Verhandlungspraxis kompakt. Japan

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1 Verhandlungspraxis kompakt Japan

2 Japan (Oktober 2012) Partnerschaft und gegenseitiges Vertrauen wichtig Tokio (gtai) - Obwohl Japan in vielen Aspekten westlich geprägt ist, gibt es zahleiche kulturelle Unterschiede. Sie spiegeln sich auch im Geschäftsverhalten und in Verhandlungen wider. Japanische Entscheidungsprozesse wirken auf Deutsche manchmal sehr lang. Ungeduld zu zeigen, wäre jedoch verkehrt. Japan ist im Vergleich zu Deutschland auch weniger vertragsfixiert. Partnerschaft und gegenseitiges Vertrauen gelten sehr viel mehr. Kultureller Hintergrund Japan wirkt nach außen hin wie ein westliches Land. Das politische System ist westlich geprägt, und im Rechtssystem gibt es starke deutsche und US-amerikanische Einflüsse. Auch bei einer Reihe von Werten stimmen westliche und japanische Vorstellungen überein. Trotzdem weichen japanisches und westliches Denken in vielen Punkten stark voneinander ab. Einer der Hauptunterschiede ist der zwischen der Gruppe und dem Individuum. Anders als in westlichen Gesellschaften rangieren in Japan Gruppeninteressen immer über individuellen Interessen. Der Einzelne wird in einer japanischen Gruppe seine individuellen Interessen denen der Gruppe unterordnen und gegebenenfalls die notwendigen Kompromisse schließen. Dies mag für ihn kurzfristig von Nachteil sein, wird sich aber mittel- und langfristig als positiv erweisen. Japanische Mitarbeiter werden frühzeitig an dieses Denken gewöhnt. Dies geschieht zum Beispiel dadurch, dass Vorgesetzte und neu eingestellte Untergebene gemeinsam eine Kneipe besuchen (auf Japanisch nomunication, Kommunikation durch Trinken (= nomu)). Noch wichtiger als der soziale Aspekt des gemeinsamen Trinkens und Essens ist, dass ein Vorgesetzter prüfen kann, ob die für die Arbeit eminent wichtige Harmonie im Team gegeben ist. Als Folge konfuzianischer Einflüsse auf die japanische Gesellschaft ist das Senioritätsprinzip immer noch weit verbreitet, und es herrscht vor allem in großen Firmen ein ausgeprägtes Hierarchiedenken. So werden Delegationen im Regelfall von älteren, höherrangigen Managern geleitet. Insgesamt ändert sich jedoch auf diesem Gebiet sehr viel. In großen Unternehmen gehen zum Beispiel Manager mit 60 oder auch 65 Jahren in den Ruhestand; häufig werden sie aber anschließend in einer niedrigeren Position wieder eingestellt, da das Unternehmen auf ihre Erfahrungen, aber auch auf ihren Rat bei wichtigen Entscheidungen nicht verzichten möchte. Auch ein jüngerer japanischer Delegationsleiter wird seine früheren Chefs um ihre Meinung bitten und diese auch berücksichtigen. Er wird dabei jedoch sehr darauf achten, dass seine Untergebenen diese Einbeziehung nicht als Schwäche interpretieren und dadurch seine Autorität infrage stellen. Prinzipiell verlaufen Entscheidungsprozesse in japanischen Firmen fast durchweg von unten nach oben statt umgekehrt wie in vielen westlichen Betrieben. In Großunternehmen zum Beispiel sind höhere Manager ( senior manager ) und hier zum Beispiel Geschäftsführer ( jigyo bucho ) und Abteilungsleiter ( bucho ) wichtige Entscheidungsmotoren. Während sie in Verhandlungen einfachere Fragen abnicken können, müssen sie sich bei komplexeren Problemen das Einverständnis ihrer Vorgesetzten einholen. Dies ist oft jedoch nur eine formale Angelegenheit, denn unter anderem aufgrund der nomunication wissen die die Entscheidung vorbereitenden Manager mehr Germany Trade & Invest 1

3 Japan (Oktober 2012) oder weniger genau, wie ihre Vorgesetzten denken und wo Kompromisse machbar sind. In anderen Fällen sind auch die Chefs sehr aktiv in den Entscheidungsprozess eingebunden, obwohl auch hier die wichtigen Vorarbeiten oft auf den niedrigeren Ebenen geleistet werden. Ferner tragen in einer japanischen Gruppe auch Untergebene eine Entscheidung mit. Zugrunde liegt hier das für Japan wichtige Prinzip der Harmonie. Es bedeutet, Konfrontationen nach Möglichkeit zu vermeiden und einen gesichtswahrenden Kompromiss zu finden. Ein Schlüsselinstrument in innerbetrieblichen Entscheidungsprozessen japanischer Unternehmen ist hierbei oft das sogenannte Ringisho, das heißt eine Entscheidungsvorlage, die alle wichtigen Details eines Projekts enthält und die Grundlage zum Beispiel für ein verbindliches Verkaufsangebot an einen Kunden darstellt. Da an der Erstellung alle mit einem Projekt befassten Mitarbeiter beteiligt sind, sitzen sie im gleichen Boot. Niemand kann sich mit dem Hinweis, nicht informiert gewesen zu sein, aus der Verantwortung stehlen. Damit ist das Ringisho zum einen gut für die Teambildung: Es ist aber auch, wenn richtig genutzt, auch für Vorgesetzte ein ausgezeichnetes Instrument der Mitarbeiterführung. Im Gegensatz zu dem bisher Gesagten werden in kleinen Betrieben, vor allem in Familienunternehmen, die Entscheidungen meist vom Eigentümer oder vom Präsident getroffen. In diesen Unternehmen spielt auch das Ringisho kaum eine Rolle. Tatemae und Honne sind zwei weitere für das Verständnis Japans wichtige Begriffe. Japaner werden offene Dispute vermeiden, da der andere verletzt oder in Verlegenheit gebracht werden könnte, und einen Kompromiss anbieten, mit dem alle leben können. Die gerade im Beisein anderer geäußerte Meinung ( Tatemae ) kann im Gegensatz zur wirklichen Meinung ( Honne ) stehen. Diese sollte so lange wie möglich verborgen bleiben, um den Manövrierspielraum in Verhandlungen zu bewahren. Die Suche nach einer Win-win-Übereinkunft, bei der alle ein bisschen nachgeben, ist das Beste. In Japans von Männern dominierter Gesellschaft hatten Geschäftsfrauen früher einen sehr schweren Stand. Nach Angaben deutscher Unternehmerinnen, die regelmäßig den Inselstaat besuchen, hat sich dies inzwischen grundsätzlich geändert. Sie werden als Gesprächs- und Verhandlungspartnerin gleichberechtigt akzeptiert und respektiert. Wie jedoch jüngere Japanerinnen von ihren Geschäftserfahrungen berichten, wird dies gerade bei älteren Männern nicht immer in gleichem Maße verstanden. Gute persönliche Beziehungen sind in Japan essenziell. Die Partner müssen sich gegenseitig trauen können. Der Aufbau eines Vertrauensverhältnisses braucht Zeit; gelingt es aber, wird die geschäftliche Beziehung auch stürmischere Zeiten überdauern. Gerade wenn sich die Partner noch nicht kennen, tragen Höflichkeit und bescheidenes Auftreten zur Vertrauensbildung bei. Arrogantes Verhalten kommt sehr schlecht an. Regelmäßige Besuche in Japan gehören zu den wichtigen Instrumenten, Vertrauen zu schaffen. Sie sollten nicht nur dann stattfinden, wenn ein neues Projekt ansteht, sondern generell als Teil der geschäftlichen Beziehung angesehen werden, unterstreicht doch die Besuchsbereitschaft die Ernsthaftigkeit des Engagements. Kleinere deutsche Unternehmen berichten ferner davon, dass sie ihre japanischen Kunden bei ernsthaftem Interesse auch zu Besuchen nach Deutschland einladen, um ihnen zum Beispiel die zur Verhandlung stehenden Technologien in einem anderen Umfeld zu zeigen. Eine solche Vorgehensweise wird auf japanischer Seite hoch geschätzt. 2 Verhandlungspraxis kompakt

4 Deutschland hat in Japan einen sehr guten Ruf. Beide Wirtschaftskulturen messen Qualität, Vertrauen und Langfristigkeit hohe Bedeutung bei; vielleicht stehen diese Faktoren bei Japanern noch etwas höher im Kurs. Japanische Geschäftsleute haben großen Respekt gegenüber der Wirtschaftsleistung und technologischen Errungenschaften Deutschlands. Das gilt ebenso, wenn nicht noch mehr, für die Kultur, insbesondere Musik und Philosophie, vor allem bei der älteren Generation. Regeln für den Geschäftskontakt Grundsätzliche Verhaltensweisen Visitenkarten: Genügend Visitenkarten mitnehmen. Vorderseite Englisch, Rückseite Japanisch. Wenn nicht vorhanden, können sie in Tokio schnell gedruckt werden (Hotel hilft). Keine Visitenkarten mit chinesischer oder koreanischer Rückseite überreichen. Visitenkarten aus einem Etui entnehmen. Austausch mit beiden Händen (sehr höflich) oder mit der rechten Hand. Auf keinen Fall bei einer Besprechung über den Tisch feuern. Visitenkarten nicht achtlos wegstecken, sondern lesen, da sie Auskunft über die Position des Gegenübers geben. Japaner werden diesem Aspekt aufgrund der betrieblichen Hierarchien im Regelfall mehr Aufmerksamkeit widmen als Deutsche. Das in Büchern oft empfohlene aufmerksame Studieren der Visitenkarten wirkt bei Deutschen gelegentlich aufgesetzt. Feiertage beachten: Vor allem der Jahresanfang und die sogenannte Goldene Woche Ende April/ Anfang Mai sind für Gespräche ungeeignet. Eine Übersicht bietet die GTAI-Veröffentlichung Feiertage im Ausland. Bei Kleidung sind Japaner konservativ. Anzüge in dunklen Farben sind bei Männern üblich. Für die Geschäftsfrau ist zum Beispiel ein Kostüm oder ein Hosenanzug in einer dezenten Farbe passend. In jüngerer Zeit ist in den heißen Sommermonaten Cool-Biz (kurzärmelige Hemden, keine Krawatte) verbreitet. Doch angesichts möglicher Missverständnisse empfiehlt sich gerade bei ersten Kontakten auch eine Krawatte. Das Mitbringen von Geschenken ist nicht unbedingt notwendig, kann aber hilfreich sein. Feingefühl ist wichtig, schon um jeden Verdacht auf mögliche Einflussnahme oder Korruption gar nicht erst aufkommen zu lassen. Auch für japanische Unternehmen werden Compliance-Regeln immer wichtiger. Willkommen sind zum Beispiel (nicht zu große) Bücher oder Bildbände über die Region, aus der das deutsche Unternehmen stammt, oder über Gegenden in Deutschland, die den meisten Japanern bekannt sind, so etwa Heidelberg. Zu achten ist ferner darauf, ob mehrere Personen oder nur der Ranghöchste stellvertretend für seine Mitarbeiter bedacht werden sollen. Um nirgendwo Verlegenheit aufkommen zu lassen, empfiehlt sich für das Überreichen der Mitbringsel zum Beispiel ein Abendessen in kleinerem Kreis. Germany Trade & Invest 3

5 Japan (Oktober 2012) Die erste Begegnung mit dem Geschäftspartner Eine Messebeteiligung ist ein gutes Instrument, um erste Kontakte zu potenziellen Geschäftspartnern herzustellen. In einer Reihe von Fällen sind aus solchen Messegesprächen gut funktionierende Geschäftsbeziehungen geworden, vor allem dann, wenn die Suche nach einem Vertreter Hauptziel der Messeteilnahme war. Die direkte Kontaktaufnahme ohne Einführungen oder Empfehlungen ist fast durchweg hoffnungslos. Aufs Geratewohl bei einem japanischen Unternehmen anzurufen, eine oder ein Fax zu senden, kostet nur Geld, ist aber im Regelfall wenig ergiebig. Für eine Einführung kommen zum Beispiel befreundete deutsche Unternehmen mit Niederlassung in Japan in Frage, die aufgrund ihrer Geschäftsbeziehungen als Türöffner dienen können. Im Falle von Maschinen und Anlagen sind dies oft die in Japan tätigen deutschen Handelshäuser. Sehr geschätzt wird bei Japanern die Einführung einer offiziellen deutschen Vertretung, so vor allem der Botschaft. Auch der Weg über die Deutsche Industrie- und Handelskammer in Japan (DIHKJ) ist empfehlenswert. Bei der ersten Begegnung wird das gegenseitige Kennenlernen im Mittelpunkt stehen. Die japanische Seite wird sich vor allem einen Eindruck verschaffen wollen, wie vertrauenswürdig und zuverlässig das deutsche Gegenüber ist. Das deutsche Unternehmen sollte nicht davon ausgehen, dass seine Produkte in Japan bekannt sind. Referenzen bekannter Kunden sind hilfreich. Wurden bereits Geschäfte erfolgreich mit Japanern getätigt, zählen solche Hinweise sehr viel. Die deutsche Seite sollte sich schon auf das erste Gespräch sehr gut vorbereiten und sich möglichst aussagekräftig präsentieren. Japaner fragen detailliert nach. Hier kann sich die deutsche Delegation nicht in allgemeine Floskeln retten, sondern sollte in der Lage sein, die gestellten Fragen präzise zu beantworten. Wer bei der Präsentation versagt. wird häufig keine zweite Chance bekommen, betonen Kenner der Lage. Japaner lassen sich vor allem von Technik, Produktqualität und ähnlichen Faktoren überzeugen. Der Preis ist zunächst einmal eher zweitrangig; das Preis-Leistungsverhältnis muss jedoch immer stimmen. Berichten deutscher Marktteilnehmer zufolge führt der in Japan ansässige Vertreter die ersten Gespräche nicht selten allein. Ab welchem Punkt das deutsche Unternehmen unmittelbar an den Gesprächen teilnimmt, ist jedoch von Fall zu Fall verschieden. Japanischsprachiges Firmenmaterial wird sehr geschätzt, schon weil auch dies die Bereitschaft unterstreicht, sich in Japan engagieren zu wollen. Eine reine Übersetzung englischen oder deutschen Materials empfiehlt sich aber nicht immer. Gerade aus Sicht japanischer Handelsvertreter sind deutschsprachige Prospekte oft zu techniklastig. Besser sei es, japanisches Material mitzubringen, in dem vor allem die geschäftlichen Vorteile des Kaufs eines Produkts oder einer Technologie besonders betont werden. Die Übersetzung übernimmt oft der örtliche, meist einheimische Vertreter, da er mit den Verhältnissen in Japan am besten vertraut ist. 4 Verhandlungspraxis kompakt

6 Ablauf von Besprechungen Verhandlungssprache ist üblicherweise Japanisch. Wer als Deutscher seine japanischen Sprachkenntnisse als verhandlungssicher einstuft, sollte Japanisch perfekt beherrschen. In allen anderen Fällen ist es ratsam, professionelle Dolmetscher heranzuziehen. Sie sollten die Kultur beider Seiten gut kennen, um die verschiedenen Inhalte transportieren zu können. Die Zahl der Teilnehmer an Verhandlungen liegt nicht fest. Wie in Japan tätige deutsche Handelshäuser berichten, sind bei Gesprächen zum Beispiel über große Maschinen- und Anlagenprojekte auf beiden Seiten alle wichtigen Ebenen beteiligt. Es kann aber auch vorkommen, dass der örtliche Repräsentant des deutschen Unternehmens die Verhandlungen mit der Gegenseite allein führt. Kann er komplexere Fragen nicht beantworten, oder lassen sie sich schriftlich nicht klären, werden wahrscheinlich Experten aus Deutschland anreisen. Bis es zu einem Auftrag kommt, können in manchen Fällen zwei bis drei solcher Treffen nötig sein, berichten Marktteilnehmer. Generell weichen die Besprechungsinhalte kaum von deutschen Gepflogenheiten ab. Besprochen werden alle technischen Details, Spezifikationen, Service, Preis und andere relevante Aspekte. Handelt es sich um größere Projekte, werden einzelne Fragen manchmal auch separat erörtert. Der Gesprächsverlauf sollte protokolliert werden. Auf japanischer Seite dienen die Ergebnisse einzelner Verhandlungsrunden oft als Grundlage für die Erstellung neuer Entscheidungsvorlagen (Ringisho). Es ist leicht vorstellbar, dass dies Zeit kostet. Auch in kleineren Unternehmen können Entscheidungen länger dauern. Falsch und kontraproduktiv ist, den japanischen Kunden zu schnellerem Handeln zu drängen. Haben sich beide Seiten geeinigt, wird die japanische Seite den Zuschlag recht formlos erteilen. Manchmal geht nur ein Fax ein. Ein Hauptgrund hierfür ist, dass Japan im Vergleich zu Deutschland oder den USA sehr viel weniger auf formale Verträge fixiert ist, sondern Partnerschaft und Vertrauen die zentralen Parameter sind. Um Missverständnisse zu vermeiden, empfehlen sich dennoch Rückbestätigungen eines Auftrags im Hinblick auf alle Details einschließlich der Zahlungsbedingungen. Angesichts der Art, Entscheidungen zu treffen oder Probleme zu klären, bleibt in manchen Fällen für aus Deutschland angereiste Chefs oder Verkaufsleiter nicht sehr viel zu tun. Bei Gesprächen mit dem japanischen Gegenüber müssen im Prinzip bereits alle Probleme von der Arbeitsebene oder von der örtlichen Vertretung vorher geklärt worden sein. Japanische Chefs sind unterschiedlich detailliert informiert, und sie lieben in den meisten Fällen keine Überraschungen in den Gesprächen. Je höher ihre Position, desto nichtssagender werden die Gespräche, beschreiben in Japan ansässige Kenner manche Fälle. Hier als deutscher Verkäufer oder Chef mit Material, Kenntnissen und Resultaten aufzutrumpfen, führe zu nichts. Geschäftsessen Essen und Trinken spielen in Japan im Prinzip als Element der persönlichen Beziehungen eine wichtige Rolle. Seien Sie nicht erstaunt, wenn die japanische Seite ein Essen zum Anlass nimmt, Sie und Ihr Verhalten auch in einer anderen Umgebung zu studieren. Germany Trade & Invest 5

7 Japan (Oktober 2012) Geschäftsessen finden meist mittags oder abends statt. Aber auch Power Breakfasts sind verbreitet. In der Regel wird die japanische Seite als Gastgeber zuerst einladen; manchmal kommt es zu Gegeneinladungen der deutschen Seite noch in Japan oder aber spätestens beim Gegenbesuch in Deutschland. Die Wahl des Restaurants richtet sich nach der Bedeutung des Besuchers. So wird zum Beispiel der Vorstandvorsitzende eines großen Konzerns vermutlich in ein 5-Sterne-Restaurant eingeladen; hierfür sind bei einem Abendessen schnell Yen oder Yen pro Person (400 bis 500 Euro; 1 Euro = 100 Yen) zu bezahlen. Für niedrigere Ränge sind etwa traditionelle Izakaya (Japanisch für Pubs) vollkommen ausreichend. Richtpreise sind Yen bis Yen pro Person. Eine Reihe von Unternehmen hat allerdings die Etats unter anderem aufgrund von Sparen und Compliance im Vergleich zu früher deutlich gestutzt. Geschäftsessen dauern mittags wie abends etwa zwei Stunden. Am Eingang der Restaurants sind oft die Schuhe auszuziehen: An frische Socken ohne Löcher denken! Geschäftsessen folgen bestimmten Ritualen. Der ranghöchste Gast erhält den besten Platz; ihm gegenüber sitzt der Gastgeber. Die weitere Sitzfolge richtet sich nach der Hierarchie. Alkohol wird während des Mittagessens nicht oder nur wenig getrunken. Zum Abendessen werden oft Sake und Bier gereicht. Beim Trinken ist zu beachten, dass sich der Gast in Japan nie selbst einschenkt. Der Gastgeber oder Tischnachbar wird das Glas des Gastes füllen. Umgekehrt sollte auch der Gast den Nachbarn bei Bedarf Getränke ein- und nachfüllen. Gegessen wird mit Stäbchen. Auch wenn Japaner Sie nie dafür vor anderen kritisieren werden: Stecken Sie die Stäbchen nie in das Essen in Ihren Schalen (symbolisch für Tod), sondern legen Sie sie in Esspausen daneben auf kleinen Bänkchen ab. Die jeweils einladende Seite übernimmt die Bezahlung der Gesamtrechnung. Aus Diskretionsgründen passiert dies nicht am Tisch, sondern am Restauranteingang. In japanischen Delegationen erledigt oft das jüngste Mitglied diese Aufgabe. Trinkgelder sind in Japan nicht üblich. Der private Umgang Japaner sind gastfreundlich und werden alles tun, damit sich der deutsche Besucher wohlfühlt. Neben dem Besuch eines Restaurants oder einer Bar ist auf der höheren Entscheidungsebene auch eine Runde Golf verbreitet. Besuchseinladungen nach Hause sind eher selten und werden erst nach längerem Kontakt ausgesprochen. In jedem Fall sind solche Einladungen ein Zeichen besonderer Hochachtung. Ein Gastgeschenk ist unbedingt mitzubringen. Dos and Don ts Behandeln Sie Japaner so, wie Sie selbst auch behandelt werden möchten. Bleiben Sie geduldig und kontrollieren Sie Ihre Emotionen. Zeigen Sie durch regelmäßige Besuche in Japan, dass Ihr Engagement ernst gemeint ist. 6 Verhandlungspraxis kompakt

8 Kontakt Impressum Herausgeber: Germany Trade and Invest Gesellschaft für Außenwirtschaft und Standortmarketing mbh Villemombler Straße Bonn Tel.: +49 (0)228/ Fax: +49 (0)228/ Internet: Autor: Dr. Detlef Rehn, Tokio Redaktion Ansprechpartnerin: Carolin Ratzeburg Tel.: +49 (0)228/ Redaktionsschluss: Oktober 2012 Bestell-Nr.: Alle Rechte vorbehalten. Nachdruck - auch teilweise - nur mit vorheriger ausdrücklicher Genehmigung. Trotz größtmöglicher Sorgfalt keine Haftung für den Inhalt. Hauptsitz der Gesellschaft: Friedrichstraße 60, Berlin Geschäftsführer: Dr. Jürgen Friedrich Layout: Germany Trade & Invest Gefördert vom Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie und vom Beauftragten der Bundesregierung für die Neuen Bundesländer aufgrund eines Beschlusses des Deutschen Bundestages.

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