Anleitung. Nutzung der Fragebogenvorlage der FEB-Bedarfserhebung

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1 Für die FEB-Bedarfserhebung liegen mehrere Dokumente zum Download vor: 1. Die Vorlage für den Fragebogen mit einer Auswahl an unterschiedlich detaillierten Fragen, 2. die Vorlage für den Fragebogen mit der minimalen Auswahl an Fragen die zu aussagekräftigen Ergebnissen bei einer Bedarfserhebung führen, 3. eine Excel-Auswertungsmatrix, in welcher die Daten der Fragebögen eingegeben und ausgewertet werden können, sowie 4. eine Auswertungsmatrix für die Minimalversion des Fragebogens. Wählen Sie als erstes aus, ob Sie die Minimalversion für Bedarfserhebungen nutzen möchten (hier sind keine Anpassungen nötig, sie kann direkt genutzt werden) oder ob Sie sich aus den erarbeiteten Fragen einen eigenen Fragebogen zusammenstellen möchten. Zur Nutzung der Fragebogenvorlage gehen Sie wie folgt vor: 1. Gemeindelogo: Fügen Sie ihr Gemeindelogo in die Kopfzeile ein. 2. Einleitungstext: Erstellen Sie einen Einleitungstext. Dieser sollte folgende Informationen enthalten: Einladung zur Befragung, Sinn und Zweck der Befragung, Kontaktmöglichkeiten sowie Einsendeschluss und Postadresse für Rücksendung. 3. Fragenauswahl: Wählen Sie diejenigen Fragen aus dem Fragebogen aus, die Sie für die Bedarfserhebung nutzen möchten. Wichtig: Die Minimalversion des Fragebogens kann unverändert übernommen werden. Die Schritte 4 bis 8 können mit dieser Version übersprungen werden. 4. Fragen mit Buchstaben: Bei Fragen, welche mit einem Buchstaben versehen sind, handelt es sich um verschiedene Versionen derselben Frage. Wählen Sie eine Version der Frage aus und löschen Sie die anderen. 5. Farbige Markierungen: Die Fragen sind in der ersten Spalte rot bzw. grün markiert. Vermeiden Sie es wenn möglich, rot markierte Fragen zu löschen (diese sollten enthalten sein, damit die Erhebung zu aussagekräftigen Ergebnissen führt). 6. Ergänzungen/Anpassungen: Ergänzen Sie Textstellen in eckigen Klammern, Zeitangaben oder spezifische Informationen für Ihre Gemeinde direkt im Fragebogen. 7. Seitensprünge: Achten Sie auf Seitensprünge. Jede Frage sollte zusammen mit den Antwortoptionen komplett auf einer Seite stehen. 8. Speichern: Speichern sie den fertigen Fragebogen. Wählen Sie vorab entsprechend der Fragebogenvorlage, die Sie benutzen wollen, entweder die Minimalversion oder die Normalversion der Auswertungsmatrix.

2 Die Auswertungsmatrix umfasst in beiden Fällen mehrere Datenblätter: Codierblatt Daten (Datenblatt) individuelle Bezeichnungen Ergebnisse (Ergebnisse 1) Druckversion der Ergebnisse (Ergebnisse 2) Offene Antworten Hier ist beschrieben wie Sie die Daten korrekt in das Datenblatt eintragen. In diese Tabelle tragen Sie die Daten Ihrer Befragung wie unten beschrieben ein. Hier können Sie Ihre individuellen Angaben hinsichtlich der Quartiere etc. eintragen Hier werden die Ergebnisse Ihrer Befragung automatisch dargestellt. Sie brauchen in dieses Tabellenblatt nichts eintragen. Dieses Tabellenblatt stellt die Druckversion der Ergebnisse dar. Hier sind diese noch einmal übersichtlich inklusive Darstellungen zusammengefasst. In dieser Tabelle sind die Ergebnisse der offenen Fragen aufgelistet. Für die Übertragung der erhaltenen Angaben in den Fragebögen gehen Sie am besten folgendermassen vor: 1. Nummerierung: Nummerieren Sie die ausgefüllten Fragebögen, die Sie erhalten haben, von Hand. 2. Lesen Sie die erste Seite in der Excel-Auswertungsmatrix (= Codierblatt) durch. Hier werden noch einmal in Kurzform die Funktion und Bedeutung aller Elemente übersichtlich erklärt. 3. Im Datenblatt Individuelle Bezeichnungen ersetzen Sie zuerst eigene gemeindespezifische Formulierungen im Excel, falls nötig (= nicht nötig in der Minimalversion): Im Excel-File ist ein eigenes Datenblatt vorhanden, in welchem Eigennamen oder spezifische Zeitangaben eingetragen werden können. 4. Löschen Sie im Datenblatt und in den Ergebnisblättern alle überflüssigen Fragen: Wenn Sie den Fragebogen angepasst und einzelne Fragen gelöscht haben, löschen Sie die entsprechenden Fragen auch im Excel-File. Führen Sie diesen Vorgang für die Tabellenblätter mit der Bezeichnung Datenblatt, Ergebnisse 1 und Ergebnisse 2 ebenfalls durch. Wichtig: Falls Sie die Minimalversion der Bedarfserhebung benutzen, entfällt dieser Schritt, da die Auswertungsmatrix bereits angepasst ist. 5. Übertragen Sie die Angaben von den Fragebögen in der Excel-Auswertungsmatrix ins Datenblatt: Die erhaltenen Antworten in den Fragebögen werden in die Tabelle mit der Bezeichnung Datenblatt von oben nach unten codiert eingetragen. In der ersten Zeile wird die Fragebogennummer eingetragen, die vorher von Hand auf die Papierfragebögen notiert wurde. 6. Codierung/Offene Antworten: Die Antworten müssen für das Excel-File codiert werden, d.h. jede Antwort erhält eine Nummer. Die Codes sind im Codierblatt angegeben, stehen jedoch auch noch einmal im Datenblatt (kleine rote Pfeile in der oberen rechten Ecke der Antwortoptionen). Offene Antworten (wie bspw. Anmerkungen der befragten Personen) werden nicht codiert. Tragen Sie diese einfach im Originaltext in das Datenblatt ein. 7. Auswertung: Haben Sie die Daten eingetragen, erhalten Sie drei Auswertungen: Ergebnisse 1: Die Antworten werden hier in Tabellenform als Prozentzahlen oder die Anzahl der endgültig erfassten Antworten auf eine Frage dargestellt. Ergebnisse 2: Die eingegebenen Daten werden hier grafisch dargestellt, als Balkendiagramme. Offene Antworten: Hier sind alle offenen Antworten untereinander erfasst, so dass diese einfach zu überblicken sind.

3 Am 19. Februar 2014 fand im Regierungsgebäude das erste Gemeindegespräch zur familienergänzenden Kinderbetreuung statt. Ziel der Veranstaltungsreihe ist es, Kanton, Gemeinden und Fachleute aus dem Feld der Kinderbetreuung an einen Tisch zu bringen und den Austausch zu fördern. So sollen Bedürfnisse und Wünsche für die Weiterentwicklung der familienergänzenden Kinderbetreuung im Kanton Basel-Landschaft artikuliert und nutzbar gemacht werden. Das erste Gemeindegespräch wurde dem Thema FEB-Bedarfserhebung gewidmet. Dabei stellte sich heraus, dass viele insbesondere kleinere Gemeinden nicht genug Ressourcen zur Verfügung haben, um regelmässig Bedarfserhebungen durchzuführen. Es wurde daher beschlossen, eine Arbeitsgemeinschaft zu gründen, welche die Aufgabe hatte, einen Fragebogen für Bedarfserhebungen familienergänzender Kinderbetreuung zu entwerfen, der an die Bedürfnisse und Situationen in den unterschiedlichen Gemeinden angepasst werden kann. Zusätzlich entstand während der ersten Sitzung der AG die Idee, nicht nur den Fragebogen selbst zu erarbeiten, sondern auch einen Excel-Auswertungsbogen, so dass die Ergebnisse einer Bedarfserhebung ebenfalls umgehend zur Verfügung stehen und langwierige Auszählungen überflüssig werden. Die Fragebogenvorlage FEB-Bedarfserhebung für Gemeinden und die Excel-Datei für die Auswertung sind das Ergebnis dieser Zusammenarbeit. Der vorliegende Fragebogen für FEB-Bedarfserhebungen soll sowohl für kleine Gemeinden als auch für grosse Gemeinden nutzbar bzw. anpassbar sein. Ausserdem soll der Detailierungsgrad variabel sein: Möchte eine Gemeinde wissen, ob es ganz grundsätzlich Betreuungsbedarf bei ihren Familien gibt (ja oder nein), oder will man auch die entsprechenden Wochentage oder gar Uhrzeiten erheben?

4 Der Fragebogen enthält daher eine Vielzahl an Fragen mit unterschiedlichem Detailierungsgrad und in verschiedenen Versionen. Die Gemeinden können sich so die für sie interessanten Fragen herauspicken, und alle anderen Fragen löschen. Der zugehörige Excel-Auswertungsbogen ist nach demselben Prinzip erarbeitet und kann dem Fragebogen entsprechend angepasst werden. Um den Gemeinden die Arbeit weiter zu vereinfachen, wurde sowohl vom Fragebogen als auch von der Auswertungsmatrix eine Minimal- und eine Maximalversion erstellt. Diese können ohne Veränderung übernommen werden. In der Vorlage des Fragebogens sind viele verschiedene Fragen in unterschiedlichen Versionen enthalten. Im Folgenden wird die Handhabung der Fragebogenvorlage erläutert. Mit nur wenigen Schritten wird so aus der Vorlage der an die Bedürfnisse der einzelnen Gemeinde angepasste Fragebogen. Wichtig: Um den fertigen Fragebogen zu erhalten, müssen alle überflüssigen Fragen aus der Vorlage gelöscht und Informationen zur Gemeinde (wie Logo und Einleitungstext) angepasst werden.

5 Kopfzeile Die Fragebogenvorlage enthält eine Kopfzeile, in der Platz für Ihr Gemeindelogo enthalten ist. Dieses können Sie als ganz normale Bilddatei einfügen. Dafür einfach die Datei mit dem ausgeschnittenen Logo in die Kopfzeile der Worddatei ziehen und passend platzieren. Das Logo erscheint dann automatisch auf allen weiteren Seiten. Einleitungstext Zu Beginn des eigentlichen Fragebogens befindet sich eine Zeile für den [Einleitungstext]. Hier steht es Ihnen frei, einen eigenen Text zu formulieren, mit dem Sie zur Befragung einladen, über Sinn und Zweck der Befragung informieren und ggf. Kontaktinformationen platzieren. Fragebogen In der Fragebogenvorlage sind zwei Spalten enthalten. Die erste Spalte enthält die Nummerierungen zu den Fragen, in der zweiten Spalte sind die Fragen selbst aufgeführt. Farbige Markierungen in der ersten Spalte kennzeichnen die Fragen als notwendig (rot) oder optional (grün) für die innere Logik des Fragebogens. Darüber hinaus sind mehrere Fragen mit Buchstaben versehen (z.b. Frage 2a, 2b und 2c). Dabei handelt es sich um mehrere Versionen derselben Frage. Nur eine Version wird benötigt, die anderen können gelöscht werden. Für die Zusammenstellung Ihres persönlichen Fragebogens (= die Auswahl der für Sie interessanten Fragen) gehen Sie bitte folgendermassen vor: 1. Lesen Sie die Fragen durch und verschaffen Sie sich so einen Überblick über den Fragebogen 2. Überlegen Sie sich, wie detailliert Sie den Bedarf für familienergänzende Kinderbetreuung in Ihrer Gemeinde erheben möchten. Reicht Ihnen beispielsweise die Angabe, für wie viele Kinder allgemein Bedarf an FEB besteht, oder wollen Sie es genau mit Wochentagen und Uhrzeit wissen. 3. Entfernen Sie diejenigen Zeilen mit Fragen, welche für Sie uninteressant sind. Beachten Sie dabei bitte folgendes: a. Wenn eine Frage mit Buchstaben markiert ist, existieren mehrere Versionen dieser einen Frage. Wählen Sie diejenige Version aus, welche Ihrem Interesse am ehesten entspricht und löschen Sie alle anderen Versionen, indem Sie die komplette Zeile markieren und auf Delete drücken. Die nachfolgenden Fragen rücken automatisch nach. b. Die Fragen sind zweifarbig markiert. Vermeiden Sie es, wenn möglich, rot markierte Fragen zu löschen. Diese sind notwendig, um die befragten Personen nicht zu irritieren, indem plötzlich von einem Thema zu einem völlig anderen gesprungen wird. c. In den Fragen selbst sind teilweise Textstellen mit eckigen Klammern enthalten. Die Klammern sind als Platzhalter für Namen oder gemeindespezifische Bezeichnungen von Betreuungseinrichtungen/Quartieren gedacht. Wenn Sie für Ihren Fragebogen Fragen mit eckigen Klammern auswählen, ersetzen Sie die Platzhalter durch die

6 entsprechenden Namen oder Angaben und löschen Sie überzählige Antwortoptionen, indem Sie die Zeile mit der Antwortoption markieren und mit Delete löschen. d. Einige Fragen enthalten vorgegebene Zeitangaben oder Angaben, die Sie in anderer Version benötigen. Fühlen Sie sich frei, diese nach Bedarf zu ändern, falls Sie andere Modul- oder Blockzeiten für sinnvoll erachten. Die Änderungen können direkt in der Tabelle durchgeführt werden. Achten Sie jedoch darauf, dass die Formatierung erhalten bleibt. 4. Die erste Spalte dient der Orientierung bei der Auswahl der relevanten Fragen und der Bearbeitung des Fragebogens. Für die endgültige Fassung der Befragung ist die erste Spalte nicht mehr nötig. Löschen Sie daher nach der erfolgten Auswahl der Fragen die erste Spalte, indem Sie diese auf der ersten Seite markieren und wiederum mit Delete löschen. 5. Achten Sie nun darauf, dass die Fragen jeweils komplett auf einer Seite stehen. Vermeiden Sie Seitensprünge (d.h. wenn ein Teil der ersten Frage auf einer Seite steht und die Antwortoptionen auf der nächsten). Diese können verwirren und führen teilweise zum Abbruch der Befragung. 6. Sie haben nun Ihre persönliche Version des Fragebogens für die FEB-Bedarfserhebung. Speichern sie diese unter einem anderen Namen, damit nichts verloren geht und die ursprüngliche Gesamtfassung für Ergänzungen oder Änderungen erhalten bleibt. Die Excel-Auswertungsmatrix liegt in zwei Versionen vor. Die Minimal-Version ist dem Minimal-Fragebogen angepasst und kann unverändert genutzt werden. Die komplette Auswertungsmatrix muss dem Fragebogen, wie sie ihn aus der Vorlage erarbeitet haben, angepasst werden. Die Auswertungsmatrix umfasst in beiden Fällen mehrere Datenblätter: Codierblatt Daten (Datenblatt) individuelle Bezeichnungen Ergebnisse (Ergebnisse 1) Druckversion der Ergebnisse (Ergebnisse 2) Offene Antworten Hier ist beschrieben wie Sie die Daten korrekt in das Datenblatt eintragen. In diese Tabelle tragen Sie die Daten Ihrer Befragung wie unten beschrieben ein. Hier können Sie Ihre individuellen Angaben hinsichtlich der Quartiere etc. eintragen Hier werden die Ergebnisse Ihrer Befragung automatisch dargestellt. Sie brauchen in dieses Tabellenblatt nichts eintragen. Dieses Tabellenblatt stellt die Druckversion der Ergebnisse dar. Hier sind diese noch einmal übersichtlich inklusive Darstellungen zusammengefasst. In dieser Tabelle sind die Ergebnisse der offenen Fragen aufgelistet. Für die Übertragung der erhaltenen Angaben in den Fragebögen gehen Sie am besten folgendermassen vor: 1. Nummerierung: Nummerieren Sie die ausgefüllten Fragebögen, die Sie erhalten haben. Dies vermeidet Verwechslungen und die Angaben lassen sich schnell und einfach den Fragebögen zuordnen, da die Nummerierung in der Excel-Auswertungsmatrix übernommen werden. 2. Lesen Sie die erste Seite in der Excel-Auswertungsmatrix (= Codierblatt) durch. Hier werden noch einmal in Kurzform die Funktion und Bedeutung aller Elemente übersichtlich erklärt.

7 3. Ersetzen Sie zuerst eigene gemeindespezifische Formulierungen im Excel, falls nötig (= Individuelle Bezeichnungen): Je nach Gemeinde sind andere Bezeichnungen, Zeitangaben oder Details abgefragt worden. Dies kann die Benennung von Quartieren, Schul- oder Betreuungseinrichtungen oder Zeitrahmen für die Betreuung von Kindern je nach Situation vor Ort betreffen. Im Excel-File ist ein eigenes Datenblatt vorhanden, in welchem Eigennamen oder spezifische Zeitangaben eingetragen werden können und automatisch in den Auswertungsdiagrammen angepasst erscheinen. 4. Löschen Sie im Datenblatt und in den Ergebnisblättern alle überflüssigen Fragen: Wenn Sie den Fragebogen angepasst und einzelne Fragen gelöscht haben, löschen Sie die entsprechenden Fragen auch im Excel-File. Markieren Sie dafür einfach die Zeilen mit den überflüssigen Fragen und entfernen die kompletten Zeilen ( Ganze Zeile löschen ). Führen Sie diesen Vorgang für die Tabellenblätter mit der Bezeichnung Datenblatt, Ergebnisse 1 und Ergebnisse 2 ebenfalls durch. Wichtig: Falls Sie die Minimalversion der Bedarfserhebung benutzen, entfällt dieser Schritt, da die Auswertungsmatrix bereits angepasst ist. 5. Übertragen Sie die Angaben von den Fragebögen in die Excel-Auswertungsmatrix (= Datenblatt): Die erhaltenen Antworten in den Fragebögen werden in die Tabelle mit der Bezeichnung Datenblatt von oben nach unten eingetragen. Nehmen Sie dafür den ersten Fragebogen, tragen Sie in die erste Zeile des Datenblatts die Fragebogennummer und folgend die Antworten entsprechend der Codierung ein. Wiederholen Sie dies für alle weiteren Fragebögen Spalte für Spalte. 6. Codierung/Offene Antworten: Die Antworten müssen für das Excel-File codiert werden, d.h. jede Antwort erhält eine Nummer. Wurde beispielsweise auf eine Ja-Nein-Frage geantwortet, erhält die Antwort Ja die Zahl 1, die Antwort Nein die Zahl 2, und keine Antwort die Zahl 99 (damit Excel unterscheiden kann zwischen fehlenden Antworten und 0, wo Zahlen erfragt wurden). Die Codes sind im Codierblatt angegeben, stehen jedoch auch noch einmal im Datenblatt (kleine rote Pfeile in der oberen rechten Ecke der Antwortoptionen). Grundsätzlich folgen sie jedoch der Regel, dass die Antwortoptionen aufsteigend durchnummeriert werden: Die erste Antwortoption einer Frage hat immer die Nummer 1, die zweite die Nummer 2 usw. Offene Antworten (wie bspw. Anmerkungen der befragten Personen) werden nicht codiert. Tragen Sie diese einfach im Originaltext in das Datenblatt ein. 7. Auswertung: Haben Sie die Daten eingetragen, erhalten Sie drei Auswertungen: Ergebnisse 1: Die Antworten werden hier in Tabellenform als Prozentzahlen oder die Anzahl der endgültig erfassten Antworten auf eine Frage dargestellt. Ergebnisse 2: Die eingegebenen Daten werden hier grafisch dargestellt, als Balkendiagramme Offene Antworten: Hier sind alle offenen Antworten untereinander erfasst, so dass diese einfach zu überblicken sind.

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