KURZANLEITUNG. Betriebsart Classic. RoomWizard II Raumbuchungssystem

Transkript

1 KURZANLEITUNG Betriebsart Classic RoomWizard II Raumbuchungssystem

2 HERZLICH WILLKOMMEN DER ROOMWIZARD TOUCHSCREEN IM ÜBERBLICK Planen Sie Besprechungen schneller und einfacher mit dem RoomWizard. Der RoomWizard ist ein webbasiertes Raumbuchungssystem, das an einem Besprechungsraum oder einem Gruppenbereich installiert wird. Der interaktive Touchscreen zeigt die Verfügbarkeit des Raums und Einzelheiten zur Buchungssituation an und ermöglicht es Ihnen, einen Raum zu reservieren oder eine Reservierung zu bearbeiten Mit dem RoomWizard können Sie: zum Zeitpunkt der Besprechung relevante Informationen vor dem Besprechungsraum anzeigen, sodass die Teilnehmer sehen können, ob sie am richtigen Ort sind. Ihre aktuelle Reservierung problemlos ändern. einen nicht mehr benötigten Raum zugunsten anderer Kollegen freigeben. anhand von roten und grünen Anzeigeleuchten schon von Weitem feststellen, ob ein Raum belegt ist oder nicht. einen Raum für eine ungestörte spontane Besprechung finden. Mithilfe der RoomWizard-Webseiten können Sie: bei Bedarf einen Raum von jedem Computer im Netzwerk aus buchen. Besprechungserinnerungen an die Teilnehmer erstellen. die Reservierungen auf anderen RoomWizards in der Gruppe ansehen. Über diese Kurzanleitung Die RoomWizards können auf die Betriebsart Classic eingestellt werden, in der sie ihr eigenes web-basiertes Buchungssystem nutzen, oder auf die Betriebsart Synchronisiert, bei der die Reservierungen in Ihr betriebliches Terminplanungssystem (Microsoft Office oder Lotus Notes ) integriert werden. In dieser Kurzanleitung stellen wir Ihnen den RoomWizard vor und erläutern, wie Sie den RoomWizard in der Betriebsart Classic nutzen können. Detaillierte Anweisungen finden Sie im Internet Auf können Sie die vollständige RoomWizard- Bedienungsanleitung herunterladen. Dort finden Sie auch Systemmanager-Handbücher für die Betriebsart Classic, Microsoft Exchange und Lotus Domino sowie die Montageanleitung und weitere Kurzanleitungen zum Herunterladen. 1 Rote und grüne LEDs zeigen die Verfügbarkeit eines Raums an. Grün bedeutet, dass der Raum frei ist, Rot bedeutet, dass der Raum reserviert ist. 2 Raumname zeigt den zugewiesenen Raumnamen an. 3 Reservierungsbereich zeigt als Systemvorgabe die aktuelle Reservierung an, einschließlich der verantwortlichen Person, der Dauer und des Themas. 4 Reservierungszeitleiste zeigt reservierte und freie Zeitblöcke. Berühren Sie einen beliebigen Block, um sich die Buchungsdetails anzeigen zu lassen. 5 Mit Start* wird der Beginn eines Meetings bestätigt. Wird die Start-Taste nicht betätigt, wird die Reservierung storniert und der Raum nach einer vom Systemmanager definierten Zeit wieder zur Nutzung freigegeben Details zeigt Informationen über den Raum, die Reservierungen und die Teilnehmer. 7 Info (About) zeigt die Netzwerkeinstellungen und Informationen zur Kalibrierung des Touchscreens. 8 Anpassen* (Adjust) verlängert oder verkürzt eine Reservierung. Änderungen werden erst gespeichert, nachdem Sie sie bestätigt haben. 9 Ende* (End) beendet eine aktuelle Reservierung. 10 Buchen* (Use now) sichert einen verfügbaren Raum zur spontanen Nutzung. *Manche Funktionen können von Ihrem Systemmanager deaktiviert werden. Der Display kehrt nach einigen Sekunden automatisch zur aktuellen Reservierung zurück.

3 DIE ROOMWIZARD-RESERVIERUNGSSEITEN IM ÜBERBLICK ONLINE BUCHEN Mit dem RoomWizard-Raumbuchungssystem können Sie von allen Computern desselben LAN aus Räume buchen Menü bietet Links zu anderen häufig verwendeten Menüoptionen. Die Startseite ist die Reservierungsseite. 2 Kalender ermöglicht Ihnen, Reservierungen für einen bestimmten Tag anzusehen, anzulegen, zu ändern oder zu löschen. 3 RoomWizard-Gruppen zeigt das Zeitfenster und die Reservierungsdaten für eine Gruppe von RoomWizards. 4 Zeitleiste zeigt die Reservierungen eines Raums für das ausgewählte Datum. Klicken Sie auf einen beliebigen Teil der Zeitleiste, um dort Reservierungen anzusehen, hinzuzufügen, zu bearbeiten oder zu löschen. 5 Zeitblöcke zeigen reservierte (rote) und freie (blaue) Zeitblöcke an. Klicken Sie auf einen beliebigen Block, um eine Reservierung anzusehen, anzulegen oder zu ändern Zweck (Purpose) beschreibt den Zweck Ihres Meetings. 7 Organisator (Host) zeigt die für die Reservierung verantwortliche Person an. Dies können Sie selbst oder die Person sein, für die Sie die Buchung durchführen. Organisator und Zweck erscheinen auf dem Touchscreen des RoomWizard. 8 Zeit (Time) dienen der Einstellung von Reservierungsstart- und -endzeiten. 9 Speichern (Save) bestätigt Ihre Reservierung. Ein Raum wird erst dann reserviert, wenn Sie die Save -Taste betätigt haben. 10 Mit Beenden (Quit) brechen Sie Ihre Reservierungsanfrage ab. 11 Über den Link Erweitertes Reservierungsformular (Advanced Reservation) haben Sie Zugriff auf weitere Optionen. EINFACHE RESERVIERUNGSMASKE Mithilfe der einfachen Reservierungsmaske können Sie rasch einen Raum buchen und müssen nur minimale Informationen eingeben. 1 Öffnen Sie an einem an das LAN angeschlossenen Computer einen Webbrowser und gehen Sie auf den von Ihrem Systemmanager bereitgestellten Link bzw. die URL. 2 Wählen Sie ein Datum aus dem Kalender. 3 Falls Links zu anderen Gruppen von Räumen verfügbar sind, wählen Sie die gewünschte Gruppe aus der Drop-down-Liste. 4 Klicken Sie in der Zeitleiste des gewünschten Raums auf eine verfügbare Zeit (in Dunkelblau). 5 Geben Sie den Zweck der Reservierung ein. 6 Geben Sie die für die Reservierung verantwortliche Person an. 7 Passen Sie bei Bedarf die Start- und Endzeiten der Reservierung an. 8 Klicken Sie auf Speichern, um die Buchung zu speichern, oder auf Abbrechen, um die Buchung abzubrechen. Die Reservierung wird erst dann im System gespeichert, wenn Sie auf Speichern drücken. ERWEITERTE RESERVIERUNG Wenn Sie auf der einfachen Reservierungsseite auf Erweitertes Reservierungsformular (Advanced Reservation) klicken, haben Sie Zugriff auf weitere Buchungsoptionen. Je nach Konfiguration Ihres RoomWizard-Systems sind einige dieser Optionen unter Umständen nicht verfügbar.

4 1 Klicken Sie eine verfügbare Zeit (in Dunkelblau) in der Zeitleiste des Raums an. 2 Wenn die einfache Reservierungsmaske erscheint, klicken Sie auf Erweitertes Reservierungsformular (Advanced Reservation). 3 Geben Sie die erforderlichen Informationen ein und wählen Sie die Optionen aus, die Sie in Ihre Buchung aufnehmen wollen. Sie können beliebig viele Informationen eingeben. Manche Felder sind in Ihrem System unter Umständen Pflichtfelder. 8 Falls Sie nach einer Reservierung gesucht haben, klicken Sie diese in der Ergebnisliste an, um sich die zugehörige Reservierungsmaske anzeigen zu lassen. Falls Sie nach einem verfügbaren Raum gesucht haben, wählen Sie einen offenen Zeitblock, um die Reservierungsmaske aufzurufen. 4 Klicken Sie auf Reservierung speichern, um die Buchung zu speichern, oder auf Abbrechen, um die Buchung abzubrechen. Die Reservierung wird erst dann im System gespeichert, wenn Sie auf Speichern drücken. VORHANDENE RESERVIERUNGEN ODER VERFÜGBARE RÄUME FINDEN Mithilfe der Suchfunktion können Sie eine vorhandene Reservierung oder einen verfügbaren Raum suchen. Die Suchfunktion durchsucht die Gruppe von Räumen, die Sie auf der Reservierungsseite sehen können. Die Suche erstreckt sich nicht auf Gruppen von Räumen, auf die Sie normalerweise über die im Menü erscheinende Drop-down-Liste zugreifen würden. Um in anderen Gruppen zu suchen, greifen Sie über die Drop-down-Liste auf die gewünschte Raumgruppe zu und wiederholen Ihre Suche. 1 An einem vernetzten Computer geben Sie die Webadresse des RoomWizard an, um die Webseite anzuzeigen. 2 Klicken Sie auf die Menüoption Reservierung (Reservation). 3 Wählen Sie die gewünschte Raumgruppe aus der Drop-down-Liste. 4 Wählen Sie Suchen (Find) im Menü. 5 Klicken Sie auf Vorhandene Buchung suchen (Find Existing Reservation) oder Verfügbaren Raum suchen (Find available Room) im Menü. RESERVIERUNGEN ÄNDERN ODER LÖSCHEN Falls Sie eine Besprechung ändern oder stornieren, aktualisiert der RoomWizard die Reservierung und teilt allen Teilnehmern des Meetings die neuen Daten mit. Um Ihre Reservierung zu ändern, gehen Sie zur RoomWizard-Webseite und geben Sie Datum, Raum und Zeit Ihres Meetings an. Es gibt drei Wege, um eine vorhandene Buchung zu finden: Auf einem im selben Netz wie der RoomWizard befindlichen Computer geben Sie die Webadresse des RoomWizard in den Browser ein und rufen den Raum und das Datum Ihrer Reservierung auf. Klicken Sie auf die Reservierung in der Zeitleiste, um sie zu öffnen. Klicken Sie die Menüoption Suchen an. Falls Sie beim Anlegen der Reservierung eine erhalten haben, können Sie einfach den Link in der anklicken, um zur betreffenden Reservierung zu gehen. Eine vorhandene Reservierung ändern: 1 Markieren Sie Ihre Reservierung in der Zeitleiste. 2 Bearbeiten Sie die Reservierung. 3 Klicken Sie auf Speichern, um Ihre Änderungen zu speichern, oder auf Abbrechen, um zur Haupt-Reservierungsseite zurückzukehren, ohne die Buchung zu ändern. Eine Reservierung löschen: 1 Markieren Sie Ihre Reservierung in der Zeitleiste. 6 Geben Sie in die nun erscheinende Maske die bekannten Informationen zu Ihrem Meeting oder Ihrer Reservierung an, um die Suche einzugrenzen. 7 Klicken Sie auf Suchen (Find). 2 Klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen in der Reservierungsmaske. Falls der RoomWizard in Ihren betrieblichen -Server integriert ist, versendet der RoomWizard die Änderungen oder Stornierungen automatisch an die von Ihnen angegebenen Teilnehmer und Dienste.

5 KUNDENBETREUUNG UND TECHNISCHER KUNDENDIENST In Europa, dem Nahen Osten und Afrika wenden Sie sich an den technischen Kundendienst von Steelcase EU: TEL. In Österreich, Benelux, Skandinavien, Frankreich, Deutschland, Irland, Italien, Portugal, Spanien, der Schweiz, Großbritannien wählen Sie In allen anderen Ländern wählen Sie : Tel Montags bis freitags, 7.30 bis Uhr (MEZ). Der technische Kundendienst steht Ihnen in Englisch, Französisch, Deutsch und Spanisch zur Verfügung. servicedesk.emea@steelcase.com WEBSITE In den USA und Kanada wenden Sie sich an den technischen Kundendienst von Steelcase USA: TEL (24 Stunden, montags bis freitags) techsupport@steelcase.com WEBSITE Besuchen Sie um weitere Guides runterzuladen. Visit to download this and other Quickstart Guides. Visitez pour télécharger ceci et d autres Quickstart Guides. Entre en para descargar esta y otras Quickstart Guides. Besuchen Sie steelcase.de 11/ Kein Vertragsdokument. Änderungen vorbehalten.