wbg digital publishing Anleitung zum Arbeiten in MS Word

Transkript

1 wbg digital publishing Anleitung zum Arbeiten in MS Word Inhalt Vorwort... 1 WYSIWYM in der Praxis... 2 e... 2 Titelei und Impressum... 3 Formate für Titelei und Impressum... 4 Überschriften und Fließtext... 5 Formate für Überschriften... 5 Formate für Fließtext... 6 Formate für Aufzählungen... 7 Abbildungen, Tabellen und Literaturverzeichnis:... 8 Abbildungen... 8 Tabellen... 9 Literaturverzeichnis und Quellenangaben:... 9 Fußnoten... 9 Formatvorlagen auf ein bestehendes Word übertragen Formate zuweisen Vorwort Lieber Autor, wir freuen uns, dass Sie sich für eine Veröffentlichung über die WBG entschieden haben. Um ein ansprechendes Layout über unser System zu erstellen, formatieren Sie bitte Ihr Manuskript wie folgend beschrieben in Word. Grundlage für die Formatierung Ihres Manuskriptes ist das WYSIWYM Prinzip What You Get Is What You Mean ( Was du bekommst, ist [das,] was du meinst ). Auf Wikipedia ist dieses Prinzip wie folgt beschrieben: WYSIWYM stellt den Text am Bildschirm so dar, dass hervorgeht, welchen Zweck eine Formatierung erfüllen soll, z. B. Kapitelüberschrift, Aufzählung, Liste Diese Art von Formatierung wird dann angewendet, wenn man die Details der Formatierung einem vorgefertigten Stylesheet überlassen möchte. Dies macht die Formatierung des Gesamtdokuments wesentlich konsequenter und ansprechender. Weiterhin wird der Benutzer von Formatierungsaufgaben und anderen klassischen Problemen der meisten WYSIWYG Umgebungen, z. B. springende Absätze, fehlerhafte oder springende Formatierungen, Instabilität usw. entlastet. Er kann sich somit gänzlich auf das Erstellen des Inhaltes konzentrieren. Aus: 1

2 Viele wissenschaftliche Publikationsmethoden verfolgen diesen Ansatz: HTML, SGML und LaTeX heißen die bekanntesten Vertreter. Während Sie hierfür eine eigene Formatierungssprache lernen müssen, geht das bei wbg digital publishing viel einfacher. Sie erstellen Ihr Manuskript in Word und arbeiten mit den üblichen Word Stilmitteln. Um es noch weiter zu vereinfachen, stellt Ihnen wbg digital publishing eine Formatvorlage zur Verfügung. Anders als sonst kümmern Sie sich nicht um das Aussehen Ihrer Datei. Sie konzentrieren sich auf den Inhalt und seine Struktur: Fließtext, Absätze, Überschriften unterschiedlicher Tiefe, nummerierte und unnummerierte Aufzählungen, Fußnoten, Querverweise, Indexeinträge. In Definitionen verwenden Sie kursiv, für Hervorhebungen fett. Hinzu kommen e, z. B. für Zitate oder Definitionen. Sie ignorieren alles, was nach gehobenem Aussehen aussieht: Titelseiten, Kopf und Fußzeilen, Silbentrennung, Schusterjungen, Hurenkinder, Farben, Punkt versus Strichaufzählungen. Abbildungen laden Sie in Word und positionieren Sie über e. Tabellen erstellen Sie ebenfalls direkt in Word. Die automatischen Layoutroutinen in wbg digital publishing zusammen mit eigenen Nacharbeiten oder Premium Support sorgen für gut aussehende fertige Titel: zum Druck als PDF und im EPUB Format für Open Access. Nutzen Sie unsere Vorlage als Beispieldokument. Sie können sie herunterladen, in Word bearbeiten und mit Ihrem eigenen Inhalt füllen. WYSIWYM in der Praxis Dreh und Angelpunkt einer erfolgreichen und schnellen Veröffentlichung ist eine gute Vorbereitung des Manuskripts. Formatvorlagen für Absätze oder Zeichen kurz: e und Zeichenformate dienen dazu, die Strukturen im Dokument wie z. B. Überschriften, Tabellen etc. für die Layout Algorithmen von wbg digital publishing erkennbar zu machen. In unserer Vorlage werden die Formate so gewählt, dass man sie bei der Bearbeitung gut erkennen kann. Dabei kommt es vor, dass sich das Aussehen deutlich von der erzeugten Druckfassung oder Online Publikation unterscheidet. Das ist wegen des WYSIWYM Ansatzes normal und gewollt. Vor der Veröffentlichung erhalten Sie den Drucksatz und das E Book zur Ansicht und zur Freigabe auf der Plattform. Vor der Freigabeansicht findet derzeit die optische Prüfung durch eine/n Layouter/in statt. Das kann einige Stunden, in aufwändigen Fällen auch einige Tage dauern. Bitte halten Sie sich deshalb so weit wie möglich an diese Anleitung und warten Sie das Ergebnis in der Druckfassung ab. e Absatz und Zeichenformate wählen Sie über das Formatvorlagen Menü aus. 2

3 Titelei und Impressum In der mitgelieferten Vorlagendatei haben wir die Titelei bereits als Muster für Sie angelegt. Tragen Sie dort ganz einfach die Daten für Ihr Werk ein. Bitte achten Sie beim Kopieren aus anderen Dokumenten darauf, dass Sie die e nicht verlieren. Falls Sie kopieren können Sie beim Einkopieren in die Wordvorlage die rechte Maustaste nutzen und die Option "Nur den Test übernehmen (T)" wählen. So wird der Text unformatiert übertragen und das aus der Vorlage bleibt erhalten. 3

4 Formate für Titelei und Impressum Seite_1_Autor Seite_1_Titel Format für den Autor im Schmutztitel Abstand oben: 36 pt Schrift linksbündig Format für den Titel im Schmutztitel Abstand oben: 6 pt Schrift linksbündig Schriftgröße 13 pt Seite_3_Autor Format für den Autor auf der Seite des Haupttitels (Seite 3) Abstand oben: 54 pt Schrift linksbündig Schriftgröße 12 pt Abstand links: 1,4 cm Seite_3_Titel Format für den Titel auf der Seite des Haupttitels (Seite 3) Abstand oben: 20 pt Schrift linksbündig und fett Schriftgröße 22 pt Abstand links: 1,4 cm Seite_3_Untertitel Format für den Untertitel auf der Seite des Haupttitels (Seite 3) Abstand oben: 12 pt Schrift linksbündig (Zeilenabst. einfach) Schriftgröße 15 pt Abstand links: 1,4 cm Farbe: grau (dunkler 50%) Impressum Verzeichnis 1 Verzeichnis 2 Verzeichnis 3 Für Impressumstext Schriftgröße 8 pt wird für die erste Ebene im Inhaltsverzeichnis vergeben Abstand oben: 8 pt Abstand rechts: 1 cm wird für die zweite Ebene im Inhaltsverzeichnis vergeben Abstand oben: 2 pt Abstand rechts: 1 cm, links: 0,3 cm wird für die dritte Ebene im Inhaltsverzeichnis vergeben Abstand oben: 2 pt Abstand rechts: 1 cm, links: 0,6 cm 4

5 Überschriften und Fließtext Bitte nutzen Sie für Überschriften sowie den Fließtext die passenden e (z. B. Überschrift 1 für die erste Überschrift, Absatz1 für den ersten Absatz unter einer Überschrift oder als neuen Absatz nach einer Leerzeile und Absatz2 für alle folgenden Absätze). Nutzen Sie bitte die voreingestellte automatische Umbruchfunktion in Word. Markieren Sie dazu den passenden Absatz/mehrere zusammenhängende Absätze und wählen Sie das entsprechende. Nutzen Sie die in Word eigenen Funktionen für fett, unterstreichen und kursiv. Wichtig: Bitte verzichten Sie auf Leerzeilen als Seitenvorschub, weiche Zeilenumbrüche ( shift+return ) oder Leerzeichen bis zum Zeilenende um das Schriftbild oder die Umbrüche zu beeinflussen. Nutzen Sie stattdessen die e mit Abständen (z. B: Absatz1_Abstand_unten) Formate für Überschriften Überschrift 1 für z. B. Kapitel 1 diese Überschrift erscheint im Impressum Diese Überschrift beginnt immer auf einer neuen Seite. Sie besitzt Schriftgröße 20 und steht zentriert. Abstand oben: 54 pt, unten: 30 pt Überschrift 2 für z. B. Kapitel 1.1 diese Überschrift erscheint im Impressum Diese Überschrift steht im Text zwischen den Absätzen Sie besitzt Schriftgröße 14 und steht zentriert Abstand oben: 34 pt, unten: 0 pt 5

6 Überschrift 3 Zwischenueberschrift1 Zwischenueberschrift2 für z. B Kapitel oder Überschriften für Tabellen diese Überschrift erscheint im Impressum Sie steht im Text ebenfalls zwischen den Absätzen Sie besitzt Schriftgröße 12 pt und steht linksbündig Abstand oben: 34 pt, unten: 0 pt diese Überschrift erscheint nicht im Impressum Diese Überschrift steht im Text zwischen den Absätzen Sie besitzt Schriftgröße 13 pt und steht linksbündig Abstand oben: 18 pt, unten: 0 pt diese Überschrift erscheint nicht im Impressum Diese Überschrift steht im Text zwischen den Absätzen Sie besitzt Schriftgröße 12 pt und steht linksbündig Abstand oben: 18 pt, unten: 0 pt Formate für Fließtext Absatz1 Absatz1_Abstand_unten Absatz2 Absatz2_Abstand_unten Absatz_zentriert Absatz_zentriert_Absatnd_oben Absatz_zentriert_Abstand_unten Absatz_zentriert_Abstand_oben_unten Absatz_Linksbuendig Absatz_Linksbuendig_Abstand_oben Der erste Absatz eines Textes nach einer Überschrift oder einer Leerzeile. Dieser Text wird nicht eingezogen. Abstand oben: 12 pt, unten:0 pt Wie Absatz1 mit zusätzlichem Abstand nach unten Abstand oben: 12 pt, unten:12 pt Er folgt auf einen Absatz1 und ist der normale Fließtext Einzug der ersten Zeile: 0,3 cm keine Abstände oben und unten Wie Absatz2 mit zusätzlichem Abstand nach unten Einzug der ersten Zeile: 0,3 cm Abstand oben: 0 pt, unten: 12 pt für Textabschnitte die zentriert stehen sollen kein Abstand für Textabschnitte die zentriert stehen sollen Abstand oben: 12 pt, unten: 0 pt für Textabschnitte die zentriert stehen sollen Abstand oben: 0 pt, unten: 12 pt für Textabschnitte die zentriert stehen sollen Abstand oben: 12 pt, unten: 12 pt für Textabschnitte die nicht im Blocksatz sondern linksbündig stehen sollen kein Abstand oben und unten für Textabschnitte die linksbündig stehen sollen Abstand oben: 12 pt, unten: 0 pt 6

7 Absatz_Linksbuendig_Abstand_unten Absatz_Linksbuendig_Abstand_oben_ unten Absatz_rechtsbuendig Absatz_rechtsbuendig_Abstand_oben Absatz_rechtsbuendig_Abstand_unten Absatz_rechtsbuendig_Abstand_oben_ unten Zitat Titat_Abstand_unten Einzug_kompletter_Text_Abstand_oben Einzug_kompletter_Text_Abstand_oben_unten Einzug_kompletter_Text_Zeile1_Einzug Einzug_kompletter_Text_Zeile1_Einzug Abstand_unten für Textabschnitte die linksbündig stehen sollen Abstand oben: 0 pt, unten: 12 pt für Textabschnitte die linksbündig stehen sollen Abstand oben: 12 pt, unten: 12 pt für Textabschnitte die nicht im Blocksatz sondern rechtsbündig stehen sollen kein Abstand oben und unten für Textabschnitte die rechtsbündig stehen sollen Abstand oben: 12 pt, unten: 0 pt für Textabschnitte die rechtsbündig stehen sollen Abstand oben: 0 pt, unten: 12 pt für Textabschnitte die rechtsbündig stehen sollen Abstand oben: 12 pt, unten: 12 pt Zitate stehen im Text als eingezogener Block von 0,3 cm die Schrift ist kursiv Abstand oben 12 pt, unten 0 pt Zitate stehen im Text als eingezogener Block von 0,3 cm die Schrift ist kursiv Abstand oben 12 pt, unten 12 pt Rückt den gesamten Text um 0,5 cm ein Abstand oben: 12 pt Rückt den gesamten Text um 0,5 cm ein Abstand oben: 12 pt, unten: 12 pt Rückt den gesamten Text um 0,5 cm und die erste Zeile um 0,3 cm ein kein Abstand Rückt den gesamten Text um 0,5 cm und die erste Zeile um 0,3 cm ein Abstand unten: 12 pt Formate für Aufzählungen Aufzaehlung_Punkt Aufzaehlung_Strich Aufzaehlung_Zahl Aufzaehlung_Buchstabe Für Aufzählungen mit Punkten am Anfang Für Aufzählungen mit Strichen am Anfang Für Aufzählungen mit Zahlen am Anfang Für Aufzählungen mit Buchstaben am Anfang 7

8 Abbildungen, Tabellen und Literaturverzeichnis: Abbildungen Bitte nutzen Sie für Bilder, Abbildungen und Grafiken das Bild. Bitte nutzen Sie für Bildunterschriften das Bildunterschrift. Markieren Sie dazu die Abbildung oder die Bildunterschrift und wählen Sie das entsprechende. 8

9 Tabellen Bitte legen Sie Tabellen als echte Tabellen in Word an oder versehen Sie die bestehenden Tabellen mit dem entsprechenden Absatz1, Absatz2, Absatz_zentriert, etc... Wichtig: Nutzen Sie die Tabellenfunktion. Tabellen, die Sie über Tabs oder Leerzeichen händisch zusammenbauen, werden nicht richtig erkannt und werden im Druck und im E Book falsch umgesetzt. Literaturverzeichnis und Quellenangaben: Nutzen Sie hierfür bitte das Litverz. Bild Bildunterschrift Litverz Litverz_Abstand_oben Format für Bilder Bilder werden zentriert gesetzt wird für Bild- oder Tabellenunterschriften verwendet Schrift kursiv Text steht zentriert Format für das Literaturverzeichnis Der Text besitzt einen Einzug von 0,3 cm ab der zweiten Zeile. Abstand oben: 0 pt, unten: 6 pt Format für das Literaturverzeichnis. Der Text besitzt einen Einzug von 0,3 cm ab der zweiten Zeile. Abstand oben: 12 pt, unten: 6 pt Fußnoten Bitte nutzen Sie die Fußnotenfunktion 1 von Word. 1 Automatische Fußnote in Word 9

10 Formatvorlagen auf ein bestehendes Word übertragen Wenn Sie schon ein fertiges Dokument haben, können Sie die Formatvorlagen aus unserer Vorlage in Ihre bestehende Datei kopieren und dann mit Hilfe von ein paar Klicks Ihrem Text die nötigen Formatvorlagen zuweisen. Öffnen Sie das Dokument, aus dem Sie die Formatvorlagen in Ihr bestehendes Dokument übertragen möchten. Klicken Sie auf den Reiter Start und dann auf das kleine Icon oben rechts: Die Formatvorlagen öffnen sich. Klicken Sie auf das Icon Formatvorlagen verwalten : 10

11 Das Dialogfenster öffnet sich. Klicken Sie auf Importieren/Exportieren : Klicken Sie im Dialog Organisieren auf Formatvorlagen : 11

12 Klicken Sie auf der rechten Seiten auf Datei schließen : Die Schaltfläche Datei schließen wechselt zu Datei öffnen. Klicken Sie auf Datei öffnen und navigieren Sie zu Ihrem bestehenden Dokument. Klicken Sie auf Öffnen. Markieren Sie in der linken Liste die Formatvorlagen, die Sie in Ihr Dokument kopieren möchten. Mit gedrückter Strg Taste können Sie mehrere Formate auf einmal auswählen. Danach klicken Sie auf Kopieren und Schließen. Formate zuweisen Markieren Sie in Ihrer Datei einen Absatz dessen Format Sie ändern möchten, hier soll z. B. die Formatvorlage Ueber1 in Überschrift 1 geändert werden. Klicken Sie rechts auf das kleine Dreieck und dann auf Alle Instanzen von XX markieren. Somit werden automatisch alle Absätze ausgewählt, die dieses Format verwenden. Klicken Sie dann auf die Formatvorlage, die Sie neu zuweisen möchten, hier z. B. Überschrift 1. So bearbeiten Sie bitte Ihr gesamtes Dokument. 12