Das neue Arbeiten. Microsoft Offi ce Professional Enterprise Edition 2003.

Transkript

1 Das neue Arbeiten. Microsoft Offi ce Professional Enterprise Edition 2003.

2 Vorwort Microsoft Office System ist mehr als nur eine Gruppe von miteinander verknüpften Softwaretools. Es ist eine Plattform zur Steigerung der Produktivität. Die Software ist ideal geeignet, um Arbeitsabläufe zu automatisieren und die Mitarbeiterproduktivität zu erhöhen. John Parkinson, Chief Technology Officer, Capgemini

3 Inhalt 4 Visionen lassen ein Unternehmen entstehen. Ihre Verwirklichung bestehen. Die Anforderungen an die Arbeitsprozesse haben sich geändert. Für IT-Leiter 6 Wertvolle Informationen sichern den Erfolg. Geschützte den Wettbewerbsvorteil. Die Microsoft Offi ce Professional Enterprise Edition 2003 als Antwort auf die Anforderungen im Bereich Operations im Hinblick auf: 8 -Management 10 Vertragsmanagement 12 Microsoft Mendocino Für Vertriebsleiter 14 Eine schnelle Produktentwicklung verspricht Erfolg. Eine schnelle Einführung sichert ihn. Die Microsoft Offi ce Professional Enterprise Edition 2003 als Antwort auf die Anforderungen im Bereich Sales im Hinblick auf: 16 Automatisierte Angebotserstellung Für Finanzleiter 18 Reines Kostenmanagement spart Geld. Intelligentes schafft Unternehmenswert. Die Microsoft Offi ce Professional Enterprise Edition 2003 als Antwort auf die Anforderungen im Bereich Finance im Hinblick auf: 20 Sarbanes-Oxley Act 22 Business-Intelligenz für Finanzen 24 Reporting mit XBRL Für Personalleiter 26 Neue Ressourcen versprechen mehr Umsatz. Ihr intelligenter Einsatz mehr Gewinn. Die Microsoft Offi ce Professional Enterprise Edition 2003 als Antwort auf die Anforderungen im Bereich Human Resources im Hinblick auf: 28 Personalauswahl 30 Übersicht Microsoft Office System.

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5 Microsoft Office Professional Enterprise Edition 2003 Ihr Fenster in eine neue Welt des Arbeitens. Die Globalisierung und der zunehmende Wettbewerbs- und Kostendruck verlangen von Unter nehmen, Produkte immer schneller und kostengünstiger zu produzieren. Zur besseren Differenzierung ist deshalb immer mehr Wissensarbeit gefordert. Darüber hinaus sind neben der Effizienz im operativen Geschäft Ideen und innovative Lösungen der Mitarbeiter entscheidend für ein erfolgreiches Unternehmenswachstum. Somit sind eine Unternehmenskultur und ein technologisches Umfeld gefragt, die kreatives Denken, Produktivität, Kommunikation und Zusammenarbeit über alle Grenzen von Prozessen, Systemen und Unternehmen hinweg schnell und einfach fordern und fördern. Die Realität sieht aber oftmals anders aus: Die verwendete Software im Unternehmen trennt die Welten der Arbeitsplatz- und Geschäftsanwendungen anstatt sie zu verbinden. Die Kommunikation sowie das Erstellen und Speichern von vielen Inhalten erfolgt völlig getrennt von Arbeitsabläufen, Prozessen und Daten analysen. Für die Geschäftstätigkeiten sind jedoch der Zugang, die Analysen, der Informationsfluss und die Datentransaktionen über verschiedene Anwendungen und Systeme hinweg zwingend notwendig. Die Folge ist eine Vielzahl an manuellen Übertragungen, unkoordinierten Arbeitsabläufen und Prozessen sowie inkonsistenten Daten. Dazu kommen geringe Transparenz, suboptimale Entscheidungen, viel Zeit für das Suchen von Informationen und aufwändige Abstimmungen im Team. Und obwohl eine Flut von Daten und Informationen vorliegt, entsteht trotzdem ein Informationsdefizit, das mit einem Wissensvakuum einhergeht. Das wiederum beeinträchtigt die Produktivität jedes einzelnen Mitarbeiters erheblich und somit auch den Erfolg des Unternehmens. Eine neue Unternehmenssoftware kann hierbei Abhilfe schaffen. Eine Software, die nicht nur allen genannten Anforderungen gerecht wird, sondern neue Wege und Möglichkeiten der Zusammenarbeit ermöglicht: die Microsoft Office Professional Enterprise Edition Mit der Microsoft Office Professional Enterprise Edition 2003 steht Ihnen erstmals eine Software zur Verfügung, die alle Informationen, Prozesse und Systeme über alle Grenzen hinweg nahtlos für die Anwender integriert und arbeiten lässt. Das bedeutet für Sie: Schnellere Prozesse, höhere Transparenz, besseren Informationsfluss und Schutz vertraulicher Informationen. Bessere Zusammenarbeit im Team und über die Unternehmensgrenzen hinaus. Nahtlose Konvergenz von Kommunikation und Zusammenarbeit. Erfolgreiches Management von Projekten. Visualisierung und Planung von Geschäftsprozessen. Akzeptanz der Anwender durch eine vertraute Oberfläche. Diese Broschüre gibt Ihnen einen detaillierten Einblick in die Chancen und Möglichkeiten, die Ihnen dank der Microsoft Office Professional Enterprise Edition 2003 offen stehen. Darüber hinaus zeigt sie Ihnen Lösungsszenarien auf. Christoph Bischoff Direktor InformationWorker Business Microsoft Deutschland GmbH 3

6 Überblick Visionen lassen ein Unternehmen entstehen. Ihre Verwirklichung bestehen. Die Zeiten haben sich geändert. Die heutige schnelllebige Zeit verlangt nach neuen Anforderungen und Herangehensweisen an den Arbeitsalltag eines großen Unternehmens. Denn die Herausforderungen, die sich Unternehmen im Zuge der Globalisierung gegenüber sehen, können kaum fordernder sein: Der Return on Investment (ROI) rückt in den Mittelpunkt jeder Produktentwicklung und erhöht somit den Kostendruck. Die Konsumenten verlangen ständig nach innovativeren Produkten, wodurch die Produktzyklen stetig kürzer werden. Und auf Grund der vielen unterschiedlichen rechtlichen Vorschriften werden die Geschäftsprozesse immer komplizierter. Nicht zu vergessen die Informationsflut, die tagtäglich über uns hereinbricht und aus der die relevanten Inhalte herausgefiltert werden müssen. Die Antwort darauf sind oftmals Wissensinseln und heterogene IT-Lösungen, welche eine Unmenge an unstrukturierten Daten verursachen. Mitarbeiter arbeiten dadurch aneinander vorbei anstatt zusammen. Informationen gehen verloren. Unternehmensprozesse und -abläufe gestalten sich zusehend schwieriger. Die Mitarbeiterproduktivität im Vertrieb, Finanz- und Personal-Management oder IT-Bereich leidet darunter. Das betrifft nicht nur die Effizienz im operationalen Geschäft, das betrifft vor allem auch die Kreativität und Flexibilität seitens der Mitarbeiter. Es ist Zeit, etwas zu ändern. Somit sind neue Konzepte gefragt und Umstrukturierungen scheinen ein probates Mittel zu sein, die auftretenden Reibungsverluste in den Griff zu bekommen. Dabei wird ein Thema oftmals außer Acht gelassen: neue Unternehmenssoftware. Eine neue Software, die nicht nur allen genannten Anforderungen und Herausforderungen gerecht wird, sondern neue Wege und Möglichkeiten der Zusammenarbeit fordert und fördert. Eine Software wie die Microsoft Office Professional Enterprise Edition Die Microsoft Office Professional Enterprise Edition 2003 macht es erstmals für alle Mitarbeiter und Teams im Unternehmen möglich, aus einer vertrauten Oberfläche heraus die vielen Informationen in verschiedensten Dokumenten, Prozessen und Anwendungen sehr einfach und intuitiv in den richtigen Kontext zu stellen und zu nutzen. Somit reduziert sich der Aufwand für das Suchen von Informationen, für Abstimmungen im Team und für das Wechseln zwischen verschiedenen Anwendungen erheblich. Eine größere Effizienz und somit eine gesteigerte Produktivität sind die Folge. Dank der Microsoft Office Professional Enterprise Edition 2003 können bis zu 375 Stunden uneffektive Zeit jährlich pro Mitarbeiter eingespart werden*. Gleichzeitig bildet die vertraute Oberfläche der Microsoft Office-Anwendungen die Basis, um die Produktivität im Unternehmen um bis 50 % zu steigern*, die Kosten um 3 bis 5 % zu senken* und die Servicequalität gegenüber dem Kunden deutlich erhöhen zu können*. 4 * Quelle: Navigant Consulting Inc. Studie, Mai 2005

7 Mit der Microsoft Office Professional Enterprise Edition 2003 öffnen Sie das Fenster in eine neue Welt des Arbeitens. Stoßen Sie es auf und entdecken Sie neue Möglichkeiten, Ihr Unternehmen leistungsfähiger und effizienter zu gestalten. Entdecken Sie neue Möglichkeiten, Ihre Geschäftsprozesse einfach zu halten. Entdecken Sie neue Möglichkeiten, Ihr Unternehmen profitabler zu machen und Ihren Unternehmenswert zu steigern. Mehr Zeit haben für neue Visionen. Aber noch viel wichtiger, neben all den Vorteilen, die sie im Bezug auf reibungslose Unternehmensabläufe bietet, ist: Die Microsoft Office Professional Enterprise Edition 2003 schafft Ihnen auch mehr Freiräume für neue Ideen und Visionen. Schließlich optimiert sie in Ihrem Unternehmen die vier wichtigsten operativen Säulen für ein intelligentes und erfolgreiches Unternehmenswachstum und das gibt Ihnen die Möglichkeit, Ihr Unternehmen weiterzuentwickeln: Verkürzen Sie Time-to-Market-Zeiten Neue Produkte und Leistungen schneller auf den Markt bringen. Bessere Erfassung und Bedienung von Kundenbedürfnissen. Höhere Umsatzchancen durch verbessertes Angebotswesen. Optimieren Sie Prozesse Automatisieren von manuellen und auf Papier basierenden Prozessen. Abbau aufwändiger, administrativer Aufgaben. Beschleunigung bestehender Prozesse durch bessere Zusammenarbeit und Kommunikation. Machen Sie Unternehmensentscheidungen effektiver Einfache Auswertung aller Daten für die Erstellung professioneller Grundlagen. Transparenz über die wichtigen Kennziffern als Entscheidungsgrundlagen. Erstellung von Scoreboards als Entscheidungshilfe. Schützen Sie vertrauliche Informationen Schutz vertraulicher Informationen. Nachweis über die Einhaltung gesetzlicher Auflagen. 5

8 Für IT-Leiter Wertvolle Informationen sichern den Erfolg. Geschützte den Wettbewerbsvorteil. Wer suchet, der findet. Die Präsentation muss am nächsten Tag fertig sein und wichtige Dokumente mit ausschlaggebenden Informationen sind nicht auffindbar. Der Kollege aus dem Vertrieb wollte heute die Auftragsbestätigungen des vergangenen Quartals zusammenstellen, jetzt ist er krank und niemand kommt an das Dokument ran. Schon wieder einmal ist die Kapazität des -Postfachs erreicht, weil zehn neue Spam- s Dinge anpreisen, die kein Mensch braucht dabei müssten eigentlich jede Minute wichtige Dokumente per eintreffen. Arbeitsalltag in den Büros. Informationen ohne Ende -Management. Informationen sind zu einem unverzichtbaren Bestandteil des Lebens und des Alltags geworden privat wie beruflich. Vor allem beruflich. Tag für Tag werden die Mitarbeiter eines Unternehmens mit s und dadurch mit Informationen nur so überschüttet. Sie laufen Gefahr, in dieser Informationsflut regelgerecht unterzugehen. Und auf den ersten Blick ist es oftmals gar nicht möglich zu entscheiden, welche und somit welche Informationen wichtig sind und welche nicht. Das kann erst durch das Öffnen und Lesen der Mails bestimmt werden. Und das kostet mitunter sehr viel Zeit. Die Datenextraktion aus verschiedensten Systemen, die Suche nach Dokumenten, die Mehrfacherstellung gleicher Informationen, die Abstimmungsmeetings der Teams, das Löschen unerwünschter s und viele weitere Kleinigkeiten kosten Zeit. Und dem Unternehmen dadurch vor allem Geld. Denn auf Grund der großen Ineffektivität und unzureichenden Produktivität der Mitarbeiter werden Prozesse in die Länge gezogen, Entscheidungen verzögert, Abgabetermine nicht eingehalten. Treten diese Situationen häufiger oder gar permanent auf, wird es immer schwieriger, die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens zu sichern. Schließlich stehen Effizienz und Produktivität im direkten Zusammenhang mit dem Unternehmensergebnis. Wird beides nachhaltig beeinträchtigt, steigen die Risiken für das Unternehmen. Nicht nur dass Mitarbeiter auf diese Weise stark in ihrer Effizienz und Produktivität beeinträchtigt werden. Durch die permanente Aktualisierung des -Eingangs und dem damit verbundenen visuellen oder akustischen Hinweis werden sie von ihrer aktuellen Tätigkeit abgelenkt oder aus ihren Gedanken herausgerissen. Erhält der Mitarbeiter eine Mail mit Informationen von höchster Dringlichkeitsstufe für ein anderes Projekt, ist ein unkoordiniertes und somit zeitaufwändigeres Arbeiten die Folge. Sind es hingegen Spam- s, ist er erst einmal mit dem Löschen der unerwünschten Nachrichten beschäftigt. Dank neuer Funktionen im Microsoft Office Outlook 2003 benötigen Benutzer weniger Zeit für die Verwaltung ihrer s. Mehr auf Seite 8/9. Inhalte besser kennen und bewerten Vertragsmanagement. Wer Verträge abschließt, muss diese auch einhalten. So lautet das unter pacta sunt servanda bekannte Rechtsprinzip, das vor rund 2000 Jahren von den Römern entwickelt wurde und bis heute seine Gültigkeit hat. Wer dagegen verstößt, hat mit rechtlichen Konsequenzen oder wirtschaftlichen Nachteilen zu rechnen. Vor allem vor dem Hintergrund der Transparenz von Vertragsinhalten, die durch diverse gesetzliche Bestimmungen festgeschrieben sind, müssen sich CEOs und CFOs auf die Vertragsmanagement-Systeme verlassen können. Um die vertraglichen Situationen des Unternehmens besser einschätzen zu können, ist der Einsatz von elektronischen Mitteln für das Vertragsmanagement unverzichtbar. Zumal dadurch auch wesentlich einfacher und besser Chancen sowie Risiken, die sich aus den bestehenden Verträgen ergeben könnten, zu erkennen und zu bewerten sind. Ein System, das sämtliche Unternehmensverträge an einer zentralen Stelle bündelt und zudem Transparenz in die geschäftlichen Inhalte der Verträge bringt wie beispielsweise Produkte, Kunden und Lieferanten, Preise und Konditionen, sichert die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens. Mehr auf Seite 10/11. 6

9 Die Microsoft Office Professional Enterprise Edition 2003 erleichtert Ihnen und Ihren Mitarbeitern das Arbeiten um ein Vielfaches und steigert so die Effektivität und Produktivität. Ganz gleich, ob Sie Ihre s besser managen, Ihr Vertragsmanagement transparenter machen oder Ihre Entscheidungsprozesse strukturierter gestalten wollen. Entscheidungen schneller treffen Microsoft Office Mendocino. Verbessern Sie die Entscheidungsprozesse in Ihrem Unternehmen und ermöglichen Sie die Nutzung von SAP-Daten. Profitieren Sie dabei von den bewährten mysap ERP-Prozessen, die Sie aus den vertrauten Microsoft Office Professional Enterprise Edition 2003-Anwendungen heraus nutzen können. Für eine Erfolg versprechende Entwicklung eines Unternehmens ist die Möglichkeit, Entscheidungen nach bestem Wissen und Gewissen treffen zu können, ein unbedingtes Muss. Hierfür müssen die Entscheidungsprozesse im Unternehmen schnell, einfach und transparent sein. Das setzt voraus, dass alle relevanten Zahlen, Daten und Fakten zentral gespeichert werden können und auf Knopfdruck verfügbar sind. Ist dies nicht der Fall und sind die notwendigen Informationen über das gesamte Unternehmen verstreut, beeinträchtigt dies den Entscheidungsprozess erheblich. Dies wiederum kann sich nachhaltig auf die Situation und den Wert des Unternehmens auswirken. Gebündelte Informationen, klar strukturierte Daten und die nahtlose Integration von Kommunikation in die dokumentenbasierte Zusammenarbeit optimieren Entscheidungen und Prozesse. Dies ermöglicht das Einhalten von Auflagen und den Schutz von vertraulichen Informationen und ist somit Basis für die hohe Produktivität jedes einzelnen Mitarbeiters und den Teams im Unternehmen. Mehr auf Seite 12/13. 7

10 -Management Die Informationsflut nimmt zu. Die Anforderungen an die Unternehmen werden größer. Die Lösung ist einfach: Microsoft Office Professional Enterprise Edition Die Fakten sprechen eine eindeutige Sprache. Die Flut an Informationen, die tagtäglich über die Mitarbeiter eines Unternehmens via hereinbricht, verhindert ein konzentriertes und somit effizientes, produktives Arbeiten. Das kostet dem Mitarbeiter Zeit und dem Unternehmen Geld. Vor allem, wenn die Spam- s Trojaner, Würmer und Viren enthalten. Das ist nicht nur lästig, sondern stellt zudem ein erhöhtes Sicherheitsrisiko für das Unternehmen dar. Die Anforderungen sind klar definiert. Welche s gehören zu welchem Projekt? Welche s sind wichtig, welche nicht? Welche s enthalten Inhalte, die für das Unternehmen zur Gefahr werden könnten? Um den genannten Anforderungen gerecht und der damit verbundenen Informationsflut Herr werden zu können, ist eine Software gefragt, die mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigt. Die Lösung für alle Probleme und Anforderungen. Die Microsoft Office Professional Enterprise Edition 2003 versetzt die Mitarbeiter in die Lage, der täglichen Flut an Informationen Herr zu werden. Durch das perfekte Zusammenwirken des in ihr enthalten neuen, überarbeiteten Microsoft Office Outlook 2003 sowie des Microsoft Exchange Server 2003 lassen sich s schneller sortieren und zuordnen, Termine einfacher koordinieren und planen, klare Prioritäten in den täglichen Aufgaben setzen. Das alles steigert die Produktivität der Mitarbeiter und schafft Zeit für die wirklich wichtigen Dinge: Zentrale Stelle für s In Microsoft Office Outlook 2003 lassen sich s aus verschiedenen Konten beruflich, privat, webbasierend in einer Ansicht senden und empfangen. Informiert auf einen Blick Das Vorschaufenster in Microsoft Office Outlook 2003 können Sie nun so konfigurieren, dass es die ganze rechte Bildschirmhälfte einnimmt. Der auf diese Weise vergrößerte Bereich erspart in der Regel das Scrollen beim Lesen einer . Wichtige s schneller finden Mit dem Gruppieren nach Datum, Größe, Betreff, Wichtigkeit usw. können s sauber aufgeräumt und jederzeit schnell wieder gefunden werden. Übersichtlicher Posteingang Kennzeichnung der s nach Prioritäten. Entsprechend markierte Nachrichten erscheinen beispielsweise gesammelt im Ordner Zur Nachverfolgung, egal, wo sie vorher abgelegt wurden. Regeln und Benachrichtigungen Microsoft Office Outlook 2003 informiert per Kurzbenachrichtigung über eingehende s, auch wenn sich der Mitarbeiter gerade in einer anderen Anwendung befindet. Auch das Regelwerk lässt sich einfacher bedienen. So können Regeln nun beispielsweise auf Basis einer ausgewählten erstellt werden. 8

11 Der Mehrwert für Ihr Unternehmen: Dank der Microsoft Office Professional Enterprise Edition 2003 sparen Sie und Ihre Mitarbeiter bei der Organisation und Bearbeitung von s im Durchschnitt 14 Minuten pro Tag! Suche leicht gemacht Wiederkehrende Suchläufe speichern Mitarbeiter in Suchordnern. Damit bringen sie Struktur ins Postfach, ohne die Mails in Ordner sortieren zu müssen. Kalender, Kontakte und Aufgaben im Griff Der neue Navigationsbereich macht es leicht, zwischen Posteingang, Kalender oder Aufgaben hin und her zu wechseln. So entgeht den Mitarbeitern nichts, was sie für den erfolgreichen Abschluss der Projekte benötigen. Junk-Mails vermeiden Der neue Junk-Mail-Filter sorgt dafür, dass das Postfach nicht von unerwünschten s verstopft wird. Ein Finanzdienstleister hat durch Einsatz der Remotezugriffsfeatures von Microsoft Office Outlook 2003 seine Netzwerkkosten um US-Dollar jährlich gesenkt. Navigant Consulting Inc. Studie, Mai 2005 Die Vorteile auf einen Blick: zentrale Stelle für s informiert auf einen Blick wichtige s schneller finden übersichtlicher Posteingang Suche leicht gemacht Kalender, Kontakte und Aufgaben im Griff Junk-Mails vermeiden unerwünschte Anlagen blockieren effizientere und produktivere Mitarbeiter höhere Qualität der Arbeit Unerwünschte Anlagen blockieren Microsoft Office Outlook 2003 sperrt Anlagen von unbekannten Absendern automatisch. Natürlich kann nach entsprechender Prüfung die vollständige Nachricht abgerufen werden. Managen Sie Ihre s besser! Mehr dazu unter (0,12 /Min., deutschlandweit) oder officeloesungen/ecm/operations 9

12 Vertragsmanagement Verträge werden komplexer. Die Anforderungen an die Unternehmen werden größer. Die Lösung ist einfach: Microsoft Office Professional Enterprise Edition Die Fakten sprechen eine eindeutige Sprache. Nur wenige Unternehmen sind heute in der Lage, sich mit einem Klick einen aktuellen Überblick über ihre Vertragsverhältnisse zu verschaffen, um daraus resultierende Risiken aber auch Chancen realistisch einzuschätzen. Zu unstrukturiert sind die dafür aussagekräftigen Zahlen, Daten und Fakten im Unternehmen verstreut. Die Anforderungen sind klar definiert. Leasingverträge für Rechner, Kopierer, Drucker laufen aus. Arbeitnehmer wechseln innerhalb des Unternehmens oder gehen in den Ruhestand. Aus strategischen Gründen ändern sich Partnerschaften. Praktisch fallen in jeder Abteilung eines Unternehmens Verträge an, die Auswirkung auf den Erfolg und den Wert eines Unternehmens haben. Folglich müssen die Verträge aus der Anonymität der dezentralen Ablage auf lokalen Festplatten oder verschiedenen IT-Systemen heraus und an einer zentralen Stelle im Unternehmen gebündelt werden, auf die alle autorisierten Personen Zugriff haben. Dabei unverzichtbar ist die Unterstützung des Lebenszyklus der Verträge: 1 Erstellung von Vertragsversionen, 2 Bearbeitung der Entwürfe durch verschiedene Personen, Abteilungen und ggf. externer Dienstleister, 3 spezielle Speicherung von Vertragsversionen, so dass nur Berechtigte Zugriff haben (Berechtigung zur Anzeige oder Änderung), 4 Ablage von Schrift-/Mailverkehr zu den Dokumenten, 5 interne Genehmigung der Verträge über Workflowfunktionalitäten, 6 Vorhalten des aktuellen Originalvertrags mit Unterschriften (durch Scannen) im zentralen System, 7 schnelle und einfache Suche des Vertrages über das System (Volltext- und Indexsuche), 8 Auswertung und Speicherung der Inhalte der Verträge derart, dass z.b. Fristen und Risiken erfass- und kontrollierbar gemacht werden. Die Lösung für alle Probleme und Anforderungen. Die Lösung für ein reibungsloses Vertragsmanagement-System basiert auf der Microsoft Office Professional Enterprise Edition 2003, im Besonderen auf Microsoft Office InfoPath Zusätzlich umfasst sie die Produkte Microsoft Windows Server 2003, Microsoft Windows SharePoint Services, die Bestandteil des Microsoft Windows Servers sind, und Microsoft SQL Server 2000 sowie optional BizTalk Server Dabei deckt die Vertragsmanagement- Lösung folgende Bereiche ab: Dokumenten- und Informationsmanagement Alle Vertragsmanagement-Daten und -Dokumente können einfach gespeichert, verwaltet und abgerufen werden. Zudem ist eine Zusammenarbeit an Vertragsentwürfen möglich. Prozessautomatisierung und Workflows Benutzer und Aufgaben lassen sich dynamisch und on-demand in die Arbeitsabläufe einfügen. Funktionen werden definiert, der Systemzugriff entsprechend verwaltet und Dokumente elektronisch genehmigt. Zeichnungsberechtigte Mitarbeiter werden automatisch per aufgefordert, aktiv zu werden, um z.b. Verträge freizugeben. 10

13 Der Mehrwert für Ihr Unternehmen: Die Vertragsmanagement- Lösung von Microsoft hilft Kunden, ihre Prozesse im Zusammenhang mit Verträgen zu optimieren. Die Lösung unterstützt alle Abteilungen im Unternehmen, die Verträge erstellen, verwalten, ablegen, suchen und Inhalte der Verträge überwachen müssen. Es handelt sich um eine integrierte Lösung, die dem Kunden durch den Einsatz von bekannten Microsoft Standard-Technologien hilft, Vertragsmanagement transpa - renter zu gestalten und Geschäftsanforderungen zu erfüllen. Die Vorteile auf einen Blick: Kommunikation und Zusammenarbeit Aktuelle Informationen erreichen den Benutzer ebenso problemlos wie Benachrichtigungen über Änderungen in Dokumenten. Der Dokumentenstatus kann vom Management dabei jederzeit überwacht werden. Ein Austausch von Dokumenten im Entwurfsstatus ist möglich. besseres Dokumenten- und Informationsmanagement optimierte Prozessautomatisierung und Arbeitsabläufe effektivere Kommunikation und Zusammenarbeit einfache Kontrolle und Auswertung vollständige Transparenz während des gesamten Vertrags-Lebenszyklus größere Risikominimierung für das Unternehmen effizientere und produktivere Mitarbeiter höhere Qualität der Arbeit Kontrolle und Auswertung Eine Übersichtskontrollleiste stellt bei Bedarf jeden gewünschten Projekt- bzw. Dokumentstatus dar und erlaubt es, entsprechend zu agieren. Bringen Sie mehr Transparenz in Ihr Vertragsmanagement! Mehr dazu unter (0,12 /Min., deutschlandweit) oder officeloesungen/ecm/operations 11

14 Microsoft Mendocino Die Fülle an unstrukturierten Daten ist enorm. Die Anforderungen an die Unternehmen werden größer. Die Lösung ist einfach: Microsoft Office Professional Enterprise Edition Die Fakten sprechen eine eindeutige Sprache. Analysten schätzen, dass bis zu 85 % der in einem Unternehmen vorhandenen Daten un strukturierte Daten sind und nur 15 % in strukturierter Form vorliegen. Das heißt, wichtige Informationen verteilen sich auf nahezu alle im Unternehmen installierten Rechner und IT-Systeme. Schnell zu treffende Entscheidungen werden dadurch nahezu unmöglich gemacht. Auf diese Weise verursachen Entscheidungen, die auf Zahlen, Daten und Fakten basieren, einen enormen administrativen Aufwand, der über längere Zeit zu viele Kapazitäten in Anspruch nimmt und somit blockiert. Zusätzliche Kosten entstehen. Die Anforderungen sind klar definiert. Folglich muss die Software einen einfachen, schnellen und kontrollierten Datenzugriff ermöglichen. Darüber hinaus sollte die Soft ware die Microsoft Office Professional Enterprise Edition 2003 mit SAP verbinden und bewährte, strukturierte SAP-Geschäftsprozesse in die vertraute Microsoft Office-Umgebung integrieren. Dadurch stehen SAP-Informationen, die bislang nur für eine geringe Anzahl von Benutzern zugänglich waren, einem Großteil der Mitarbeiter zur Verfügung. Des Weiteren sollte die Softwarelösung Self-Service-Anwendungen für Mitarbeiter enthalten, die auf einer erweiterbaren Struktur basieren, die Microsoft Office Professional Enterprise Edition 2003 und mysap ERP 2004 miteinander verbindet. Um die Effizienz und die Produktivität der Mitarbeiter nachhaltig steigern zu können, muss die Lösung die folgenden Probleme voll und ganz aus dem Weg räumen: redundante Dateneingabe endlose Suche nach aktuellen Daten uneinheitliche Informationen suboptimale Entscheidungen Die Lösung für alle Probleme und Anforderungen. Diese Lösung für eine nachhaltig fundierte Entscheidungsfindung heißt Microsoft Mendocino. Sie enthält eine Reihe von Self-Service-Anwendungen für Mitarbeiter und Manager und basiert auf einer erweiterbaren Infrastruktur, die die Microsoft Office Professional Enterprise Edition 2003 und mysap ERP 2004 miteinander verbindet. Die wichtigsten technischen Funktionen sind dabei: erweiterte Anwendungsmenüs angepasste SAP-Arbeitsleisten über Microsoft Office Excel 2003 abrufbare Geschäftsanalysen Smart Documents (Lebende Dokumente, die Daten aus anderen Backendsystemen in ein Dokument integrieren können) in Microsoft Office Word 2003 Outlook-Synchronisierung zwischen Microsoft Exchange und SAP-Prozessen Daraus ergeben sich für Unternehmen die folgenden, unmittelbaren Vorteile: Vereinfachung der täglichen Aufgaben Microsoft Mendocino integriert mysap ERP- Prozesse in Microsoft Office Professional Enterprise Edition 2003-Anwendungen. Reaktion auf Informationen in Echtzeit Durch Microsoft Mendocino können Mitarbeiter über Microsoft Office-Dokumente und Microsoft Office Outlook 2003 Informationen aus mysap ERP 2004 anzeigen und in mysap ERP 2004 starten. Bessere Zusammenarbeit und Entscheidungsfindung Microsoft Mendocino ermöglicht den Austausch von wichtigen und aktuellen Geschäftsinformationen mit Hilfe der Microsoft Office Professional Enterprise Edition 2003-Anwendungen, die sich problemlos zusammen mit dem mysap ERP-System einsetzen lassen. Arbeiten mit vertrauten Anwendungen Mit Microsoft Mendocino können Mitarbeiter ihre täglichen Aufgaben effektiver bewältigen, da sie diese über die vertraute und einfach zu bedienende Microsoft Office-Umgebung mit Hilfe von SAP-Systemen ausführen. 12

15 Der Mehrwert für Ihr Unternehmen: Dank Microsoft Mendocino, der intelligenten Verbindung der Microsoft Office Professional Enterprise Edition 2003 mit mysap ERP 2004, können Sie und Ihre Mitarbeiter die Produktivität um bis zu 50 % erhöhen! Microsoft Mendocino kommt in den folgenden Bereichen zum Einsatz: Zeitmanagement Verwendung des Microsoft Office Outlook 2003-Kalenders für die Darstellung der Mitarbeiterstunden. Auf diese Weise wird die Zeiterfassung optimiert und gleichzeitig die Einhaltung relevanter Richtlinien und Regularien gewährleistet. Budgetüberwachung Empfang der SAP-Berichte über den Microsoft Office Outlook 2003-Posteingang für die Off line-nutzung. Manager können so durch den frühzeitigen Erhalt von zeitkritischen Informationen Budgets effizienter überwachen. Urlaubsverwaltung Eingabe der Urlaubsanträge als Kalendereinträge, die auf SAP-Genehmigungsrichtlinien und unternehmensspezifische Prozesse abgestimmt sind. Unternehmensmanagement Problemloser Zugriff über die Microsoft Office Outlook 2003-Kontakte sowie über andere Microsoft Office Professional Enterprise Edition 2003-Dokumente auf aktuelle Mitarbeiterinformationen, offene Stellen und Unternehmensstrukturen, die in SAP-Personalsystemen gespeichert sind. Personalwesen Eingabe von personellen Veränderungen mit Hilfe von Microsoft Office InfoPath Formularen in SAP-Personalsysteme. Einfacher und unmittelbarer Abruf in Microsoft Office Excel oder Microsoft Office Outlook 2003 von in SAP-Personalsystemen gespeicherten und gesammelten Berichten zu speziellen Mitarbeiterinformationen, z.b. zu Beförderungen, Bonusauszahlungen, neuen Positionen, Neuzuordnungen usw. Microsoft Mendocino verbessert die Entscheidungsprozesse in Unternehmen und ermöglicht die Nutzung von SAP-Daten über die bewährten mysap ERP-Prozesse und das ganz einfach und schnell über die vertraute Microsoft Office Professional Enterprise Edition 2003-Benutzeroberfläche. Die Vorteile auf einen Blick: Zugriff auf SAP-Daten in der bekannten Microsoft Office- Benutzeroberfläche Kontrollierter Datenzugriff deutliche Vereinfachung der täglichen Aufgaben Reaktion auf Informationen in Echtzeit bessere Zusammenarbeit und Entscheidungsfindung Machen Sie aus Ihren unstrukturierten Daten strukturierte! Mehr dazu unter (0,12 /Min., deutschlandweit) oder officeloesungen/ecm/operations 13

16 Für Vertriebsleiter Eine schnelle Produktentwicklung verspricht Erfolg. Eine schnelle Einführung sichert ihn. Die Anforderungen an den Vertrieb steigen. Im Zuge der Globalisierung haben sich die Anforderungen an international operierende Unternehmen nachhaltig verändert. Die daraus resultierenden Auswirkungen sind auch nicht spurlos am Vertrieb vorbeigegangen: Der Wettbewerb hat sich deutlich spürbar verschärft und der Kostendruck nötigt dazu, immer neue Vertriebsmöglichkeiten und -wege auszuloten. Vieles, was früher einfach und leicht von der Hand ging, ist nun kompliziert und unüberschaubarer. Dabei sind die Produkte nicht weniger und vor allem oftmals nicht einfacher geworden. Im Gegenteil. Immer raffinierter und ausgefallener müssen sie sein, damit potenzielle Kunden von ihnen Notiz nehmen und sie kaufen. Zudem verkürzen sich die Produktzyklen zusehends. Die Komplexität nimmt zu und spiegelt sich in den Angebotsprozessen wider. All das stellt den Vertrieb vor große Herausforderungen, die er auf die herkömmliche Weise kaum mehr bewältigen kann. Neue Wege sind gefragt. Neue Wege, die auf der einen Seite eine immer individuellere Kundenbetreuung ermöglichen. Auf der anderen Seite aber trotz all der Individualisierung Prozesse und Arbeitsabläufe automatisieren und für die Vertriebsmitarbeiter einfacher und überschaubarer machen. Schneller, besser, zuverlässiger der Vertrieb. Überzeugende und erfolgreiche Angebote zu erstellen, erfordert heutzutage von den Vertriebsmitarbeitern und -teams einen großen ad minis tra tiven Aufwand. Um große und komplexe Angebote koordinieren bzw. erzeugen zu können, müssen zwischen den einzelnen Teammitgliedern, Abteilungen und Unternehmensbereichen ständig Informationen ausgetauscht werden. Aus den vielen verschiedenen Daten und Informationen werden dann die Angebote zusammengefügt oder Veränderungen im Detail vorgenommen. Danach beginnt alles wieder von vorn. Das setzt voraus, dass ein oder mehrere Mitarbeiter permanent Zugriff auf alle wichtigen Zahlen, Daten und Fakten haben, um ein entsprechend preisaggressives oder gewinnbringendes Angebot erstellen zu können ganz nach Ausrichtung des Produktes und dem Image der Marke. Darüber hinaus können aber auch noch gesonderte Informationen in das Angebot

17 Mit Hilfe der Microsoft Office Professional Enterprise Edition 2003 sind Sie in der Lage, Angebote an Ihre Kunden vollständig automatisiert zu erstellen jeweils ganz individuell zugeschnitten. Auf diese Art machen Sie Ihren Vertrieb wesentlich flexibler, leistungsfähiger und agiler. Und das steigert den Wert des Unternehmens. einfließen, die aus IT-Systemen wie beispielsweise ERP, ECM oder CRM entnommen werden. Dabei handelt es sich meistens um spezielle Rabatte oder Vergünstigungen für den Kunden, die anhand seiner Kundenhistorie ermittelt werden. Manuell be-, weiter- und verarbeitet kostet das alles viel Zeit und somit auch Geld. Und da die persönliche Beziehung der Vertriebsmitarbeiter zum Kunden eine sehr große und entscheidende Rolle spielt, ist es zwingend notwendig, die administrativen Vorgänge entsprechend zu minimieren und im Idealfall vollständig zu automatisieren. Dadurch können sich die Mitarbeiter intensiver und somit auch gewinnbringender um ihre Kunden kümmern. Schließlich sind die vordringlichsten Ziele des Vertriebs, qualitativ hochwertige Angebote zu erstellen, schnell und flexibel zu reagieren, Kunden individuell zu betreuen sowie Übersichtlichkeit und Transparenz in die Geschäftsprozesse zu bringen. Das setzt aber ein funktionierendes Dokumenten- und Informationsmanagement voraus, bei dem sämtliche Angebote zentral abgelegt werden und allen Vertriebsmitarbeitern unternehmensweit zur Verfügung stehen. Zudem muss die Erstellung von Angeboten lückenlos nachvollziehbar gemacht werden. Selbst wenn mehrere Mitarbeiter an ein und demselben Angebot arbeiten. Und auch die Freigabe eines Angebots zu automatisieren, hilft dabei, die Effizienz und Produktivität der Mitarbeiter zu steigern und somit letztendlich auch den Wert des Unternehmens zu verbessern. Der Schlüssel zum Erfolg im Vertrieb ist die vollständig automatisierte Erstellung eines Angebots. Auf diese Weise werden die Geschwindigkeit, Qualität und Transparenz des Angebots deutlich erhöht. Und nicht nur das. Auch die Anzahl qualitativ hochwertiger Angebote lässt sich spürbar steigern und den zeitlichen Aufwand dafür signifikant minimieren. Mehr auf Seite 16/17. 15

18 Angebotserstellung Der Vertrieb ist stärker denn je gefordert. Die Anforderungen an die Unternehmen werden größer. Die Lösung ist einfach: Microsoft Office Professional Enterprise Edition Die Fakten sprechen eine eindeutige Sprache. Nichts geht über eine gute Kundenbetreuung und -beziehung. Fühlt sich ein Kunde verstanden und optimal betreut, ist er zufrieden und bleibt einem Unternehmen treu. Und zufriedene Kunden sind das größte Kapital eines Unternehmens. Das sollte nicht leichtfertig durch eine lange, zeitintensive Prozesskette aufs Spiel gesetzt werden. Die Anforderungen sind klar definiert. Heutzutage muss sich der Vertrieb vermehrt mit dem Absatz von komplexen Produkten und Lösungen beschäftigen. Die für ein Angebot erforderlichen Daten und Informationen sind dabei oftmals in verschiedenen Systemen wie ERP, ECM, CRM über das gesamte Unternehmen verstreut abgelegt in unterschiedlicher Qualität. Alle Zahlen, Daten und Fakten zusammenzutragen, kostet den Vertriebsmitarbeiter enorm viel Zeit. Zeit, die er nicht hat. Zeit, die er eigentlich besser in die Pflege seiner Kundenbeziehungen investiert. Zeit, die das Unternehmen zusätzlich Geld kostet. Liegen dann endlich alle Informationen vor, stellt sich die Frage, ob sie für die aktuelle Angebotserstellung überhaupt eine Rolle spielen. Und gerade im Hinblick auf die Wiederverwertbarkeit von bereits geschriebenen oder noch zu schreibenden Angeboten ist diese Form der Verwertung von Informationen äußerst kritisch zu sehen. Ohne einen automatisierten Vorgang wird jeder einzelne Vertriebsmitarbeiter bei jeder neuen Angebotserstellung vor immer die gleichen Probleme gestellt: Zeitintensive Prozesse, versäumte Abgabetermine Erfolg versprechende Angebote zu erstellen, ist ein sehr zeitaufwändiger und komplexer Prozess. Das Managen von Dokumenten und Inhalten innerhalb von Teams, das Finden und Zur-Verfügung-Stellen von Inhalten sowie die Kommunikation im Team stellen eine große Herausforderung dar. Fehleranfälligkeit und Aktualität Die Fehler in Angeboten zu minimieren und sicherzustellen, immer das aktuellste Angebot zur Verfügung zu haben, stellt die Vertriebsmitarbeiter vor große Probleme. Zeitverschwendung Um so effizient wie möglich arbeiten zu können, müssen in sehr frühen Phasen des Angebotsprozesses Abläufe größtmöglich optimiert bzw. standardisiert werden. Auf diese Weise ist eine Konzentration auf die wirklich zeitintensiven, wichtigen Angebote möglich. Transparenz Gerade mit Blick auf gesetzliche Regelungen entpuppt sich das Nachvollziehen von Änderungen an Dokumenten als eine immer größer werdende Herausforderung für ein Unternehmen, beispielsweise: Wer hat wann welche Zusagen gemacht? Datenzugriff Zur Erstellung von Angeboten sind in der Regel Daten aus verschiedenen Systemen wie beispielsweise ERP- und CRM-Systemen, aber auch beispielsweise Microsoft Office Word notwendig. Der Vertriebsmitarbeiter muss oft zwischen Anwendungen hin und her wechseln, um so Daten von der einen in eine andere zu kopieren. Die Lösung für alle Probleme und Anforderungen. Die Microsoft Office Professional Enterprise Edition 2003 ist die Lösung, mit der der Vertrieb die großen Herausforderungen, die auf ihn zukommen, einfach und schnell meistern kann. Denn in der Microsoft Office Professional Enterprise Edition 2003 sind unter anderem Microsoft Office Word 2003 und Microsoft Office InfoPath 2003 enthalten. Zusammen mit der serverbasierten Lösung Microsoft Windows SharePoint Services, die Bestandteil des Microsoft Windows Server 2003 ist, steht einem effizienteren und produktiveren Arbeitsalltag nichts mehr im Weg. 16

19 Der Mehrwert für Ihr Unternehmen: Dank der Microsoft Office Professional Enterprise Edition 2003 und dem integrierten Microsoft Office InfoPath 2003 sowie zusammen mit der serverbasierten Lösung Microsoft Windows SharePoint Services reduzieren Sie und Ihre Mitarbeiter den Prozess der Angebotserstellung um bis zu 50 %! Ihr perfektes Zusammenspiel macht das Ablegen von Informationen und das gemeinsame Arbeiten an Angeboten sehr einfach und komfortabel. Angebote können nun von den Vertriebsmitarbeitern hochgradig professionell erstellt und zentral abgelegt werden. Der Vertrieb hat einen zentralen Zugriff auf alle Angebote. Die Inhalte werden in einer Bibliothek abgelegt und können zukünftig für weitere Angebote modularisiert verwendet werden. Das reduziert den Aufwand für eine Angebotserstellung um bis zu 50 %. Ein weiterer Vorteil der Anwendungen unter der Microsoft Office Professional Enterprise Edition 2003 ist, dass der Vertrieb immer auf die aktuellste Version des Angebotes zugreifen und dieses mit mehreren Personen im Unternehmen bearbeiten kann. Hier noch einmal ein Überblick über die wichtigsten Punkte: Dokumenten- und Informationsmanagement Angebote werden erstellt und automatisch aktualisiert. Im Microsoft Office SharePoint Portal Server werden Angebote abgelegt und anderen Mitarbeitern unternehmensweit zur Verfügung gestellt. Des Weiteren kann gemeinsam an Angeboten gearbeitet werden. Prozessautomatisierung und Arbeitsabläufe Oft arbeiten verschiedene Personen, Abteilungen oder sogar Unternehmensbereiche an Angeboten. Die Erstellung von Angeboten muss nachvollziehbar gemacht werden: Wer hat wann welche Änderungen gemacht. Das finale Angebot muss freigeben werden. Hier gibt es Prozesse zur Freigabe, die automatisiert bzw. vereinfacht werden können. Integration in Geschäftsapplikationen Mit der Microsoft Office Professional Enterprise Edition 2003-Lösung für den Vertrieb ist es für die Mitarbeiter einfach und komfortabel, sich in bestehende Anwendungen und Datenbanken zu integrieren und auf diese Daten automatisiert zuzugreifen. Die Vorteile auf einen Blick: verkürzte Bearbeitungszeiten von Angeboten vollständige Transparenz während des gesamten Prozesses der Angebotserstellung leichte Integration von Informationen aus anderen Quellen (z.b. Daten aus ERP-, CRM-Systemen oder Gesetzestexte etc.) Gewährleistung der Aktualität der Dokumente durchgängige, strukturierte, sichere und zentrale Ablage effizientere und produktivere Mitarbeiter höhere Qualität der Arbeit Optimieren Sie Ihre Angebotserstellung! Mehr dazu unter (0,12 /Min., deutschlandweit) oder officeloesungen/ecm/sales 17

20 Für Finanzleiter Reines Kostenmanagement spart Geld. Intelligentes schafft Unternehmenswert. Zahlen bitte. Zahlen, Daten, Fakten das sind die Eckpfeiler für die Entwicklung eines Unternehmens. Und ihre zeitnahe Auswertung. Hatten noch vor ein paar Jahren Zahlen verhältnismäßig geringen Einfluss auf die Entscheidungen, die Entwicklung und den Wert eines Unternehmens, so hat sich dies im Zuge der Globalisierung stark geändert. Um weiterhin erfolgreich am Markt agieren zu können, muss ein Unternehmen sämtliche Informationen über Absatz, Umsatz, Gewinn, Marktsituation, Marktpotenzial und Entwicklungspotenzial sowie über Kosten für Personal, Fuhrpark, Produktneuentwicklungen, Investitionen etc. zeitnah sammeln, zusammenführen, bearbeiten und bewerten. Darüber hinaus dürfen weitere Faktoren wie beispielsweise die politische Lage im Inund Ausland nicht außer Acht gelassen werden. Die Microsoft Office Professional Enterprise Edition 2003 ermöglicht es Finanzleitern und Buchhaltern eines Unternehmens erstmals aus einer vertrauten Oberfläche heraus automatisch Daten aus unterschiedlichsten Geschäftsanwendungen, wie z.b. Datenbanken oder ERP-Systemen, zu exportieren. Diese können dann benutzerdefiniert tagesaktuell angezeigt und ausgewertet werden. Das führt zu schnelleren Entscheidungen sowie mehr Transparenz im Unternehmen und trägt dazu bei, das Unternehmensergebnis zu verbessern. Verschärfte gesetzliche Dokumentationspflicht der Sarbanes-Oxley Act. Die Regulierung des Geschäftslebens durch den Gesetzgeber hat weiter rapide zugenommen. Und somit auch die gesetzliche Dokumentationspflicht für Unternehmen. Grund hierfür sind der Deutsche Corporate-Governance-Kodex vom November 2002 sowie der 2002 in den USA in Kraft getretene Sarbanes-Oxley Act, kurz SOX. Dieser regelt die Verantwortlichkeiten von Unternehmensmanagern neu und gibt klare Vorgaben an die persönliche Rechenschaftspflicht von leitenden Mitarbeitern. Unternehmen stehen nun vor der Herausforderung, nicht nur die geforderte umfangreiche Dokumentierung sämtlicher veröffnungspflichtiger Informationen sicherzustellen. Sie müssen auch interne Kontrollsysteme installieren und dafür Sorge tragen, dass deren Qualität und Sicherheit den gesetzlichen Anforderungen standhält jederzeit. Denn der Sarbanes-Oxley Act ist kein einmaliges Ereignis, sondern muss kontinuierlich nachgewiesen werden. Mehr auf Seite 20/21. Agieren statt reagieren Business Intelligenz. Mehr denn je wirkt sich der Wettbewerbs- und somit der Erfolgsdruck auf die Unternehmen aus. Wer sich erfolgreich am Markt platzieren will, sollte agieren können anstatt reagieren zu müssen. Für so eine Agilität muss ein Unternehmen in der Lage sein, schnell Entscheidungen treffen zu können. Hierbei wird die Unternehmenssoftware zum entscheidenden Erfolgsfaktor. War es einst der Mangel an Informationen, so ist es nun die ungeheuere Flut an Informationen, die Unternehmensentscheidungen verzögert oder sogar verhindern kann. Die Herausforderung besteht nun darin, die richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt den richtigen Personen zur Verfügung stellen zu können. Dabei müssen Zahlen und Fakten aus unterschiedlichsten Unternehmensbereichen zusammengeführt werden. Und das möglichst tagesaktuell. Mehr auf Seite 22/23. 18

21 Mit der Microsoft Office Professional Enterprise Edition 2003 haben Sie Ihre Unternehmenszahlen immer griffbereit und können auf diese Weise schneller und flexibler agieren. Das zahlt sich für Sie und Ihr Unternehmen aus. Und nicht nur beim Sarbanes-Oxley Act und anderen gesetzlichen Regulierungen des Geschäftslebens, sondern auch im ständig härter werdenden Wettbewerb. Eine Sprache für alles extensible Business Reporting Language (XBRL). Unternehmen müssen ihre internen und externen Geschäftsberichte in verschiedenen Formen zur Verfügung stellen, wie beispielsweise für das Reporting im Rahmen von gesetzlichen Auflagen und Regularien (Basel II, GdPdU). Der Prozess für die Erstellung und Analyse dieser Dokumente ( Financial Supply Chain ) erfordert dabei einen hohen, administrativen Zeit- und Kostenaufwand. Zudem birgt er ein erhebliches Fehlerpotenzial. Für gewöhnlich werden Finanzberichte auf drei Arten zur Verfügung gestellt: in gedruckter Form, zur Ansicht im Internet mit der Möglichkeit eines Downloads oder als elektronische Datei. Diese drei Möglichkeiten haben für An- und Verwender von Jahresabschlussinformationen einen entscheidenden Nachteil: Diese Finanzdaten lassen sich nicht unmittelbar weiterverwenden, da sie in keiner einheitlichen Form vorliegen. Um sie dennoch nutzen zu können, muss der Anwender (z.b. ein Mitarbeiter der Kreditabteilung einer Bank) sämtliche Zahlen und Informationen manuell in das EDV-System übertragen. Dies führt dazu, dass die Bilanzanalyse, z.b. bei computerunterstützten Kreditwürdigkeitsprüfungen, zu einem sehr aufwändigen Prozess werden kann. Zur Überwindung dieses hohen Aufwandes und der vielen Medienbrüche wurde die extensible Business Reporting Language (XBRL) unter Federführung des American Institute for Certified Public Accountants (AICPA) entwickelt. XBRL ist eine frei verfügbare elektronische Sprache für das Financial Reporting und bietet einen Standard für die Erstellung, Verbreitung, Veröffentlichung, Auswertung und den Vergleich finanzrelevanter Informationen. Mehr auf Seite 24/25. 19

22 Sarbanes-Oxley Act Die Gesetze verschärfen sich weiter. Die Anforderungen an die Unternehmen werden größer. Die Lösung ist einfach: Microsoft Office Professional Enterprise Edition Die Fakten sprechen eine eindeutige Sprache. Eine weitere Verschärfung bei der Regulierung des Geschäftslebens durch die Gesetzgeber stellt viele Unternehmen vor große Herausforderungen. Denn durch den Sarbanes-Oxley Act, der 2002 in den USA in Kraft getreten ist, sind beispielsweise in den USA gelistete Unternehmen gezwungen, die geforderte umfangreiche Dokumentierung sämt licher veröffnungspflichtiger Informationen sicherzustellen. Dabei müssen in einem Geschäftsjahr beispielsweise bis zu Kontrollaktivitäten dokumentiert und bewertet werden. Die Anforderungen sind klar definiert. Der Sarbanes-Oxley Act ist kein einmaliges Ereignis, sondern eine ständige Herausforderung an ein Unternehmen, da die Einhaltung der darin definierten Kriterien kontinuierlich nachgewiesen werden müssen. Für die Section 302 aus dem Sarbanes-Oxley Act bedeutet das: Informationen müssen innerhalb der gesetzlichen Frist korrekt erfasst, verarbeitet und gesammelt werden. Kontrollen und Verfahren sollen gewährleisten, dass der CEO und der CFO die ordnungsgemäßen Informationen rechtzeitig erhalten. CEO und CFO sind verpflichtet, die Wirksamkeit von Disclosure Controls und Procedures eidesstattlich zu bestätigen. Die Zertifikation ist mit jedem bei der SEC einzureichenden Bericht abzugeben. Die Section 404 aus dem Sarbanes-Oxley Act fordert die Einrichtung und Pflege eines internen Kontrollsystems für die Finanzberichterstattung (Internal Control Over Financial Reporting). Dies zieht für den CEO und den CFO einen Prozess nach sich, der die Ordnungsmäßigkeit der Finanzberichterstattung und damit die Erstellung der Abschlüsse gemäß den anzuwendenden Rechnungslegungsvorschriften sicherstellt. Hierdurch soll erreicht werden, dass Unterlagen und Aufzeichnungen die Geschäftsvorfälle und die Vermögenswerte richtig, zutreffend und ausreichend abbilden. alle für die Erstellung der Finanzberichterstattung relevanten Geschäftsvorfälle erfasst sind. Zugriff auf Vermögenswerte des Unternehmens nur mit Genehmigung durch das Management möglich ist. der unrechtmäßige Erwerb, die unrechtmäßige Verwendung sowie Übertragung von Vermögensgegenständen mit einer möglicherweise wesentlichen Auswirkung auf die Finanzberichterstattung verhindert oder zeitnah aufgedeckt wird. Bei Nichteinhaltung all dieser Anforderungen und Vorschriften haften der CEO und der CFO persönlich. Um diese und weitere Bestimmungen erfüllen zu können, ist eine Einhaltungsinfrastruktur gefordert, die die Transparenz von Finanztransaktionen und der Finanzberichterstattung deutlich erhöht. Unregelmäßigkeiten können so rechtzeitig erkannt und beseitigt werden, bevor sie sich zu akuten Problemen auswachsen. Die Lösung für die oben genannten Anforderungen basiert auf der Microsoft Office Professional Enterprise Edition Dabei deckt sie folgende Bereiche ab: 20

23 Der Mehrwert für Ihr Unternehmen: Dank der Microsoft Office Professional Enterprise Edition 2003 und dem integrierten optimierten Microsoft Office InfoPath 2003 sowie zusätzlich den Produkten Microsoft Windows Server TM 2003, Microsoft Windows SharePoint Services und Microsoft SQL Server TM 2000 steigern Sie und Ihre Mitarbeiter die Produktivität um bis zu 50 %! Dokumenten- und Informationsmanagement Die SOX-Lösung mit Microsoft Office Professional Enterprise Edition 2003 leistet ein effizientes Dokumentenmanagement mit integrierten Audit-Trial-Funktionen. Daten, denen Regeln und Normen unterliegen, werden gespeichert, verwaltet und können einfach abgerufen werden. Prozessautomatisierung und Arbeitsabläufe Anwender und Aufgaben lassen sich dynamisch und bedarfsgerecht in die Arbeitsabläufe einfügen. Funktionen können definiert, der Systemzugriff kann entsprechend verwaltet und Dokumente können elektronisch genehmigt werden. Anwender werden automatisch per aufgefordert, aktiv zu werden. Kommunikation und Zusammenarbeit Aktuelle Informationen erreichen den Anwender ebenso problemlos wie Benachrichtigungen über Änderungen in Dokumenten. Der Dokumentenstatus kann vom Management dabei jederzeit überwacht werden. Der kontrollierte Zugriff ermöglicht darüber hinaus die Prüfung der Daten und Abläufe. Kontrolle und Auswertung Eine Übersichtskontrollleiste stellt bei Bedarf jeden gewünschten Projektstatus dar und erlaubt es, Prozessprobleme aufzudecken und zu korrigieren. Darüber hinaus lassen sich gedruckte Zusammenfassungen und detaillierte Berichte erstellen, welche die Kontrollergebnisse in allen Einzelheiten darstellen und damit den Grad der SOX- Einhaltung bestimmen. Somit sichert die SOX-Lösung auf Basis der Microsoft Office Professional Enterprise Edition 2003 die systematische und vollständige Dokumentation aller Kontrollaktivitäten. Die Vorteile auf einen Blick: optimiertes Informations - management besseres Prozessverständnis effektivere Kontrollmechanismen schnellere Entscheidungsfindung geringer Schulungsaufwand effizientere und produktivere Mitarbeiter höhere Qualität der Arbeit Erhöhen Sie die Produktivität Ihres Unternehmens Mehr dazu unter (0,12 /Min., deutschlandweit) oder officeloesungen/ecm/finance 21