Anleitung zur korrekten Formatierung von Forschungsberichten

Transkript

1 Eidgenössisches Departement für Umwelt, Verkehr, Energie und Kommunikation UVEK Bundesamt für Strassen Anleitung zur korrekten Formatierung von Forschungsberichten 1 Anwenden der Add-Ins In der Menuleiste von Microsoft Word erscheint beim öffnen der Mustervorlage für Forschungsberichte das Menu Add-Ins. Abb.1 Menu Add-Ins. Mit Hilfe der Add-Ins können Forschungsberichte exakt nach den Vorgaben des ASTRA erstellt werden. Hierbei sind Schriftgrösse, Überschriften, Aufzählungen, Nummerierungen, Absätze und Abstände vordefiniert. Abb.2 Komplette Palette der Add-Ins. Um eine Funktion auszuführen, muss die entsprechende Passage geschrieben, markiert und danach auf den gewünschten Button geklickt werden. Nun wird z.b. der Text oder die Überschrift automatisch im richtigen Format dargestellt. Standard style Diese Funktion wird verwendet, um einen normalen Text darzustellen. Grösse, Schriftart und Abstände werden korrekt angepasst. Style Heading Without Numbering Hierbei handelt es sich eine Überschrift ohne Nummerierung, wie sie zum Beispiel für das Impressum verwendet wird. Style Heading 1 Header 1 werden für Haupttitel benutzt. Style Heading 2 Header 2 werden für Unterkapitel verwendet

2 Style Heading 3 Header 3 bieten die Möglichkeit einer weiteren, feineren Gliederung. Style Heading Annex 1 Header 5 (Style Heading Annex 1) bezeichnet einen Haupttitel des Anhangs und beginnt mit der Nummerierung bei Römisch 1 (I). Style Heading Annex 2 Header 6 (Style Heading Annex 2) sind Unterkapitel für den Anhang. Die Nummerierung beginnt bei I.1. Style Heading Annex 3 Die Überschrift Header 7 (Style Heading Annex 3) bildet die feinste Untergliederung der Kapitel im Anhang. Refresh Document Dieser Button dient zur automatischen Aktualisierung des Dokuments. Hierbei werden alle automatisierten Felder (Bild- und Tabellenbeschriftungen, Seiten- oder Absatzquerverweise, Textmarken und Verweisfelder) korrekt nummeriert, auf den aktuellen Stand gebracht und angepasst. List Number Aufzählungen können per Zahlen oder Buchstaben erfolgen. Durch klicken auf das Symbol List Number erscheint der markierte Text unter einer Aufzählung. Bullet List Hiermit werden Aufzählungszeichen eingefügt. Diese können markierte Textstellen in Aufzählungen ändern, oder alleine auf einer neuen Zeile erstellt werden. Insert Page Landscape Insert Page Landscape ermöglicht es, Querseiten in ein Dokument einzufügen. Durch wählen dieser Option, wird nach der aktuellen markierten Seite eine Querseite erscheinen. Change Orientation to Landscape Mit Hilfe dieser Funktion, wechselt die aktuelle Seite das Format. Hochformatseiten können in Querformat und Querformat in Hochformat gewechselt werden. Cursor in die zu ändernde Seite bewegen und Change Orientation to Landscape-Button aktivieren. Insert Formula Die Aktivierung dieses Add-Ins ermöglicht das einfache eingeben von Formeln mit dem Formeleditor. Um den Formeleditor wieder zu verlassen und die Formel im Dokument einzufügen, die ESC-Taste drücken

3 Querverweis einfügen Um im Text auf Quellen, Bilder, Kapitel, usw. zu verweisen, werden automatisierte Querverweise benutzt. Durch anklicken der Verweise wird direkt auf die entsprechende Quelle gesprungen. Der Button Querverweis einfügen erleichtert das schnelle und korrekte einfügen. 1. Platzieren Sie den Cursor an der Stelle, wo der Verweis eingefügt werden soll. 2. Klicken Sie auf das Symbol Querverweis einfügen. 3. Unter dem Dropdown Menü Verweistyp kann die Art des gewünschten Verweises ausgewählt werden (z.b. Abbildung (Abb.) Überschrift, Textmarke, usw.). 4. Unter Verweisen auf wird definiert, wie der Verweis eingefügt werden soll (z.b. Seitenzahl, Absatznummer, Absatztext, usw.). 5. Um der Verknüpfung folgen zu können, muss zusätzlich das Feld Als Hyperlink einfügen angekreuzt werden. Abb.3 Querverweise. Tabelle einfügen Hiermit können Tabelle ins Dokument eingefügt werden. Dabei können Spalten- und Zeilenanzahl gewählt werden

4 2 Titelblatt Der Haupttitel steht in einem Textfeld. Die restlichen Angaben in einer Tabelle. Tab. 1 Formatierung Tabelle auf Titelblatt Ausrichtung Einzug Textumbruch Links 4.7cm Ohne Tab. 2 Formatierung Titelblatt Haupttitel Standard Arial 20 Fett Schwarz Links: 0cm Titel in weiteren Sprachen Standard Arial 11 Fett Schwarz Links: 0cm Firmen Standard Arial 9 Fett Schwarz Links: 0cm Projektangaben Standard Arial 9 Fett Schwarz Links: 0cm 1 0pf 0pf 3 Impressum Tab. 3 Formatierung des Impressums Haupttitel Header 4 Arial 18 Fett Grau 40% Links: 1.5cm Untertitel Titel Arial 14 Fett Schwarz Links: 1.5cm Überschrift Standard Arial 10 Fett Schwarz Links: 1.5cm Normaltext Standard Arial 10 Normal Schwarz Links: 1.5cm 18pt 24pt

5 4 Inhaltsverzeichnis Tab. 4 Textformatierung Inhaltsverzeichnis Textbezeichnung Format Schriftart Schriftgrad Schriftschnitt Schriftfarbe Haupttitel (X) Verzeichnis 1 Arial 10 Fett Schwarz Untertitel (X.X) Verzeichnis 2 Arial 10 Normal Schwarz Untertitel 2 (X.X.X) Verzeichnis 3 Arial 10 Normal Schwarz Titel ohne Nummerierung Verzeichnis 4 Arial 10 Fett Schwarz Verzeichnis 4 Verzeichnis 1 Verzeichnis 2 Verzeichnis 3 Verzeichnis 4 Abb.4 Gliederung der Überschiften als Verzeichnisse und deren Ebene

6 Tab. 5 Absatzformatierung Inhaltsverzeichnis Format Ausrichtung Gliederungsebene Einzug Sondereinzug Abstand Tabstopps Füllzeichen Verzeichnis 1 Blocksatz Textkörper Links: 0cm Verzeichnis 2 Blocksatz Textkörper Links: 0cm Verzeichnis 3 Blocksatz Textkörper Links: 0cm Verzeichnis 4 Blocksatz Textkörper Links: 1.5cm *Keinen Abstand zwischen Absätzen gleicher Formatierung einfügen. Hängend 1.5cm 18pt Hängend 1.5cm Hängend 1.5cm (ohne) 18pt* 1 Links: 1.5cm Links: 1.5cm Links: 1.5cm Links: 2.45cm 1 Ohne 2. 1 Ohne 2. 1 Ohne 2. 1 Ohne 2. 5 Zusammenfassung, Résumé, Summary Tab. 6 Formatierung Zusammenfassung, Résumé, Summary Haupttitel Header 4 Arial 18 Fett Grau 40% Links: 1.5cm Titel Titel Arial 14 Fett Schwarz Links: 1.5cm Untertitel Titel Arial 12 Fett Schwarz Links: 1.5cm Text Standard Arial 10 Normal Schwarz Links: 1.5cm Aufzählungszeichen Aufzählungszeichen Arial 10 Normal Schwarz Links: 1.5cm Hängend: 0.5cm 24pt 18pt 6pt

7 6 Haupttext Tab. 7 Textformatierung Haupttext Haupttitel Header 1 Arial 18 Fett Grau 40% Links: 1.5cm Titel Header 2 Arial 14 Fett Schwarz Links: 1.5cm Untertitel Header 3 Arial 12 Fett Schwarz Links: 1.5cm Text Standard Arial 10 Normal Schwarz Links: 1.5cm 24pt 18pt 1 18pt 6pt 1 Tab. 8 Absatzformatierung Haupttext Format Ausrichtung Gliederungsebene Einzug Sondereinzug Tabstopps Haupttitel Linksbündig Ebene 1 Links: 0cm Titel Linksbündig Ebene 2 Links: 0cm Untertitel Linksbündig Ebene 3 Links: 0cm Text Blocksatz Textkörper Links: 1.5cm Hängend 1.5cm Links: 1.5cm Hängend 1.5cm Links: 1.5cm Hängend 1.5cm Links: 1.5cm (ohne) Links: 2.45cm 7 Inhaltsverzeichnis Anhänge Tab. 9 Formatierung Inhaltsverzeichnis Anhänge Textbezeichnung Format Schriftart Schriftgrad Schriftschnitt Schriftfarbe Haupttitel (X) Verzeichnis 1 Arial 10 Fett Schwarz Untertitel Anhang (X.X) Verzeichnis 2 Arial 10 Normal Schwarz Untertitel 2 Anhang (X.X.X) Verzeichnis 3 Arial 10 Normal Schwarz

8 8 Anhang Tab. 10 Textformatierung Anhang Haupttitel Header 5 Arial 18 Fett Grau 40% Links: 1.5cm Titel Header 6 Arial 14 Fett Schwarz Links: 1.5cm Untertitel Header 7 Arial 12 Fett Schwarz Links: 1.5cm Text Standard Arial 10 Normal Schwarz Links: 1.5cm 24pt 18pt 1 18pt 6pt 1 9 Glossar Tab. 11 Formatierung Seite Glossar Haupttitel Header 5 Arial 18 Fett Grau 40% Links: 1.5cm Titelzeile Standard Arial 8 Fett Schwarz Links: 0cm Tabellenfelder Standard Arial 8 Normal Schwarz Links: 0cm 24pt 1pt 1pt

9 10 Literaturverzeichnis Tab. 12 Formatierung Seite Literaturverzeichnis Haupttitel Header 5 Arial 18 Fett Grau 40% Links: 1.5cm Titelzeile Standard Arial 8 Fett Schwarz Links: 0cm Verweisnummer Bibliographie Arial 8 Normal Schwarz Links: 0cm Tabellentext Literaturverzeichnis 1 Arial 8 Normal* Schwarz Links: 0cm *Titel des Dokuments oder der Quelle Fett 24pt 1 11 Kopf- und Fusszeile Tab. 13 Textformatierung Haupttext Textbezeichnung Format Schriftart Schriftgrad Schriftschnitt Schriftfarbe Einzug Sondereinzug Kopfzeile Standard Arial 8 Fett/Normal* Schwarz Links: 1.5cm Fusszeile Standard Arial 8 Normal Schwarz Links: 1.5cm *Berichtsnummer (ZZZ) Fett, Titel Normal. Hängend 1cm (Ohne) 12 Tabellen Tab. 14 Formatierung von Tabellen Tabellenbeschriftung Beschriftung Arial 10 Kursiv, Fett/Normal* Schwarz Links: 0cm Kopfzeile Standard Arial 8 Fett Schwarz Links: 0cm Tabellenfelder Standard Arial 8 Normal Schwarz Links: 0cm 1pt 1pt

10 Tab. 15 Tabelleneigenschaften Einzug Standardzellenbegrenzung Textausrichtung Rahmen Beschriftung 1.5cm Oben: 0.05cm Unten: 0.05cm Rechts: 0.05cm Links: 0.05cm Oben Beschriftungszeile: oben, unten Breite ¾ pt Textzellen: oben, unten Breite ¼ pt Beschriftung Arial 10pt Kursiv Nummer Fett Text Normal Abstand Vor 1pt, Nach 1pt 13 Abbildungsbeschriftung Tab. 16 Format der Abbildungsbeschriftung Abbildungsbeschriftung Beschriftung Arial 10 Fett/Normal* Schwarz Links: 1.5cm

11 14 Weitere Angaben 14.1 Textmarken Um den Forschungsbericht korrekt formatieren sowie Querverweise und automatisierte Felder benutzen zu können, ist es unerlässlich, die Textmarken anzuzeigen. Dies ermöglicht das präzise Positionieren der Textteil, welche in einem Feld angezeigt und automatisch aktualisiert werden sollen (z.b. Titel, Forschungsprojektnummer, usw.). Die Einstellung wird über den Windowsbutton unter Word-Optionen vorgenommen. Hier das Register Erweitert wählen. Unter Dokumentinhalt ist das Feld Textmarken anzeigen zu aktivieren (siehe Abb.2). Abb.5 Textmarkeneinstellung. Textmarken werden im Text nun in grauen Klammern angezeigt. Werden diese Marken später verändert (Text), muss darauf geachtet werden, dass der relevante Textteil innerhalb der Klammern bleibt, da diese sonst bei der automatischen Aktualisierung falsch oder unvollständig angezeigt werden. Abb.6 Textmarken im Text