Das neue Serviceverfahren für die Hochschulzulassung

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1 Das neue Serviceverfahren für die Hochschulzulassung Prof. Dr. Stefan Jähnichen

2 Was ist das Serviceverfahren für die Hochschulzulassung Die Länder der Bundesrepublik Deutschland haben beschlossen, eine gemeinsame Einrichtung für die Hochschulzulassung (Stiftung) zu schaffen. Die Stiftung übernimmt: im Zentralen Vergabeverfahren (Medizin, Psychologie ) die Aufgabe der bisherige Zentralstelle für die Vergabe von Studienplätzen (ZVS) im neuen dezentralen Serviceverfahren (örtlich zulassungsbeschränkt) die Aufgabe nach Maßgabe des jeweiligen Landesrechts die Hochschulen bei der Durchführung der Zulassungsverfahren an deutschen Hochschulen zu unterstützen, durch: die Einrichtung eines Bewerbungsportals mit Information und Beratung der Studienbewerberinnen und -bewerber, die Aufbereitung der Bewerberdaten, den Abgleich der Mehrfachzulassungen, sowie die Vermittlung von nicht besetzten Studienplätzen. Staatsvertrag über die Errichtung einer gemeinsamen Einrichtung für Hochschulzulassung vom 5. Juni 2008 Seite 2

3 Ziele und Konzeption des Serviceverfahrens Das Serviceverfahren soll die hochschulübergreifende Vermittlung von Studienplätzen zwischen Bewerbern und Hochschulen unterstützen, ohne dabei die Autonomie der Hochschulen bei der Auswahl und Zulassung der Studienbewerberinnen und - bewerber zu beschränken. Alle vorhandenen Studienplätze sollen zu Beginn eines Semesters besetzt sein Mehrfachbewerbungen führen nicht mehr zu Mehrfachzulassungen Das Konzept des Serviceverfahrens berücksichtigt: eine schnelle und transparente Vergabe von Studienplätzen, die Koordinierung der Zulassungsverfahren an den Hochschulen, die Vergabevorschriften der Länder und Hochschulen und die weiter steigenden Bewerbungszahlen. Das Konzept des Serviceverfahren ist durch die Hochschulrektorenkonferenz (HRK) und die Kultusministerkonferenz (KMK) entwickelt worden. Seite 3

4 Das Kernproblem: Mehrfachbewerbungen & Mehrfachzulassungen Mehrfachbewerbungen auf Studienplätze in örtlich zulassungsbeschränkten Studiengängen: führen zu Mehrfachzulassungen, Bewerberinnen und Bewerber können aber nur einen Studienplatz annehmen und sind nicht gezwungen, die anderen Zulassungen zu stornieren, viele Studienplätze bleiben daher zu Semesterbeginn unbesetzt, es kommt zu mehrstufigen Nachrückverfahren und damit zu erheblichen zeitlichen Verzögerungen bei der Vergabe der Studienplätze. Viele Hochschulen reagieren darauf: mit immer weiter vorgezogenen Bewerbungsfristen, mit Überbuchungen bei der Zulassung, mit dem Risiko der Überbuchung der verfügbaren Studienplätze. Verschärft wird die Situation durch die kommenden Doppel-Abiturjahrgänge. Seite 4

5 Mehrfachzulassungsabgleich im Serviceverfahren (Grundidee) Das Serviceverfahren wird durch ein EDV-System unterstützt, das die webbasierte Koordinierung der Studienwünsche der Bewerber/innen und der Zulassungsangebote der Hochschulen übernimmt und durch die Stiftung betrieben wird (Servicestelle). Die Hochschulen übermitteln bei ihnen eingegangene Bewerbungen und Zulassungsangebote an die Servicestelle. Bewerber/innen entscheiden sich über das Webportal der Servicestelle für die Annahme genau eines der eingegangenen Zulassungsangebote. Für das angenommene Zulassungsangebot wird im Auftrag der entsprechenden Hochschule eine Zulassung erteilt und die zusätzlichen Bewerbungen des Bewerbers scheiden aus dem Verfahren aus. Damit können anderen Bewerbern frühzeitig weitere Zulassungsangebote gemacht werden (Nachrücker). Seite 5

6 Das Serviceverfahren im Detail Das Serviceverfahren gliedert sich in sechs Phasen: Vorbereitungsphase Bewerbungsphase Koordinierungsphase 1 Entscheidungsphase Koordinierungsphase 2 Clearingphase Seite 6

7 Vorbereitungsphase Die Servicestelle legt ein neues Vergabeverfahren im System an. Die Hochschulen registrieren sich mit den Studiengängen, deren Plätze sie mit Hilfe der Servicestelle vergeben wollen. Am Ende der Vorbereitungsphase wird das Onlineportal frei geschaltet. Seite 7

8 Bewerbungsphase Die Bewerber/innen informieren sich über die Studienangebote bei den Hochschulen oder bei der Servicestelle. Die Bewerber/innen registrieren sich über das Onlineportal im System. Danach können die Bewerber/innen bis zu 12 Bewerbungen für Studiengänge bei der Servicestelle oder bei den entsprechenden Hochschulen einreichen. Die Bewerbungen können alternativ bei der Servicestelle oder bei den Hochschulen eingereicht werden. Über beide Wege gelangen die Daten auf eine gemeinsame Datenbank der Servicestelle. Seite 8

9 Koordinierungsphase 1 Die Hochschulen erstellen die Ranglisten und übermitteln die daraus resultierenden Zulassungsangebote über die Servicestelle an die Bewerber/innen. Die Hochschulen können die Servicestelle mit der Durchführung des Zulassungsverfahrens beauftragen.* Die Bewerber/innen können über das Onlineportal der Servicestelle jederzeit den Status ihrer Bewerbung(en) abfragen, vorliegende Zulassungsangebote sichten und Studienplätze annehmen. Bei Annahme eines Studienplatzes werden die Bewerber/innen aus allen anderen Ranglisten gestrichen nachfolgende Bewerber/innen können nachrücken. *nicht WS 2011/12 Seite 9

10 Entscheidungsphase Die verbliebenen Bewerber/innen müssen sich entscheiden: eines der Zulassungsangebote anzunehmen oder die Reihenfolge (Priorität) ihrer bis zu 12 Studienwünsche verbindlich festzulegen. Diese Priorisierung bestimmt die Auswahl des bestmöglichen Angebots in der Koordinierungsphase 2. Seite 10

11 Koordinierungsphase 2 In drei zügigen Zulassungsschritten in der Koordinierungsphase 2 wird für die Bewerber/ innen die jeweils optimale Zulassungsmöglichkeit nach ihren Prioritäten ermittelt und ihnen ein entsprechendes Zulassungsangebot gemacht. Über das Onlineportal der Servicestelle erklären die Bewerber/innen die Annahme von Zulassungsangeboten oder teilen die Rückstellung wegen Wehr- oder Zivildienst mit. Durch die Rückstellung frei werdende Studienplätze werden Nachrückern angeboten. Im letzten Schritt erhalten alle Bewerber/innen mit einem Zulassungsangebot den entsprechenden Studienplatz. Seite 11

12 Clearingphase In einer abschließenden Clearingphase werden die noch freien Studienplätze an Bewerber/innen ohne Studienplatz vermittelt. Dazu müssen die Bewerber/innen ihre Studienplatzwünsche priorisiert neu eingeben. Die Vergabe der freien Plätze erfolgt durch Los. Seite 12

13 Vorteile des Serviceverfahrens Vom neuen Serviceverfahren sollen alle Beteiligten (Hochschulen und Bewerber) profitieren: Die Umsetzung mit Hilfe des Internets und einer gemeinsamen Datenbank gewährleistet ein sicheres und modernes Verfahren, das die Interessen aller Beteiligten berücksichtigt. Das Verfahren bietet die transparente Erfüllung von individuellen Studienwünschen. Bewerbungen können dezentral bei der Hochschule und zentral bei der Servicestelle erfolgen. Die Bewerber/innen können auf dem Online-Portal der Servicestelle jederzeit den Status ihrer Bewerbungen einsehen. Der Mehrfachzulassungsabgleich vermeidet langwierige Nachrückverfahren. Hochschulen vergeben ihre Studienplätze dadurch zügig und vollständig mit geringerem Aufwand als bisher. Hochschulen können Teile oder das ganze Zulassungsverfahren an die Servicestelle übergeben. Seite 13

14 Vorteile für die Hochschulen Die Autonomie der Hochschulen bei der Studienplatzvergabe bleibt erhalten: Die Hochschulen bestimmen selbst die Zahl der zu besetzenden Studienplätze und erstellen eigenverantwortlich ihre Ranglisten (Koordinierungsphase 1). Die Hochschulen können bereits vor dem Mehrfachzulassungsabgleich (Koordinierungsphase 2) individuell Zulassungsangebote in das Onlineportal einstellen. Die Zulassungsangebote können von den Bewerbern frühzeitig angenommen werden. Damit findet schon frühzeitig in Koordinierungsphase 1 ein Nachrückverfahren statt. Mehrfachzulassungen werden ausgeschlossen, weil die Annahme eines Angebots zur Löschung in allen anderen Ranglisten führt. Die Aufgabenteilung zwischen Servicestelle und Hochschulen kann bedarfsgerecht gestaltet werden. Die Konzeption des Serviceverfahrens ist flexibel und erlaubt den Hochschulen, sich mit eigenen Online-Bewerbungsverfahren an das System anzubinden oder die volle Integration in das Online-Portal zu nutzen. Seite 14

15 Aufgaben der Servicestelle Die Servicestelle betreibt das zentrale Onlineportal. Sie führt das Serviceverfahren (insbesondere den Mehrfachzulassungsabgleich) durch und verwaltet die Daten der Bewerber/innen und Hochschulen. Die Servicestelle übermittelt die Zulassungsangebote und versendet eventuelle Ablehnungs- und Ausschlussbescheide. Auf Wunsch der Hochschule kann die Servicestelle: den Versand der Zulassungs- und Rückstellungsbescheide übernehmen, Bewerbungen über das Online-Portal der Servicestelle erfassen und zur Antragsbearbeitung an die Hochschulen weiterleiten, den gesamten Prozess der Antragsbearbeitung und Ranglistenerstellung nach den Vorgaben der Hochschule übernehmen.* *nicht WS 2011/12 Seite 15

16 Umsetzung und weitere Planung Die Anforderungen an das Verfahren (Lastenheft) für die Entwicklung der Software des Serviceverfahrens wurden 2009 gemeinsam mit HRK und KMK ermittelt. Mit diesem Lastenheft wurde der Auftrag öffentlich ausgeschrieben und im Februar 2010 an T-Systems vergeben. Der weitere Zeitplan sieht vor, dass das Serviceverfahren erstmals im Vergabeverfahren zum Wintersemester 2011/2012 angewendet wird. Im Oktober 2010 soll eine Vorabversion des Systems zur Verfügung stehen. Im Herbst 2010 soll eine Erprobung des Systems unter Einbeziehung ausgewählter Hochschulen stattfinden. Im Januar/Februar 2011 soll die finale Version der Software zum Funktionstest und zur Abnahme bereitgestellt werden. Anfang 2011 sollen Schulungsmaßnahmen zum Umgang mit dem System für die Mitarbeiter der Hochschulen stattfinden. Das System soll zum 1. April 2011 in den Wirkbetrieb gehen. Seite 16

17 Umsetzung und weitere Planung (Grafik) Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez Jan Feb Mrz Apr 8. Februar 2010 Zuschlagserteilung 1. April 2011 Produktivbetrieb (vorb. Abnahme) ) Konzeption Realisierung Optimierung Test & Abnahme Spezifikationsbegleitung Änderungsverlangen Betriebsvorbereitung, Hardwarebeschaffung Frühzeitige Erprobung Test & Abnahme (Vorbereitung) Test & Abnahme (Begleitung) Einbindung der Hersteller von Hochschulzulassungssystemen und eines kleinen Anwenderkreises von Testern aus dem Hochschulbereich Projekt- und Risikomanagement Seite 17

18 Schulungsplanung (Entwurf) Phasen Ak#vität Oktober November Dezember Januar Februar März (1) Ermittlung des Schulungsbedarf es (1a) Inhalte festlegen (1b) Zielgruppen & Teilnehmer festlegen (1c) Schulungsplan erstellen (1d) KalkulaAon und Angebot erstellen AG/AN AG AN AN (2a) Termine abschließend festlegen AN/AG (2) Terminierung und Organisation (2b) Schulungsorte abschließend festlegen (2c) Räume & Technik organisieren AN/AG AN/AG (2d) Agenda erstellen (SfH, HS, Betreiber) AN (3a) Lehrpläne, TrainerpräsentaAon, Schulungshandbuch Betreiber erstellen AN (3) Erstellung der Schulungsmaterialien (3b) Lehrpläne, TrainerpräsentaAon, Schulungshandbuch SfH erstellen (3c) Lehrpläne, TrainerpräsentaAon, Schulungshandbuch Hochschulen erstellen AN AN (3d) Train the Trainer AN (4a) Betreiber AN (4) Durchführung der Schulungen (4b) SAMung für Hochschulzulassung (4c) Hochschulen AN AN (5a) TeilnehmerzerAfikate Betreiber AN (5) Nachbereitung (5b) TeilnehmerzerAfikate SfH (5c) TeilnehmerzerAfikate Hochschule AN AN Seite 18

19 Projektstand 1 Betrieb: LRZ München wurde mit dem Betrieb der Test- und Pre- Produktivumgebung beauftragt. Zum 15. Oktober 2010 wurde im LRZ ein Testsystem für die Erprobung der Software bereitgestellt. Die Bereitstellung der Pre-Produktionsumgebung wird zum 15. November 2010 erfolgen. Parallel dazu wurden durch den AG zwei zusätzliche Testsysteme in betrieb genommen. Seite 19

20 Projektstand 2 Anbindung an Hochschulzulassungssysteme: Schnittstellenspezifikation 4.0 wurde zum bereitgestellt und den Herstellern der anzubindenden Hochschulzulassungssysteme zur Verfügung gestellt. Voraussetzung für die Anbindung von HIS ZUL an das System der Servicestelle ist ein Upgrade auf eine neue Version, die (im Rahmen der geltenden Supportverträge) bereitgestellt wird. Von anderen Herstellern liegen noch keine Bewertungen der Schnittstellenspezifikation bzw. Aussagen zur geplanten Umsetzung vor. Seite 20

21 Kommunikation Begleitend zur Entwicklung des EDV-Systems werden an den Hochschulen die Studiensekretariatsmitarbeiter/innen und Studienberater, IT-Verantwortlichen und die Hochschulleitungen über die Projektplanung, den Projektfortschritt und insbesondere die sie betreffenden Änderungen bei organisatorischen und technischen Abläufen informiert. Dies geht von Themen wie die Schnittstellenanbindung zu hochschul-internen Systemen (z.b. HIS ZUL, Datenlotsen,...) bis zur Kommunikation im Rahmen der Startphase (z.b. Informationen über bekannte Probleme). Grundsätzliches Ziel ist es, möglichst viele Hochschulen zur Teilnahme am dialogorientierten Serviceverfahren von Anfang an zu motivieren. Informationen werden über ein Informationsportal (nur für Hochschulen zugänglich) bereitgestellt: Seite 21

22 Screenshot Informationsportal zu Hochschulstart Seite 22

23 Screenshot Webportal der Servicestelle (Hochschulansicht) Seite 23

24 Risiken bei Entwicklung & Einführung des Serviceverfahrens Entwicklung des Systems und Erstbetrieb werden finanziell durch den Bund getragen. Die Finanzierung des weiteren Betriebes ist im Detail noch zu regeln. Der Zeitraum für Realisierung, Qualitätssicherung und Inbetriebnahme des Systems ist sehr kurz. Die technische Anbindung der Servicestelle an die Hochschulen erfordert gute Zusammenarbeit zwischen allen Beteiligten. Änderungsverlangen während der Umsetzung können zu Verzögerungen führen. Auf Grund des engen Zeitplans gibt es nur wenig Möglichkeiten das System vor Einführung zu testen. In der Anfangsphase muss wie bei jedem neuen Verfahren mit Anlaufschwierigkeiten gerechnet werden. Der Erfolg des Serviceverfahrens hängt davon ab, dass sich alle Hochschulen mit ihren örtlich zulassungsbeschränkten Studiengängen beteiligen. Seite 24

25 Weiterführende Informationen Diese ersten Informationen zum neuen Serviceverfahren für die Hochschulzulassung werden fortlaufend durch einen monatlichen Newsletter und aktuelle Informationen auf der Webseite ergänzt. Seite 25

26 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Seite 26