Auftragsbearbeitung Fa. Reischenböck

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1 Auftragsbearbeitung Fa. Reischenböck

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3 Inhalt I Inhaltsverzeichnis Kapitel I Einleitung 4 1 Kurzbeschreibung Systemvoraussetzungen Installation Deinstallation Datensicherung... 5 Kapitel II Programmbeschreibung 8 1 Menüstruktur... 8 Basisdaten Firmendaten Basisdaten Steuersätze Basisdaten Artikelgruppen Basisdaten Kundengruppen Basisdaten Textbausteine Programmende Artikel verwalten Artikel drucken Kunden verwalten Kunden drucken Auftrag verwalten Auftrag drucken Umsatzlisten... nach Artikelgruppen 38 Umsatzlisten... nach Kundengruppen 38 Umsatzlisten... nach Artikel 39 Umsatzlisten... nach Kunden 40 Umsatzlisten... nach Auftrag 40 Umsatzexport... CSV 41 Sonstiges Firmenwechsel Sonstiges Fibuüberleitung Sonstiges Datenbestände Sonstiges Reindex Sonstiges Abgerechnete... Aufträge löschen 45 Hilfe Doku Hilfe Über 2 Druckvorschau Kapitel III Anhang 50 1 Fragen und... Antworten 50 2 Aufstellung... der verwendeten Datenfiles 50 Index 51

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5 Kapitel I

6 4 Auftragsbearbeitung Fa. Reischenböck 1 Einleitung 1.1 Kurzbeschreibung Dieses Programm beinhaltet die Auftragsverwaltung für die Firma Reischenböck. Es ist mehrplatzfähig (bis zu 9 Arbeitsplätze) und mandantenfähig (2 Firmen: Gärtnerei und Gartengestaltung). Alle Mandanten haben getrennte Datenbestände, jedoch gemeinsame Kunden und Kundengruppen. Funktionsumfang: Artikelstamm mit unterschiedlichen Steuersätzen und Gruppierung nach Produktgruppen gemeinsame Kundenstammdaten mit Gruppierung nach Kundengruppen vorgefertigte und manuelle Textbausteine Auftragsverwaltung für Angebote, Rechnungen und Gutschriften Druck von Angeboten, Rechnungen, Lieferscheinen und Gutschriften Umsatzlisten nach diversen Kriterien verdichtet und detailiert Datenexport Kundendaten und Umsätze im CSV-Format Übergabe der Buchungen und Kundenstammdaten in die RZL-Fibu Die Artikel werden im gesamten Programm über die Bezeichnung, die Kunden über den Zunamen aufgerufen. Die internen Artikel- und Kundennummern haben für den Bediener keinerlei Bedeutung. 1.2 Systemvoraussetzungen Folgende Hard- und Systemsoftware wird für das Programm vorausgesetzt: PC mit MS Windows (alle Versionen ab Windows 95) Hauptspeicher keine besonderen Anforderungen Festplatte keine besonderen Anforderungen (Installationsumfang Programm ca. 7 MB ohne eigene Daten) Bildschirmauflösung 1024x768 oder größer 1.3 Installation Starten Sie die Installation durch Doppelklick auf die Datei setup_rbfakt10.exe (die Ziffer 10 stehen für die Versionsnummer 1.0 und kann daher variieren). Sie werden nach einem Ziel- Ordner gefragt, in den Sie das Programm installieren wollen. Ansonsten können Sie die diversen Installationsbildschirme mit dem Button Weiter> bestätigen und am letzten Installationsbildschirm die eigentliche Installation mit dem Button Installieren starten. Die Installationsroutine erstellt Ihnen am Desktop ein Icon für den Programmstart. Der Installationsumfang (ohne die eigenen Daten) beträgt ca. 7 MB. Alle Dateien werden ausschließlich in den Ziel-Ordner und in Unterordnern installiert, es werden keine Einträge in der Windows Registry oder anderen Systemdateien durchgeführt! Wenn Sie Vista oder Windows7 einsetzen, installieren Sie das Programm nicht in den Ordner C:\PROGRAMME, sondern so wie es die Installationsroutine vorschlägt in einen Ordner direkt unter dem Root-Verzeichnis C:\. Seit Vista ist es nicht mehr erlaubt, Datenfiles im Ordner C:\PROGRAMME zu verwalten, das Programm CoRa-Gastro führt jedoch Programm- und Datenfiles im gleichen Ordner!

7 Einleitung Deinstallation Da alle Dateien ausschließlich in den Ziel-Ordner installiert werden, müssen für eine Deinstallation nur der Ziel-Ordner und das Icon am Desktop gelöscht werden. Üblicherweise werden die eigenen Daten im gleichen Ordner abgelegt. Dadurch werden diese beim Löschen des Ordners autom. mitgelöscht, sofern sie nicht vorher weggesichert werden! 1.5 Datensicherung Für den Fall eines Hard- oder Softwareproblems wird eine Sicherung der Daten empfohlen. Ein Programm zur Datensicherung ist nicht im Lieferumfang dieser Software enthalten, da es dazu genügend kostenlose und kostenpflichtige Möglichkeiten am Markt gibt. Eine einfache Möglichkeit wäre z.b. eine Sicherung auf USB-Stick. Beachten Sie dabei Folgendes: Sichern Sie das Installationsverzeichnis mit Programm und Daten regelmäßig! Je öfter gesichert wird, desto aktueller ist der Stand im Falle eines Defektes. Machen Sie am Besten mehrere Generationen! Falls sich ein schleichender Defekt anbahnt, könnte es sein, daß Sie diesen bereits auf eine oder mehrere Sicherungen mitübertragen haben. Bewahren Sie immer wieder mal eine Sicherung für den Fall eines Diebstahls oder Brandes auch außer Haus auf!

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9 Kapitel II

10 8 Auftragsbearbeitung Fa. Reischenböck 2 Programmbeschreibung 2.1 Menüstruktur Das Programm startet mit einem Hauptfenster, welches das Menü für die weiteren Programmroutinen beinhaltet. Aus dem Menü des Hauptfenster kann auf sämtliche Funktionen des Programmes zugegriffen werden. Vor dem Einstieg in dieses Hauptfenster muß jedoch die gewünschte Firma ausgewählt werden (siehe Menüpunkt Firmenwechsel). Diese Firmenauswahl beim Programmstart kann auch unterdrückt werden, wobei dann das Programm automatisch in die Firma mit der niedrigsten Firmennummer (= 01) einsteigt. Dazu ist einfach eine Datei mit dem Namen NOLOGIN und ohne Inhalt im Programmverzeichnis zu erstellen. Basisdaten Firmendaten Steuersätze Artikelgruppen Kundengruppen Textbausteine Programmende Alt+F4 Artikel Verwalten Stammdatenliste Umsatzliste Kunden Verwalten Stammdatenliste Umsatzliste Etikettendruck Mailingliste Auftrag Verwalten Drucken

11 Programmbeschreibung 9 Umsatzlisten verdichtet... nach Artikelgruppen nach Kundengruppen nach Artikel nach Kunden nach Auftrag detailiert... nach Artikelgruppen nach Kundengruppen nach Artikel nach Kunden nach Auftrag Umsatzexport CSV Sonstiges Firmenwechsel Fibuüberleitung Datenbestände Reindex Abgerechnete Aufträge löschen Hilfe Doku anzeigen F1 Über

12 10 Auftragsbearbeitung Fa. Reischenböck Basisdaten Firmendaten Über diesen Menüpunkt werden die Firmendaten des Programmes verwaltet. Dies erfolgt üblicherweise gleich nach der Inbetriebnahme des Programmes, da die diversen Felder in den weiteren Programmmodulen benötigt werden. Die Daten sind auf 2 Karteikarten verteilt: Beschreibung der Eingabefelder Karteikarte Beleg Diese Felder werden für den Druck der Aufträge in Form von Angeboten, Rechnungen, Lieferscheinen und Gutschriften benötigt und beinhalten Ihre firmenrelevanten Daten. Werbetext 1: 90-stellig, wird am Formular im Fußbereich gedruckt Werbetext 2: 90-stellig, wird am Formular im Fußbereich gedruckt Adresse: 120-stellig, wird am Formular im Fußbereich gedruckt Bank 1: 120-stellig, wird am Formular im Fußbereich gedruckt Bank 2: 120-stellig, wird am Formular im Fußbereich gedruckt Gericht: 165-stellig, wird am Formular im Fußbereich gedruckt Angebotstext: 120-stellig, wird am Formular vor dem Fußbereich gedruckt (nur bei Angeboten)

13 Programmbeschreibung 11 Beschreibung der Eingabefelder Karteikarte Sonstiges Auf dieser Karteikarte finden Sie allfällige Vorgabewerte und Schalter für die weiteren Programmroutinen. Default Ziel: 2-stufiges Zahlungsziel im Format Tage/Skonto/Nettotage (z.b. 14/2/30 für 14 Tage mit 2% Skonto oder 30 Tage netto) Mwst-Satz 1: Hauptmwst-Satz für Vorschlag am Artikel und Auftrag Mwst-Satz 2: Zweiter Mwst-Satz Default Einheit: Vorschlagsert für Einheit am Artikelstamm Default Kundengruppe: Vorschlagswert Kundengruppe für Kundenstamm und Kundenimport Preise: Brutto- oer Nettopreise am Formular Vorlaufnullen bei den Nettotagen im Zahlungsziel sind nicht notwendig, die Eingabe von 08/2/030 ist gleichbedeutend mit 08/2/30

14 12 Auftragsbearbeitung Fa. Reischenböck Basisdaten Steuersätze In diesem Fenster werden die Steuersätze für die Verwaltung der Artikel und der Aufträge eingegeben. Beschreibung der Elemente des Fensters Im linken Teil des Fensters befindet sich eine Übersicht, in der alle bisher angelegten Steuersätze nach Mwst-Satz sortiert aufgelistet sind. Mit der Maus, den Pfeiltasten, den Bildtasten und den Blätterbuttons oben in der Toolbarleiste können die Daten durchgeblättert werden. Im rechten Teil des Fensters sehen Sie den jeweils markierten Datensatz im Detail. Folgende Funktionen können Sie über die Buttons der Toolbarleiste oder deren zugeordneten Funktionstasten durchführen: Neuer Datensatz (F2): Die Felder im rechten Teil des Fensters werden geleert, Sie können einen neuen Datensatz eingeben und diesen durch Drücken des Buttons Speichern oder Auslösen mit der Taste RETURN bestätigen. Dadurch wird der Datensatz in die Übersicht übertragen und nach seiner Nummer eingereiht. Datensatz ändern (F3): Sie können die Felder im rechten Teil des Fensters überschreiben und die Änderungen durch Drücken des Buttons Speichern oder Auslösen mit der Taste RETURN bestätigen. Dadurch werden die Änderungen auf den entsprechenden Datensatz in die Übersicht übertragen. Datensatz löschen (F10): Nach einer Rückfrage, ob Sie den Datensatz wirklich löschen wollen, wird der entsprechende Datensatz aus der Übersicht entfernt.

15 Programmbeschreibung 13 Beschreibung der Eingabefelder Steuersatz (Mwst): Steuerprozentsatz von 0-99, keine Duplikate erlaubt Erlöskonto: 8-stellig, wird kein Erlöskonto hinterlegt wird auf Konto 9999 gebucht, wenn ein Erlöskonto mit diesem Steuersatz in die Fibu übergeleitet werden soll Defaultsteuersatz? Durch Anklicken wird dieser Steuersatz als Vorschlag bei der Artikel- und Auftragsanlage verwendet Verwendbar (Aktiv)? Durch Anklicken kann dieser Steuersatz bei der Artikel- und Auftragsanlage verwendet werden, nicht aktive Steuersätze werden ev. noch für offene Fibuüberleitungen benötigt Steuersätze können nur gelöscht werden, wenn sie keinen Artikeln zugeordnet sind. Alte Steuersätze sollen nicht gelöscht, sondern als "nicht verwendbar" markiert werden, da ev. noch offene Buchungen für die Fibu mit diesen Steuersätzen vorhanden sind.

16 14 Auftragsbearbeitung Fa. Reischenböck Basisdaten Artikelgruppen In diesem Fenster werden die maximal 100 Artikelgruppen für die Zuordnung der Artikel definiert. Sie benötigen mindestens 1 Artikelgruppe für die Anlage der eigentlichen Artikel. Beschreibung der Elemente des Fensters Im linken Teil des Fensters befindet sich eine Übersicht, in der alle bisher angelegten Artikelgruppen nach Nummern sortiert aufgelistet sind. Mit der Maus, den Pfeiltasten, den Bildtasten und den Blätterbuttons oben in der Toolbarleiste können die Daten durchgeblättert werden. Im rechten Teil des Fensters sehen Sie den jeweils markierten Datensatz im Detail. Folgende Funktionen können Sie über die Buttons der Toolbarleiste oder deren zugeordneten Funktionstasten durchführen: Neuer Datensatz (F2): Die Felder im rechten Teil des Fensters werden geleert, Sie können einen neuen Datensatz eingeben und diesen durch Drücken des Buttons Speichern oder Auslösen mit der Taste RETURN bestätigen. Dadurch wird der Datensatz in die Übersicht übertragen und nach seiner Nummer eingereiht. Datensatz ändern (F3): Sie können die Felder im rechten Teil des Fensters überschreiben und die Änderungen durch Drücken des Buttons Speichern oder Auslösen mit der Taste RETURN bestätigen. Dadurch werden die Änderungen auf den entsprechenden Datensatz in die Übersicht übertragen. Datensatz löschen (F10): Nach einer Rückfrage, ob Sie den Datensatz wirklich löschen wollen, wird der entsprechende Datensatz aus der Übersicht entfernt.

17 Programmbeschreibung 15 Beschreibung der Eingabefelder Gruppe: Artikelgruppe von 00-99, keine Duplikate erlaubt Text: 20-stellig. Artikelgruppen können nur gelöscht werden, wenn sie keinen Artikeln zugeordnet sind.

18 16 Auftragsbearbeitung Fa. Reischenböck Basisdaten Kundengruppen In diesem Fenster werden die maximal 100 Kundengruppen für die Zuordnung der Kunden definiert. Sie benötigen mindestens 1 Kundengruppe für die Anlage der eigentlichen Kunden. Beschreibung der Elemente des Fensters Im linken Teil des Fensters befindet sich eine Übersicht, in der alle bisher angelegten Kundengruppen nach Nummern sortiert aufgelistet sind. Mit der Maus, den Pfeiltasten, den Bildtasten und den Blätterbuttons oben in der Toolbarleiste können die Daten durchgeblättert werden. Im rechten Teil des Fensters sehen Sie den jeweils markierten Datensatz im Detail. Folgende Funktionen können Sie über die Buttons der Toolbarleiste oder deren zugeordneten Funktionstasten durchführen: Neuer Datensatz (F2): Die Felder im rechten Teil des Fensters werden geleert, Sie können einen neuen Datensatz eingeben und diesen durch Drücken des Buttons Speichern oder Auslösen mit der Taste RETURN bestätigen. Dadurch wird der Datensatz in die Übersicht übertragen und nach seiner Nummer eingereiht. Datensatz ändern (F3): Sie können die Felder im rechten Teil des Fensters überschreiben und die Änderungen durch Drücken des Buttons Speichern oder Auslösen mit der Taste RETURN bestätigen. Dadurch werden die Änderungen auf den entsprechenden Datensatz in die Übersicht übertragen. Datensatz löschen (F10): Nach einer Rückfrage, ob Sie den Datensatz wirklich löschen wollen, wird der entsprechende Datensatz aus der Übersicht entfernt.

19 Programmbeschreibung 17 Beschreibung der Eingabefelder Gruppe: Kundengruppe von 00-99, keine Duplikate erlaubt Text: 20-stellig. Kundengruppen können nur gelöscht werden, wenn sie keinen Kunden zugeordnet sind.

20 18 Auftragsbearbeitung Fa. Reischenböck Basisdaten Textbausteine In diesem Fenster werden vorgefertigte Textbausteine für die Erfassung bei den Auftragspositionen definiert. Beschreibung der Elemente des Fensters Im linken Teil des Fensters befindet sich eine Übersicht, in der alle bisher angelegten Textbausteine nach Kürzel sortiert aufgelistet sind. Mit der Maus, den Pfeiltasten, den Bildtasten und den Blätterbuttons oben in der Toolbarleiste können die Daten durchgeblättert werden. Im rechten Teil des Fensters sehen Sie den jeweils markierten Datensatz im Detail. Folgende Funktionen können Sie über die Buttons der Toolbarleiste oder deren zugeordneten Funktionstasten durchführen: Neuer Datensatz (F2): Die Felder im rechten Teil des Fensters werden geleert, Sie können einen neuen Datensatz eingeben und diesen durch Drücken des Buttons Speichern oder Auslösen mit der Taste RETURN bestätigen. Dadurch wird der Datensatz in die Übersicht übertragen und nach seiner Nummer eingereiht. Datensatz ändern (F3): Sie können die Felder im rechten Teil des Fensters überschreiben und die Änderungen durch Drücken des Buttons Speichern oder Auslösen mit der Taste RETURN bestätigen. Dadurch werden die Änderungen auf den entsprechenden Datensatz in die Übersicht übertragen. Datensatz löschen (F10): Nach einer Rückfrage, ob Sie den Datensatz wirklich löschen wollen, wird der entsprechende Datensatz aus der Übersicht entfernt.

21 Programmbeschreibung 19 Beschreibung der Eingabefelder Kürzel: Kurzbegriff des Bausteins, 5-stellig, autom. Großbuchstaben, keine Duplikate erlaubt Text: 74-stellig.

22 20 Auftragsbearbeitung Fa. Reischenböck Programmende Nach einer Rückfrage wird das Programm beendet und das Hauptfenster geschlossen. Wird zum Schließen des Hauptfensters der X Button rechts oben verwendet, so erfolgt keine Rückfrage und das Programm wird sofort geschlossen.

23 Programmbeschreibung Artikel verwalten Über diesen Menüpunkt können Sie Ihren Artikelbestand verwalten. Im linken Teil des Fensters befindet sich eine Übersicht, in der alle bisher angelegten Artikel nach Bezeichnung sortiert aufgelistet sind. Mit der Maus, den Pfeiltasten, den Bildtasten und den Blätterbuttons oben in der Toolbarleiste können die Daten durchgeblättert werden. Im rechten Teil des Fensters sehen Sie den jeweils markierten Datensatz im Detail. Folgende Funktionen können Sie über die Buttons der Toolbarleiste oder deren zugeordneten Funktionstasten durchführen: Neuer Datensatz (F2): Die Felder im rechten Teil des Fensters werden geleert, Sie können einen neuen Datensatz eingeben und diesen durch Drücken des Buttons Speichern oder Auslösen mit der Taste RETURN bestätigen. Dadurch wird der Datensatz in den ListView übertragen und nach seiner Nummer eingereiht. Datensatz ändern (F3): Sie können die Felder im rechten Teil des Fensters überschreiben und die Änderungen durch Drücken des Buttons Speichern oder Auslösen mit der Taste RETURN bestätigen. Dadurch werden die Änderungen auf den entsprechenden Datensatz im ListView übertragen. Datensatz löschen (F10): Nach einer Rückfrage, ob Sie den Datensatz wirklich löschen wollen, wird der entsprechende Datensatz aus dem ListView entfernt.

24 22 Auftragsbearbeitung Fa. Reischenböck Beschreibung der Eingabefelder Text: Artikelbezeichnung 74-stellig Gruppe: Auswahl der Artikelgruppe aus einer Listbox. Einheit: 3-stellige Mengeneinheit, die häufigste Einheit wird aus den Firmendaten vorgeschlagen Mwst: 2-stelliger Mwst-Satz, der häufigste Mwst-Satz wird aus den Firmendaten (Mwst-Satz 1) vorgeschlagen Ekp Nto / Ekp Bto: Einkaufspreis Netto/Brutto (abhä#ngig von Einstellungen in Firmendaten) im Format ,99 Vkp Nto / Vkp Bto: Verkaufspreis Netto/Brutto (anhängig von Einstellung in Firmendaten) im Format ,99 Rabatt: Artikelrabatt 0-99% Bemerkungen: 120-stellige Zusatztexte zum Artikel, werden bei allen Formularen mitangedruckt (sofern nicht leer) Zusätzlich werden noch die Felder VkMenge, VkUmsatz Netto, Anlagedatum und Letzte Bewegung angezeigt, die vom Programm autom. verwaltet werden. Die Artikelnummer wird autom. fortlaufend erstellt und dient rein internen Zwecken. Suche Durch Eingabe eines Begriffes ins Feld Suche Bezeichnung können Sie unabhängig von Groß- /Kleinschreibung direkt auf den passenden Artikel hinpositionieren.

25 Programmbeschreibung Artikel drucken Über diese Menüpunkte können 2 unterschiedliche Artikellisten ausgegeben werden. Die Daten werden ausschließlich dem Artikelstamm entnommen: Stammdatenliste: Diese Liste enthält die Artikelgruppe, Bezeichnung und Einheit, den Einkaufspreis, den Verkaufspreis, den Rabatt und den Mwst-Satz Umsatzliste: Diese Liste enthält die Artikelgruppe, Bezeichnung und Einheit, die bisher verkaufte Menge und den Verkaufswert Netto, das Anlagedatum, das Datum der letzten Bewegung und den Mwst-Satz Vor Ausgabe der gewünschten Artikelliste können Sie noch die Sortierreihenfolge (Artikelgruppe oder Bezeichnung) festlegen und eine Einschränkung der Daten vornehmen (von/bis). Durch Drücken des Buttons Start oder Auslösen mit der Taste RETURN wird die Ausgabe gestartet. Es erfolgt zuerst eine Ausgabe einer Vorschau am Bildschirm, die Sie dann bei Bedarf ausdrucken können. Eine Beschreibung der Vorschau am Bildschirm finden Sie unter Druckvorschau.

26 24 Auftragsbearbeitung Fa. Reischenböck Kunden verwalten Über diesen Menüpunkt können Sie Ihren Kundenbestand gemeinsam für alle Firmen verwalten. Außerdem können Sie über den Button Umsätze... alle getätigten Umsätze der Kunden detailiert in einem zusätzlichen Fenster anzeigen, auch wenn die abgerechneten Aufträge bereits gelöscht wurden! Im linken Teil des Fensters befindet sich eine Übersicht, in der alle bisher angelegten Kunden nach Zuname sortiert aufgelistet sind. Mit der Maus, den Pfeiltasten, den Bildtasten und den Blätterbuttons oben in der Toolbarleiste können die Daten durchgeblättert werden. Im rechten Teil des Fensters sehen Sie den jeweils markierten Datensatz im Detail. Folgende Funktionen können Sie über die Buttons der Toolbarleiste oder deren zugeordneten Funktionstasten durchführen: Neuer Datensatz (F2): Die Felder im rechten Teil des Fensters werden geleert, Sie können einen neuen Datensatz eingeben und diesen durch Drücken des Buttons Speichern oder Auslösen mit der Taste RETURN bestätigen. Dadurch wird der Datensatz in den ListView übertragen und nach seiner Nummer eingereiht. Datensatz ändern (F3): Sie können die Felder im rechten Teil des Fensters überschreiben und die Änderungen durch Drücken des Buttons Speichern oder Auslösen mit der Taste RETURN bestätigen. Dadurch werden die Änderungen auf den entsprechenden Datensatz im ListView übertragen. Datensatz löschen (F10): Nach einer Rückfrage, ob Sie den Datensatz wirklich löschen wollen, wird der entsprechende Datensatz aus dem ListView entfernt.

27 Programmbeschreibung 25 Beschreibung der Eingabefelder Anrede: 25-stellig Titel: 10-stellig Zuname: 25-stellig Vorname: 15-stellig Zusatz: Zusatzbezeichnung bei Firmen oder zu Handen, 25-stellig Strasse: 25-stellig Land: 3-stellig, autom. Großbuchstaben Plz: 5-stellig im Format Ort: 20-stellig, wird wenn möglich autom. anhand der Plz vorgeschlagen Gruppe: Auswahl der Artikelgruppe aus einer Listbox, die häufigste Gruppe wird aus den Firmendaten vorgeschlagen Tel. Büro: 15-stellige Telefonnummer Büro Tel. privat: 15-stellige Telefonnummer privat Fax: 15-stellige Faxnummer Rabatt: Kundenrabatt von 0-99% Ziel: 2-stufiges Zahlungsziel im Format Tage/Skonto/Nettotage (z.b. 14/2/30 für 14 Tage mit 2% Skonto oder 30 Tage netto) Uidnr: 12-stellige Uidnr, autom. Großbuchstaben Geburt: Geburtsdatum im Format TT.MM.JJJJ Bemerkungen: 120-stellige mehrzeilige Bemerkungen Zusätzlich werden noch folgende Felder angezeigt: Kndnr: Die interne Kundennummer wird fortlaufend erstellt und dient rein programmtechnischen Zwecken Ktonr Fibu: Sobald eine Rechnung oder Gutschrift endgültig gedruckt wird, erhält der Kunde eine Kontonummer für die Fibu ( ) und die Buchung wird gemeinsam mit den Stammdaten in die Buchhaltung übergeben Umsatz Brutto Anlagedatum Letzte Bewegung

28 26 Auftragsbearbeitung Fa. Reischenböck Suche Durch Eingabe eines Begriffes ins Feld Suche Zuname können Sie unabhängig von Groß- /Kleinschreibung direkt auf den passenden Kunden hinpositionieren. Import Wenn Sie im Programmverzeichnis eine Datei mit dem Namen DOIMPORT und ohne Inhalt erstellen, erhalten Sie einen zusätzlichen Button Import... angezeigt. Über diesen Button können die Kunden aus dem alten Programm übernommen werden. Gehen Sie wie folgt vor: Wählen Sie über den Button... die Kundendatei KUNDEN.DAT Wählen Sie duch Anhaken der Checkbox vorher löschen?, ob die bestehenden Kunden im Programm CoRa-RBFakt vor dem Import gelöscht werden sollen Starten Sie den Import durch Drücken des Buttons Start Die importierten Kunden werden in einer Liste am Bildschirm angezeigt. Sind bereits Aufträge erfaßt, können die Kunden nicht importiert werden und das Programm bringt eine entsprechende Meldung. Um den Button Import... wieder auszublenden, sobald der Kundenimport erledigt ist, löschen Sie einfach die Datei DOIMPORT im Programmverzeichnis.

29 Programmbeschreibung Kunden drucken Über diese Menüpunkte können 2 unterschiedliche Kundenlisten, Adressetiketten und eine Mailingliste für die Weiterverarbeitung in Office-Programmen ausgegeben werden. Die Daten werden ausschließlich den Kundenstammdaten entnommen: Stammdatenliste: Diese Liste enthält die Kundengruppe, die Adressdaten, die Telefonnummern, Rabatt und Zahlungsziel Umsatzliste: Diese Liste enthält die Adressdaten, den Umsatz Brutto, das Anlagedatum und das Datum der letzten Bewegung Etikettendruck: Die Daten werden auf A4-Etikettenbögen ((3x8 Etiketten je A4) gedruckt Mailingliste. Die Daten werden im CSV-Format in einer Datei mit dem Namen MAILING.DAT gespeichert Vor Ausgabe der gewünschten Kundenliste können Sie noch die Sortierreihenfolge (Kundengruppe, Name oder Postleitzahl) festlegen und eine Einschränkung der Daten vornehmen (von/bis). Durch Drücken des Buttons Start oder Auslösen mit der Taste RETURN wird die Ausgabe gestartet.

30 28 Auftragsbearbeitung Fa. Reischenböck Etikettendruck Vor Ausgabe der Etiketten können Sie noch die Startetikette wählen, wenn Sie einen angefangenen Bogen verwenden. Es erfolgt zuerst eine Ausgabe einer Vorschau am Bildschirm, die Sie dann bei Bedarf ausdrucken können. Eine Beschreibung der Vorschau am Bildschirm finden Sie unter Druckvorschau.

31 Programmbeschreibung Auftrag verwalten Über diesen Menüpunkt werden die Aufträge (Auftragsköpfe und Positionen) verwaltet. Außerdem können sämtliche Formulare (Angebote, Rechnungen, Lieferscheine und Gutschriften) direkt aus dem Auftragskopf gedruckt werden. Die Verwaltung der Aufträge findet auf 2 Karteikarten statt: Aufträge: Auf der Vorderseite werden die Ausftragsköpfe in einer Übersicht angezeigt und können dort direkt bearbeitet werden. Positionen: Auf der Rückseite werden die Positionen eines einzelnen Auftrags bearbeitet. Karteikarte Aufträge Beschreibung der Elemente der Karteikarte Aufträge Im linken Teil des Fensters befindet sich eine Übersicht, in der alle bisher angelegten Aufträge nach Auftragsnummern sortiert aufgelistet sind. Mit der Maus, den Pfeiltasten, den Bildtasten und den Blätterbuttons oben in der Toolbarleiste können die Daten durchgeblättert werden. Im rechten Teil des Fensters sehen Sie den jeweils markierten Datensatz im Detail. Folgende Funktionen können Sie über die Buttons der Toolbarleiste oder deren zugeordneten Funktionstasten durchführen: Neuer Datensatz (F2): Die Felder im rechten Teil des Fensters werden geleert, Sie können einen neuen Datensatz eingeben und diesen durch Drücken des Buttons Speichern oder Auslösen mit der Taste RETURN bestätigen. Dadurch wird der Datensatz in die Übersicht übertragen und nach seiner Nummer eingereiht. Datensatz ändern (F3): Sie können die Felder im rechten Teil des Fensters überschreiben und die Änderungen durch Drücken des Buttons Speichern oder Auslösen mit der Taste RETURN bestätigen. Dadurch werden die Änderungen auf den entsprechenden Datensatz in die Übersicht übertragen. Datensatz löschen (F10): Nach einer Rückfrage, ob Sie den Datensatz wirklich löschen wollen, wird der entsprechende Datensatz aus der Übersicht entfernt.

32 30 Auftragsbearbeitung Fa. Reischenböck Beschreibung der Eingabefelder Rechnungsadresse: Über den Button Kunde... kann der Kunde für diesen Auftrag ausgewählt werden, bei Neuanlage wird das Kundenfenster autom. aufgeklappt Lieferadresse: 4x25-stellig (falls abweichend von Rechnungsadresse) Auftragstyp: Wählen Sie aus der Listbox, ob es sich um ein Angebot, eine Rechnung oder eine Gutschrift handelt (Lieferscheine werden nicht separat ausgewählt, sondern können mit den Rechnungen mitgedruckt werden) Lieferzeitr: Lieferzeitraum 25-stellig Best. durch: Bestellt durch, 25-stellig Best. Datum: Bestelldatum im Format TT.MM.JJJJ Rabatt: Kopfrabatt von 9-99%, wird autom. vom Kundenstamm vorgeschlagen und gilt für alle Positionen des Auftrags Mwst: Mwst-Satz für den Auftrag, wird autom. aus den Steuersätzen vorgeschlagen und gilt für den gesamten Auftrag Netto / Brutto: Wählen Sie, ob der Auftrag mit Netto- (Mwst wird hinzugerechnet) oder Bruttopreisen (Mwst wird abgezogen) abgerechnet wird, der Vorschlag erfolgt anhand der Eingabe in den Firmendaten Wenn die Felder Mwst und Netto/ Brutto nachträglich geändert werden, erhalten Sie einen Hinweis, daß ev. die Positionen zu kontrollieren und zu korrigieren sind, da die Preise bei den Positionen nicht automatisch umgeändert werden. Der Kunde kann nicht mehr geändert werden, sobald der Auftrag abgerechnet wurde (= sobald das Formular des gewählten Auftragstyps endgültig gedruckt wurde). Die Rechnungsadresse wird nach Auswahl eines Kunden angezeigt, kann aber nicht geändert werden (dies müßte bei Bedarf im Menüpunkt Kunden verwalten erfolgen), sie ist immer aktuell aus den Kundendaten.

33 Programmbeschreibung 31 Sortierung und Suche Durch Klicken auf die Spaltenüberschrift der Spalten Auftrag, Nr und Zuname kann die Sortierreihenfolge geändert werden. Die gewählte Sortierreihenfolge wird durch Anzeige eines * in der jeweiligen Spaltenüberschrift dargestellt, außerdem ändert sich die Beschriftung des Suchfeldes. Durch Eingabe eines Begriffes ins Suchfeld kann direkt auf den jeweiligen Auftrag hingesprungen werden. Über die Checkbox Alle Aufträge? wird ausgewählt, ob Sie alle Aufträge (inkl. bereits abgerechnete) oder nur die noch offenen Aufträge sehen möchten. Voreinstellung ist nur die offenen Aufträge. Auftrag drucken Je nach gewähltem Auftragstyp können Sie über die Buttons im Rahmen Ausdruck das Angebot, die Rechnung, den Lieferschein oder die Gutschrift für diesen Auftrag ausdrucken. Über die Checkbox Endgültig? wählen Sie, ob es ein endgültiger Druck (mit Vergabe einer neuen fortlaufenden Nummer) oder ein vorläufiger Druck werden soll. Über die Checkbox Komplett? können Sie das Kopflogo und die Fußtexte mitdrucken lassen, um das Formular z.b. über einen PDF-Druckertreiber als PDF zu speichern oder als Mail zu versenden.

34 32 Auftragsbearbeitung Fa. Reischenböck Kundenauswahl Über den Button Kunde... oder bei Neuanlage autom. erscheint das Fenster Kundenauswahl. Hier können Sie einen Kunden für den Auftrag durch markieren und Button OK oder durch Doppelklick auswählen. Durch Eingabe eines Namens ins Suchfeld springt das Programm direkt zum gewünschten Kunden. Wenn Sie keinen Kunden auswählen, sondern mit dem Button Abbruch abbrechen, stehen Sie am Auftragskopf noch immer in der Änderungs- oder Neuanlagefunktion. Wenn Sie den Auftrag wechseln möchten, müssen Sie diese erst über die Taste ESC oder den Button Abbruch abbrechen.

35 Programmbeschreibung 33 Karteikarte Positionen Beschreibung der Elemente der Karteikarte Positionen Im linken Teil des Fensters befindet sich eine Übersicht, in der alle bisher angelegten Positionen (Artikel und Texte) in der Reihenfolge der Eingabe sortiert aufgelistet sind. Mit der Maus, den Pfeiltasten, den Bildtasten und den Blätterbuttons oben in der Toolbarleiste können die Daten durchgeblättert werden. Im rechten Teil des Fensters sehen Sie den jeweils markierten Datensatz im Detail. Folgende Funktionen können Sie über die Buttons der Toolbarleiste oder deren zugeordneten Funktionstasten durchführen: Neuer Datensatz (F2): Die Felder im rechten Teil des Fensters werden geleert, Sie können einen neuen Datensatz eingeben und diesen durch Drücken des Buttons Speichern oder Auslösen mit der Taste RETURN bestätigen. Dadurch wird der Datensatz in die Übersicht übertragen und nach seiner Nummer eingereiht. Datensatz ändern (F3): Sie können die Felder im rechten Teil des Fensters überschreiben und die Änderungen durch Drücken des Buttons Speichern oder Auslösen mit der Taste RETURN bestätigen. Dadurch werden die Änderungen auf den entsprechenden Datensatz in die Übersicht übertragen. Datensatz löschen (F10): Nach einer Rückfrage, ob Sie den Datensatz wirklich löschen wollen, wird der entsprechende Datensatz aus der Übersicht entfernt.

36 34 Auftragsbearbeitung Fa. Reischenböck Beschreibung der Eingabefelder bei Artikelpositionen Artikel/Textauswahl: Über den Button Artikel/Text... kann der Artikel für diese Position ausgewählt werden, bei Neuanlage wird das Fenster Positionsauswahl autom. aufgeklappt Sort: Sortierfolge 4-stellig, wird in 10er-Schritten autom. vergeben und kann für Umreihungen geändert werden Menge: Menge im Format 99999,9 Vkp Nto oder Vkp Bto: Geben Sie den Verkaufspreis im Format ,99 ein (Netto oder Brutto je nach Auswahl beim Auftragskopf) Rabatt: Positionsrabatt von 0-99%, wird vom Auftragskopf autom. vorgeschlagen Bezeichnung: 74-stellig, kann für jeden Artikel ergänzt oder überschrieben werden Der Wert Nto / Wert Bto wird autom. durch Eingabe der Felder Menge und Vkp errechnet. Die Einheit wird nach Auswahl eines Artikels angezeigt, kann aber nicht geändert werden (dies müßte bei Bedarf im Menüpunkt Artikel verwalten erfolgen). Beschreibung der Eingabefelder bei Textpositionen Artikel/Textauswahl: Über den Button Artikel/Text... kann der Text für diese Position ausgewählt werden, bei Neuanlage wird das Fenster Positionsauswahl autom. aufgeklappt Sort: Sortierfolge 4-stellig, wird in 10er-Schritten autom. vergeben und kann für Umreihungen geändert werden Bezeichnung: 74-stellig, kann für jeden Text händisch ergänzt oder überschrieben werden

37 Programmbeschreibung 35 Artikelauswahl Über den Button Artikel/Text... oder bei Neuanlage autom. erscheint das Fenster Positionsauswahl. Bei Einstellung Texte können Sie einen Textbaustein für die Position durch markieren und Button OK oder durch Doppelklick auswählen. Durch Eingabe einer Bezeichnung ins Suchfeld springt das Programm direkt zum gewünschten Textbaustein.

38 36 Auftragsbearbeitung Fa. Reischenböck Textauswahl Über den Button Artikel/Text... oder bei Neuanlage autom. erscheint das Fenster Positionsauswahl. Bei Einstellung Text können Sie einen Textbaustein für die Position durch markieren und Button OK oder durch Doppelklick auswählen. Durch Eingabe einer Bezeichnung ins Suchfeld springt das Programm direkt zum gewünschten Textbaustein. Wenn Sie keinen Artikel und keinen Textbaustein auswählen, sondern mit dem Button Abbruch abbrechen, stehen Sie bei der Position noch immer in der Änderungs- oder Neuanlagefunktion. Wenn Sie die Position wechseln möchten, müssen Sie diese erst über die Taste ESC oder den Button Abbruch abbrechen.

39 Programmbeschreibung Auftrag drucken Mit diesem Menüpunkt können Sie die Aufträge in einem Bereich von/bis ausdrucken, der Typ des Ausdruckes richtet sich nach dem Auftragstyp am Auftragskopf (Angebote, Rechnungen und Gutschriften). Lieferscheine können hiermit nicht gedruckt werden. Über die Checkbox Endgültig? wählen Sie, ob es ein endgültiger Druck (mit Vergabe einer neuen fortlaufenden Nummer) oder ein vorläufiger Druck werden soll. Vorschau Von/Bis Auftragsnummer: Eingabe des zu druckenden Bereiches nach Auftragsnummern Endgültig? Über diese Checkbox wählen Sie, ob es ein endgültiger Druck (mit Vergabe einer neuen fortlaufenden Nummer) oder ein vorläufiger Druck werden soll Drucker: Auswahl des gewünschten Druckers Nachdruck Von/Bis Rechnungsnummer: Eingabe des zu druckenden Bereiches nach Recvhnungsnummern Komplett? Über diese Checkbox können Sie das Kopflogo und die Fußtexte mitdrucken lassen, um das Formular z.b. über einen PDF-Druckertreiber als PDF zu speichern oder als Mail zu versenden.

40 38 Auftragsbearbeitung Fa. Reischenböck Umsatzlisten nach Artikelgruppen Diese Auswertung erstellt Ihnen eine Umsatzliste für den gewählten Zeitraum nach Artikelgruppen, wahlweise verdichtet oder detailiert. Ausgegeben werden folgende Werte: Artikelgruppe, Bezeichnung Umsatz Netto pro Gruppe bei detailiert zusätzlich für jede Position Auftragsnummer, Rechnungs-/Gutschriftennummer, Rechnungs-/Gutschriftendatum, Kunde, Menge, Umsatz Netto Vor Ausgabe der Auswertung wählen Sie noch den gewünschten Zeitraum (Datum von/bis), der innerhalb des aus der ListBox ausgewählten Jahres liegen muß. Außerdem schränken Sie den Bereich durch Auswahl von/bis Artikelgruppe aus der Listbox ein. Durch Drücken des Buttons Start oder Auslösen mit der Taste RETURN wird die Ausgabe gestartet. Es erfolgt zuerst eine Ausgabe einer Vorschau am Bildschirm, die Sie dann bei Bedarf ausdrucken können. Eine Beschreibung der Vorschau am Bildschirm finden Sie unter Druckvorschau Umsatzlisten nach Kundengruppen Diese Auswertung erstellt Ihnen eine Umsatzliste für den gewählten Zeitraum nach Kundengruppen, wahlweise verdichtet oder detailiert. Ausgegeben werden folgende Werte: Kundengruppe, Bezeichnung Umsatz Netto pro Gruppe bei detailiert zusätzlich für jede Position Auftragsnummer, Rechnungs-/Gutschriftennummer, Rechnungs-/Gutschriftendatum, Artikel, Menge, Umsatz Netto

41 Programmbeschreibung 39 Vor Ausgabe der Auswertung wählen Sie noch den gewünschten Zeitraum (Datum von/bis), der innerhalb des aus der ListBox ausgewählten Jahres liegen muß. Außerdem schränken Sie den Bereich durch Auswahl von/bis Kundengruppe aus der Listbox ein. Durch Drücken des Buttons Start oder Auslösen mit der Taste RETURN wird die Ausgabe gestartet. Es erfolgt zuerst eine Ausgabe einer Vorschau am Bildschirm, die Sie dann bei Bedarf ausdrucken können. Eine Beschreibung der Vorschau am Bildschirm finden Sie unter Druckvorschau Umsatzlisten nach Artikel Diese Auswertung erstellt Ihnen eine Umsatzliste für den gewählten Zeitraum nach Artikel, wahlweise verdichtet oder detailiert. Ausgegeben werden folgende Werte: Artikelbezeichnung Umsatz Netto pro Artikel bei detailiert zusätzlich für jede Position Auftragsnummer, Rechnungs-/Gutschriftennummer, Rechnungs-/Gutschriftendatum, Menge, Umsatz Netto, Mwst Vor Ausgabe der Auswertung wählen Sie noch den gewünschten Zeitraum (Datum von/bis), der

42 40 Auftragsbearbeitung Fa. Reischenböck innerhalb des aus der ListBox ausgewählten Jahres liegen muß. Außerdem schränken Sie den Bereich durch Auswahl von/bis Artikel aus der Listbox ein. Durch Drücken des Buttons Start oder Auslösen mit der Taste RETURN wird die Ausgabe gestartet. Es erfolgt zuerst eine Ausgabe einer Vorschau am Bildschirm, die Sie dann bei Bedarf ausdrucken können. Eine Beschreibung der Vorschau am Bildschirm finden Sie unter Druckvorschau Umsatzlisten nach Kunden Diese Auswertung erstellt Ihnen eine Umsatzliste für den gewählten Zeitraum nach Kunden, wahlweise verdichtet oder detailiert. Ausgegeben werden folgende Werte: Kunde mit Adresse Umsatz Netto pro Artikel bei detailiert zusätzlich für jede Position Auftragsnummer, Rechnungs-/Gutschriftennummer, Rechnungs-/Gutschriftendatum, Menge, Umsatz Netto, Mwst Vor Ausgabe der Auswertung wählen Sie noch den gewünschten Zeitraum (Datum von/bis), der innerhalb des aus der ListBox ausgewählten Jahres liegen muß. Außerdem schränken Sie den Bereich durch Auswahl von/bis Kunde aus der Listbox ein. Durch Drücken des Buttons Start oder Auslösen mit der Taste RETURN wird die Ausgabe gestartet. Es erfolgt zuerst eine Ausgabe einer Vorschau am Bildschirm, die Sie dann bei Bedarf ausdrucken können. Eine Beschreibung der Vorschau am Bildschirm finden Sie unter Druckvorschau Umsatzlisten nach Auftrag Diese Auswertung erstellt Ihnen eine Umsatzliste für den gewählten Zeitraum nach Aufträgen, wahlweise verdichtet oder detailiert. Ausgegeben werden folgende Werte: Auftrag, Rechnungs-/Gutschriftennummer, Datum, Kunde mit Adresse Umsatz Netto pro Artikel bei detailiert zusätzlich für jede Position Artikel, Menge, Umsatz Netto, Mwst

43 Programmbeschreibung 41 Vor Ausgabe der Auswertung wählen Sie noch den gewünschten Zeitraum (Datum von/bis), der innerhalb des aus der ListBox ausgewählten Jahres liegen muß. Außerdem schränken Sie den Bereich durch Auswahl von/bis Auftrag aus der Listbox ein. Durch Drücken des Buttons Start oder Auslösen mit der Taste RETURN wird die Ausgabe gestartet. Es erfolgt zuerst eine Ausgabe einer Vorschau am Bildschirm, die Sie dann bei Bedarf ausdrucken können. Eine Beschreibung der Vorschau am Bildschirm finden Sie unter Druckvorschau Umsatzexport CSV Mit diesem Menüpunkt können Sie Ihre Umsätze im CSV-Format zur Weiterverarbeitung in Office- Programmen (z.b. grafische Darstellung) exportieren. Vor Ausgabe der Auswertung wählen Sie noch den gewünschten Zeitraum (Datum von/bis), der innerhalb des aus der ListBox ausgewählten Jahres liegen muß. Außerdem schränken Sie den Bereich durch Auswahl von/bis Auftrag aus der Listbox ein. Durch Drücken des Buttons Start oder Auslösen mit der Taste RETURN wird die Ausgabe gestartet.

44 42 Auftragsbearbeitung Fa. Reischenböck Sonstiges Firmenwechsel Mit diesem Menüpunkt können Sie in eine andere Firma wechseln, die Bezeichnung der jeweils aktiven Firma sehen Sie in der Titelzeile des Hauptfensters. Wenn Sie keine Firma auswählen sondern Abbrechen, wird das Programm beendet Sonstiges Fibuüberleitung Mit diesem Menüpunkt können die durch endgültig gedruckte Rechnungen und Gutschriften inzwischen angefallenen Buchungssätze für den Import in die RZL-Fibu bereitgestellt werden. Die Routine erstellt 2 ANSI-Exportdateien (Debitorenstammsätze Debitor.txt und Buchungssätze Eurobu.txt), diese müssen in der RZL-Fibu ausgewählt und importiert werden. Wenn die Exportdateien bereits vorhanden sind, zeigt das Programm die darin enthaltenen Buchungssätze automatisch an. Dadurch können Sie kontrollieren, ob diese Buchungen bereits in die Fibu importiert worden sind, bevor Sie den neuerlichen Export starten. Übernahme bis einschließlich: Über die Eingabe eines Datums können die Buchungen gegen ein neues Geschäftsjahr abgegrenzt werden, wenn in der Fibu noch kein Jahreswechsel

45 Programmbeschreibung 43 durchgeführt wurde. Danach starten Sie den Export über den Button Start. Wenn die Exportdateien bereits vorhanden sind, weist Sie das Programm nochmals darauf hin und Sie können hier ein letztes Mal entscheiden: OK: Sie sind sicher, daß die Daten bereits in die Fibu übernommen wurden und deshalb kann das Programm den Export starten und die alten Daten überschreiben (in diesem Fall wurde beim letzten Import in die Fibu nur vergessen, das Häkchen zu setzen, wodurch die Daten nach dem Import gelöscht werden). Abbrechen: Sie sind nicht sicher, daß die in den Exportdateien gespeicherten Daten bereits in die Fibu importiert wurden und möchten dies nochmals kontrollieren. Die neu exportierten Buchungen werden zugleich mit dem Datenexport angezeigt. Nun müssen Sie die RZL-Fibu starten und die exportierten Buchungen dort importieren und verbuchen Sonstiges Datenbestände Dieser Menüpunkt gibt Ihnen einen Überblick über die gespeicherten Datenmengen, wobei Sie über die ListBox Umsätze das jeweilige Jahr auswählen können, da die Umsätze jahresweise gespeichert werden.

46 44 Auftragsbearbeitung Fa. Reischenböck Jede Artikelposition bei Rechnungen und Gutschriften erstellt einen Datensatz in der Umsatzdatei des Jahres. Umsätze werden erst gespeichert, wenn der Beleg endgültig gedruckt wird Sonstiges Reindex Diesen Menüpunkt sollten Sie immer verwenden, wenn das Programm nicht ordnungsgemäß beendet wurde. Ursache dafür könnte z.b. sein: ein Programmabsturz ein Windowsabsturz oder Hangup ein Hardwareproblem (z.b. Stromausfall) Wenn Sie danach das Programm erstmalig wieder starten, sollten Sie zuerst diesen Menüpunkt auf einem Arbeitsplatz (am Besten auf demjenigen, wo die Daten gespeichert sind) durchlaufen lassen, bevor Sie irgendwelche anderen Arbeiten im Programm durchführen. Durch den Absturz konnten ev. Daten nicht mehr oder nicht mehr korrekt zurückgeschrieben werden. Wenn Sie diesen Menüpunkt nicht durchführen und mit einem fehlerhaften Datenbestand weiterarbeiten, ist nicht gewährleistet, daß das Programm noch ordnungsgemäß funktioniert! Diese Routine prüft alle Datenbanken, schließt alles ordnungsgemäß ab und legt die Indexe dazu neu an. Unvollständige oder falsch zugeordnete Daten werden ausgemistet und gelöscht. Außerdem wird der Zugriff auf die Daten durch die Neuanlage der Indexe beschleunigt, was auch

47 Programmbeschreibung 45 bei einem funktionsfähigen Datenbestand von Vorteil sein kann. Wird die Routine auf einen funktionierenden Datenbestand angewandt, so ist das kein Problem, da keine Daten dadurch verändert werden! Sonstiges Abgerechnete Aufträge löschen Mit diesem Menüpunkt können die abgerechneten (= endgültig gedruckten) Aufträge gelöscht werden. Dies ist zwar nicht unbedingt notwendig, da bei heutigen Rechnern die Speicherkapazität auf der Festplatte kein Problem ist. Sollte jedoch das Arbeiten bei den Aufträgen (insbesondere das Umschalten zwischen alle Aufträge und offene Aufträge) oder die Datensicherung sichtbar langsamer werden, kann die Datenmenge und damit die Geschwindigkeit hiermit erhöht werden. bis einschließlich: Über die Eingabe eines Datums kann festgelegt werden, bis wohin ältere Aufträge gelöscht werden sollen, neuere Aufträge bleiben gespeichert. inkl. Angebote? Durch Anklicken dieser Checkbox werden Angebote ebenfalls gelöscht, andernfalls bleiben sie gespeichert. Was bewirkt das Löschen von Aufträgen? Gelöschte Aufträge (Angebote, Rechnungen und Gutschriften) können nicht mehr nachgedruckt werden Gelöschte Aufträge können nicht mehr als Kopierbasis verwendet werden Gelöschte Angebote verschwinden zur Gänze, bei Rechnungen und Gutschriften bleiben jedoch die einzelnen Artikelumsätze gespeichert und könne in den Auswertungen oder über Stammdaten / Kunden / Button Umsätze angezeigt werden

48 46 Auftragsbearbeitung Fa. Reischenböck Hilfe Doku Dieser Menüpunkt bringt diese Doku zur Anzeige Hilfe Über Zeigt ein kleines Fenster mit einigen Informationen zum Programm CoRa-Gastro an. Wichtig ist ev. die Versionsnummer des Programmes, wobei sich diese in verschiedene Teile gliedert, gezeigt am Beispiel V1.0/1.00 (2.7B): V1.0 ist die Version des Datenbestandes /1.00 ist die Version des Programmstandes (2.7B) ist die Compiler-Version mit der das Programm entwickelt wurde Daten- und Programmversion sollten bis zur Zehntelstelle (Major-Release) übereinstimmen, damit das Programm korrekt funktioniert. Die Hundertstelstelle bei der Programmversion zeigt Minor-Releases, wo nur optische und programminterne Änderungen jedoch keine Änderungen am Datenbestand durchgeführt wurden.

49 Programmbeschreibung Druckvorschau Alle Auswertungen, werden zuerst am Bildschirm in einem Vorschaufenster ausgegeben. Hier können Sie durchgeblättert und kontrolliert werden, bevor sie auf den Drucker ausgegeben werden. In diesem Vorschaufenster finden Sie folgende Buttons zu Ihrer Verfügung: Vorschau schließen Auswertung auf den Drucker ausgeben Auswertung in verschiedenen Formaten speichern Vorschau durchblättern Gehe zu Seite Seite vergrößern Seite verkleinern Wird die Auswertung auf den Drucker ausgegeben, so erfolgt zuvor noch die Anzeige des Windows-Drucker-Dialogs, wo der Drucker ausgewählt bzw. eingestellt werden kann. Der in den Firmendaten eingestellte Belegdrucker wird vorgeschlagen.

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51 Kapitel III

52 50 Auftragsbearbeitung Fa. Reischenböck 3 Anhang 3.1 Fragen und Antworten Ist das Programm mehrplatzfähig? Durch die Vernetzung von mehreren Computern kann von bis zu 9 Arbeitsplätzen auf die Daten zugleich zugegriffen werden. Dabei sind die Daten und das Programm nur auf einem Rechner gespeichert (Server), alle anderen starten das Programm nur über das Netzwerk und haben einzig das Icon am Desktop. Ist das Programm mandantenfähig? Es können bis zu 99 Firmen parallel bearbeitet werden, wobei alle Firmen auf die gleichen Kundengruppen und Kunden zugreifen. Welche Hardware kann ich einsetzen? Es genügt ein Standard-PC mit einem normalen Windows-Drucker, als Betriebssystem können Sie sämtliche Windowsversionen einsetzen (außer Win3.1). 3.2 Aufstellung der verwendeten Datenfiles Im Installationsverzeichnis befinden sich die gemeinsamen Kundengruppen und Kunden: KGR.DBF und KGR.CDX: Kundengruppen KND.DBF und KND.CDX: Kunden Alle Dateien der einzelnen Mandanten befinden sich in Unterordnern FIRMAxx, wobei die beiden xx durch die jeweilige Firmennummer ersetzt werden: AGR.DBF und AGR.CDX: Artikelgruppen ART.DBF und ART.CDX: Artikel AKO.DBF und AKO.CDX: Auftragsköpfe APO.DBF und APO.CDX: Auftragspositionen TXT.DBF und TXT.CDX: Textbausteine MWS.DBF und MWS.CDX: Steuersätze KRS.DBF: Nummernkreise FDT.INI: Firmendaten UMSjjjj.DBF und UMSjjjj.CDX: Umsätze des jeweiligen Jahres jjjj Die Dateien *.DBF beinhalten die eigentlichen Daten, die Dateien *.CDX beinhalten einen Index (wie in einem Buch das Inhaltsverzeichnis) für den Zugriff auf die Daten. Die Dateien *.CDX sind zwar für das Arbeiten wichtig, können jedoch jederzeit wieder aus den gleichnamigen Dateien *.DBF aufgebaut werden, was das Programm autom. macht, wenn eine dieser Dateien fehlt. Für die Sicherung ist es daher wichtig, zumindest alle Dateien *.DBF und *.INI zu sichern!

53 Index 51 Index - A - alle Aufträge 45 Angebote 4, 10, 29, 37 ANSI-Dateien 42 Arbeitsplätze 4 Artikelbestand 21 Artikelgruppe 14 Artikellisten 23 Artikelnummern 21 Artikelpositionen 43 Artikelstammdaten 23 Auftrag drucken 29, 37 Aufträge 29 Auftragskopf 29 Auftragspositionen 29 Auftragstyp 29 Auftragsverwaltung 4 Auswertungen 47 - B - Bildschirmauflösung 4 Bildtasten 14, 16, 18 Blätterbuttons 14, 16, 18 Bruttopreise 29 Buchhaltung 24 Buchungssätze 42 - C - Checkbox 29 Compiler 46 CSV-Format 4, 27, 41 - D - Daten 50 Datenbestand 44, 46 Datenexport 4 Datenmengen 43 Datensicherung 5, 45, 50 Datenversion 46 Debitorenstammsätze 42 Deinstallation 5 Desktopicon 4, 5 detailiert 38, 39, 40 Doku 46 - E - Einschränkung der Ausgabe 23, 27 endgültig 29, 37, 43, 45 Etiketten 27 - F - Firmendaten 10 Firmenwechsel 8, 42 Funktionstasten 14, 16, 18 - G - Generationensicherung 5 Geschäftsjahr 42 Gutschriften 4, 10, 29, 37, 43 - H - Hangup 44 Hardwareproblem 44 Hauptfenster 8, 20 Hauptspeicher 4 Hilfe 46 - I - Index 50 Installation 4 Installationsumfang 4 Installationsverzeichnis 50 - J - Jahreswechsel 42 - K - Karteikarten 10, 29 komplett 37 Kopfrabatt 29 Kopierbasis 45 Kundenauswahl 29

54 52 Auftragsbearbeitung Fa. Reischenböck Kundenbestand 24 Kundengruppe 16 Kundenimport 24 Kundenlisten 27 Kundennummern 24 Kundenstammdaten 27 - L - Lieferadresse 29 Lieferscheine 4, 10, 29, 37 ListBox 21, 24, 38, 39, 40, 43 - M - Mailing 27 Major-Release 46 Mandanten 4, 50 mandantenfähig 4, 50 mehrplatzfähig 4, 50 Menüstruktur 8 Minor-Release 46 - N - Nachdruck 37, 45 Netto / Brutto 29 Nettopreise 29 NOLOGIN 8 - O - offene Aufträge 45 Office-Programme 41 Onlinehelp 46 - P - Pfeiltasten 14, 16, 18 Positionsauswahl 29 Programmabsturz 44 Programmende 20 Programmstand 46 Programmversion 46 Programmverzeichnis 8 - R - Rechnungsadresse 29 Registry 4 Reindex 44 RZL-FIbu 42 - S - Sortierreihenfolge 23, 27, 29 Spaltenüberschrift 29 Speicherkapazität 45 Stammdaten 23, 27 Startetikette 27 Stromausfall 44 Suchbegriff 21, 24 Suche 21, 24, 29 Suchfeld 29 Systemvoraussetzungen 4 - T - Textbausteine 18 Toolbarleiste 14, 16, 18, 21, 24 - U - Umsätze 23, 27, 43 Umsatzliste 38, 39, 40 Unterordner 50 USB-Stick 5 - V - verdichtet 38, 39, 40 Versionsnummer 46 Vista 4 Vorgabewerte 10 vorläufig 29, 37, 43, 45 Vorschau 37 Vorschau am Bildschirm 23, 27, 38, 39, 40, 47 Vorschaufenster 47 - W - Windows7 4 Windowsabsturz 44 Windows-Drucker-Dialog 47 Windowsversion 4 Rechnungen 4, 10, 29, 37, 43