4 Identifikation von Nutzen beim Einsatz von ERP-Systemen

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1 4 Identifikation von Nutzen beim Einsatz von ERP-Systemen Petra Schubert und Sue Williams In den letzten zehn Jahren wurden über 140 Fallstudien nach der experience- Methodik geschrieben. Über die Zeit wurde damit eine umfassende Wissensbasis zu Business-Software-Projekten angelegt. Die darin enthaltenen Projektbeschreibungen dokumentieren das Wissen und die Erfahrung der Projektverantwortlichen und geben damit einen wertvollen Einblick in die Praxis. Aufgrund der einheitlichen Struktur der Projektbeschreibungen ist es möglich, diese systematisch nach bestimmten Fragestellungen zu untersuchen. Der folgende Beitrag widmet sich dem Thema Nutzen aus dem Einsatz von Business Software. Basierend auf den Inhalten der gesammelten Fallstudien wurde ein Modell entwickelt, das verschiedene Nutzenarten klassifiziert und beschreibt. Das Modell und seine Entstehungsgeschichte werden im Folgenden erläutert. 4.1 Entstehung eines Nutzenmodells Business Software unterstützt Unternehmen in ihrer Geschäftstätigkeit. Am Anfang eines Entscheids für die Einführung einer Business Software steht meist ein konkretes Ziel oder ein bestimmter Grund. Die meisten Anwenderunternehmen versprechen sich letztlich die Erzielung eines konkreten Nutzens aus dem Einsatz der Software. Welche Nutzenarten es gibt und welche Erwartungen Unternehmen im Vorfeld an eine neue Software haben, stand im Fokus eines Forschungsprojekts, in dessen Rahmen ein Modell für die Klassifikation von Nutzen entwickelt werden sollte. Eine anfängliche Literaturrecherche zu Nutzen aus dem Einsatz von betrieblichen Anwendungssystemen ergab, dass es in der Wissenschaft zwar einige Vorschläge für Modelle gibt, diese aber in der Praxis nicht eingesetzt werden. Ein Grund dafür könnte die fehlende Praxisrelevanz einiger dieser Modelle sein. Vor diesem Hintergrund war es nahe liegend, die experience-fallstudien systematisch

2 34 Identifikation von Nutzen beim Einsatz von ERP-Systemen für die Beantwortung dieser Fragestellung einzusetzen und auf diese Weise Erwartungen und Nutzen aufzuzeigen, die in zehn Jahren Fallstudiendokumentation von den Autoren der Fallstudien gesammelt worden waren. Das im Folgenden vorgestellte Modell basiert nicht auf theoretischen Überlegungen, sondern wurde explorativ aus tatsächlich durchgeführten Projekten abgeleitet. Dabei wurden die in Abb. 4.1 aufgeführten Schritte (teilweise iterativ) durchlaufen. Schritt 1: Initialisierungsphase Schritt 2: Analysephase Schritt 3: Konsolidierungsphase Literaturanalyse Forschungsfragen Fallstudienauswahl Unabhängiges Kodieren Forscher 1 Unabhängiges Kodieren Forscher 2 Diskussion und Abstimmung Unabhängiges Feedback Forscher 3 Entwickeltes Modell & Codeschema Triangulation Endgültiges Schema Anwendung des Modells Abb. 4.1: Vorgehen bei der Entwicklung des Nutzenmodells [Schubert/Williams 2009a+b] Im Anschluss an eine Literaturanalyse zu existierenden Nutzenmodellen und der Formulierung der Forschungsfragen wurden die Fallstudien von zwei unabhängigen Forschern kodiert, d.h. die Texte wurden auf Beschreibungen zu Erwartungen und tatsächlich erzieltem Nutzen durchsucht. Aus dieser Analyse ging ein Codeschema hervor, dass in Workshops diskutiert und schrittweise verfeinert wurde. Am Ende der Analysephase stand ein Modell zu Nutzenaspekten, das mit messbaren Kriterien (dokumentiert in einem Excel-Sheet) hinterlegt ist. In den folgenden Abschnitten werden dieses Modell und die konkreten Nutzenaspekte vorgestellt. Eine detaillierte Beschreibung zum Vorgehen und zu den Ergebnissen findet sich in [Schubert/Williams 2009 a+b]. 4.2 Erwartungen-Nutzen-Modell nach Schubert/Williams Das Erwartungen-Nutzen-Modell (engl.: expectations-benefits framework) ist in vier verschiedene Bereiche unterteilt, in denen Nutzenaspekte durch den Einsatz von Business Software erzielt werden können. Abb. 4.2 zeigt die vier Bereiche und ihre Aspekte. Für die Bereiche wurden konkrete Nutzenpotenziale (Kriterien) identifiziert, die mit Codes hinterlegt sind. Jeder Code besteht aus drei Dimensionen, dem Bereich (z.b. Business Design), dem zugehörigen Aspekt (z.b. ein Prozess) sowie dem konkret messbaren Kriterium (z.b. Geschwindigkeit). Im Laufe der Literaturanalyse kristallisierten sich zwei Nutzenmodelle heraus, die in der wissenschaftlichen Literatur häufig referenziert werden: das Enterprise System Benefit Framework von Shang und Seddon [2002] und das IS-Impact Measu-

3 Erwartungen-Nutzen-Modell nach Schubert/Williams 35 rement Model von Gable, Sedera und Chan [2008]. Diese Modelle wurden bei der Entwicklung des experience-basierten Modells als Anregung herangezogen. Shang und Seddon [2002] unterteilen Nutzenaspekte in fünf Hauptkategorien und 21 Unterkategorien. Die Hauptkategorien sind: (1) Operational, (2) Managerial, (3) Strategic, (4) IT Infrastructure und (5) Organizational. Das Erwartungen- Nutzen-Modell ähnelt dem Modell von Shang und Seddon in einigen Punkten. Die Dimension Strategic Benefits hat eine direkte Entsprechung auf der obersten Ebene im Business Design. Die IT Infrastructure Benefits finden sich auf der unteren Ebene der Informationstechnologie & Infrastruktur. Die anderen drei Bereiche lassen sich nicht 1:1 zuordnen, sind von ihren Ausprägungen aber in den beiden mittleren Ebenen vertreten. Alle Aspekte des Enterprise System Benefit Frameworks sind auch im von Schubert und Williams entwickelten Erwartungen- Nutzen-Modell enthalten. Business Design Strategie und Prozesse Strategie Geschäftsprozesse/Workflows Management Ressourcen Finanzen Mitarbeiter Informationen Produkte Abteilungen Funktionen (der ERP-Module) Lieferanten Primärprozesse Lieferant Absatzprozesse Kunde Lieferantenauftrag Beschaffung, Planung und Vertrieb, Kundenauftrag (Bestellung) Einkauf Disposition Service Interner Auftrag Leistungsprozesse Externe Eingangslogistik, Produktion logistik, Ausgangs- Ausgangs- Externe Eingangslogistik Rohstofflager Fertiglager logistik Kunden Einkauf Verkauf Produktion PR/Marketing Rechnungswesen Personal Informationstechnologie & Infrastruktur Technologiekomponenten Daten Software Systeme Netzwerke Abb. 4.2: Ebenen, in denen Nutzenpotenziale anfallen [vgl. Schubert/Williams 2009a+b] Das IS-Impact Model von Gable et al. [2008] verfolgt einen etwas anderen Ansatz. In diesem wurde zum einen der Nutzen für das Individuum und für die Organisation als Ganzes dargestellt eine Trennung, die das Erwartungen-Nutzen-Modell nicht vornimmt. Auf der anderen Seite wird bei Gable zwischen Systemqualität und Informationsqualität unterschieden. Beide Aspekte nehmen im Erwartungen- Nutzen-Modell eine Querschnittsfunktion ein. Sowohl die System- als auch die Informationsqualität stellt auf allen Ebenen einen möglichen Aspekt dar.

4 36 Identifikation von Nutzen beim Einsatz von ERP-Systemen Die folgenden Abschnitte beschreiben die vier Ebenen des Modells und führen jeweils Beispiele für die konkret erzielten Nutzenarten aus den Fallstudien in diesem Buch auf. Eine detailliertere Vorstellung der erzielten Nutzen pro Fallstudie findet sich im Fazitkapitel (ab S. 39). Business Design Der Bereich des Business Designs umfasst die strategische Ausrichtung des Unternehmens sowie seine Aufbau- und Ablauforganisation. Die Codes in diesem Bereich beschreiben vor allem Verbesserungen in den strategischen Zielen und in den Abläufen (Prozesse und Workflows) des Unternehmens (vgl. Tab. 4.1). Tab. 4.1: Beispiele für Business Design (Auszug) strategy BDESTM-FUT fulfillment of requirements for future growth (agility) strategy realization of concepts/ strategy BDE-STM-CON Schnelle Anpassungsfähigkeit an sich ändernde Rahmenbedingungen Controlling-Prozess und Reaktionsfähigkeit stark verbessert Hohe Flexibilität bei der Umsetzung von Änderungen (Agilität) Umsetzung Just-in-time-Lieferung Abhängigkeit von Carriern reduziert strategy permanent BDE-STM-IMP Kontinuierliche Effizienzverbesserung improvement Permanente Verbesserung durch die Erhebung von Kennzahlen strategy competitiveness BDE-STM-COM Verbesserte Wettbewerbsfähigkeit durch schnellere Prozesse Attraktive Preise processes efficiency BDE-PRO-EFI Effizientere Lagerbewirtschaftung führt zu höherer Lagerverfügbarkeit und geringerer Kapitelbindung processes effectiveness BDE-PRO-EFE Hohe Prozessstabilität und Erfolge in der Lagerbewirtschaftung processes improvement/ optimization BDE-PRO-OPT Prozess Kundenakquise stark verbessert processes automation BDE-PRO-AUT Hoher Automatisierungsgrad processes speed BDE-PRO-SPE Beschleunigte Prozesse (z.b. Kundenofferten, Endabrechnungen, Materialund Maschinendispositionen) Massive Beschleunigung der administrativen Prozesse (z.b. Monatsabschluss 23 Tage früher möglich)

5 Erwartungen-Nutzen-Modell nach Schubert/Williams 37 Management Im Bereich Management werden Verbesserungen im Zugriff und in der Nutzung von Unternehmensressourcen festgehalten. Dominant ist hier der verbesserte Zugriff auf Informationen. Aber auch die Auswirkungen auf der Ebene der Mitarbeitenden, Produktgestaltung und Kostenaspekte (Finanzen) fallen in diesen Bereich. Tab. 4.2: Beispiele für Management (Auszug) management information availability COM-INF-AVA Alle Stammdaten stehen zentral und redundanzfrei für alle Tochterunternehmen zur Verfügung Tägliche Online-Situationsanalysen ermöglicht Akkurate und aktuelle Informationen, die den Entscheidungsprozess für die Geschäftsführung unterstützen management corporate finance costs COM-COF-COS Effizientere Lagerbewirtschaftung führt zu höherer Lagerverfügbarkeit und geringerer Kapitelbindung management employees time needed COM-EMP-TIN Zeitgewinn für Mitarbeitende durch Automatisierung management employees satisfaction and motivation COM-EMP-SAT Höhere Zufriedenheit und Motivation bei der Arbeit Positive Stimmung und ruhige Arbeitsatmosphäre Motivierte Mitarbeiter management employees productivity COM-EMP-PRO Personalressourcen freigesetzt management information quality COM-INF-QUA Vollständige Sicht auf Kunden mit ihren Aufträgen Qualität der Daten erhöht Abteilungen Tab. 4.3: Beispiele für Abteilungen (Auszug) management intelligence BUF-MAN-BUS Lückenloser Soll-Ist-Vergleich über den ganzen Lebenszyklus eines Projekts (Baustelle) Key Performance Indikatoren (KPI) pro Projekt Management-Cockpit (ad hoc Analysen) Generierung von Analysen und Berichten zur Unternehmenssteuerung Ad hoc Auswertungen und Analysen sales sales enhanced assortment improved sales BUF-SAL-ECH BUF-SAL-IMP Neue Lagerbewirtschaftung macht Sortimentserweiterung möglich Bündelung des Einkaufsvolumens führt zu besseren Einkaufspreisen und optimierter Disposition Bessere Auskunftsfähigkeit des Vertriebs (z.b. über Verfügbarkeiten) sales performance BUF-SAL-PER Operative Performance durch Softwareunterstützung (z.b. Cross- Docking) Automatisierte Steuerung der Auftragslogistik und -abrechnungen

6 38 Identifikation von Nutzen beim Einsatz von ERP-Systemen Der dritte Bereich Abteilungen enthält die Elemente der von Porter [1999] definierten Value Chain (vgl. Tab. 4.3). Hier kommen die eigentlichen Module und Funktionen eines ERP-Systems zum Tragen, das in der Regel auf die Unterstützung einzelner Funktionsbereiche (Abteilungen) im Unternehmen ausgerichtet ist. Die Nutzenpotenziale in diesem Bereich ergeben sich sowohl durch unternehmensinterne Verbesserungen als auch unternehmensübergreifend durch Optimierung in der Kunden- und Lieferantenbeziehung. Informationstechnologie und Infrastruktur Der vierte Bereich hat seinen Fokus auf Auswirkungen im Bereich der Informationstechnologie und der Infrastruktur. Hier geht es um die Optimierung von technologischen Komponenten, wie Applikationen, Datenbanken und Netzwerken. Ein häufig erzielter Nutzen ist die Integration heterogener Datenbanken und die damit erzielte einheitliche Sicht auf Unternehmensdaten (vgl. Tab. 4.4). Tab. 4.4: Beispiele für IT und Infrastruktur (Auszug) IT & infrastructure data integration ITE-DAT-INT Integrierte ERP-Lösung mit zentralem Datenbestand IT & infrastructure internal systems integration ITE-SYS-INT Durchgehende Datenverarbeitung reduziert Fehlerquote deutlich Durchgängige Abdeckung der Prozesse im System Ablösung heterogener Insellösungen durch integrierte ERP-Lösung IT & infrastructure external systems partners integration ITE-PAR-INT Integration zwischen ERP- und CRM- System Technische Integration mit Zulieferer Integrationsschnittstellen mit Partnern IT & infrastructure software integration ITE-SOF-INT Durchgehende Datenverarbeitung reduziert Fehlerquote deutlich 4.3 Anwendung des Modells In der Praxis kann das Modell Unternehmen bei der Identifikation von Nutzenpotenzialen unterstützen. Eine vollständige Aufnahme des genannten Nutzens in den 140 experience-fallstudien wird den Aufbau einer Datenbank über typische Muster für Nutzenerzielung (z.b. in Branchen) ermöglichen. Ein interessanter, künftiger Forschungsaspekt ist der Vergleich von Erwartungen und tatsächlich realisiertem Nutzen über die Zeit (Benefits Realisation).