ERP-System WYM Handbuch. Vertreterverwaltung

Transkript

1 ERP-System WYM Handbuch Vertreterverwaltung

2 Inhaltsverzeichnis Vertreter-Verwaltung Inhaltsverzeichnis Vertreter-Verwaltung... 1 Menü Vertreter Verwaltung... 2 Stammdaten / Provisionssätze... 2 Angaben zur Bankverbindung Maske Seite Kennzeichen zum Vertreter Maske Seite Vertreter - Lager - Zusatzprovision... 5 Stammdaten-Auflistung erstellen... 5 Verkaufsgebiete / Zuordnung verwalten... 6 Statistische Auswertungen... 6 Statistik - Daten bearbeiten... 6 Statistik - Daten löschen... 7 Vertreterabrechnung Kurzform... 7 Abrechnung erstellen... 8 Abrechnungsdaten bearbeiten... 9 Abrechnungsdaten löschen... 9 Abrechnung nach Spannenprovision

3 Menü Vertreter Verwaltung Stammdaten / Provisionssätze Auftragsverwaltung Menü Vertreter-Verwaltung Stammdaten/Provisionssätze Rel.: 1.30 Seite 1 von 3 * V E T R E T E R S T A M M D A T E N * Vertreternummer:[000] Matchcode: [ ] Anrede...:[ ] Name...:[ ] Firma...:[ ] Strasse...:[ ] PLZ / Ort...:[ ] Land.:[ ] Telefon...:[ ] Fax..:[ ] Funktelefon...:[ ] Telex:[ ] Filiale...:[000] Notebook.J/N...:[ ] Statistik-Uebergabe J/N:[ ] Archiv-Uebergabe J/N:[ ] Von Kunden-Nr..:[00000] bis Kunden-Nr.:[00000] Erloese m. MWST:[00000] Erloese EG...:[00000] Erloese o. MWST:[00000] Bemerkung..:[ ] [ ] dm160.ebm HILFE = F9 LP Abbildung 1 Vertreterstammdaten In dieser Maske werden die Adressdaten des Vertreters eingegeben. Filiale Der Vertreter kann auch einer Filiale zugeordnet werden. Notebook.J/N Sollen Statistikdaten auf das Vertreter-Notebook übertragen werden? Statistik-Übergabe Sollen die archivierten "Alt Aufträge" auf das Vertreter-Notebook übertragen werden. Archiv-Übergabe Ist dies überhaupt ein Vertreter mit "aktiver" Außendienst-Lösung? Von / Bis Kunden-Nr. Hier kann ein Vertreter-Kunden-Nummernkreis definiert werden. Wird im Kundenstamm auf "F2" das Programm "vrtkdn.pas" eingebunden, so erhält man jeweils die nächste freie Kunden-Nummer innerhalb des definierten Vertreter-Nummern-Kreises. Erlöse Wenn gewünscht wird, die Umsatzerlöse auf Vertreter abhängige Erlöskonten zu buchen, so kann man im Vertreterstamm die entsprechenden Konten definieren. Eine Aufstellung nach Erlöskonten wird dann nicht weiter berücksichtigt

4 Angaben zur Bankverbindung Maske Seite 2 Seite 2 von 3 Angaben zur Bankverbindung Bankverbindung.:[ ] Bankkonto...:[0 ] BLZ...:[ 0] HILFE = F9 F Abbildung 2 Angaben zur Bankverbindung Kennzeichen zum Vertreter Maske Seite 3 In dieser Maske wird die Bankverbindung des Vertreters hinterlegt. Seite 3 von 3 KENNZEICHEN ZUM VERTRETER Provisionsgrundlage...: [0] Berechnungsmethode...: [2] Steuerungskennzeichen...: [1001] Faelligkeit der Provision: [1] Druckkennzeichen...: [1] Kennzeichen Statistik...: [1] Weitere Informationen mit F9. HILFE = F9 Abbildung 3 Kennzeichen zum Vertreter Provisionsgrundlage 0 : Nach Provisionsgrupppe 1 : Nach Warengruppe Die entsprechenden Provisions-Sätze werden auf Seite 1 des Dialoges mit F3 erfassbar. Hinweis: Wird die Abrechnungsmethode nach Deckungsbeitrag gewählt und die Grundlage nach Provisionsgruppen, kann nur eine Angabe in der Provisionstabelle erfolgen. Berechnungsmethode 0 : Netto Umsatz 1 : Nach Deckungsbeitragsrechnung I 2 : Nach Deckungsbeitragsrechnung II DBI : DBII: Netto VKP-Einkaufspreis Netto VKP-(Einkaufspreis + Mindestdeckung) Diese Methode setzt zwingend voraus, dass im Artikelstamm ein Lieferant angegeben ist und zu diesem Lieferant auch ein LAD-Satz erfasst wurde. Bei DBII muss außerdem natürlich auch ein Deckungsbeitrag in Prozent und/oder in EURO im Artikelstamm zugeordnet sein

5 Steuerungskennzeichen 1. bis 3. Stelle: Wird im Tagesabschluss eine Rechnungsposition ohne Art - Angabe gefunden bzw. ist fuer den fakturierten Artikel kein Provisionssatz feststellbar, wird unabhängig von der gewählten Abrechnungsmethode der Nettoumsatz verprovisioniert; die ersten drei Stellen legen den Prozentsatz der Provision auf den Netto-Umsatz in diesen Fällen fest (in Promill-Punkten). Beispiel: 050 : 50 Promille bzw. 5 % Provision 105 :105 Promille bzw. 10,5 % Provision 4. Stelle: Steuert, ob die vorstehenden Fälle im Protokoll zum Tagesabschluss ausgewiesen werden: 0 : kein Ausweis 1 : Ausweis im Protokoll Fälligkeit der Provision Dieses Kennzeichen gibt an, wann die Provision gezahlt werden soll. 0 : Bei Rechnungslegung, d.h. im Tagesabschluss 1 : Nach Zahlungseingang Hinweis: Die Methode '1' kann nur verwendet werden, wenn das Software-Paket FIBU mit OPOS installiert und verwendet wird, da sonst ein Zahlungseingang nicht feststellbar ist. Weiterhin kann in diesem Fall die Abrechnung nur im Querformat erstellt werden (siehe nächstes Feld). Druckkennzeichen Das Druckkennzeichen gibt an, wie die Provisionsliste ausgedruckt werden soll. 0 : Hochformat, als A-4-Anschreiben mit Postanschrift 1 : Querformat, als Breitliste Wird die Methode nach Zahlungseingang gewählt (vorausgehendes Feld=1), muss zwingend das Querformat verwendet werden). Abrechnungen, die nach der Methode Sofortfälligkeit erstellt werden, können wahlweise hoch oder quer gedruckt werden. Kennzeichen Statistik Dieses Merkmal steuert Art und Umfang der Statistikdaten, die gesammelt werden (jeweils fuer Umsatz und Provision): 0 : Verdichtung auf Monat und Jahr (Zeitraum) Hierbei kann für jeden Vertreter eine Auswertung nur nach Zeitraum erstellt werden. 1 : Verdichtung auf Kundennummer und Zeitraum: Hier werden die Daten nach Kunden und Zeitraum getrennt gesammelt und auswertbar. 2 : Nach Kunde, Warengruppe und Zeitraum: Wie 1, wobei hier noch nach Warengruppen getrennt gesammelt wird. Bitte beachten Sie, dass der Platzbedarf für die Statistik Verwaltungsdatei von 0 nach 2 erheblich ansteigt: 0 : Anzahl Vertreter * Monate * 60 * 1.4 Byte 1 : Formel 0 * Anzahl Kunden 2 : Formel 0 * Anzahl Kunden * Anzahl Warengruppen Die Funktionstasten dieser Maske F3 Kennzeichen - 4 -

6 Nach betätigen dieser Taste gelangen Sie auf die Seite 2 dieses Dialoges. F5 Provisions-Sätze ************************************* Rel.: 1.0 ****************** * Vertreter-Nummer: 222 Provisionsgruppe: (00) * * Bis Rabatt-% auf Listenpreis Provisionssatz in % * * 1 ( 0.00) --> F9-Info ( 0.00) * * 2 ( 0.00) ( 0.00) * * 3 ( 0.00) ( 0.00) * * 4 ( 0.00) ( 0.00) * * 5 ( 0.00) ( 0.00) * * 6 ( 0.00) ( 0.00) * * 7 ( 0.00) ( 0.00) * * 8 ( 0.00) ( 0.00) * * 9 ( 0.00) ( 0.00) * * 10 ( 0.00) ( 0.00) * *dm1600.ebm***************************************hilfe = F9**L*** Abbildung 4 Provisions-Sätze Provisionsgruppe Die Provisionsgruppen gem. Ihrer Aufteilung im Artikelstamm. Bitte beachten Sie, dass die Provisionsgruppe 00 als neutrale Gruppe dient. Kann bei der Provisionsermittlung für einen Artikel kein Provisionsgruppensatz für den Vertreter gefunden werden, wird diese neutrale Gruppe herangezogen. Wird auch keine neutrale Gruppe gefunden, tritt die Steuerung laut Angabe in den Kennzeichen in Kraft. Soll ein Vertreter z.b. für alle Provisionsgruppen 10% Provision erhalten, wird nur ein einziger Eintrag mit der neutralen Gruppe 00 notwendig. Bis Rabatt-% auf Listenpreis Wenn Abrechnung nach Nettoumsatz: Bis zu dem hier angegebenen Rabatt auf den Listenpreis erhält der Vertreter den nebenstehenden Prozentsatz auf den Nettowert als Provision; es kann eine zehnstufige Rabatt- und Provisionsstaffelung vorgegeben werden. Wenn Abrechnung nach DBI/DBII: Es wird nur der Prozentsatz für die Provision aus der ersten Tabellenzeile verwendet. Weitere Angaben werden in diesem Fall ignoriert; sie sind grundsätzlich zulässig (Wechsel der Abrechnungsmethode des Vertreters). Vertreter - Lager - Zusatzprovision Auftragsverwaltung Menü Vertreter-Verwaltung Vertreter-Lager-Zusatzprovision In diesem Menü können Sie eine Vertreter Zusatzprovision für Lagerverkäufe eingeben. Stammdaten-Auflistung erstellen Auftragsverwaltung Menü Vertreter-Verwaltung Stammdaten-Auflistung erstellen Das Programm erstellt eine Stammdaten-Liste der angegebenen Vertreter. Starten Sie das Programm mit F1 bzw. verlassen Sie den Dialog ohne Aktion mit F

7 Verkaufsgebiete / Zuordnung verwalten Auftragsverwaltung Menü Vertreter-Verwaltung Verkaufsgebiete / Zuordnung verwalten Dieses Programm dient zur Definition der Verkaufgebiete. Statistische Auswertungen Auftragsverwaltung Menü Vertreter-Verwaltung Statistische Auswertungen *MDT:TESTMDT 999*********************** Rel.: 1.0 ****************** * V E R T R E T E R - U M S A T Z - S T A T I S T I K * * Von Vertreter...: (001) POWER FLEX intern * * Bis Vertreter...: (222) py50 et30 3s20 * * Aktuelles Jahr..: (2001) * * Aufloesung...: (0) * * Engschrift...: (N) * *dm1610.ebm*****************************************hilfe = F9**L*A* Abbildung 5 Vertreter - Umsatz - Statistik Von / Bis Vertreter Geben Sie in diesen Feldern bitte Ihre Vertreternummern an, für die eine Vertreter Umsatz Statistik erstellt werden soll. Eine Liste der Vertreter erhalten Sie mittels List-Taste ( Strg/P). Aktuelles Jahr Hier wird das Jahr der gewünschten Statistik eingetragen. Auflösung 0 : Nur Zeitraum 1 : und Kunden 2 : Kunden und Artikel Engschrift Schlüsseln Sie hier bitte ein J wenn Ihre Statistik in Engschrift erstellt werden soll. Statistik - Daten bearbeiten Auftragsverwaltung Menü Vertreter-Verwaltung Statistik-Daten bearbeiten * V E R T R E T E R - S T A T I S T I K D A T E N * * Vertreter-Nr...: (222) py50 et30 3s20 * * Kunden-Nr...: (60000) Weyh Systemlösungen * * Warengruppe...: ( ) Sammel-Warengruppe * * Jahr...: (2001) * * Monat...: (09) * * Provisionspflichtiger Umsatz.: ( ) * * Provision in EU...: ( 50.00) * * %-Provision auf Umsatz...: 5.00 * *dm1602.ebm*************************************************hilfe = F9****** Abbildung 6 Vertreter Statistikdaten - 6 -

8 Statistik - Daten löschen Auftragsverwaltung Menü Vertreter-Verwaltung Statistik-Daten löschen Das Programm entfernt alle nicht länger benötigten Statistik-Daten aus der Vertreter-Statistik-Datei. Wird eine Vertreter-Nummer angegeben, werden nur die Daten dieses Vertreters entfernt (z.b. ausgeschiedene Vertreter). Starten Sie die Verarbeitung mit F1 bzw. beenden Sie das Programm ohne Aktion mit F8. Vertreterabrechnung Kurzform Auftragsverwaltung Menü Vertreter-Verwaltung Vertreterabrechnung Kurzform ********************************************** Rel.: 1.00 ****************** * Vereinfachte Vertreter-Umsatz Statistik im Hochformat * * Von Vertreter..: (222) py50 et30 3s20 * * Bis Vertreter..: (222) py50 et30 3s20 * * Aktuelles Jahr.: (2001) * * Monat...: (07) * * Vorjahr...: (2000) * * Spannenberechn.: (1) 1 = Provisionspflichtig - EKP * * 2 = Provisionspflichtig - (EKP + Mindestdeckung) * *dm1614l.ebm************************************************hilfe = F9****** Abbildung 7 Vertreter-Abrechnung Kurzform Von Vertreter / Bis Vertreter In diese Felder werden die Vertreternummer eingetragen, für die Auswertungen erstellt werden sollen. Eine Liste der Vertreter erhalten Sie mittels der List-Taste. Spannenberechnung Mit diesem Feld wird geschlüsselt, wie die Spannenberechnung in EURO und dementsprechend auch in % ausgerechnet werden soll. 1 Spanne in EURO = Provisionspflichtig - Warenwert DBI 2 Spanne in EURO = Provisionspflichtig - Warenwert DBII Spanne in EURO * Spanne in % = Provisionspflichtig - 7 -

9 Abrechnung erstellen Auftragsverwaltung Menü Vertreter-Verwaltung Abrechnung erstellen *MDT:TESTMDT 999***************************** Rel.: 1.4 ****************** * V E R T R E T E R - P R O V I S I O N S A B R E C H N U N G * * Von Vertreter...: (222) py50 et30 3s20 * * Bis Vertreter...: (222) py50 et30 3s20 * * Monat / Jahr...: (09)/(2001) * * Druckwiederholung...: (N) * * Abrechungsformat...: (0) * * Auswahl-Steuerung...: (0) * * Engschrift verwenden: (N) * * Die Auswahlsteuerung legt fest, welche Provisionsdaten verarbeitet * * werden: * * 0 = alle offenen Provisionsdaten * * 1 = nur Prov.-Daten, deren Beleg im Zeitraum liegt * * 2 = nur Prov.-Daten, deren Tagesabschluss im Prov.-Zeitraum * * liegt. * * Start der Verarbeitung mit F1, Ende ohne Aktion ist F8. * *dm1630.ebm***********************************************hilfe = F9***F** Abbildung 8 Vertreter - Provisionsabrechnung Von Vertreter In dieses Feld wird eingetragen, ab welcher Vertreternummer die Provisionsabrechnung beginnen soll. Eine Liste der Vertreter erhalten Sie mittels List-Taste. Bis Vertreter In dieses Feld wird eingetragen, bis zu welcher Vertreternummer die Provisionsabrechnung gehen soll. Eine Liste der Vertreter erhalten Sie mittels List-Taste. Monat Tragen Sie hier bitte den Monat ein, für den die Vertreter- Provisionsabrechnung gewünscht wird. Jahr In dieses Feld wird das Jahr der Abrechnung eingetragen. Druckwiederholung Eine Druckentwicklung für einen bestimmten Zeitraum kann nur stattfinden, nachdem eine echte Abrechnung für diesen Zeitraum gefahren wurde. Die Druckwiederholung ermittelt alle Daten aus dem genannten Zeitraum und druckt diese erneut aus. Es findet hierbei kein neuer Ausgleich statt; es werden keine Daten verändert. Abrechnungsformat Im Vertreterstamm wird festgelegt, ob die jeweilige Abrechnung des Vertreters im Hoch- oder Querformat erstellt wird. Das Programm erstellt pro Verarbeitungsdurchgang nur ein Listenformat, da die Druckliste nicht aus einer Mischung beider Formate bestehen kann. Mit diesem Schalter legen Sie fest, welches Format und somit welche Vertreter bearbeitet werden. Sofern im Vertreterstamm beide Formate vorhanden sind, werden zwei Verarbeitungsläufe erforderlich

10 Auswahl-Steuerung Kennzeichen Steuerung: 0 : Es werden alle Provisionssätze, die noch nicht vollständig ausgezahlt sind, angedruckt. 1 : Es werden nur Provisionssätze berücksichtigt für Rechnungen, deren Beleg-Datum innerhalb des Auswertungsmonates/-jahres liegen. 2 : Wie 1, nur wird nicht nach dem Beleg-Datum, sondern nach dem Datum des Tagesabschlusses gewertet. Engschrift Das Querformat wird mit 132 Zeichen/Zeile erstellt. Sofern Ihr Drucker nicht über diese Breite verfügt und sofern er mit den Steuerzeichen Dez.15/Dez.18 die Engschrift steuert, kann dieses Kennzeichen aktiviert werden. In allen anderen Fällen ist es sinnlos, auf Engschrift zu schalten bzw. schalten zu wollen; das Feld kann mit dem Inhalt N deaktiviert werden. Abrechnungsdaten bearbeiten Auftragsverwaltung Menü Vertreter-Verwaltung Abrechnungsdaten bearbeiten ***************************************** Rel.: 1.2 ****************** * A B R E C H N U N G S D A T E N V E R T R E T E R * * Vertreter-Nummer: (000) * * Kunden-Nummer..: (00000) * * Beleg-Nummer...: ( ) * * Beleg-Datum...: (000000) * * Rechnung Brutto: ( 0.00) * * Provpfl. Wert..: ( 0.00) * * Warenwert EK --- Spanne EU --- Spanne % * * DBI..: ( 0.00) * * DBII.: ( 0.00) * * * * Prov.-Anspruch.: ( 0.00) in %..: 0.0 * * Prov.gezahlt...: ( 0.00) * * Rest-Provision.: 0.00 * * Periode...: (0000) TA vom: * * Prov-Abrechnung: * * Man. erfasst...: Am.: * *dm1603.ebm*******************************************hilfe = F9**LPA* Abbildung 9 Abrechnungsdaten Vertreter Abrechnungsdaten löschen Auftragsverwaltung Menü Vertreter-Verwaltung Abrechnungsdaten löschen Das Programm entfernt alle nicht länger benötigten Abrechnungs-Daten aus der Vertreter-Abrechnung. Ein Datensatz wird nur dann entfernt, wenn der Provisions-Anspruch ausgeglichen wurde (+/ EURO). Wird eine Vertreter-Nummer angegeben, werden nur die Daten dieses einen Vertreters entfernt (z.b. ausgeschiedene Vertreter). Starten Sie die Verarbeitung mit F1 bzw. beenden Sie das Programm ohne Aktion mit F

11 Abrechnung nach Spannenprovision Auftragsverwaltung Menü Vertreter-Verwaltung Abrechnung nach Spannenprovision Vertreter-Abrechnung nach Spannen-Provision erstellen Zeitraum der Abrechnung..: (Tag der Rechnungslegung) Von Vertreter-Nr...: 001 POWER FLEX intern Bis Vertreter-Nr...: 222 py50 et30 3s20 Testlauf...: J (J=kein Speichern der Prov.-Daten) Wiederholungslauf...: N Stichtag bei Wiederholung: (Es muss hier der Tag der Provisions- Abrechnung angegeben werden deren Andruck wiederholt werden soll. ) Druckzeilen / Seite...: 72 Abbildung 10 Vertreter-Abrechnung nach Spannen-Provision erstellen Zeitraum der Abrechnung Als Zeitraum der Abrechnung wird hier der Bereich vorgegeben, für den das Auftragsarchiv überprüft werden soll. In aller Regel gehen Zahlungen für einen Zeitraum bis maximal 4 Monate ein; diesen Zeitraum schlägt das Programm von sich aus vor, Natürlich können Sie jederzeit von dem Vorschlag abweichen, wenn in Ihrem Hause Zahlungseingänge auch über einen größeren Zeitraum erfolgen. Hinweis: Je größer dieser zu prüfende Zeitraum ist, desto länger benötigt das Programm, die Provisionsdaten zu finden. Von /Bis Vertreter-Nr. Geben Sie hier bitte Ihre Vertreternummer an, von der Sie eine Abrechnung nach Spannenprovision erstellen möchten. Testlauf Durch diesen Schalter besteht die Möglichkeit, eine Testabrechnung durchzuführen. Bei einer Testabrechnung werden alle Daten wie üblich ermittelt, die ermittelte Provision wird aber nicht gespeichert. Die Testabrechnung kann beliebig oft durchgeführt werden. Am Ende ist für jede Abrechnung aber ein Echtlauf notwendig, da sonst die ermittelte Provision nicht als "ausgezahlt" festgehalten wird und somit im nächsten Monat erneut ausbezahlt werden würde. Wiederholungslauf Um eine erstellte Abrechnung aus einem Vormonat zu wiederholen, wird dieser Schalter aktiviert. In diesem Fall muss als Stichtag noch der Erstellungstag der ursprünglichen Abrechnung angegeben werden, um genau diese Abrechnung nochmals zu drucken. Hierbei werden keine neuen Daten ermittelt, es werden die seinerseits gefundenen Werte einfach erneut gedruckt. Stichtag bei Wiederholung Wenn eine Druckwiederholung einer vergangenen Abrechnung gewünscht wird, muss hier der Erstellungstag der ursprünglichen Abrechnung angegeben werden. Die Druckliste wird grundsätzlich in Engschrift erstellt, damit man nicht manuell den Drucker wechseln muss