Kapitel. Erste Schritte mit CardScan Lead Qualifier

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1 Kapitel 1 Erste Schritte mit CardScan Lead Qualifier

2 1 Copyright 2005 CardScan, Inc. Alle Rechte weltweit vorbehalten. Dieses Handbuch ist urheberrechtlich geschützt. Das Handbuch darf weder als Ganzes noch in Teilen vervielfältigt oder verteilt, transkribiert, in einem Datensystem gespeichert, in eine gesprochene oder Computersprache übersetzt oder in eine sonstige Form übertragen werden, ohne die vorherige schriftliche Zustimmung von: CardScan, Inc. 810 Memorial Drive Cambridge, MA Tel: (617) Fax: (617) Warenzeichen: CardScan und CardScan.net sind eingetragene Warenzeichen von CardScan, Inc. Windows ist ein Markenzeichen der Microsoft Corporation. Alle anderen Warenzeichen sind Eigentum der entsprechenden Besitzer. Gewährleistungsausschluss: CardScan, Inc. übernimmt keine Gewährleistung, Vertretung oder Versprechen, die nicht ausdrücklich in dieser Vereinbarung festgehalten sind. CardScan, Inc. übernimmt keine Gewährleistung und schließt alle gesetzlichen Garantien in Bezug auf Gebrauchstauglichkeit, Rechtsmängel oder Zusicherung der erforderlichen Gebrauchstauglichkeit aus. CardScan, Inc. garantiert nicht, dass die Software oder Dokumentation Ihren Anforderungen entspricht, dass die Software und Dokumentation frei von Mängeln oder Fehlern ist, oder dass der Betrieb der Software ungestört möglich ist. Haftungsbeschränkung: Die Höchsthaftung von CardScan, Inc., sowie die der Autoren der von CardScan, Inc. vertriebenen Programme, die aus dieser Vereinbarung, Software oder Dokumentation hervorgeht oder sich auf diese bezieht, beschränkt sich auf die Gesamtsumme der Zahlungen, die von Ihnen oder für Sie für die Lizenz geleistet wurde. Diese beschränkte Haftung verleiht Ihnen bestimmte juristische Rechte. Zusätzliche Rechte können von Staat zu Staat variieren. Einige Staaten schließen den Ausschluss oder die Beschränkung für beiläufige Schäden oder Folgeschäden aus, so dass obige Beschränkung und Ausschluss auf Sie nicht zutreffen.

3 Inhalt 1 Willkommen bei CardScan Lead Qualifier Die Lead Qualifier-Formulare Informationen zu dem Booklet und anderen Informationsquellen Formulare einscannen und Datensätze vervollständigen Einscannen und Bearbeiten der Formulare Überprüfung und Vervollständigung der Datensätze Datensätze in Ihrer Datei anzeigen Leads über die Zusammenfassung kontaktieren Kontakte organisieren und Verwalten Kontakte nach Kategorien organisieren Dateien teilen und zusammenführen Datensätze mit der QuickSearch-Funktion suchen Duplizierungen suchen und löschen CardScan-Kontakte schützen Aktualisieren Sie Ihre Kontaktdaten mit dem AccuCard-Dienst Kontaktdaten gemeinsam verwenden Kontaktdaten nach Microsoft Excel exportieren Datensätze über CardScan.net zur gemeinsamen Bearbeitung bereitstellen Anhang A: Bewährte Methoden Erstellen Sie ein CardScan.net-Benutzerkonto und üben Sie die Verwendung des Kontos... A-1 Seien Sie darauf vorbereitet, Kontakte ohne Visitenkarte zu erfassen....a-1 Üben Sie den Umgang mit den Formularen... A-2 Planen Sie eine Strategie!...A-2 Vermeiden Sie Probleme beim Scannen... A-3 Anhang B: Konformität mit den Richtlinien der CE und der FCC Erklärung der FCC... B-1 Konformitätserklärung der CE... B-1 CardScan Lead Qualifier i

4 Diese Seite ist leer. ii CardScan, Inc.

5 Die Lead Qualifier-Formulare 1 Willkommen bei CardScan Lead Qualifier Messen, Konferenzen und Seminare sind zwar kostspielige, aber für die Präsentation ihrer Produkte oder Dienstleistungen besonders wichtige Veranstaltungen, da man gerade hier oft neue Kontakte knüpfen kann. Oftmals werden diese neuen Kontakte jedoch nicht schnell genug verwaltet und bearbeitet. Mit CardScan Lead Qualifier optimieren Sie den Nutzen Ihrer Kontaktdaten. Folgende Möglichleiten stehen Ihnen zur Verfügung: Sie können Kontaktdaten in Formularen erfassen. Diese Formulare werden dann in elektronische Datensätze eingelesen. Ihr Team kann überall auf diese Datensätze zugreifen. Die Lead Qualifier-Formulare Mit den Lead Qualifier-Formularen können nicht nur die Informationen auf der Visitenkarte einer Person erfasst werden, sondern auch zusätzliche Daten, mit denen die Person als Kontakt eingeordnet werden kann. Beim Scannen und bearbeiten der Formulare, wandelt der Lead Qualifier die Daten wie unten dargestellt um. Lead Qualifier-Formular Elektronischer Datensatz Wie in der Darstellung zu sehen, werden die Daten folgendermaßen verarbeitet: Die Daten der Visitenkarte wurden in die entsprechenden Felder für die Kontakt-informationen eingelesen. Die Multiple-Choice-Antworten wurden in die Felder in der Registerkarte "Formulardaten" eingetragen. Getting Started with CardScan Lead Qualifier 1-1

6 1 Willkommen bei CardScan Lead Qualifier 1 Die einzigen Informationen, die nicht automatisch eingelesen werden, sind Ihre handschriftlichen Notizen (z. B. Anmerkungen im Memobereich des Formulars, Produktnamen und Dienstleistungen und Ihre Initialen). Diese Daten müssen Sie noch in die entsprechenden Felder eingeben. Da Sie mit den Formularen enorm viele Daten erfassen können, befreit Sie Lead Qualifier von dem Druck, die Daten so schnell wie möglich in Ihren Computer eingeben zu müssen. Dadurch können Sie sich voll und ganz auf die Möglichkeiten konzentrieren, die sich Ihnen auf der Veranstaltung bieten. Bei großen Veranstaltungen bietet es sich jedoch an, die Formulare möglichst schnell einzulesen und zu bearbeiten. Mithilfe von Lead Qualifier besitzt Ihr Team die Möglichkeit, über das Internet auf die Daten zuzugreifen. Dadurch erhöht sich Ihre Effizienz auf der Veranstaltung weiter. Speichern Sie Ihre Datensätze in Ihrem privaten Benutzerkonto auf der sicheren Website CardScan.net und Ihre Teamkollegen können mit dem entsprechenden Passwort jederzeit und von jedem beliebigen Ort auf die Daten zugreifen. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, ein schnelles Feedback zu erhalten und Aufgaben zu verteilen. Zur optimalen Ausnutzung Ihrer Kontaktdaten sind folgenden Aufgaben vorstellbar: Überprüfung der Daten auf ihre Richtigkeit und Bearbeitung der Datensätze. Organisation der Datensätze (z. B. Kategorisieren, Duplikate entdecken und löschen usw.) Kontaktdaten in andere Anwendungen kopieren, beispielsweise Export nach Microsoft Excel oder Synchronisation mit Microsoft Outlook. Ob Sie diese Aufgaben selbst durchführen oder an andere übertragen, durch die in diesem Booklet beschriebenen Funktionen minimiert CardScan Lead Qualifier Ihren Aufwand. Der folgende Abschnitt beschreibt das Booklet und andere Lead Qualifier-Informationsquellen. 1-2 CardScan, Inc.

7 Informationen zu dem Booklet und anderen Informationsquellen Informationen zu dem Booklet und anderen Informationsquellen Dieses Booklet enthält die wesentlichen Anweisungen für die Verwendung der Lead Qualifier- Formulare sowie Vorschläge zu bewährten Methoden, die Ihre Effizienz erhöhen können. Die folgende Tabelle beschreibt weitere Informationsquellen. Installation und Setup von CardScan Lead Qualifier Dieses Dokument liegt der CD-ROM mit der CardScan und Lead Qualifier-Software bei. Erste Schritte mit CardScan CardScan Online- Hilfe Dieses Booklet bietet einen Überblick der CardScan-Funktionen und beschreibt die Grundlagen für das Scannen und Verwalten von Daten mit CardScan. In der Online-Hilfe finden Sie detaillierte Beschreibungen der CardScan- Funktionen, Anleitungen und Tipps zur Fehlersuche. Hilfetexte zu Dialogfenstern öffnen Sie, indem Sie im betreffenden Dialogfenster auf Hilfe klicken. Die Hilfetexte zu Dialogfenstern werden in einem in drei Bereiche unterteiltem Fenster angezeigt mit Registerkarten für Inhalt, Index, Suche und Glossar. Sie können die Hilfe auch über F1 auf Ihrer Tastatur oder das Hilfe-Menü von CardScan aufrufen. CardScan-Website Besuchen Sie für: Software Updates Download von Dokumentationen Die Wissensbank unseres Technischen Supports. Technischer Support von CardScan Sie erreichen unseren Technischen Support unter folgender Adresse: Tel: +49 (0) Fax: +49 (0) Getting Started with CardScan Lead Qualifier 1-3

8 1 Willkommen bei CardScan Lead Qualifier 1 Diese Seite ist leer. 1-4 CardScan, Inc.

9 Einscannen und Bearbeiten der Formulare 2 Formulare einscannen und Datensätze vervollständigen Dieses Kapitel beschreibt die Umwandlung eines ausgefüllten Formulars in einen verwertbaren Datensatz. Dazu sind folgende Schritte erforderlich: Einscannen und Bearbeiten der Formulare Überprüfung der Daten auf ihre Richtigkeit und Vervollständigung der Datensätze Einscannen und Bearbeiten der Formulare Um die Formulare zu scannen und zu bearbeiten, benötigen Sie einen CardScan Executive- Scanner und einen Computer mit installierter CardScan Lead Qualifier-Software. Wenn Sie Ihren Scanner und Computer nicht mit zu der Veranstaltung nehmen können, dann können Sie die Formulare in Ihrem Hotelzimmer oder bei der Rückkehr in Ihr Büro einscannen und bearbeiten. Wenn Sie bereits Visitenkarten mit CardScan eingescannt haben, sollte Ihnen das Scannen der Formulare vertraut sein. Der einzige Unterschied ein sehr wichtiger noch dazu liegt in der richtigen Kalibrierung des Scanners, wenn Sie die Standard-Kalibrierungskarte nicht zur Hand haben. HINWEIS: Die Genauigkeit Ihres Scanners hängt von der ordnungsgemäßen Kalibrierung ab. Verwenden Sie für eine ordnungsgemäße Kalibrierung die CardScan Executive-Kalibrierungskarte, die im Lieferumfang des Scanners enthalten ist. Sollten Sie die Kalibrierungskarte nicht zur Hand haben, verwenden Sie ein in den Scanner eingelegtes Formular mit der leeren Seite nach oben. Einscannen von Formularen 1. Im Desktop wählen Sie Start Programme CardScan CardScan. 2. Wenn Sie CardScan zum ersten Mal öffnen, befolgen Sie die Anweisungen, um Ihren Scanner einzurichten und Ihre CardScan-Datei zu erstellen. 3. Scannen Sie ein Formular. Das folgende Dialogfeld wird angezeigt: Sie können die gespeicherte Abbildung bearbeiten oder mit dem Scannen fortfahren und die gescannten Abbildungen gleichzeitig bearbeiten. Wenn Sie sich für Letzteres entscheiden, sollten Sie die Batch-Optionen verwenden. Mit dieser Funktion können Sie bereits früh Ihre Kontakte organisieren, indem Sie diese derselben Kategorie zuweisen oder dieselbe Notiz an alle bearbeiteten Datensätze anhängen. Für weitere Informationen, klicken Sie auf Hilfe und verwenden Sie die CardScan Online-Hilfe. Erste Schritte mit CardScan Lead Qualifier 2-1

10 2 Formulare einscannen und Datensätze vervollständigen 1 4. Klicken Sie auf Verarbeiten. Wenn CardScan die Verarbeitung abgeschlossen hat, wird der zuletzt erstellte Datensatz zusammen mit einer Abbildung der Visitenkarte in der Bearbeitungsansicht angezeigt. Jetzt können Sie die Richtigkeit der Kontaktinformationen überprüfen, wie im nächsten Abschnitt beschrieben. Überprüfung und Vervollständigung der Datensätze Um die Richtigkeit eines Datensatzes zu überprüfen, sollten Sie die Kontaktdaten und die Daten in den Formularfeldern verifizieren. Lead Qualifier erleichtert Ihnen diesen Vorgang, indem die Abbildung des Formulars als zwei getrennte Komponenten gespeichert werden: a) eine Abbildung der Karte zusammen mit dem Formular und b) eine Abbildung des restlichen Formulars. Wenn der Datensatz im Lead Qualifier in der Bearbeitungssicht angezeigt wird, erhalten Sie folgende Fensteransicht, und die Aufforderung, die ausgelesenen Daten von der Visitenkarte zu überprüfen: Registerkarte "Bearbeiten" Der im Fenster angezeigte Kontakt wird in der Kontaktliste hervorgehoben. Überprüfen und Bearbeiten Sie die Kontaktdaten. Um einen anderen Kontakt anzuzeigen, klicken Sie auf den Namen in der Kontaktliste. Klicken Sie auf die Registerkarte "Formulardaten", um die Daten aus den Formularfeldern zu überprüfen und zu bearbeiten. 2-2 CardScan, Inc.

11 Überprüfung und Vervollständigung der Datensätze 1. Überprüfen Sie die Richtigkeit der Kontaktdaten, indem Sie die Daten in den Feldern mit den Daten auf der Abbildung der Karte vergleichen. Wenn Sie den Cursor über den Text bewegen, wird dieser Text durch ein Rechteck in der Abbildung hervorgehoben. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Felder überprüft haben, sowie Textzeilen, die möglicherweise nicht angezeigt werden. Beachten sie bitte folgende Schaltflächen: Die Schaltfläche zeigt ein zusätzliches Feld oder zusätzliche Textzeilen an. Wenn Sie auf die Schaltfläche klicken, verwandelt sich der Mauszeiger in dieses Symbol, und das betreffende Feld wird geöffnet. Wenn Felder, die Informationen enthalten, ausgeblendet sind, wird dieses Symbol angezeigt: Um die ausgeblendeten Informationen anzuzeigen, klicken Sie direkt auf das Symbol. 2. Namen und Adressen detailliert prüfen Klicken Sie in der Bearbeitungsansicht entweder auf die Schaltfläche Name oder Adresse und verwenden Sie das Dialogfenster Detailinformationen der Karte überprüfen. 3. Um die Richtigkeit der Formulardaten zu überprüfen, klicken Sie auf die Registerkarte Formulardaten, um die Formularfelder zu öffnen. Doppelklicken Sie dann auf eine beliebige Stelle innerhalb der Registerkarte (oder wählen Sie Ansicht Vergrößerung), um die Abbildung anzuzeigen. Wenn Sie den Cursor über die Felder bewegen, wird der entsprechende Abschnitt in der Abbildung durch ein Rechteck hervorgehoben. Beachten Sie die leeren Felder für die handschriftlichen Daten. Sie können alle im Datensatz enthaltenen Abbildungen über die Vergrößerung anzeigen. Erste Schritte mit CardScan Lead Qualifier 2-3

12 2 Formulare einscannen und Datensätze vervollständigen 1 4. Wenn die Abbildung handschriftliche Informationen enthält, geben Sie diese manuell in die Felder ein. 5. Wenn Sie sicher sind, dass der Datensatz korrekt ist, markieren Sie das Kontrollkästchen "Geprüft". Sollten Sie das vergessen, wird CardScan Lead Qualifier jedesmal eine Warnmeldung anzeigen, wenn Sie auf diesen Datensatz zugreifen. Dadurch soll verhindert werden, dass Sie fehlerhafte Datensätze weiterverwenden. Beispiel: Die Wichtigkeit genauer Datensätze, wird bei der Verwendung der Automatischen Funktionen in der Zusammenfassung deutlich (siehe Leads über die Zusammenfassung kontaktieren. auf Seite 2-6). 2-4 CardScan, Inc.

13 Datensätze in Ihrer Datei anzeigen Datensätze in Ihrer Datei anzeigen Klicken Sie auf die Registerkarte Listenansicht, um die Kontakte in Ihrer Datei anzuzeigen. AccuCard-Status (siehe Seite3-3.) Schaltfläche "Alle Anzeigen" Zeigt alle in der Datei enthaltenen Kontakte an. Status Geprüft Zeigt ungeprüfte Kontakte durch das Symbol an. Buchstabenleiste Ermöglicht Ihnen die Auflistung von Kontakten, die mit demselben Buchstaben anfangen. Die Kontaktliste wird in jeder Ansicht angezeigt (Liste, Bearbeitung, Zusammenfassung). Zum Ausblenden, klicken Sie auf die Schaltfläche. Registerkarte "Listenansicht" Wählen Sie Ansicht Liste anpassen, um spezifische Kontaktdaten in die Anzeige aufzunehmen. (Z.B. Lead Follow up.) Anzahl von Kontakten in der Datei Statuszeile Erste Schritte mit CardScan Lead Qualifier 2-5

14 2 Formulare einscannen und Datensätze vervollständigen 1 Leads über die Zusammenfassung kontaktieren. Doppelklicken Sie auf einen Kontakt in der Listenansicht, um die Kontaktdaten in der Zusammenfassung anzuzeigen. Verwenden Sie die "Automatischen Funktionen", um eine voradressierte zu erstellen, die Adresse auf MapQuest anzuzeigen, eine Telefonnummer zu wählen, oder die Website Ihrer Kontaktperson aufzurufen (wie unten beschrieben). Um eine automatische Funktion zu starten, zeigen Sie auf eine Adresse oder Telefonnummer und klicken Sie darauf, wenn der Cursor zu dem entsprechenden Symbol wechselt. 2-6 CardScan, Inc.

15 Kontakte nach Kategorien organisieren 3 Kontakte organisieren und Verwalten CardScan Lead Qualifier verfügt über leistungsstarke Funktionen, mit denen Sie Ihre Kontakte organisieren und sichern können. Dieses Kapitel gliedert sich in folgende Abschnitte: Kontakte nach Kategorien organisieren Dateien teilen und zusammenführen Datensätze mit der QuickSearch-Funktion suchen Duplizierungen suchen und löschen Ihre Leads schützen Kontaktdatensätze aktualisieren Kontakte nach Kategorien organisieren Kategorien ermöglichen Ihnen die Einteilung Ihrer Kontakte in aussagekräftige Gruppen. Sie können so Datensätze schneller finden und diese für bestimmte Projekte oder den Druck von Adressaufklebern auswählen, usw. Weitere Informationen finden Sie in unserer Online-Hilfe. Sie können Kategorien zuweisen für: Einzelne Kontakte, in dem Sie den Datensatz in der Bearbeitungsansicht öffnen und auf die Registerkarte Kategorien klicken. Mehrere Kontakte, indem Sie diese in der Listenansicht auswählen und Kategorien Zuweisen wählen. Dateien teilen und zusammenführen Mit Lead Qualifier können Sie mehrere Dateien öffnen und Datensätze durch Drag&Drop zwischen den Dateien verschieben. Diese Funktionen ermöglichen Ihnen, Dateien zu teilen und zusammenzuführen. Sie möchten beispielsweise die Datei "Kontakte" teilen. Gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Gehen Sie zu Datei Öffnen und öffnen Sie die Datei "Kontakte". Der Dateiname "Kontakte" wird in der Dateileiste angezeigt. 2. Erstellen Sie die Datei "Kontakte-2" über Datei Neu. CardScan öffnet eine leere Datei und der Name "Unbenannt" wird in der Dateileiste angezeigt. 3. Gehen Sie zu Datei Speichern unter und speichern Sie die Datei "Unbenannt" unter dem Namen "Kontakte-2". 4. Klicken Sie in der Dateileiste auf Kontakte, um zur Datei "Kontakte" zu wechseln und wählen Sie die Kontakte aus, die Sie in "Kontakte-2" verschieben möchten. Erste Schritte mit CardScan Lead Qualifier 3-1

16 3 Kontakte organisieren und Verwalten 1 5. Klicken Sie mit der Maus, und halten Sie die Maustaste gedrückt, bis der Mauszeiger dieses Aussehen annimmt. Ziehen Sie die Maus auf den Dateinamen "Kontakte-2" in der Dateileiste (Siehe Darstellung unten). 6. Lassen Sie dort die Maustaste wieder los. Im Fenster wird nun die Datei "Kontakte-2" mit den aus "Kontakte" kopierten Datensätzen angezeigt. 7. Klicken Sie auf "Kontakte" in der Dateileiste um die Datei "Kontakte" anzuzeigen. Die kopierten Datensätze sind immer noch ausgewählt. 8. Gehen Sie zu Karte Löschen, um die kopierten Datensätze in der Datei "Kontakte" zu löschen. Datensätze mit der QuickSearch-Funktion suchen Sie können eine beliebige Anzahl geöffneter Dateien nach Kontakten durchsuchen. Die QuickSearch-Komponente wird in der QuickAccess-Schaltflächenleiste folgendermaßen dargestellt: Klicken Sie auf diese Schaltfläche und verwenden Sie das QuickSearch- Dialogfenster, wenn Sie Ihre Suche weiter eingrenzen möchten. Geben Sie Wörter ein, die in den Kontakten vorkommen, um nach diesen zu suchen. Um eine Textsuche zu wiederholen, die Sie bereits durchgeführt haben, verwenden Sie die Dropdown-Liste bereits verwendeter Wörter. QuickSearch bietet Ihnen folgende Suchoptionen: Geben Sie einfach Wörter ein, die im Kontakt vorkommen, den Sie suchen. Suchen Sie in bestimmten Feldern Kombinieren Sie Wort- und Feldsuche. 3-2 CardScan, Inc.

17 Duplizierungen suchen und löschen Klicken Sie auf die Schaltfläche QuickSearch und verwenden Sie das Dialogfenster, um Ihre Suchkriterien weiter einzuschränken. Geben Sie Ihre Suchbegriffe in das Feld ein. Wählen Sie Wortkombinatio nen aus der Dropdownliste. Wenn mehrere Dateien geöffnet sind, wählen Sie die zu durchsuchende Datei aus der Dropdownliste aus. Wählen Sie das Feld aus, das Sie durchsuchen wollen. Duplizierungen suchen und löschen Mit dem CardScan-Duplizierungsassistent können Sie Datensätze mit doppelten Informationen aufspüren. Der Assistent unterstützt Sie, diese Duplikate automatisch oder nach Ihren Angaben zu löschen. Um den Duplizierungsassistent zu starten, gehen Sie zu Karte Finden Duplikate. CardScan-Kontakte schützen Verwenden Sie den Backup-Assistenten, um Ihre wertvollen Informationen zu schützen und sicherzustellen, dass Sie stets auf diese zugreifen können. Um den Duplizierungsassistent zu starten, gehen Sie zu Datei Wartung Backup. Dateien auf CardScan.net speichern. Mit dem Backup-Assistent können Sie CardScan- Dateien in Ihrem persönlichen und sicheren Benutzerkonto auf CardScan.Net (www.cardscan.net) speichern. Zusätzlich zu einem sicheren Backup, auf das Sie über das Internet zugreifen können, haben Sie auch die Möglichkeit, den AccuCard-Dienst zu nutzen (siehe unten). Aktualisieren Sie Ihre Kontaktdaten mit dem AccuCard-Dienst Der AccuCard-Dienst sendet viermal im Jahr eine an Ihre Kontakte und bittet die betreffenden Personen, ihre in Ihrer Kontaktdatei gespeicherten Informationen zu überprüfen. (Die Informationen in den Anmerkungen wird Ihren Kontakten nie angezeigt) Datensätze mit verfügbaren Aktualisierungen werden in der Listenansicht mit dem Symbol markiert. Gehen Sie zu CardScan.Net AccuCard-Aktualisierungen überprüfen, um die Aktualisierungen zu überprüfen. Der AccuCard-Aktualisierungsassistent wird geöffnet, mit dem Sie schnell die Aktualisierungen überprüfen, annehmen oder ablehnen können. Weitere Informationen finden Sie in der Online-Hilfe. Erste Schritte mit CardScan Lead Qualifier 3-3

18 3 Kontakte organisieren und Verwalten 1 Diese Seite ist leer. 3-4 CardScan, Inc.

19 Kontaktdaten nach Microsoft Excel exportieren. 4 Kontaktdaten gemeinsam verwenden CardScan Lead Qualifier bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten Kontaktdaten zur gemeinsamen Bearbeitung bereitzustellen. Beispiel: Personen, die CardScan Lead Qualifier auf ihrem Computer installiert haben und denen Sie Datensätze über zusenden, haben dieselben vollständigen Zugriffsrechte auf die Daten wie Sie. Jedoch ist diese Methode weder die effizienteste, noch die sicherste. Informationen über die Versendung von Kontaktdaten per entnehmen Sie der Online-Hilfe. Kopieren Sie Ihre Datensätze in Microsoft Outlook oder in jede andere Desktopanwendung, die von CardScan Synchronization unterstützt wird. Wenn Sie jedoch sämtliche Formular-datenfelder in eine andere Anwendung kopieren möchten, müssen Sie die voreingestellte Feldabbildung dieser Anwendung bearbeiten. Informationen über die CardScan- Synchronisation entnehmen Sie der Online-Hilfe. Sie können, wie in diesem Kapitel beschrieben, Datensätze nach Microsoft Excel exportieren. Für ein effizientes Teamwork empfiehlt sich, wie bereits auf Seite1-1erwähnt, Daten über ein privates und sicheres Benutzerkonto auf CardScan.net zur gemeinsamen Bearbeitung bereitzustellen. Eine ausführliche Einführung in die Verwendung von CardScan.net finden Sie unter Datensätze über CardScan.net zur gemeinsamen Bearbeitung bereitstellen. auf Seite 4-3. Kontaktdaten nach Microsoft Excel exportieren. Der Export-Assistent von CardScan verfügt über eine entsprechende Vorlage, mit der die Daten in ein Dateiformat exportiert werden können, welches von Microsoft Excel importiert werden kann. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Kontaktdaten nach Microsoft Excel zu exportieren: 1. Starten Sie CardScan, wählen Sie Datei Datenaustausch Exportieren. Der Export-Assistent wird geöffnet: Erste Schritte mit CardScan Lead Qualifier 4-1

20 4 Kontaktdaten gemeinsam verwenden 1 2. Klicken Sie auf Weiter. Dieses Fenster wird geöffnet 3. Wählen Sie aus der Liste die entsprechende Vorlage aus: 4. Klicken Sie auf Weiter, und befolgen Sie die Anweisungen des Assistenten, um die Kontaktdaten zu exportieren. 4-2 CardScan, Inc.

21 Datensätze über CardScan.net zur gemeinsamen Bearbeitung bereitstellen. Datensätze über CardScan.net zur gemeinsamen Bearbeitung bereitstellen. Die Möglichkeit, Kontaktdaten über Ihr privates Benutzerkonto auf CardScan.net zur Verfügung zu stellen, kann Ihnen Geld und Zeit sparen. Sie können Ihr ganzes Team für das Projekt einsetzen, obwohl Sie als einzige Person die Veranstaltung besuchen. Um diese Funktion nutzen zu können, müssen Sie folgende Schritte beachten: Erstellen Sie ein Benutzerkonto auf CardScan.net. Wählen Sie Tools Begrüßungsassistent, und befolgen Sie die Bildschirmanweisungen, um Ihr Benutzerkonto zu erstellen. Üben Sie das Speichern von Dateien auf CardScan.net, das Öffnen von Dateien über CardScan.net und die Synchronisierung von CardScan.net-Dateien. Umfassende Informationen und Anweisungen finden Sie in der Online-Hilfe. HINWEIS: Wenn Sie die Datei direkt über CardScan.net anzeigen, sind die Formulardatenfelder nicht zu sehen. Um Datensätze vollständig anzeigen und bearbeiten zu können, müssen Sie diese Synchronisieren und mit der lokalen Kopie arbeiten. Das folgende Beispiel erklärt diese Anforderung. Bevor Sie CardScan.net bei einer Veranstaltung einsetzen, üben Sie folgendes Szenario: 1. Sie scannen und bearbeiten ausgefüllte Formulare und speichern Sie dann auf CardScan.net. 2. Ihr Team öffnet diese Datei über CardScan.net und erstellt eine lokale Kopie. 3. Das Team bearbeitet die lokale Kopie, um die Richtigkeit der Daten zu überprüfen und die Datensätze zu vervollständigen. Es stellt Feedback zu den Einträgen im Feld "Anmerkungen" bereit. 4. Das Team synchronisiert die Datei mit CardScan.net. 5. Synchronisieren Sie die Dateien. 6. Prüfen Sie die Datensätze, die von Ihrem Team vervollständigt wurden. 7. Überprüfen Sie das Feedback im Feld "Anmerkungen". Um das Feedback schnell finden zu können, verwenden Sie QuickSearch und Suchen Sie das Feld Anmerkungen (siehe Datensätze mit der QuickSearch-Funktion suchen auf Seite 3-2). HINWEIS: Weitere Informationen zur gemeinsamen Bearbeitung von Kontaktdaten über CardScan.net, siehe Anhang A: Bewährte Methoden Erste Schritte mit CardScan Lead Qualifier 4-3

22 4 Kontaktdaten gemeinsam verwenden 1 Diese Seite ist leer. 4-4 CardScan, Inc.

23 Anhang A: Bewährte Methoden Ihr Erfolg während und nach der Veranstaltung hängt im Wesentlichen davon ab, wie Sie auf bestimmte Szenarien vorbereitet sind. Berücksichtigen Sie folgende Vorschläge: Erstellen Sie Ihr Benutzerkonto auf CardScan.net und üben Sie den Umgang mit dem Benutzerkonto Seien Sie darauf vorbereitet, Kontakte ohne Visitenkarte zu erfassen Üben Sie den Umgang mit den Formularen Planen Sie eine Strategie! Vermeiden Sie Probleme beim Scannen Erstellen Sie ein CardScan.net-Benutzerkonto und üben Sie die Verwendung des Kontos Ihr Benutzerkonto auf CardScan.net könnte sich als unverzichtbare Hilfe für Ihr Team erweisen. Wenn Sie sich beispielsweise auf einer mehrtägigen Veranstaltung befinden, kann es erforderlich sein, dass Sie Kontaktinformationen so schnell wie möglich Ihrem Team mitteilen müssen, um weitere Schritte für eine neue Geschäftsbeziehung einleiten zu können. Um diesen sicheren Kommunikationsweg effektiv zu nutzen, sollten Sie das Speichern von Dateien auf CardScan.net, sowie die Synchronisierung mit Ihrem Desktop üben. Entscheiden Sie, welchen Teammitgliedern Sie den Zugriff auf die Dateien ermöglichen. Beschaffen Sie sich einen Internet-Zugang während der Veranstaltung. Seien Sie darauf vorbereitet, Kontakte ohne Visitenkarte zu erfassen. TIPP: Wenn die betreffende Person keine Visitenkarte zur Hand hat, schreiben Sie die Informationen auf die Rückseite Ihrer Karte und heften Sie diese an das Formular. Noch besser, Sie bereiten einige visitenkartengroße Papierbögen vor (Siehe Darstellung unten) und halten Sie diese während der Veranstaltung bereit. Name: Titel: Firma: Telefon: A-1

24 Anhang A: Bewährte Methoden 1 Üben Sie den Umgang mit den Formularen Nehmen Sie sich etwas Zeit, um einen effizienten Gebrauch der Formulare zu erlernen: Schauen Sie sich das Formular, das mit der Lead Qualifier Software geliefert wurde, genau an. Interviewen Sie Ihre Kollegen und üben Sie so das Ausfüllen der Formulare. Überlegen Sie sich, wie Sie die handschriftlichen Felder und insbesondere das MEMO-Feld verwenden möchten. Üben Sie das Ausfüllen, Einscannen und Betrachten der Abbildungen mit der Vergrößerungsoption (Big Picture). Um alle Abbildungen eines Datensatzes anzuzeigen, wählen Sie den Datensatz aus und gehen Sie zu Ansicht Vergrößerung Planen Sie eine Strategie! Bei der Veranstaltung vor Ort müssen Sie nur die Formulare ausfüllen. Überlegen Sie sich, wie Sie die restlichen Aufgaben (Scannen, Verarbeiten, Richtigkeit prüfen, Daten organisieren und zur gemeinsamen Bearbeitung bereitstellen) erledigen möchten. Beantworten Sie folgende Fragen: Gibt es die Möglichkeit, Formulare einzuscannen, während Sie sich mit Ihrem neuen potentiellen Kontakt unterhalten. Wenn Sie Ihren eigenen Stand haben, können Sie dort Ihren Scanner und PC/Laptop mit der entsprechenden Software einrichten. Wenn Sie sich jedoch viel bewegen müssen, überlegen Sie sich wo und wie Sie die Formulare später Scannen können. Wird ein Internet-Zugang verfügbar sein, so dass Sie die Datensätze in Ihrem Benutzerkonto auf CardScan.net speichern und das Feedback abrufen können? Wenn Sie weder auf der Veranstaltung noch im Hotel einen Internet-Zugang zur Verfügung haben, stellen Sie sicher, dass Sie eine Backup-Kopie Ihrer Datei auf einem separaten Speichermedium erstellen können. Sollten Sie vorhaben, Daten über CardScan.net zu übermitteln, überlegen Sie sich, ob Sie ein Benutzerkonto für Sie persönlich oder Ihr Team erstellen möchten. Sie sollten alles eingerichtet haben, bevor Sie zu der Veranstaltung reisen. Welche Mitglieder des Teams sollten das Passwort für CardScan.net erhalten? Schreiben Sie sich Ihr Passwort auf, nehmen Sie es mit und speichern Sie es an einem Ort, auf den Sie oder ein Teammitglied zugreifen kann. Wissen Ihre Teammitglieder, wie man Datensätze auf CardScan.net mit dem Desktop synchronisiert? A-2 CardScan, Inc.

25 Vermeiden Sie Probleme beim Scannen Reinigen Sie den Scanner, wenn auf den gescannten Abbildungen schwarze vertikale Linien zu sehen sind oder der Scanner klebenden Materialen auf dem Formular ausgesetzt war. Reinigen Sie den Scanner mit den mitgelieferten Reinigungspads. Die Pads enthalten ausschließlich Isopropanol und Alkohol und sind bei sachgerechter Verwendung nicht gesundheitsschädlich. So reinigen Sie den Scanner: 1. Scannen Sie das Pad wie eine Visitenkarte. Wiederholen Sie den Scannvorgang mit dem selben Pad 2-3 Mal. 2. Warten Sie Sekunden bis der Alkohol auf dem Sensor und der Rolle des Scanners getrocknet ist. HINWEIS: Wir empfehlen den Scanner alle zwei Monate ein Mal zu reinigen. Weitere Reinigungspads können Sie unter erwerben. A-3

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