Diplomarbeit. Enterprise Contract Management

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1 Diplomarbeit zur Erlangung des akademischen Grades Diplom-Betriebswirt (BA) an der Berufsakademie Ravensburg -Staatliche Studienakademie- zum Thema Enterprise Contract Management eingereicht von: Sven Sauerland (Matrikel-Nr.: ) Studiengang: BWL Handel / Vertriebsmarketing W VM 05 Betreuende Dozentin: Prof. Dr. Renate Dendorfer LL.M. MBA Abgabedatum: 02. September 2008

2 INHALTSVERZEICHNIS INHALTSVERZEICHNIS Abbildungsverzeichnis... IV Tabellenverzeichnis... V Abkürzungsverzeichnis... VI 1 Einleitung Vertragsmanagement Vertragsarten Austauschverträge Gesellschaftsrechtliche Verträge Massenverträge Vertragstypen Vertragsbestandteile Präambel Vertragsparteien Vertragsinhalt Gesetzliche Regelungen Rechtsprechung Außergesetzliche und informelle Regelungen Komplexität Anlagen Life-Cycle von Verträgen vorvertragliche Phase Vertragserstellung und Verhandlung Instrumente der Vertragserstellung Klauseln Vertragsvorlagen Versionierung Datenbankverknüpfung letter of intent Vorvertrag Vertragsgenehmigung Vertragsabschluss Vertragsdurchführungsphase Vertragserfüllung Termine Fristen Wiedervorlagen Volumen Vertragscontrolling Nachforderungsmanagement (Claim Management) Vertragsbeendigung I

3 INHALTSVERZEICHNIS 2.5 Risk Management Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG) Sarbanes-Oxley Act (SOX) Basel II Enterprise Content Management (ECM) Capture (Erfassung) Informationseingang Indexierung Input Designs Taxonomie Manage (Verwaltung) Document Management (Dokumenten-Management) Recherche Versionsmanagement Check-out / Check-in Visualisierung Benutzer- und Zugriffsverwaltung Collaboration Wiedervorlage Abonnement Mappen Business Process Management / Workflow Management Production Workflow ad-hoc Workflow Stellvertretung Mahn- und Sperrfristen Process Mining Content Management Vorlagen Vertragskonfigurator Management Records Management Store (Speicherung) Deliver (Ausgabe) Preserve (Archivierung) Sicherheitstechnologie Elektronische Signatur Datensicherheit Compliance regulatorische Compliance Revisionssicherheit Prüfbarkeit digitaler Unterlagen II

4 INHALTSVERZEICHNIS Archivierung Beweissicherheit operationale Compliance leistungsorientierte Compliance Praxisbeispiel Kabel Deutschland GmbH Ziele des Zentralen Vertragsmanagement Anforderungen des Zentralen Vertragsmanagements Erfassung und Indexierung Berechtigungsrollen Berechnung von Vertragsdaten Vertragsabhängigkeiten Befüllungs-assistent Recherche und Auswertungen Reporting Report Finanzielle Verpflichtungen Report wirksame Kündigungsfristen und Zahlungstermine Report Nächste Kündigungsmöglichkeit Ausblick Betriebswirtschaftliche Betrachtung Erlössteigerung Kostensenkung Produktivitätssteigerung Risikominimierung Fazit Literaturverzeichnis Aufsätze in Zeitschriften Internetquellen sonstige Quellen Interview Studien Verzeichnis der Gesetze und Verordnungen Verzeichnis der Richtlinien des Europäischen Parlaments und des Rates Ehrenwörtliche Erklärung Anlage III

5 ABBILDUNGSVERZEICHNIS ABBILDUNGSVERZEICHNIS Abb. 1: Leistungsaustauschverhältnis... 6 Abb. 2: Spezifikationen des Vertragsinhalts... 9 Abb. 3: Life-Cycle von Verträgen Abb. 4: AIIM Modell für ECM Abb. 5: Neues Dokument anlegen Auswahl des Deskriptors aus einer Liste Abb. 6: Neuanlage Vertrag Vertragsdaten Abb. 7: Neuanlage Vertrag Termine Abb. 8: Neuanlage Vertrag Vertragliche Garantien Abb. 9: Neuanlage Vertrag Ablageort / Sachbearbeiter Abb. 10: Hierarchie Dokumentenmanagement Abb. 11: Neuanlage Geschäftspartner Stammdaten Abb. 12: Manage Komponenten von ECM Abb. 13: Recherche Anfrage Geschäftspartner Stammdaten Abb. 14: Anfrage Recherche Vertrag Termine Abb. 15: Variantenverwaltung Abb. 16: Rollenkonzept Vertragsmanagement Abb. 17: Benutzergruppenverwaltung Abb. 18: Dialog Einrichtung einer Wiedervorlage Abb. 19: Dialog Einrichtung eines Abonnements Abb. 20: Ansicht einer elektronischen Mappe Abb. 21: Workflow Prozessablauf Abb. 22: Start eines Ad-hoc Workflow Abb. 23: Bearbeitungshistorie eines Dokumentes Abb. 24: Auswahl und Bearbeitung von Vertragsbausteinen Abb. 25: Auswahl Vorlage Abb. 26: Auswahlmodi eines Vertragskonfigurators Abb. 27: Spezifizierung des Vertragstyps und -inhalts mit Vertragskonfigurator Abb. 28: Klauselkonfigurator Abb. 29: Vorschau eines Vertrages im Vertragskonfigurator mit Editierungsfunktionalität Abb. 30: Indexierung der Basisinformationen des Vertrages Abb. 31: Indexierung des Vertragsdokuments Abb. 32: Indexierung der Besitzerdaten des Vertrages Abb. 33: Vertragsrelationen Abb. 34: Paramater für Kündigungsfristen Abb. 35: Vorschlagswerte für Kündigungsfristen Abb. 36: Mit Befüllungs-Assistenen erstellte Kündigungsfrist Abb. 37: Vertrags-Vorschau Abb. 38: Recherche Kündigungsfrist Abb. 39: Recherche Zahlungstermin Abb. 40: Ordner Vertrag mit Kündigungsfristen, Zahlungsterminen, Vertragsrelationen, Besitzerdaten und Vertragsdokument Abb. 41: Beispiel: Gesamtes kreditorisches Vertragsvolumen (Summe: ) IV

6 TABELLENVERZEICHNIS Abb. 42: Auswertung finanzielle Verpflichtungen (Trefferliste) Abb. 43: Exportdatei in Microsoft Excel Abb. 44: Trefferliste zu Kündigungsfristen / Zahlungsterminen Abb. 45: Trefferliste der Auswertung nächste Kündigungsmöglichkeit zum Stichtag TABELLENVERZEICHNIS Tabelle 1: Vertragstypen... 6 V

7 ABKÜRZUNGSVERZEICHNIS ABKÜRZUNGSVERZEICHNIS ABl. Amtsblatt ABl. EU Amtsblatt der Europäischen Union Abs. AGB AIIM AktG AO Art. AT Aufl. ausf. BaFin Bd. BDSG Begr. BGB BGBl. Absatz Allgemeine Geschäftsbedingungen Association for Information and Image Management International Aktiengesetz Abgabenordnung Artikel Allgemeiner Teil Auflage ausführlich Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht Band Bundesdatenschutzgesetz Begründer Bürgerliches Gesetzbuch Bundesgesetzblatt BGBl. I Bundesgesetzblatt Teil 1 BGH BMF BPM BStBl. BT bzw. ca. CAD COLD csv DMS DStR Bundesgerichtshof Bundesministerium für Finanzen Business Process Management Bundessteuerblatt Bundestag beziehungsweise circa Computer Aided Design (Computergestütztes Konstruieren) Computer Output on Laser Disc Comma-Separated Values (Dateiformat) Document Management System (Dokumenten Management System) Deutsches Steuerrecht (Zeitschrift) Electronic Mail ECM ERP EG EU etc. Enterprise Content Management Enterprise Resource Planning Electronic Mail Europäische Gemeinschaft: Vertrag zur Gründung der Europäischen Gemeinschaften (EG-Vertrag) Europäische Union et cetera f. folgend ff. Fax GbR fortfolgende Telefax Gesellschaft bürgerlichen Rechts GDPdU Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen gem. GG ggf. GmbH GoB GoBS HGB Hdb Hrsg. hrsg. IAS IFRIC IFRS IT gemäß Grundgesetz gegebenenfalls Gesellschaft mit beschränkter Haftung Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung Grundsätze mäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme Handelsgesetzbuch Handbuch Herausgeber herausgegeben International Accounting Standards International Financial Reporting Interpretations Committee International Financial Reporting Standard Informationstechnologie i. S. d. im Sinne des i. V. m. in Verbindung mit IKS insb. Internes Kontrollsystem insbesondere VI

8 ABKÜRZUNGSVERZEICHNIS ISO JKomG Kap. KDG KBS Komm KWG LOI International Organization for Standardization Justizkommunikationsgesetz Kapitel Kabel Deutschland GmbH kaufmännisches Bestätigungsschreiben Kommentar Kreditwesengesetz letter of intent MaRisk Mindestanforderungen an das Risikomanagement MoReq Model Requirements for the managment of electronic records NJW Nr. Neue Juristische Wochenschrift (Zeitschrift) Nummer o. ä. oder Ähnliche[s] o. S. ohne Seite OS ECM ECM-Suite von OPTIMAL SYSTEMS (Produktbezeichnung, ggf mit Versionsnummer angegeben) PDF PDF/A RL Rn. ROI Portable Document Format (Dokumenten-Dateiformat) Portable Document Format Archive (Dokumenten-Dateiformat zur Langzeitarchivierung) Richtlinie s. siehe S. Seite SAP Randnummer Return on Investment, SAP AG (größter europäischer Hersteller für betriebswirtschaftliche Software) Schriftl. Schriftleitung SEC SIC SigG United States Securities and Exchange Commission Standing Interpretations Committee Signaturgesetz SigV SOA SolvV SOX SSEE Tz. Signaturverordnung s. SOA Solvabilitätsverordnung Sarbanes -Oxley Act Signaturerstellungseinheiten Textziffer u. a. und andere US UStG usw. v. von VDMA vgl. Vorb. XML z. zu United States of America Umsatzsteuergesetz und so weiter Verband Deutscher Maschinen- und Anlagenbau e.v. vergleiche Vorbemerkung Extensible Markup Language z. B. zum Beispiel zit. ZPO ZVM zitiert Zivilprozessordnung Zentrales Vertragsmanagement VII

9 EINLEITUNG 1 EINLEITUNG Verträge bilden die Basis der Interaktion von Unternehmen mit ihren internen und externen Partnern. Sie fixieren die Rahmenbedingungen für die unternehmensinterne Informations-, Waren und Finanzlogistik. Weiterhin tangieren Verträge jedes Glied der Wertschöpfungskette eines Unternehmens, indem sie sämtliche Bereiche und Abteilungen auf unterschiedlichste Weise betreffen. Die Globalisierung des operativen Geschäfts, die Internationalisierung von Unternehmensprozessen und die steigenden nationalen und vor allem internationalen rechtlichen Anforderungen führen zu einer wachsenden Komplexität von Verträgen. Hieraus resultiert ein immer größeres unternehmerisches Risiko, das grundsätzlich der Abwicklung, Verwaltung und Überwachung von Verträgen immanent ist. Dieser quantitative und qualitative Wandel zieht zugleich die Erhöhung der Anforderungen an die Unternehmen nach sich, das Management ihrer Verträge durch den Einsatz von Informationstechnologie zu unterstützen und zu verbessern. Ziel dieser Arbeit ist es, eben dieses Vertragsmanagement in Unternehmen unter Zuhilfenahme eines unternehmensweiten Enterprise Content Management Systems zu erörtern. Hierbei werden zunächst diejenigen Prozesse analysiert, die ein Vertrag unter Berücksichtigung unterschiedlichster Vertragsarten und -typen im Unternehmen zu durchlaufen hat. Insofern liegt der Schwerpunkt auf der Darstellung der Instrumente, Hilfsmittel und Aufgaben, mit denen das Vertragsmanagement auf den Vertrag während seines gesamten Lebenszyklus Einfluss nehmen kann. Weiterhin erfolgt eine Erörterung der Berührungspunkte und Optimierungspotentiale des Vertragsmanagements mit den Unternehmenszielen Kostenreduktion, Risikominimierung, Transparenz und Compliance. Im Zweiten Teil der Arbeit wird die Integration des Vertragsmanagements in ein unternehmensweites Enterprise Content Management System (ECM) dargelegt. Hierbei wird aufgezeigt, dass das Potential von Informationstechnologie als Hilfsmittel des Vertragsmanagements nicht durch eine isolierte Insellösung ausgeschöpft werden kann, bei der lediglich einzelne unmittelbar mit der Vertragsgestaltung und -überwachung betrauten Unternehmensbereiche, wie beispielsweise die Rechtsabteilung, auf diese Instrumente zurückgreifen. Vielmehr entfaltet das ECM die größte Effektivität als zentrales System mit Schnittstellen zu allen Abteilungen und Bereichen des Unternehmens entlang der Wertschöpfungskette. Die Komponenten und Funktionalitäten werden dabei unter dem Gesichtspunkt betrachtet, welche Instrumente die Aufgaben des Vertragsmanagements nach heutigem Stand der Informationstechnologie unter Berücksichtigung einer größtmöglichen Allgemeingültigkeit und der rechtlichen Vorgaben unterstützen können. Die Zusammenfassung von Dokumentenmanagement (Content Management) und Vertragsmanagement (Contract Management) in ein einheitliches und unternehmensweit einsetzbares prozess- und workflowbasiertes Informationssystem (Enterprise System) bilden dabei das als Titel dieser Arbeit gewählte Kunstwort Enterprise Contract Management. 1

10 EINLEITUNG Zur Erörterung der Umsetzung des Vertragsmanagements in der Unternehmens-Praxis wird in der Arbeit auf drei Studien zum Thema Vertragsmanagement Bezug genommen. Dabei orientieren sich die dargestellten Lösungsansätze an den Problemen und Verbesserungsmöglichkeiten, die von den an den Studien teilgenommenen Unternehmen im Rahmen der Befragung geäußert wurden. Die Unternehmensberatung BearingPoint hat im Zeitraum Dezember 2005 bis Februar fast ausschließlich Deutsche und Schweizer Unternehmen aller Branchen zum Thema Vertragsmanagement befragt. Dabei haben sich 42% der Unternehmen mit unter Mitarbeitern, 36% mit bis Mitarbeitern und 21% mit über Mitarbeitern an der Studie beteiligt. Die für die Unternehmen befragten Teilnehmer gehörten dabei funktional zu 40% der Rechtsabteilung an. Die anderen sind annähernd gleich verteilt dem Einkauf, der IT-Abteilung, dem Vertrieb oder auch dem Marketing zuzuordnen. 70% der Teilnehmer sind dabei in leitender Position oder als Geschäftsführer tätig. 1 Eine zweite Studie der Management- und IT-Beratungsfirma nexetevolution consulting group befragte zwischen März und August deutschsprachige Unternehmen aller Branchen. Dabei handelt es sich bei über der Hälfte um sehr große Unternehmen mit mehr als Mitarbeitern und bei mehr als einem Viertel um große Unternehmen mit einer Mitarbeiteranzahl zwischen und Die Fragen wurden zu einem Drittel von Mitarbeitern der Rechtsabteilung, zu je 15% von Angestellten aus den Bereichen Finanzen / Controlling und der IT- Abteilung, sowie von 12% der Geschäftsführer beantwortet. 2 Die dritte Studie mit dem Titel The Contract Management Benchmark Report Procurement Contracts der Aberdeen Group bezieht sich ausschließlich bei der Beantwortung der Fragen über das Vertragsmanagement auf Beschaffungsverträge mit Lieferanten. Bei der im Januar und Februar 2006 durchgeführten Untersuchung beteiligten sich 221 mehrheitlich nordamerikanischen Unternehmen. Deren Teilnahme gemessen an der Unternehmensgröße verteilt sich nach ihrem Jahresumsatz zu 49 % auf Unternehmen über eine Milliarde Dollar, zu 32% zwischen 50 Millionen und einer Milliarde Dollar und den restlichen 19% mit unter 50 Millionen Dollar. Die teilnehmenden Personen waren dabei zu 50% Einkäufer. 3 1 vgl. BearingPoint, 2006, S vgl. nextevolution, 2006, S. 8 f. 3 vgl. Aberdeen, 2006, S. 21 2

11 VERTRAGSMANAGEMENT 2 VERTRAGSMANAGEMENT Unter Vertragsmanagement (Contract Management) ist die Gesamtheit aller Aufgaben, Techniken und Mittel zu verstehen, die für die Betreuung der vertraglichen Verhandlungen, die Vertragsgestaltung, den Abschluss von Verträgen sowie deren Durchführung und Beendigung notwendig ist. Insofern tangiert das Vertragsmanagement neben den taktischen und strategischen Unternehmensentscheidungen der Unternehmensführung auch die Unternehmensbereiche Finanzen, Einkauf, Vertrieb und Recht. Um der Komplexität eines effektiven Vertragsmanagements gerecht zu werden, bedarf es einer Implementierung in all denjenigen Unternehmensbereichen, die abhängig von der Vertragsart und der unternehmensinternen Ablauforganisation betroffen sind. Die strukturierte Einbindung der juristischen und betriebswirtschaftlichen Kompetenzträger in die Prozesse innerhalb des Vertragslebenszyklus steigert die Qualität und die Effizienz von Verträgen gleichermaßen unter Minimierung des unternehmerischen Risikos. 2.1 VERTRAGSARTEN Der Vertrag ist die zwei- oder mehrseitige rechtsgeschäftliche Regelung eines Rechtsverhältnisses, die von den Vertragsparteien einverständlich getroffen wird (Flume, 1992, BGB AT, Bd. II, 33, Rn.2). Verträge lassen sich ihrem Inhalt nach unter verschiedenen Gesichtspunkten gliedern. 4 Insoweit kann man grundsätzlich eine Unterteilung in zwei Gruppen vornehmen, die der Austausch- und die der gesellschaftsrechtlichen Verträge. 5 Zudem kann zwischen Individualvereinbarungen und Massenverträgen differenziert werden. Ein weiteres Gruppierungsmerkmal kann auch die konkrete Folge der Vereinbarung sein. Ist sie auf die schuldrechtliche Begründung von Rechten und Pflichten gerichtet, so handelt es sich um einen obligatorischen Vertrag, während eine Vereinbarung, die eine unmittelbare Rechtsänderung begründet, als Verfügungsvertrag tituliert wird. Für Letzteres ist die Einigung bei der Eigentumsübertragung prominentes Beispiel. Da jedoch der Großteil der von Unternehmen geschlossenen Verträge schuldrechtlicher Natur sind, erfolgt die weitere Darstellung der Vertragsarten anhand der Einteilung in Austausch- und gesellschaftsrechtliche Verträge, um eine möglichst breite Allgemeingültigkeit der nachfolgenden Darstellungen zu erreichen AUSTAUSCHVERTRÄGE Unter Austauschverträgen sind alle Vertragsarten zu verstehen, bei denen sich Leistungen und Gegenleistungen gegenüberstehen (synallagmatischer Vertrag) 6. Dabei kennzeichnet den Austauschvertrag, dass jede beteiligte Partei gegenüber der anderen Ansprüche und Einwendungen geltend macht, die sich in den unterschiedlichen Vertragszielen ergänzen. Aus Unternehmenssicht lassen sie sich diese Austauschverträge in zwei weitere Gruppen unterteilen, nämlich danach, ob das Unternehmen Anbieter der Leistung (Verträge mit Kunden) oder Leistungsempfänger (Verträge mit Lieferanten) ist. 7 4 vgl. Staudinger / Bork, 2003, Vorb. z , Rn Heussen, 2007, Teil 2, Rn. 234a 6 vgl. HK-BGB / Dörner, 2006, Vorb. z , Rn. 6 7 vgl. Abb. 1, S. 6 3

12 VERTRAGSMANAGEMENT GESELLSCHAFTSRECHTLICHE VERTRÄGE Gesellschaftsrechtliche Verträge definieren sich hingegen als Zusammenschluss mehrerer Parteien zur Erreichung eines einheitlichen Vertragsziels. Aufgrund dieses gemeinsamen Vertragsziels sind gesellschaftsrechtliche Verträge überwiegend durch überschneidende Solidarpflichten als durch Einzelinteressen gekennzeichnet MASSENVERTRÄGE Sowohl Austausch- als auch gesellschaftsrechtliche Verträge können in Unternehmen bei vergleichbaren Sachverhaltskonstellationen in großer Zahl auftreten. Als Austauschverträge werden beispielsweise inhaltsidentische Stromlieferungsverträge eines Energielieferanten mit einer großen Anzahl von Kunden geschlossen. Im Bereich gesellschaftsrechtlicher Massenverträge sind GbR-Verträge von Tippgemeinschaften eines Lotterie-Spielevermittlers als Beispiel zu nennen. Bei derartigen Massenverträgen handelt es sich im Gegensatz zu jeweils individuell mit dem Vertragspartner ausgehandelten Vereinbarungen um eine Rationalisierung von Verträgen, indem diese mit vorformulierten, standardisierten Vertragsinhalten in großer Anzahl abgeschlossen werden. In der Regel werden die Vertragsinhalte in Allgemeinen Geschäftsbedingungen oder Formularverträgen niedergelegt. 9 Insofern gilt es zu beachten, dass derartige Massenverträge beim Vorliegen der tatbestandlichen Voraussetzungen des 305 Abs. I BGB der Klauselkontrolle nach den 305 ff. BGB unterliegen. Daraus folgt, dass für deren Gültigkeit nur bestimmte Vertragsinhalte zugelassen sind und sie zudem wirksam in den Vertrag einbezogen werden müssen. Bei Verstoß gegen diese Bestimmungen greifen die allgemeinen gesetzlichen Regelungen ein, da 306 Abs. 2 BGB eine geltungserhaltende Reduktion ausschließt. 2.2 VERTRAGSTYPEN Verträge werden nach unterschiedlichen Vertragstypen getrennt definiert. 10 Obwohl sich durch die vorangegangene Unterteilung in Austauschverträge und gesellschaftsrechtliche Verträge alle denkbaren Arten von Verträgen auf diese zwei Grundtypen zurückführen lassen, ist für eine gesteigerte Übersichtlichkeit im Unternehmen eine weitere Untergliederung in verschiedene Vertragstypen unabdingbar. Durch die typischerweise auftretenden Sachverhaltskonstellationen mit den darauf anzuwendenden rechtlich Vorschriften und Bestimmungen werden in Unternehmen überwiegend die im Folgenden aufgeführten Vertragstypen abgeschlossen. Aufgrund der aus der Privatautonomie resultierenden Vertrags-Gestaltungsfreiheit kann eine solche Aufstellung allerdings niemals abschließend sein. Zudem treten Kombinationen unterschiedlicher Vertragstypen auf, die man als so genannte typengemischte Verträge oder Typenkombinationsverträge tituliert vgl. Heussen / Wegmann / von dem Knesebeck, 2007, Teil 4, Rn. 4 9 Staudinger / Bork, 2003, Vorb. z , Rn RKW, 2008, Vertragstypen 11 vgl. Heussen / Ott / Pischel, 2007, Teil 6, Rn. 147 f. 4

13 VERTRAGSMANAGEMENT Vertragstyp Arbeitsverträge 12 Ausbildungsverträge 13 Dienstleistungs- / Werk- / Lieferverträge 14 Finanzierungsverträge 15 Forschungs- und Entwicklungsverträge 16 Franchise-Vertrag 17 Gesellschaftsverträge 18 Immobilien- / Grundstückskaufvertrag 19 Infrastruktur-Nutzungsvertrag 20 IT-Verträge 21 Kauf Kreditsicherungsvertrag 22 Mantelvereinbarungen Miet- und Vermietverträge 23 Non-Disclosure Agreement 24 / Letter of Intent 25 Patente / Lizenzen 26 Vertragstypischer Inhalt Mitarbeiterdaten, Laufzeiten, Kündigungsfristen, Gehälter, Provisionen, Beurteilungen, Einsatzmöglichkeiten Mitarbeiterdaten, Ausbildungsvergütung, Laufzeit, Ausbildungsdaten, Schuldaten Umfang, Zeiten, Abrechnung Amortisierung, Leasing, Eigentumsvorbehaltssicherung Forschungsinhalt, Entwicklungsgegenstand, Schutzrechte, Geheimhaltung, Qualitätssicherung Schutzrechte, Lizenzrechte, Verkaufskonzession Gemeinsamer Zweck, Errichtung, Beteiligung Immobilie, Grundstück, Eigentumsverschaffung Telekommunikation, Online-Dienste, Internet, Energielieferung Hardware, Software, Wartung, Programmlizenzen, Source- Codes Betroffene Einheit, Liefer- und Zahlungsmodalitäten Akzessorietät, Bürgschaft, Eigentumsvorbehalt, Sezession Beeinflussen andere Verträge mit einem oder mehreren Partnern. Globale Auswirkung auf Kontingente; Umfang, Vertragsstrafen, Fristen Umfang, Rechte, Provisionen, Umsätze Absichtserklärung, Due Diligence, Geheimhaltevereinbarung Nutzung fremder oder Weitergabe eigener Rechte 12 ausf. dazu MünchVertragsHdb, Bd. V, Kallmann, Kap. IV 13 ausf. dazu MünchVertragsHdb, Bd. V, Kallmann, Kap. IV ausf. dazu MünchVertragsHdb, Bd. V, Bartsch / Frikell / Castor u. a., Kap. III 15 ausf. dazu MünchVertragsHdb, Bd. III, Stolterfoht / Schütze / Rabstein, Kap. II 16 ausf. dazu MünchVertragsHdb, Bd. II, Möffert, Kap. VIII 17 ausf. dazu MünchVertragsHdb, Bd. II, Heil / Wagner, Kap. II 18 ausf. dazu MünchVertragsHdb, Bd. I; MünchVertragsHdb, Bd. IV, Just, Kap. IX; MünchVertragsHdb, Bd. II, Günther, Kap. III 19 ausf. dazu MünchVertragsHdb Bd. V, Nieder / Otto / Langenfeld u. a., Kap. I; MünchVertragsHdb, Bd. V, Bartsch, Kap. III.2 - III ausf. dazu MünchVertragsHdb, Bd. II, Bahrsen, Kap. XII 21 ausf. dazu MünchVertragsHdb, Bd. II, Harte-Bavendamm / Kindermann / Metzger, Kap. XI 22 ausf. dazu MünchVertragsHdb, Bd. II, Graf von Westphalen, Kap. I 23 ausf. dazu MünchVertragsHdb, Bd. V, Blank, Kap. II 24 ausf. dazu MünchVertragsHdb, Bd. IV, Chrocziel, Kap. I.2 25 ausf. dazu MünchVertragsHdb, Bd. IV, Thümmel, Kap. I.1 26 ausf. dazu MünchVertragsHdb, Bd. II, Schulz-Süchting, Kap. IV ; MünchVertragsHdb, Bd. IV, Chrocziel, Kap. VIII 5

14 VERTRAGSMANAGEMENT Rahmenverträge Transport- / Frachtverträge 27 Versicherungsverträge Vertriebsverträge 28 Werbe- / Wettbewerbsrechts- Verträge 29 Vereinbarung über eine Gruppe von Verträgen mit Auswirkung auf deren Laufzeit und Volumina Fracht, Haftung, Termin Haftungsvolumen Handelsvertretung, Leistung, Gebiet, Wettbewerb, Provision, Vertragshändler, Kommission Werbeagentur, Anzeigen, Wettbewerbshandlung Tabelle 1: Vertragstypen Als die in Unternehmen zahlenmäßig gewichtigsten Vertragstypen sind vor allem die Verträge mit Lieferanten in Form von Dienstleistung-, Wartungs- und Lizenzverträge anzusehen. Zudem spielen Miet-, Leasing- und Gesellschaftsverträge eine übergeordnete Rolle. Nicht außer Acht zulassen sind darüber hinaus die Arbeitsverträge mit den Mitarbeitern. Abb. 1: Leistungsaustauschverhältnis ausf. dazu MünchVertragsHdb, Bd. II, Weipert, Kap. VII; MünchVertragsHdb, Bd. IV, Pitroff / Weipert / Bartes, Kap. VII 28 ausf. dazu MünchVertragsHdb, Bd. II, Semler, Kap. I; MünchVertragsHdb, Bd. IV, Graf von Westphalen / Thümmel, Kap. III 29 ausf. dazu MünchVertragsHdb, Bd. III, Gloy / Schultz-Süchting, Kap. VIII 30 Quelle: RR Donnelley Document Solutions (Switzerland) GmbH, 2008, S. 2 6

15 VERTRAGSMANAGEMENT 2.3 VERTRAGSBESTANDTEILE Abgesehen von notariellen oder anderen gesetzlich formgebundenen Verträgen unterliegen Verträge grundsätzlich keiner zu beachtenden bestimmten Form. Dennoch ist es für ein effektives Arbeiten mit einer Vielzahl von Verträgen unabdingbar, innerhalb einzelner Vertragstypen eine einheitliche Gliederung anzustreben. Insbesondere eine modulare Gliederung gewährleistet hierbei eine Flexibilität innerhalb einzelner Vertragstypen. 31 Ferner ermöglicht ein modulares Vertragssystem durch Kombination der einzelnen Vertragsbausteine die Erstellung von Vertragsdokumenten über die gesetzlich normierten Vertragstypen hinweg zu den oben beschriebenen typengemischten Verträgen. Typischerweise setzt sich ein Vertrag aus den nachfolgenden Bestandteilen zusammen: PRÄAMBEL Eine Präambel enthält Vorbemerkungen zu einem Vertrag und hat die Aufgabe, das von den Vertragsparteien angestrebte Vertragsziel anzugeben. Sie dient aber darüber hinaus oftmals der Auslagerung derjenigen Vertragsbestandteile, die nicht zum engeren Vertragsgegenstand, mithin den Kardinalpflichten gehören. Hierin kann zum Einen eine Geschäftsgrundlage fixiert werden, die die Parteien dem Vertrag zu Grunde legen. Weiterhin können die Terminologie bestimmende Definitionen dem Vertrag vorangestellt werden, was insbesondere bei internationalen Verträgen von Relevanz sein kann. 33 Zu beachten ist jedoch, dass aus der zwar grundsätzlich nicht unmittelbar rechtserheblichen Präambel in bestimmten Fällen durch Auslegung die Geschäftsgrundlage so wie Zusicherungen oder Verpflichtungen abgeleitet werden können. Dem ist bei der Formulierung Rechnung zu tragen VERTRAGSPARTEIEN In jedem Vertrag sind die Vertragsparteien vollständig und zutreffend zu benennen. Da juristische Personen nicht selbst Vertragsverhandlungen führen oder den Vertrag unterzeichnen können, sind ihre Abschlussbevollmächtigten als gesetzliche Vertreter zu benennen. Darüber hinaus ist es sinnvoll, auch die Verhandlungsbevollmächtigten mit ihrer Funktion anzugeben. 35 Ebenso sind Dritte aufzuführen, sofern diese explizit in den Vertrag einbezogen werden sollen VERTRAGSINHALT Der Inhalt des jeweiligen Vertragstyps ergibt sich aus der Rechtsnatur der zu regelnden Vereinbarungen. Im Wesentlichen bestimmt das konkrete Vertragsziel die Rechte und Pflichten der Parteien. Niedergelegt werden sollten jedoch nicht nur die essentialia negotii, die für das Zustandekommen und die Wirksamkeit des Vertrages unerlässlich sind, sondern auch die für die Erreichung der Ziele der Parteien wesentlichen weiteren Vertragsbestimmungen in Form von Nebenleistungspflichten. 36 Der Vertragsumfang hängt dabei von den folgenden Faktoren ab: vgl. Heussen, 2007, Teil 2, Rn vgl. RKW, Heussen / Ott / Pischel, 2007, Teil 6, Rn. 112 f. 34 Langenfeld, 2001, Rn Heussen / Ott / Pischel, 2007, Teil 6, Rn. 108 ff. 36 vgl. Rehbinder, 1993, S Heussen, 2007, Teil 2, Rn

16 VERTRAGSMANAGEMENT GESETZLICHE REGELUNGEN Der regelbare Vertragsinhalt korrespondiert mit dem gesetzlichen Rahmen, der auf das Rechtsverhältnis Anwendung findet. Dabei können Verträge umso kürzer ausfallen, desto detaillierter und umfassender dieser gesetzliche Rahmen ausgestaltet ist. 38 Zudem besteht in gewissem Umfang die Möglichkeit auf normiertes Recht gänzlich zu verzichten und vor allem bei internationalen Verträgen das Eingreifen einer nationalen Rechtsordnung auszuschließen. In einem solchen Fall erhöht sich jedoch der Regelungsbedarf innerhalb des Vertrages erheblich. 39 Verträge müssen abhängig vom gesetzlichen Rahmen all das regeln, was im Gesetz nicht allgemein geregelt wird. Der Vertrag muss ferner alle Änderungen von gesetzlichen Vorschriften und Rechtsprechungslinien enthalten, die die Parteien nicht akzeptieren wollen (sofern solche Änderungen gesetzlich zulässig sind. (Heussen, 2007, Teil 1, Rn. 6) RECHTSPRECHUNG Vergleichbar mit der Ausgestaltung gesetzlicher Regelungen ist auch die Rechtsprechung je nach betroffenem Rechtsgebiet unterschiedlich detailliert. Bei der Vertragsgestaltung sind bereits für die rechtliche Qualifizierung des Vertrages die allgemeinen Auslegungsgrundsätze der Rechtsprechung heranzuziehen AUßERGESETZLICHE UND INFORMELLE REGELUNGEN Oftmals sind die Vertragsparteien homogenen Gruppen zuzuordnen, in denen unterschiedlich stark ausgeprägte Standesregeln, Handelsbräuche o. ä. existieren. Je nach Zugehörigkeit des Vertragspartners zu solch einer Gruppe können derartige branchenspezifischen Regelungen konkludent als anwendbar angesehen, explizit auf sie verwiesen oder deren Anwendbarkeit ausgeschlossen werden KOMPLEXITÄT Die Komplexität des Vertragsinhaltes ergibt sich aus juristischen, zeitlichen, technischen, kommerziellen und organisatorischen Spezifikationen des Vertragsgegenstandes. Der Umfang eines Vertrages hat sich mithin immer am jeweiligen Einzelfall zu orientieren. 42 Die folgende nicht abschließende Aufstellung in Abb. 2 gibt einen Überblick über die die Komplexität den Vertrag betreffenden Spezifikationen, bei denen es innerhalb der Kategorisierung zu Überschneidungen kommen kann. 38 Heussen, 2007, Teil 2, Rn Heussen, 2007, Teil 1, Rn vgl. Rehbinder, 1993, S vgl. Heussen, 2007, Teil 2, Rn Rehbinder, 1993, S. 98 8

17 VERTRAGSMANAGEMENT zeitlich Laufzeiten Kündigungstermine Zeitpunkt der Leistungserbringung Fristen kommerziell und organisatorisch Preis Zahlungsbedingungen Termine / Prioritäten / Meilensteine Lieferart / Verpackung / Versicherung Buchhaltungs- und Steuerpflicht Abnahme und -Prozeduren fachlich und technisch Vertragsgegenstand Vertragsart und -typ Leistungen und -beschreibungen Leistungsmodalitäten Leistungsgarantien Haupt- und Nebenpflichten bzw. -rechte Vertragsdauer Ressourcen und Abhängigkeiten Know-How juristisch Inkrafttreten des Vertrages Erfüllungstermin Lieferung des Vertragsgegenstandes rechtsverbindliche Unterschriften der Vertragsparteien Befugnisse / Vollmachten Allgemeine Geschäftsbedingungen Gesetze / Normen Bezug zu Konsortien / Unterauftragnehmer Rangfolge der Vertragsbestimmungen Leistungsstörungen Sicherungsrechte Rücktritt Schadensersatz / Vertragsstrafen Nachbesserung Verzug Schlechterfüllung Haftung und Gewährleistung Steuern und Abgaben Verjährung Gerichtstand anzuwendendes Recht (Land) Vertragssprache Abb. 2: Spezifikationen des Vertragsinhalts vgl. RKW,

18 VERTRAGSMANAGEMENT ANLAGEN Anlagen dienen der Aussonderung von in sich abgeschlossenen Vertragsbestandteilen aus dem eigentlichen Vertragstext. Dabei handelt es sich um ganz bestimmte Bestandteile des Vertrages, wie beispielsweise Verzeichnisse, Listen, technische Beschreibungen und Pläne, Terminpläne, Protokolle, Bilder, Zeichnungen oder das Verhältnis zu Dritten betreffende Vertragsbestandteile. 44 Sofern bestimmte Leistungsinhalte einen gewissen Grad an Komplexität überschreiten, bietet sich ebenfalls die Auslagerung dieser in die Vertragsanlage an. Hierbei ist von Vorteil, dass die mit komplexen Spezifikationen betrauten Fachabteilungen autark die technischen, kommerziellen oder organisatorischen Spezifikationen im eigenen Terminus technicus erstellen können, während sich der Vertrag selbst auf die juristischen Spezifikationen unter Verweis auf die Anlagen beschränken kann 45 In die Anlage gehört alles, was auf Managementebene geändert werden kann und was bei einer Änderung die rechtliche Kernaussage des Vertrages nicht berührt (Heussen, 2007, Teil 2, Rn. 273g). Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) können gem. 305 BGB ebenfalls Bestandteil eines Vertrages sein. Da es sich dabei um für eine Vielzahl von Verträgen vorformulierte Vertragsbedingungen handelt, die nicht einzelvertraglich zur Disposition stehen, werden diese in der Regel dem eigentlichen Vertrag als Anlage beigefügt. Hierbei ist jedoch zu beachten, dass die AGB nicht im Widerspruch zu den individuellen Vertragsabreden stehen, da 305b BGB den Vorrang der Individualabrede vor den AGB normiert. 2.4 LIFE-CYCLE VON VERTRÄGEN Das Vertragsmanagement gliedert sich in drei Phasen des Vertrags-Lebenszyklus. Diese sind die vorvertragliche Phase, welche die Vertragserstellung beinhaltet, die Vertragsverwaltung als Phase nach dem Vertragsabschluss mit der Vertragserfüllung und Vertragsnachprüfung so wie die nachvertragliche Phase der Vertragsbeendigung. vorvertragliche Phase Vertragsdurchführung Vertragsbeendigung Erstellung Verhandlung Abschluss Erfüllung Controlling Claim Mgt. Beendigung Verlängerung Abb. 3: Life-Cycle von Verträgen 44 Langenfeld, 2004, Rn vgl. Heussen, 2007, Teil 2, Rn

19 VERTRAGSMANAGEMENT VORVERTRAGLICHE PHASE Die vorvertragliche Phase beginnt mit einer Interessenbekundung entweder in Form eines Vertragsangebots oder einer Vertragsanfrage. Insofern gilt jedoch die Besonderheit zu beachten, dass insbesondere Produktanpreisungen in kommerziellen Werbebroschüren mangels Rechtsbindungswillen des Werbenden kein bindendes Angebot beinhalten. Es handelt sich insofern grundsätzlich lediglich um eine Aufforderung, ein konkretes Angebot zu unterbreiten, während der Werbende sich dessen Annahme vorbehält. In dem auf eine Interessensbekundung folgenden Prozess wird zunächst der Gegenstand des Vertrags sowie die unternehmensinternen Frage eruiert, welche Unternehmensbereiche, Abteilungen oder Funktionsträger von der Vertragsanfrage betroffen sind. Erst nach Klärung dieser relevanten Punkte kann der Prozess den betroffenen Ansprechpartnern im Unternehmen zugänglich gemacht werden, mit dem weiteren Ziel zu erörtern, ob grundsätzlich Interesse an einem Vertragsschluss besteht. Die sich daran anschließende Vertragsplanung dient der weiteren Konkretisierung und Realisierung der Vertragsziele VERTRAGSERSTELLUNG UND VERHANDLUNG Der Prozess der Vertragserstellung ist im Wesentlichen von der Beschaffung der vertragsrelevanten Informationen geprägt. Diese Informationsgewinnung geht fließend in die Vertragsverhandlung über. Unter diesem Begriff der Vertragsverhandlung ist nicht lediglich die rein juristische Ausarbeitung des Vertragstextes zu subsumieren, vielmehr umfasst er jede Art kommunikativer Strategie, die das Ziel eines Vertragsabschlusses verfolgt. 47 Dabei haben je nach konkretem Vertragsinhalt Juristen, Kaufleute und Ingenieure ihre fachlich spezialisierte Sicht ergänzend beizutragen. 48 Die Gestaltung des Vertragsentwurfes ist insofern als iteratives Verfahren anzusehen, bei dem die einzelnen Phasen mehrfach durchlaufen werden können und zwischen denen eine Wechselwirkung besteht. 49 Dieser Prozess der Vertragserstellung erstreckt sich folglich über die Phase der Informationsgewinnung hin zu deren Verwertung bei den Verhandlungen und mündet zunächst in einem Vertragsentwurf, der im Sinne der Iteration wiederum als Grundlage neuer Informationsgewinnung und anschließender Verhandlung dient. Der soeben beschriebene iterative Charakter der Vertragsverhandlung erfordert eine lückenlose Dokumentation der im Verhandlungsprozess erlangen Informationen zur Senkung des Risikos, relevante Gesichtspunkte im Rahmen der Verhandlungen außer Acht zu lassen INSTRUMENTE DER VERTRAGSERSTELLUNG Um nicht jeden Vertrag jeweils in Gänze neu erstellen zu müssen, empfiehlt es sich trotz der Diversität von Vertragstypen und vertragsindividuellen Sachverhalten, auf folgende Hilfsmittel zurückzugreifen. Diese bilden die Grundlage für den Aufbau und die Strukturierung aller unternehmensrelevanten Verträge. 46 Braun, 2005, S. 15, Kap vgl. Heussen, 2007, Teil 1, Rn Heussen, 2007, Teil 1, Rn Rehbinder, 1993, S. 6 11

20 VERTRAGSMANAGEMENT KLAUSELN Die Klauselaussage ist die kleinste sinntragende rechtliche Einheit im Vertrag [ ] (Birkigt, 2007, S. VI). Regelungstypen in Form von Klauseln sind ein entscheidendes Instrumentarium der kautelarjuristischen Vertragsgestaltung. 50 Erst die Verwaltung von nach Vertragstypen strukturierter Klauseln ermöglicht das Erstellen von Vertragsvorlagen. Dabei kann durch die Bereitstellung unterschiedlicher Klauselfassungen, beispielsweise kategorisiert nach verhandelbaren, unabdingbaren oder Klauseln in den unternehmensrelevanten Fremdsprachen, den divergierenden Bedingungen des Einzelfalls Rechnung getragen werden. 51 In Formularkommentaren und -handbüchern findet man Musterklauseln anerkannter Vertragstypen, die für die eigene Klauselsammlung als Basis dienen können VERTRAGSVORLAGEN Bei unternehmensintern immer wiederkehrenden Vertragstypen bietet sich eine Ausarbeitung von Vertragsvorlagen an. Derartige Vorlagen können anhand einer Konsolidierung bestehender Verträge, der Kombination gesammelter und kategorisierter Klauseln oder individuell auf Basis externer Formulare modular erstellt werden. Diese Vorteile nutzen laut der BearingPoint Studie bereits 78% aller befragten Unternehmen, die angaben, Vorlagen für Standardverträge zu verwenden. 53 So bewerten auch 42% der Befragten nach der Aberdeen Studie die Eruierung und Durchsetzung von standardisierten Vertrags- und Klauselvorlagen als einen wichtigen strategischen Einfluss auf das Vertragsmanagement VERSIONIERUNG Die Versionierung protokolliert die Nachvollziehbarkeit alternativer Versionen. Sie dient der Archivierung der Änderungshistorie eines bestimmten Vertrages, um gegebenenfalls den jeweiligen Status bestimmter Vertragsverhandlungszeitpunkte nachvollziehen zu können. Zudem ermöglicht die Versionierung das Verwenden sachverhaltsspezifisch angepasster Vorlagen eines Vertragstyps. Dies kann insbesondere im Falle verschiedener Sprachversionen aber auch bei divergierenden Rechtslagen die Effizienz der Vertragsgestaltung steigern. Insbesondere bietet die Versionierung von Klauseln die Möglichkeit, bei Änderungen der Rechtslage die entsprechenden Klauselbereiche autark anzupassen. Zudem ist anhand einer nachvollziehbaren Versionierung bei der späteren Vertragsnachkontrolle jederzeit ersichtlich, welche Version der Klausel in welchem Vertrag verwendet wurde. 55 Nicht zuletzt minimiert eine strenge Versionierung auch das Auftreten von Redundanzen sowie äußerlich nicht erkennbarer Kopien unterschiedlicher Fassungen. 50 vgl. Langenfeld, 2004, Rn vgl. Birkigt, 2007, S. VI 52 vgl. Rehbinder, 1993, S BearingPoint, 2006, S Aberdeen, 2006, S vgl. Birkigt, 2006, o. S. 12

21 VERTRAGSMANAGEMENT DATENBANKVERKNÜPFUNG Ein weiterer Baustein der Vertragserstellung ist neben der Ausarbeitung und Kollektivierung von Klauseln und Vertragsvorlagen das Erstellen von Verknüpfungen zwischen internen und externen Quellen. Gesetze, Rechtssprechung, Formularkommentare, Prüflisten, eigene Rechtsprüfungen, themenrelevante Aufsätze sowie Informationen aus bereits mit dem Vertragspartner oder Dritten geschlossenen Verträgen fließen in die Vertragsgestaltung ein. Durch Zusammenführung dieser Informationen bildet eine solche Datenbank in Kombination mit der Klausel- und Vorlagenverwaltung die für die effiziente Vertragserstellung notwendige Bibliothek. 56 Aber auch Verknüpfungen zu internen betriebs- und finanzwirtschaftlichen Informationssystemen eines Unternehmens liefern Erkenntnisse für die Vertragsgestaltung. So geben sie bei bereits bestehenden Vertragsbeziehungen Auskunft über den Vertragspartner wie beispielsweise seine bisher getätigten Umsätze, sein Zahlungsverhalten bei Kunden oder diese Verknüpfungen lassen das Treffen konkreter Aussagen über das Volumen, die Qualität oder das Service Level bei Lieferanten zu LETTER OF INTENT Im Vorfeld umfangreicher und komplexer Vertragsverhandlungen bedienen sich Unternehmen oftmals einer Absichtserklärung in Form eines letter of intent (LOI). Grundsätzlich handelt es sich beim LOI um eine einseitige Erklärung, zukünftig mit einem bestimmten Partner einen bestimmten Vertrag abschließen zu wollen. Dabei dokumentiert der LOI den Vorbehalt, dass Verhandlungen über den Vertragsinhalt notwendig sind und aufgrund welcher Grundvoraussetzungen und welcher organisatorischen Bedingungen diese stattfinden, bevor der Vertrag selbst geschlossen werden kann. Bezüglich des späteren vertraglichen Inhaltes begründet der LOI in der Regel keine Rechtspflicht und ist daher grundsätzlich unverbindlich. Allerdings besteht auch die Möglichkeit bereits im LOI rechtsverbindliche Zusagen zu treffen, wie beispielsweise die Verzichtserklärung auf Verhandlungen mit anderen Vertragspartnern, die Auferlegung von Informationspflichten, das Eingehen einer Vertraulichkeitsabrede oder die Vereinbarung bezüglich der Übernahme finanzieller und nicht-finanzieller Risiken. 58 Insofern sind die Grenzen zu einem Vorvertrag oft fließend und eine Abgrenzung nicht immer einfach VORVERTRAG Im Unterschied zum letter of intent wird mit dem Vorvertrag die Pflicht der Vertragsparteien begründet, den Hauptvertrag auch tatsächlich abzuschließen. 59 Dabei erfüllt der Vorvertrag in der Regel, mit Ausnahme der verbindlichen Absicht zum Abschluss des Hauptvertrages, die gleichen Aufgaben des letter of intent mit seinen soeben dargestellten vorvertraglichen Absichtserklärungen. Ebenso wie der letter of intent hat auch der Vorvertrag die iterativen Informationsgewinnungsund Verarbeitungsprozesse des Vertragsmanagements ähnlich denen des Hauptvertrages zu durchlaufen. 56 vgl. Birkigt, 2006, o. S. 57 vgl. BearingPoint, 2006, S vgl. DBM, vgl. BGH, Entscheidung vom , VII ZR 307/86 in NJW 20 / 1988, S f. 13

22 VERTRAGSMANAGEMENT VERTRAGSGENEHMIGUNG Die Vertragsgenehmigung erfordert die Überprüfung auf Vollständigkeit des Vertragswerkes sowie die Feststellung der Vertretungsbefugnisse der Vertragspartner. Interne Genehmigungserfordernisse bilden insofern einen eigenständigen Genehmigungsprozess, dessen Workflow in das Vertragsmanagement einzubinden ist. Dabei sind diese internen Genehmigungserfordernisse und -befugnisse abzubilden und zu dokumentieren VERTRAGSABSCHLUSS Nach beiderseitig erteilter Vertragsgenehmigung endet die vorvertragliche Phase mit dem Vertragsabschluss. Je nach Vertragstyp sind für dessen Rechtswirksamkeit gemäß 125 BGB eventuell gesetzliche Formerfordernisse, wie zum Beispiel eine notarielle Beurkundung, zu berücksichtigen. Die Parteien können zudem abweichend von dem gesetzlichen Grundsatz der Formfreiheit eine bestimmte Form, wie beispielsweise ein Schriftformerfordernis für Änderungen und Ergänzungen des Vertragstextes vereinbaren oder diese bereits im letter of intent oder Vorvertrag vereinbart haben. 60 Weiterhin ist die handelsbräuchliche Wirkung des sogenannten kaufmännischen Bestätigungs- Schreibens (KBS) zu beachten, das eine zumindest aus Sicht des Versenders bereits im Vorfeld mündlich oder fernmündlich geschlossene Vereinbarung schriftlich bestätigt. Die Besonderheit liegt darin, dass auch bei entgegen Verwenderansicht tatsächlichem Nichtvorliegen einer mündlichen Einigung eine solche fingiert wird, beziehungsweise dass bei inhaltlicher Divergenz zwischen mündlich Vereinbartem und schriftlich Fixiertem allein der Inhalt des Schreibens als vereinbart gilt. Diese Rechtswirkung entfaltet das KBS allerdings nur unter der Maßgabe, dass der Empfänger ihm nicht rechtzeitig widerspricht und keine für die Vertragsvereinbarungen besonderen Formerfordernisse gelten. Insofern kommt dem KBS konstitutive Wirkung zu und es liegt der seltene Fall der Rechtserheblichkeit von Schweigen im Rechtsverkehr vor VERTRAGSDURCHFÜHRUNGSPHASE Mit dem Vorliegen des rechtsgültig geschlossenen Vertrages beginnt die Vertragsdurchführungsphase des vertraglichen Life-Cycles. Da die Parteien mit dem Vertrag typischerweise gegenseitige Rechte und Pflichten begründen, ist die Überwachung des Leistungsvollzuges die für die Vertragsdurchführungsphase charakteristische Aufgabe im Bereich des Vertragsmanagements. Die Vertragsdurchführungsphase betrifft somit alle betriebsinternen Abläufe, die die Durchführung des Vertrages organisieren müssen, um die Vertragsziele tatsächlich zu erreichen VERTRAGSERFÜLLUNG Während der Vertragsdurchführung ist die Erfüllung der eigenen Pflichten sowie derjenigen der Vertragspartner zu überwachen, was man als Monitoring bezeichnet. Je nach Komplexität und Inhalt der getroffenen vertraglichen Vereinbarungen fallen darunter nicht nur die gegenseitigen Hauptleistungspflichten wie beispielsweise Leistung und Gegenleistung bei Austauschverträgen. Gerade bei umfangreichen Projektverträgen bedarf es während der Projektdurchführungsphase darüber hinaus auch der Bereitstellung unternehmensinterner Ressourcen, wie die mit dem 60 vgl. Heussen / Ott / Pischel, 2007, Teil 6, Rn vgl. Heussen / Ott / Pischel, 2007, Teil 6, Rn 207 ff. 62 vgl. Braun, 2005, S. 16, Kap

23 VERTRAGSMANAGEMENT Projekt betrauten und Personen und Abteilungen. Ferner bestehen gegenseitige Informations-, Hinweis- und Warnpflichten als typische vertragliche Nebenleistungspflichten. 63 Gegenseitige Leistungspflichten können zudem nicht nur rein zeitlich sukzessive oder Zug-um-Zug zu erfüllen sein. In bestimmten Fällen hängen diese inhaltlich und zeitlich dergestalt voneinander ab, dass die eigene Erfüllung ohne die Erfüllung einer korrespondierenden Pflicht der anderen Partei in tatsächlicher Hinsicht unmöglich ist TERMINE Da mithin einzelne vertragliche Leistungspflichten unterschiedliche Fälligkeitszeitpunkte aufweisen oder durch Mitwirkungspflichten der anderen Partei miteinander verknüpft sein können, ist die Überwachung der Einhaltung dieser Fälligkeitstermine eine wesentliche Kernaufgabe des Vertragsmanagements in der Phase der Vertragserfüllung. Dabei gilt es wiederum sowohl die rechtzeitige Erfüllung der vereinbarten Leistung des Vertragspartners zu überprüfen als auch die eigene. In diesem Vertragsstadium spielen jedoch nicht nur Fälligkeitszeitpunkte der vertraglichen Leistungspflichten eine wesentlich Rolle, sondern auch weitergehende organisatorische Termine, die für die Abwicklung von Projekten vereinbart wurden. 65 Darunter fallen zum Beispiel das Abhalten von Projektstatusmeetings, Teilprojektabnahmen, Dokumentationspflichten oder Qualitätsprüfungen zu bestimmten Projektabschnitten FRISTEN Verträge werden mit unterschiedlichen Vertragslaufzeiten geschlossen. Neben einmaligen Leistungsverpflichtungen können zudem auch Dauerschuldverhältnisse begründet werden. Diese erschöpfen sich nicht in einer einmaligen Erfüllungshandlung, sondern werden durch einen fortlaufenden Leistungsaustausch bei Vertragsabschluss charakterisiert. So wie die erstmalige Fälligkeit der Leistung und die Zeitabstände der jeweiligen Raten vertraglich individuell festgelegt werden können, besteht auch die Möglichkeit, die Laufzeit von Dauerschuldverhältnissen zu befristen. Insofern endet der Vertrag mit Eintritt des vereinbarten Termins. Andernfalls bedarf es zur Vertragsbeendigung einer Kündigung. Bei unbefristeten Dauerschuldverhältnissen können aus der konkreten Ausgestaltung der Laufzeit und Kündigungsmodalitäten weitere Fristen in Form von Kündigungs- und Verlängerungsfristen resultieren. 66 In diesen Fällen ist für deren Berechnung zu berücksichtigen, ab welchem Zeitpunkt der Fristlauf begonnen hat. Insofern kann bereits der Zeitpunkt des tatsächlichen Vertragsschlusses maßgeblich sein. Es ist allerdings auch möglich, den Beginn der Vertragslaufzeit abweichend vom eigentlichen Abschlusszeitpunkt explizit vertraglich zu regeln. Aber auch bei Verträgen mit festen Laufzeiten kann die Festlegung des Fristenanlaufs von Relevanz sein, wie beispielsweise bei der Einräumung von Garantiefristen WIEDERVORLAGEN Termine und Fristen gilt es durch Vertragsmanagement zu dokumentieren und deren Einhaltung zu kontrollieren, um vor allem kostenintensive Haftungsfälle im Unternehmen zu minimieren. 67 Insofern kann allein die Tatsache, dass sich Vertragsbeginn, Leistungspflichten, Kündigungs- und Verlängerungsoptionen aus dem Vertragsdokument ergeben, niemals als ausreichend erachtet 63 vgl. Heussen, 2007, Teil 2, Rn vgl. Heussen / Imbeck, 2007, Teil 3, Rn vgl. Heussen / Imbeck, 2007, Teil 3, Rn vgl. Heussen / Imbeck, 2007, Teil 3, Rn vgl. Hauschka, 2007, 14, Rn. 15

24 VERTRAGSMANAGEMENT werden. Vielmehr bedarf es einer proaktiven Überwachung der Vertragsdurchführung durch Kontrollmechanismen wie beispielsweise selbst erinnernde Wiedervorlagen bezüglich aller relevanten Fristen. Bei einer solchen Wiedervorlage ist nicht nur der Eintritt jeweiliger Fälligkeitszeitpunkte zu berücksichtigen, sondern insbesondere bei Dauerschuldverhältnissen auch eine rechtzeitige Erinnerung erforderlich für fristgerechte Kündigungs- und Verlängerungsprozesse bzw. deren Verhandlungen. Ebenso ist die Darstellung aller einen fix definierten Zeitraum betreffenden Termine und Fristen ein zentrales Instrument für die unternehmerische Zukunftsplanung (Forecast) VOLUMEN Die vertraglichen Leistungsmerkmale beinhalten oftmals konkrete Produktions- und Liefermengen für den vereinbarten Termin der Leistungserbringung bzw. der jeweilig festgelegten Leistungsraten. Diese vertragliche Leistungsdisposition wirkt sich unmittelbar auf die innerbetriebliche Produktionsplanung aus. Aus diesem Grund ist eine Verknüpfung des Vertragsmanagements auch in der Phase der Vertragsdurchführung mit den betriebs- und produktionswirtschaftlichen Informationssystemen des Unternehmens zur Übermittlung zeitabhängiger Volumina unerlässlich. Das Volumen kann jedoch nicht nur als Menge und Zeitpunkt bzw. Fälligkeit der jeweiligen Raten fix vertraglich disponiert werden. Es besteht vielmehr auch die Möglichkeit den Leistungsumfang an variable Einflussmöglichkeiten zu koppeln, wie beispielsweise den jeweiligen konkreten Bedarf, was eine hierzu proportionale Veränderung der finanziellen Gegenleistungen zur Folge hat. Diese Informationen sind nicht nur entscheidende Größen für die Unternehmenssteuerung, sondern erlauben auch Simulationsstudien unter Betrachtung unterschiedlicher Leistungs- Optionen, wobei die Alternative mit zunächst unbekannten Volumina, wie obig aufgeführt, betriebsintern schwerer kalkulierbar ist VERTRAGSCONTROLLING Der Begriff des Controllings wird in der Betriebswirtschaft für Maßnahmen und Instrumente verwendet, die dazu dienen, Planung und Realität miteinander zu vergleichen. Ferner dient das Controlling der Identifikation und Abwehr von Störungen durch entsprechende Analysen. 68 Unter Vertragscontrolling ist analog dazu der Abgleich zwischen Vertragsvereinbarung und Leistungserbringung zu verstehen. Dabei gilt es zunächst die rechtliche Wirksamkeit der Vereinbarung zu überprüfen, sowie die einzelnen Rechte und Pflichten der jeweiligen Parteien aus dem Vertrag und seinen Anlagen zu extrahieren. Darunter fallen wie bereits dargestellt die eigenen Hauptpflichten und die des Vertragspartners inklusive der beiderseitigen Nebenleistungspflichten wie Mitwirkungs-, Informations- und Warnpflichten, zudem rechtliche Sicherungsmaßnahmen außerhalb des Vertrages sowie Risiken, die durch Dritte beherrscht werden. 69 Weiteren Aufgaben des Vertragscontrollings erstrecken sich auf vertragsrelevante Planungsmöglichkeiten, Termin- und Zahlungsüberwachungen sowie die aus vertraglichen Rechten und Pflichten resultierende Finanzplanungen. Die frühzeitige Identifikation und Bewertung von Risiken, die sich zu Störungen des Vertragsverhältnisses entwickeln können, 68 Ossadnik, in: Corsten / Reiß, 2008, Bd. II, S vgl. Heussen, 2007, Teil 2, Rn

25 VERTRAGSMANAGEMENT unterliegen ebenso dem Vertragscontrolling. Hierzu können beispielhaft eigene oder fremde Liquiditätsengpässe angeführt werden Auch bei der Betrachtung der fixen Kosten eines Unternehmens, dem sogenannten Fixkostencontrolling, spielt das Vertragsmanagement eine entscheidende Rolle. Statt einer starren Betrachtung ohne zeitliche Differenzierung der Kostenstruktur ermöglicht die Vertragsverwaltung aller mit internen und externen Partnern abgeschlossenen Verträgen exakte Feststellungen, wie zum Beispiel bei welcher Kostenstelle oder Organisationseinheit Fixkosten mit welcher Frist und Höhe abbaufähig sind. 70 Insofern ist es für ein effektives Vertragscontrolling eminent wichtig, stets die aktuellen Fakten aus allen Vertragsverhältnissen, Vertragsgegenständen und zu allen Vertragspartner präsent zu haben und auswerten zu können. Dies fordern auch 60% der Teilnehmer der nextevolution Befragung und zwei Drittel wünschen eine Komponente zur unternehmensübergreifenden Auswertung und zum Controlling ihrer Verträge NACHFORDERUNGSMANAGEMENT (CLAIM MANAGEMENT) Die Ursachen für die Entstehung von Nachforderungen im Rahmen der Vertragserfüllung können vielfältig sein. Gerade ein umfangreiches Leistungsvolumen, ein komplexes Beziehungsgeflecht zu Dritten oder die Langfristigkeit der Vertragslaufzeit bergen Risiken, dass Leistungen nicht vertragsgemäß erfüllt werden. Insofern treten typischerweise Schlechterfüllungen in Form von Leistungsverzögerungen, Abweichung des Liefervolumens und Qualitätsdifferenzen zwischen vereinbarter und tatsächlich erbrachter Leistung auf oder mangels Vornahme überhaupt einer Leistung sogar eine völlige Nichterfüllung. Diese Vielzahl allein potentieller Verletzungen der Hauptleistungspflichten stellt die Notwendigkeit eines effektiven Vertragscontrollings unter Beweis, derartige Störungen frühzeitig zu erkennen, zu dokumentieren und an die verantwortlichen Kompetenzträger zu übermitteln. Das Nachforderungsmanagement, Claim Management genannt, hat insofern die Aufgabe des Vermeidens von Entstehen von Nachforderungen, wie zum Beispiel vertragliche Gewährleistungsansprüche und gesetzliche Schadensersatzansprüche oder auch das Verhindern der Verwirkung einer vereinbarten Vertragsstrafe. Sollte dies jedoch nicht gelingen, ist das Geltend machen berechtigter (aktives Claim Management), beziehungsweise die Abwehr ungerechtfertigter Nachforderungen (defensives Claim Management) zu gewährleisten. 72 Claims sind in einem vertragsrelevanten Sachverhalt wurzelnde Forderungen, Gestaltungsrechte oder Einwendungen, die in zeitlicher, finanzieller oder sachlicher Hinsicht vertragsrelevant sind (Huck, 2004, S. 3). Das übergeordnete Ziel ist dabei ein fairer Ausgleich erbrachter Leistungen und Gegenleistungen zwischen den Vertragspartnern. 73 Die Erfolgsaussichten einer außergerichtlichen Durchsetzung von Rechtsansprüchen aus Leistungsstörungen hängen dabei, ebenso wie bei einer prozessualen Geltendmachung, maßgeblich von einer durchgängigen Dokumentation ab. 70 vgl. Schulte, 1996, S nextevolution, 2006, S vgl. Stubbe, 2001, S Essig, 2003, S. 1 17

26 VERTRAGSMANAGEMENT VERTRAGSBEENDIGUNG Die Beendigung eines Vertrages ist in erster Linie davon abhängig, ob es sich um ein unbefristetes Dauerschuldverhältnis oder um eine einmalige Leistungsverpflichtung handelt. Bei Letzter endet der Vertrag, abgesehen von eventuell bestehenden Gewährleistungs- oder Garantiepflichten, grundsätzlich mit der Erfüllung der gegenseitigen Ansprüche. Bei Dauerschuldverhältnissen ist hingegen danach zu differenzieren, ob eine Befristung vereinbart ist oder der Vertrag auf unbestimmte Zeit geschlossen wurde, wie es regelmäßig bei Dienst- und Gesellschaftsverträgen der Fall ist. 74 So bedarf es zur Beendigung von unbefristeten Dauerschuldverhältnissen grundsätzlich der ordentlichen Kündigung. Deren Voraussetzungen ergeben sich beispielsweise bei der Kündigung von gesellschaftsrechtlichen Verträgen aus 723 Abs. 1 Satz 1 BGB, bei Dienstvertragen greift 620 Abs. 2 BGB ein und bei mietrechtlichen Vereinbarungen kommt 573 BGB zur Anwendung. Insofern müssen insbesondere die formalen Voraussetzungen wie zum Beispiel Fristen durch das Vertragsmanagement erfasst und dargestellt werden. Jedoch können bei beiden Vertragsarten vielfältige Umstände auch dazu führen, dass eine oder beide Parteien kein Interesse mehr an der Fortführung des Vertragsverhältnisses haben oder eine Änderung dieses wünschen. Diesem Umstand kann bereits bei der Vertragserstellung Rechnung getragen worden sein, indem entsprechende Kündigungs- oder Anpassungs- oder Rücktrittsmöglichkeiten in den Vertragstext aufgenommen werden. Fehlen derartige Individualvereinbarungen oder sind wie bei im Arbeitsrecht gem. 620 Abs. 1 BGB und Mietrecht gem. 542 Abs. 1 BGB unzulässig, so gestattet der Gesetzgeber anhand der nachfolgend aufgezeigten Möglichkeiten in engen Grenzen die vorzeitige Vertragsbeendigung. Getreu dem Rechtsgrundsatz "pacta sunt servanda" unterliegt eine solche aber restriktiven Voraussetzungen. Demnach können Dauerschuldverhältnisse aus wichtigem Grund auch ohne Einhaltung einer Kündigungsfrist nach der lex generalis 314 Abs. 1 Satz 1 BGB gekündigt werden. Erfordernis einer solchen außerordentlichen Kündigung ist das Vorliegen eines wichtigen Grundes, der in 314 Abs. 1 Satz 2 BGB wie folgt legaldefiniert ist: Ein wichtiger Grund liegt vor, wenn dem kündigenden Teil unter Berücksichtigung aller Umstände des Einzelfalls und unter Abwägung der beiderseitigen Interessen die Fortsetzung des Vertragsverhältnisses bis zur vereinbarten Beendigung oder bis zum Ablauf einer Kündigungsfrist nicht zugemutet werden kann. Liegt diesem wichtigen Grund die Verletzung einer vertraglichen Pflicht zugrunde, so besteht nach 314 Abs. 2 Satz 2 BGB die zusätzliche Kündigungsvoraussetzung, dass entweder eine Frist zur Abhilfe fruchtlos verstrichen oder eine Abmahnung erfolglos geblieben ist. 75 Während in 314 BGB die außerordentliche Kündigung von Dauerschuldverhältnissen allgemein gesetzlich fixiert ist, gelten für bestimmte Vertragsarten spezielle Regelungen. So ist beispielsweise bei Dienstverhältnissen und insbesondere Arbeitsverträgen die außerordentliche Kündigung gem. 626 Abs. 1 BGB unter Berücksichtigung der Voraussetzungen des 626 Abs. 2 BGB explizit normiert. 76 Auch ist bei gesellschaftsrechtlichen Verträgen neben der ordentlichen Kündigung 77 gem. 723 Abs. 1 Satz 1 BGB die Kündigung vor dem Ablauf der Zeit gemäß dem der Generalklausel vorrangigen 723 Abs. 1. Satz 2 BGB zulässig, wenn ein wichtiger 74 vgl. Heussen, 2007, Teil 3, Rn MünchKomm-BGB / Gaier, 2007, Bd. II, 314, Rn vgl. Ascheid / Preis / Schmidt / Dörner, 2007, 626, Rn. 5a ff. 77 vgl. MünchKomm-BGB / Ulmer, 2004, Bd. V, 723, Rn

27 VERTRAGSMANAGEMENT Grund i. s. d. 723 Abs. 1. Satz 3 BGB vorliegt. 78 Bei Mietverträgen auf unbestimmte Zeit ist 543 Abs. 1 BGB lex specialis, dessen Voraussetzungen für das Vorliegen des wichtigen Grundes sich aus den 543 Abs. 2, 569 BGB ergeben. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung bei Mietverhältnissen auf bestimmte Zeit bestimmt hingegen 575a BGB. Zur Kündigung als Auflösungsmöglichkeit von Dauerschuldverhältnissen stellt der Rücktritt das Äquivalent zur vorzeitigen Beendigung sonstiger Verträge dar. Hierbei kann explizit ein Rücktrittsvorbehalt vertraglich festgesetzt worden sein, der den Vertragsparteien die Auflösung des Vertragsverhältnisses bei Vorliegen der konkret vereinbarten Voraussetzungen ermöglicht. Ferner gilt das gesetzliche Rücktrittsrecht der 323, 324 BGB bei vertraglichen Leistungsstörungen (Rücktritt wegen nicht oder nicht vertragsgemäß erbrachter Leistung bzw. bei Verletzung einer Pflicht nach 241 Abs. 2 BGB). In beiden Fällen wandelt sich aber in Abgrenzung zur Kündigung, die nur für die Zukunft Wirkung entfaltet, bei rechtmäßiger Ausübung des Rücktrittsrechts der ursprüngliche Vertrag in ein Rückgewährschuldverhältnis, bei dem gem. 346 Abs. 1 BGB die bereits empfangenen Leistungen und gezogenen Nutzungen zurückzugewähren sind RISK MANAGEMENT Jeder Vertrag birgt neben seinen angestrebten Chancen auch Risiken. Bei der Vertragsgestaltung gilt es diese ausgewogen zu verteilen. 80 Das Instrument des Risikomanagements (Risk Management) soll dabei Transparenz für die Entscheidungsgrundlage bei der Vertragsverhandlung und der Vertragsdurchführung schaffen. Dies impliziert, dass das Risk Management nicht nur die Bewältigung von Krisen umfasst, sondern bereits präventiv Krisensituationen zu vermeiden hilft. 81 In Krisensituationen muss das Vertragsmanagement sicherstellen, dass das Unternehmen schnell, engagiert und zuverlässig reagieren kann (Heussen, 2007, Teil 2, Rn. 139). Grundsätzlich sind die vertraglichen Risiken nach ihrer Eintrittswahrscheinlichkeit und ihrem Schadensausmaß zu bewerten. So kann bereits das Gesamtrisiko bei der Vertragsdurchführung durch die Beeinflussung der unterschiedlichen Parameter im Rahmen der Vertragserstellungsphase minimiert werden. Ferner wohnt dem Risk Management die Aufgabe eines Frühwarnsystems während der Vertragsdurchführungsphase inne. Vertragsstörungen seitens der Vertragsparteien gilt es schnellstmöglich zu erkennen, um die zur Schadensbegrenzung notwendigen Schritte einzuleiten. Insofern können drohende Vertragsstörungen bei deren frühzeitiger Feststellung eventuell bereits mittels kommunikativer Strategien bewältigt werden, bevor eine kostenintensive Eskalation eintritt. Um diese Chance jedoch wahrnehmen zu können, müssen die Vertragsinhalte rechtzeitig an den abhängig von der Art der Störung richtigen Kompetenzträger übermittelt werden. Um für das weitere Vorgehen richtige Entscheidungen treffen zu können, sind zudem die aus der Störung resultierenden Wechselwirkungen mit anderen korrespondierenden Vertragsverhältnissen zu beachten und zugänglich zu machen. 78 vgl. MünchKomm-BGB / Ulmer, 2004, Bd. V, 723, Rn vgl. Musielak, 2007, Rn Heussen, 2007, Teil 2, Rn Heussen, 2007, Teil 2, Rn

28 VERTRAGSMANAGEMENT Gewissen Unternehmensformen schreibt der Gesetzgeber sogar ein unternehmensseitiges Risk Management vor. Beispielsweise normieren die 289 Abs. 1, 315 Abs. 1 HGB die Erforderlichkeit einer Darstellung der Geschäftsrisiken innerhalb des nach 264 HGB zu erstellenden Konzernlageberichts von Kapitalgesellschaften. Für das eigene Unternehmen bestätigten 62% der Teilnehmer der BearingPoint Studie das Existieren gesetzlicher Regelungen, die für das eigene Unternehmen beziehungsweise die eigene Abteilung gelten. Dabei bewerteten 36% den SOX, 32% die Umsetzung des KonTraG und 27% Basel II für das Unternehmen bedeutsam. Lediglich 12% verwiesen zudem auf branchen- oder fachspezifische Gesetze. 82 Von diesen drei genannten Gesetzen sahen auch 50% der BearingPoint Studienteilnehmer 83 und mehr als drei Viertel der Teilnehmer der nextevolution Umfrage 84 eine Relevanz für das Vertragsmanagement. Dabei empfinden die durch nextevolution befragten Unternehmen mit 57% die Kontrolle der Vertragsprozesse am stärksten durch diese Gesetze beeinflusst GESETZ ZUR KONTROLLE UND TRANSPARENZ IM UNTERNEHMENSBEREICH (KONTRAG) Börsennotierten Unternehmen ist seit Einführung des Gesetzes zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG) die Pflicht zur Installation eines Risk Managements gesetzlich vorgeschrieben. Seit dem normieren die 317 Abs. 4 HGB i. V. m. 91 Abs. 2 AktG die Verpflichtung, geeignete Maßnahmen zu treffen, insbesondere ein Überwachungssystem einzurichten, damit den Fortbestand der Gesellschaft gefährdende Entwicklungen früh erkannt werden. 86 Die Darstellung vertraglicher Risiken und deren Implementierung im Vertragsmanagement sind dabei als ein integraler Bestandteil dieses Überwachungssystems anzusehen, da Verträge maßgeblich die Inhalte, Rechte und Pflichtenvon Unternehmen bestimmen und sich auf die Vermögens-, Finanz und Ertragslage auswirken SARBANES-OXLEY ACT (SOX) Sämtliche Unternehmen, die bei der US-Börsenaufsicht SEC registriert sind, sind dem US-Bundesgesetz Sarbane-Oxley Act (kurz SOX oder SOA) 87 unterworfen. Dies trifft mithin auch auf deutsche Unternehmen zu, die entweder direkt selbst an einer US-Börse notiert sind oder Tochter eines US-Konzerns sind. 88 Der SOA dient dem Schutz der Investoren, was unter anderem durch die Zuverlässigkeit und Richtigkeit der quartalsweisen und jährlichen Unternehmensberichterstattung gewährleistet werden soll. Dabei nimmt er die Unternehmensleitung in die Pflicht und belegt diese nach den Sections 302 und 404 SOX mit einem persönlichen Haftungsrisiko für die Vollständigkeit und Richtigkeit der Angaben bei der Berichterstattung. 82 BearingPoint, 2006, S BearingPoint, 2006, S nextevolution, 2006, S nextevolution, 2006, S vgl. BT-Drucksache 13/9712, S vgl. U.S. Securities and Exchange Commission, vgl. Menzies, 2006, S

29 VERTRAGSMANAGEMENT Section 404 des SOX verlangt die Einrichtung eines internen Kontrollsystems (IKS) der Finanzberichterstattung und dessen Überwachung durch unabhängige Revisoren. 89 Weiterhin verlangt Section 409, dass eine Gesellschaft in Echtzeit über die Veränderungen ihrer Finanzsituation zu informieren hat. Das setzt wiederum voraus, dass das Unternehmen jederzeit die vollständige Kontrolle über ihre Verträge hat und die Integrität ihrer Informations- und Berichtsprozesse sicherstellen kann. Da die Gesamtheit aller Verträge die wesentliche Grundlage für die Finanzdaten eines Unternehmens bildet, sind die genannten Voraussetzungen nur durch ein leistungsfähiges Vertragsmanagement als Teil des IKS umsetzbar. Unabhängig von regulatorischen Anforderungen sind Kapitalgesellschaften einem verstärkten Druck der Finanzanalysten und Investoren ausgesetzt, welche ihre Beurteilung des Unternehmens in immer größeren Maße von der Qualität der Corporate Governance abhängig machen (The Quality Group, 2007, S. 11). Dies bestätigt sich durch die hohe Relevanz des US-amerikanischen SOX für die Teilnehmer der BearingPoint Studie vor dem Hintergrund, dass 93% der Teilnehmer in Deutschland oder der Schweiz ansässig sind. 90 Mit der bis noch voraussichtlich Ende 2008 laufenden Umsetzung 91 der Richtlinie 2006/43/EG des Europäischen Parlaments und des Rates über Abschlussprüfungen von Jahresabschlüssen und konsolidierten Abschlüssen vom 17. Mai wird der sogenannte Euro-SOX auch für Unternehmen aller EU-Mitgliedstaaten geltendes Recht. Hieraus folgt, dass bei der Abschlussprüfung eines Unternehmens von öffentlichem Interesse ein unternehmensunabhängiger Prüfungsausschuss die Wirksamkeit des IKS, des internen Revisionssystems und des Risikomanagementsystems des Unternehmens zu überwachen hat. 93 Zwar enthält die Richtline keine expliziten Regelungen, wie derartige IKS und Risikomanagementsysteme auf ihre Wirksamkeit zu überprüfen sind. Allerdings wird in Art. 26 der Richtlinie dargelegt, dass Abschlussprüfer internationale Standards als Maßstab anzuwenden haben. Diese sind in den Regelungssammlungen International Accounting Standards (IAS) beziehungsweise dem International Financial Reporting Standard (IFRS) und den zugehörigen Interpretationen (SIC / IFRIC) enthalten. Zwar sind hiervon unmittelbar lediglich Unternehmen von öffentlichen Interesse betroffen. Hierbei handelt es sich nach der Definition in Art. 2 Nr. 13 der Richtlinie um börsennotierte Unternehmen und je nach Ausgestaltung innerhalb der Mitgliedstaaten auch um Kapitalgesellschaften mit einer Bilanzsumme über einer gewissen Schwelle. Dies hat zu Folge, dass ein Großteil der Unternehmen von diesen Regelungen nicht erfasst wird. Allerdings ist insoweit davon auszugehen, dass die betroffenen Unternehmen zukünftig diese Anforderungen auch an ihre nicht unmittelbar unter die Richtlinie fallenden Zulieferer weitergeben werden. 89 vgl. Menzies, 2006, S BearingPoint, 2006, S vgl. Europäische Kommission, ABl. 2006, L 157, S Europäische Union,

30 VERTRAGSMANAGEMENT BASEL II Mit der Neugestaltung der Eigenkapitalvorschriften für Kreditinstitute durch den Baseler Ausschuss für Bankenaufsicht wurden Standards zur Sicherung einer angemessenen Eigenkapitalausstattung von Kreditinstituten geschaffen ( Basel II genannt) 94. Diese wurden gemäß den EU-Richtlinien 2006/48/EG und 2006/49/EG auch in deutsches Recht, namentlich in das Kreditwesengesetz (KWG), in der Mindestanforderungen an das Risikomanagement (MaRisk) 95 und in der Solvabilitätsverordnung (SolvV) transferiert. Zwar beziehen sich die Standards aus Basel II zunächst nur auf Eigenkapitalvorschriften der Kreditinstitute. Sie führen darüber hinaus jedoch zu einer mittelbaren Betroffenheit der Firmenkunden der Banken, da diese ihre Risiko- und Eigenkapitalkosten jenen Kunden zuordnen, die höhere Ausfallkosten verursachen. 96 Dazu werden seitens der Kreditinstitute so genannte Ratings für die Beurteilung der wirtschaftlichen Lage und der Bonität der jeweiligen Unternehmen durchgeführt. Hiernach erfolgt die Einordnung des Unternehmens in eine bestimmte Bonitätsstufe oder Rating-Klasse, die einen direkten Einfluss auf die Konditionen der Kreditvergabe an das betreffende Unternehmen haben. Neben Ertragskraft, Liquidität oder Kapitalanlage sind auch Faktoren wie beispielsweise die Managementqualität, die Strategie der Unternehmensführung und das allgemeine Informationsverhalten des Unternehmens. Die Zuverlässigkeit der internen Kontrollen, des Risikomanagements sowie der Unternehmensberichtserstattung sind wesentliche Beurteilungskriterien bei der Bemessung der Kreditkonditionen (Menzies, 2006, S. 13). Durch die schnelle, ganzheitliche und vollständige Zusammenfassung der für das Rating relevanter Daten kann das Vertragsmanagement ein Rating-Ergebnis positiv beeinflussen und ermöglicht somit eine niedrigere Zinsbelastung der Unternehmenskredite. 94 vgl. Baseler Ausschuss für Bankenaufsicht, vgl. BaFin, Menzies, 2006, S

31 ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT (ECM) 3 ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT (ECM) Der internationale Enterprise Content Management Verband AIIM definiert Enterprise Content Management (ECM) wie folgt: Enterprise Content Management (ECM) is the technologies used to capture, manage, store, preserve, and deliver content and documents related to organizational processes. ECM tools and strategies allow the management of an organization's unstructured information, wherever that information exists (AIIM, 2008, What is ECM). Im deutschsprachigen Raum existiert eine Vielzahl von Übersetzungen obiger sowie abweichende Definitionen. Diese unterscheiden sie sich im Wesentlichen durch die Betonung eines der Teilbereiche. Zu Recht wird an obiger Definition die Kritik geübt, dass sie ECM einzig als System begreift und dabei mehr auf die reine Technologie zielt als auch die Methode in der Herangehensweise des betrieblichen Informationsmanagements herauszustellen. 97 Auch ist zu beobachten, dass eine Überbetonung einzelner Bereich gerade bei der Interpretation durch Hersteller von ECM-Systemen betrieben wird, die je nach eingeschränkter Leistungsfähigkeit ihre eigene Kernkompetenz herausstellen oder sich dabei nur auf ihr eigenes System beschränken. Darin ist wohl auch der Grund zu sehen, dass in der Literatur hingegen die Technologie als eher sekundär betrachtet wird, während sie den Schwerpunkt primär auf das Konzept oder die Methode des Informationsmanagements legt. Dieser Arbeit liegt daher die folgende Definition (in Anlehnung an Kampffmeyer) 98 von ECM zu Grunde, die allen Gesichtspunkten und Komponenten gerecht wird: ECM umfasst Technologien, Werkzeuge und Methoden zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von elektronischen Inhalten und gewährleistet zur Unterstützung der Geschäftsprozesse den Zugriff auf alle Informationen im ganzen Unternehmen. Zur Integration all dieser Anforderungen ist das ECM von einer Komponentenarchitektur geprägt. Dabei setzt es sich aus folgenden fünf Hauptkategorien zusammen: 99 Capture (Erfassung), Mange (Verwaltung), Store (Speicherung), Deliver (Ausgabe) und Preserve (Archivierung). Die Manage Komponente beinhaltet dabei die Teilkomponenten Document Management, Collaboration, Business Process Management, Content Management und Records Management. Je nach Ausbaustufe werden die verschiedenen Module in ein einheitliches System integriert. Diese ganzheitliche Integration wird durch so genannte ECM-Suiten abgedeckt, die alle kompatiblen Komponenten enthalten, bzw. modular erweiterbar sind. Dabei werden alle einzelnen Administrationskomponenten und Ressourcen wie beispielsweise Zugriffberechtigungen, Sicherheit, Dokument-Klassen, Metadaten, Speicherorte und der Kommunikation gemeinsam, einheitlich genutzt vgl. Reich / Behrendt, 2007, S. 6 f. 98 vgl. Kampffmeyer, 2006, S vgl. Kampffmeyer, 2006, S vgl. Kampffmeyer, 2006, S. 74 ff. 23

32 ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT (ECM) Manage Collaboration Document Management Content Management Capture Store Deliver Workflow Records Management Preserve Abb. 4: AIIM Modell für ECM CAPTURE (ERFASSUNG) Diejenigen Komponenten, deren primäre Aufgabe die Erstellung, Erfassung und Aufbereitung von Informationen ist, werden der Kategorie Capture (Erfassung) zugeordnet. 102 Man bezeichnet diese Komponenten mit den beschriebenen Funktionalitäten im ECM-System auch als Input - Komponenten. Die dabei auftretende divergierende Komplexität, von der einfachen Erfassung der Information bis hin zur komplexen Aufbereitung durch eine automatische Klassifikation, wird als Capture - oder Input -Management bezeichnet. 103 Ziel der Capture -Komponente ist es, die erfassten Informationen der Manage -Komponente zur weiteren Verarbeitung oder zur Archivierung bereitzustellen vgl. Kampffmeyer, 2003, S Götzer / Schneiderath / Maier u. a., 2004, S Kampffmeyer, 2006, S Kampffmeyer, 2006, S

33 ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT (ECM) INFORMATIONSEINGANG Die zu erfassenden und zu verarbeitenden Dokumente entstammen vielfältigen Quellen und weisen daher unterschiedliche Strukturen auf. Dabei besteht jedes Dokument aus seinen als Nutzdaten bezeichneten Inhalten und den das Dokument beschreibenden Attributen, den Metadaten (Indexdaten). 105 Auf diese Metadaten wird im Folgenden Kapitel Indexierung näher eingegangen. Die zu erfassenden Dokumente können dabei drei unterschiedlichen Gruppen zugeordnet werden: Unter manuell erzeugte und erfasste Informationen fallen grundsätzlich alle Formen von Informationen, wie gescannte Papierdokumente, elektronischen Office-Dokumente, s, Vordrucke (Formulare), Multimedia-Objekte, digitalisierter Sprach- und Video-Dateien bis zum Mikrofilm. Diese Gruppe deckt den größten im Vertragsmanagement anfallenden Teil, den der unstrukturierten Dokumente, ab. Bei der teilautomatischen und auch bei automatischen Erfassungen entstammen die Informationen Schnittstellen des ECM-Systems mit kaufmännischen Fachanwendungssystemen, Anwendungen der Finanzbuchhaltung oder Produktionsplanungs-Systemen. 106 Unter diese teilautomatische sowie automatische Erfassung fallen für das Vertragsmanagement strukturierte Dokumente mit deren relevanten Informationen, die von anderen Fachapplikationen oder Enterprise Resource Planning (ERP) Systemen über Schnittstellen ausgegeben werden, um zum Beispiel einen Abgleich von Zahlungsströmen oder Volumina zu ermöglichen. Auch wenn in dieser Arbeit die Fülle an Technologien zur Erfassung von Dokumenten, Informationen und Schnittstellen nicht im Einzelnen dargelegt wird, so ist es doch für das Vertragsmanagement von großer Relevanz, dass das ECM-System diejenigen Erfassungskonzepte und Schnittstellen zu dem im Unternehmen führenden ERP- bzw. Warenwirtschaftsystem (z. B. SAP), der Groupware (z. B. Microsoft Exchange oder Lotus Domino) und den relevanten Fachapplikationen unterstützt, damit deren für das Vertragsmanagement relevanten Daten auch tatsächlich vom ECM erfasst und verarbeitet werden können INDEXIERUNG Bei der Indexierung werden die erfassten Dokumente mit Attributen (sogenannten Metadaten) versehen, die für deren Strukturierung notwendig sind und eine spätere effektive Recherche zu ermöglichen. Diese Kennzeichnung des Inhalts der Dokumente mit Hilfe so genannter Deskriptoren (Schlagwörtern) bezeichnet man als indexieren. 107 Die Begriffe Indizierung und Indexierung werden hier insoweit synonym gebraucht. Art und Anzahl der für die Indexierung notwendigen Attribute hängt von der Dokumentenart, seinem Verwendungszweck sowie insbesondere von der Ausgestaltung der Art der späteren Suche (Recherche) ab.108 Bei den durch nextevolution befragten Unternehmen mangelt es bei 70% laut Ergebnis der Umfrage genau an dieser Erfassung der wichtigsten Informationen und Kennzahlen der Verträge vgl. Gulbins / Seyfried / Strack-Zimmermann, 2002, S vgl. Kampffmeyer, 2006, S Gaus, 2003, S Gulbins / Seyfried / Strack-Zimmermann, 2002, S nextevolution, 2006, S

34 ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT (ECM) Derartige Metadaten entstehen in unterschiedlichen Phasen des Lebenszyklus von Dokumenten. Ein Teil dieser Metadaten ergibt sich bereits automatisch aus der Erstellung von Inhalten oder bei deren Erfassung. Darunter fallen zum Beispiel die Informationen über den Dokumenttyp (Office- Dokument, , Fax, Multimedia-Datei, gescanntes Dokument als Bild). Diese Informationen sind dem Laien vor allem als die das Dateiformat kennzeichnende Endung des Dateinamens bekannt wie zum Beispiel doc, jpg, mp3, pdf, ppt, tif, wmv, xls usw.. Zudem fallen Metadaten, die Informationen bezüglich des Erstellers, des Erfassers oder auch durch den Zeitstempel der Erstellung, der Erfassung bzw. der letzten Bearbeitung bei der Erstellung von Dokumenten direkt aus der ECM-Anwendung heraus an. 110 Dokumente, die teilautomatisiert erfasst wurden oder automatisiert über Schnittstellen an das ECM übergeben wurden, können zudem weitere Informationen in Form von Metadaten beinhalten oder durch die Schnittstelle mitgeliefert bekommen. Die Indexierung kann wie bereits erwähnt manuell oder unter den oben genannten Voraussetzung automatisch erfolgen. 111 Die automatische Indexierung wird insofern als Klassifikation oder auch Kategorisierung, (bzw. in Englisch Categorization) bezeichnet. 112 Bei der manuellen Indexierung werden die Attribute bei der Erstellung oder Erfassung eines Dokuments explizit vom jeweiligen Bearbeiter vergeben. Die Klassifikation übernimmt hingegen diese Informationen aus den Metadaten, die bei der Erfassung oder Erstellung des Dokuments bereits vorhanden sind. Hierbei können die oben genannten Datei-Informationen aber auch Metadaten anderer Systeme darstellen, die bei Schnittstellenimporten mitgeliefert werden. Gerade bei der regelmäßigen Übermittlung von strukturierten Daten aus anderen datenbankgestützten Systemen, wie zum Beispiel Zahlungsströmen aus Finanzbuchhaltungssystemen, ist eine Klassifikation von Metadaten unabdingbar. Die Indexierung schwach strukturierter Dokumente, wie beispielsweise individueller Verträge erfolgt hingegen in der Regel manuell. Desweiteren kann die Indexierung direkt bei der Dokumentenerfassung vorgenommen werden oder indirekt in Geschäftsprozesse eingebunden werden. Bei der indirekten Indizierung werden die Dokumente zunächst entweder in einer Zwischenablage inhaltlich erfasst oder nur mit einem Teil ihrer Metadaten klassifiziert. Die vollständige Indexierung wird sodann erst zu einem späteren Zeitpunkt von der zuständigen Organisationseinheit oder dem ursprünglichen Bearbeiter durchgeführt. Diese indirekte Indexierung bietet sich vor allem dann an, wenn große Datenmengen auf einmal erfasst werden und der Organisationsprozess keine sofortige Indexierung dieser großen Menge auf einmal zulässt. 113 Beispielhaft seien hier Altbestände von elektronischen oder Papierdokumenten vor der Einführung eines ECM-Systems genannt. 80 % der von BearingPoint im Rahmen der Vertragsmanagement-Studie befragten Unternehmen gaben an, für Verträge einheitliche Ablagekriterien zu haben, jedoch nur innerhalb der jeweiligen Abteilung. Nach einheitlichen unternehmensweiten Kriterien legen dabei 41 % der Unternehmen Verträge ab und 55 % gaben dabei an, gar keine unternehmensweiten Kriterien zu haben vgl. Kittl & Zeidler, 2007, S vgl. Bodendorf, 2006, S vgl. Kampffmeyer, 2006, S. 35 f. 113 vgl. Bodendorf, 2006, S BearingPoint, 2006, S

35 ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT (ECM) INPUT DESIGNS Ein ECM-System erfordert das Kreieren eines Ordnungssystems, nach welchem die Dokumente zu verschlagworten sind. Dieses Ordnungssystem muss jeweils auf die zu bearbeitende Thematik und auf die Organisationseinheit zugeschnitten sein. 115 Im Falle des Vertragsmanagements ergibt sich das Ordnungssystem aus dem Inhalt des Vertrags, seinen Anlagen und sonstigen zughörigen Dokumenten sowie den Vertragsparteien. Dabei sind einzelne Dokumentenklassen zu definiert, die die Anzahl der möglichen Indexwerte festlegen, beschränken oder automatisch vergebene Attribute abbilden. So wird beispielsweise ein Textdokument andere Verschlagwortungskriterien verlangen als eine Multimedia-Datei. Aus diesen Anforderungen ergibt sich das jeweilige Design der Eingabemaske und deren Logik bei der Indexierung. 116 Bei der Beschreibung der Deskriptoren ist zu unterscheiden, ob im Rahmen der Indexierung der Verschlagwortungstext frei eingegeben werden kann, was als sogenanntes freies Indexieren bezeichnet wird, oder ob aus einer Liste vorgegebener Deskriptoren ein zutreffender ausgewählt werden muss, was gebundenes Indexieren genannt wird. 117 Die Verwendung vorgegebener Listen stellt insoweit sicher, dass lediglich die durch das Ordnungssystem vorgegebenen Begriffe und verwendet werden. Bei der späteren Recherche ist somit gewährleistet, dass ausschließlich das vorgegebene, kontrollierte Vokabular benutzt wird. 118 Unterstützende Funktion zur Vermeidung von Mehrfach-Begriffen mit deckungsgleichem Inhalt kommt insofern Datenbankkatalogen und Listen zu, die all diejenigen Werte enthalten, die bisher in das betreffende Feld zur Verschlagwortung eingetragen wurden. Abb. 5: Neues Dokument anlegen Auswahl des Deskriptors aus einer Liste vgl. Gaus, 2003, S Kampffmeyer, 2006, S Gaus, 2003, S vgl. Gaus, 2003, S Quelle: OS ECM Version 6 von OPTIMAL SYSTEMS 27

36 ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT (ECM) Eine weitere Strukturierungsmöglichkeit bietet die Definition von Pflichtfeldern. Zum erfolgreichen Abschluss des Indexierungsprozesses ist die Angabe dieser Attribute unbedingt erforderlich. Indexierungs-Felder, die keine Pflichtfelder sind, können oftmals bei der Erstindexierung noch nicht befüllt werden, sei es weil diese Informationen erst zu einem späteren Zeitpunkt oder gar nicht zur Verfügung stehen. Das Element des Pflichtfeldes lässt sich beim Design der Indexierungs-Maske ebenso wie die Liste an Deskriptoren bewusst einsetzen, um gewisse Verschlagwortungsmerkmale explizit zu kennzeichnen oder zu vereinheitlichen Es ist davon auszugehen, dass sich die Kriterien für die Indexierung je nach Inhalt eines Dokuments stark unterscheiden. So werden beispielsweise die Indexierungsmerkmale für einen Austauschvertag mit einem Lieferanten andere Voraussetzungen erfüllen müssen als für einen Vertrag mit Kunden oder gar einem gesellschaftsrechtlichen Vertrag. Daraus ergibt sich die Notwendigkeit, Dokumente in unterschiedliche Klassen zu unterteilen und für diese unterschiedliche Indexierungs-Masken zu erstellen. 120 Aufgrund der speziellen Anforderungen und Eigenarten von Unternehmen unterschiedlichster Branchen und Größen und ihren jeweiligen Organisationseinheiten ist zu beachten, dass diese Indexierungsmasken immer individuell an das Unternehmen angepasst sowie jederzeit überarbeitet und weiterentwickelt werden müssen. Bei derartigen Überarbeitungen ist es von großer Bedeutung, dass der neuerliche Programmierungsaufwand gering gehalten wird und keinesfalls durch ein Re-Design bereits erfasste Informationen verloren gehen. Während kleine Unternehmen oder Kanzleien ihre Prozesse und Ordnungssysteme an eine bereits auf dem Markt existierende informationstechnologische Lösung mit deren Vorgaben anpassen können, ist dies bei großen Organisationseinheiten nicht umsetzbar. 121 Da selbst die Informationen zu einzelnen Vertragstypen unterschiedlich umfassend sein können, ist auch diese Komplexität bei der Definition von Indexfeldern zu berücksichtigen. Je nach Vertragstyp müssen daher in der Regel eigene Indexierungs-Felder individuell entwickelt und abgebildet werden. Aus diesem Grund sind die folgenden Abbildungen auch lediglich als Beispiele für das Input Design der Masken für die Indexierung von Verträgen zu verstehen. Abb. 6 zeigt insofern beispielhaft die typische Indexierung eines Austauschvertrages. Das Attribut der VertragsID, der fortlaufenden Identifikationsnummer des Vertrages, wird dabei automatisch vergeben. In die folgenden Felder und Reitern werden diejenigen Zusatzinformationen eingefügt, die den gesamten Vertrag eindeutig beschreiben, wodurch eine Verknüpfung aller Vertragsinformationen erreicht wird. Das Feld Vertragsgegenstand ist hierbei für die freie Indexierung vorgesehen, beim Feld Vertragswert ist lediglich eine Eingabe von Ziffern zugelassen. Die darunter liegenden Felder und die der weiteren Reiter beschreiben vertragstypische Inhalte, die für den im ersten Teil dargestellten Vertragslebenszyklus von Bedeutung sind, wie zum Beispiel Termine (Wiedervorlagen, Fristen, Zahlungsziele), innerorganisatorische Sachbearbeiter, Garantien, etc Gulbins / Seyfried / Strack-Zimmermann, 2002, S vgl. Birkigt, 2006, o. S. 28

37 ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT (ECM) Abb. 6: Neuanlage Vertrag Vertragsdaten 122 Die Abb. 7 und Abb. 8 zeigen die Verwendung von Listen und Erweiterungen, hier in Form von Add-on mit Kalenderfunktionalität unter Berücksichtigung weiterer vertragstypischer Indexierungs-Inhalte. Auf die Notwendigkeit der Datumseingaben zu den verschiedenen dargestellten Index-Feldern wird unter Kapitel Business Process Management und speziell in Bezug auf Termine unter Kapitel Termine, auf Fristen unter Kapitel und auf die Wiedervorlage unter Kapitel näher eingegangen. 122 Quelle: OS ECM Version 6 von OPTIMAL SYSTEMS 29

38 ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT (ECM) Abb. 7: Neuanlage Vertrag Termine Quelle: OS ECM Version 6 von OPTIMAL SYSTEMS 30

39 ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT (ECM) Abb. 8: Neuanlage Vertrag Vertragliche Garantien 124 Abb. 9 stellt unter anderem die in Kapitel Benutzer- und Zugriffsverwaltung erläuterten Benutzer dar. In casu sind die internen Sachbearbeiter bei der Indexierung aus einer Drop-down Liste auszuwählen. Dadurch ist gewährleistet, dass auch die von der Organisation dazu vorgesehenen Sachbearbeiter verwendet werden. Bei möglicherweise vorhandenen externen Sachbearbeitern ist eine solche Vorabdefinierung hingegen nur schwer möglich, so dass hier diese Eingabe die freie Indexierung vorsieht. Abb. 9: Neuanlage Vertrag Ablageort / Sachbearbeiter Quelle: OS ECM Version 6 von OPTIMAL SYSTEMS 125 Quelle: OS ECM Version 6 von OPTIMAL SYSTEMS 31

40 ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT (ECM) TAXONOMIE Eine taxonomische Verarbeitung ermöglicht innerhalb des Vertragsmanagements die spezifische Anordnung von Informationen nach den jeweiligen individuellen Bedürfnissen eines Unternehmens. 126 Diese formale Hierarchie gilt es auch bei der Erfassung und Indexierung von Dokumenten abzubilden. Um die gewohnten Arbeitsprozesse innerhalb der Organisation nicht aufgrund der Einführung von ECM umbrechen zu müssen, empfiehlt sich eine Orientierung hieran. In der realen Welt der physikalischen Akten sind Verträge in Ordnern mit Registern abgelegt. Mehrere Ordner werden dabei zu einem Themengebiet zusammengefasst verwaltet. In Anlehnung an diese Ablage-Systematik bildet beispielsweise der digitale Schrank die oberste Hierarchie-Ebene. Untergeordnet folgen digitale Ordner, die wiederum in digitale Register unterteilt sind. In diesen Registern oder auch direkt im Ordner selbst sind die einzelnen Dokumente und Daten als unterste Hierarchie-Ebene anzusiedeln. Register Dokument Ordner Schrank Abb. 10: Hierarchie Dokumentenmanagement Beispielhaft erfolgt die Darstellung einer solchen hierarchischen Erfassung anhand von Verträgen mit Lieferanten. Da diese in dem Fall die oberste Hierarchie-Ebene bilden, lautet die Bezeichnung des Dokumenten- Schranks demnach Geschäftspartner. In diesem Schrank werden Ordner sämtlicher Geschäftspartner des Unternehmens angelegt, mit denen bereits Verträge geschlossen wurden, ein solcher Abschluss geplant ist oder Vertragsverhandlungen geführt wurden. Die Indexierung könnte hierbei wie in Abb. 11 erfolgen. Innerhalb dieses Geschäftspartner- Ordners gliedern unterschiedliche Register beispielsweise Verträge mit ihren weiteren Dokumentationen verschiedene Projekte voneinander ab. Aus dieser Hierarchie lässt sich nun auch das Fehlen eines Indexierungs-Feldes Vertragspartei oder Geschäftspartner aus dem Beispiel des vorangegangenen Kapitels beheben. Da der Vertrag hierarchisch unterhalb des Geschäftspartners abgelegt wird, sind dessen Metadaten automatisch vorhanden und müssen daher nicht explizit vergeben werden. Dies hat den Vorteil, dass die Stammdaten des 126 Kampffmeyer, 2006, S

41 ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT (ECM) Geschäftspartners nur ein Mal eingegeben werden müssen und alle Dokumente zu diesem konkreten Vertragspartner systematisch zusammengefasst abgelegt werden können. Abb. 11: Neuanlage Geschäftspartner Stammdaten MANAGE (VERWALTUNG) Content must be managed so that it is used to achieve business goals. Central to this strategy are the tools and technologies of ECM, which manage the complete lifecycle of content from creation to disposal. (AIIM, 2008, Guide to ECM Purchasing, S. 11) Die Manage Komponente umfasst ihrerseits folgende für das Vertragsmanagement relevante funktionalen Komponenten und verbindet dabei in einer Symbiose die Hauptkomponenten Capture, Mange, Store, Deliver und Preserve Quelle: OS ECM Version 6 von OPTIMAL SYSTEMS 128 vgl. Abb. 4: AIIM Modell für ECM 33

42 ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT (ECM) Collaboration Document Management Content Management Workflow Records Management Abb. 12: Manage Komponenten von ECM DOCUMENT MANAGEMENT (DOKUMENTEN-MANAGEMENT) Das Document-Management Systems (DMS) erfüllt die Aufgabe, den Lebenszyklus der Dokumente von der Entstehung bis zur Langzeitarchivierung unternehmensweit zu verwalten. 130 Hierbei umfasst es die folgenden Funktionen: RECHERCHE Ein zentrales Bedürfnis bei der Handhabung großer Datenmengen besteht im Wiederauffinden einzelner Dokumente. 131 Die Recherche-Funktion des DMS, auch als Retrieval bezeichnet, beinhaltet die Suchen und Navigation zum Auffinden von Informationen und zugehörigen Informationskontexten. 132 Dabei ist die strukturierte, formale Recherche von der Volltextrecherche zu unterscheiden. Bei der strukturierten Recherche ist das gesuchte Dokument durch die Angabe relevanter Deskriptoren einzugrenzen. Dabei erfolgt die Recherche ausschließlich nach den Deskriptoren in dem betreffenden Indexierungs-Feld, die bei der Indexierung vergeben oder systemseitig generiert wurden, wie zum Beispiel eine Vertragsnummer 133. Insofern sind die speziellen Thesauri der Indexierung zu beachten, da bei der formalen Recherche exakt nach dem verwendeten Deskriptor gesucht wird. 134 Hierbei erleichtern Listenfelder nicht nur die Indexierung, sondern ebenfalls die Recherche. Auch insoweit kann aus der vordefinierten Liste an Suchbegriffen, die identisch mit der Verschlagwortungsliste ist, kein unterschiedliches Vokabular für denselben Rechercheinhalt verwendet werden kann. Die formale Recherche ist allerdings nicht nur auf die Recherche nach einem Einzelkriterium begrenzt, sondern ermöglicht auch die kombinierte Auswertung der indexierten Informationen sogar über Klassen hinweg. Als Beispiel ist hier die Recherche finanzieller Belastungen in 129 vgl. Kampffmeyer, 2003, S Kampffmeyer, 2006, S Gulbins / Seyfried / Strack-Zimmermann, 2002, S Kampffmeyer, 2006, S vgl. Emptoris, 2008, S vgl. Gaus, 2003, S

43 ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT (ECM) Kombination mit einem bestimmten Zeitraum anzuführen. Kombinierte Rechercheanfragen haben dabei eine wesentliche Bedeutung für das Vertragscontrolling und das Risikomanagement. So werden durch die kombinierten Suchanfragen beispielsweise nach Verträgen mit Vertragswert > x Euro und letzter Kündigungstermin = gesuchte Periode stets diejenigen Verträge aufgelistet, deren Kündigungsfrist in der kommenden Periode ablaufen und die ein bestimmtes Volumen übersteigen, unabhängig in welchem Ordner der Vertrag abgelegt wurden. So sollte beispielsweise die umgekehrte Recherche des zuvor genannten Beispiels, nämlich nach Geschäftspartnern in Kombination mit den genannten Vertragsinformationen in diesem Fall nicht die betreffenden einzelnen Verträge auflisten, sondern diejenigen Geschäftspartner, die von dem gesuchten Sachverhalt betroffen sind. Daraus lässt sich schließen, dass die Effizienz der späteren Recherche proportional mit der Qualität der vorhergehenden Indexierung ansteigt. Die Volltextrecherche unterscheidet sich von der formalen Recherche dadurch, dass nicht lediglich die indexierten Informationen des jeweiligen Dokuments, sondern dessen gesamter Inhalt abgesucht wird. Voraussetzung hierfür ist die Funktionalität des DMS-Systems, bei dem im Rahmen der Erfassung sämtliche Dokumente nach ihrem Inhalt für eine spätere Volltextrecherche in einer Recherchedatenbank erfasst werden. Dazu muss das Dokument grundsätzlich zur Volltextrecherche geeignet sein. Dies ist bei maschinenlesbaren Textdokumenten und Bilddokumente (z. B. gescannte Verträge, Faxe), deren Text mittels Texterkennung extrahiert werden kann, der Fall. 135 Eine Foto-, eine Audio- oder eine Video-Datei eignen sich aufgrund ihrer Datenstruktur nicht zur Volltextrecherche. Sie können jedoch durch eine entsprechende Indexierung der formalen Recherche zugänglich gemacht werden. Der Vorteil der Volltextrecherche ist, dass sie unabhängig von der Qualität der vorhandenen Indexierung arbeitet. Nachteilig ist hingegen, dass bei wenig spezifizierten Kriterien eine sehr große Anzahl von Treffern zu unbefriedigenden Ergebnissen führt. So wird die Suche beispielsweise nach dem Schlagwort Vertrag die Recherche kaum eingrenzen können. Erst wenn mehrere Begriffe zu einem logischen Kontext verknüpft werden können, kann die Volltextrecherche eine effiziente Recherche ermöglichen. Die Abb. 13 zeigt die Recherche-Maske für den Ordner Geschäftspartner mit dem Reiter der Stammdaten. Im Vergleich zu Abb. 11 sieht man, dass die Recherchemöglichkeiten der Indexierung gleichen. 135 vgl. Götzer / Schneiderath / Maier u. a., 2004, S

44 ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT (ECM) Abb. 13: Recherche Anfrage Geschäftspartner Stammdaten 136 Analog zur vorangegangenen Darstellung der Anfrage nach dem Geschäftspartner zeigt Abb. 14 die Recherchemöglichkeiten nach denselben Indexierungs-Feldern wie in Abb. 7 innerhalb des Reiters Termine für Vertragsdokumente. 136 Quelle: OS ECM Version 6 von OPTIMAL SYSTEMS 36

45 ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT (ECM) Abb. 14: Anfrage Recherche Vertrag Termine Quelle: OS ECM Version 6 von OPTIMAL SYSTEMS 37

46 ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT (ECM) VERSIONSMANAGEMENT Innerhalb des Vertragslebenszyklus werden vor allem in der Phase der Vertragserstellung gewöhnlich mehrere Versionen eines Dokuments erstellt. Änderungen und Ergänzungen sowie Anmerkungen der beteiligten Fachabteilungen werden dabei jeweils integriert. Das Document Managament Sytem (DMS) muss daher mittels einer Versionskontrolle diese unterschiedlichen Versionen verwalten, so dass die Bearbeitungshistorie zurück verfolgt werden und auch auf ältere Versionen zurück gegriffen werden kann. 138 Das überwiegende Fehlen einer solchen Versionierung zeigt sich auch deutlich unter den Teilnehmern der BearingPoint Studie, bei der 65 % ihre Unzufriedenheit bezüglich des Nachweises einer Vertragshistorie in ihrem Unternehmen äußerten. 139 Dies lässt die Schlussfolgerung zu, dass die meisten Unternehmen nicht nachvollziehen können, wer und wann in welche Verträge Änderungen eingebracht hat. 140 Als eine hilfreiche Anwendung kann auch die Möglichkeit des systemunterstützten Vergleichs zweier Dokumentversionen gewertet werden. So lassen sich ohne manuellen Vergleich die Unterschiede zweier Versionen automatisiert hervorheben. Abb. 15: Variantenverwaltung CHECK-OUT / CHECK-IN Bei nahezu der Hälfte von BearingPoint befragten Unternehmen werden Vertragsdokumente von mehreren Personen bearbeitet. 142 Damit bei der Bearbeitung von Dokumenten durch unterschiedliche Benutzer keine Inkonsistenzen auftreten, muss das Document Managament Sytem (DMS) gewährleisten, dass niemals mehrere Bearbeiter ein Dokument zur gleichen Zeit verändern können. Dies hätte zur Folge, dass bei gleichzeitiger Bearbeitung nur die Änderungen des jeweiligen Bearbeiters gespeichert würden, der seine Version zuletzt speichert. Dies verhindert die so genannte Check-out / Check-in Funktionalität innerhalb des DMS-Systems. 138 Bodendorf, 2006, S BearingPoint, 2006, S BearingPoint, 2006, S Quelle: OS ECM Version 6 von OPTIMAL SYSTEMS 142 BearingPoint, 2006, S

47 ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT (ECM) Möchte ein Benutzer ein bestimmtes Dokument bearbeiten, wird es vom DMS an seinen lokalen Arbeitsplatzrechner transferiert und im DMS durch die Kennzeichnung ausgecheckt für andere Benutzer gesperrt. Diese Markierung wird den anderen Benutzern durch das Status-Reporting des DMS signalisiert. Andere Benutzer haben dann zwar die Möglichkeit, sich das Dokument in seiner Version vor dem Check-out anzeigen oder ausgeben zu lassen, können aber nicht zeitgleich eine neue Version einspeisen. Erst nach Wiederhinzufügung des ausgecheckten Dokuments durch den Erstbenutzer in das DMS (Check-in), steht es den anderen Benutzern zum erneuten Check-out zur Verfügung VISUALISIERUNG Allgemein dient das DMS dem Benutzer zur strukturierten Anzeige der Informationen durch virtuelle Akten, Verzeichnisse und Übersichten. 144 Diese Struktur ergibt sich aus den zuvor beschriebenen Schränken, Ordnern, usw.. Um dabei nicht durch Kommandozeilen nach Metadaten etc. recherchieren zu müssen, werden diese Datenbankabfragen und DMS- Funktionalitäten dem Anwender graphisch aufbereitet angeboten, wie in den vorangegangenen Abbildungen gezeigt. Um die Vielzahl von unterschiedlichen Dateitypen auch an den jeweiligen Arbeitsplatzrechnern anzeigen zu können, empfiehlt sich überdies die Integration einer Dokumentenanzeige, dem so genannten Viewer. Dieser Viewer bietet die Möglichkeit der Anzeige aller von dem DMS verwalteten Datenformate, auch wenn auf dem jeweiligen Arbeitsplatz- Rechner keine spezielle Software für jedes dieser Datei-Formate vorhanden ist. Das bedeutet, dass beispielsweise die in einer Vertragsakte abgelegt CAD-Zeichnung auch mittels des integrierten Viewers angezeigt werden kann, ohne dass eine CAD-Software dafür lizensiert und installiert werden muss BENUTZER- UND ZUGRIFFSVERWALTUNG Verträge zählen zu den sensiblen Informationen eines Unternehmens. Daher muss gewährleistet werden, dass nur berechtigte Bereiche der Unternehmens-Organisation Zugriff zu diesen Daten haben. Während des Vertragslebenszyklus kann dies unterschiedliche Personen- und Funktionsträgerkreise betreffen. Während die Geschäftsführung oder die Rechtsabteilung einen Überblick über alle Verträge und Vertragsinhalte haben sollte, tangiert einen Teil der Verträge nur bestimmte Organisationsbereiche, wie beispielsweise Arbeitsverträge ausschließlich die Personalabteilung oder Verträge mit Kunden die im Kundenkontakt stehenden Abteilungen. Es bestehen allerdings durchaus auch temporäre Einsichtsnotwendigkeiten in bestimmte Vertragsinhalte oder Vertragsanlagen, wie zum Beispiel für Fachabteilungen während der Vertragserstellung. Das DMS muss daher diese Zugriffsrechte in Form einer Zugangskontrolle verwalten, so dass gemäß der Vertragsmanagementfunktion differenzierte Zugriffsrechte auf die verwalteten Vertragsdaten besteht. Dies geschieht durch das Benutzermanagement. Benutzern (Anwendern) werden bestimmte Rollen zugewiesen, die mit spezifischen Berechtigungen verknüpft sind. Dabei verwaltet das Benutzermanagement Zugriffsrechte, die sich entweder auf bestimmte Operationen, wie das Lesen, Erstellen, Bearbeiten, Weiterleiten oder auf einzelne Objekte der Ordnungshierarchie des ECM-Systems beziehen, wie beispielsweise einzelne Schränke. 146 Dadurch wird gewährleistet, dass tatsächlich nur diejenigen Mitarbeiter eines 143 vgl. Bodendorf, 2006, S Kampffmeyer, 2006, S vgl. Gulbins / Seyfried / Strack-Zimmermann, 2002, S vgl. Bodendorf, 2006, S

48 ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT (ECM) Unternehmens die betroffenen Inhalte zu genau dem Zeitpunkt sehen oder bearbeiten dürfen, zu dem sie explizit durch die Organisationseinheit berechtigt wurden. Für ein effektives Vertragsmanagement ist es weiterhin erforderlich, ein individuelles Berechtigungskonzept anhand der betriebsinternen Prozesse zu entwickeln, welches der Aufbau-Organisation des Unternehmens entspricht. Den hierbei vergebenen Rollen müssen sodann konkrete Berechtigungen zugewiesen werden, zu welchem Zeitpunkt und auf welche Weise auf welche Informationen zugegriffen werden darf. 147 Durch ein solches Rollenkonzept werden die Vorteile einer zentralen Vertragsablage mit dezentralen Verantwortlichkeiten und Verfügbarkeiten effektiv kombiniert. Controlling Vertrag Rechnungswesen Risikomanagement Rechtsabteilung Geschäftsleitung Fachabteilung Abb. 16: Rollenkonzept Vertragsmanagement 147 vgl. Bodendorf, 2006, S. 4 40

49 ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT (ECM) Abb. 17: Benutzergruppenverwaltung COLLABORATION Unter Collaboration ist gemeinschaftliches Arbeiten zu verstehen. 149 Kollaborative Software ermöglicht das ortsunabhängige, gemeinsame und kontrollierte Bearbeiten von Information über Abteilungen, Standorte und sogar Ländergrenzen hinweg. 150 Zentraler Ansatz ist dabei das ECM- System, indem alle Dokumente und Informationen von Mitarbeitern eingesehen, bearbeitet und versendet werden können, ohne das sie redundant archiviert werden. Diese Notwendigkeit wird auch durch die BearingPoint Studie belegt, in der 69% der Befragten angaben, für ihre Arbeit auch Verträge anderer Abteilungen einsehen zu müssen und nahezu drei Viertel die Verfügbarkeit von Verträgen auch an anderen Standorten als wichtig erachten. Um dieser Anforderung ohne Enterprise Contract Management gerecht zu werden legen 58% der Unternehmen nämlich Verträge als Kopie in unterschiedlichen Abteilungen ab. 151 Das Collaboration Management wird durch die drei Begriffe Kommunikation, Kooperation und Koordination gekennzeichnet. Unter Kommunikation ist insofern die Integration von Informationen anderer Anwendungen wie zum Beispiel Groupware zu verstehen. 152 Dazu gehört die Bereitstellung von Funktionen für ein gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten, von Abonnement und Wiedervorlagefunktionen, von 148 Quelle: OS ECM Version 6 von OPTIMAL SYSTEMS 149 Kampffmeyer, 2006, S AIIM, 2008, AIIM Guide to ECM Purchasing, S BearingPoint, 2006, S Kampffmeyer, 2003, S

50 ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT (ECM) Freigabeprozessen sowie ein umfassendes und vor allem komfortables -Management. Die bekanntesten Groupware Anwendungen sind auf diesem Gebiet die -Systeme Lotus Domino oder Microsoft Exchange mit ihren Microsoft Outlook oder Lotus Notes Clients. Diese erfüllen allerdings weitaus mehr Aufgaben als das reine Austauschen von s. Sie verwalten darüber hinaus auch Kontakte und Kalender. Dem ECM-Server, welches die Groupware integriert, wird der Begriff der Kooperation zugewiesen. Es verwaltet den gemeinsamen virtuellen Arbeitsplatz, auf den von den Anwendern zugegriffen werden kann. Die Koordination der verteilten Arbeitsorte und -tätigkeiten bleibt nach wie vor Aufgabe derjenigen Organisationseinheit, die einzelnen Funktionsträger mit der Aufgabe der Steuerung und Überwachung vertraut. In der Regel wird das die Person oder Fachabteilung sein, die den Vertrag initiiert hat WIEDERVORLAGE Die Funktion der Wiedervorlagen dient wie bereits im Kapitel dargelegt der Planung und Erinnerung für zukünftige Ereignisse. 153 Eine solche Erinnerung kann dabei entweder in einem in das ECM-System integrierten speziellen Eingangskorb für Wiedervorlagen oder per eintreffen. Wiedervorlagen sollte man für sich selbst oder für andere Einzelpersonen oder Benutzerrollen einrichten können und dabei die Möglichkeit haben, exakte Zeitpunkte festzulegen oder eine konkrete Zeitspanne anzugeben. Durch die Integration der Wiedervorlage in das ECM- System können die von ihr betroffenen Dokumente direkt aufgerufen werden. Zudem ist es möglich, Wiedervorlagen mit Anmerkungen zu versehen, die dem Bearbeiter Hinweise hinsichtlich der nächsten Arbeitsschritte geben können. Gerade während der Vertragserstellung lassen sich mit Hilfe der Wiedervorlage Termine effektiv einhalten und die Teilnahme anderer Funktionsträger am Erstellungsprozess koordinieren. Die Hauptaufgabe einer Wiedervorlage ist jedoch zweifellos die Gewährleistung der Einhaltung von Fristen. Insoweit ist gerade die automatische Überwachung von Terminen und Fristen anhand von Wiedervorlageroutinen eine der effizientesten Unterstützungen für das Vertragsmanagement. Abb. 18: Dialog Einrichtung einer Wiedervorlage vgl. Hauschka, 2007, 14, Rn Quelle: OS ECM Version 6 von OPTIMAL SYSTEMS 42

51 ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT (ECM) ABONNEMENT Mit Hilfe einer Abonnement-Funktionalität werden alle zukünftigen Aktionen, die im Zusammenhang mit dem Dokument stehen für welches das Abonnement eingerichtet wurde, registriert. Wird beispielsweise der Ordner eines bestimmten Geschäftspartners abonniert, erhält der Abonnent eine oder anderweitige Information, sobald ein neues Dokument zu diesem Geschäftspartner angelegt, ein bestehendes geändert oder gelöscht wurde oder auch wenn Indexdaten wie die Stammdaten des Geschäftspartners verändert werden. Neben einzelnen Objekten können aber auch gespeicherte Anfragen abonniert werden. Dadurch kann jederzeit nachvollzogen werden, wenn beispielsweise der unternehmensinternen Wissensdatenbank ein Eintrag hinzugefügt, ein solcher bearbeitet oder entfernt wurde. Die Abonnement-Funktionalität ermöglicht es einem Vertragsbearbeiter zusätzlich, bei sequentiell aufeinanderfolgenden Bearbeitungsschritten erst dann aktiv werden zu müssen, wenn das Abonnement ihn über eine vorangegangene Bearbeitung informiert. Abb. 19: Dialog Einrichtung eines Abonnements Quelle: OS ECM Version 6 von OPTIMAL SYSTEMS 43

52 ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT (ECM) MAPPEN Vertragsvorgänge sind davon geprägt, dass zu bestimmten Zeitpunkten eine Vielzahl unterschiedlicher Informationen einen Sachverhalt betreffend greifbar sein muss. Insoweit hat sich das Zusammenstellen von Mappen (Akten) über diese Informationen etabliert. Das ECM sollte daher für die effektive Umsetzung des Vertragsmanagements die Möglichkeit bieten, Dokumente von verschiedenen Fundstellen in virtuellen Mappen abzulegen, um den leichten Zugriff zum maßgeblichen Zeitpunkt zu sichern, ohne erneut die Recherche bemühen zu müssen. Dabei werden in diesen Mappen aber lediglich die internen Fundstellen des Dokuments im DMS verwaltet, um eine Redundanz der Dokumente zu verhindern und die Funktionalitäten der Versionierung und des Check-in / Check-out nutzen zu können. Sofern es das Berechtigungssystem zulässt, ist auch die Zusammenstellung von Mappen durch andere Benutzer ähnlich eines Sekretariats für die Funktionsträger des Vertragsmanagements relevant. 156 Abb. 20: Ansicht einer elektronischen Mappe BUSINESS PROCESS MANAGEMENT / WORKFLOW MANAGEMENT Die Vorgangsbeschreibung als die für das Vertragsmanagement bedeutendsten Funktionalität der Collaboration, wird aufgrund ihrer Relevanz als separate Funktionalität betrachtet. Das Ziel der Vorgangsbeschreibung, in Englisch Business Process Management (BPM), ist die Automatisierung von Geschäftsprozessen unter Einbindung aller notwendigen Ressourcen der Ablauf- und Aufbauorganisations-Strukturen. 158 Dabei verlangt die Variabilität von Aufgaben, Vorgängen und Abläufen innerhalb des Vertragsmanagement ein flexibles elektronisches Workflow-System als ganzheitliches Steuerungsinstrument für alle Prozesse 156 vgl. Gulbins / Seyfried / Strack-Zimmermann, 2002, S Quelle: OS ECM Version 6 von OPTIMAL SYSTEMS 158 Kampffmeyer, 2006, S

53 ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT (ECM) PRODUCTION WORKFLOW Der Production Workflow basiert auf vordefinierte Abläufe. 159 Das impliziert, dass die Grundlage des Business Process Management die Vorgangsmodelle des Vertragsmanagements sind. Hierbei ist beispielsweise zu definieren, welche Abläufe eine Vertragsgenehmigung durchlaufen muss. Das heißt im Einzelnen, welche Abteilung zustimmen muss oder welche Informationen sie einbringt. In über drei Viertel der durch BearingPoint befragten Unternehmen werden Verträge anhand vordefinierter Freigabe- und Genehmigungsprozessen innerhalb der Abteilung der Befragten bearbeitet. 160 Jedoch bemängeln 40% der durch Aberdeen analysierten Unternehmen, dass es genau an diesen formalen Abläufen mangelt oder dass diese zu stark innerhalb ihres Unternehmens variieren. 161 Durch das Workflow Management werden durchzuführende Aktivitäten, wie zum Beispiel der unternehmensinterne organisatorische Ablauf einer Vertragsgenehmigung, mit Dokumenten verknüpft, die Arbeitsabläufe in Teilschritte strukturiert und den jeweiligen Organisationseinheiten in Form der definierten Rollen oder Einzelpersonen zugeordnet. 162 Für Workflowmodelle des Vertragsmanagements sind nach der Analyse der Unternehmens-Prozesse folgende Voraussetzungen zu definieren: Die Aktivität, aus der der modellierte Vorgang besteht Die Rollen oder Benutzer, die den Vorgang starten Das Aufeinanderfolgen von Aktivitäten Die Rollen oder Benutzer, die die einzelnen Aktivitäten als Vorgangsschritt ausführen Die Möglichkeit, Aktivitäten an Fristen zu binden Differenzierung der Rollen nach Genehmigungsgrenzen Die Definition des Endes des Vorgangs Abb. 21 zeigt hierzu die stark abstrahierte Darstellung eines solchen Workflows anhand des Beispiels eines Vertragsgenehmigungs-Prozesses. 163 Anhand dieser Parameter werden für die durch den Workflow abzubildenden Vorgänge mit Hilfe grafischer Workflow-Editoren einzelne Masken zur Visualisierung der Prozesse erstellt, in die die relevanten Informationen eingegeben werden. 164 Beim Start des Workflows werden sodann die den Vorgang betreffenden Daten und Dokumente durch den Anwender einer Akte zugeordnet 165. Die bei der schrittweisen Durchführung des Workflow-Prozesses von einem Vorgangsschritt zum nächsten mitgeführte Akte kann je nach Bedarf ergänzt oder es können die darin enthaltenen Dokumente modifiziert werden. Während des gesamten Workflows werden dabei alle Informationen, wie Veränderungen, Bearbeitungsschritte und Genehmigungen protokolliert um eine spätere Nachverfolgung zu gewährleisten. Durch die Integration der Workflow-Funktionalität in das ECM werden die den Workflow betreffenden Dokumente nicht redundant verwaltet, so dass sämtliche Funktionalitäten, wie Versionierung, Check-out / Check-in und die Zugriffsberechtigungen automatisch auch innerhalb des Workflows vorhanden sind. So erlaubt das Workflow- 159 Kampffmeyer, 2006, S BearingPoint, 2006, S Aberdeen, 2006, S vgl. Gulbins / Seyfried / Strack-Zimmermann, 2002, S vgl. Gulbins / Seyfried / Strack-Zimmermann, 2002, S vgl. Gulbins / Seyfried / Strack-Zimmermann, 2002, S vgl. Funktionalität Mappen in Kap , S

54 ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT (ECM) Management nicht nur die Steuerung der Vertragsmanagement-Prozesse sondern sorgt auch für die notwendige Transparenz und die automatische Einhaltung von Terminen und Fristen. Vertrags- Entwurf Workflow Start Vertrag abgelehnt Vertrag genehmigt 1. fachliche Prüfung 2. fachliche Prüfung juristische Prüfung Abb. 21: Workflow Prozessablauf AD-HOC WORKFLOW Es können jedoch aufgrund der Sachverhaltsdiversität niemals alle in einem Unternehmen denkbare Prozesse vorausgesehen und strukturiert zur Verfügung gestellt werden. Daher erlauben so genannte smart structured Workflows situationsbezogene Entscheidungs- Möglichkeiten anhand von ad-hoc Aktivitäten. Während die Folgen der Aktivitäten in strukturierten Prozessen durch den Production Workflow vorgegeben sind und der Anwender keinen direkten Einfluss auf den Verlauf hat, gibt dieser beim ad-hoc Workflow selbst den Ablauf und die Laufzeit des Prozesses vor. 166 Dabei kann der ad-hoc Workflow auch nur aus einem einzelnen Vorgangsschritt bestehen, wie zum Beispiel das Einholen einer Genehmigung. Ferner ist es denkbar, ad-hoc Workflows in Production Workflows zu integrieren, um eine transparente Kommunikation bei Rückfragen, oder bei einem vom strukturierten Ablauf abweichenden Verlauf von Teilprozessen zu gewährleisten. 166 vgl. Kampffmeyer, 2006, S

55 ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT (ECM) Abb. 22: Start eines Ad-hoc Workflow STELLVERTRETUNG Damit Vorgänge auch während der Abwesenheit eines Mitarbeiters oder von Benutzern der gleichen Rolle bearbeitet werden können, erlaubt die Definition von Stellvertretern die Bearbeitung bestimmter Vorgangsschritte während diesen Zeiträumen. Die Stellvertreter können zum Einen vorab definiert werden und sodann automatisch die betreffenden Vorgänge bei Abwesenheit des eigentlichen Bearbeiters weitergeleitet bekommen. 168 Zum Anderen besteht je nach Berechtigung vom eigentlichen Bearbeiter die Möglichkeit der ad-hock-zuweisung einer Stellvertreter-Rolle. Dadurch wird eine höhere Flexibilität innerhalb der Workflow-Prozesse erreicht und die fristgerechte Bearbeitung wird sichergestellt MAHN- UND SPERRFRISTEN Mahnfristen setzten fest, dass konkrete Aktivitäten innerhalb bestimmter Zeiträume auszuführen sind. Dabei wird weiter definiert welche Folgeaktionen ausgelöst werden, sollte dieser Zeitraum überschritten werden. Eine solche Frist ist beispielsweise in einer Benachrichtigung zu sehen. Die Einrichtung einer Sperrfrist soll hingegen verhindern, dass Aktivitäten vor dem Eintritt eines bestimmten Zeitpunkts abgeschlossen werden können. 167 Quelle: OS.5 ECM von OPTIMAL SYSTEMS 168 vgl. Hauschka, 2007, 14, Rn

56 ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT (ECM) PROCESS MINING Die Erfassung und Speicherung der jeweiligen Prozess-Daten aus den integrierten Workflows, wie deren Anzahl, Durchlaufzeiten, Bearbeitungszeiten, Eskalationen und Ergebnisse erlauben das Führen und Analysieren von Statistiken über die implementierten Workflows. Dieser Vorgang wird als Process Mining bezeichnet. Anhand der daraus gewonnen Erkenntnisse lassen durch eine retrospektive Betrachtung bestimmte Auswertungen vornehmen, wie beispielsweise die Ermittlung der durchschnittlichen Bearbeitungszeiten, oder die Identifizierung von Spitzenbelastungen für bestimmte Arbeitsschritte oder Engpässe. diese Auswertungen können sodann als Grundlage einer weiteren Optimierung der Prozessabläufe des Vertragsmanagements dienen. Eine Bearbeitungshistorie zeigt detailliert und nachvollziehbar, wer auf welche Art und Weise auf ein Dokument zugegriffen hat. Diese Funktion ist für die Dokumentation von Geschäftsprozessen und damit für die Erfüllung von Compliance-Anforderungen im Unternehmen von großer Bedeutung. Der Verwendungsnachweis des Reportings dient dabei der Qualitätssicherung bei ISO- Zertifizierungen. Abb. 23: Bearbeitungshistorie eines Dokumentes CONTENT MANAGEMENT Das Content-Management nimmt bereits in dem Begriff des Enterprise Content Management einen bedeutenden Stellewert ein. Dabei ist unter Content jeder beliebige elektronische Inhalt zu verstehen. Er umfasst Dokumente, s, Bilder, Multimedia-Daten und Webseiten ebenso wie deren dazugehörige Metadaten. 170 Dabei hat das Content Management die Aufgabe, diese Inhalte zu erfassen, sicher zu verwalten, zu erschließen und in Prozessen bereitzustellen. Nur wenn Content als Wissen und in Prozessen nutzbar gemacht wird hat Content einen inhärenten Wert (Kampffmeyer, 2006, S. 18). 169 Quelle: OS ECM Version 6 von OPTIMAL SYSTEMS 170 Kampffmeyer, 2006, S

57 ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT (ECM) Content-Management ist daher ein integraler Bestandteil der Dokumenten-Management Komponente des ECM. Durch die ganzheitliche Verwaltung unterschiedlicher Datentypen ist die Verwaltung ganzer Vertragsakten gewährleistet. Unabhängig von dem Format der einzelnen Vertragsbestandteile können sämtliche prozessunterstützenden Komponenten des ECM einheitlich genutzt werden. Insofern ist es mithin nicht von Relevanz, ob eine Vertragsakte beispielsweise aus seinem Vertragstext als Text-Dokument, einer Tabellenkalkualtion, einem PDF als Anlage und einem gescannten Handaufschrieb einer zusätzlichen Vereinbarung besteht VORLAGEN Content-Management leistet aber auch die Trennung von Dokumenten-Layout und dessen Inhalt. Diese getrennte Verwaltung erlaubt die Erstellung von Bausteinen für Vertrags- und Klauselbibliotheken. Einzelne Vertrags- und Klauselbausteine lassen sich dabei je nach Bedarf aus unterschiedlichen Fassungen und Versionen zusammenstellen und sodann zu einer einheitlichen Vertragsstruktur zusammenführen. Eine Voransicht (Preview) des Vorlagentextes erleichtert dabei die Auswahl der passenden Klausel oder Vorlage. Erstellen eines neuen Punktes auf der gleichen Ebene Erstellen eines neuen Unterpunktes (auf der nächsten Unterebene). Löschen eines Punktes. Löschen einer kompletten Ebene, inklusive der jeweiligen Unterpunkte Löschen der nächsten Unterebene, inklusive der jeweiligen Unterpunkte Löschen der gesamten Liste. Abb. 24: Auswahl und Bearbeitung von Vertragsbausteinen 171 Änderung der Nummerierung eines Unterpunktes Neben der Verwendung von einzelnen Bausteinen als kleinste Vertragseinheiten dient auch die Verwaltung von Vertragsvorlagen einer weiteren Unterstützung des Vertragsmanagements durch das Content Management. Dabei werden Dokumentvorlagen, wie zum Beispiel Microsoft Word Vorlagen, bei der Auswahl durch das Content-Management mit den Indexdaten befüllt, aus deren übergeordneter Hierarchieebene sie angefragt wurden. So können beispielsweise die Stammdaten eines Lieferanten bei der Auswahl einer Angebotsanfrage aufgrund einer entsprechenden Vorlage automatisch übernommen werden, sodass allein durch Bestätigen dieser automatisch erstellten Vorlagen die Angebotsanfrage verfasst werden kann. Die konsequente und konsistente Bereitstellung von Vertragsstandards dient dabei nicht nur der Prozessoptimierung bei der Vertragserstellung, sondern auch der Eingrenzung potentieller juristischer Vertragsrisiken. 171 Quelle: OS ECM von OPTIMAL SYSTEMS 49

58 ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT (ECM) Abb. 25: Auswahl Vorlage VERTRAGSKONFIGURATOR Auf Grundlage der im Content Management hinterlegten Inhalte kann ein Vertragskonfigurator automatisiert Verträge erstellen und verwalten, ohne dass hierbei die Dynamik aus sich stetig ändernden Klauseln und Vertragsbestandteilen verloren geht. Der Vertragskonfigurator greift dabei auf eine Bibliothek bereits rechtlich genehmigter Klauseln und Vorlagen zurück. 173 Dabei können verschiedene Modi berücksichtigt werden, wie das Erstellen oder Spezifizieren hinterlegter Vertragsvorlagen, sowie das Entwerfen neuer Vertragsvorlagen. Durch Berechtigungsrollen wird dabei sicher gestellt, dass nur autorisierte Anwender Verträge oder Vertragsvorlagen modifizieren dürfen. Ein solcher Vertragskonfigurator bedarf immer der Berücksichtigung der jeweiligen Eigenarten eines Unternehmens und insbesondere des Organisationsbereichs, in dem er hauptsächlich angewandt wird. Die folgenden Darstellungen sind daher nur beispielhaft zu verstehen und erheben nicht den Anspruch des perfekten Vertragskonfigurators. Auch wenn die Definition von unterschiedlichen Klauseln, Vertragsbausteinen und zu berücksichtigenden Besonderheiten eine große Anforderung an die mit dem Vertragsmanagement betraute Organisationseinheit stellt, so wird dadurch ein sehr hoher Grad an Automatisierung für die zukünftige Vertragserstellung erreicht. Hierdurch wird die Freigabe der bisher mit der Vertragserstellung gebundenen Ressourcen für andere Tätigkeiten ermöglicht. 172 Quelle: OS ECM von OPTIMAL SYSTEMS 173 Emptoris, 2008, S. 5 50

59 ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT (ECM) Abb. 26: Auswahlmodi eines Vertragskonfigurators 174 Je nach Modus werden in einem wie in Abb. 27 beispielhaft dargestellten Vertragskonfigurator die Rahmendaten des Vertrages festgelegt. Obwohl 78 % der von BearingPoint befragten Unternehmen angaben, bereits Vorlagen für die Vertragserstellung zu verwenden empfinden 61 % der Unternehmen das Anfertigen von Verträgen als aufwändig und zeitintensiv. 175 Dabei könnte eine Dialogunterstützung diesem Manko entgegenwirken und auch Mitarbeitern außerhalb der Rechtsabteilung unterstützen, den korrekten Vertragsentwurf mit den entsprechenden Klauseln und Geschäftsvereinbarungen zu generieren. 176 Abb. 27: Spezifizierung des Vertragstyps und -inhalts mit Vertragskonfigurator Quelle: OS ECM von OPTIMAL SYSTEMS 175 BearingPoint, 2006, S Emptoris, 2008, S Quelle: OS ECM von OPTIMAL SYSTEMS 51

60 ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT (ECM) Nach der Eingabe der Vertragsrahmendaten wird aus den einzelnen Bausteinen die entsprechende Vertragsvorlage zusammengestellt und geladen. Dabei können wie aus Abb. 24 ersichtlich Präambeln, Klauseln oder einzelne Vertragsbausteine hinzugefügt, entfernt oder geändert werden. Eine Plausibilitätsprüfung kann dabei eine sinnvolle Kombination von Klauseln und Vorlagebausteinen sicherstellen. Für jeden der Bausteine lassen sich weitere Befüllungs-Assistenten einrichten, sofern diese für die Vertragserstellung unter Berücksichtigung des Vertragsinhalts eine derartige Notwendigkeit besteht. So kann beispielsweise der Befüllungs-Assistent bei einer Klausel, die ein territoriales Alleinvertretungsrecht regelt, die Auswahl eines oder mehrerer Länder aus einer definierten Liste verlangen. Auch auf diesem Gebiet sind die individuellen Möglichkeiten unbegrenzt, sämtliche individuellen Eigenarten des Unternehmens und seines Umfelds in eine automatisierte Vertragserstellung einfließen zulassen. Abb. 28: Klauselkonfigurator Quelle: OS ECM von OPTIMAL SYSTEMS 52

61 ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT (ECM) Nach Abschluss der Konfiguration des Vertrages erfolgt dessen Zusammenstellung durch das Content - Management. Bevor der Vertrag im definierten Format und Layout erstellt wird, gibt eine Vorschau die Möglichkeit zur Kontrolle und zur manuellen Korrektur. Abb. 29: Vorschau eines Vertrages im Vertragskonfigurator mit Editierungsfunktionalität 179 Das ECM-System verwaltet im weiteren Verlauf den erstellten Vertrag, der an der Stelle abgelegt wird, von der aus der Vertragskonfigurator gestartet wurde. Auch das Einbinden der Workflow- Funktionalität ist ein Szenario des ganzheitlichen Vertragsmanagements. Dies bedeutet, dass nach Abschluss des Vertragskonfigurators der erstellte Vertrag automatisch an einen Workflow-Prozess weitergeleitet wird, der sodann zum Beispiel die erforderlichen Genehmigungen einholt oder den Vertrag zur Kontrolle an einen Revisor übergibt MANAGEMENT Das Management koordiniert die Verwaltung, Speicherung und Verteilung von s innerhalb des ECM-Systems. Diese s werden in Unternehmen von autarken Systemen empfangen, gesendet und zwischengespeichert. s, die dabei im Zusammenhang zu Verträgen, Vertragsverhandlungen stehen oder die, die in Kapitel 3.7 Compliance genannten Anforderungen erfüllen, werden analog anderer Dokumente behandelt und mithin vom ECM verwaltet und gespeichert. Das Management fungiert insofern als Schnittstelle zum Server und sorgt für die automatische Klassifizierung der s. 180 Auch ermöglicht das integrierte -Management das Versenden von Dokumenten und Informationen aus dem ECM im Sinne einer Groupware. 179 Quelle: OS ECM von OPTIMAL SYSTEMS 180 vgl. Kampffmeyer, 2006, S

62 ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT (ECM) RECORDS MANAGEMENT Im Gegensatz zu den bisherigen Anwendungsfeldern der Manage -Komponente, die den dynamischen Teil des Informations-Lebenszyklus betreffen, ist es die Aufgabe des Records Management die nicht mehr veränderlichen Informationen zu archivieren und zu verwalten. 181 Der Begriff des Records Managements ist in der ISO-Norm , beziehungsweise in ihrer deutschen Übersetzung, der DIN-ISO in Kapitel 3.16 als Schriftgutverwaltung definiert. Dabei versteht sich der Record nach ISO als Information, die erzeugt, empfangen und bewahrt wird, um als Nachweis einer Organisation oder Person bei rechtlichen Verpflichtungen oder zum Nachvollzug einer geschäftlichen Handlung zu dienen (PROJECT CONSULT, 2007). Records Management umfasst mithin auch die Aufgaben der vorangegangenen ECM Komponenten in Bezug auf die Indexierung und die Ablage in Ordnungssystemen sowie die in Kapitel 3.5 Preserve (Archivierung) behandelte Archivierungs-Komponente. Records Management ist dabei nicht an bestimmte Speichermedien gebunden und kann somit auch die nicht in elektronischen Systemen gespeicherten Informationen verwalten. 182 Damit lässt sich die Integration der Verwaltung eventuell vorhandener Aktenaltbestände aus Verträgen in Papierform oder auf Mikrofilmen in das ECM-System herbeiführen. Seit Februar 2008 liegt mit MoReq 2 (Model Requirements for the Management of Electronic Documents and Records) eine von der Europäischen Kommission in Auftrag gegeben technische Spezifikation für die Entwicklung, Beschaffung und Implementierung von Records-Management vor. Hierin werden die funktionalen Anforderungen an Dokumenten Management Systeme beschreibt, jedoch keine spezifischen Aussagen über Geschäftsprozesse getätigt. Bei MoReq2 handelt es sich jedoch in rechtlicher Hinsicht nicht um einen verbindlichen Standard, sondern eher um eine Handlungsempfehlung, der wie ein de facto-standard behandelt wird STORE (SPEICHERUNG) Die Store Komponente dient in Abgrenzung zur Preservation Komponente der temporären Speicherung von Informationen im Sinne einer Ablage (Cache). Darunter fallen all diejenigen Informationen, die weder archivierungswürdig sind noch einer gesetzlichen Archivierungspflicht unterliegen. 184 Aus dieser Qualifizierung ist jedoch nicht abzuleiten, dass die dort gespeicherten Informationen unsicherer oder weniger lange gespeichert werden könnten. Es ist primär die Aufgabe der Store Komponente die Metadaten-Beschreibungen 185, Datenbankstrukturen und vor allem die Systembeschreibungen für die Interaktion der einzelnen ECM-Komponenten zu verwalten und den schnellen Zugriff auf diese zu gewährleisten. 186 Diese Aufgabe wird als Repository bezeichnet. Die Verwaltung der Speicherorte und Protokolle des ECM-Systems durch die Store Komponente wird als Library Service bezeichnet Kampffmeyer, 2003, S Kampffmeyer, 2006, S Bundesarchiv, Kampffmeyer, 2006, S vgl. Gaus, 2003, S vgl. AIIM, 2008, AIIM Guide to ECM Purchasing, S vgl. Kampffmeyer, 2006, S. 54 ff. 54

63 ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT (ECM) 3.4 DELIVER (AUSGABE) Die auch als Output Management bezeichnete Deliver Komponente dient der unternehmensinternen notwendigen und Reproduktion, Darstellung und Ausgabe der verwalteten und archivierten Dokumente. Dabei bedient sie sich die der Recherche für das Auffinden der Informationen, dem Viewer für die visuelle Darstellung und den Peripheriegeräten wie Drucker oder externe Datenspeicher und Exportschnittstellen zur Ausgabe. 188 Im Rahmen des Vertragsmanagements sei bezüglich der zahlreichen Exportschnittstellen und -möglichkeiten lediglich angemerkt, dass das Output Management gängige Transfer-Technologien wie COLD, XML und PDF-Dokumente unterstützen sollte, um die Kompatibilität mit anderen IT-Systemen zu gewährleisten 189. Weiterhin ist für das Vertragsmanagement von Relevanz, dass die Distribution an die im Unternehmen vorherrschenden Kommunikationsmedien sichergestellt ist. Hierzu zählt die Übermittlung per , Fax sowie auf Datenträger, mobile Endgeräte (Laptops), Papier- Ausdrucke und gegebenenfalls an Standorte ohne direkte Anbindung an das ECM-System via Internet oder Intranet. Dies ermöglichen sogenannte Web-Clients, über die das ECM-System über jeden beliebigen Internet-Browser erreicht werden kann. Bei Letzteren hat die sichere Datenübertragung gekoppelt an Benutzerrechte höchste Priorität. Das übergeordnete Ziel der Deliver Komponente ist daher, die Informationen für den Empfänger optimal aufbereitet unter vollständiger und jederzeitiger Kontrolle der Nutzung zur Verfügung zu stellen. 190 Neben der Ausgabe einzelner Dokumente kommt der Erstellung zusammengefasster Informationen in Form von Berichten eine große Bedeutung zu. Dieses als Reporting bezeichnete Berichtswesen fasst übergeordnete Informationen zusammen und aggregiert sie. Dabei dienen die Informationen solcher Reports zum Beispiel dem Management, der Geschäftsführer oder anderen Organisationseinheiten als Basis zur Bewertung unternehmensrelevanter Entscheidungen. Auf das Reporting wird im Praxisbeispiel unter Kapitel 4.9 ausführlicher eingegangen. Für unternehmensrelevante Informationen, die sich auf Reports des Vertragsmanagement beziehen sehen die durch BearingPoint befragten Studienteilnehmer großes Potential, während sich 73% mit ihrem bisherigen Auswertungsmöglichkeiten und Reports als unzufrieden äußern PRESERVE (ARCHIVIERUNG) Die langfristige Archivierung der Informationen wird hingegen von der Preserve Komponente erfüllt. Ihre Aufgabe liegt in einer stabilen, statischen und unveränderbaren Aufbewahrung und Sicherung der Informationen. 192 Dabei sind die unter Kapitel 3.7 Compliance differenziert dargestellten Voraussetzungen einer revisionssicheren Archivierung zu erfüllen. Das ECM-System hat insoweit nicht nur den technischen Voraussetzungen wie zum Beispiel Speichersystemkomponenten zu genügen, sondern muss darüber hinaus auch dem Umstand Rechnung tragen, dass digitale Informationen nur indirekt lesbar sind. Mangels unmittelbarer Lesbarkeit durch Menschen bedarf es ihrer Darstellung durch informationstechnologische Systeme. Diese Systeme und deren Komponenten unterliegen jedoch dem stetigen Wandel des 188 vgl. Götzer / Schneiderath / Maier u. a., 2004, S vgl. Kampffmeyer, 2006, S. 67 f. 190 Kampffmeyer, 2006, S BearingPoint, 2006, S Kampffmeyer, 2006, S

64 ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT (ECM) technologischen Fortschritts, sodass die Langzeitarchivierung die Lesbarkeit der digitalen Informationen zumindest für die mittelbare Zukunft sicher stellen muss. 193 Gewährleistet wird dies durch die Archivierung der Dokumente in langzeitstabilen Formaten, zum Beispiel in dem PDF/A-Format 194, welche eine Plattformneutralität gewährleisten. XML ist eine Programmiersprache, die es erlaubt sowohl Schnittstellen, Strukturen, Metadaten als auch Dokumente zu beschreiben. 195 Durch die Verwendung solcher freien Formate ist sichergestellt, dass auf die Daten auch zukünftig lizenz- und herstellerunabhängig zugegriffen werden kann. Ferner ist auf eine vollständige Dokumentation dieser Formate zu achten, um auch mit abweichenden oder zukünftigen Programmiersprachen eine Lesbarkeit der Dateien garantieren zu können SICHERHEITSTECHNOLOGIE Die sensiblen und sicherheitsrelevanten Vertragsinformationen sind vor unberechtigten Zugriffen zu schützen. Dies betrifft insbesondere die bereits dargestellten Benutzerrollen, die sicherstellen sollen, dass tatsächlich nur berechtigte Benutzer Zugriff auf die Vertragsdaten haben. Dieser Zugriffsschutz muss durch geeignete Sicherheitstechnologien gewährleistet und protokolliert werden. Dabei ist die Authentizität des jeweiligen Benutzers, beispielsweise durch eine individuelle Benutzeranmeldung mittels Mechanismen wie Passwortschutz oder kryptischen Schlüsseln zu überprüfen. 197 Die Sicherheit durch verschlüsselte Versendung betrifft dabei jede Form von Datenaustausch ELEKTRONISCHE SIGNATUR Die Gewährleistung der Authentizität und der Integrität von Daten unter zuverlässiger Identifizierung ihres Urhebers stellen elementare Anforderungen an den elektronisch Rechts- und Geschäftsverkehr dar. 198 Diesen Erfordernissen wird durch die Einbeziehung der elektronischen Signatur Genüge getan. Die elektronische Signatur wird durch das Signaturgesetz (SiG) und in der Signaturverordnung (SigV) definiert. Sie ist vor dem Hintergrund der EU-Richtlinie 1999/93/EG über gemeinschaftliche Rahmenbedingungen für elektronische Signaturen 199 und im Kontext der folgenden Rechtsvorschriften zu sehen, die den Einsatz elektronischer Signaturen im Rechtsverkehr regeln. 200 Das SigG unterscheidet dabei zwischen vier Arten elektronischer Signaturen: Der einfachen elektronischen Signatur ( 2 Nr. 1 SigG), der fortgeschrittenen elektronischen Signatur ( 2 Nr. 2 SigG), der qualifizierten elektronischen Signatur ( 2 Nr. 3 SigG) sowie der qualifizierten elektronischen Signatur mit Anbieter-Akkreditierung ( 2 Nr. 3 SigG i. V. m. 15 SigG). Während unter eine einfache elektronische Signatur gem. 2 Nr. 1 SigG bereits eine dem Dokument angefügte gescannte Unterschrift oder eine elektronische Visitenkarte fällt, kommt erst der fortgeschrittenen elektronischen Signatur ein erhöhter Beweiswert zu. Eine Überprüfung der Authentizität der signierten Daten ist lediglich durch auf digitalen Signaturen basierenden elektronischen Signaturen möglich. Die qualifizierte elektronische Signatur nach 2 Nr. 3 SigG 193 vgl. Borghoff / Rödig / Scheffczyk u. a., 2003, S. 4; S vgl. ISO-Norm 12083: Kampffmeyer, 2006, S vgl. Sollbach / Thome, 2008, S vgl. Sollbach / Thome, 2008, S Fischer-Dieskau / Roßnagel / Pordesch, 2006, S. 21) 199 vgl. ABl. 2000, Nr. L 13, S BSI, 2006, S. 2 56

65 ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT (ECM) stellt eine besondere Form der fortgeschrittenen elektronischen Signatur dar. Bei ihr werden die digitalen Signaturen unter Verwendung von sicheren Signaturerstellungseinheiten (SSEE) und qualifizierten Zertifikaten erzeugt. Gemäß 126 a BGB entfaltet sie zudem Schriftformwirkung und für ihre Echtheit streitet der prima-facie-beweis. Bei qualifizierten elektronischen Signaturen differenziert das SigG zudem, ob die Signaturerstellungseinheiten und Zertifikate von Zertifizierungsdiensteanbietern ausgegeben werden, die gem 15 SigG akkreditiert wurden. 201 Durch die Einbindung der elektronischen Signatur in die Prozesse des Vertragsmanagements ist auch innerhalb von Workflows und Freigabeprozessen die Möglichkeit gegeben, Geschäftsprozesse sowie Änderungen und Ergänzungen der Dokumente fälschungssicher zu protokollieren. So lässt sich rechtsicher dokumentieren, welcher Mitarbeiter welchen Prozess- Schritt autorisiert hat. Ergänzend ist für die mit dem Vertragsmanagement betraute Rechtsabteilung im Unternehmen von Relevanz, dass mit dem seit April 2005 in Kraft getretenen Justizkommunikationsgesetz (JKomG), der elektronische Rechtsverkehr mit der Justiz auf Basis der qualifizierten elektronischen Signatur normiert ist. 202 Die dazu notwendigen Voraussetzungen für digitale Dokumente werden dazu unter Kapitel Beweissicherheit näher erläutert DATENSICHERHEIT Bei der Datensicherheit gilt es die unverfälschte Datenwiedergabe ohne etwaigen Verlust von Daten zu gewährleisten. Dabei sind Speichermedien und Datenformate so zu wählen, dass weder durch technologische Weiterentwicklung noch durch begrenzte Lebensdauer von Datenträgern die zukünftige Integrität der Daten in Bezug auf Vollständigkeit und Lesbarkeit gefährdet ist. Auch muss durch die Verwendung von Spiegelmedien, die eine exakte Kopie des Originalmediums abbilden unvorhersehbarem Datenverlust vorgebeugt werden. Zudem sind Wiederherstellungs- Mechanismen (Recovery) zu implementiert und zu dokumentieren COMPLIANCE Die Compliance (zu deutsch Regelüberwachung ) umfasst die Einhaltung aller rechtlichen und sonstigen regulativen Vorgaben 204, die die Umsetzung und das Organisationskonzept des Vertragsmanagements mittels ECM betreffen. Im zweiten Teil dieser Arbeit wurde bereits auf die gesetzlichen Anforderungen aus dem KonTraG, SOA und Basel II eingegangen. In diesem Teil liegt insofern der Schwerpunkt der Darstellung der rechtlichen Aspekte einer digitalen Archivierung im Rahmen des Vertragsmanagements. Dabei stellen sich die grundlegenden Fragen, welche Art von Dokumenten unter welchen Dokumentationspflichten in digitaler Form archiviert werden dürfen oder müssen. Insofern wird auch hier ECM als Basis einer effektiven Compliance angesehen. Die nachfolgend dargelegten Pflichten zur Erfüllung der Compliance sollte dabei auch als Chance für die gesamte Organisationseinheit gewertet werden, Prozesse und Strukturen kontinuierlich zu revidieren und zu optimieren. 201 BSI, 2006, S vgl. Viefhues, 2005, S ff. 203 vgl. Roßnagel / Schmücker, 2006, S. 12 f. 204 vgl. Hauschka, 1, Rn. 2 57

66 ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT (ECM) REGULATORISCHE COMPLIANCE Unter regulatorischer Compliance ist die Einhaltung aller Gesetze zu verstehen, die für das Vertragsmanagement unter Berücksichtigung des ECM von Bedeutung sind. Die durch das Vertragsmanagement erzeugten und verwalteten Dokumente geben Aufschluss über Handlungen und Abläufe des Unternehmens und dienen dabei als Nachweis im Tagesgeschäft sowie auch bei auftretenden Streitigkeiten. Dabei entscheidet der Inhalt der Verträge und Dokumente über die anzuwendenden Rechtsvorschriften. Aber auch die Tatsache, dass Dokumente erzeugt, verwaltet und aufbewahrt werden, führt zum Eingreifen gesetzlicher Regelungen, Normen und Vorschriften. 205 Datenschutzrechtliche Aspekte sind dabei allerdings nicht Gegenstand dieser Arbeit, deren Voraussetzungen nach dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) es jedoch selbstredend zu erfüllen gilt REVISIONSSICHERHEIT Die Revisionssicherheit bezieht sich auf die Datenarchivierung unter Berücksichtigung der Integrität und Authentizität aufbewahrungspflichtiger oder aufbewahrungswürdiger Informationen. Dabei werden handels- und steuerrechtliche Vorschriften, die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB), die daraus abgeleiteten Grundsätze ordnungsmäßiger DVgestützter Buchführungssysteme (GoBS) und die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) berührt. Die Voraussetzungen für den Nachweis des Ursprungs digitaler Dokumente als Grundlage für die Sicherung der Integrität und Authentizität wurde bereits in Kapitel Elektronische Signatur behandelt. Dabei ist zu unterscheiden, ob es sich bei dem Dokument um ein originär erzeugtes digitales Dokument oder um ein so genanntes analoges Dokument handelt. Die durchgängige Sicherstellung der Integrität und Authentizität mit Hilfe der digitalen Signatur ist nur bei Ersteren möglich. Zwar kann durch das digitale Signieren eines Papierdokuments unmittelbar nach dem Scannen dessen Integrität und Authentizität sowie die Identität des Verfassers für die Folgebearbeitung nachweisen. Dies gilt jedoch nicht für den Zeitraum bevor das Dokument digital erfasst wurde. 206 Sämtliche Vertragsdokumente unterliegen der handels- und steuerrechtlichen Buchführungspflicht gem. 238 f. HGB und 140, 156 f. AO i. V. m. GoBS. Dabei erlaubt 239 Abs. 4 HGB und 146 Abs. 5 AO i. V. m. GoBS die geordnete Ablage auch auf Datenträgern. Für empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe genügt gem. 257 Abs. 3 Nr. 1 HGB und 147 Abs. 2 Nr. 1 AO die Reproduktion der Original-Belege, wenn diese mit dem Original bildlich übereinstimmen. folgt, dass mit Ausnahme der in 257 Abs. 3 HGB genannten Sonderfälle, eingegangene Handels- und Geschäftsbriefe nicht mehr in Papierform aufbewahrt werden müssen, wenn sie digital archiviert werden und dabei den Anforderungen der GoBS entsprechen. Die Fristen der Aufbewahrung richten sich dabei nach 257 Abs. 4 HGB und 147 Abs. 3 AO. Handelsbriefe sind gem. 257 Abs. 2 HGB als Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen legaldefiniert. Sie haben die Vorbereitung, Durchführung, den Abschluss oder die Rückgängigmachung des Geschäfts zum Gegenstand. 207 Somit sind nach den einschlägigen Vorschriften des HGB und der AO sämtliche Vertragsurkunden und Vertragsdokumente Handelsbriefe, sofern der Vertrag ein Handelsgeschäft i. S. d. 434, 1 ff. HGB betrifft. Dokumente, aufgrund derer ein Vorsteuerabzug stattfindet stellen gem. 14 UStG hingegen 205 Götzer / Schneiderath / Maier u. a., 2004, S vgl. Götzer / Schneiderath / Maier u. a., 2004, S MünchKom-AktG, Graf, 2003, Bd. V/1, HGB, 238, Rn

67 ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT (ECM) Rechnungen dar. Da die Verwaltung von Rechnungen unter das originäre Tätigkeitsfeld der Finanzbuchhaltung fällt, sind sie nicht Gegenstand der das Vertragsmanagement betreffenden Ausführungen. Die Aufbewahrungspflichten nach 257 ff. HGB stehen in einem inneren Zusammenhang mit der Buchführungspflicht nach 238 ff. HGB. Ohne eine ordnungsmäßige Aufbewahrung kann sich ein sachverständiger Dritter nicht innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens verschaffen (vgl. 238 HGB Rn 52). Aufzubewahren sind daher nicht nur der Jahresabschluss sowie das Inventar, sondern auch Handelsbriefe, Belege und Handelsbücher, die zu diesen Dokumenten führen. Den Aufbewahrungspflichten kommt eine Dokumentations- und Beweissicherungsfunktion zu. Die steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten nach 147 ff. AO entsprechen weitgehend den handelsrechtlichen Anforderungen (MünchKom-AktG, Graf, 2003, Bd. V/1, HGB, 257, Rn. 1). Den Zusammenhang zwischen Vertragsmanagement und den Vorschriften zu Aufbewahrungsfristen bestätigen 95% der BearingPoint Studienteilnehmer 208 sowie 45% der Teilnehmer der nextevolution Umfrage PRÜFBARKEIT DIGITALER UNTERLAGEN Laut den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) ist den Finanzbehörden ausdrücklich das Recht eingeräumt, im Rahmen steuerlicher Außenprüfungen direkt auf die informationstechnologischen Systeme der Unternehmen und deren Datenbestände gem. 147 Abs. 6 AO zuzugreifen. 210 Dabei ist dieses Zugriffsrecht auf die Daten beschränkt, bei denen es sich um steuerlich relevante Daten handelt. Darunter fallen primär die Daten der Finanzbuchhaltung, der Anlagenbuchhaltung und der Lohnbuchhaltung. Soweit sich aber auch in anderen Bereichen des Datenverarbeitungssystems steuerlich relevante Daten befinden, sind diese nach Maßgabe der steuerlichen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten zu qualifizieren und für den Datenzugriff in geeigneter Weise vorzuhalten. 211 Es ist davon auszugehen, dass nahezu sämtliche Verträge eines Unternehmens zu einem gewissen Teil steuerrechtlich relevante Inhalte aufweisen. Weiterhin sind auch all diejenigen Dokumente betroffen, die zwar nicht unmittelbar einer Vertragsurkunde zuzuordnen sind, aber ebenfalls steuerlich relevanten Inhalt beinhalten. 212 Diese Dokumente gilt durch Qualifizierung von nicht steuerrelevanten Datenbeständen abzugrenzen. 213 Dies ist insbesondere vor dem Hintergrund zu bedenken, dass mit einer Vorhaltung aller mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellten Unterlagen, zum Beispiel des gesamten -Verkehrs oder aller digital archivierter Dokumente zwar den rechtlichen Anforderungen entsprochen wird, dabei jedoch keine Beschränkung des behördlichen Zugriffsrechts auf die Daten mit steuerliche relevantem Inhalt besteht. Mithin haben die Finanzbehörden Zugriff auch auf solche Daten, für die keine rechtliche Überlassungspflicht besteht, wie zum Beispiel Unterlagen für Forschung und Entwicklung, technische Anleitungen, 208 BearingPoint, 2006, S nextevolution, 2006, S vgl. BMF, 2001, Teil I 211 BMF, 2001, Teil 1, Tz vgl. (BMF, 2008, S. 3, Teil 1, Tz. 6) 213 BMF, 2008, S. 5, Teil 1, Tz

68 ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT (ECM) Personalakten oder auch interne Planspiele nebst Steuerauswirkung oder Protokolle aus Geschäftsführungs- und Aufsichtsratsgremien. Die Eingrenzung der maßgeblichen Datenbestände hat aus eigener Kompetenz der Unternehmen zu erfolgen, um den Finanzprüfern einen adäquaten Zugriff zu ermöglichen. 214 Von dem Einsichtnahmerecht betroffen sind gem. 146 Abs. 6 AO zunächst alle steuerlich relevanten digitalen Daten, sofern sie bereits originär in digitaler Form vorlagen. 215 Weiterhin gilt es jedoch zu bedenken, dass bei einer nachträglichen Digitalisierung durch beispielsweise scannen des originär nur in Papierform existierender Dokumente ein Zugriffsrecht der Finanzverwaltung entsteht, wenn sie steuerrelevante Daten enthalten. Dokumente, die aber bereits in digitaler Form originär erzeugt wurden, wie zum Beispiel s, digitale Textdokumente oder Tabellenkalkulationen oder aus einem Vertragskonfigurator erstellte Dokumente sind ihrem Ursprung nach bereits digitale Dokumente und ändern ihre Qualifikation auch nicht, wenn sie später in Papierform ausgegeben werden. Zwar ist die Aufbewahrung dieser Daten in ausgedruckter Form weiterhin zulässig, reicht aber für die digitale Außenprüfung nicht mehr aus. 216 Im Rahmen einer solchen Außenprüfung kann der Prüfer wahlweise oder kumulativ den unmittelbaren Datenzugriff, den mittelbaren Datenzugriff oder die Datenträgerüberlassung verlangen. 217 Der unmittelbare Datenzugriff beinhaltet den direkten Zugriff auf alle Datenverarbeitungssysteme zur Prüfung der Buchhaltungsdaten, Stammdaten und Verknüpfungen. Eingeschlossen sind dabei die Auswertungsmodule des ECM-Systems, die die steuerlich relevanten Daten filtern und sortieren. Beim mittelbare Datenzugriff werden seitens der Finanzbehörde Vorgaben erstellt, anhand derer das Unternehmen Auswertungen aus dem ECM-System vornimmt und diese zur Prüfung überlässt. Bei der Datenträgerüberlassung sind der Finanzbehörde mit den gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auch alle zur Auswertung der Daten notwendigen Informationen, insbesondere über die Ablagestruktur, die Indexfelder sowie interne und externe Verknüpfungen zu anderen Systemen in maschinell auswertbarer Form zur Verfügung zu stellen. 218 Seitens des ECM-Systems ist dabei der Beschreibungsstandard für die Datenträgerüberlassung 219 zur Datenübergabe zu beachten. Darüber hinaus ist gem. Tz. 6.1 GoBS eine Verfahrensdokumentation über die softwaretechnischen und organisatorischen Voraussetzungen der Archivierung nebst den Verfahren und Abläufen bei der Dokumentenerfassung zu erstellen Groß, 2002, S. 1122, Tz vgl. BMF, 2008, S. 8, Teil 3, Tz Intemann & Cöster, 2004, S vgl. BMF, 2001, Teil I, Tz vgl. BMF, 2008, S. 2, Teil 1, Tz vgl. BMF, vgl. Gulbins / Seyfried / Strack-Zimmermann, 2002, S

69 ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT (ECM) ARCHIVIERUNG Um die Voraussetzungen der Compliance zu erfüllen, ist eine revisions- und rechtsichere - Archivierung unumgänglich. Diesen Zusammenhang spiegeln auch die Aussagen der Teilnehmer der BearingPoint Studie wieder, nach denen sie die Aufbewahrung von s für das Vertragsmanagement relevant zu halten. 221 Wie bereits im vorangegangen Kapitel erörtert, handelt es sich bei s um originär digitale Dokumente. Diese sind nach der allgemeinen Vorschrift des 147 AO für den Datenzugriff gem. GDPdU in ihrem originären Format vorzuhalten, sofern ihr Inhalt für die Besteuerung von Bedeutung ist. Dies ist aber zu verneinen, wenn die E- Mail nur als Kommunikationsträger für ein Dokument mit steuerlich relevantem Inhalt dient. 222 Ist die jedoch fortgeschritten oder gar qualifiziert elektronisch signiert, enthält die in diesem Fall mehr Informationen als das angehängte Dokument, da im Falle einer qualifizierten elektronischen Signierung der die Absenderauthentizität nachgewiesen ist und sie allgemein anhand Empfänger, Absender und Zeitstempel weitere qualifizierende Informationen enthält. Diese Mehrinformationen sind nur im Rahmen des Datenzugriffs überprüfbar und somit gilt die Archivierungspflicht uneingeschränkt für fortgeschrittene oder gar qualifiziert elektronisch signiert s, selbst wenn sie nur als Transportmedium dient s, die demnach steuerrelevant sind oder gem. 257 Abs. 2 HGB Handelsgeschäfte i.s.d. 434 HGB betreffen, sind wie soeben dargelegt zur Erfüllung der Compliance für die Dauer ihrer Aufbewahrungspflicht revisionssicher zu archivieren. Bei einer Aufbewahrungspflicht von mindestens 6 Jahren ist dies für gängige -Server eine kaum zu bewältigende Aufgabe. Aufgrund der in diesem Zeitrahmen anfallenden Datenmengen sämtlicher ein- und ausgehenden s wird es je nach Unternehmensgröße früher oder später zu einer Server-Überlastung kommen. Darüber hinaus müsste für die gesamte Zeitspanne die ursprüngliche die technologische Plattform zur Verfügung gestellt werden, was wegen des kontinuierlichen Fortschritts dieser Groupware nicht erstrebenswert ist. Zu berücksichtigen ist dabei auch die Notwendigkeit einer Trennung von aufbewahrungspflichtigen handels- und steuerrechtlich relevanten s, die autarke -Server nicht zu leisten vermögen. Diesbezüglich bietet allein ECM effektive Abhilfe. Wie bereits bei der Manage Komponente dargestellt, lassen sich in ECM automatisierte Workflows implementieren, die ein- und ausgehende s den Verfahrensrichtlinien entsprechend getrennt nach archivierungspflichtigem und archivierungswürdigem Inhalt in den entsprechenden Ordner des ECM-System zur revisionssicheren Archivierung und somit zur Erfüllung der Compliance ablegen BEWEISSICHERHEIT Zu den zentralen Aufgaben des Vertragsmanagements gehört die Dokumentation der vertraglichen Ansprüche der Leistungserfüllung. Für Verträge mit gesetzlichem Schriftformerfordernis erlaubt 126 Abs. 3 BGB die Ersetzung der schriftlichen Form durch die elektronische Form, sofern sich in Ausnahmefällen aus dem Gesetz nichts anderes ergibt. 224 Diese Gleichstellung der elektronischen Form mit dem Schriftformerfordernis erfordert allerdings, dass die Identität des Ausstellers einer Erklärung ermittelt und die Echtheit der Erklärung überprüft werden kann. 126a Abs. 1 BGB verlangt daher vom Erklärenden nicht nur das Hinzufügen seines 221 BearingPoint, 2006, S vgl. Intemann & Cöster, 2004, S. 1984, Tz vgl. Groß / Kampffmeyer / Eller, 2005, S. 1216, Tz vgl. MünchKom-BGB / Einsele, 2006, Bd. I/1, 126 Rn. 21 f. 61

70 ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT (ECM) Namens, sondern darüber hinaus auch, dass das elektronische Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem SigG 225 zu versehen ist. 226 Die Regelungen des 126 BGB gelten für alle Schriftformerfordernisse des BGB und des Privatrechts außerhalb des BGB wie beispielsweise für Handelsrecht, das Gesellschaftsrecht sowie das Arbeitsrecht 227, jedoch nicht für schriftlich vorzunehmende Prozesshandlungen. 228 Da es sich bei der elektronische Form lediglich um ein Substitut für die Schriftform handelt, gelten für die elektronische Form im Übrigen die weiteren Vorschriften zur Schriftform und der Textform gem. 126b BGB. 229 Bei formfreien Vereinbarungen, die jedoch aus Beweisgründen freiwillig schriftlich verfasst und unterzeichnet bzw. signiert werden, können die Vertragspartner gem. 127 Abs. 3 BGB für elektronische Dokumente auch die einfache oder fortgeschrittene elektronische Signaturform wählen. 230 Im Rahmen prozessualer Auseinandersetzungen sind Verträgen und deren zugehörige Dokumente wichtige Beweismittel, die nach dem zivilprozessualen Beibringungsgrundsatz im Rahmen der Beweiserhebung von den Parteien vorzubringen sind. Dabei unterscheidet die Zivilprozessordnung verschiedene Arten von Beweismitteln. Dokumente können insofern als Beweis durch Augenschein gem. 371 ZPO oder als Urkundenbeweis gem. 416 ZPO gewürdigt werden. Der Urkundenbeweis ist dabei als qualitativ hochwertiger anzusehen, da das Gericht bei der Beweiswürdigung gemäß 286 Abs. 2 ZPO i. V. m. 416 ZPO uneingeschränkt an deren Inhalt gebunden ist, sofern es sich um eine Privaturkunde handelt, deren Echtheit nach 440 ZPO anerkannt oder festgestellt ist. 231 Der Urkundenbegriff des 416 ZPO setzt jedoch die Vorlage eines verkehrsfähigen Originaldokuments voraus. Diese Anforderung erfüllen elektronische Dokumente mangels der jederzeitigen Verfügbarkeit ohne technische Hilfsmittel nicht. 232 Daher können einfache elektronische Dokumente prozessual nur gem. 371 Abs. 1 Satz 1 ZPO durch Übermittlung als Gegenstand des Augenscheins in den Prozess eingeführt werden 233 und unterliegen soweit dem Grundsatz der freien Beweiswürdigung gem. 286 Abs. 1 Satz 1 ZPO. 234 Für qualifiziert signierte Dokumente i. S. d. 2 Nr. 3 SigG schafft 371a ZPO eine Privilegierung. Auf diese finden gem. 371a Abs. 1 ZPO die gleichen Vorschriften über die Beweiskraft privater Urkunden analog 416 ZPO Anwendung. 235 Die oben genannten Voraussetzungen betreffen jegliche Form digitaler Dokumente, mithin auch s, sofern sie originär digital erzeugt wurden. Davon abzugrenzen sind solche digitalen Dokumente, die erst durch einen Bearbeitungsschritt wie beispielsweise Scannen digital erfasst und im ECM-System archiviert werden. Der Antritt des Urkundenbeweises i. S. d. 416 ZPO verlangt gem. 420 ZPO das Vorlegen der Urkunde, wobei Privaturkunden stets in Urschrift beizubringen sind. 236 Aus diesem Grund kann also auch ein gescanntes Dokument nur als Augenscheinsobjekt gem. 371 Abs. 1 Satz 2 ZPO eingebracht werden und unterliegt folglich den Regeln der freien Beweiswürdigung. Daher ist bei der Erfassung von Papierdokumenten in 225 vgl Elektronische Signatur, S MünchKom-BGB / Einsele, 2006, Bd. I/1, 126 Rn MünchKom-BGB / Einsele, 2006, Bd. I/1, 126 Rn MünchKom-BGB / Einsele, 2006, Bd. I/1, 126 Rn MünchKom-BGB / Einsele, 2006, Bd. I/1, 126 Rn vgl Elektronische Signatur, S vgl. Musielak / Huber, ZPO, 416, Rn Musielak / Huber, ZPO, 415, Rn Musielak / Huber, ZPO, 371, Rn vgl. Musielak / Foerste, ZPO, 286, Rn vgl. Musielak / Huber, ZPO, 371a, Rn Musielak / Huber, ZPO, 420, Rn. 1 62

71 PRAXISBEISPIEL KABEL DEUTSCHLAND GMBH digitaler Form zu bedenken, dass bei einer Vernichtung von Originaldokumenten nach der digitalen Erfassung das Erfordernis des Beibringens des Originals nach 420 ZPO für den Urkundenbeweis gem. 416 ZPO nicht mehr erfüllt werden kann. Zwar ist eine Beweisführung mit ausschließlich gescannten Dokumenten nach der freien Beweiswürdigung möglich, jedoch birgt sie die Gefahr der Einrede des gefälschten Originals oder der Einrede der nachträglichen Manipulation bei unsignierten Dokumenten OPERATIONALE COMPLIANCE Unter der operationalen Compliance ist die Verwaltung aller Prozesse des Vertragslebenszyklus zu verstehen. 238 Die wesentliche Anforderung ist dabei die umfassende Dokumentation aller Geschäftsvorgänge. Dies setzt ein effektives Business Process Management in Form von Workflows voraus. Positiver Nebeneffekt eines solchen ist die Optimierung der Geschäftsprozesse und des Controllings LEISTUNGSORIENTIERTE COMPLIANCE Die leistungsorientierte Compliance setzt den Schwerpunkt im Gegensatz zur regulatorischen und operationalen Compliance auf den Vertragsinhalt. 239 Darunter ist die Einhaltung der sich auf den jeweiligen Vertragsinhalt und seinen Klauseln beziehenden Gesetze, Verordnungen und die aktuelle Rechtsprechung zu verstehen und somit Kern der kautelarjuristischen Tätigkeit. 4 PRAXISBEISPIEL KABEL DEUTSCHLAND GMBH Die Kabel Deutschland GmbH (KDG) ist mit rund 9,8 Millionen Kunden von ca. 15,6 Millionen anschließbaren Haushalten in dreizehn Bundesländern der führende Kabelnetzbetreiber und somit auch der bundesweite Marktführer in dieser Branche. Dem Unternehmen obliegen die Vermarktung von Kabelanschlüssen, die Errichtung und der Betrieb moderner Hausnetzte sowie der gesamte Service rund um den Kabelanschluss. In den vergangenen Jahren hat sich Kabel Deutschland auch zunehmend zum Anbieter und Vermarkter digitaler Programmpakete entwickelt und betreibt darüber hinaus eine allen TV-Programmanbietern offene Plattform für digitales Fernsehen. Daneben bietet Kabel Deutschland Kommunikationsprodukte wie Breitband- Internet und Telefonie über das Fernsehkabel an. Das Unternehmen ist mit ca Mitarbeitern und einem Umsatz von 1,197 Milliarden Euro 240 bei einem operativen Ergebnis (EBITDA) 241 von 457,8 Millionen Euro der größte nationale Triple-Play-Anbieter ZIELE DES ZENTRALEN VERTRAGSMANAGEMENT Das Zentrale Vertragsmanagement (ZVM) der Organisationseinheit Recht von KDG verwaltet ca langfristige Individualverträge von 27 Fachbereichen (Organisationseinheiten) mit einem jährlichen Zuwachs von ca Verträgen. Darunter fallen sowohl Neuverträge als auch Vertragsänderungen, -ergänzungen und -kündigungen sowie Lizenzverträge. Nicht hiervon erfasst werden jedoch kurzfristige Individual- und Standard-Kaufverträge sowie Massenverträge 243 Bei 237 Roßnagel / Wilke, 2006, S vgl. Emptoris, 2008, S Emptoris, 2008, S Geschäftsjahr 2007 / 2008 (Geschäftsjahresende 31. März 2008) 241 bereinigtes EBITDA: Ergebnis vor Zinsen, Steuern, Abschreibungen sowie nicht-liquiditätswirksamen Sondereffekten; vgl. KDG, Geschäftszahlen, 2008) 242 vgl. KDG, Unternehmensprofil, vgl Massenverträge 63

72 PRAXISBEISPIEL KABEL DEUTSCHLAND GMBH diesen handelt es sich um Standardkundenverträge, die einer Mustervorlage entsprechen und die in der Hauptbuchhaltung und einer eigenen Nebenbuchhaltung für Kundenverträge verwaltet werden. 244 Das Ziel des ZVM bei der modularen Einführung eines Enterprise Contract Systems war die Schaffung eines zentralen und redundanzfreien Vertragsarchivs, unter Berücksichtigung der Compliance in Form von gesetzlichen Archivierungs- und Dokumentationspflichten nach dem HGB und der AO. Dieses sollte zudem sowohl zentral durch das ZVM als auch dezentral in den einzelnen Fachbereichen genutzt werden können und als einheitliche Basis für Auswertungen des Vertragscontrollings und der jeweiligen Fachbereiche dienen ANFORDERUNGEN DES ZENTRALEN VERTRAGSMANAGEMENTS Für alle betroffenen Fachbereiche sollte ein gemeinsamer Lesezugriff auf den zentralen Vertragsbestand realisiert werden. Ferner benötigen unterschiedliche Fachbereiche individuelle Indexierungskriterien für ihre Verträge sowie die Möglichkeit des Hinzufügens individueller Informationen. 246 Dazu bedurfte es der Entwicklung eines individuellen Berechtigungskonzeptes durch die Festlegung von Vertragsverantwortlichkeiten. Dieses Erfordernis wurde wiederum durch die exakte Zuordnung von Vertragsbesitzern, die eindeutige Abgrenzung von Schreib- und Lesebereichen über alle Fachbereiche hinweg sowie durch eine zentrale Erfassung im Vertragsmanagement erreicht. 247 Zudem musste bei Vertragserstellungen und -modifikationen sichergestellt werden, dass der Zugriff ausschließlich auf die jeweils aktuelle Fassung erfolgen kann, um ein gemeinsames Arbeiten innerhalb des ZVM und parallel hierzu mit den Fachbereichen zu ermöglichen. Zur Erhöhung der Transparenz im Unternehmen Kabel Deutschland sind Auswertungen aller Verträge von größter Relevanz. Darunter fallen Standardauswertungen, wie beispielsweise solche, die auf die Herausbildung der nächstmöglichen Kündigungstermine gerichtet sind oder sachliche und rechnerische Rechnungsprüfungen. Eine besondere Aufmerksamkeit sollte dabei der Entwicklung sogenannter Spezialreports zuteil werden, die aktuelle und zukunftsgerichtete Auswertung bezüglich der vom Unternehmen nachzukommenden Pflichten und Termine ermöglichen. Diese Spezialreporte sollen den Fachbereichen einen ständig aktuellen Überblick über Kündigungsfristen und notwenige Vertragsverlängerungen bei auslaufenden Verträgen in einer zukünftigen Periode verschaffen. Dies soll gewährleisten, dass gebotene Kündigungen fristgerecht erfolgen, erforderliche Alternativ-Verträge rechtzeitig geschlossen werden und notwenige Vertragsverlängerungen zum richtigen Zeitpunkt vorgenommen werden können 248 Ebenso sollten bei derartigen Auswertungen gegenseitige Abhängigkeiten von Verträgen und Vertragsteilen wie zum Beispiel Rahmenverträge, Einzelverträge, Zusätze zum Einzelvertrag, Teilkündigungen, und Settlements sowie getroffene Rechtsnachfolgevereinbarungen und die 244 Severloh, Interview vom Severloh, Interview vom vgl. Severloh, AKOS '07, 2007, Anlage S vgl. Severloh, AKOS '07, 2007, Anlage S Severloh, Interview vom

73 PRAXISBEISPIEL KABEL DEUTSCHLAND GMBH damit verbundene Änderung der Vertragspartnerbezeichnung dargestellt und berücksichtigt werden können. 249 Eine weitere Anforderung an das ZVM von Kabel Deutschland stellte die erforderliche Abbildung und Berücksichtigung von sogenannten Mehrfachbeziehungen dar. Diese bestehen beispielsweise darin, dass Verträge möglicherweise mehrere potentielle Kündigungstermine beinhalten, zwischen mehr als zwei Vertragsparteien geschlossen wurden oder eine Vielzahl unterschiedlicher Zahlungsverpflichtungen, Kostenursachen, Investitionsvorhaben etc. beinhalten. Derartige Mehrfachbeziehungen müssen dabei bei der unternehmensinternen Kalkulation und Kostenanalyse berücksichtigt werden. Zudem spielen sie bei der Selektion all derjenigen Verträge eine Rolle, deren Frist zum nächstmöglichen Kündigungstermin in der folgenden Periode abläuft oder auch bei der Selektion der lediglich geplanten debitorischen Zahlungen, deren tatsächliche Vornahme von dem Eintritt eines Stichtages abhängt. 250 Weiterhin sollten durch das ZVM auch historische Ereignisse dokumentiert und abrufbar gehalten werden, wie beispielsweise spezifische Stichtags-Reporte. Hierauf wird im Folgenden unter 4.9 Reporting näher eingegangen ERFASSUNG UND INDEXIERUNG Sämtliche langfristigen Individualverträge werden von der Organisationseinheit ZVM als Digitalkopie in dem zentralen Vertragsarchiv erfasst. Dabei werden die Metadaten der Basisinformationen des Vertrages 252 und die des Vertragsdokumentes 253 seitens des ZVM vergeben. Die Zugriffe auf die Indexierungsfelder sind dabei durch eindeutig zugewiesene Schreibund Leserechte geschützt. Einzig dem jeweilige Fachbereich, der den Vertrag geschlossen obliegt als Vertragsbesitzer (Vertragsowner) das exklusive Schreibrecht auf die Indexierungsfelder (mit Ausnahme der Basisdaten des Vertrages, auf die das ZVM ebenfalls schreibenden Rechte besitzt). 254 Alle anderen Fachbereiche besitzen dabei lediglich einen Lese-Zugriff und besonders schutzwürdige Verträge sind sogar nur einem kleinen Anwenderkreis zugänglich. Zur Indexierung eines Vertrages wurden für die Fachabteilung zahlreiche weitere Felder eingerichtet, die auf diversen Reitern thematisch gegliedert wurden. Diese weiteren Reiter mit zusätzlichen Indexierungs-Feldern können je nach individueller Anforderung des Fachbereiches bedarfsgerecht zur Indexierung verwendet werden, um den Anforderungen unterschiedlicher Vertragsinhalte und den Besonderheiten der Arbeitsprozesse der jeweiligen Fachbereiche gerecht zu werden. 255 Diese zusätzlichen Indexierungsfelder können beispielsweise von einem Fachbereich genutzt werden, um seine Verträge nach Vertragsarten zu kategorisieren. Hierbei können also bestimmte Gruppierungen vorgenommen werden wie zum Beispiel nach Mietverträgen über Gebäude- und Büroflächen, Parkraummietverträgen oder einzelnen Kostenstellen, wie dem Fuhrpark, der Büroreinigung oder der Kopierer. Diese Parallelität von zentraler Erfassung durch das ZVM mit der einheitlichen Verschlagwortung der Basisparameter einerseits und dem dezentralem Vertragsbesitz durch die Fachbereiche andererseits, ermöglicht die Befriedigung der individuellen 249 Severloh, Interview vom Severloh, Interview vom Severloh, Interview vom s. Abb. 30; vgl. Anlage S s. Abb. 31; vgl. Anlage S s. Abb. 32; vgl. Anlage S s. Abb. 32; vgl. Anlage S

74 PRAXISBEISPIEL KABEL DEUTSCHLAND GMBH Ansprüche der einzelnen Fachbereiche. Eine Redundanz gewisser Indexierungsmarkmale 256 zwischen den Basisparametern und den weiteren speziellen Indexierungsmöglichkeiten wird dabei bewusst in Kauf genommen, um dem Umstand Rechnung zu tragen, dass jede Fachabteilung ein fachspezifisches Vokabular inklusive abweichender Abkürzungen verwendet sowie die Verwaltung ihrer Verträge an andere Kriterien knüpft. 257 Abb. 30: Indexierung der Basisinformationen des Vertrages 258 Abb. 31: Indexierung des Vertragsdokuments vgl. Indexierungsfeld Besitzer in Abb. 30 und Abb Severloh, Interview vom Quelle: OS.5 ECM bei Kabel Deutschland GmbH 259 Quelle: OS.5 ECM bei Kabel Deutschland GmbH 66

75 PRAXISBEISPIEL KABEL DEUTSCHLAND GMBH Abb. 32: Indexierung der Besitzerdaten des Vertrages BERECHTIGUNGSROLLEN Auch im Fall von Kabel Deutschland wird durch eine Zugangskennung der Zugriff auf das System ausschließlich durch Berechtigte sichergestellt. Jeder Zugangskennung ist dabei eine Berechtigungsrolle zugewiesen und jeder Berechtigungsrolle sind wiederum unterschiedlich ausgestaltete Zugriffsmöglichkeiten (schreibend, lesend oder kein Zugriffsrecht) zugeordnet. Der Benutzerrolle des Fachbereichs, der als Vertragsowner eines Vertrag eingetragen ist, sind die alleinigen Schreibrechte bezüglich dieses Vertrages eingeräumt. Insoweit sei jedoch auch die grundsätzliche Besonderheit genannt, dass das ZVM ebenfalls schreibenden Zugriff auf die Basisdaten eines jeden Vertrages hat. Durch dieses Rollenkonzept wird innerhalb des Unternehmens Kabel Deutschland sichergestellt, dass mit einer Zugangskennung nur bestimmte Verträge aufgerufen und je nach Ausgestaltung des Zugriffsrechts bearbeitet werden können BERECHNUNG VON VERTRAGSDATEN Die Kündigungsfristen werden ebenso wie die Zahlungstermine mit den vertraglichen Mindestzahlungen zu jedem Vertrag durch das ZVM der Kabel Deutschland GmbH zentral erfasst und gepflegt. Hierbei handelt es sich entweder um statische Vertragsdaten, die sich erst bei Vertragsergänzungen oder (Teil-) Kündigungen ändern, oder um dynamisch Daten, die sich während der Vertragslaufzeit verändern, wie das beispielsweise bei einer Verschiebung des Kündigungstermins im Rahmen einer automatischen Vertragsverlängerung der Fall ist. Um derartige dynamische Vertragsdaten systemunterstützt zu aktualisieren, wurden generelle 260 Quelle: OS.5 ECM bei Kabel Deutschland GmbH 261 Severloh, Interview vom

76 PRAXISBEISPIEL KABEL DEUTSCHLAND GMBH Berechnungen (Algorithmen) und Filterfunktionen implementiert. Hierdurch wird zum Beispiel die Berechnung und Fortschreibung des nächst möglichen Kündigungstermins ermöglicht, der maßgeblich vom Reportstichtag und den gesetzlichen oder vertraglichen Kündigungsfristen abhängt VERTRAGSABHÄNGIGKEITEN Die Verträge der KDG bauen aufeinander auf und stehen mithin in Abhängigkeiten zueinander. Diese Abhängigkeiten werden im System dergestalt abgebildet, dass zu dem betreffenden Vertrag die jeweils direkten Vorgänger und Nachfolger zur Ansicht angeboten werden. Dies gewährleistet eine schnelle Navigation durch den Anwender vom Rahmenvertrag bis hin zu einem eventuellen Nachtrag. 263 Abb. 33: Vertragsrelationen BEFÜLLUNGS-ASSISTENT Mit dem sogenannten Befüllungs-Assistenten können regelmäßig wiederkehrende Kündigungsfristen und Zahlungstermine zu einem Vertrag automatisch erstellt und dem System hinzugefügt werden. Dies erlaubt das Anlegen einer großen Anzahl fortlaufender Kündigungsfristen und Zahlungstermine innerhalb des Systems für einen bestimmten Vertrag, ohne das diese manuell berechnet und einzeln erfasst werden müssen. Durch die Angabe bestimmter vordefinierter Parameter 265 bezüglich Kündigungsfristen werden Vorschlagswerte automatisch generiert. 266 Diese erlauben es, aus ihnen auszuwählen oder bestimmte Werte anzupassen, um regelmäßig wiederkehrende Kündigungsfristen des Vertrages festzulegen, die bei zukünftigen Auswertungen berücksichtigt werden. Ebenso wird bei der Erstellung von Zahlungsterminen verfahren Severloh, Interview vom vgl. Anlage S Quelle: OS.5 ECM bei Kabel Deutschland GmbH 265 s. Abb. 34: Paramater für Kündigungsfristen 266 s. Abb. 35: Vorschlagswerte für Kündigungsfristen 267 vgl. Anlage S

77 PRAXISBEISPIEL KABEL DEUTSCHLAND GMBH Abb. 34: Paramater für Kündigungsfristen 268 Abb. 35: Vorschlagswerte für Kündigungsfristen Quelle: OS.5 ECM bei Kabel Deutschland GmbH 269 Quelle: OS.5 ECM bei Kabel Deutschland GmbH 69

78 PRAXISBEISPIEL KABEL DEUTSCHLAND GMBH Abb. 36: Mit Befüllungs-Assistenen erstellte Kündigungsfrist RECHERCHE UND AUSWERTUNGEN Bei der Recherche können je nach Berechtigung der Benutzerrolle sowohl nach den vom ZVM zentral als auch nach den durch die Fachabteilungen gepflegten individuellen Vertragsinformationen gesucht werden, wie zum Beispiel nach Kündigungsfristen 271 oder Zahlungsterminen 272. Dabei kann die Recherche mit dem Ziel durchgeführt werden,, Ergebnisse darzustellen, die alle entsprechenden Verträge betreffen oder durch Eingrenzung mittels Kombinationsabfragen nur die eines einzelnen Vertrages. Die recherchierten Treffer werden dabei als Selektionsliste 273 zur Ansicht und zum Download angeboten. 274 Abb. 37: Vertrags-Vorschau Quelle: OS.5 ECM bei Kabel Deutschland GmbH 271 s. Abb. 38; vgl. Anlage S s. Abb. 39; vgl. Anlage S s. Abb. 40; vgl. Anlage S Severloh, Interview vom Quelle: OS.5 ECM bei Kabel Deutschland GmbH 70

79 PRAXISBEISPIEL KABEL DEUTSCHLAND GMBH Abb. 38: Recherche Kündigungsfrist 276 Abb. 39: Recherche Zahlungstermin Quelle: OS.5 ECM bei Kabel Deutschland GmbH 277 Quelle: OS.5 ECM bei Kabel Deutschland GmbH 71

80 PRAXISBEISPIEL KABEL DEUTSCHLAND GMBH Abb. 40: Ordner Vertrag mit Kündigungsfristen, Zahlungsterminen, Vertragsrelationen, Besitzerdaten und Vertragsdokument REPORTING Die im ZVM System der Kabel Deutschland GmbH existierenden speziellen Berichtfunktionen (Reporting) erlauben die schnelle Darstellung regelmäßig benötigter Auswertung, die auf der Basis des zentralen Vertragsbestandes durchgeführt werden. Diese geben Auskunft über bestehende finanzielle Verpflichtungen, laufende Kündigungsfristen und anstehende Zahlungstermine sowie kalendarische Kündigungsmöglichkeiten. Sie erfolgen regelmäßig zu historischen Stichtagen kombiniert mit einer Änderungsprotokollierung. So wird zum Beispiel am ein Report zum Stichtag ausgegeben, der genau den Inhalt aufweisen soll, als ob am , 0:00 Uhr der Report erstellt worden wäre. Obwohl zwischen Dezember und Februar neue Verträge aufgenommen, bestehende fortgeschrieben oder gekündigt wurden, finden diese Änderungen im Report zum Stichtag keinen Eingang Quelle: OS.5 ECM bei Kabel Deutschland GmbH 279 Severloh, Interview vom

81 PRAXISBEISPIEL KABEL DEUTSCHLAND GMBH REPORT FINANZIELLE VERPFLICHTUNGEN Eine bei Kabel Deutschland existierende spezielle Report-Funktion erlaubt die Auswertung von vertraglich begründeten finanziellen Verpflichtungen. Dabei kann systemunterstützt eine Trennung von zukünftigen Zahlungspflichten und Zahlungen, deren Fälligkeitstermin in der Vergangenheit lag, mit Hilfe von Kündigungsfristen und -terminen vorgenommen werden. Hierfür wird eine Abgrenzung von den zukünftigen Zahlungen in Bezug auf das gesamte kreditorische Volumen eines Vertrages vorgenommen. Dieser Report, der insbesondere für den Bilanzanhang benötigt wird, ist mit klassischer Rechnungswesen-Software nicht durchführbar. 280 Leistung erhalten (Summe: ) Rechnung gestellt (ggf. auch Eigenbeleg) (Summe: ) Rückstellung Verbindlichkeiten (abgeschlossen) Summe (nicht Geleistete Anzahlung definiert) sonstige finanzielle Verpflichtungen II (nicht definiert) Gezahlt (Summe ) Sonstige finanzielle Verpflichtungen I Abb. 41: Beispiel: Gesamtes kreditorisches Vertragsvolumen (Summe: ) 281 Zur Generierung dieses Reports sind der Betrachtungsstichtag, der Auswertungsstichtag sowie der Nachlauf nach dem Auswertungsstichtag anzugeben. Aus diesen Angaben berechnet sich der nächstmögliche Kündigungstermin. Für die Berechnung der Zahlungsverpflichtungen werden dabei nur diejenigen Zahlungstermine herangezogen, die zum Betrachtungsstichtag gültig sind und deren Vertragsabschlussdatum vor dem Auswertungsstichtag liegt bzw. mit dem Auswertungsstichtag übereinstimmt. Desweiteren können Eingrenzungen aufgrund von Zahlungsterminen vorgenommen werden, die nach einem Auswertungsstichtag liegen oder deren Wirksamkeit vor dem nächsten möglichen Kündigungstermin liegt beziehungsweise mit diesem übereinstimmt. Der Anwender kann das Ergebnis nach jedem definierten Vertragsbereich filtern, indem er entsprechende Intervallwerte vorgibt. Die sich daraus ergebene Trefferliste kann vom Anwender direkt als csv-datei exportiert und in Microsoft Excel zur Bearbeitung geöffnet werden vgl. Anlage S Quelle: s. Anlage S vgl. Anlage S