RzK-Net Stellen Sie sich vor: Das RzK-Net ist eine Online-Hotel-Software mit Anfragenpool für Appartementhäuser, Ferienhäuser,

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1 RzK-Net 2006 Das RzK-Net ist eine Online-Hotel-Software mit Anfragenpool für Appartementhäuser, Ferienhäuser, Ferienwohnungen, Privatzimmervermieter und kleinere Hotels. Darüber hinaus ist es durch seine leistungsfähigen Korrespondenz- und Online- Funktionen eine ideale Ergänzung zur bestehenden Hotel- Software für größere Hotels. Da sämtliche Funktionen online verfügbar sind, ist ihr Büro überall dort, wo Sie Internet Zugang haben! Gerade kleine Betriebe ohne ständig besetztes Büro können so die Arbeit leicht auf mehrere Personen an unterschiedlichen Orten aufteilen: Jeder der Zugriff zum System hat, ist stets über alles informiert. Stellen Sie sich vor: Anfragenbeantwortung per Mausklick! Wenn Sie eine Anfrage erhalten, können Sie aus Ihrem -Programm mit nur einem Mausklick das Korrespondenz-Modul des RzK-Net öffnen. Dort wird ein ansprechendes, persönliches Angebot an den jeweiligen Gast geöffnet. Der Preis ist schon berechnet. Auch sehen Sie sofort, welche Zimmer Sie in der angefragten Zeit noch frei haben. Bei Bedarf können Sie den Angebotstext noch beliebig ändern, um auf spezielle Fragen oder Wünsche des Gastes einzugehen. Korrespondenz-Manager Automatische Erstellung des Zimmerplanes Wenn ein Gast auf ein Angebot antwortet, erhalten Sie abermals eine . Auch hier genügt ein Klick und der Vorgang wird im RzK-Net geöffnet. Wenn der Gast gebucht hat, markieren Sie lediglich die Anfrage als Buchung und weisen ihm ein Zimmer zu. Damit ist Ihr Zimmerplan auf dem neuesten Stand und auch Ihre Freimeldungen sind aktualisiert! Der Gast kann mit seiner Antwort auch die Daten seiner Anfrage ergänzen oder ändern. Wieder nur ein Klick und die geänderten Daten des Gastes werden übernommen. Ein weiterer Klick und das Angebot wird versendet und in Ihrer Angebotskartei gespeichert. Anfragen-Pool Wenn im gesamten Ort oder in Ihrer Kooperation das RzK-Net eingesetzt wird, können Sie auf einen gemeinsamen Anfragen-Pool zugreifen und wiederum per Klick Angebote senden. Online Zimmerplan RoomRack Online

2 Anfragenkartei Sämtliche Anfragen an den Betrieb werden in der Anfragenkartei gespeichert. Die Anfragen werden entweder direkt über das RzK-Net-Anfrageformular aus den Homepage Tools, über einen RzK-Net Anfragen-Pool im Ort, oder über eine - Import- Schnittstelle für verschiedene Plattformen (derzeit FeWo- Direkt.de, Tourist-Online.de, TISCOVER und Tourismusassistent) importiert. Auf diese Weise überlassen Sie den Gästen selbst die Dateneingabe. Sie brauchen lediglich noch per Mausklick über den Korrespondenz-Manager ein Angebot senden und den Vorgang später bei positiver Rückmeldung als Buchung markieren. Durch die Speicherung aller Anfragen, Antworten und Buchungen können Sie bei einer erneuten Anfrage jederzeit nachschauen, ob ein Interessent schon einmal angefragt hatte oder vielleicht sogar schon Gast in Ihrem Hause war. Weitere Funktionen: Suche in der Anfragenkartei. Ausgabe von diversen Listen. Organisation von Wiedervorlage und Nachfass- s. Statistische Auswertungen: Vorjahresvergleiche und Benchmarks mit anderen Betrieben der Kooperation. Versendung von Serienbriefen (MS Word) mit Dublettenfilter. Sichere Erfassung von Newsletter Empfängern über Double Opt-In Verfahren. Die Anfragenkartei ist für jeden Betrieb individuell erweiterbar. Dies ermöglicht eine extreme Anpassungsfähigkeit an die für Ihren Betrieb erforderlichen Daten. Die Kartei kann in MS Excel (CSV) exportiert werden. Dies ermöglicht z.b. die Erstellung von Jahresabrechnungen. Stop- Watch Funktionen zur Kontrolle der Reaktionszeit zwischen Anfrage und Angebot im Sinne der Qualitätsverbesserung. Druck von Anfragen oder Buchungen mitsamt der Antworten der Gäste zur Ablage. Ständige Online Datensicherung in einem geographisch verteilten Server Cluster. Suche / Antwort RzK-Net Gast Angebot Korrespondenz-Manager Freimeldungen Zimmer-Frei Fahne Tourismusbüro Ortshomepage Private Homepage Tiefschnee.at Weitere Plattformen Verfügbarkeitskalender automatische Generierung Belegungsplan Antwort verfassen Brief / Korrespondenz anzeigen / suchen Fragt an Antwort durch Tourismusbüro Korrespondenz des Büros anzeigen / suchen Status setzen Online Ortsanfragen Ortshomepage Beliebige Homepage mit RzK-Pool-Anfrage Mailgateway für Import von anderen Plattformen Offline Ortsanfragen Telefon Fax Brief Online Übernahme in Echtzeit Eingabe durch Tourismusbüro Anfragenpool / Allgemeine Datenbank Anfrage kopieren Anfrage übergeben Private Offline Anfragen Telefon Fax Brief Anfrage eingeben Private Datenbank Online Übernahme in Echtzeit Private Online Anfrage Private Homepage Ortshomepage Import von: FeWo-Direkt.de Tourist-Online.de Tiscover Tourismusassistent Fragt an

3 Korrespondenz-Manager Korrespondenz per Mausklick! Mit Hilfe des Korrespondenz-Managers können Sie s und Briefe praktisch per Mausklick versenden. Dazu legen Sie einmalig verschiedene Textvorlagen an, die dann vom RzK-Net automatisch an den jeweiligen Gast oder Interessenten angepasst werden. Auf diese Weise fühlt sich jeder Gast persönlich angesprochen und Sie haben fast keinen Aufwand! Dies ermöglicht es insbesondere Ferienwohnungen und Ferienhäusern ihre Angebote attraktiver zu gestalten, da sie so in der Lage sind neben ihrem Haus auch die Angebote des Ortes mit anzubieten. Das hebt Sie von der Masse ab und garantiert eine höhere Buchungsquote! Aktive Elemente einer Textvorlage: Sämtliche Felder aus der Anfragenkartei (Anrede, Name, Zeitraum ). Automatische Preisberechnung anhand einer Preistabelle. Beliebige Berechnungen mit Zahlen oder Daten. Angebotene Pauschalen während des Reisezeitraumes. Wochenprogramm Ihres Ortes i während des Reisezeitraumes. Antwort-link: Web Link, der dem Gast erlaubt zu antworten und Daten zu ergänzen. Absage-link: Web Link über den der Gast seine an Sie gesendete Anfrage in den Anfragenpool ii übergeben kann. Korrespondenz-Manager mit -Briefpapier. Mietverträge, Rechnungen Neben Angeboten lassen sich auch Mietverträge, Reservierungsbestätigungen und Rechnungen erstellen. Online Erstellung von PDF Dokumenten Über die PDF Funktion können sämtliche Dokumente auch als PDF Anlage versendet werden. Beispiel einer Buchungsbestätigung Bilder und -Briefpapiere Durch das Einfügen von Bildern in die Textvorlagen und anpassbare -Briefpapiere wird Ihr Angebot noch attraktiver und hebt Sie von der Masse ab! Die Bilder wirken sich dabei nicht negativ auf die Abruf-Dauer der s für den Gast aus, da sie wahlweise direkt vom RzK-Net Server geladen werden können. Einfügen von Veranstaltungen In die s können die zur angefragten Zeit angebotenen Veranstaltungen Ihres Ortes iii automatisch eingefügt werden. Beispiel für eine Rechnung

4 Zimmerplan: RoomRack Online Der Zimmerplan ermöglicht Ihnen eine hervorragende Übersicht über Ihre Buchungen und Angebote. Je nach Buchungsfortschritt werden die Buchungen verschiedenfarbig dargestellt. Freimeldung: Mit Hilfe des Zimmerplanes wird im Hintergrund automatisch Ihre Freimeldung ständig auf dem neusten Stand gehalten. Funktionen: Darstellung von Buchungen, Anfragen, Angeboten und Wiedervorlagen in einem Plan. So haben Sie den perfekten Überblick! Hinzufügen, Ändern und Entfernen von Buchungen direkt über den Plan. Erstellung von Zimmerplänen beliebiger Zeiträume. Druck von Zimmerplänen inklusive Gästeliste mit allen wichtigen Daten zu den Buchungen. So sind Sie auch offline immer Up to Date! Ständige Statistik über Auslastung und Vollbelegstage. Funktionen: Freimeldung von einzelnen Zimmern oder Kategorien. Verfügbarkeitskalender für Ihre private Homepage (Homepage Tools). Freimeldung an Ihren Tourismusverband automatisch iv oder über . Freimeldung für Sie selbst: Bei jeder Anfrage wird angezeigt, welche Zimmer Sie zur gewünschten Zeit noch frei haben. Optionale Freimeldung an Online Buchungssysteme mit entsprechenden Schnittstellen.

5 RzK-Net Homepage Tools Die RzK-Net Homepage Tools decken alle buchungsrelevanten Informationen für den Gast ab. So wird Ihre private Homepage zur optimierten E-Commerce Plattform. Zusätzlich können die Homepage Tools in die Plattform Ihres Tourismusverbandes oder Ihrer Kooperation integriert werden. Bestandteile: 2-Stufiges Anfrage-/ Buchungsformular Call-Back-Formular Verfügbarkeitskalender Suche nach freien Einheiten / Betrieben Preis- Übersicht oder Preis- Rechner Informationsseiten zu Ihren Kategorien Photo-Album Pauschalen Newsletter An- und Abmeldung Verfügbarkeitskalender als PopUp 1. Stufe des optimierten Anfrageformulares Photo-Album im Homepage Layout Wartung / Änderung der Inhalte: Alle Inhalte der Homepage Tools können jederzeit über das RzK-Net gewartet werden und ermöglichen Ihnen so ständige Änderungen und stets aktuelle Informationen für den Gast. Einbindung in Ihre Homepage Die Homepage Tools können per PopUp, Framing oder Server Side Include in Ihre Homepage integriert werden. Zur leichten Integration wird ein HTML Code Assistent angeboten. Das Design kann pro Betrieb angepasst werden. 2. Stufe des optimierten Anfrageformulares

6 Anfragen-Pool: Im Anfragenpool werden Anfragen an den Tourismusverband oder Ihre Kooperation gespeichert. Die jeweils passenden Betriebe haben Zugriff auf die Anfragen und können sie beantworten. Es kann pro Anfrage vom Gast eine Grenze festgelegt werden, wie viele Angebote er erhalten möchte. Ist die Anzahl der Bearbeitungen überschritten, wird die Anfrage nicht mehr angezeigt. Der Gesamteffekt der Werbe-Maßnahmen wird zu weitaus mehr als die Summe seiner Einzelteile! Das RzK-Net bietet seit 1999 einen Anfragenpool und ist damit ein absoluter Pionier im Bereich der Anfragenpool Systeme. Die mittlerweile 6-jährige Erfahrung und ständige Weiterentwicklung in Zusammenarbeit mit den Betrieben garantiert eine effiziente Beantwortung der Anfragen und maximalen Service für den Gast. Im Gegensatz zu anderen Pool Anbietern unterstützt das RzK-Net daher die Anbieter aktiv bei der Beantwortung: Sie haben bei jeder Anfrage ständig im Blick welche Zimmer Sie zur angefragten Zeit noch frei haben. Sie können mit nur einem Klick ein persönliches Angebot versenden. Durch ansprechende - Briefpapiere und die Einbindung von Sekundärinformationen wie Pauschalen und Wochenprogrammen gestalten Sie Ihre Angebote ohne Mehraufwand noch attraktiver und erhöhen somit Ihre Buchungsquote. Absagenverwaltung: Wenn ein Betrieb an einen Gast, der bei ihm privat angefragt hat, eine Absage sendet, kann der Gast die an den Betrieb gesendete Anfrage komfortabel in den Anfragenpool stellen. Auf diese Weise wird folgendes möglich: Egal wie ein Gast einen Betrieb gefunden hat: Im Falle einer Absage kann der Gast seine Anfrage immer in den Pool stellen und ein anderer Betrieb der Kooperation kann zum Zug kommen. Dies ermöglicht einen echten Turbo-Effekt für die Werbe-Aktivitäten aller Mitglieder der Kooperation! Beispiel einer Absage- mit Absage-Link Warum ein Anfragenpool? Neben einer Online Buchung oder der Suche nach freien Unterkünften haben Anfragen- Pool-Systeme einen festen Platz in einer erfolgreichen Online Präsentation einer Kooperation oder eines Tourismusverbandes. Ein Anfragenpool ist ein Intranet über das die Betriebe allgemeine Anfragen von Gästen einsehen können. Gerade im Bereich der Individual-Reisen reichen oft die bereitgestellten Informationen von Online- Buchungssystemen nicht aus, um den Gast zu überzeugen, da nicht all seine Fragen und Wünsche beantwortet werden können. Entweder sind die notwendigen Informationen im Buchungssystem nicht vorhanden, oder können vom Gast nicht einfach genug abgerufen werden. Dies wird zu einem echten Hinderungsgrund für den Gast, wodurch es zu keiner Online- Buchung kommt. Dazu kommt, dass die Gäste in vielen Fällen noch keine feste Vorstellung haben und gerne eine Beratung für Ihren Urlaub in Anspruch nehmen. So ist festzustellen, dass in einem Pool zumeist mehrere Kategorien angefragt werden. In dieser Situation kann jeder Betrieb punkten, der den Gast überzeugen kann, dass er für ihn persönlich das richtige Angebot hat.

7 Insbesondere Betriebe, die ein individuelles Angebot, aber keine 4-Sterne Standards bieten, profitieren stark von einem Pool, da Ihre Leistungen nicht in eine bestimmte formale Kategorie gepresst werden können. Dazu kommt, dass der Gast nur bucht, wenn er durch die bereitgestellten Informationen genügend Vertrauen zum jeweiligen Betrieb hat schließlich geht es um die Planung der schönsten Zeit des Jahres. Dies kann durch eine rein virtuelle Begegnung im Internet in vielen Fällen nicht hergestellt werden. Auf der anderen Seite lassen sich derartige Zweifel durch eine kurze persönliche oder einen Rückruf des Anbieters meist sofort aus dem Weg Räumen. Beispiele von Anfragen aus einem Pool, die anders nur schwer oder unzureichend beantwortet werden können: Wir benötigen 2 Zimmer, eins für die Eltern und eins für die Kinder. Die Zimmer sollten unbedingt gegenüber liegen. Für das 3-Jährige benötigen wir einen Kinderskikurs Haben Sie Erfahrungen mit Kinderskikursen für Kinder in diesem Alter? Mein Mann ist 2,03 Meter groß. Wir suchen daher ein Ferienhaus oder eine Ferienwohnung mit ausreichend langen Betten... Wir suchen für 3 Erwachsene und 5 Kinder Alter der Kinder 9j 9j 10j 12j 14 j Kategorie egal... einzige Bedingung wäre ein größerer Esstisch, an dem alle Personen Platz finden...beide Kinder sind Allergiekinder. (Milben, Milcheiweiß, Pollen.).. Anfragen ohne genaue Kategorisierung: Der Gast möchte beraten werden. Die Beispiele zeigen, wie wichtig es ist, dem Gast eine direkte Anfragemöglichkeit zu geben und sich nicht nur hinter einem Online- Buchungssystem zu verstecken. Eine Lösung wäre die Beantwortung dieser Anfragen durch das Tourismusbüro. Aber auch dieses verfügt in der Regel bestenfalls über die Informationen des Online- Reservierungssystems und kann auf diese Anfragen somit nicht wirklich qualifiziert antworten, was wiederum ein Hinderungsgrund für eine Buchung darstellt. Es darf auch nicht Aufgabe des Tourismusbüros sein für derartige Anfragen ständig die Betriebe anzurufen, um sie nach den entsprechenden Informationen zu fragen. Daher sind nun die Betriebe selbst gefragt: Sie können durch persönliche, auf den Gast zugeschnittene Angebote punkten. Das RzK-Net unterstützt und automatisiert diese Arbeit für jeden Betrieb und sorgt so für eine optimale Kommunikation zwischen Gast, Gastwirt und Ihrer Kooperation. Systemanforderungen: Internet Zugang Mindestens ISDN Geschwindigkeit wird empfohlen. Microsoft Internet Explorer ab Version 6 oder aktuelle Versionen von Mozilla, Firefox, und Netscape. Der Internet Explorer wird empfohlen. Farbdrucker für den Druck von Zimmerplänen. Bildschirmauflösung von mindestens 1024*768 Pixeln mit mindestens 16Bit Farbtiefe. i Bei entsprechenden Schnittstellen zum Veranstaltungskalender der Kooperation oder des Tourismusverbandes (TVB). ii Wenn die Kooperation oder der TVB den RzK-Net Anfragenpool verwendet. iii Bei entsprechenden Schnittstellen zum Veranstaltungskalender des TVB. iv Je nach Schnittstellen des TVB. Selbstverständlich müssen die Fragen des Gastes dann aber auch ernst genommen werden. Nichts ist schlimmer, als ein Gast, der sich schon vor der Buchung nicht ernst genommen fühlt! Was wird er dann von seinem Urlaub erwarten?