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1 p r o d u k t b e s c h r e i b u n g

2 Vereinfachung bringt die entscheidende Wende im Leben! werner tiki küstenmacher autor simplify your life

3 Inhalt MyControl Workflow Server 05 Kompetenz 06 Funktionen 08 Geschäftsprozesse modellieren 09 Der Workflow Assistent 2 Der Workflow Editor 3 Der Formular Editor 4 Geschäftsprozesse in der Praxis 4 Arbeiten mit dem MyControl Workflow Server 8 Management mit dem MyControl Workflow Server 9 Workflows Analysieren 20 Wissensmanagement / Knowledge 20 Wiki & Dokumentenverwaltung 22 Customer Relationship Management (CRM) 24 Integration 24 Menschen 25 Software 26 Administration

4 r individuell modelliert werden. Neben einigen bereits vordefinierten Geschäftsprozessen, welche direkt nach der Installation eingesetzt werden können, bildet die Modellierung Ihrer individuellen schäftsprozesse den eigentlichen Ausgangspunkt um mit dem Workflow Server zu arbeiten. Einfache und komplexe Prozesse können selbstverständlich exakt für die spezifischen Anforderungen des ernehmens gestaltet werden. Die Software unterstützt Sie bei dieser Aufgabe: Ein intelligentes, benutzerfreundliches und multifunktionales Instrumentarium assistiert bei der individuellen Modellieg. Hierbei berücksichtigt der MyControl Workflow Server, dass nicht alle Geschäftsprozesse vollständig vordefiniert werden können und gewährleistet so ein Höchstmaß an organisatorischer Flexität. Im Einsatz unterstützt der Workflow Server die tägliche Arbeit jedes Einzelnen im Unternehmen. Voraussetzung ist lediglich ein PC mit Internet-Zugang. Er erleichtert es, Aufgaben zu organisieren stellt ihren Mitarbeitern alle notwendigen Informationen bereit. Das Management profitiert von einer sehr breiten, projekt- und prozessbezogenen Informationsbasis sowie von zahlreichen individun Analyse- und Auswertungsmöglichkeiten. Geschäftsprozesse modellieren. Der Workflow Server bietet wahlweise zwei Möglichkeiten zur Modellierung Ihrer Geschäftsprozesse: Der Workflow istent ist besonders einfach, schnell und bequem zu bedienen. Innerhalb von nur wenigen Minuten begleitet er Sie durch die einzelnen Schritte der Vorgangsmodellierung. Der Workflow Editor eret nahezu unbegrenzte Möglichkeiten einer intelligenten und bedingten Vorgangsmodellierung. Mit ihm stellen Sie umfangreiche Geschäftsprozesse komfortabel und individuell dar. Selbstverständliefern wir Ihnen den Workflow Server mit einigen gängigen, vordefinierten Workflows aus, so dass Sie ihn unmittelbar nutzen können. Der Workflow-Assistent. Mit dem MyControl Workflow Assisten erstellen Sie Ihre ersten Workflows innerhalb nur weniger Minuten. So ist der Workflow Server ohne großen Aufwand sofort einsetzbar. Starten Sie hierzu den Workflow Assistenten und nieren Sie, in einem ersten Schritt, welche Bearbeitungsschritte im Rahmen eines Prozesses durchlaufen werden sollen. Bestimmen Sie weiter, welche Mitarbeiter (z. B. Sachbearbeiter, Entwickler) den jeweiligen Arbeitsschritt zuständig sind. Für jeden Arbeitsschritt kann festgelegt werden, ob eine Aufgabe vom Mitarbeiter gelöscht, geschlossen oder an einen vorherigen Mitarbeiter zurückgeen werden darf (z. B. Genehmigungsverfahren). Ihre Angaben werden nun grafisch visualisiert in ein Workflow Schema übersetzt, welches dann beliebig um z. B. weitere Übergabeschritte (Transits) eitert werden kann. Im Anschluss definieren Sie die Nutzungsberechtigungen für diesen Workflow. Sie können hier festlegen, welche Position im Unternehmen welche Rechte erhält, beispielsweise Bearbeitung und Weitergabe, zur Disposition und Arbeitszeitverwaltung eines Workflows oder zum Verfassen interner Bemerkungen. Abschließend wird festgelegt, welche Mitarbeiter die vergeen Rollen einnehmen. Sie können diese Rollen den einzelnen Mitarbeiter grundlegend oder auf Kunden- und Projektebene zuweisen. Alternativ können Sie zunächst eine freie Bearbeiterauswahl assen und das System später die verwendeten Rollen lernen lassen. Ist der Workflow im System hinterlegt, können Sie ihn aktivieren und sofort verwenden. Der Workflow-Editor. Der Workflow Editor pfiehlt sich, um komplexerer Unternehmensprozesse zu modellieren und bereits implementierte Workflows zu verfeinern. Im Editor können Sie alle Details eines Workflows einstellen und verändern. s gilt insbesondere auch für die vergebenen Berechtigungen, sei es zur Terminierung eines Workflows (Deadline), zur manuellen Eingriffsberechtigung in festgeschriebene Prozesse oder zum Hinteren interner Bemerkungen. Mit der integrierten Skriptsprache wfscript können Sie Ihre Workflows um individuelle Logik ergänzen. So lassen sich zum Beispiel bedingte Workflows modellieren. In hängigkeit zuvor definierter Kenngrößen können Sie mit dem Editor auch den Ablauf der Workflows variieren. So können beispielsweise abhängig von der Größe eines Investitionsvorhabens, Kunden r Projekten einzelne Schritte übersprungen werden. wfscript eröffnet Ihnen zudem die Möglichkeit, weitere externe Anwendungen in Ihre Prozesse zu integrieren bzw. diese nach speziellen Vorgaanzusteuern. Möglich sind beispielsweise Erinnerungs- s, Eskalation, Erzeugung von Sub-Tasks, Gültigkeitsprüfungen, etc. Mittels sog. Auto-Transits können Sie Statusübergänge automatisiert chführen lassen, z.b. nach Verstreichen einer definierten Zeitspanne oder abhängig von anderen externen Faktoren. Auf diese Weise können Sie auch Eskalationsszenarien einfach realisieren. Der mular Editor. Mit dem Formular Editor des MyControl Workflow Servers können Sie Workflows um benutzerdefinierte Formulare und Felder zu erweitern. Auf diese Weise passen Sie die Ansicht es Tasks individuell für Ihre Zwecke an. Im Workflow Server sind bereits zahlreiche vordefinierte Eingabefelder integriert, die Sie mittels Drag & Drop an der gewünschten Position platzieren können. einfach können Sie Ihre Formulare individuell gestalten. Ein einfacher Mausklick genügt, um ein neues benutzerdefiniertes Feld anzulegen. Auch hierfür stehen variable Formatierungsmöglichkeiten Verfügung. Über eine ausgeklügelte Rechteverwaltung können Sie festlegen, welche Berechtigungen ihre Mitarbeiter zur Änderung bzw. Ansicht eines jeweiligen Feldes benötigen. Der MyControl rkflow Server. Geschäftsprozesse digital organisieren. Auf Grundlage im System gespeicherter Arbeitsabläufe ordnet, sortiert und disponiert der Workflow Server Ihre Arbeit. Dabei können Sie auf definierte Prozesse zugreifen oder im Rahmen einer umfassenden Beratung durch MyControl eigene Abläufe entwickeln. Aufbauend auf einer Analyse aller relevanten Prozesse und Informationswege wickeln wir einen passgenauen Workflow für Ihr Unternehmen und übersetzen diesen in ein elektronisches Schema, nach welchem die Workflow Engine Ihre Prozesse später vollautomatisch steuert. igern Sie Ihre Qualität. Durch die Definition von Qualitätsstandards und Unternehmensrichtlinien gewährleistet der Workflow Server höchste Bearbeitungsqualität. Das System sorgt, dem modellierten lauf folgend, für eine präzise Führung in der Sachbearbeitung, indem es Aufgaben automatisch an die zuständigen Bearbeiter leitet. Keine Aufgabe wird mehr vergessen. Erhöhen Sie Ihre Produktit. Sortiert nach Prioritäten werden Ihre Mitarbeiter stets und überall über die aktuellsten Vorgänge, neue Aufgaben oder Projekte informiert und können termingerecht mit der Bearbeitung beginnen. igern Sie Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit, indem sie Belastungen und Aufgaben mit Hilfe der umfangreichen Auswertungsmöglichkeiten ausgewogen auf Ihre Mitarbeiter verteilen und so e effizientere Ressourcenverteilung erzielen. Anwendungsmöglichkeiten. Der Workflow Server wird mit einer Reihe vordefinierter Workflows ausgeliefert, mit denen Sie Ihre Arbeit strukturieren kön-. Auch Ihre individuellen Geschäftsprozesse lassen sich integrieren: Wir entwickeln ein passgenaues Workflow-Schema nach Ihrer Vorgabe. Insbesondere ISO-zertifizierte Unternehmen können so erstellen, dass das Qualitätsmanagement auch gelebt wird. Von den Vorteilen des Workflow Servers profitieren aber neben administrativen und operativen Prozessen auch relativ unstrukturierte gaben wie Wiedervorlage, Erinnerungen und Arbeitsverfolgung. Urlaubsanträge, Reisekostenabrechnung, Beschwerdeprozesse, Garantieabwicklungen, Betriebsmittelanforderungen, Supportanfra-, Vertriebsleads, Trouble-Tickets, Regelmässige Mitarbeitergespräche, Wiedervorlage, QM-Prozesse etc. Integrieren Sie Kunden und Lieferanten. Mit dem Workflow Server können Sie Kunden und eranten direkt in den Ablauf und in die Fortschrittskontrolle Ihrer Geschäftsprozesse einbinden. Neben der Möglichkeit selbst als Initiator eines Prozesses (für Supportanfragen, Aufträge, etc.) aufzuen, bieten Sie Ihren Kunden und Lieferanten stets ein Echtzeit Feedback über den Status Ihrer Prozesse. Vergabe von Terminen und Prioritäten für Aufgaben, Wiedervorlage, Interne Bemerkungen r von Benutzern mit besonderer Berechtigung einsehbar), Auslieferung mit vordefinierten Workflows, Import von eigenen Geschäftsprozessen, Beliebig viele unterschiedliche Geschäftsprozesse nen abgebildet werden, Zuordnung von Bearbeitern über projekt- und unternehmensweite Rollen, Intelligente Geschäftsprozesse mit bedingten Workflows und der integrierten Skriptsprache WFipt, Verwaltung verschiedener Abrechnungsarten, Automatische Ermittelung zu berechnender Stunden, Visualisierung des Workflows (manuell oder automatisch erzeugt), Vielfältige Benachrichtigsmöglichkeiten bei neuen Aufgaben durch Anzeige innerhalb der Anwendung, durch Icon in der Windows-Taskleiste, per , optional: per SMS. Customer-Relationship-Management. Der rkflow Server sammelt und verwaltet zentral alle Daten Ihrer Kunden und Interessenten. Ihre Mitarbeiter haben Zugriff auf alle wichtigen Informationen wie Projekte, Ansprechpartner und vergangene takte mit anderen Kollegen. Auf diese Weise sind alle Ihre Mitarbeiter sekundenschnell auf dem aktuellsten Stand der Dinge und können Ihre Kunden kompetent und fundiert betreuen.auch bei der dengewinnung unterstützt Sie der Workflow Server tatkräftig. In der Interessentenverwaltung sammeln Sie zentral alle Vertriebsinformationen und mit dem Export erzeugen Sie kinderleicht Serienfe und elektronische Newsletter. Und dank des gemeinsamen Adress- und Telefonbuches sind alle Kontaktinformationen stets verfügbar. Kunden- und Interessentenstamm (inkl. Vertriebsinformationen), egorisierung von Kunden und Interessenten nach Typ und Bewertung, Verwaltung von Ansprechpartnern, Zentrales Adress- und Telefonbuch, Speicherung von Kontakten, Kontakt-Historie, Exportfunkfür Serienbriefe, Mailings, Newsletter, optional: automatisch generierte Kontakt-Einträge (Anrufe, s, Faxe). Dokumentenverwaltung & Intranet-Plattform Wiki. Mit der integrierten Dokumentenwaltung können Sie gemeinsam genutzte Dateien zentral im System ablegen und anderen Benutzern darauf Zugriff ermöglichen. Das Intranet-System Wiki ermöglicht den Benutzern schnell und fach Informationen abzulegen, zu aktualisieren und abzufragen. So ist Know-How unternehmensweit verfügbar. Selbstverständlich können Sie auch Intranet-Seiten für geschlossene Benutzergruppen, ar für Kunden und Lieferanten anlegen. Die Speicherung von Notizen zu Projekten oder Aufgaben runden das System ab. Stellen Sie wichtige Dateien und Dokumente zentral allen Ihren Benuzern Verfügung. Kinderleichtes Anlegen und Editieren von Intranet-Seiten nach dem Wiki-Prinzip. Speicherung von Projektdokumentation im Intranet. Umfangreiche Formatierungsmöglichkeiten. Geützte Bereiche, auf welche nur ausgewählte Benutzer Zugriff haben. Integrationsmöglichkeit für externe Benutzer (z.b.kunden, Lieferanten). Wiki-Informationen zu Aufgaben und Projekten. Ändegsverzeichnis aller Intranet-Seiten. Projektverwaltung. Die Projektverwaltung des MyControl Workflow Servers unterstützt Sie in der effektiven Koordination, Organisation und Kontrolle ihrer Projekteit. Neben einer allgemeinen Übersicht über alle laufenden Projekte bietet ihnen die Projektübersicht ausführliche Informationen über den Projektfortschritt, offene oder anstehende Aufgaben, sowie eiligte Mitarbeiter. Funktionsumfang: Disposition, Übersicht über offene Aufgaben eines Projektes, Auflistung von Aufgaben nach definierbaren Kategorien, Volltextsuche nach Aufgaben, Einzelne eitsschritte lassen sich jederzeit exakt nachvollziehen, Überwachung von Mitarbeiter- und Projektauslastung, Fristenbuch: Überwachung von Fertigstellungsterminen. Zeiterfassung. Dank der interten Zeiterfassung des MyControl Workflow Servers sind Sie jederzeit über Arbeitszeiten und Auslastung Ihrer Mitarbeiter informiert. Unter Berücksichtigung unterschiedlicher Leistungsarten können Arbeitszeiten je Projekt, Aufgabe und Arbeitschritt exakt erfasst und ausgewertet werden. Funktionsumfang: Zeiterfassung je Aufgabe/Arbeitsschritt oder Projekt, Genaue Ermittelung von Arbeitsten für Aufgaben mittels Timer, Erstellung einer Stundenabrechnung für Mitarbeiter, Die aufgabenbezogenen Stundenzahlen können automatisch in die Abrechnung einfließen. Statistik. Die detaillierokumentation und statistische Erfassung aller Prozesse und Vorgänge ermöglicht Ihnen ganz neue Einblicke in die Aktivitäten Ihres Unternehmens. Sie möchten gerne wissen, für welches Projekt im ten Monat wie viel gearbeitet wurde, welche Arbeitsvorgänge besonders viel Zeit in Anspruch nehmen, wie genau Sie den Aufwand für das letzten Auftrag im Vorfeld geschätzt haben oder welche en Kapazitäten Ihnen derzeit zur Verfügung stehen? An welchem Wochentag ist in Ihrem Unternehmen am meisten los? Dies sind nur einige Beispiele für die Statistikfunktionen des Workflow Servers. ktionsumfang: Stundenstatistik je Projekt oder Aufgabe, Mitarbeiterauslastung, Projektauslastung, Arbeitsverteilung (für welches Projekt wurde wie viel gearbeitet?), Abzurechnende Stunden (mit ücksichtigung der Abrechnungsart), Stundenauswertung, Projektnachkalkulation, Durchlaufzeiten, Statistiken als Tabelle, Diagramm und Excel-Export, optional: Weitere individuelle Statistiken. Klare eitsabläufe und eine reibungslose Kommunikation sparen Zeit und Geld. Mit dem Workflow Server kontrollieren und steuern Sie die Geschäftsabläufe innerhalb Ihres Unternehmens und bei der ammenarbeit mit Kunden und Geschäftspartnern. Jedes Unternehmen ist einzigartig. Standard-Software wird dieser Individualität oft nicht gerecht. Der Workflow Server passt sich an Ihr Unternehmen und nicht umgekehrt! Präzise modellierte Geschäftsprozesse ermöglichen effiziente Abläufe und eine nahtlose Integration der Software in Ihr Unternehmen. Integrieren Sie Ihre Kunden und schaffen so Vertrauen und Bindung. Nicht nur Ihre Mitarbeiter müssen stets auf dem neuesten Stand der Dinge bleiben - auch Ihre Kunden möchten wissen, wie es um ihre Aufträge steht. Lassen Sie Ihre den am Projektfortschritt teilhaben und ermöglichen Sie schnelles und gezieltes Feedback dank der Helpdesk-Funktionalität. Dies schafft Vertrauen und erhöht die Kundenbindung. Die ausgeklügelte hteverwaltung schützt sensible Daten vor unberechtigtem Zugriff. So sieht jeder nur das, was er sehen soll. Dank Internet-Technologie ist der Einsatz des Workflow-Servers von jedem Ort der Welt glich, ein Internetzugang oder ein WAP-fähiges Handy genügen. Informationsvorsprung bedeutet Wettbewerbsvorsprung. Eine lückenlose Dokumentation ist der beste Start für eine erfolgreiche Zuft. Aber erst wenn Sie jederzeit wieder finden, was Sie suchen, schöpfen Sie die Vorzüge eines Archivsystems voll aus. Mit dem Workflow Server sind Sie stets gut informiert. Nutzen Sie die vielsein Suchfunktionen, um sich über bereits abgeschlossene Projekte zu informieren. Sehen Sie, wer was wann gemacht hat - mit der Workflow-History können Sie auch Monate später Arbeitsabläufe kt rekonstruieren. Lassen Sie Arbeitsschritte und Projektstunden dokumentieren und bewahren Sie Angebote, Notizen und Projektdokumentation im Workflow Server auf. So sorgen Sie für eine hohe rmationskontinuität - durch das gesamte Unternehmen hindurch. Schneller Erfolg durch hohen Bedienkomfort. Vergessen Sie unübersichtliche Eingabemasken und komplizierte Abläufe - die intuitive b-oberfläche des MyControl Workflow Servers lässt Sie ohne lange Einarbeitung eine neue Dimension der Produktivität entdecken. Durch die Nutzung modernster Browsertechnologien wie Hotkeys, ter und Kontextmenüs erleben Sie im Browser den Bedienkomfort klassischer Desktop-Applikationen - und das ganz ohne Client-Software. Personalisieren Sie das optische Erscheinungsbild und sentieren Sie Ihr Unternehmen mit einer einheitlichen Corporate Identity vor Kunden, Geschäftspartnern und Mitarbeitern. Einfache und unkomplizierte Implementierung. Der MyControl Workflow ver lässt sich in kürzester Zeit in Ihre IT-Infrastruktur integrieren. Wählen Sie aus zwei flexiblen Lizenzmodellen: Nutzen Sie unser Application-Service-Providing, um alle Vorzüge des MyControl rkflow Servers zu nutzen ohne einen eigenen Server zu betreiben. Oder entscheiden Sie sich für die skalierbare Intranet-Version, die schlüsselfertig zu Ihnen geliefert wird. Unsere Serversysteme sind perfekt aufeinander abgestimmter Hard- und Software ausgestattet. In allen Fällen gilt: Auf den Client-Rechnern ist keinerlei Softwareinstallation notwendig - ein aktueller Browser wie der Internet lorer 6 oder Mozilla Firefox genügt. Dies senkt den Aufwand bei Updates und hält die Einführungskosten gering. Das ist sicher: Wir schützen Ihre sensiblen Daten. Informationssicherheit liegt uns onders am Herzen. Durch vielfältige Maßnahmen sorgen wir dafür, dass Ihre Daten stets verfügbar sind und Unbefugte keinen Zugriff darauf erhalten. Dazu gehören selbstverständlich redundante tplatten und eine nach Industriestandard SSL verschlüsselte Kommunikation. Und nicht zuletzt sorgen unsere hohen Qualitätsstandards bei der Entwicklung der Applikation für optimale Sicherheit r sensiblen Daten. Integration. Der MyControl Workflow Server passt sich Ihrem Unternehmen an nicht umgekehrt. Ihre Mitarbeiter rücken näher zusammen, und die vorhandenen Technologien ifen ineinander. So fügt sich der Workflow Server nahtlos in die bestehende IT-Infrastruktur ein und vernetzt seine Benutzer auf einer gemeinsamen Arbeits- und Kommunikationsplattform. Mit dem Control Workflow Server vernetzen Sie zum einen Ihre Mitarbeiter. Sie können zum anderen aber auch Ihre Kunden einbinden und Ihnen gestatten den Status einzelner Aufträge einzusehen. Die geklügelte Rechteverwaltung schützt ihre sensiblen Daten dabei sicher vor unberechtigtem Zugriff, denn jeder kann nur darauf zugreifen, wofür Sie ihn zuvor berechtigt haben. Sofern Sie es wünen, können Kunden oder auch Partner Ihres Unternehmens, also direkt den Ablauf eines Geschäftsprozesses abrufen und die Fortschritte kontrollieren. Dadurch bieten Sie ein Echtzeit-Feedback über Status eines Auftrages: Sie fördern die Transparenz Ihrer Leistungen, bilden Vertrauen und stärken die Kundenbindung. Kompatibilität ist eine weitere Stärke des MyControl Workflow Servers. So en sich eine Vielzahl unterschiedlichster Medien und Softwaresysteme integrieren. Die auf offenen Standards basierende Anwendungsschnittstelle (SOAP-API) sowie der Zugang zur Datenbank tels ODBC schaffen die Voraussetzungen dazu: Andere Anwendungen können Daten aus dem Workflow Server einlesen, Dokumente hochladen und Tasks oder Aktionen auslösen. So können Sie z. upportanfragen Ihrer Kunden per oder Web-Formular direkt als Task an Ihre Mitarbeiter weiterleiten. Mit dem optionalen Windows-Client lassen sich selbst Dateien und Papierdokumente auf fachstem Wege in den Workflow Server integrieren. Beispielsweise können Eingangsrechnungen eingescannt, dann als Task geführt und nachvollziehbar bearbeitet werden. Das spart Papier, und

5 kompetenz Kompetenz wissen, worauf es ankommt In praktisch jedem Unternehmen steht das Management vor der Herausforderung, die Geschäftsprozesse optimal zu gestalten: kontrollierbar, zeit- und kostensparend. Entsprechend sind Lösungen und Werkzeuge gefragt, die die Prozesssteuerung erleichtern. Wirtschaft und Forschung wollen intelligente Workflow-Software einsetzten, um Qualitätsund Wettbewerbsvorteile zu generieren. Unweigerlich stellt sich die Frage nach dem richtigen System: Gängige Systeme berücksichtigen nur selten, dass jedem Geschäftsprozess das individuelle und kollektive Wissen des Unternehmens zugrunde liegt. Erforderlich ist jedoch ein System, das die Kommunikation optimiert und relevante Informationen erfasst, bereitstellt und bewahrt. Mit dem MyControl Workflow Server stellen wir Ihnen eine Lösung vor, die den Nutzen eines klassischen Workflow-Management-Systems mit den Vorteilen eines intelligenten und prozessbezogenen Wissensmanagements verbindet. koordinieren geschäftsprozesse steuern überwachen Der MyControl Workflow Server koordiniert, steuert und überwacht den reibungslosen Ablauf Ihrer Geschäftsprozesse. Er fördert einen effizienten Informations- und Kommunikationsfluss innerhalb Ihres Unternehmens. So behalten Sie den Überblick, arbeiten effektiver, wirtschaftlicher und entspannter.

6 funktionen Funktionen arbeiten ohne reibungsverlust Jedes Unternehmen ist einzigartig, geprägt durch eine Vielzahl von Arbeits- und Geschäftsprozessen. Über den MyControl Workflow Server können solche Prozesse individuell modelliert und abgebildet werden. Neben einigen bereits vordefinierten Geschäftsprozessen, welche direkt nach der Installation eingesetzt werden können, bildet die Modellierung Ihrer individuellen Geschäftsprozesse den eigentlichen Ausgangspunkt um mit dem Workflow Server zu arbeiten. Einfache und komplexe Prozesse können selbstverständlich exakt für die spezifischen Anforderungen des Unternehmens gestaltet werden. Die Software unterstützt Sie bei dieser Aufgabe: Ein intelligentes, benutzerfreundliches und multifunktionales Instrumentarium assistiert bei der individuellen Modellierung. Hierbei berücksichtigt der MyControl Workflow Server, dass nicht alle Geschäftsprozesse vollständig vordefiniert werden können und gewährleistet ein Höchstmaß an organisatorischer Flexibilität. Im Einsatz unterstützt der Workflow Server die tägliche Arbeit jedes Einzelnen im Unternehmen. Voraussetzung ist lediglich ein PC mit Internet-Zugang. Er erleichtert es, Aufgaben zu organisieren und stellt ihren Mitarbeitern alle notwendigen Informationen bereit. Das Management profitiert von einer sehr breiten, projekt- und prozessbezogenen Informationsbasis sowie von zahlreichen individuellen Analyse- und Auswertungsmöglichkeiten.

7 funktionen produktvergleich produktvergleich mycontrol workflow server andere workflow systeme Workflow Workflow Editor Workflow Assistent Workflow Scripte Benutzerdefinierte Formulare Benachrichtigung bei neuen Aufgaben, z.b. über RSS-Feed Revisionssichere Aufbewahrung der Prozess-Historie Zeiterfassung Quick-Aufgaben Wiedervorlage Urlaubsvertretung Selbstlernende Projektrollen Statistik-Center Dokumenten- und Dateiverwaltung Wissensmanagement Intranetsystem Wiki Integration von Bildern und Dokumenten Task-Wiki / Projekt-Wiki Checklisten Revisionssichere Speicherung aller Wiki-Änderungen Customer Relationship Management Integration Integration von Webformularen Integration und Ansteuerung fremder Software API-Schnittstelle SOAP Anpassung an Corporate Design möglich Einfache Integration Externer / Außendienstler* Zugriff mittels webfähigem Handy möglich ASP möglich bei garantiert 99% Verfügbarkeit Einfache Inbetriebnahme *durch Webtechnologie (z.b. mobil per UMTS)

8 geschäftsprozesse modellieren einreichung genehmigung abteilungsleiter genehmigung geschäftsleitung antrag abgelehnt antrag genehmigt

9 geschäftsprozesse modellieren der workflow assistent Geschäftsprozesse modellieren Schnell und einfach oder individuell und komfortabel Funktionsüberblick Geschäftsprozesse modellieren Workflow Assistent Workflow Editor Workflow Scripte benutzerdefinierte Felder und Formulare bedingte Workflows automatische Transits ausgefeilte Rechteverwaltung Der MyControl Workflow Server bietet wahlweise zwei Möglichkeiten zur Modellierung Ihrer Geschäftsprozesse: Der Workflow Assistent ist besonders einfach, schnell und bequem zu bedienen. Innerhalb von nur wenigen Minuten begleitet er Sie durch die einzelnen Schritte der Vorgangsmodellierung. Der Workflow Editor eröffnet nahezu unbegrenzte Möglichkeiten einer intelligenten und bedingten Vorgangsmodellierung. Mit ihm stellen Sie umfangreiche Geschäftsprozesse komfortabel und individuell dar. Selbstverständlich liefern wir Ihnen den Workflow Server mit einigen gängigen, vordefinierten Workflows aus, so dass Sie ihn unmittelbar nutzen können. Der Workflow Assistent Workflows erstellen in nur wenigen Minuten Mit dem MyControl Workflow Assistenten erstellen Sie Ihre ersten Workflows innerhalb nur weniger Minuten. So ist der Workflow Server ohne großen Aufwand sofort einsetzbar. Starten Sie hierzu den Workflow Assistenten und definieren Sie, in einem ersten Schritt, welche Bearbeitungsschritte im Rahmen eines Prozesses durchlaufen werden sollen. Bestimmen Sie weiter, welche Mitarbeiter (z.b. Sachbearbeiter, Entwickler) für den jeweiligen Arbeitsschritt zuständig sind. Für jeden Arbeitsschritt kann festgelegt werden, ob eine Aufgabe vom Mitarbeiter gelöscht, geschlossen oder an einen vorherigen Mitarbeiter zurückgegeben werden darf (z. B. Genehmigungsverfahren).

10 0 geschäftsprozesse modellieren der workflow assistent screenshot Beispiel: Genehmigungsverfahren Workflow-Assistent Arbeitschritte Grafische Visualisierung des Workflows screenshot Ihre Angaben werden nun grafisch visualisiert in ein Workflow Schema übersetzt, welches dann beliebig um weitere Übergabeschritte (Transits) erweitert werden kann. Workflow-Assistent Transits

11 geschäftsprozesse modellieren der workflow assistent Nutzungsberechtigungen Im Anschluss definieren Sie die Nutzungsberechtigungen für diesen Workflow. Sie können hier festlegen, welche Position im Unternehmen welche Rechte erhält, beispielsweise zur Bearbeitung und Weitergabe, zur Disposition und Arbeitszeitverwaltung eines Workflows oder zum Verfassen interner Bemerkungen. screenshot Workflow-Assistent Berechtigungen Abschließend wird festgelegt, welche Mitarbeiter die vergebenen Rollen einnehmen. Sie können diese Rollen den einzelnen Mitarbeitern grundlegend oder auf Kunden- und Projektebene zuweisen. Alternativ können Sie zunächst eine freie Bearbeiterauswahl zulassen und das System später die verwendeten Rollen lernen lassen. Ist der Workflow im System hinterlegt, können Sie ihn aktivieren und sofort verwenden.

12 2 geschäftsprozesse modellieren der workflow editor Der Workflow Editor Komplexe Workflows erstellen und bearbeiten Der Workflow Editor empfiehlt sich, um komplexere Unternehmensprozesse zu modellieren und bereits implementierte Workflows zu verfeinern. Im Editor können Sie alle Details eines Workflows einstellen und verändern. Dies gilt insbesondere auch für die vergebenen Berechtigungen, sei es zur Disposition eines Workflows, zum manuellen Eingriff in festgeschriebene Prozesse oder zum Hinterlassen interner Bemerkungen. Mit der integrierten Skriptsprache wfscript können Sie Ihre Workflows um individuelle Logik ergänzen. So lassen sich zum Beispiel bedingte Workflows modellieren. In Abhängigkeit zuvor definierter Kenngrößen können Sie mit dem Editor auch den Ablauf der Workflows variieren. So können beispielsweise abhängig von der Größe eines Investitionsvorhabens, Kunden oder Projekten einzelne Schritte übersprungen werden. wfscript eröffnet Ihnen zudem die Möglichkeit, weitere externe Anwendungen in Ihre Prozesse zu integrieren bzw. diese nach speziellen Vorgaben anzusteuern. Möglich sind beispielsweise Erinnerungs- s, Eskalation, Erzeugung von Unteraufgaben (Sub-Tasks), Gültigkeitsprüfungen etc. screenshot Mittels sog. Auto-Transits können Sie Statusübergänge automatisiert durchführen lassen, z.b. nach Verstreichen einer definierten Zeitspanne oder abhängig von anderen externen Faktoren. Auf diese Weise können Sie auch Eskalationsszenarien einfach abbilden. Workflows anpassen mit dem Workflow Editor

13 geschäftsprozesse modellieren der formular editor 3 Der Formular Editor Eingabemasken individuell gestalten Mit dem Formular Editor des MyControl Workflow Servers können Sie Workflows um benutzerdefinierte Formulare und Felder erweitern. Auf diese Weise passen Sie die Ansicht eines Tasks individuell für Ihre Zwecke an. screenshot Formulare erweitern mit dem Formular-Editor Im Workflow Server sind bereits zahlreiche vordefinierte Eingabefelder integriert, die Sie mittels Drag & Drop an der gewünschten Position platzieren können. So einfach können Sie Ihre Formulare individuell gestalten. Ein einfacher Mausklick genügt, um ein neues benutzerdefiniertes Feld anzulegen. Auch hierfür stehen variable Formatierungsmöglichkeiten zur Verfügung. Über eine ausgeklügelte Rechteverwaltung können Sie festlegen, welche Berechtigungen ihre Mitarbeiter zur Änderung bzw. Ansicht eines jeweiligen Feldes benötigen.

14 4 geschäftsprozesse in der praxis

15 geschäftsprozesse in der praxis arbeiten mit dem workflow server 5 Geschäftsprozesse in der Praxis aus der praxis, für die praxis Die Features im Überblick Persönliche Task-Übersicht (Liste Ihrer Aufgaben) Task-Detailansicht Workflow-Historie Schwarzes Brett Funktion Wiedervorlage Urlaubsvertretung Quick-Aufgabe kontextsensitive Online-Hilfe Subtasks (Unteraufgaben) Das Konzept des MyControl Workflow Servers erleichtert jedem einzelnen Mitarbeiter die tägliche Arbeit und hilft, die Aufgaben effektiver zu gestalten. Der einzelne Mitarbeiter behält immer den Überblick über alle seine Aufgaben und kann seine Arbeit besser organisieren. Projekt- und Abteilungsleiter können ihre Projekte übersichtlich verwalten und zielgerichtet steuern. Der Workflow Server unterstützt zudem das Management in der effektiven Koordination, Organisation und Kontrolle beliebig vieler Projekte und Prozesse. Arbeiten mit dem Workflow Server übersichtlich, benutzerfreundlich, praxisnah Die bedienerfreundliche Benutzeroberfläche des Workflow Servers begrüßt Sie mit Ihrer persönlichen Task Übersicht. Hier sind die Tasks, die bei Ihnen zur Bearbeitung vorliegen übersichtlich nach Priorität sortiert. Auf Tasks, die seit der letzten Anmeldung im System neu hinzugekommen sind, wird besonders hingewiesen. Über neue Tasks informiert Sie der Workflow Server wahlweise über ein Symbol in der Task-Leiste Ihres Arbeitsplatzes, per , RSS-Feed sowie optional per SMS.

16 6 geschäftsprozesse in der praxis arbeiten mit dem workflow server screenshot In der Infobox Aktuell findet sich das Schwarze Brett Ihres Unternehmens. Hier können Sie ohne grossen Aufwand Mitteilungen an alle Mitarbeiter hinterlegen. Persönliche Task-Übersicht auf der Startseite screenshot Die Detailansicht eines Tasks zeigt alle notwendigen Informationen, Dokumente und den aktuellen Bearbeitungsschritt, mit dem Formular-Editor kann sie zudem individuell angepasst werden. Detailansicht eines Tasks Die Workflow Historie dokumentiert den Weg, den ein Task im Unternehmen durchlaufen hat, welche Mitarbeiter beteiligt waren und welche Zusatzinformationen bzw. Bemerkungen hinterlassen wurden.

17 geschäftsprozesse in der praxis arbeiten mit dem workflow server 7 screenshot Die Workflow-Historie eines Tasks Wurde ein Task erfolgreich von einem Mitarbeiter bearbeitet, übergibt er diesen einfach per Mausklick an den nächsten Arbeitsschritt bzw. Mitarbeiter. Selbstverständlich lassen sich für jeden solchen Transit Pflichtfelder und Bedingungen für dessen Ausführung definieren. Meldet sich ein Mitarbeiter im System als abwesend, werden seine Tasks bei Bedarf automatisch an seine Vertretung weitergeleitet. Zudem bietet der MyControl Workflow Server einige sehr nützliche Zusatzfunktionen, wie z.b. die Wiedervorlage. Wird ein Task zur Wiedervorlage gegeben, erscheint er auch erst wieder zum gewünschten Termin, wird jedoch keinesfalls vergessen. Diese Funktion hilft Ihnen, die tägliche Arbeit besser zu strukturieren. Die praktische Quick-Aufgabe-Funktion ermöglicht die besonders schnelle Anlage eines neuen Tasks direkt aus dem Browser heraus. Aufgaben, die außer der Reihe anfallen, können so mit nur zwei Klicks als neuer Task angelegt werden. Selbstverständlich können Sie zu jeder Zeit die umfangreiche, benutzerorientierte und kontextsensitive Online-Hilfe hinzuziehen.

18 8 geschäftsprozesse in der praxis management mit dem workflow server Management mit dem Workflow Server Von der Koordination zur Steuerung Management Die Key Features im Überblick Projektübersicht Auslastung Fristenbuch Disposition screenshot Der MyControl Workflow Server dient der effektiven Koordination, Organisation und Kontrolle Ihrer Projektarbeit. Neben der allgemeinen Übersicht über alle laufenden Projekte informiert die Projektübersicht ausführlich über den Projektfortschritt, die laufenden Aufgaben sowie die beteiligten Mitarbeiter. Die Projektübersicht informiert über den Fortschritt eines Projektes screenshot Im Fristenbuch können Sie Prioritäten, Termine und Deadlines für die Bearbeitung einzelner Tasks einsehen, um kritische Termine sowie Service-Level-Agreements zu wahren und Eskalationen zu vermeiden. Mit Hilfe der Auslastungsübersicht können Sie die Aufgaben ausgewogen auf Ihre Mitarbeiter verteilen und deren Auslastung effizient steuern. So steigern Sie die Produktivität und die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter. Mit der Disposition die Auslastung der Mitarbeiter effizient steuern

19 geschäftsprozesse in der praxis workflows analysieren 9 Workflows analysieren Statistiken mit Aussagekraft Die Statistikfunktionen im Überblick Durchlauf- / Bearbeitungszeiten Arbeitsverteilung Auslastung Aktivität Der MyControl Workflow Server eröffnet Ihnen ganz neue Einblicke in die Aktivitäten Ihres Unternehmens. Denn alle Prozesse und Vorgänge werden erfasst und dokumentiert, so dass sie über das Statistik-Center vielfältig und individuell ausgewertet und analysiert werden können. Der Workflow Server wertet die gespeicherten Daten aus und visualisiert die angeforderten Ergebnisse. Die übersichtlichen Diagramme und Tabellen können selbstverständlich auch in externe Anwendungen wie z.b. Excel exportiert werden. Beispiele Für welches Projekt wurden im letzten Monat wie viele Stunden aufgewendet? Wie lange benötigen Kundenanfragen bis zur Beantwortung? An welcher Stelle im Prozess benötigen Aufgaben besonders lange? An welchen Wochentagen treffen die meisten Serviceaufträge ein? screenshot Statistik Kunden Top 0

20 20 wissensmanagement

21 wissensmanagement wiki & dokumentenverwaltung 2 Wissensmanagement / Knowledge Wissen mehrt sich, wenn man es teilt Wissensmanagement im Überblick Bereitstellung sämtlicher projekt-, aufgaben- oder kundenbezogener Informationen im Intranet-System Wiki integrierte Dateien- und Dokumentenverwaltung zentrale Kunden- und Interessentenverwaltung (inkl. Adress- und Telefonbuch) Der MyControl Workflow Server vereint die wesentlichen Funktionen eines Customer Relationship Managements und eines Dokumenten-Managements. Diese Kombination dient dem internen Wissensmanagement im Unternehmen. Sie umfasst eine Kunden- und Interessentenverwaltung ebenso wie das Intranet-System Wiki. Über das Wissens- bzw. Knowledge Management sammelt und verwaltet der Workflow Server zentral alle notwendigen projekt-, aufgaben- und kundenbezogenen Informationen. Hierauf können alle berechtigten Mitarbeiter jederzeit und von jedem Ort aus zugreifen. So sind die Verantwortlichen stets informiert und auf dem aktuellen Stand der Dinge. Fehlentscheidungen aufgrund mangelnder Transparenz gehören damit ebenso der Vergangenheit an wie langwierige Recherchen in Akten und Archiven. Wiki & Dokumentenverwaltung Gemeinsam zugreifen und bearbeiten Anwendungsbeispiele Wiki Intranet-Seiten Prozessdokumentation Anforderungslisten Themen- und Speziallisten Checklisten Das prominenteste Beispiel für ein Wiki ist sicher das Online-Lexikon Wikipedia. Ein Wiki kann als eine frei erweiterbare Ansammlung von Web-Seiten verstanden werden, die von jedem (berechtigten) Benutzer sehr einfach verändert und erweitert werden können. Zum Editieren, Formatieren und Verlinken dient ein einfaches Formular im Webbrowser. Sowie die Änderungen einer Seite gespeichert wurden, ist der aktualisierte Inhalt sofort für andere Besucher sichtbar. Dabei werden alle Änderungen revisionssicher gespeichert, so dass sie sich später genau rekonstruieren lassen. Für jede Wiki Seite kann dabei definiert werden, wer die Berechtigung erhält, sie einzusehen und zu editieren. Es können also auch geschützte Bereiche für vertrauliche Inhalte angelegt werden zum Beispiel nur für die Geschäftsleitung oder für ausgewählte Abteilungen und Mitarbeiter. Ergänzt wird das Intranet-System Wiki durch die im Workflow Server integrierte Dokumentenverwaltung. Diese Dokumentenverwaltung ermöglicht es, gemeinsam genutzte Dateien aller Dateiformate im System zu speichern und somit allen anderen Benutzern

22 22 wissensmanagement wiki und dokumentenverwaltung customer relationship management verfügbar zu machen. Dokumente und Dateien können hierbei sowohl zu einzelnen Projekten und Wiki-Seiten wie auch zu einzelnen Tasks hinterlegt werden. screenshot Die Dokumentenverwaltung und die Wiki-Funktion ermöglichen es somit allen Nutzern des Workflow Servers, schnell und einfach Informationen abzufragen, zu aktualisieren und abzulegen. Damit werden das individuelle und das kollektive Wissen im Unternehmen für den einzelnen Mitarbeiter verfügbar und nutzbar. Wissen teilen mit dem MyControl Workflow Server Wiki Customer Relationship Management (CRM) Für Kundenservice und Kundenbindung Über das Customer Relationship Management (CRM) des Workflow Servers können Sie alle Daten Ihrer Kunden und Interessenten sammeln und verwalten. Über diese komfortable Funktion haben Ihre Mitarbeiter Zugriff auf kundenbezogene Projekte, Ansprechpartner und vorherige Kontakte mit Kollegen. Ihre Mitarbeiter sind sekundenschnell up to date und können Ihre Kunden stets kompetent und fundiert beraten. Die Kundendetailansicht informiert über den Ansprechpartner beim Kunden. Hier können geschäftliche Daten, wie die Position im Unternehmen sowie persönliche Daten, wie etwa Geburtstage hinterlegt werden. Selbstverständlich erinnert Sie der Workflow Server auch automatisch an die Geburtstage Ihrer Kunden. Eine Kontakthistorie dokumentiert die vergangenen Kontakte aus abgeschlossenen Projekten, einschließlich der hinterlassenen Gesprächsnotizen. Das CRM dient zudem als Instrument der Kundengewinnung und Kundenbindung. Über die nützliche Export-Funktion können mühelos Serienbriefe und elektronische Newsletter erstellt werden, die sich individuell nach Kunden, Interessenten und Ansprechpartnern kategorisieren lassen.

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