Vortrag zum Thema SAP-Archivierung beim SAP-Arbeitskreis Franken. Gerhard Oberniedermaier

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1 Vortrag zum Thema SAP-Archivierung beim SAP-Arbeitskreis Franken Gerhard Oberniedermaier

2 Vorstellung Gerhard Oberniedermaier Studium der Betriebswirtschaftslehre SAP-Erfahrung seit 1994 SAP-Berater seit 1997; zertifiziert in den SAP Logistikmodulen Projekterfahrung in der SAP-Archivierung seit 1999 seit SAP-Release 3.1 bis zum aktuellen Release Tätigkeitsschwerpunkte sind u.a. Konzeption und Implementierung von rechtssicheren SAP Archivierungsprojekten Umsetzung der Vorschriften der GDPdU / GObD im Vorfeld digitaler Betriebsprüfungen sowie Betreuung und Unterstützung während der digitalen Betriebsprüfung Lohnsteuerprüfungen Umsatzsteuerprüfungen Zollprüfungen etc. Betrieb und Betreuung von produktiven SAP-Archivierungsumgebungen Gerhard Oberniedermaier Page 2

3 Durchführung von SAP Archivierungsprojekten gemäß den Anforderungen der GDPdU / GObD

4 Themen / Agenda 1. Was ist eine SAP Datenarchivierung? i 2. Ziel der SAP Datenarchivierung 3. Voraussetzung zur SAP Datenarchivierung 4. SAP Datenarchivierung im Detail 5. SAP Datenarchivierung Projektvorgehen 6. Business Case aus der Praxis Gerhard Oberniedermaier Page 4

5 Was ist eine SAP Datenarchivierung? Die SAP Datenarchivierung verlagert betriebswirtschaftlich abgeschlossene Buchungsbelege nach Ablauf einer hinterlegten Mindestverweildauer in revisionssicheres externes Archivsystem Konsequenz der archivierte Belege ist weiterhin vorhanden; lediglich der Speicherort des Belegs hat sich verändert der archivierte Beleg ist jederzeit im Zugriff die gewohnten Standardzugriffstransaktion funktionieren in den meisten Fällen Alternativzugriffstransaktionen sind vorhanden Belegflussketten bleiben erhalten der archivierte Beleg kann nicht mehr geändert werden Gesetzliche Vorschriften wie GOB/s, GObD, GDPdU etc. werden durch die Archivierung nicht verletzt Gerhard Oberniedermaier Page 5

6 Warum SAP Datenarchivierung? Performance Datenbank Handling Backup / Recovery DB-Reorganisation Antwortzeiten Datenbankgröße / Datenbankwachstum Datenbank hat eine kritische Größe erreicht Speicherplatzprobleme Im Vorfeld einer Unicodeumstellung Im Vorfeld eines Release - Wechsel Aufräumen Alte bzw. nicht mehr gültige Daten im System Rechtliche Gründe Steuerprüfer Nachweispflicht Gerhard Oberniedermaier Page 6

7 Auswirkungen des DB-Wachstums Antwortzeiten werden länger Suchzeiten werden länger Reporting-Laufzeit wird länger Speicherplatzprobleme Backup-Zeiten verlängern sich Zeitfenster für die Wartung werden kleiner Datenbank-Handling wird erschwert Gerhard Oberniedermaier Page 7

8 SAP Datenarchivierung Ziele und Effekte Kontrolliertes Datenbankwachstum von Anwendungsdaten Tools im SAP Standard Transparenter Zugriff Hohe Sicherheit vor Online-Archivierung enthalten auf archivierte Daten Datenverlust mit SAP Standard Komprimierung Automatische Konvertierung alter Archivdateien Anschluß an optische Archive (Easy, Saperion, etc.) Gerhard Oberniedermaier Page 8

9 Ablauf der Datenarchivierung Wie läuft die R/3-Datenarchivierung auf Systemseite eigentlich ab? Gerhard Oberniedermaier Page 9

10 SAP Datenarchivierung im Detail Das Archivierungsobjekt 1.Definiert, was archiviert wird und wie. 2. weiß, welche Datenbankobjekte ein komplettes Business-Objekt beschreiben. 3.Überprüft betriebswirtschaftliche Abhängigkeiten von Business-Objekten. 4.Technisch: Sammlung von Programmen, etc Gerhard Oberniedermaier Page 10

11 SAP Datenarchivierung im Detail Das Archivierungsobjekt Das Archivierungsobjekt: Beispiel FI_DOCUMNT Programme zum Erzeugen von Archivdateien Löschen von Finanzbuchhaltungsbelegen Zurückladen von Finanzbuchhaltungsbelegen Analysieren von Finanzbuchhaltungsbelegen Erzeugen eines Indexes für Finanzbuchhaltungsbelege b l Verwalten von Archivdateien Gerhard Oberniedermaier Page 11

12 SAP Datenarchivierung im Detail Anforderungen Betrieblich Anforderungen Rechtlich FI IT... Integration in Anwendungen Direkter Zugriff Auswertungen Gerhard Oberniedermaier Page 12

13 SAP Datenarchivierung im Detail Anforderungen Betrieblich Anforderungen Rechtlich FI IT... Performance Unabhängigkeit von... Datenbankversion, R/3-Release Customizing Version der Hardware (Codepage / Numerisches Format) Gerhard Oberniedermaier Page 13

14 SAP Datenarchivierung im Detail Anforderungen Betrieblich Anforderungen Rechtlich FI IT... Revisionsfähigkeit Finanzbehörden Wirtschaftsprüfer Nachweisbarkeit/Dokumentation Produkthaftung DIN ISO Gerhard Oberniedermaier Page 14

15 SAP Datenarchivierung im Detail Zugriffsmethodiken Der archivierte Beleg kann jederzeit zugegriffen werden Folgende Zugriffsmöglichkeiten stehen abhängig vom Archivierungsobjekt zur Verfügung Einzelbelegzugriff mit Standardtransaktion SAP Archivinformationssystem Document Relationship Browser Technische Sicht Gerhard Oberniedermaier Page 15

16 SAP Datenarchivierung im SAP-System Abhängigkeiten und Bedingungen Die SAP Datenarchivierung basiert auf folgenden Bedingungen Belege müssen betriebswirtschaftlich abgeschlossen sein (Statusprüfung) Belege müssen in festgelegter Reihenfolge archiviert werden (Vorgabe durch SAP!!) Belege werden aufgrund systemseitiger Abhängigkeitsprüfungen erst nach Einhaltung der Reihenfolgevorgabe e o gabe archivierbar Gerhard Oberniedermaier Page 16

17 SAP Datenarchivierung im SAP-System Abhängigkeiten und Bedingungen Belege müssen in einer festgelegten Reihenfolge archiviert werden (Vorgabe durch SAP!) Beispiel: Abhängigkeiten in SD und PP: SD_VTTK RV_LIKP SD_VBRK SD_VBAK PP_ORDER SD-Transporte SD-Lieferungen SD-Fakturen SD-Aufträge PP-Aufträge Auswirkungen einer nicht erfolgten Archivierung von SD-Aufträgen Folgende Belege können dann nicht bzw. unzureichend archiviert werden: PP-Fertigungsaufträge PP-Fertigungsrückmeldungen Gerhard Oberniedermaier Page 17

18 SAP Datenarchivierung im SAP-System Abhängigkeiten und Bedingungen Folgende Vorgehensweise ist je Archivierungsobjekt sinnvoll: Fachbereich XX Analyse und Vorbereitung Workshop Erster gemein- Review der Zweiter gemeinsamer Workshop Workshopunterlagesamer Workshop mit Fachbereich mit Fachbereich Ziel: Ziel: - Ergebnisse - finale Testen der Archi- Abnahme! - eventuelle Abnahme vierung auf Q01 und Abnahmevorbereitung Produktive Archivierung i auf P01 Team Archivierung Workshop am xx.xx.xx Workshop am xx.xx.xx Gerhard Oberniedermaier Page 18

19 Durchführung eines Datenarchivierungsprojekts Gerhard Oberniedermaier Page 19

20 SAP Datenarchivierung im SAP-System Projektvorgehen Analyse DB-Analyse Prozeß- analyse I Finden der Archivierungsobjekte Prozeßanalyse II (Anforderungen) Aufstellung der einsetzbaren Archivierungsobjekte mit Anforderungen Archivierungs- konzept De sign Abhängigkeiten Reihenfolge Aufbewahrungsfristen Zugriffsmethoden Berechtigungen technisch Archivserverdimensionierung Logische Archive Austauschverzeichn. betriebswirtschaftlich Gerhard Oberniedermaier Page 20

21 SAP Datenarchivierung im SAP-System Projektvorgehen Drucklisten, Reports, AS Installation ARCHIV-System Funktions- test Verif fikation Customizing OSS-Hinw. Zugriffstest Prozeßdokumentation Entwicklung Massentest Im mplement tatierungs- pla an Gerhard Oberniedermaier Page 21

22 SAP Datenarchivierung im SAP-System Projektvorgehen Implemen ntierung Benutzerschulung Initialer Archivierungslauf Transporte Ef Erfolgskontrolle ll Going Live Gerhard Oberniedermaier Page 22

23 BUSINESS CASE aus Projekt Ermittlung des Archivierungs- und Einsparpotenzials der SAP Ermittlung des Archivierungs und Einsparpotenzials der SAP Datenarchivierung als Entscheidungsgrundlage (Ansatz bis einschließlich Geschäftsjahr 2012)

24 Business Case Ausgangssituation im produktiven SAP-System Mit Archivierung i Ohne Archivierung 12,900 6, Gerhard Oberniedermaier Page 24

25 Business Case Fragestellung: Lohnt sich die Archivierung mit folgenden Objekten finanziell? Zur Performancesteigerung auf dem produktiven SAP System wurden folgende SAP Archivierungsobjekte i identifiziert: i t - BC_DBLOGS Archivierung von Änderungen an Customizing-Tabellen - CO_ML_BEL Belege Material-Ledger (MLHD/IT/PP/PPF/CR/CRF/CRP) - CO_ML_IDX Indexeinträge Belege zum Material: Material Ledger - COPA1_ L001 COPA kalk. - Ergebnisobjekte, Ergebnisbereich L001 - COPAC_L001 COPA kalk. Ergebnisobjekte, Ergebnisbereich L001 - CO_COPC Archivierung Erzeugniskalkulationsdaten - CO_COSTCTR Kostenstellenstammdaten - EC_PCA_ITM Profit-Center-Rechnung: Ist- und Planeinzelposten - FI_SL_DATA FI Spezielle Ledger: Summen- und Einzelposten - FI_DOCUMNT Finanzbuchhaltungsbelege Gerhard Oberniedermaier Page 25

26 Business Case Exemplarisches Archivierungsobjekt COPA1_L001 ExemplarischesArchivierungsobjekt COPA1_L001 20/06/2015 Footer Page 26

27 Business Case Exemplarisches Archivierungsobjekt COPA1_L001 Gesamtarchivierungspotenzial des Archivierungsobjektes COPA1_L001 in Megabyte Tabellen Indizes Gesamt: MB 20/06/2015 Gerhard Oberniedermaier Page 27

28 Business Case Exemplarisches Archivierungsobjekt COPA1_L001 40,00% 35,00% 30,00% Archivierungspotenzial bis einschließlich ,44 % = MB 36,28% 25,00% 21,25% 22,55% 20,00% Prozent 15,00% 13,99% 10,00% 5,00% 0,00% 4,71% 0,00% 0,01% 0,00% 0,00% 0,00% 0,02% 1,17% 0,02% /06/2015 Gerhard Oberniedermaier Page 28

29 Business Case Archivierungspotential bei Archivierung bis einschließlich GJ 2012 Archivierungsobjekt Gesamtpotenzial in Megabyte BC_DBLOGS CO_ML_BEL CO_ML_IDX COPA1_L COPAC_L CO_COPCCOPC CO_COSTCTR EC_PCA_ITM FI_SL_DATA FI_DOCUMNT Archivierungspotenzial bis einschl (MB) SUMME /06/2015 Gerhard Oberniedermaier Page 29

30 Business Case Kosteneinsparung bei Archivierung bis einschließlich GJ 2012 Kosteneinsparung pro Monat bei Archivierung bis einschließlich 2012: Archivierungsobjekt Kosteneinsparung Entwicklungs- und Testsystem (1GB = 2*0 30 /Monat) Kosteneinsparung Produktivsystem (1GB = 1 /Monat) Kosteneinsparung gesamt im Monat bei Archivierung bis einschl 2012 (1GB = 1,60 ) 20,30 /Monat) einschl (1GB = BC_DBLOGS 35,17 58,62 93,79 CO_ML_BEL 113,08 188,47 301,55 CO_ML_IDX 27,11 45,19 72,30 COPA1_L ,86 233,10 372,96 COPAC_L001 39,48 65,80 105,27 CO_COPC 139,13 231,88 371,01 CO_COSTCTR 254,53 424,21 678,74 EC_PCA_ITM 200,64 334,40 535,04 FI_SL_DATA 312,16 520,27 832,43 FI_DOCUMNT 240,28 400,47 640,75 SUMME 1.501, , ,84 20/06/2015 Gerhard Oberniedermaier Page 30

31 Business Case Projektkosten vs. Einsparungen Kosten Betrag Einsparungen Betrag Fachbereiche: 15 MT intern Speicherkosten für BCC Admin.: 10 MT intern P01, Q01 und E01 pro Jahr Externer Berater: 30 MT Performance! Reise-& sonstige Kosten Datenbank-Reorganisation SUMME SUMME p.a Fazit: schon nach ca. einem Jahr hat sich das Projekt rentiert! Abzüglich der eh-da -Kosten schon früher! 20/06/2015 Gerhard Oberniedermaier Page 31

32 Business Case Projekt wurde genehmigt! Task Feb Mar Apr May Jun Jul Aug Sep Oct Nov Dec Konzeption Testobjekte im Q01 erstellen Kickoff mit Fachbereichen Tests durch Fachbereiche Approval durch Fachbereiche Produktivsetzung 20/06/2015 Gerhard Oberniedermaier Page 32

33 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Kontaktdaten: Gerhard Oberniedermaier online de mobil: Gerhard Oberniedermaier Page 33