INFOS & TIPPS SEPTEMBER 2014

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1 INFOS & TIPPS SEPTEMBER 2014 Viele interessante Lohn- und Gehaltsabrechnungsrelevante Themen. Liebe Klientinnen und Klienten! In Ihrem unternehmerischen Alltag stehen Sie vor vielen Herausforderungen. Vor allem die Führung von Mitarbeitern ist verantwortungsvolle Aufgabe. Da bleibt oft keine Zeit für den dazugehörigen Arbeitsrechtsparagrafendschungel.. Daher begleiten wir Sie gerne persönlich und professionell in allen relevanten Personalabrechnungsthemen. In dieser Ausgabe möchten wir auf die Wichtigkeit und Notwendigkeit der Arbeitszeitaufzeichnungen hinweisen und sie somit vor unnötigen finanziellen Belastungen (Strafen von Behörden, Arbeitsrechtsklagen von Mitarbeitern) bewahren. Weitere Themen in dieser Ausgabe: Arbeitszeitaufzeichnungen sind Pflicht und keine Kür! GPLA-Prüfungen das Wichtigste in Kürze Aushilfen Übersicht Lohnsteuer und Sozialversicherung Fahrtkosten und KFZ News und Überblick inkl. Info zum neuen Pendlerrechner Reisekostenüberblick Überblick über die Beendigung von Dienstverhältnissen Thema Bau: BUAG wer ist betroffen? INHALTE Arbeitszeitaufzeichnungspflicht... 2 GPLA-Prüfungen... 2 Fahrtkosten und KFZ News und Überblick... 3 Reisekostenüberblick... 3 Aushilfen Übersicht Lohnsteuer und Sozialversicherung... 4 Beendigung von Dienstverhältnissen... 5 BUAG wer ist betroffen?... 7 Edith Riemer & Team

2 Arbeitszeitaufzeichnungspflicht Aufzeichnungspflicht besteht für alle Betriebe, auch für Kleinbetriebe mit nur einem oder wenigen Mitarbeitern! Die Einhaltung der Aufzeichnungspflicht wird durch das Arbeitsinspektorat überprüft. Die Nichteinhaltung führt zu Strafsanktionen gegen den Arbeitgeber. Bei Gleitzeit und Außendiensttätigkeit darf der Arbeitnehmer selbst die Arbeitszeitaufzeichnungen führen. Davon ist aber abzuraten bzw. zumindest zu kontrollieren, weil einerseits die Arbeitszeitaufzeichnungen Grundlage der Entlohnung sind, andererseits fehlende Arbeitszeitaufzeichnungen die Strafbarkeit des Unternehmens zur Folge haben. Der Arbeitnehmer sollte mit seiner Unterschrift jedenfalls regelmäßig die Richtigkeit der Arbeitsaufzeichnungen bestätigen. Dadurch kann sich der Arbeitgeber vor der unberechtigten Geltendmachung von Überstunden schützen! Falls Sie noch keine Aufzeichnungen führen: Bitte wenden Sie sich an uns wir beraten Sie gerne und stellen Ihnen Formulare etc. zur Verfügung! GPLA-Prüfungen welche Unterlagen werden benötigt Die GPLA ist die gemeinsame Prüfung aller lohnabhängigen Abgaben wie Lohnsteuer (LSt), Dienstgeberbeitrag zum Familienlastenausgleichsfond (DB), Zuschlag zum Dienstgeberbeitrag (DZ), Kommunalsteuer und Sozialversicherungsbeiträge in einem Prüfvorgang. Die maßgeblichen Unterlagen für die Prüfung bestehen aus: Lohnunterlagen (Lohnkonten, Abrechnungen mit der BUAK) Arbeitszeitaufzeichnungen (inkl. Urlaubs-, Krankenstands- und andere Abwesenheitsaufzeichnungen, Überstundenaufzeichnungen) Betriebsvereinbarungen Dienstverträge Reisekostenunterlagen (inkl. Fahrtenbücher) Prüfberichte der letzten Lohnsteuer-, Sozialversicherungs-, Kommunalsteuer und Betriebsprüfungen Sämtliche Geschäftsbücher, wie Jahresabschlüsse, Buchhaltung und Belege, Kassabücher. Weiters wird die Einhaltung der Versicherungs-, Melde- und Beitragsbestimmungen der Sozialversicherung sowie die richtige Abfuhr der Lohnsteuer und Kommunalsteuer festgestellt. Alle Dienstgeber werden mit dem Ziel einer flächendeckenden Prüfung in regelmäßigen zeitlichen Abständen (drei bis maximal fünf Jahre) geprüft. Im Anlassfall ist auch eine Prüfung in kürzeren Zeitabständen möglich. Im Bereich der Lohnsteuer, DB und DZ kann eine Selbstanzeige noch vor der Prüfung erstatten werden, welche eine strafbefreiende Wirkung hat. Das Sozialversicherungsrecht kennt die Möglichkeit der Selbstanzeige jedoch nicht. Ausführungen ohne Gewähr Verantwortungsvolle Beratung muss alle Umstände des Einzelfalles beachten! [2]

3 Fahrtkosten und KFZ News und Überblick KFZ-Sachbezug Anhebung des Höchstwertes ab dem Der Sachbezug für die unentgeltliche Privatnutzung eines dienstgebereigenen KFZ wird mit 1,5% der KFZ Anschafffungskosten pro Monat berechnet und in der Lohn/Gehaltsabrechnung berücksichtigt. Der monatliche Höchstbetrag von bisher 600,-- wurde ab auf 720,-- angehoben. Dieser Sachbezugswert entspricht Anschaffungskosten von ,--. Das bedeutet nicht nur ein niedrigeres Netto für den Dienstnehmer sondern auch mehr Abgaben für den Dienstgeber. Pendlerrechner des BMF reparaturbedürftig Die Frist für die Abgabe des Pendlerrechnerausdruckes beim Arbeitgeber wurde vom auf den verschoben. Das BMF überarbeitet die erst am veröffentlichte Berechnung des Pendlerpauschales und Pendlereuros, um der Realität näher zu kommen, weil es erkannte, dass einige Ergebnisse absurd und lebensfremd sind. Es geht um einen realistischen Ansatz der Durchschnittsgeschwindigkeit insbesondere zu Stoßzeiten, Verbesserung bei Gleitzeit sowie der Definition der kürzesten Strecke, wenn sie nicht als die beste erscheint. Wurde der Ausdruck L 34 EDV bereits abgegeben und ist eine Verbesserung zu erwarten, ist er neuerlich beim Dienstgeber abzugeben. ( Mit Öffis zur Arbeit zahlt sich aus! Fahrkostenersätze und zuschüsse(wenn der Arbeitgeber für die Fahrtkosten für die Strecke Wohnung Arbeitsstätte Wohnung aufkommt) Jobticket: Der Arbeitgeber übernimmt direkt die Kosten für das Massenverkehrsmittel (auf seine Rechnung Name des Arbeitnehmers muss enthalten sein) diese Kostenübernahme ist sozialversicherungs-, lohnsteuer- und lohnnebenkostenbefreit! Keine Pendlerpauschale! Kostenzuschüsse und Fahrkostenersätze: Wenn die Voraussetzungen des Jobtickets nicht gegeben sind und der Arbeitgeber trotzdem einen Zuschuss bzw. Ersatz bezahlt, sind diese nur sozialversicherungsfrei (max. Kosten für Massenbeförderungsmittel, wenn es keines gibt, bis 25% des amtlichen km-geldes 0,11/km) lohnsteuer- und lohnnebenkostenpflichtig! Dafür kann für den Dienstnehmer, im Gegensatz zum Jobticket, die Pendlerpauschale in der Lohnverrechnung berücksichtigt werden. Benützung eines Dienstgeber-KFZ: Der Sachbezug ist sozialversicherungs-, lohnsteuer- und lohnnebenkostenpflichtig. Außerdem darf seit keine Pendlerpauschale mehr berücksichtigt werden! Reisekostenüberblick Taggelder In Österreich beträgt das Taggeld für Inlandsreisen 26,40 für min. 12 Stunden Dienstreise. Wenn eine Dienstreise nur 3 Stunden oder weniger dauert gibt es kein Taggeld über 3 Stunden 2,20 ( 26,40/12) pro Stunde (sozialversicherungs- und lohnsteuerfrei). Achtung: bei einigen Kollektivverträgen gibt es speziellere Tagessätze und Regelungen, jedoch besteht die Sozialversicherungs- und Lohnsteuerbefreiung nur für die oben angeführten Bedingungen und Beträge. Bei Auslandsdienstreisen gibt es für jedes Land eigene Tages- und Nächtigungsgelder (z.b. Deutschland Taggeld: 35,30) Ausführungen ohne Gewähr Verantwortungsvolle Beratung muss alle Umstände des Einzelfalles beachten! [3]

4 Nächtigungsgeld Wenn der Arbeitnehmer die Rechnung für die Nächtigung vorlegt, werden diese zur Gänze übernommen und sozialversicherungs- und lohnsteuerbefreit (wie alle Auslagenersätze) behandelt. Kann er dies nicht, können nur 15,-- berücksichtigt werden. Kilometergeld PKW Das amtliche Kilometergeld beträgt 0,42/km. Voraussetzung ist hier eine nachvollziehbare Aufstellung über die gefahrenen Kilometer. Zuschlag pro mitbeförderte Person 0,05/km Motorfahrrad und Motorrad 0,24/km Fahrrad 0,38/km Aushilfen Übersicht Lohnsteuer und Sozialversicherung Welche Abgaben (Sozialversicherung und Lohnsteuer) für Aushilfen anfallen, unterscheidet sich aufgrund deren Ausmaß und Tätigkeiten: Sozialversicherung GERINGFÜGIG < 30,35/Tag < 395,31/Monat VOLLVERSICHERT ÜBER 30,35 pro Tag und 395,31 pro Monat Lohnsteuer VORÜBERGEHEND < 1 Woche + körperliche Tätigkeit + max. 55,-/Tag 220,-/Woche 2 % Lohnsteuer Pauschal (Endversteuert) +1,4 % Unfallversicherung (+16,4% Dienstgeber- Abgabe wenn Summe der Geringfügigen Mitarbeiter >592,97/Monat) 2 % Lohnsteuer Pauschal (Endversteuert) + Vollversicherung Sozialversicherung (im Normalfall: > Dienstnehmer - 18,07 % Angestellte und 18,20 % Arbeiter - > Dienstgeber - 21,73% Angestellte 21,60% Arbeiter) NORMALFALL Lohnsteuer nach Tarif (bei Geringfügig = 0) -> Achtung Jahressteuerausgleich eventuell Nachzahlung + 1,4% Unfallversicherung +1,53 % Mitarbeitervorsorgekasse (Abfertigung NEU) wenn länger als 1 Monat beschäftigt (+16,4% Dienstgeber- Abgabe wenn Summe der Geringfügigen Mitarbeiter >592,97/Monat) Lohnsteuer nach Tarif (Grenze bis 1.011,44 pro Monat keine Lohnsteuer darüber ab 36,50%) + Vollversicherung Sozialversicherung (im Normalfall: > Dienstnehmer - 18,07 % Angestellte und 18,20 % Arbeiter - > Dienstgeber - 21,73% Angestellte 21,60% Arbeiter) Ausführungen ohne Gewähr Verantwortungsvolle Beratung muss alle Umstände des Einzelfalles beachten! [4]

5 Beendigung von Dienstverhältnissen Verschiedene Gründe und Motive können zur Beendigung eines Arbeitsverhältnisses führen. Diese Gründe und Motive sind meistens auch dafür ausschlaggebend, auf welche Weise ein Arbeitsverhältnis beendet wird. Auflösung während der Probezeit Die gesetzliche Probezeit darf nicht mehr als ein Monat betragen in dieser Zeit kann sowohl der Dienstnehmer als auch der Dienstgeber jederzeit und ohne Angabe von Gründen das Dienstverhältnis auflösen. Einvernehmliche Auflösung Beide Parteien einigen sich (am besten förmlich schriftlich jedoch nicht zwingend) auf einen Zeitpunkt der Beendigung des Dienstverhältnisses. Achtung: Für bestimmte, besonders schutzwürdige Gruppen von Arbeitnehmern/Arbeitnehmerinnen gelten Sonderregelungen: Schwangere, Mütter, Väter, Zivildiener, Präsenzdiener, Lehrlinge. Kündigung Fristen für Angestellte aus dem Angestelltengesetz: Für den Anstellten/die Angestellte: ein Monat Die Frist kann vertraglich länger vereinbart werden (max. 6 Monate) jedoch nicht länger als die für den Arbeitgeber vereinbarte Für den Arbeitgeber: im 1.+2 Dienstjahr: sechs Wochen nach dem vollendetem 2. Dienstjahr: zwei Monate nach dem vollendetem 5. Dienstjahr: drei Monate nach dem vollendetem 15. Dienstjahr: vier Monate nach dem vollendetem 25. Dienstjahr: fünf Monate Kündigungstermine für Angestellte: für den Dienstnehmer zum Monatsletzten für den Arbeitgeber zum Quartalsende (vertragliche Vereinbarungen zum 15. Oder Monatsletzten sind zulässig und ratsam!) Fristen Arbeiter (die der Gewerbeordnung unterliegen): > für den Arbeitgeber und den Arbeitnehmer: 14 Tage Im Gegensatz zum Angestelltengesetz kann die 14-tägige Kündigungsfrist für Arbeiter im Kollektivvertrag, in einer Betriebsvereinbarung oder im Einzelvertrag auch zu Ungunsten des Arbeiters geändert werden. Jedenfalls muss die Kündigungsfrist für Arbeitgeber und Arbeitnehmer gleich sein. Viele Kollektivverträge sehen auch Kündigungstermine (z.b. zum Ende der Arbeitswoche) vor. Kündigungen - zusammenfassend für den Arbeitgeber: Kündigungsfristen und Kündigungstermine im Dienstvertrag unbedingt anführen und eventuelle vertragliche Spielräume (siehe Kündigungstermine Angestellte) ausnutzen. Wir beraten Sie gerne! Entlassung Eine vom Arbeitgeber erklärte vorzeitige Auflösung des Dienstverhältnisses in Folge Vorliegens eines wichtigen Grundes. Angestelltengesetz: Untreue versprochene, angemessene Arbeitsleistung nicht erbracht Ausführungen ohne Gewähr Verantwortungsvolle Beratung muss alle Umstände des Einzelfalles beachten! [5]

6 Arbeitsleistung unterlässt bzw. beharrlich (schriftliche Verwarnungen!) verweigert Selbstständiges kaufmännisches Unternehmen betreibt oder im selben Geschäftszweig auf eigene oder fremde Rechnung Geschäfte betreibt Längere Freiheitsstrafe Verletzung der Sittlichkeit oder Ehre oder Tätlichkeiten gegen den Arbeitgeber Arbeiter (Gewerbeordnung): Dokumentenfälschung oder Vorenthalten vom bestehen anderer Arbeitsverhältnisse Pflichten beharrlich verletzt (schriftliche Verwarnungen!) Unfähig seine Arbeit zu verrichten Die Arbeit unbefugt verlässt Beharrliche Alkoholsucht (schriftliche Verwarnungen!) Strafbarer Handlung schuldig machen Grobe Ehrenbeleidigung, Körperverletzung oder gefährliche Drohung gegen den Arbeitgeber oder Mitarbeiter. Geschäfts- oder Betriebsgeheimnis verraten oder Nebengeschäft betreiben Übrige Arbeitnehmer zu Ungehorsam, Auflehnung, unordentlichem Lebenswandel oder ungesetzlichen Handeln verleiten. Mit einer abschreckenden Krankheit behaftet sein oder durch eigenes Verschulden arbeitsunfähig sein Freiheitsstrafe von mehr als 14 Tagen Berechtigter vorzeitiger Austritt Austritt bedeutet eine (vorzeitige) Auflösung des Arbeitsverhältnisses mit sofortiger Wirkung aus wichtigem Grund durch einseitige, empfangsbedürftige Willenserklärung der Arbeitnehmerin/des Arbeitnehmers. Angestellte: Zur Fortsetzung der Arbeit unfähig ist oder diese nicht mehr ohne Schaden für seine/ihre Gesundheit fortsetzen kann. Der Arbeitgeber wesentliche Vertragsbedingungen verletzt Der Arbeitgeber sich weigert, den gesetzlich vorgeschriebenen Bestimmungen zum Schutz der Gesundheit oder Sittlichkeit des Angestellten nachzukommen Der Arbeitgeber sich Verletzungen der Sittlichkeit oder Ehre oder Tätlichkeiten gegen den Arbeitnehmer oder dessen Angehörige zu Schulden kommen lässt. Arbeit (Gewerbeordnung): Die Arbeit nicht ohne erweislichen Schaden für die Gesundheit fortgesetzt werden kann Der Arbeitnehmer sich einer tätlichen Misshandlung oder einer groben Ehrenbeleidigung schuldig macht Anstiftung des Arbeitgebers zu unsittlichen oder gesetzeswidrigen Handlungen Das Entgelt ungebührlich vorenthalten wird oder andere Vertragsbedingungen verletzt werden. Ausführungen ohne Gewähr Verantwortungsvolle Beratung muss alle Umstände des Einzelfalles beachten! [6]

7 Die Geltungsbereiche des Bauarbeiter-Urlaubs- und Abfertigungsgesetz (BUAG) Regelungsbereiche Das BUAG erfasst vor allem den Bereich Arbeiter in der Bauindustrie und im Baugewerbe. Daneben werden jedoch eine Reihe von Branchen, in denen die Verhältnisse insbesondere die Abhängigkeit von der Witterung und dadurch oft notwendige Unterbrechung der Arbeitsverhältnisse während der Wintermonate denen im Bereich Bauindustrie und Baugewerbe ähneln, von den Regelungen des BUAG erfasst. Allerdings werden diese zusätzlichen Branchen nicht alle in gleicher Weise wie Bauindustrie und Baugewerbe von den einzelnen Regelungen erfasst. Das BUAG und das BSchEG (Bauarbeiter- Schlechtwetterentschädigungsgesetz) erfassen vier Regelungsbereiche: Urlaub, Abfertigung, Winterfeiertage und Schlechtwetterentschädigung. Die folgenden Branchen unterliegen dem BUAG: Abdichter gegen Feuchtigkeit und Druckwasser Asphaltiererbetriebe, Schwarzdeckerbetriebe Bauindustrie und Baugewerbe Brunnenmeisterbetriebe Dachdeckerbetriebe, Pflastererbetriebe Estrichherstellerbetriebe Gerüsteaufbau- und verleiherbetriebe Gipserbetriebe Hafnerbetriebe (ausgenommen die reinen Erzeugungsbetriebe) Kunststeinerzeugerbetriebe Parkettlegerbetriebe Platten- und Fliesenlegerbetriebe Steinholzlegerbetriebe Steinmetzmeisterbetriebe (Berufsgruppe, nicht Innung) Stuckateur- und Trockenausbauerbetriebe Terrazzomacherbetriebe Tiefbohrbetriebe Verleiher von Baumaschinen mit Bedienungspersonal Wärme-, Kälte-, Schall-, und Branddämmungsbetriebe Wildbach- und Lawinenverbauungsbetriebe Zimmererbetriebe Angestellte Arbeitnehmer, die in oben genannten Betrieben beschäftigt sind und vorwiegend Angestelltentätigkeiten verrichten, unterliegen nicht dem BUAG und BSchEG. Spezialbetriebe Spezialbetriebe sind Betriebe, die Tätigkeiten verrichten, die ihrer Art nach in den Tätigkeitsbereich eines der oben aufgezählten Betriebe fallen, aber nur eine Teiltätigkeit darstellen. Derartige Betriebe unterliegen denselben Regelungen wie Betriebe, die den vollen Tätigkeitsumfang erbringen. Wird eine Tätigkeit jedoch lediglich in organisatorischem Zusammenhang mit anderen Tätigkeiten außerhalb des BUAG ausgeübt, ist der Betrieb nicht als Spezialbetrieb zu qualifizieren. Arbeitskräfteüberlasser Arbeitskräfteüberlasser unterliegen dem BUAG bezüglich jener Arbeitnehmer, die zur Überlassung für Tätigkeiten aufgenommen werden, die ihrer Art nach in den Tätigkeitsbereich der oben aufgezählten Betriebe fallen. Eine vorübergehende Überlassung in andere Bereiche schadet nicht (sowohl für kurzfristige Außer-Baueinsätze, als auch für kurzfristige Baueinsätze) Ausführungen ohne Gewähr Verantwortungsvolle Beratung muss alle Umstände des Einzelfalles beachten! [7]