Ganzheitliches Produktstammdatenmanagement

Transkript

1 Ganzheitliches Produktstammdatenmanagement

2 Willkommen bei Systrion Die Systrion AG ist auf die Themen Stammdatenmanagement, Data-Quality-Management und Enterprise Application Integration spezialisiert. Unser Angebot umfasst Beratung, sowie mit fuzzit und synfoxx auch Softwarelösungen, die in einem SaaS-Modell genutzt werden können. Die Systrion AG verfügt über langjährige Erfahrung in der Lebensmittel-, Konsumgüter- und technischen Industrie.

3 Vielfalt ist schön Aber bitte nicht bei Ihren Produktstammdaten 01 Produktstammdaten bilden die Grundlage eines Großteils der Geschäftsprozesse in IT-Systemen. Verspätet oder in mangelnder Qualität bereitgestellte Produktstammdaten führen daher oft zu Problemen im operativen Geschäft. Kommen durch Expansion weitere Geschäftszweige oder Niederlassungen hinzu, steigen die Anforderungen an interne und externe Geschäftsprozesse. Typische Probleme... Nicht klar geregelte Zuständigkeiten für die Stammdatenpflege Fragmentierung von Stammdaten und den dazugehörigen Pflegeprozessen Verspätet zur Verfügung gestellte Stammdaten Unterschiedliche Versionen derselben Stammdaten Nicht erkannte Fehler bei Datenerfassung oder -übertragung Unbekannter Status der Datenqualität... und die Folgen im täglichen Geschäft Hohe Prozesskosten verursacht durch manuellen Zusatzaufwand und Doppelarbeit Wettbewerbsnachteile durch Verzögerungen in der Produktentwicklung (Time-to-Market) Probleme bei Vertrieb, Planung, Auslieferung und Rechnungsstellung Zu hohe oder zu niedrige Bestände Eingeschränkte Auskunftsfähigkeit gegenüber Geschäftspartnern und Endkunden Unzufriedene Geschäftspartner und Zunahme von Reklamationen Falsche Entscheidungen durch unzuverlässiges Business-Reporting aufgrund mangelhafter Stammdaten

4 02 Die umfassende Lösung für Ihr Stammdatenmanagement Die Lösung im Bereich Produktstammdaten heißt synfoxx /p. Ihre Stammdatenprozesse werden vollständig abgebildet und überwacht, Ihre Daten werden regelmäßig überprüft und sind jederzeit für Ihre Anwender und Geschäftspartner zugänglich auch mobil.

5 Komplexe Daten. Einfache Lösung synfoxx /p passt sich den Geschäftsprozessen an, nicht umgekehrt. Das System wächst mit neuen Herausforderungen, ist in hohem Maße konfigurierbar und mehrsprachig. Mit synfoxx /p werden Ihre Produktstammdaten in bester Qualität zeitnah generiert und verfügbar gemacht. synfoxx /p kann sowohl die Rolle des führenden Stammdatensystems übernehmen (Central Master Data Repository) als auch ergänzend neben anderen Systemen arbeiten. In beiden Fällen wird die Integration aller beteiligten Systeme gewährleistet. 03 Massive Einsparungen. Gesteigerte Effizienz Zentrale Produkstammdatenverwaltung Sichere Stammdatenversorgung von Geschäftspartnern Zuverlässige Anbindung von Datenpools (z. B. 1WorldSync ) für Datenim- und export Exzellente und überprüfbare Datenqualität durch frei definierbare und automatische Datenprüfungen Einbindung von Kunden und Lieferanten über Portale Integriertes Reporting für Stammdaten und Stammdatenprozesse Signifikante Reduzierung der Time-to-Market-Werte Unterstützung von Compliance- Anforderungen ( z. B. LMIV ) Die wichtigsten Funktionen. Auf einen Blick Umfangreiche Funktionen, einfach über einen Browser zu bedienen Datenaustausch/Integration mit beliebigen Systemen (u. a. ERP, CRM, QS,...) Konfigurierbare Workflows für alle Stammdatenprozesse Automatische Erzeugung von Artikelpässen, Preislisten und Katalogen Data-Quality-Management Media Asset Management für Zertifikate, Abbildungen, Videos, etc. Mehrsprachigkeit für Oberfläche und Daten Berechtigungssystem Spezielle Oberfläche für mobile Endgeräte (z. B. Tablets und Smartphones) Erzeugung von QR-Codes und Webseiten für die Produkte Nutzung von Fuzzy-Technologie für Dublettenchecks und Suchfunktionen Data Quality Gates für kontrollierte Weitergabe von Stammdaten Schnittstellen Integrierte Middleware-Technologie Datenschnittstellen für die Anbindung Ihrer vorhandenen Anwendungen: SAP Microsoft Dynamics Legacy-Anwendungen Import/Export-Möglichkeit von CSVund XML-Dateien Übertragung zusätzlicher Anhänge (media assets), wie z. B. Produktabbildungen oder Zertifikate in verschiedenen Formaten (JPG, PDF, u. a.) Quality Gates zur Vermeidung fehlerhafter Übertragungen Zertifizierte Schnittstelle zu 1WorldSync

6 04 Verlässliche Produktstammdaten in der gesamten Master Data Supply Chain synfoxx /p konsolidiert alle Produktstammdaten an zentraler Stelle und ermöglicht dem Anwender einen einfachen und verlässlichen Zugriff Zentrale Verfügbarkeit Die Präsentation der Daten erfolgt genau in dem Umfang und in der Weise, wie vom Anwender benötigt synfoxx /p bildet den Single Point of Truth für die Produktstammdaten. Ist die Qualität der Daten nicht gesichert, erfolgt ein entsprechender Hinweis. Vielfältige, teilweise»unscharfe«suchalgorithmen beschleunigen das Auffinden von Informationen. Immer korrekt, immer konsistent In synfoxx /p können die vorhandenen Produktstammdaten um weitere Zusatzdaten ergänzt werden Dies ist in existierenden Systemen oft nicht vorgesehen. In synfoxx /p werden Zusatzdaten an zentraler Stelle für alle Anwender hinterlegt. Das Problem unterschiedlicher Versionen derselben Daten in verschiedenen Systemen gehört damit der Vergangenheit an. Deutliche und nachhaltige Erhöhung der Datenqualität Mit synfoxx /p wird Ihre Datenqualität messbar sie wird permanent im Hintergrund überwacht Dies geschieht vollautomatisch auf Grundlage vorher definierter Prüfroutinen. Die Datenprüfungen können in beliebiger Anzahl durch den Administrator eingerichtet werden. Vor ihrer Aktivierung werden sie in einem Simulationsmodus validiert. Datenqualitätsreporting Die Ergebnisse der Datenprüfungen werden in einem Datencube gespeichert Hier stehen sie für vielfältige Auswertungen zur Verfügung. Dieses Datenqualitäts-Reporting erlaubt es jederzeit, anhand definierbarer Kennzahlen (KPIs), Aussagen über den Zustand und auch die Entwicklung der Stammdatenqualität zu machen.

7 Durchschnittliche Datenqualität Datenqualität im Wochenvergleich 100,00% 95,00% 90,00% 85,00% 80,00% 75,00% 70,00% KW 25 KW 26 KW 27 KW 28 KW 29 KW 30 KW 31 KW 32 KW 33 KW 34 KW 35 KW 36 Datenqualität im Monatsvergleich 05 Durchschnittliche Datenqualität 100,00% 95,00% 90,00% 85,00% 80,00% 75,00% 70,00% Jan '14 Feb '14 Mrz '14 Apr '14 Mai '14 Jun '14 Jul '14 Aug '14 Sep '14 Okt '14 Nov '14 Dez '14 55 % 99,2 % Die Datenqualität wurde mit dem Einsatz von synfoxx /p von ca. 55 % auf 99,2 % gesteigert. Stammdatenprozesse mit Workflows abbilden Die Neuanlage und Änderungen von Produktstammdaten sind komplexe Prozesse Neuanlagen und Änderungen werden in synfoxx /p mithilfe individuell konfigurierbarer Workflows umgesetzt. In den einzelnen Dialogen können die Feldattribute nach Bedarf angepasst werden z. B. für die Steuerung von Mussfeldern. Mithilfe von Auswertungen können Schwachstellen in den Stammdatenprozessen identifiziert werden. Administratoren können jederzeit in laufende Workflow-Prozesse eingreifen. Saubere Daten von Anfang an Durch Suchalgorithmen, die auf Fuzzy-Logik basieren, lassen sich Dubletten bereits bei der Datenerfassung vermeiden Weiterhin können alle im System angelegten Datenprüfungen auch für die Workflows aktiviert werden. Dadurch werden Fehler bereits während der Dateneingabe aufgezeigt, d. h. bevor die neuen Stammdaten zum Einsatz kommen. So wird gewährleistet, dass eine einmal erreichte Datenqualität nicht durch erneute Falscheingaben wieder verschlechtert wird. Mithilfe der synfoxx /p-workflows sind die Daten von Beginn an korrekt (First Time right) und rechtzeitig verfügbar (Time-to-Market).

8 Master Data Lifecyle Stammdatenqualität beginnt schon bei der ersten Produktidee PRODUKTIDEE 06 Marketing Produktentwicklung Planung LAND 1 LAND 2 LAND 3 Controlling Vertrieb Technische Leitung Finanzen Finanzen Preisgenehmigung 1 Preisgenehmigung 1 Preisgenehmigung 1 Preisgenehmigung 2 Datencheck WEITERGABE AN EXTERNE GESCHÄFTSPARTNER 100 % vollständig 100 % Qualität

9 Stammdatenaustausch intern und extern Ein zuverlässiger Stammdatenaustausch (u. a. Artikelpässe) mit externen Partnern (Kunden, Lieferanten) sowie internen Partnern (andere Geschäftsbereiche) ist essentiell Auch für das Betreiben von Stammdatenportalen oder Produkt-Webseiten sind korrekte Informationen erforderlich. synfoxx /p kann sowohl die gängigen Schnittstellenformate als auch spezifische Anforderungen der Partner bedienen. Lieferanten können direkt in den Erfassungsprozess eingebunden werden und sind so in die Datenprüfungen nach Ihren Regeln integriert. Geprüfte Stammdaten werden über eine zertifizierte Schnittstelle an den Datenpool 1World- Sync zur Weitergabe an Ihre Kunden übertragen. Interne Anwendungen, wie z. B. ERP-, CRM-, QS oder Shopsysteme, können über die integrierte Middleware eingebunden werden. 07 Automatische Erstellung von Preislisten, Katalogen u. v. m. Die Erstellung komplexer Medien, wie Kataloge oder Preislisten, erfolgt in vielen Fällen noch immer manuell. synfoxx /p erlaubt eine weitgehende Automatisierung dieser Prozesse Der Aufbau der Dokumente basiert auf vordefinierten Layouts und kann vom Anwender frei konfiguriert werden. Hierzu zählen unter anderem die Auswahl der Produkte, deren Sortierung, Angaben zu Hierarchien und Texten. Die Druckobjekte können alle im System hinterlegten Daten, Produktabbildungen etc. beinhalten. Zudem können Änderungslisten erzeugt werden, die jeweils nur die aktuellen Updates zu einer bestehenden Dokumentenversion enthalten. Leistungsfähiges und aussagekräftiges Reportingmodul Anwender können Auswertungen über alle in synfoxx /p gespeicherten Daten erstellen. Z. B.: Analysen von Schwachstellen in den Stammdatenprozessen Entwicklung der durchschnittlichen Datenqualität pro Zeitraum Auswertung der definierten KPIs für Datenqualität und Workflow-Performance Auswertungen zum Product Lifecycle (aktive vs. inaktive Produkte) Zertifizierte 1WordSync-Schnittstelle Import und Export Verwaltung von Rückmeldungen Unterstützung aller Nachrichtentypen (CIC-Nachrichten) Handelszenario Download von GDSN-Daten und individuellen Datenprüfungen Verschiedene Zielmärkte Datenprüfungen mit automatisch Spezielle Workflows erzeugten CIC-Nachrichten Import von Artikelpässen GLN-bezogene Auswertungen Media Asset Management Dokumentarten für Produkte und Lieferanten Verwaltung von verschiedenen Dateiformaten Gültigkeitszeiträume Anbindung an Webshops 1WorldSync-Schnittstelle

10 808 Nur wenige Schritte zum optimalen Stammdatenmanagement Mit der Einführung von synfoxx /p schaffen Sie die Voraussetzungen für ein optimales Management Ihrer Produktstammdaten. Wie wir dabei vorgehen, erläutern wir Ihnen hier. 1 Beratung Wir ermitteln gemeinsam mit Ihnen Ihren Bedarf und identifizieren Effizienzpotentiale in Ihrer Stammdaten-Infrastruktur. 2 Analyse & Konfiguration Nach einer gründlichen Analyse Ihrer Geschäftsprozesse und ggf. vorhandener Probleme konfigurieren wir synfoxx /p gemäß Ihren Bedürfnissen und richten die benötigten Schnittstellen ein. 3 Beratung und Strategie Je nach Situation kann es für ein optimales Stammdatenmanagement sinnvoll sein, sich auch mit Ihrer Strategie und Organisation im Bereich Stammdaten zu beschäftigen. Auch dabei unterstützen wir Sie mit unserer langjährigen Erfahrung in Stammdatenprojekten gerne. 4 Implementierung und kontinuierlicher Service Einmal implementiert, führt synfoxx /p schnell zu einer nachhaltigen Verbesserung Ihrer Stammdatensituation. Als Kunde erhalten Sie als kontinuierliche Serviceleistungen von Systrion: Individuelle Funktionsanpassungen (im Rahmen Ihres Vertrages) Umfassende Einführung Ihrer Mitarbeiter in synfoxx /p Hervorragend ausgebildete Support- und Consulting-Mitarbeiter Kontinuierliche Software-Weiterentwicklungen und Update-Releases

11 Das Beste zum Schluss Das sagen unsere Kunden über synfoxx /p»das ist endlich eine Systemunterstützung für den gesamten Prozess [...]Ein so integriertes System wie synfoxx /p Reports zur Datenqualität und zu anstehenden ist mir bisher noch nirgendwo begegnet. Sortiments- und Preisänderungen. [...] Das Jahrelang haben wir die Artikeldaten für ist endlich eine Systemunterstützung für den unsere Kunden und die Preislisten mit hohem gesamten Prozess von der Dateneingabe bis manuellen Aufwand zusammengestellt und zum Output im benötigten Format.«hatten häufig Probleme mit der Datenqualität. Nun haben wir mit synfoxx /p einen kompletten Rainer Rusch Workflow für die Bearbeitung von Artikeldaten Customer Development Operations und Listenpreisen sowie umfangreiche Manager Unilever»Wir sind von der Leistungsfähigkeit der Lösung synfoxx /p sehr beeindruckt [...]Smart Data One hat sich für den Partner Leistungsfähigkeit der Lösung synfoxx /p sehr Systrion entschieden, um die enormen Datenmengen zu managen, Datenvalidierungen Systrion AG ist vorbildlich. [...]«beeindruckt und die Unterstützung durch die flexibel abzubilden sowie Prozesse zur Korrektur von Fehlern in Zusammenarbeit mit der Thomas Radziwill Industrie anzustoßen. Wir sind von der COO Smart Data One»Wir sind sehr zufrieden [...]Nach Evaluierung verschiedener Systemlösungen am Markt haben wir uns entschieden die Anbindungen an den Datenpool 1World- Sync gemeinsam mit der Systrion AG zu realisieren. Wir sind sehr zufrieden mit welcher Professionalität und vor allem in welch kurzer Zeit die Systrion AG uns bei unserem Vorhaben unterstützt hat. Rückblickend können wir sagen, dass wir sehr froh sind nun den ersten Schritt gemacht zu haben, um unseren Kunden Produktinformation via synfoxx /dpe zur Verfügung zu stellen.«jordi Gernaert IT Director Europe Dawn Foods

12 Systrion AG Flughafenstraße Hamburg Telefon: + 49 (0) Telefax: + 49 (0) V Systrion AG Alle Rechte vorbehalten. Systrion, Systrion AG, synfoxx und synfoxx /p sind Marken oder eingetragene Marken der Systrion AG in Deutschland und anderen Ländern weltweit. Alle anderen Namen von Produkten und Dienstleistungen sind Marken der jeweiligen Firmen. Die Angaben im Text sind unverbindlich und dienen lediglich zu Informationszwecken.