senden 5. Nun können Sie wie gewohnt die Nachricht schreiben (Empfängeradresse(n), Betreff, Nachrichtentext, evtl. Datei-Anhänge, usw.). 6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Senden. Regeln festlegen Das Einrichten einer Regel ist zwar keine typische Sache von Exchange, soll aber trotzdem an dieser Stelle am Beispiel mit dem Umgang von SPAMs gezeigt werden. Bei einem SPAM handelt es sich um eine (normalerweise) unerwünschte -Nachricht. Häufig handelt es sich dabei um Werbe- s oder auch um Phishing-Mails, bei denen Betrüger versuchen an persönliche Daten (z.b. Konto-Daten einer Bank) zu gelangen. Solche Nachrichten wollen Sie sicherlich nicht gerne in Ihrem Eingangspostfach haben. Der -Server für die Eingangsnachrichten am Hochschulrechenzentrum der JLU Gießen kann solche und ähnliche s erkennen und ergänzt vollautomatisch den Betreff der Nachricht mit dem Zusatz <?SPAM?>, bevor die Nachricht an Sie weitergeleitet wird. Allerdings kann das System nicht zu 100% alle unerwünschten Nachrichten herausfiltern. Wenn Sie

36 Exchange mit Outlook 2013 Seite 34 von 42 nun diese SPAM-Nachrichten in Outlook automatisch ausfiltern und in einen anderen Ordner ablegen wollen, müssen Sie eine Regel erstellen. Führen Sie folgende Schritte aus: 1. Wählen Sie im Register Start in der Gruppe Verschieben das Symbol Regeln und dann den Befehl Regel erstellen. 2. Im Dialogfeld Regel erstellen (siehe Abbildung 51) lassen Sie die vorhandenen Kontrollkästchen ausgeschaltet und klicken nur auf die Schaltfläche. Abb. 51: Dialogfeld Regel erstellen 3. Im Dialogfeld Regel-Assistent (siehe Abbildung 52) müssen Sie im ersten Schritt die Bedingung auswählen, die überprüft werden soll. Sie können z.b. nach bestimmten Wörtern in der Absender- bzw. Empfängeradresse oder im Text suchen lassen. Oder auch s nach Ihrer Wichtigkeit oder Vertraulichkeit überprüfen. In diesem Fall müssen Sie in der Liste das Kontrollkästchen mit bestimmten Wörtern im Nachrichtenkopf (damit ist u.a. der Betreff gemeint) aktivieren. Abb. 52: Dialogfeld Regel-Assistent (Bedingung auswählen) 4. Im 2. Schritt des Dialogfelds klicken Sie auf den Link bestimmten Wörtern und erhalten das Dialogfeld Text suchen (siehe Abbildung 53). Geben Sie in das Textfeld Im Nachrichtenkopf zu suchende Wörter den Text <?SPAM?> ein und klicken dann auf die Schaltfläche

37 Exchange mit Outlook 2013 Seite 35 von 42. Wenn Sie wollen, können Sie noch weitere Suchbegriffe eingeben. Bestätigen Sie dann das Dialogfeld. Abb. 53: Dialogfeld Text suchen 5. Zurück im Dialogfeld Regel-Assistent klicken Sie auf die Schaltfläche. Sie bleiben in diesem Dialogfeld und können die Aktion(en) auswählen, die ausgeführt werden sollen, wenn im Betreff der Begriff <?SPAM?> gefunden wird (siehe Abbildung 54). Schalten Sie im ersten Schritt das Kontrollkästchen diese in den Ordner Zielordner verschieben ein und klicken dann unten im zweiten Schritt auf den Link Zielordner. Abb. 54: Dialogfeld Regel-Assistent (Aktion auswählen) 6. Im Dialogfeld Regeln und Benachrichtigungen (siehe Abbildung 55) wählen Sie den Ordner-Namen aus, wohin die SPAM- s verschoben werden sollen. Prinzipiell können Sie jeden vorhandenen Ordner wählen oder sogar mit der Schaltfläche einen neuen anlegen. Es empfiehlt sich aber, dass Sie den Ordner Junk- verwenden, denn dieser Ordner ist speziell für unerwünschte s vorgesehen. Bestätigen Sie dann das Dialogfeld. 7. Zurück im Dialogfeld Regel-Assistent klicken Sie wieder auf die Schaltfläche. Sie können noch Ausnahmen festlegen, was aber in diesem Fall nicht notwendig ist. Klicken Sie einfach nur auf die Schaltfläche. Im letzten Teil des Assistenten (siehe Abbildung 56) müssen Sie nur noch die Regel fertig stellen, in dem Sie im Textfeld 1. Schritt: Regelnamen eingeben die Regel benennen. Außerdem sollte das Kontrollkästchen Diese Regel aktivieren eingeschaltet sein. Wenn Sie die Regel auf die sich bereits im Posteingang

38 Exchange mit Outlook 2013 Seite 36 von 42 befindlichen s anwenden wollen, schalten Sie auch das Kontrollkästchen Diese Regel jetzt auf Nachrichten anwenden, die sich bereits im Ordner "Posteingang" befinden ein. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche. Abb. 55: Dialogfeld Regeln und Benachrichtigungen (Ordner wählen) Abb. 56: Dialogfeld Regel-Assistent (Regel fertig stellen) Damit ist die Regel erstellt und sie wird nun ab sofort auf alle neu eingetroffenen s angewendet. Bei der Auswahl der Aktion (siehe Abbildung 54) können Sie nicht nur wählen, dass die SPAM- Nachricht in einen anderen Speicherort verschoben werden soll, sondern Sie können stattdessen Outlook damit beauftragen, die SPAM-Nachrichten zu löschen. Allerdings ist die Auswahlmöglichkeit nicht empfehlenswert. Es kann durchaus passieren, dass Sie eine Nachricht von jemanden bekommen, von dem Sie auch eine Nachricht erwarten und diese Nachricht wird von dem Posteingangs-Server als SPAM deklariert und der Betreff entsprechend ergänzt. Nun würde die Regel ausgeführt und die Nachricht sofort gelöscht. Sie können also niemals von diesem speziellen Verfasser eine Nachricht erhalten.

39 Exchange mit Outlook 2013 Seite 37 von 42 Bei Bedarf können Sie die Regel auch nachbearbeiten oder deaktivieren. Wählen Sie im Register Start in der Gruppe Verschieben das Symbol Regeln und dann den Befehl Regeln und Benachrichtigungen verwalten. Im Dialogfeld Regeln und Benachrichtigungen sehen Sie die erstellte Regel (siehe Abbildung 57). Schalten Sie das Kontrollkästchen vor dem Regelnamen aus, ist die Regel deaktiviert, aber nicht gelöscht. Abb. 57: Dialogfeld Regeln und Benachrichtigungen (Regeln verwalten) Wenn Sie die Regel löschen wollen, müssen Sie sie auswählen und dann die Schaltfläche anklicken. Sie können natürlich jederzeit weitere Regeln erstellen. Allerdings gibt es eine Obergrenze, die bei ca. 60 bis 100 Regeln liegt. Die genaue Anzahl ist abhängig von den Aktionen, die mit der Regeln ausgelöst werden und auch von der Länge des benutzerdefinierten Namens. Insgesamt stellt Outlook 64 KByte an Speicherplatz für Regeln an. Allerdings werden Sie in der Praxis vermutlich eh nicht so viele Regeln verwenden. Speicherplatz-Begrenzung Für Ihr Postfach (inkl. aller Ordner) stehen üblicherweise 2 GByte an Speicherplatz zur Verfügung. Eine absolute Obergrenze liegt bei 12 GByte. Wenn Sie also viele s mit Dateianhängen (z.b. Word-Dokumente, PDF-Dateien, usw.) bekommen und die Dateianhänge sind recht umfangreich, kann es schnell passieren, dass Ihr Speicherplatz erschöpft ist. Wenn Sie wissen wollen, wie viel Speicherplatz noch frei ist, wählen Sie im Register Datei den Befehl Informationen. Neben der Schaltfläche Tools zum Aufräumen können Sie sehen, wie viel Speicherplatz noch frei ist (siehe Abbildung 58). Sollte der freie Speicherplatz knapp werden, gibt es ein paar Tipps, um den freien Speicher zu vergrößern: Speichern Sie Dateianhänge auf der lokalen Festplatte des PCs oder Laptops ab. Löschen Sie dann die mit dem Dateianhang.

40 Exchange mit Outlook 2013 Seite 38 von 42 Löschen Sie alle nicht mehr benötigten s. Schauen Sie auch in den Ordner Gesendete Objekte. Standardmäßig wird beim Versenden einer neuen Nachricht oder bei der Beantwortung einer eine Kopie dieser Nachricht im Ordner Gesendete Objekte abgelegt. Häufig finden sich dort Nachrichten, die mehrere Jahre alt sind und nicht mehr benötigt werden. Löschen Sie diese Nachrichten. Wenn Sie Nachrichten im Ordner Posteingang oder im Ordner Gesendete Objekte löschen, werden Sie diese üblicherweise mit der Taste löschen. Damit werden die Nachrichten aber nur in den Ordner Gelöschte Objekte verschoben. Dadurch ist kein Speicherplatz freigeworden. Sie müssen also dann also auch noch den Inhalt des Ordners Gelöschte Objekte entfernen. Wenn Sie Nachrichten ohne Umweg sofort entfernen wollen, benutzen Sie nicht die Taste, sondern die Tastenkombination. Schauen Sie im Ordner Junk- nach, ob sich dort ebenfalls s befinden, die Sie nicht mehr benötigen und löschen diese Nachrichten. Im Ordner RSS-Feeds 6 gibt es den Unterordner MSN Nachrichten. Dort erhalten Sie regelmäßig Kurznachrichten von Microsoft. Auch diese Kurznachrichten benötigen Speicherplatz. Löschen Sie den Inhalt dieses Unterordners in regelmäßigen Abständen. Abb. 58: Anzeige wie viel Speicherplatz noch frei ist Wenn Sie keine s löschen wollen, können Sie auch die s in ein lokales Archiv ablegen. Wählen Sie im Register Datei den Befehl Informationen und klicken dann auf die Schaltfläche Tools zum Aufräumen und wählen den Befehl Archivieren (siehe Abbildung 59). Im Dialogfeld Archivieren (siehe Abbildung 60) wählen Sie die Option Diesen Ordner und alle Unterordner archivieren und dann den Namen des Ordners, dessen Inhalt archiviert werden soll. Wählen Sie dann noch in der Liste Elemente archivieren, die älter sind als das Datum aus, so 6 RSS = Really Simple Syndication.

41 Exchange mit Outlook 2013 Seite 39 von 42 dass nur die Elemente archiviert werden, die älter als das ausgewählte Datum sind. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche, um den lokalen Speicherort auszuwählen, wo die Archivdatei abgelegt werden soll. Sie können der Datei auch einen benutzerdefinierten Namen geben. Nach Bestätigung des Dialogfelds wird die Archivdatei angelegt und die Elemente, die älter als das angegebene Datum sind, sind aus dem angegebenen Exchange-Ordner entfernt worden. Abb. 59: Befehl zum Archivieren von s und Ordnern Abb. 60: Dialogfeld Archivieren Einstellungen in Outlook ändern Wie in jeder anderen Microsoft Office-Applikation haben Sie auch in Outlook die Möglichkeit, gewisse Grundeinstellungen vorzunehmen. Wählen Sie im Register Datei den Befehl Optionen. Im Dialogfeld Outlook-Optionen können Sie nun über Kategorien die gewünschten Einstellungen vornehmen. Es würde an dieser Stelle zu weit führen, alle Einstellungsmöglichkeiten vorzustellen. Hier nur ein paar wenige Einstellungen: Kategorie Einstellung In der Gruppe Nachrichteneingang legen Sie fest, wie Sie von Outlook beim Eintreffen neuer Nachrichten informiert werden (besonders interessant, wenn das Outlook-Fenster minimiert (nicht geschlossen) ist oder von anderen Fenstern überdeckt wird. In der Gruppe Antworten und Weiterleitungen können Sie angeben, ob der Originaltext beim Beantworten oder Weiterleiten Ihrer Nachricht beigefügt wird und wenn ja, in welcher Form.

42 Exchange mit Outlook 2013 Seite 40 von 42 Kategorie Kalender Erweitert Einstellung In der Gruppe Arbeitszeit geben Sie an, wann Sie (normalerweise) mit der Arbeit beginnen und wann sie endet. Und an welchen Wochentagen Sie arbeiten, bzw. welcher der erste Wochentag ist. In der Gruppe Kalenderoptionen können Sie u.a. die Zeit angeben, die standardmäßig bei der Erinnerung von Terminen verwendet werden soll. Sie können sich auch Feiertage verschiedener Länder im Kalender anzeigen lassen (Schaltfläche ). Legen Sie in der Gruppe Starten und Beenden von Outlook den Ordner fest, der standardmäßig bei jedem Start von Outlook angezeigt werden soll (z.b. Posteingang). Schalten Sie in der Gruppe Erinnerungen das Kontrollkästchen Erinnerungen anzeigen ein, damit Sie auch tatsächlich an Termine erinnert werden. Benutzung von Outlook Web App (OWA) Wenn Sie mal nicht auf Outlook auf Ihrem PC zugreifen können (z.b. im Urlaub, auf Dienstreise), aber die Möglichkeit haben, auf einen (z.b. öffentlichen) PC zuzugreifen (das kann auch ein Apple- Computer oder eine Computer mit Unix-Betriebssystem (z.b. Linux) sein), der einen Internet-Zugang besitzt, dann können Sie einen beliebigen Webbrowser verwenden und Outlook Web App (OWA) als Outlook-Ersatz einsetzen. OWA ist optisch wie Outlook aufgebaut, so dass Sie sich eigentlich schnell zurechtfinden sollten. Im Webbrowser geben Sie folgende Adresse ein: Im Eingabefeld (siehe Abbildung 61) geben Sie Ihren Exchange-Benutzernamen und das zugehörige Kennwort ein und klicken auf die Schaltfläche. Abb. 61: Anmeldung bei OWA Nach der Anmeldung sehen Sie Ihre -Nachrichten. Sie können wie in Outlook schnell zu den Kalendern oder auch zu den Aufgaben oder Kontakten wechseln. Die meisten standardmäßigen Möglichkeiten (z.b. Senden, Beantworten oder Weiterleiten von Nachrichten, Termine im Kalender eintragen oder anschauen) können Sie auch in OWA machen. Auch verschiedene Grundeinstellungen sind möglich. Am besten machen Sie sich selbst ein Bild dieser Online-Variante von Outlook. Vergessen Sie aber bitte nicht, sich am Ende der Sitzung abzumelden.

43 Exchange mit Outlook 2013 Seite 41 von 42 Eine Besonderheit von OWA soll aber an dieser Stelle trotzdem kurz gezeigt werden: die Änderung des Exchange-Passworts. Wenn Sie das Passwort ändern wollen, sollten Sie dafür OWA verwenden, denn in Outlook ist das nicht möglich. Nach der Anmeldung klicken Sie in der rechten oberen Ecke der Webseite auf Optionen und wählen dann den Befehl Kennwort ändern (siehe Abbildung 62). Abb. 62: Aufruf der Optionen in OWA Im nächsten Fenster geben Sie dann das aktuelle Passwort und zweimal das neue Passwort ein und klicken dann auf Speichern (siehe Abbildung 63). Abb. 63: Neues Exchange-Passwort festlegen