X-Interchange GmbH Ridlerstraße München. Tel Fax

Transkript

1 X-Interchange GmbH Ridlerstraße München Tel Fax

2 PDM35 DIE BESTEN SEITEN DER Planverwaltung Dokumentenverwaltung und FAX2PDM

3 WAS IST PDM35? PDM35 ist eine webbasierte Plattform für den schnellen und sicheren Zugriff auf Projektdaten. Jederzeit und von jedem Ort aus können Sie und Ihre Partner Daten in den Projektraum einstellen, verwalten oder ausgewählten externen Empfängern zugänglich machen. Sie arbeiten einfach mit Ihrem Internet-Browser, die Installation zusätzlicher Software ist nicht erforderlich. Die Benutzeroberfläche erschließt sich Ihnen intuitiv und ist auf Ihre persönlichen Bedürfnisse anpassbar. Durch den modularen Aufbau der Software ist PDM35 vielseitig einsetzbar und lässt sich individuell auf Ihre Anforderungen abstimmen. ANWENDUNGSGEBIETE Das Tool eignet sich für die Verwaltung, Verteilung und Dokumentation von Plänen, Schriftverkehr, Ausschreibungen/Leistungsverzeichnissen, Vergaben, Bedenkenanzeigen, Behinderungsanzeigen, Mängelverwaltung, Verzugsmeldungen, Bilddokumentation, Rechnungsverwaltung, Protokollen, Broschüren, Grafik, Print, Werbung, und vielem mehr. Ebenso können Sie Ihren Reprographiedienstleister in das System einbinden. Die Verteilung in Papierform ist damit komfortabel umsetzbar und bestens dokumentiert.

4 INTELLIGENTE FEATURES PDM35 besticht mit ausgeklügelten Funktionen für eine noch komfortablere Daten- und Projektverwaltung. So kann der Benutzer Dank des Interfacedesigns und mit Hilfe der Statusanzeige blitzschnell den Projektraum überblicken: Welche Daten sind neu, welche freigegeben, zugewiesen, gesperrt oder erledigt? Die Dateiübersicht ist durch intelligente Dropdownmenüs, Filter- und Sortierfunktionen präzise steuerbar. Das bringt Sie schneller an die benötigten Dateien. Mit der Stapelverarbeitung lassen sich mehrere Dokumente gleichzeitig kennzeichnen, beschreiben oder anderweitig verarbeiten. Für mehr Performance generiert das System aus großen Originaldokumenten schnelle, webkonforme Bildansichten. Die Historie und der Versand jedes einzelnen Plans bzw. Dokuments werden genau protokolliert. Erstellen Sie mit nur einem Klick Listen zur Nachbearbeitung und in unterschiedlichen Detailierungsgraden als PDF oder als Excel-Tabelle. INTERNATIONAL Think global, act local Der webbasierte Projektraum ermöglicht weltweit den orts- und zeitunabhängigen Zugriff auf Ihre Projektdaten. Die Anwendung ist zweisprachig, wird also jedem Benutzer auf Deutsch oder auf Englisch angeboten. Zusätzlich können Sie wählen, in welcher Sprache ein Empfänger Benachrichtigungsmails erhalten soll. Auf Wunsch passen wir das Produkt auch weiteren Landessprachen an. VISUELLE BENUTZERFÜHRUNG Individualisierung & Orientierung Die Benutzeroberfläche der Plattform lässt sich ganz einfach an Ihr Corporate Design (CD) anpassen. Dank Ihres Firmenlogos und des jeweiligen Projektlogos weiß jeder Benutzer sofort, um welches Projekt es jeweils geht. STAPELVERARBEITUNG Einer für alle Das spart viel Zeit! Dank der Stapelverarbeitung können Sie beliebig viele Dateien mit einem Arbeitsgang verarbeiten. Auf eine getroffene Auswahl verschiedener Dateien lassen sich dann unterschiedlichste Funktionen anwenden. DOWNLOADMAIL Externe Einsicht Nicht jeder Ihrer Partner benötigt ein eigenes Benutzerkonto. Sie können externen Empfängern beliebig viele Dateien in einem Arbeitsgang außerhalb des Systems zur Verfügung stellen. Der Empfänger erhält eine mit einem verschlüsselten Link. Dieser führt ihn ohne Passwort direkt in den persönlichen Downloadbereich. Hier kann er nur Daten einsehen und herunterladen, die für ihn bestimmt sind. Das System dokumentiert den externen Datenversand und den Download, so dass Sie den Nachweis haben, ob und wann Ihr Partner die Daten vom Server herunter geladen hat. LISTENFUNKTIONEN Übersichtlich gegliedert Die Dateiinformationen des Projektraums können Sie in Listen exportieren. Das System erstellt Ihnen auf Befehl individuelle Dateilisten in unterschiedlichen Detaillierungsgraden als PDF oder Excel-Tabelle zur Nachbearbeitung. Sie fügen diesen Listen immer nur die Dateien hinzu, die Sie für die jeweilige Dokumentation benötigen. Darüber hinaus können Sie auch firmenbezogene Listen generieren, die Ihnen beispielsweise auflisten, wann welche Firma was bekommen hat.

5 IHRE VORTEILE FILTERFUNKTION Schneller ans Ziel Praktische Funktionen helfen Ihnen bei Ihrer Dateirecherche im Plan- und Dokumentenmanagement. Neben den globalen Filtern gibt es Schnellfilter. Per Texteingabe reduziert sich die Anzahl der angezeigten Dateien, indem das System Übereinstimmung mit den von Ihnen eingegebenen Zeichen abfragt. Filter lassen sich blitzschnell kombinieren, um die gewünschten Inhalte anzuzeigen, per Mausklick können Sie die Tabellenspalten auf- und absteigend sortieren. Da beim Arbeiten mit den Schnellfiltern die Anzeige nicht neu geladen wird, gibt es keine Wartezeiten. VORANSICHTEN Webkonform Um Ihnen einen Einblick in die abgelegten Dateien zu verschaffen, erstellt das System für die Voransicht webgerechte Bilddateien aus den Originaldokumenten. Diese benötigen weniger Speicher und werden wesentlich schneller in Ihren Browser übertragen. Selbstverständlich können Sie bei Bedarf auch das Originaldokument öffnen. ADRESSIMPORT Arbeit abgenommen Damit Sie sofort loslegen können, transferieren wir auf Wunsch sämtliche Kontakte aus Ihrem Adressbestand in das System beispielsweise aus Microsoft Outlook, Microsoft Excel oder anderen Adressverwaltungen. VORAUSSETZUNGEN Systemfreundlich Der Projektraum ist webbasiert und ohne Softwareinstallation unabhängig vom Betriebssystem verwendbar: Mit dem kostenlosen Mozilla Firefox können Sie sich Ihre Projekträume auf Mac, Windows oder Linux einrichten. DATENSCHUTZ Sicher ist sicher Der Verbindungsaufbau zu unseren Servern und die Downloads von Dateien erfolgen natürlich verschlüsselt (SSL). Tägliche Backups unserer Server schützen Sie vor Datenverlust.

6 PLANVERWALTUNG ALLES NACH PLAN Planmanagement ist die dritte Hand beim Verwalten Ihrer Pläne und übernimmt für Sie deren vollständige und lückenlose Dokumentation ganz automatisch. Dank intelligenter Features schnell, sicher und zuverlässig. Immer und überall. Hand drauf! PLANÜBERSICHT Aktualität steht ganz oben Die Planverwaltung ist so organisiert, dass immer nur die aktuellste Planversion sichtbar ist. Natürlich können Sie jederzeit auch alte Plan-stände recherchieren. Alle relevanten Informationen wie z.b. Druckdatei (PDF/PLT), Zeichnungsdateien (DWG und andere), Deckblätter oder Stahllisten sind zentral in einem Plan zusammengefasst. Sie verwalten also keine Einzeldateien sondern den Plan selbst und erreichen so ein Höchstmaß an Übersichtlichkeit. PLANPRÜFLÄUFE Einfach und transparent Vereinfacht wird auch das wichtige Thema Planprüfung. Im Datenraum können Pläne von autorisierten Personen kommentiert und mit Prüfergebnissen versehen werden. Optional kann der Prüfer neben textlichen Korrekturanmerkungen einem Plan auch direkt Deckblätter zuweisen. PLANSATZ Übersichtliche Pakete Ob nur ein bestimmtes Bauteil betreffend oder alle relevanten Pläne für ein Leistungsverzeichnis - fassen Sie logische Planpakete als Plansätze zusammen und greifen ohne Suchen jederzeit auf diese zu. REPROSERVICE Der direkte Weg Der integrierte Reproservice ermöglicht die Anbindung ausgewählter Reprographiedienstleister. Dabei können Sie beliebig viele Reproanbieter frei wählen und involvieren. Egal ob automatisierter oder manueller Reproauftrag, die Planlieferung in Papierform wird ohne Umwege zentral über den Datenraum gelöst. PLANVERTEILER Bestens koordiniert Über den Planverteiler bestimmen Sie individuell den Verwendungszweck für die einzelnen Projektbeteiligten. Das sorgt für Übersicht, zumal die Empfänger ihre zugeteilten Aufgaben mit nur einem Blick erfassen und nach Priorität filtern können.

7 DOKUMENTENVERWALTUNG GUTE ARGUMENTE FÜR IHRE DOKUMENTE Dokumentenmanagement sorgt bei der Verwaltung, Verteilung und Dokumentation Ihrer Unterlagen für maximale Übersicht. Nichts geht mehr verloren. Vor allem keine kostbare Zeit. VORGANGSVERWALTUNG Themen schaffen Überblick Alle abgelegten Dateien befinden sich physikalisch nur einmal im System. Sie haben jedoch die Möglichkeit, sie zu unterschiedlichen, frei definierbaren Vorgängen bzw. Themen zusammenzufassen. So erscheinen bei Ihrer Recherche im Projektraum alle relevanten Dateien eines gewählten Vorgangs auf einem Blick. Solche Vorgänge können Sie bei Bedarf komplett externen Empfängern zustellen. DIGITALISIERTER SCHRIFTVERKEHR Ohne Umwege Via FAX2PDM gelangen Ihre Dokumente direkt in den dazugehörigen Projektraum. Ein automatisierter Prozess weist über ein Kürzel eingehende Dokumente dem dazu gehörigen Projekt zu. Die Absenderrufnummer wird in ein Firmenkürzel umgewandelt. All diese Informationen integriert das System im Dateinamen und als Signatur im Dokument: die Zuordnung vom ausgedruckten Dokument zur Datei ist damit eindeutig. TERMINOLOGIE Gewohnte Umgebung Wir schränken Sie nicht ein. In der Dokumentenverwaltung können Sie für Ihre Dateien und Vorgänge genau die Begriffe verwenden, die Sie aus dem Projektalltag kennen. So bezeichnen Sie die Themen und Unterthemen einer Ablagestruktur individuell nach Ihren Bedürfnissen. Dank der Notizfunktion gehen wichtige Ideen und Bemerkungen nicht verloren.