Handbuch. avestrategy BI. Pooldatenbank Portfoliomanagement Risikomanagement

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1 Handbuch avestrategy BI Pooldatenbank Portfoliomanagement Risikomanagement Stand: Februar 2014

2 Ein Produkt der BBT GmbH Der Inhalt dieses Handbuches unterliegt dem Urheberrecht der BBT GmbH und darf ohne unsere schriftliche Einwilligung nicht durch Dritte weiterverbreitet, vervielfältigt oder veröffentlicht werden, insbesondere nicht zu kommerziellen Zwecken. Warennamen werden ohne Gewährleistung der freien Verwendbarkeit benutzt. Alle getroffenen Aussagen sind nach unserem besten Wissen zum Zeitpunkt der Herausgabe dieses Handbuches getroffen worden. Für Verbesserungsvorschläge und Hinweise auf eingeschlichene Fehler sind wir dankbar. Seite 2 von 144

3 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis 3 Abbildungsverzeichnis 6 avestrategy Pooldatenbank 11 Bevor Sie beginnen 11 Systemanforderungen 13 Installation des Datenpools 14 Das Programm 15 Anmeldung an der Pooldatenbank von avestrategy 15 Datenimport / Daten aktualisieren 17 Datenimport aus der Austauschdatenbank 17 Planungsszenarien anbinden / Daten aktualisieren 17 Allgemeine Funktionen 20 Einrichten der Benutzer 20 Systemeinstellungen 31 Benutzeroberfläche / allgemeine Funktionen 33 Funktionstasten 38 Suchfunktion 38 Konsistenzcheck 40 Benutzerprotokolle 43 Benutzereinstellungen 43 Favoriten 46 Module zu den Favoriten hinzufügen 46 Module aus den Favoriten entfernen 46 Sortieren der Favoritenliste 46 Objektinformationen 47 Objektinformation für dynamische Werte 47 Speichern der Objektinformationsansicht 50 Objektinformation nach Excel exportieren 50 Objektinformation für statische Werte 51 Berechnung 51 Datenmanagement 53 Zusatzdaten (Unternehmen) 53 Administration 56 Administratorfunktionen 56 Cockpit 59 Cockpitansichten exportieren 60 Benutzereinstellung des Cockpits 62 Berichte 63 Berichte ansehen 64 Berichte verwalten 66 Berichtspakete importieren 66 Berichtsmappen 67 Berichte einer Berichtsmappe ausgeben 68 Seite 3 von 144

4 Modul Portfoliomanagement 69 Allgemeine Hinweise 69 Bibliothek 71 Bibliothek bearbeiten 71 Merkmals-Typen 72 Merkmalsausprägungen anlegen 76 Benutzerdefinierte Attribute 78 Scoringmodelle 81 Anlegen von Scoring-Modellen 81 Objektmerkmale erfassen 85 Erfassung der Bewertungsdaten für ein einzelnes Objekt 85 Bewertung von Objektgruppen 86 Objekte der Bildschirmansicht filtern und sortieren 87 Objektbewertungen per Excel-Dateien 88 Excel-Bewertungsdatei erzeugen 88 Excel-Bewertungsdaten importieren 91 Auswertung und Ergebnisse 92 Interaktive Analysen 93 Objektauswahl und Objektgruppen 94 Benutzerfilter anlegen 95 Mapping 97 Koordinaten ermitteln 97 Objekte in Karte anzeigen 98 Matrix 99 Bedienschaltflächen 100 Laden einer gespeicherten Ansicht 101 Einzelwerte der Objekte 102 Segmentierung des Portfolios 103 Diagrammeinstellungen 104 Achsenbelegung 104 Anzeigeeinstellungen 105 Anzeigeeinstellung für Objektgruppen 107 Weitere aggregierte Werte 107 Strategiewürfel 109 Strategiewürfel einrichten 109 Strategiewürfel anzeigen 110 Strategiefilter 112 Strategien ermitteln und Speichern 113 Entschluss dokumentieren 114 Datencubes/Pivot-Analysen 115 Pivot-Analyse erstellen 115 Bedienelemente 116 Auswertung erstellen 117 Filter 119 Aggregate 120 Seite 4 von 144

5 Format 120 Olap Tabelle 122 Diagramme 124 Auswertungen speichern/laden 125 Datasets bearbeiten 126 Modul Risikomanagement 127 Erfassen von Risiken 127 Messverfahren erfassen 131 Maßnahmen zur Risikosteuerung erfassen 133 Risikoberichte und Benachrichtigungen 134 Risikoberichte und Berichtsempfänger verwalten 135 Versicherungen / Verträge 137 Risikoüberwachung 138 Erfassung durchgeführter Maßnahmen 138 Risikoparameter 139 Kennzahlen erstellen 140 Benachrichtigungsmanagement 141 Benachrichtigungsempfänger 142 Empfängergruppen 142 Index 144 Seite 5 von 144

6 Abbildungsverzeichnis Abbildung 1: avestrategy -BI Abbildung 2: Auswahl avestrategy Datenbank Abbildung 3: Anmeldung Abbildung 4: Pull down-menü Datei Abbildung 5: Pool Datenbanken Abbildung 6: Datenbank anbinden Abbildung 7: Daten in den Pool einlesen Abbildung 8: Hinweis Verarbeitungsschritte noch offen Abbildung 9: Pool Daten verarbeiten Status Abbildung 10: Benutzer anlegen Abbildung 11: Benutzer Information (neu) Abbildung 12: Benutzer Info Abbildung 13: Berechtigungen im Menüsystem Abbildung 14: Zugeordnete Objekte Abbildung 15: Mehrfachauswahl Abbildung 16: Zugeordnete Darlehen Abbildung 17: Systemeinstellungen Darlehensberechtigung aktivieren Abbildung 18: Berechtigung für Berichte Abbildung 19: Benutzer Information (ändern) Abbildung 20: Benutzer kopieren Abbildung 21: Hinweis zum Kopieren des Benutzers Abbildung 22: Rechte kopieren Abbildung 23: Auswahl Zielbenutzer Abbildung 24: Benutzergruppe anlegen Abbildung 25: Benutzer einer Gruppe zuordnen Abbildung 26: Benutzer freischalten Abbildung 27: Login-Zeit Abbildung 28: System Kennwort ändern Abbildung 29: Kennwort ändern Abbildung 30: System Systemeinstellungen Abbildung 31: Systemeinstellungen - Datenpfade Abbildung 32: Startbildschirm mit Cockpitansicht Abbildung 33: Aufbau der Benutzeroberfläche Abbildung 34: Schaltflächen-Übersicht Abbildung 35: Funktionstasten Abbildung 36: Suchfunktion Abbildung 37: Liste sortieren Abbildung 38: Listenfilter öffnen Abbildung 39: Schaltfläche Konsistenzcheck Abbildung 40: Aufrufen über Pulldown-Menü AVEdb Konsistenzcheck Abbildung 41: Konsistenzcheck Abbildung 42: Anzeige Prüfergebnisse Abbildung 43: Abfrageergebnis speichern Seite 6 von 144

7 Abbildung 44: mit Log-Datei an ave-support Abbildung 45: Benutzereinstellungen Oberfläche Abbildung 46: Benutzereinstellungen Module Abbildung 47: Hilfemenü Abbildung 48: Schaltfläche Favoriten Abbildung 49: Favoriten hinzufügen Abbildung 50: Favoriten entfernen Abbildung 51: Objekt Information (dynamisch) Abbildung 52: Informationsmaske Abbildung 53: Mehrfach Auswahl Objekte Abbildung 54: Mehrfach Auswahl Werte Abbildung 55: Anzeige der ausgewählten Werte Abbildung 56: Auswertung speichern Abbildung 57: Auswahlliste gespeicherte Objektansichten Abbildung 58: Objekt Information (statisch) Abbildung 59: AVE rechnen Abbildung 60: Portfolio berechnen Abbildung 61: Kostenstellenverteilung berechnen Abbildung 62: Menü-Baum Datenmanagement Abbildung 63: Anlegen Metadaten für Zusatzdaten Abbildung 64: Formeleditor Abbildung 65: Zusatzdaten erfassen Abbildung 66: Zusatzdaten exportieren Abbildung 67: Zusatzdaten importieren Abbildung 68: Menü-Baum Administration Abbildung 69: Import SQL-Patch / XML-Patch Abbildung 70: Benutzerdaten exportieren / importieren Abbildung 71: Sicherheitsabfrage vor Import der Benutzerdaten Abbildung 72: Weitere Funktionen Abbildung 73: Cockpit (Pool) Abbildung 74: Cockpit (Werte anzeigen) Abbildung 75: Cockpit Export Abbildung 76: Ordner zum Speichern auswählen Abbildung 77: Cockpit Export gewähltes Format Abbildung 78: Bestätigung des Exportes Abbildung 79: Cockpit Export Name Abbildung 80: Benutzereinstellungen - Module Abbildung 81: Systemeinstellungen Datenpfade Logos für Berichte Abbildung 82: Menübaum Berichte ansehen Abbildung 83: Schaltfläche Berichte ansehen Abbildung 84: Auswahl der Berichte Abbildung 85: Schaltflächen Berichte Abbildung 86: Berichtsansicht Abbildung 87: Berichte importieren Seite 7 von 144

8 Abbildung 88: Neue Berichtsmappe anlegen Abbildung 89: Berichtsinfos Abbildung 90: Berichtsmappen Abbildung 91: Sicherheitsfrage Abbildung 92: Menüpunkte Scoring und Interaktive Analysen Abbildung 93: Bibliothek einrichten Abbildung 94: Bibliothek Elemente einfügen Abbildung 95: Direktwert anlegen Abbildung 96: Abgeleitetes Merkmal Quellwert Abbildung 97: Abgeleitetes Merkmal einrichten Abbildung 98: Merkmalsausprägung (Multi) Abbildung 99: BdA Ordner anlegen Abbildung 100: BdA anlegen Abbildung 101: BdA definieren Abbildung 102: Scoring-Modelle Abbildung 103: Scoringmodell anlegen Abbildung 104: Kategorie anfügen Abbildung 105: Bezeichnung bearbeiten Abbildung 106: Element in Scoringbaum einfügen Abbildung 107: Element in Scoringbaum eingefügt Abbildung 108: Kennzeichnung eingefügter Merkmale Abbildung 109: Gewichtung bearbeiten Abbildung 110: Menübaum Scoring - Bewertung Abbildung 111: Einzelobjekt Merkmale erfassen Abbildung 112: Objektgruppen Merkmale erfassen Abbildung 113: Kennzeichnung der Objekte bei der manuellen Bewertung Abbildung 114: Objekte der Auflistung filtern Abbildung 115: Excel Export der Scoringbewertung Abbildung 116: xls-export Bewertungsdaten Abbildung 117: xls-datei (mit Eingabefehler) Abbildung 118: xls-datei (ohne Eingabefehler) Abbildung 119: Excel Import Scoringbewertung Abbildung 120: Bewertungsdatenimport (xls) Abbildung 121: Scoringwerteansicht Abbildung 122: Interaktive Analysen Menüpunkte Abbildung 123: Objektauswahl für interaktive Analysen Abbildung 124: Neuen Filter anlegen Abbildung 125: Filterbedingungen erfassen Abbildung 126: Filtermenge prüfen Abbildung 127: Filternamen eingeben Abbildung 128: Hinweis zum Kartenanbieter Abbildung 129: Hinweis zu ermittelten Objekten Abbildung 130: Menüpunkt Mapping Abbildung 131: Menüpunkt Mapping Seite 8 von 144

9 Abbildung 132: Matrix Abbildung 133: Matrix Schaltflächen Abbildung 134: Matrix laden Abbildung 135: Matrix Gesamtportfolio Abbildung 136: Werte für Einzelobjekte Abbildung 137: Segmentieren Abbildung 138: Portfoliosegment speichern Abbildung 139: Matrix Einstellungen Abbildung 140: Matrix Anzeigeeinstellung Abbildung 141: Achsmarkierungen Abbildung 142: Matrix Gruppenwerte Abbildung 143: Matrix Aggregatfunktionen Abbildung 144: Matrix neues Aggregat Abbildung 145: Matrix Mittelwert gewichtet Abbildung 146: Menü Strategien Abbildung 147: Schaltfläche Würfel Eigenschaften Abbildung 148: Strategien Eigenschaften Abbildung 149: Strategiewürfel laden Abbildung 150: Strategiewürfel Bildschirmansicht Abbildung 151: Objekte des Teilwürfels Abbildung 152: Menüpunkt Strategiefilter Abbildung 153: Strategiefilter Schaltflächen Abbildung 154: Strategiefilterverwaltung Abbildung 155: Strategiewürfel auswählen Abbildung 156: Zeitstand für Strategieberechnung Abbildung 157: Entschluss erfassen Abbildung 158: Menüeinträge Pivot und Pivot-Verwaltung Abbildung 159: Startfenster der OLAP Analyse Abbildung 160: Nach dem Anzeigen des Datasets Abbildung 161: Rohdatensicht Abbildung 162: Filter erstellen Abbildung 163: Einstellungen Berechnungsart Abbildung 164: Einstellungen Format Abbildung 165: Einstellungen Aussehen Abbildung 166: Einstellungen Hohe Werte Abbildung 167: Einstellungen Niedrige Werte Abbildung 168: Tabellenansicht Abbildung 169: Tabellenoptionen Abbildung 170: Berichtsoptionen Abbildung 171: Diagrammansicht Abbildung 172: Diagramm-Einstellungen Abbildung 173: Auswertung speichern Abbildung 174: Auswertung auswählen/auswertungen löschen Abbildung 175: Dataset bearbeiten Seite 9 von 144

10 Abbildung 176: Modul Risikoerfassung Abbildung 177: Dialogmaske Risikoerfassung Abbildung 178: Risikoerfassung Kontextmenü Abbildung 179: Risikoerfassung Kontextmenü Abbildung 180: Risiko erfassen Abbildung 181: Daten für Risikomessung bearbeiten Abbildung 182: Maßnahmen zur Risikosteuerung erfassen Abbildung 183: Risikobericht Auswahl Abbildung 184: Steuerung für Erstellung von Risikoberichten Abbildung 185: Berichtsauswahl Abbildung 186: Benachrichtigungsempfänger Abbildung 187: Versicherungen / Verträge Abbildung 188: Risikoüberwachung Abbildung 189: Erfassung durchgeführter Maßnahmen zur Risikoüberwachung Abbildung 190: Risikoparameter Abbildung 191: Erstellen/Verwalten der Risikokennzahlen Abbildung 192: Kennzahlen Abbildung 193: Wert suchen Abbildung 194: Risiko-Mailmanagement Abbildung 195: Verwalten der Empfänger von Risikomeldungen Abbildung 196: Eingabefelder Abbildung 197: Benachrichtigungsempfänger hinzufügen Abbildung 198: Entfernen eines Empfängers Seite 10 von 144

11 avestrategy Pooldatenbank Bevor Sie beginnen avestrategy -BI ist ein System aus Anwendungssoftware und mehreren Datenbanken, welches Unterstützung für alle Bereiche der immobilienwirtschaftlichen Steuerung und Analyse liefert. Die wesentlichen Bestandteile und Hauptdatenbewegungen sind in Abbildung 1 dargestellt Abbildung 1: avestrategy -BI 1. Die Austauschdatenbank (Nr. 1, Abbildung 1) ist die zentrale Übergabeschnittstelle für alle Daten aus externen Systemen. In dieser Datenbank erfolgt eine erste Bereinigung und Transformation der Rohdaten zur Vorbereitung für den Import in das ave-system. 2. Die avestrategy -Hauptdatenbank und Planungsszenarien (Nr. 2, Abbildung 1) sind die Speicherorte für die jeweils vom Nutzer erstellten Planungsszenarien und beinhalten alle Planungsprämissen, Planungsrechnungsergebnisse und die dafür benötigten Ist- Daten. Die Bedienung und Funktionen der Planungsinstrumente sind in einem gesonderten Handbuch (Teil Controlling) beschrieben. Seite 11 von 144

12 3. Der avestrategy -Datenpool (Nr. 3, Abbildung 1) ist die grundlegende Datenbank des avestrategy -BI. Im Datenpool werden die relevanten Plan-Daten und Ist-Daten für Datenanalysen strukturiert aufbereitet, gespeichert und für Analysen zur Verfügung gestellt. Die Daten werden per Importfunktionen in die Pooldatenbank übernommen und für Auswertungs- und Analysezwecke transformiert in gesonderte Tabellen gespeichert. Wesentliche Dateninhalte sind: Plan-Daten für die Mandanten des Unternehmens aus den vom Nutzer ausgewählten und an den Datenpool angekoppelten Planungsszenarien. Ist-Daten der Mandanten des Unternehmens in der Historie aller importierten Zeitstände. Weitere Daten wie technische Bestandsdaten (z.b. Epiqr, Analysesuite, o.a.), Markt- oder Strukturdaten. Aufbereitung der Plan- und Ist-Daten in speziellen Auswertungstabellen für die Informationsbereitstellung im Controlling und zur Entscheidungsunterstützung. 4. Das avestrategy -Anwendungsprogramm (Nr. 4, Abbildung 1) stellt die Funktionen zum Zugriff auf die Daten zur Verfügung. Die Verfügbarkeit der Funktionen steht in Abhängigkeit vom lizenzierten Funktionsumfang. Die im vorliegenden Handbuch beschriebenen Funktionen nutzen in der Hauptsache den Datenzugriff auf den Datenbestand des Datenpools. Die Anmeldung am Datenpool ermöglicht die Nutzung folgender Hauptbereiche: Cockpit Funktion zur individuellen Zusammenstellung von Informationen zu Plan- und Ist-Daten in Form auswählbarer standardisierter Charts zu verschiedenen Themenbereichen. Berichte - Funktionen zum Ansehen, Bearbeiten, Neuanlegen und Löschen von Berichten zur Auswertung und Darstellung von Daten. Scoring Funktionen des Portfoliomanagements zur Erstellung und Bearbeitung von Scoringmodellen für die Analyse von Immobilienportfolien. Interaktive Analysen Funktionen zur Auswertung der Daten in Form von Diagrammen, Ausgabe von geografischer Lage (nur im Zusammenhang mit installierter Karten -Software, wie z.b. MapPoint), Pivot-Analysen und Strategiewürfeln. Risikomanagement Funktionen zur Erfassung, Strukturierung, Messung und Überwachung von Risiken. Verwaltungsfunktionen Funktionen der Kostenstellenrechnung, zur Bearbeitung von Katalogen, der Benutzerverwaltung und Bearbeitung weiterer direkt in den Datenpool erfasster Daten. Seite 12 von 144

13 Systemanforderungen Das System avestrategy BI ist eine Client-Server-Anwendung, die auf Rechnern lauffähig ist, die mit dem Betriebssystem Windows von Microsoft ausgerüstet sind und den derzeit üblichen Parametern entsprechen. Zur Gewährleistung der Nutzbarkeit der umfänglichen Funktionen in avestrategy bei einer angemessenen Verarbeitungsgeschwindigkeit der erfassten und zu erzeugenden Daten, sollten jedoch bestimmte Mindestparameter eingehalten werden. Aus der Menge der zu verarbeitenden Daten, die im Wesentlichen auch aus der Anzahl der in der Planung zu berücksichtigenden Verwaltungseinheiten resultieren, ergeben sich die Anforderungen, die an die jeweilige Datenbank zu stellen sind. Die Datenbanken für das Programmpaket avestrategy erfordern einen Microsoft SQL-Server. Die Berechnung der Planungsszenarien und der Werte für die Portfolioanalysen erfolgt durch die Clients. Auf dem Datenbankserver erfolgt die Berechnung der Werte für die Aufbereitung der Daten für Auswertungszwecke. Insbesondere nach Aktualisierung von Planungsszenarien und Datenimporten ist mit einer höheren Auslastung des Datenbankservers zu rechnen. Die Hardware sollte folgende Voraussetzungen erfüllen: Prozessor: Die Geschwindigkeit der Berechnungen wird in hohem Maße von der Qualität des Prozessors bestimmt. Die empfohlene Taktfrequenz liegt bei mindestens 1,6 GHz. Arbeitsspeicher: Der Arbeitsspeicher sollte eine Mindestkapazität von 1024 MB besitzen (empfohlen mindestens 2 GB). Festplatte: Die Größe des benötigten Festplattenspeichers bestimmt sich aus der Anzahl der zu verarbeitenden Datenmengen sowie der Menge der zu speichernden Planungsvarianten. In der Anfangsausstattung empfehlen wir mindestens 60 GB freie Speicherkapazität bereitzustellen. Bildschirm: Die Anwendung ist für die Bildschirmauflösung von mindestens 1024 x 768 vorgesehen. Empfohlen wird eine Einstellung der Bildschirmdarstellung von 1280 x Bei Auflösungen von 800 x 600 ist das Programm zwar anwendbar, jedoch ist teilweise die vollständige Sichtbarkeit der Darstellung nicht gegeben. Seite 13 von 144

14 Software-Ausstattung: Betriebssystem: Microsoft Windows XP oder höher (empfohlen mindestens Windows 7). Software: Microsoft Excel 2003 oder höher;.net Framework 3.5 SP1; SQL-Server 2005 oder höher. Beachten Sie bei der Auswahl des SQL-Servers, dass die Datenbankgröße des Datenpool in Abhängigkeit vom Nutzungsumfang steht und mehr als 4 GB erreichen kann, was im Regelfall das Limit der SQL-Server- Express-Versionen überschreitet. Installation des Datenpools Die Installation und Einrichtung des Datenpools erfolgt nach der Erstinstallation von avestrategy im Grundumfang für die sogenannten Planungsdatenbanken durch den ave- Support mit folgenden Schritten: Anlegen der Pooldatenbank (AvePool_...) Einrichten der Verbindung zu den Hauptszenarien der Planungsdatenbanken (für jeden Mandanten, dessen Daten im Datenpool ausgewertet werden sollen, ist genau eine Hauptdatenbank an den Pool zu koppeln.) Zur Realisierung spezifischer Auswertungserfordernisse werden durch den Support weitere individuelle Einrichtungsschritte z.b. durch Implementierung spezifischer Prozeduren vorgenommen. Seite 14 von 144

15 Das Programm Anmeldung an der Pooldatenbank von avestrategy Zur Anmeldung im System avestrategy gelangen Sie nach dem Start des Programms über das Icon auf Ihrem Desktop: Nach Start des Programms erhalten Sie die Auswahlliste der für Ihr Benutzerprofil eingerichteten Datenbanken. Im oberen Teil der Auswahl befinden sich jeweils die Hauptdatenbanken. Im mittleren Teil werden die Szenario-Datenbanken der im oberen Teil markierten Hauptdatenbank angezeigt und im unteren Teil wird die eingerichtete Pooldatenbank angezeigt (siehe Abbildung 2). eine Hauptdatenbank je Mandant Szenariodatenbanken je markiertem Mandant Pooldatenbank(en) (nur in Ausnahmefällen mehrere Pooldatenbanken) Abbildung 2: Auswahl avestrategy Datenbank Zum Anmelden in einer Datenbank wählen Sie die entsprechende Datenbank per Doppelklick oder durch Markieren und anschließender Betätigung des Buttons Verbinden aus. Der Anzeigename der Datenbank ist jeweils benutzerspezifisch hinterlegt. Zur genauen Identifikation ist der physikalische Datenbankname besser geeignet. Dieser Name wird bei gewählter Option DB-Name angezeigt. Über die Option Anzeigename aus Datenbank kann anstelle der benutzerorientierten Bezeichnung der Datenbank der in der Datenbank gespeicherte (unter Systemeinstellungen zu erfassende) Name angezeigt werden. Seite 15 von 144

16 Nach Herstellung der Verbindung zur gewählten Datenbank erhalten Sie das Anmeldefenster: Abbildung 3: Anmeldung Geben Sie hier Ihren Benutzernamen und gegebenenfalls das Kennwort ein, um die Anmeldung zu vollenden. Die Anmeldung am ave-system wird abgelehnt, wenn ein anderer Benutzer bereits mit dem gleichen Benutzer-Namen in derselben Datenbank angemeldet ist oder die Datenbank aufgrund der Nutzung von Systemfunktionen durch andere Anwender oder nach Systemfehlern gesperrt ist. Sollte sich ein anderer Benutzer mit Ihrem Benutzernamen in der ave-datenbank angemeldet haben, ist dessen Sitzung entweder erst zu beenden oder alternativ eine Anmeldung mit einem anderen in der Datenbank vorhandenen Benutzernamen vorzunehmen. Sollte bei der Anmeldung die Meldung erscheinen, dass die Datenbank gesperrt ist, kann dies folgende Gründe haben: Sperrung der Datenbank während eines durchgeführten Updates auf eine neue Version von avestrategy. Sperrung der Datenbank während eines Datenimportvorganges. Sperrung wegen eines unkontrollierten Abbruchs der Anwendung, z.b. durch unkontrollierte Beendigung der Datenbankverbindung. In den beiden ersten Fällen warten Sie mit der Anmeldung auf das Ende des jeweiligen Vorganges. Die Sperre nach einer unkontrollierten Beendigung des Programms kann nur durch die Anmeldung mittels der admin -Anmeldung aufgehoben werden. Seite 16 von 144

17 Datenimport / Daten aktualisieren Die Dateninhalte des Datenpools stammen aus folgenden Quellen: Ist-Daten aus den Austauschdatenbanken der angebundenen Mandanten. Ergänzende Daten (z.b. technische Bestandsdaten) aus den Austauschdatenbanken. Plandaten aus den angebundenen Planungsszenarien. Zusätzlich direkt im Datenpool erfasste Daten (siehe Modul Portfoliomanagement). Datenimport aus der Austauschdatenbank Der Import der Daten aus den Austauschdatenbanken wird über die Datenimportfunktion in der avestrategy Datenbank durchgeführt. Eine Beschreibung zur Bedienung des Datenimportes finden Sie im Handbuch-Teil Controlling. Nach jedem Datenimport und vor der Verwendung der Daten in Analysen sind die Daten per Funktion Pool-Datenbank verarbeiten aufzubereiten. Planungsszenarien anbinden / Daten aktualisieren Die Funktionen zum Aktualisieren der Daten aus den Planungsdatenbanken, zum Anbinden weiterer Planungsdatenbanken und zum Abkoppeln von Planungsszenarien erreichen Sie über das Pull down-menü Datei Avestrategy Pool Datenbank (siehe Abbildung 4). Abbildung 4: Pull down-menü Datei Nach Klick auf den Eintrag öffnet sich das Bearbeitungsfenster mit der Auflistung der mit dem Pool verbundenen Haupt- und Szenario-Datenbanken (Planungsdatenbanken). Beachten Sie, dass jede Hauptdatenbank jeweils einen eigenen Mandanten darstellt. Über die Hauptdatenbanken werden beim Datenimport die Nummernkreise für die zu importierenden Ist-Daten festgelegt. Seite 17 von 144

18 Die Auflistung der Datenbanken gibt außerdem Auskunft über die angebundenen Datenbanken mit den Informationen zur Datenbankversion der Mandanten/Szenarien und dem Berechnungsstatus der Datenbanken. Beachten Sie insbesondere den Berechnungsstatus der mit folgenden Farben gekennzeichnet ist (siehe Abbildung 5): Grün Quelldatenbank befindet sich im berechneten Zustand, Daten im Pool entsprechen dem Berechnungsstand. Beige Quelldatenbank befindet sich im berechneten Zustand, Datenbank wurde aber seit letztem Datenimport neu berechnet. Rot Quelldatenbank befindet sich in nicht vollständig berechnetem Zustand. In dieser Ansicht (siehe Abbildung 5) finden Sie die Schaltflächen zum: 1) Anbinden weiterer Datenbanken. 2) Abkoppeln von Datenbanken ACHTUNG! Das Abkoppeln von Datenbanken führt zum Entfernen der entsprechenden Daten aus dem Datenpool. Das Abkoppeln von Hauptdatenbanken entfernt auch sämtliche Ist-Daten dieses Mandanten. 3) Aktualisieren von Daten aus den angekoppelten Datenbanken. Dies ist immer dann notwendig, wenn neu berechnete Planungsstände der angekoppelten Datenbanken in den Datenpool übernommen werden sollen Abbildung 5: Pool Datenbanken Nach Betätigung der Schaltfläche zum Anbinden von Datenbanken wird im linken Teil der Maske die Liste der verfügbaren Datenbanken angezeigt (siehe Abbildung 6). Durch Doppelklick auf eine noch nicht angebundene Datenbank erfolgt das Ankoppeln (alternativ durch einfache Auswahl und Klick auf Datenbank anbinden ). Mit Klick auf das Speichern- Symbol wird das Anbinden abgeschlossen (Klick auf rotes x bricht den Vorgang ab). Abbildung 6: Datenbank anbinden Seite 18 von 144

19 Um die Daten aus den angebundenen Datenbanken in den Pool zu importieren, betätigen Sie die Schaltfläche Daten einlesen. In der Auflistung der angebundenen Datenbanken können dann per Anhaken die Datenbanken gewählt werden, deren Daten in den Pool übernommen werden sollen (siehe Abbildung 7). Abbildung 7: Daten in den Pool einlesen Nach Datenimporten/Aktualisieren von Daten im Pool, müssen die Daten neu aufbereitet werden. Die Datenaufbereitung erfolgt turnusmäßig nach neuen Datenimporten. Sofern die Datenaufbereitung abgebrochen wurde, erfolgt bei jeder Anmeldung an der Pooldatenbank die Ausgabe des Hinweises (siehe Abbildung 8): Abbildung 8: Hinweis Verarbeitungsschritte noch offen Bestätigen Sie die Frage mit Ja. Der Verlauf der Datenverarbeitung wird in einem Statusfenster fortlaufend angezeigt (siehe Abbildung 9). Abbildung 9: Pool Daten verarbeiten Status Seite 19 von 144

20 Für eine korrekte Ausgabe aller Daten in den Analysewerkzeugen muss die Verarbeitung der Pooldaten vollständig abgeschlossen sein. Allgemeine Funktionen Einrichten der Benutzer Das Einrichten der Benutzer erfolgt unabhängig von den Benutzern in den Planungsdatenbanken/Szenarien. Bei der Ersteinrichtung des Pools werden im Regelfall die Benutzer des ersten Mandanten auch als Benutzer für die Pooldatenbank angelegt. Die Benutzerverwaltung von avestrategy erreichen Sie per Mausklick auf den Eintrag Benutzerverwaltung im Unterpunkt System des Menüverzeichnisses. Die Benutzerverwaltung dient folgenden Funktionen: 1. Einrichten von Zugangsberechtigungen für avestrategy. 2. Vergabe von Zugriffsrechten für die eingerichteten Nutzer. 3. Aufheben von Zugangssperren für eingerichtete Nutzer durch die Systemadministration. Über die Benutzerverwaltung wird gesteuert, welche Benutzer auf welche Bereiche von avestrategy zugreifen dürfen und welche Bereiche durch einzelne Anwender verändert werden können. Es handelt sich somit um einen sehr sensiblen Bereich. Wir empfehlen, die Zugriffsberechtigung auf die Benutzerverwaltung sehr restriktiv zu handhaben. Die Vergabe der Benutzerrechte erfolgt in der jeweils aktuellen Datenbank. Ein Übertragen der Rechte aus einer Planungsdatenbank in die Pool-Datenbanken ist durch den admin User möglich (siehe Abschnitt Administratorfunktionen ). Anlegen eines neuen Benutzers Die Anzahl der über die Benutzerverwaltung neu einzurichtenden Nutzer/Nutzernamen ist auf eine maximale Anzahl begrenzt. Diese Maximalzahl ist durch die jeweils erworbene Lizenz limitiert. Die Vergabe der Zugriffsrechte auf die Benutzerverwaltung sollte in Übereinstimmung mit den relevanten Organisationsrichtlinien des Anwenders erfolgen. Zum Anlegen eines neuen Benutzers gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Benutzer neu (siehe Abbildung 10) links oben auf Modul-Ebene zum Öffnen des Formulars Benutzer Information (neu) (siehe Abbildung 11). Seite 20 von 144

21 Abbildung 10: Benutzer anlegen Abbildung 11: Benutzer Information (neu) 2. Tragen Sie als optionale Angaben Vornamen und Nachnamen des neuen Benutzers in die entsprechenden Felder ein und vergeben Sie einen Login-Namen für diesen Benutzer. Der Login-Name ist ein Pflichtfeld bei der Neuanlage von Benutzern. Optional können Sie im Feld Kennwort bereits ein erstes Passwort für den Benutzer vergeben. Das Kennwort wird dabei als verschlüsselter Wert mit **** angezeigt. An dieser Stelle ist auch das Entfernen bzw. komplette Neusetzen des Kennwortes ohne Abfrage des alten Kennwortes möglich. 3. Prüfen Sie die richtige Übernahme der Eintragung in das System auf der Übersicht Benutzer-Info (siehe Abbildung 12). Aus der Tabelle erhalten Sie folgende Informationen: 1) Anzeige des zur Bearbeitung ausgewählten Benutzers. 2) Systeminterne Nummer für den Benutzer. 3) Kennzeichnung als Gruppe ( Gruppen sind keine direkten anmeldbaren Benutzer, sondern Platzhalter für die Vergabe von Rechten die allen der Gruppe zugeordneten Benutzer zusätzlich zu den individuell auf die Nutzer vergebenen Rechte gelten). 4) Vorname des Benutzers (optionale Angabe). 5) Name des Benutzers (optionale Angabe). 6) Login-Name des Benutzers (Pflichtangabe). 7) Das verschlüsselte Kennwort des Benutzers (optionale Vergabe). 8) Loginzeit, Datum und Zeiteingabe seit der der entsprechende Benutzer im System angemeldet ist. Im unteren Teil der Benutzer-Info erhalten Sie Informationen über die dem Benutzer zugeordneten Wirtschaftseinheiten sowie einen Überblick über die Programm-Module, für welche der Benutzer Berechtigungen erhalten hat. 9) Rechnername (des Rechners der letzten Anmeldung). 10) Anzeige der dem Nutzer zugeordneten Objekte. 11) Anzeige der ausgewählten Rechte (Vergabe der Rechte erfolgt auf der Registerkarte Berechtigungen im Menüsystem ). Seite 21 von 144

22 Abbildung 12: Benutzer Info Seite 22 von 144

23 Vergabe von Benutzerrechten 1. Wählen Sie auf der Ansicht Benutzer-Info einen Benutzer (siehe Abbildung 12) aus, in dem Sie die entsprechende Zeile per Mausklick markieren. 2. Wechseln Sie auf die Registerkarte Berechtigungen im Menüsystem (siehe Abbildung 13). Durch Anklicken der entsprechenden Menüpunkte links in der Auflistung ordnen Sie diese dem jeweiligen Benutzerprofil zu. Der Benutzer erhält in seiner Menüansicht nur die Menüeinträge angezeigt, die hier angehakt sind. Mit der Anzeige im Menü-Baum sind gleichzeitig Leserechte vergeben. Zur Vergabe von Bearbeitungsrechten (Neu anlegen von Datensätzen, Ändern vorhandener Datensätze, Speichern und Löschen) sind je Menüpunkt die entsprechenden Haken zu setzen. Abbildung 13: Berechtigungen im Menüsystem 3. Wechseln Sie auf die Registerkarte zugeordnete Objekte (siehe Abbildung 14). Wählen Sie auf dieser Seite unter Nutzung der Schaltfläche für die Mehrfachauswahl (siehe Abbildung 15) die Objekte aus, für die der ausgewählte Benutzer Bearbeitungsrechte erhalten soll. Im unteren Teil der Ansicht (siehe Abbildung 14) wird jeweils die Auflistung der Objekte für den ausgewählten Benutzer angezeigt. Mehrfachauswahl Abbildung 14: Zugeordnete Objekte Seite 23 von 144

24 Abbildung 15: Mehrfachauswahl 4. Wechseln Sie auf die Registerkarte Zugeordnete Darlehen (siehe Abbildung 16). Ordnen Sie über diese Seite dem Benutzer die Darlehen zu, für die er über die Leserechte hinausgehende Rechte erhalten soll. Mehrfachauswahl Abbildung 16: Zugeordnete Darlehen Die Zuordnung von Darlehen ist nur erforderlich, wenn in den Systemeinstellungen (siehe Abbildung 17) die Darlehensberechtigung aktiviert wurde. Abbildung 17: Systemeinstellungen Darlehensberechtigung aktivieren 5. Zur Vergabe von Zugriffsrechten auf vorhandene Berichte, wechseln Sie auf die Registerkarte Berechtigung für Berichte (siehe Abbildung 18). In der Standardeinstellung dürfen alle eingerichteten Benutzer alle Berichte ansehen (Freigeschaltete Berichte Alle ). Für die Vergabe der Zugriffsrechte auf einzelne Berichte, entfernen Sie den Haken für Alle und haken anschließend nur die entsprechenden Berichte an. Seite 24 von 144

25 Abbildung 18: Berechtigung für Berichte Ändern von Benutzernamen 1. Wählen Sie einen Benutzer in der Benutzer-Info aus (siehe Abbildung 19). 2. Betätigen Sie die Schaltfläche Benutzer ändern auf Modul-Ebene. 3. Nehmen Sie die entsprechende Änderung in der aufgeklappten Eingabemaske vor und bestätigen Sie diese. Abbildung 19: Benutzer Information (ändern) Ändern von Benutzerberechtigungen 1. Wählen Sie den entsprechenden Benutzer in der Benutzer-Info aus. 2. Nehmen Sie die entsprechenden Änderungen in den Registerkarten Zugeordnete Objekte, Berechtigungen im Menüsystem, Lese-/Schreibrechte, zugeordnete Darlehen vor. 3. Speichern Sie die vorgenommenen Änderungen durch Klick auf die Schaltfläche Benutzer speichern. Beachten Sie, dass jeder Benutzer die ihm direkt zugeordneten Rechte zuzüglich der Rechte einer Gruppe besitzt, in welcher der Benutzer ggf. zugeordnet ist. Seite 25 von 144

26 Kopieren von Benutzern und Benutzerrechten Über die Kopierfunktion können die Rechte eines Benutzers auf andere Benutzer kopiert werden oder neue Benutzer mit identischen Rechten eines bereits vorhandenen Benutzers angelegt werden. Hierzu gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Wählen Sie aus der Benutzer-Info den zu kopierenden Benutzer aus. 2. Betätigen Sie die Schaltfläche Benutzer kopieren auf Modul-Ebene. 3. Wählen Sie die Option Benutzer kopieren (siehe Abbildung 20) und bestätigen Sie die Kopierabsicht per Klick in das entsprechende Feld der Message-Box. Abbildung 20: Benutzer kopieren Abbildung 21: Hinweis zum Kopieren des Benutzers 4. Vergeben Sie für den neuen Benutzer den Login-Namen und tragen Sie die entsprechenden Benutzerinformationen ein. 5. Nach Bestätigung der Eingabe wird der neue Benutzer mit den kopierten Rechten gespeichert. Sollen lediglich die Rechte von einem Benutzer auf andere Benutzer kopiert werden, wählen Sie die entsprechende Option Rechte kopieren (siehe Abbildung 22) zu Beginn des Kopiervorganges aus und haken dann die entsprechenden Zielbenutzer (siehe Abbildung 23) in der Auswahlliste an. Abbildung 22: Rechte kopieren Abbildung 23: Auswahl Zielbenutzer Seite 26 von 144

27 Einrichten von Benutzergruppen Mit dem Anlegen von Benutzergruppen kann das Einrichten von gleichen Zugriffsrechten für mehrere Nutzer, vereinfacht werden. Nach dem Anlegen von Einzel-Nutzern und anschließender Zuordnung zu Benutzergruppen erhalten diese Benutzer sämtliche für die Benutzergruppe vorgesehene Rechte. Zum Anlegen von Benutzergruppen gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Betätigen Sie in der Benutzerverwaltung die Schaltfläche Benutzer neu. 2. Tragen Sie in das Formular Benutzer Information (ändern) (siehe Abbildung 24) die erforderlichen Angaben zur Bezeichnung der Benutzergruppen ein. Die Neu-Anlage eines Benutzers erkennen Sie an dem Hinweis neu im Feld der vom System generierten ID. Der Login-Name ist ein Pflichtfeld die übrigen Angaben optional. Abbildung 24: Benutzergruppe anlegen Vor dem Bestätigen der Angaben durch Klick auf den grünen Haken bestimmen Sie durch Auswahl der Option Benutzergruppe, dass eine Gruppe angelegt werden soll. 3. Zur Rechtevergabe für die Gruppe gehen Sie genauso vor, wie beim Einrichten von Einzel-Nutzern. 4. Zum Zuordnen der angelegten Nutzer zur Benutzergruppe markieren Sie die Benutzergruppe und wechseln dann auf die Registerkarte zugeordnete Benutzer. Durch Klick auf die Schaltfläche neben dem Feld Benutzer zuordnen (siehe Abbildung 25) erhalten Sie das Mehrfach-Auswahl-Formular für die Auswahl der gewünschten Benutzer. Seite 27 von 144

28 Abbildung 25: Benutzer einer Gruppe zuordnen Nach Bestätigung der getroffenen Auswahl sehen Sie die Benutzer in der Auflistung der zugeordneten Benutzer. 5. Zum Ändern der Benutzergruppen wählen Sie die entsprechende Benutzergruppe aus, schalten in den Editier-Modus und nehmen die gewünschten Änderungen vor. Beachten Sie, dass die Anzahl möglicher Nutzer entsprechend dem abgeschlossenen Lizenzvertrag begrenzt ist. Für jede erworbene User-Lizenz kann genau ein Benutzername mit Lese- und Schreibrechten auf die berechtigten Module eingerichtet werden. Im Standardumfang können den ersten 3 eingetragenen Benutzern Schreib-, Lösch- und Änderungsrechte zugeteilt werden. Bei zusätzlich erworbenen Lizenzen können in der entsprechenden Anzahl den in der Reihenfolge nachfolgenden Benutzern ebenfalls vollständige Schreib- und Leserechte zugeteilt werden. Nach dem Anlegen der Lizenz-User können je erworbene User-Lizenz weitere 5 Benutzer als Lese-User mit eigenen Anmeldenamen eingerichtet werden. Lese-Usern können keine Schreibrechte zugeteilt werden. Seite 28 von 144

29 Freischalten von Benutzern Für jeden Benutzer ist nur eine aktive Anmeldung an der Datenbank möglich. Das heißt, für eine neue Anmeldung muss erst die zuvor geöffnete Sitzung ordnungsgemäß beendet werden. Bei einer unkontrollierten Trennung der Anwendung von der Datenbank kann der Zustand eintreten, dass der Benutzer noch als angemeldet in der Datenbank registriert ist und somit für den Benutzer der erneute Zugang zur Datenbank gesperrt bleibt. Dieser Zustand kann durch den Systemadministrator durch Freischalten des Benutzers aufgehoben werden. Hierzu gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Wählen Sie den freizuschaltenden Benutzer in der Benutzer-Info per Mausklick aus. 2. Betätigen Sie das Symbol Benutzer Freischalten (siehe Abbildung 26) auf Modul- Ebene. Abbildung 26: Benutzer freischalten Das erfolgte Freischalten des Benutzers ist an der entfernten Login-Zeit für den Benutzer ersichtlich (siehe Abbildung 27). Nach dem Freischalten ist eine erneute Anmeldung des Benutzers möglich. Abbildung 27: Login-Zeit Kennwortvergabe / Kennwort ändern Das System erlaubt die Vergabe von Kennwörtern als einen Teil des Schutzes vor unbefugtem Zugriff in das ave-system. Nach Vergabe eines Kennwortes ist die Anmeldung nur unter Eingabe des richtigen Kennwortes möglich. Systemseitig wird als Mindestanforderung bei Vergabe eines Kennwortes lediglich eine Mindestlänge von 3 Zeichen verlangt. Weitergehende Mindestanforderungen an zu vergebende Kennwörter sind durch den Anwender in entsprechenden organisatorischen Festlegungen selbst zu regeln. Seite 29 von 144

30 Ändern von Kennwörtern Die Erfassung und Änderung von erfassten Kennwörtern kann durch den Benutzer selbst erfolgen. Gehen sie dabei folgendermaßen vor: Wählen Sie aus dem Pull-Down-Menü System den Eintrag Kennwort ändern aus (siehe Abbildung 28): Abbildung 28: System Kennwort ändern Geben Sie ein eventuell vorhandenes altes Kennwort und das gewünschte neue Kennwort mit Wiederholung der Eingabe in die entsprechend bezeichneten Felder ein (siehe Abbildung 29). Bestätigen Sie die Eingabe durch Klick auf den grünen Haken. Nach Bestätigung der Eingabe wird das Kennwort verschlüsselt und gespeichert. Abbildung 29: Kennwort ändern Eine Änderung des Kennwortes ist nur bei Kenntnis des alten Kennwortes möglich. Sollte das vergebene Kennwort vergessen worden sein, kann der für die Benutzerverwaltung berechtigte Benutzer das Benutzerkennwort entfernen, um so die Vergabe eines neuen Kennwortes zu ermöglichen. Die Organisation und Administration der Benutzerverwaltung sollte beim Benutzer in entsprechenden Organisationsanweisungen geregelt werden. Es empfiehlt sich, die Anzahl der Berechtigten für die Benutzerverwaltung auf das organisatorische Minimum zu begrenzen. Seite 30 von 144

31 Systemeinstellungen Die Systemeinstellungen im Datenpool beschränken sich auf die Einstellungen von verschiedenen Datenpfaden. Den Bearbeitungsdialog öffnen Sie durch Klick auf den Eintrag Systemeinstellungen unter dem Menüpunkt System (siehe Abbildung 30). Abbildung 30: System Systemeinstellungen Allgemeine Systemeinstellungen Planungsbeginn Hier erfolgt die Anzeige des frühesten Datums für den Beginn des ersten Planjahres der an den Pool angehängten Planungsszenarien. Das Feld ist kein Eingabefeld. Anzeigename Titelleiste Anzeigename für die Datenbank/des Datenmodells wie er in der Titelleiste angezeigt werden soll. Der Eintrag dbname bewirkt die Ausgabe des Datenbanknamens in der Titelzeile. Einstellen von Datenpfaden Abbildung 31: Systemeinstellungen - Datenpfade Seite 31 von 144

32 Folgende Datenpfade sind per Auswahl nach dem Klick auf das Symbol rechts neben dem Eingabefeld einzustellen: Objektbilder: Hier ist der Datenpfad anzugeben, in welchem die Fotos/Bilder der Wirtschaftseinheiten abgelegt sind. Export HTML: Hier ist der Datenpfad anzugeben, in dem die zu exportierenden Dateien im HTML-Format abgelegt werden sollen. EPIQR: Hier ist der Datenpfad anzugeben, aus welchem eventuelle EPIQR-Daten ausgelesen werden sollen. Dies betrifft nur die Datenübernahme älterer EPIQR-Versionen unter Nutzung des EPIQR-Projektmanagers (EPM). Die Übernahme der Daten aus aktuellen EPIQR-Versionen erfolgt über die Standardschnittstelle. Sicherungspfad Datenbank: Hier ist der Datenpfad anzugeben, in welchem die über die Funktion des Pull-Down-Menüs Datei Datenbank Sichern ausgelöste Sicherung der Datenbank abgelegt werden soll. Logos für Berichte: Hier ist der Datenpfad anzugeben, aus dem die Berichte das Firmenlogo verwenden sollen. Das Logo muss mit dem Namen logo.gif in dem Verzeichnis abgelegt sein. Seite 32 von 144

33 Benutzeroberfläche / allgemeine Funktionen Nach der Anmeldung im System gelangen Sie zum Startbildschirm, wie Abbildung 32 zeigt. Die Darstellung des Cockpits erfolgt bei entsprechendem Lizenzumfang und gemäß den vom Anwender vorgenommenen Einstellungen. Abbildung 32: Startbildschirm mit Cockpitansicht Im Menü-Baum sind die im avestrategy -BI nutzbaren Funktionen von avestrategy enthalten. Der Umfang der verfügbaren Funktionen wird jeweils durch den erworbenen Funktionsumfang bestimmt. Dieses Handbuch stellt die zum Zeitpunkt der Auflage des Handbuches verfügbaren Bedienerfunktionen dar. Im vollständigen Funktionsumfang existieren folgende Hauptbereiche: Cockpit Scoring Berichte Interaktive Analysen Risikomanagement Datenmanagement Verwaltung System Administration Seite 33 von 144

34 Die Benutzeroberfläche von avestrategy hat folgenden grundsätzlichen Aufbau: Von oben nach unten sehen Sie folgende Elemente: Abbildung 33: Aufbau der Benutzeroberfläche 1.Titelzeile 2.Pull-Down-Menü 3.Systemschaltflächen 4.Statusleiste 5.Programmschaltflächen 1) Titelzeile Hier erhalten Sie die Information über die verwendete avestrategy -Version, den Namen der verwendeten Lizenz und den Anzeigenamen (gemäß Systemeinstellungen). 2) Darunter befindet sich die Pull-Down-Menüleiste mit Funktionsgruppen, welche den Zugang zu Einzelfunktionen ermöglichen. 3) Direkt unter der Pull-Down-Menüleiste befindet sich die Leiste mit den Systemschaltflächen. Der Aufruf von Funktionen über diese Schaltflächen erfolgt jeweils ohne Wechsel des im ave-menü aufgerufenen Programm-Moduls. 4) Unter den Schaltflächen der Systemebene befindet sich die Statusleiste für den Titel des jeweils gewählten Teilprogramms. 5) Unter der Statusleiste befinden sich die Programmschaltflächen, welche zur Bedienung der aktuell gewählten Teilprogramme notwendig sind und in der Anzahl der verfügbaren Schaltflächen variieren. In avestrategy besitzen gleichartige Schaltflächen prinzipiell gleichartige Funktionszuweisungen. Folgende Schaltflächen werden überwiegend verwendet: Menü ein-/ausblenden Favoriten anzeigen / ausblenden Objektinformation/Auswertungen für Objekte avestrategy -Info zum Berechnungsstand Gesamtberechnung Benutzereinstellungen Seite 34 von 144

35 Taschenrechner am Bildschirm ein- /ausblenden Berichtsauswahl einblenden Datenbankbrowser anzeigen Neues Objekt anlegen/neuen Eintrag, Datensatz erstellen Vorhandenen Eintrag editieren/eintrag durch neuen Wert ersetzen Eintragungen/Auswertung speichern Ausgewählten Datensatz löschen Ausgewählten Eintrag/Datensatz kopieren Kopierten Datensatz einfügen Staffel füllen (z.b. in Personalplanung, sächliche Verwaltungskosten) Berechnung auf Modulebene durchführen Log-Datei anzeigen, Info anzeigen Info-Übersicht anzeigen Letzte Aktion rückgängig machen/schritt zurück Auswahlliste für Einzelauswahl anzeigen Seite 35 von 144

36 Auswahlfenster für Mehrfachauswahl anzeigen Eintrag in Datensätzen suchen (vorwärts) Eintrag in Datensätzen suchen (rückwärts) Auswahl bestätigen Auswahl verwerfen/suchfenster schließen Darstellung der Anwendung vollständig minimieren (Task-Leiste) Darstellung der Anwendung verkleinern Darstellung der Anwendung maximieren Anwendung schließen Eingabebereich auf Bildschirmgröße maximieren Auswahl aller Daten aus der Liste der möglichen Daten (bei Mehrfachauswahl) Auswahl der markierten Daten aus der Liste der möglichen Daten Abwahl der markierten Daten aus der Liste der ausgewählten Werte Abwahl aller Daten aus der Liste der ausgewählten Daten Filterfunktion aufrufen Seite 36 von 144

37 Filter ausschalten Auswertung/Datensatz laden Daten nach Excel exportieren Daten aus Excel-Datei ergänzen (nur Objektstammdaten) Ausblenden der Auswahl weiterer Anzeigeoptionen Einblenden der Auswahl weiterer Anzeigeoptionen Grafik anzeigen Ergebnisauswahl aktualisieren Mehrere Informationsfenster automatisch auf den Bildschirm arrangieren Jahr vorwärts blättern Jahr zurück blättern Benutzer freischalten Tabelle im Informationsfenster transponieren Konsistenzcheck Abbildung 34: Schaltflächen-Übersicht Anzahl und Art der angezeigten Schaltflächen variieren in Abhängigkeit von den aufgerufenen Programm-Modulen. Der Leistungsumfang Ihres installierten Programms wird durch die Lizenz bestimmt. Seite 37 von 144

38 Funktionstasten In avestrategy haben nachfolgende Funktionstasten gesonderte Funktionen: F1 Hilfefunktion; Aufruf von Informationen zu ausgewählten Eingabefeldern. F10 Gewählte Auflistung der Einträge in Mehrfach-Auswahlfeldern. Alt + F1 Menüauswahl minimieren Alt + F2 Menüauswahl maximieren Alt + F12 Datenbank wechseln Alt + F4 Programm beenden Strg + F Suchen von Einträgen im Menübaum Abbildung 35: Funktionstasten Suchfunktion In avestrategy befindet sich in einer Vielzahl von Auswahllisten zur Erleichterung des Navigierens eine Suchfunktion zum Auffinden bestimmter Datensätze. Abbildung 36: Suchfunktion Durch Eingabe des Suchtextes oder Fragmentes (siehe Abbildung 36) des zu suchenden Eintrages und anschließendem Klick auf einen der beiden grünen Pfeile wird der jeweils nächste Datensatz markiert, der dem Suchkriterium entspricht. Es besteht die Möglichkeit, die Suche auf eine bestimmte Spalte der Auswahl zu beschränken. Durch Nutzung der Sortier- und Filterfunktion, in den meisten Listendarstellungen, haben Sie eine weitere Möglichkeit, die Navigation zu erleichtern. Zur Sortierung der Daten in einer Liste, brauchen Sie nur auf den Spaltenkopf der Auflistung zu klicken. Seite 38 von 144

39 Um beispielsweise die Auflistung der Objektstammdaten nach der Anzahl erfasster Wohneinheiten absteigend zu sortieren, klicken Sie zweimal auf die Spaltenüberschrift Anzahl WE (siehe Abbildung 37). Abbildung 37: Liste sortieren In den Listenansichten (wie bspw. Auflistung der Objektstammdaten, wird das Suchen von Einzelsätzen durch den Listenfilter unterstützt. Klicken Sie zum Öffnen der Filteransicht auf das Symbol im rechten Teil der Spaltenüberschrift, in welchem das Such-/Filterkriterium enthalten ist (siehe Abbildung 38). Abbildung 38: Listenfilter öffnen Seite 39 von 144

40 Konsistenzcheck Die Funktion AVEdb Konsistenzcheck liefert über eine Reihe von implementierten Prüfabfragen wichtige Informationen zur Plausibilität der Daten in der Datenbank. Die Abfragen liefern Ergebnisse für verschiedene Fehlertypen und verschiedene Prüfbereiche, die für die Durchführung ausgewählt werden können. Die Abfragen werden nach folgenden Informationstypen gruppiert: FEHLER Unter dem Informationstyp FEHLER werden Datensätze ausgegeben, die eine ordnungsgemäße Funktion des Systems behindern. D.h., die hier ausgegebenen Datensätze können der Grund für den Abbruch von Berechnungen, von fehlerhaften Ergebnis-Daten oder das Auftreten von Fehlern bei den Daten-Ex- und -Importen sein. Hierunter fallen u.a. folgende Sachstände: o Summe der Restschulden der erfassten Darlehen im Darlehensrechner übersteigen die Werte der Basisbilanz o Summe der Buchwerte der im Afa-Rechner erfassten Vermögenswerte übersteigen die Werte der Basisbilanz o Fehlende oder ungültige Werte in Pflichtfeldern verschiedener Datentabellen o Nicht eindeutige Objektnummern, Darlehensnummern, Afa-Nummern (dies verhindert eine korrekte Zusammenführung der Daten im Datenpool) Fehler 1 zu 1 Unter dem Informationstyp Fehler 1 zu 1 werden Datensätze ausgegeben, deren Bezeichnungsfelder (Darlehensnummern, Afa-Nummern, Objektnummern) nicht eineindeutig sind. Diese Datensätze können in den Planungsrechnungen zwar korrekt verarbeitet werden, führen aber bei der Überleitung der Daten in den Datenpool und dem dabei stattfindenden Zusammenführen von Daten mehrerer Datenbanken zu Fehlern. Fehler Bericht Unter dem Informationstyp Fehler Bericht werden Datensätze ausgegeben, die in der Planungsrechnung und bei Datentransfers zwar korrekt verarbeitet werden können, aber in den Auswertungen (Berichten, Pivot-Analysen) zu unplausiblen Ergebnissen führen können. Prüfen Unter dem Fehlertyp Prüfen werden Datensätze ausgegeben, die zwar eine Berechnung des Systems nicht behindern, aber aufgrund der erreichten Dimension möglicherweise eine Korrektur der Eingaben erforderlich machen. Die entsprechende Beurteilung kann nur durch den mit den Daten vertrauten sachkundigen Bediener des Systems erfolgen. Im Ergebnis der sachkundigen Beurteilung sind ggf. weitere Maßnahmen (z.b. zur Bearbeitung der Daten, Veränderung der Planung oder Veranlassung weiterer Prüfungen) durch den Bediener zu veranlassen. Info Unter dem Fehlertyp Info werden Abfrageergebnisse erzeugt, die für eine Reihe von Planbereichen und Daten Informationen zum Datenstand geben. Diese Ergebnisse sollen dem Anwender einen ersten Plausibilitätscheck der Planungsprämissen ermöglichen. Seite 40 von 144

41 Aufruf des Konsistenzchecks Der Aufruf des Konsistenzcheck-Fensters erfolgt entweder über die entsprechende Schaltfläche auf Programmebene oder alternativ über das Pulldown-Menü System Konsistenzcheck. Abbildung 39: Schaltfläche Konsistenzcheck Abbildung 40: Aufrufen über Pulldown-Menü AVEdb Konsistenzcheck Nach Anklicken der entsprechenden Schaltfläche bzw. Auswahl des Menüeintrages öffnet sich das Fenster für den Konsistenzcheck Abbildung 41: Konsistenzcheck Zur Durchführung der Prüfung führen Sie folgende Schritte aus: 1. Wählen Sie im linken Bereich aus, welche Prüfungen Sie durchführen wollen. Es können per Anhaken komplette Prüfbereiche oder einzelne Abfragen ausgewählt werden. Seite 41 von 144

42 2. Start der Prüfung durch Klick auf die Schaltfläche Konsistenzcheck. Der Abschluss des Prüfvorgangs wird durch eine Meldung angezeigt, welche mit ok zu bestätigen ist. 3. Für die ausgewählten Prüfwerte werden in der Auflistung der Prüfergebnisse (rechte Seite der Maske) alle neu ermittelten Ergebnisse angezeigt. HINWEIS: Die Liste der Prüfergebnisse beinhaltet immer die Ergebnisse des Informationstyps FEHLER. Alle anderen Informationstypen werden nur ausgegeben, wenn die Ergebnisse der Abfrage nicht mit dem Ergebnis der vorangegangenen Abfrage identisch sind. Somit wird vermieden, dass wiederholt bekannte Ergebnisse angezeigt werden. 4. Wenn Sie die Ergebnisse der vorangegangenen Prüfung anzeigen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Letzte Ergebnisse Abbildung 42: Anzeige Prüfergebnisse 5. Die Auswahl der anzuzeigenden Prüfergebnisse erfolgt entweder per Doppelklick oder Anhaken und Klick auf Anzeigen. Seite 42 von 144

43 6. In der Anzeige der Prüfergebnisse kann die Spaltenfixierung durch Klick mit der rechten Maustaste jeweils angepasst werden. Zur Verwendung in weiteren Analysen können Sie das Abfrageergebnis in einer Excel-Datei speichern. Klicken Sie hierzu Sie auf die Schaltfläche "Excel Export". 6 7 Abbildung 43: Abfrageergebnis speichern 7. Zum Schließen der Ergebnisanzeige und auch der Maske Konsistenzcheck klicken Sie auf die rechte obere Ecke. Benutzerprotokolle Das System protokolliert in Log-Dateien Informationen zu den erfolgten Anmeldungen an der Datenbank, zu den aufgerufenen Programmfunktionen und Hinweis- und Fehlermeldungen bei Programmablauf. Die Protokolle enthalten auch Informationen, die für den Programmsupport im Störungsfall benötigt werden. Der Inhalt der erzeugten Log-Dateien kann durch den Anwender eingesehen werden. Das Öffnen der Dateien erfolgt durch Klick auf die Schaltfläche Benutzerprotokolle in der Leiste der Programmschaltflächen. Sollten für den Support die Benutzerprotokolle benötigt werden, besteht über die Funktion mit Log an Support... (siehe Abbildung 44) die Möglichkeit, diese direkt an den ave-support zu versenden. Abbildung 44: mit Log-Datei an ave-support Voraussetzung dafür ist ein Internetzugang und die vorhandene Outlook-Installation. Verwenden Sie diese Funktion nur dann, wenn Sie vom ave-support dazu aufgefordert werden. Benutzereinstellungen Über die Schaltfläche oder die Funktion Benutzereinstellungen in dem Pull-Down- Menü System können durch den Benutzer diverse (das Layout betreffende) Einstellungen vorgenommen werden. Seite 43 von 144

44 Dies betrifft auf der Registerkarte Oberfläche (siehe Abbildung 45) Einstellungen zum Ausblenden des ave-menübaumes, Farbeinstellungen der Zeilendifferenzierung in tabellarischen Übersichten, die Schrift in der Titelleiste und die Option zur automatischen Anzeige der Planungsaufgaben bei Aufruf entsprechender Module (nur bei lizenziertem Planungscockpit). Abbildung 45: Benutzereinstellungen Oberfläche Abbildung 46: Benutzereinstellungen Module Auf der zweiten Registerkarte Module (siehe Abbildung 46) können Einstellungen für die Excel-Exporte der Ergebnisse aus den Objektinformationen sowie für die Darstellung der Registerkartenbezeichnungen des Cockpits und die Darstellung der Cockpitdiagramme vorgenommen werden. Alle Veränderungen werden für das Benutzerprofil des angemeldeten Benutzers gespeichert. Die Funktionen zur Unterstützung des externen Supports befinden sich unter dem Pull-Down- Menü Hilfe : Seite 44 von 144

45 Abbildung 47: Hilfemenü Die Funktionen beinhalten (siehe Abbildung 47): Inhalt Aufruf des Handbuches als online-handbuch (Voraussetzung hierfür ist das Vorhandensein der Handbuchdatei im Programmordner). Sollte die online-hilfe-datei in dem genutzten Netzwerk nicht angezeigt werden können, nutzen Sie ersatzweise das Handbuch im.pdf-format. Über avestrategy - Anzeige der aktuellen Programmversion. mit Log an Support (via Outlook) Mit dieser Funktion wird das Komprimieren der Log-Dateien und deren Versendung als an den ave-support ausgeführt. Führen Sie diese Funktion nur nach Aufforderung durch den ave-support aus. Der ave Support wird Ihnen die Notwendigkeit mitteilen, wenn dies für Analysezwecke bei der Problembehebung erforderlich ist. Voraussetzung ist eine vorhandene Outlook Installation). Support Fernwartung anfordern Mit dieser Funktion wird eine Teamviewer -Sitzung gestartet, mit deren Hilfe einem Support-Mitarbeiter eine Sicht auf die Anwendung ermöglicht wird. Nach dem Start des Teamviewers sind die Verbindungsdaten und Kennwörter per Telefon mit dem ave-support auszutauschen. Support: SQL Kommandos loggen Diese Funktion ist nur nach Aufforderung durch den ave-support auszuführen und dient der erweiterten Analyse von aufgetauchten Problemen. Newsticker anzeigen Aufruf des aktuellen BBT-Newstickers mit Informationen rund um das Thema avestrategy. Die Anzeige des Newstickers erfordert einen Internet- Zugang. Seite 45 von 144

46 Favoriten Funktionen aus dem ave-menü können als Favoriten festgelegt werden. Somit kann jeder Benutzer häufig verwendete Funktionen in einer eigenen Favoritenliste zusammenstellen. Das Ein- und Ausblenden der Favoritenliste erfolgt mittels Mausklick auf die Schaltfläche Favoriten auswählen auf Modulebene. Abbildung 48: Schaltfläche Favoriten Module zu den Favoriten hinzufügen Wählen Sie den ave-menüpunkt, der zu den Favoriten hinzugefügt werden soll mit der rechten Maustaste aus. Klicken Sie anschließend mit der linken Maustaste auf das eingeblendete Kontextmenü, um die Funktion zu den Favoriten hinzuzufügen. Abbildung 49: Favoriten hinzufügen Module aus den Favoriten entfernen Wählen Sie den zu entfernenden Eintrag aus der Favoritenliste mit der rechten Maustaste aus. Klicken Sie anschließend mit der linken Maustaste auf das eingeblendete Kontextmenü, um den Eintrag zu entfernen. Abbildung 50: Favoriten entfernen Sortieren der Favoritenliste Das Sortieren der Einträge in der Favoritenliste kann manuell per Drag&Drop ( Ziehen und Ablegen ) vorgenommen werden. Seite 46 von 144

47 Objektinformationen Auf Programmebene befinden sich unterhalb der Pull-Down-Menüs die Schaltflächen der Objektinformationen. Die Objektinformationen dienen der Darstellung von auswählbaren Werten zu den Objekten und bieten die Möglichkeit, in Pop-up-Fenstern für ausgewählte Objekte Werte zur Information, Kontrolle und Plausibilisierung anzuzeigen und auszuwerten. Objektinformation für dynamische Werte Über die Schaltfläche Objektinformation dynamisch können Ergebnisdaten für Objekte im Zeitverlauf für die Anzeige am Bildschirm ausgewählt werden. Die Ergebnisse können für Dokumentation und Weiterverarbeitung nach Excel exportiert werden. Zur Anzeige der Objektinformation gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Klicken Sie auf das Informationsfenster der jeweils gewünschten Ebene. Auf Programmebene ist dies die Objekt Information (dynamisch). Abbildung 51: Objekt Information (dynamisch) 2. Daraufhin öffnet sich zunächst die leere Informationsmaske. Abbildung 52: Informationsmaske 3. Wählen Sie aus den möglichen Optionen durch Anklicken der jeweiligen Darstellung (siehe Abbildung 52) im linken Teil des Informationsfensters die gewünschte Art aus. Ihnen stehen hierbei zur Verfügung: Multi Single Mix Bei der Multi -Ansicht erhalten Sie für ein oder mehrere Objekt(e) die Ausprägung eines auszuwählenden Wertes für den Planungszeitraum ausgewiesen. In der Single -Ansicht können Sie sich für ein Objekt mehrere Werte in ihren Ausprägungen über den Zeitverlauf anzeigen lassen. In der Mix -Ansicht können Sie sich für mehrere Objekte die Ausprägungen von mehreren Werten über den Zeitverlauf anzeigen lassen. Seite 47 von 144

48 4. Wählen Sie das oder die gewünschte(n) Objekt(e) aus (siehe Abbildung 53), für die Wertausprägungen angezeigt werden sollen. Dazu klicken Sie auf die Lupenfunktion rechts neben dem Anzeigefeld für die Objekte. Abbildung 53: Mehrfach Auswahl Objekte 5. In der Multi - und in der Mix -Ansicht können Sie ein oder mehrere Objekt(e) auswählen, indem Sie im linken Fenster die gewünschten Objekte markieren und durch Klick auf den Pfeil nach rechts in das rechte Fenster übertragen. In der Single -Ansicht können Sie nur ein Objekt auswählen, in dem Sie dieses Objekt per Doppelklick markieren. Nach Beendigung der Objektauswahl bestätigen Sie Ihre Auswahl mit Klick auf den grünen Haken, rechts unten im Auswahlfenster. 6. Wählen Sie den oder die gewünschten Anzeigewert(e) (siehe Abbildung 54) aus, indem Sie auf die Lupenfunktion rechts neben dem Feld Wert klicken und aus der angezeigten Auswahlliste die entsprechenden Werte auswählen. Abbildung 54: Mehrfach Auswahl Werte Seite 48 von 144

49 7. Nach beendeter Auswahl wird Ihnen eine tabellarische Übersicht (siehe Abbildung 55) der ausgewählten Objekte mit den dazugehörigen Werten für den Planungszeitraum angezeigt. 8. Zum Umschalten von der Jahresansicht in die Monatsansicht, wechseln Sie durch Anklicken der jeweiligen Ansichtsoption. Abbildung 55: Anzeige der ausgewählten Werte 9. Zum Einblenden der Summe der angezeigten Werte für mehrere Objekte, wählen Sie die Summenoption. 10. Zur Einblendung weiterer Informationen zu den ausgewählten Objekten, wählen Sie die Option Zusatzinfo. 11. Zur Darstellung der Werte der Mix Ansicht je Objekt in jeweils einer Zeile betätigen Sie die Schaltfläche 12. Zur Anzeige von Linien in der Tabelle, wählen Sie die Option Gitter. 13. Sofern Sie die Monatsansicht gewählt haben, steht Ihnen über die Schaltflächen im oberen Teil der Informationsmaske die Auswahlmöglichkeit des anzuzeigenden Jahres zur Verfügung. Seite 49 von 144

50 Speichern der Objektinformationsansicht Objektinformationsansichten, deren Auswahl an Objekten und Werten wiederkehrend benötigt werden, können als Auswertungen gespeichert werden (siehe Abbildung 56). Die gespeicherten Auswertungen können jeweils durch Laden der Ansicht sehr schnell aufgerufen werden. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor: 1. Klicken Sie auf den Speichern -Button. 2. Geben Sie in der sich öffnenden Maske den gewünschten Datei-Namen ein. 3. Bestätigen Sie die Eingabe mit Klick auf den grünen Haken. Abbildung 56: Auswertung speichern Die gespeicherten Objektansichten stehen in einer Auswahlliste zur Verfügung (siehe Abbildung 57). Diese Auswahl ist über den Button rechts neben der Speichern - Schaltfläche zu erreichen. Alternativ können gespeicherte Ansichten aus der Schnellauswahl aufgerufen werden. Abbildung 57: Auswahlliste gespeicherte Objektansichten Objektinformation nach Excel exportieren Die Daten der Objektansicht stehen primär am Bildschirm zur Ansicht zur Verfügung. Für Dokumentationszwecke und weitere Analysen kann der Inhalt der Objektinformationsansichten in Excel-Dateien gespeichert werden. Zum Excel-Export aus der Objektinformation gehen Sie folgendermaßen vor: a) Klicken Sie auf den Excel -Button in der Objektansicht. b) Wählen Sie den gewünschten Datenpfad zum Speichern. c) Geben Sie den gewünschten Datei-Namen ein. d) Bestätigen Sie den Vorgang mit Klick auf Speichern. Seite 50 von 144

51 Das Planungssystem nutzt als automatische Voreinstellung für den Exportpfad den avestrategy -Programmordner und vergibt einen automatisch generierten Namen für die Excel-Datei. Dateiname und Speicherort können bei jedem Export durch individuelle Eingaben ersetzt werden. Der zuletzt ausgewählte Exportpfad wird als Voreinstellung bei nachfolgendem Aufruf des Exportes angezeigt. Objektinformation für statische Werte Über die Schaltfläche Objektinformation statisch kann eine Informationsansicht mit statischen Daten je Objekt erzeugt werden. Statische Daten sind Objektdaten für die keine zeitliche Historie der Daten abgebildet wird. Die Funktionsweise und Bedienung entspricht der, der dynamischen Objektinformation. Abbildung 58: Objekt Information (statisch) Berechnung In avestrategy BI erfolgen die Berechnungen für die Bereiche Kosten-Leistungs-Rechnung und Portfolio Der Start der Berechnung erfolgt jeweils durch Aufruf der Berechnungsfunktionen im Pull- Down-Menü AVE rechnen : Funktionen zum Zurücksetzen des Berechnungsstatus Funktionen zum Starten der Berechnung Abbildung 59: AVE rechnen Nach Aufruf der Funktion Portfolio berechnen kann durch den Anwender die zu berechnende Datenmenge durch Auswahl der Mandanten, Szenarien und Scoringmodelle bestimmt werden. Die Auswahl erfolgt jeweils durch Anhaken der entsprechenden Elemente: Seite 51 von 144

52 Mandant / Szenario auswählen Scoringmodell für Berechnung auswählen Wertart für Berechnung auswählen Gültigkeitsdatum für Strategiefilterwerte auswählen Abbildung 60: Portfolio berechnen Nach Aufruf der Funktion Kostenstellenverteilung berechnen kann durch den Anwender die zu berechnende Datenmenge durch Auswahl der zu berechnenden Bereiche bestimmt werden. Die Auswahl erfolgt jeweils durch Anhaken der entsprechenden Elemente: Planzahlen je Kostenstelle berechnen Planzahlen Kostenstellenverteilung Ist-Zahlen je Kostenstelle berechnen Ist-Zahlen Kostenstellenverteilung Abbildung 61: Kostenstellenverteilung berechnen Seite 52 von 144

53 Datenmanagement Der Menüpunkt Datenmanagement beinhaltet Funktionen zur Ansicht von importierten Daten und Ergänzung von weiteren Daten in den Datenpool. Abbildung 62: Menü-Baum Datenmanagement Folgende Funktionen stehen hier zur Verfügung: Objekt Stammdaten Auflistung der in den Pool importierten Immobilienobjekte zur Ansicht Strategiefilter Funktion zur Ermittlung der Strategie je Objekt gemäß der Positionierung des Objektes in einem Strategiewürfel (siehe Abschnitt Strategiewürfel ) Zusatzdaten (Unternehmen) Funktion zur manuellen Erfassung von zusätzlichen Daten. Zusatzdaten (Unternehmen) Mittels Funktion Zusatzdaten (Unternehmen) ist die Erfassung von Daten in den Datenpool zusätzlich zu den über die Schnittstellen importierten Daten möglich. Anwendungsgebiete sind die Datenbereiche auf Unternehmensebene, deren Auswertung periodisch erfolgen soll und deren Pflege nicht in den strukturmäßigen Quellsystemen erfolgt. Zusatzdaten anlegen Das Erfassen von Zusatzdaten erfordert im ersten Schritt das Anlegen der Metadaten für die zu erfassenden Dateninhalte mittels Funktion Administration Verwaltung Bilanz/GuV/Liqui/. Zum Anlegen der Metadaten für die Zusatzdaten führen Sie folgende Schritte aus (siehe Abbildung 63): 1. Klicken Sie auf die Neu -Schaltfläche auf Modulebene. 2. Geben Sie in die Bearbeitungsfelder im rechten Teil die Bezeichnung, ein optionales Kennzeichen und eine optionale Kontonummer ein. 3. Markieren Sie die Art der Daten als kumuliert, wenn die Erfassung für sogenannte Bestandswerte und nicht periodische Veränderungswerte erfolgen soll. Als kumuliert gekennzeichnete Werte werden in Auswertungen im Regelfall unverändert für nachfolgende Zeitpunkte verwendet, alle anderen Werte werden nur zu dem Datum berücksichtigt, für den die Datenerfassung erfolgt. Abbildung 63: Anlegen Metadaten für Zusatzdaten Seite 53 von 144

54 Zum Verschieben der vorgenommenen Einträge wählen Sie den Eintrag aus und betätigen die Navigationsschaltflächen im rechten unteren Teil des Fensters. Für Elemente, die nach der Umgliederung Knotenpunkte darstellen, können mittels Formeleditor einfache Aggregationenregeln für die Zusammenfassung der direkt untergeordneten Elemente festgelegt werden (siehe Abbildung 64). 1. Klicken Sie hierzu auf die Schaltfläche Formeleditor. 2. Wählen Sie ein Element der linken Seite und ziehen Sie es mit gedrückter Maustaste in den Formelbereich. 3. Verschieben Sie gegebenenfalls die Elemente durch Anklicken und anschließender Betätigung der Navigationsschaltflächen unterhalb der Auflistung. 4. Ändern Sie die Operatoren durch Auswahl der entsprechenden Zeile und Klick auf das entsprechende Symbol unterhalb der Auflistung. 5. Zum Einfügen von Konstanten geben Sie in das Feld Zahl den Wert ein und betätigen dann die Schaltfläche rechts neben dem Eingabefeld. Abbildung 64: Formeleditor Zusatzdaten erfassen Nach der Einrichtung der Zusatzdaten können die Werte über die Funktion Zusatzdaten (Unternehmen) erfasst werden (siehe Abbildung 65): 1. Schalten Sie den Bearbeitungsmodus durch Klick auf die Bearbeiten -Schaltfläche ein. 2. Wählen Sie oberhalb der Datenansicht den Mandanten aus, für den die Erfassung der Daten erfolgen soll. 3. Wählen Sie oberhalb der Datenansicht das Jahr aus, für das die Datenerfassung erfolgen soll. 4. Tragen Sie in die Datenfelder unterhalb der Monatsspalten die zu erfassenden Werte ein. 5. Schließen Sie den Vorgang mit Klick auf das Speichern -Symbol ab, wenn die Daten in die Datenbank übernommen werden sollen bzw. klicken Sie auf die Zurück - Schaltfläche, um alle Eingaben seit dem letzten Speichervorgang zu verwerfen. Seite 54 von 144

55 Abbildung 65: Zusatzdaten erfassen Zusatzdaten Excel-Import Um größerer Datenmengen aus Excel-Dateien zu importieren, müssen die Daten in einer entsprechenden Form aufbereitet werden. Abbildung 66: Zusatzdaten exportieren 1. Erstellen Sie hierfür zunächst die Excel-Datei als Vorlage mit den bisher erfassten Daten indem Sie auf die Export-Schaltfläche Zusatzdaten exportieren klicken und die Dateien, ggf. auch mit einem geändertem Dateinamen, speichern (der vom System generierte Namen beinhaltet Zusatzdaten_Lizenzname_Datum.xls ). Diese Datei bildet die Erfassungsdatei für den anschließenden Datenimport. 2. Zum Import klicken Sie auf die Schaltfläche Zusatzdaten importieren wählen dann die Erfassungsdatei aus und bestätigen den Importvorgang. Abbildung 67: Zusatzdaten importieren Der Abschluss des Importvorganges wird durch eine Meldung am Bildschirm angezeigt. Seite 55 von 144

56 Administration Der Menüpunkt Administration beinhaltet Funktionen, die für individuelle Einrichtungen in verschiedenen Leistungspaketen benötigt werden. Abbildung 68: Menü-Baum Administration Folgende Funktionen stehen hier zur Verfügung: Verwaltung : o Spartenergebnis Struktur Verwaltung Funktion zur Einrichtung der spezifischen Ergebnisübersicht, die in der Kostenleistungsrechnung für alle Kostenstellen und Kostenstellengruppierungen verwendet werden soll. o Spartenstruktur Kostenstellen Funktion zur Einrichtung einer Baumstruktur der Sparten des Unternehmens und Zuordnung der Kostenstellen zu den Sparten. o Zusatzdaten Funktion zum Einrichten der primären Identifikationsnummern und Bezeichnungen zur zusätzlich im Datenpool zu erfassenden Daten ohne direkten Bezug zu den Immobilienobjekten und anderen Kostenstellen (siehe Abschnitt Datenmanagement Zusatzdaten). Formeleditor Übersicht: o Spartenergebnisstruktur Funktion zur Zuordnung von Feldern der regulären GuV-, Bilanz- und Liquiditätsübersicht zu den Positionen der spezifischen Spartenergebnisstruktur. Eine nähere Beschreibung der Bedienung erfolgt in den Abschnitten zu den jeweiligen Leistungspaketen. Administratorfunktionen Der admin -User der Datenbank hat besondere Zugriffsrechte auf die Programmfunktionen. Für diesen Anwender sind die Funktionen der Pull-Down-Menüs und der Schaltflächen im oberen Teil des Fensters verfügbar. Die implementierten Sonderfunktionen der Pull-Down-Menüleiste sind nur für den admin- User aktiv und beinhalten im Datenpool die nachfolgend beschriebenen Funktionen: Seite 56 von 144

57 Import von SQL-/XML-Patch Die Funktionen zum Import von SQL-Patches und XML-Patches dienen der Implementierung von individuellen Anpassungen und zur Durchführung von Wartungsarbeiten an der Datenbank. Die zu importierenden Dateien erhalten Sie im Einzelfall vom ave-support zugesandt. Zum Import der Dateien sind folgende Schritte auszuführen: Mausklick auf den Eintrag Import SQL-Patch bzw. Import XML-Patch (je nach Art der gelieferten Wartungsdatei sql oder PTC). Auswahl der zu importierenden Datei und Bestätigung. Der Abschluss des Importes wird durch eine Meldung angezeigt. Abbildung 69: Import SQL-Patch / XML-Patch Benutzerrechte exportieren und importieren Für den Benutzer mit admin -Anmeldung besteht die Möglichkeit, eingerichtete Benutzerrechte zwischen verschiedenen Datenbanken zu übertragen. Dies erfolgt in folgenden Schritten: 1. Export der Daten der Benutzerverwaltung aus der aktuellen Datenbank über die Funktion Benutzerdaten exportieren (Es wird eine.xls-datei im Programmordner abgelegt. Hierfür muss der User Schreibrechte für den Programmordner besitzen). Abbildung 70: Benutzerdaten exportieren / importieren 2. Wechseln der Anmeldung in die Datenbank, in welche der Transport der Rechte erfolgen soll. 3. Import der Benutzerrechte in die aktuelle Datenbank durch Ausführen der Funktion Benutzerdaten importieren. Vor dem Import erfolgt eine Sicherheitsabfrage, die entsprechend zu bestätigen ist. Abbildung 71: Sicherheitsabfrage vor Import der Benutzerdaten Seite 57 von 144

58 Weitere Funktionen Abbildung 72: Weitere Funktionen Seite 58 von 144

59 Cockpit Das avestrategy -Cockpit bietet die Möglichkeit, auf einfache und effiziente Weise, wesentliche Kennzahlen in grafischer und zum Teil in tabellarischer Form am Bildschirm zu präsentieren (siehe Abbildung 73). Das Cockpit besteht aus einer vom Benutzer eingerichteten Anzahl von Tabpages mit den vom User ausgewählten Cockpit-Elementen. Die Ansicht eines jeden Cockpits kann durch jeden Benutzer selbst eingerichtet werden. Die Funktionen zum Einrichten des persönlichen Cockpits befinden sich in der Menügruppe Verwaltung - Cockpit verwalten. (Siehe auch Handbuch im Abschnitt Cockpit verwalten ). Die dargestellten Werte entsprechen dabei jeweils dem Berechnungsstand zu dem Zeitpunkt, der im Kopf des Cockpits angezeigt wird. Ein grüner Punkt neben der Zeitangabe dokumentiert, dass der angezeigte Datenstand mit dem aktuellen Berechnungsstand der Datenbank übereinstimmt. Bei einem roten Punkt sind entweder nicht alle Module berechnet oder Datensätze werden aktuell bearbeitet, so dass nach erfolgter Berechnung ggf. andere Daten angezeigt werden. Abbildung 73: Cockpit (Pool) Seite 59 von 144

60 Durch Mausklick auf die Legende der jeweiligen Cockpitelemente kann zusätzlich die Anzeige der Datentabelle des Cockpitelements erreicht werden (siehe Abbildung 74). Abbildung 74: Cockpit (Werte anzeigen) Cockpitansichten exportieren Die im Cockpit dargestellten Ansichten können über die Exportfunktion wahlweise in Dateien der Formate.png,.jpg,.tif,.bmp,.pdf exportiert werden. Diese Dateien stehen zur weiteren Verwendung in anderen Dokumenten zur Verfügung. Zum Export der Ansichten/Grafiken klicken Sie auf die Exportschaltfläche (siehe Abbildung 75) zum Öffnen des Fensters zum Cockpit Export. Abbildung 75: Cockpit Export In dem Export-Fenster haben Sie die Möglichkeit zur Auswahl folgender Einstellungen: Exportbereich: o o Auswahl aktuelle Cockpitseite für den Export der Elemente der aktuell am Bildschirm angezeigten Ansicht. Auswahl gesamtes Cockpit für den Export der Elemente aller Cockpit-Registerkarten des Users. Einstellungen: o o DPI-Zahl zur Bestimmung der Bildqualität. Breite x Höhe zur Einstellung des Bildformates der Exportdatei. Exportformat zur Auswahl des Dateiformates. Seite 60 von 144

61 Nach Bestätigung der Einstellungen wählen Sie den Dateiordner aus, in dem die Cockpitgrafiken gespeichert werden sollen: Abbildung 76: Ordner zum Speichern auswählen Nach dem Bestätigen der Ordnerauswahl erfolgt der Export der Elemente in das gewählte Format. Abbildung 77: Cockpit Export gewähltes Format Der erfolgte Export wird mit einer Meldung analog nachfolgender angezeigt: Abbildung 78: Bestätigung des Exportes Die exportierten Elemente befinden sich unter den Dateinamen Cockpit_+Titel des Cockpitelements in dem angegebenen Ordner. Abbildung 79: Cockpit Export Name Seite 61 von 144

62 Benutzereinstellung des Cockpits Die Cockpitdarstellung kann benutzerspezifisch angepasst werden. Die Einstellungen dazu erfolgen über die Benutzereinstellungen (siehe Abbildung 80) für folgende Eigenschaften: Anzeige der Registerkartenbezeichnungen ein- oder mehrzeilig Hintergrundfarbe des Cockpits ändern Hilfslinien senkrecht zur X-Achse ein-/ausblenden Hilfslinien senkrecht zur linken Y-Achse ein-/ausblenden Hilfslinien senkrecht zu sekundären Y-Achsen ein-/ausblenden Keine Hilfslinien für Y-Achse Abbildung 80: Benutzereinstellungen - Module Seite 62 von 144

63 Berichte Unter dem Menüpunkt Berichte befinden sich die Funktionen zum Ansehen und Verwalten von Berichten. Die Funktion Berichte ansehen erlaubt das Aufrufen, Ansehen und Speichern oder Ausdrucken von Berichten. Die Auflistung der Berichte erfolgt innerhalb von Ordnern, die thematisch gegliedert sind. Die Anzeige der Berichte zur Auswahl entspricht der Ordnerstruktur des Berichtsordners im Dateisystem. Der Berichtsordner wird bereits bei der Installation von avestrategy eingerichtet und in die Initialisierungsdatei eingetragen. Mittels Funktion Berichte verwalten wird der sogenannte Berichtsdesigner geöffnet, welcher die Erstellung neuer Berichte und die Veränderung vorhandener individueller Berichte ermöglicht. Standardberichte können nicht direkt verändert werden. Die im Berichtsordner gespeicherten Berichtsdateien enthalten je Bericht die Daten- und Layout-Definitionen. Beim Öffnen eines Berichtes wird die entsprechende Datenabfrage auf die Datenbank der Anmeldung erzeugt und das Ergebnis gemäß Berichtsdefinition in Text-, tabellarischer oder grafischer Form dargestellt. In den Standardberichten wird im rechten oberen Teil das Logo dargestellt, welches in dem angegebenen Pfad für Logos für Berichte mit dem Namen logo.gif gespeichert ist (siehe Systemeinstellungen Datenpfade): Abbildung 81: Systemeinstellungen Datenpfade Logos für Berichte Seite 63 von 144

64 Berichte ansehen Zum Ansehen von Berichten gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Klicken Sie auf den Menüpunkt Berichte Berichte ansehen. Abbildung 82: Menübaum Berichte ansehen Alternativ kann die Ansicht der Berichtsordner und Berichtsliste als Pop-up Fenster zusätzlich zu dem geöffneten Programmmodul geöffnet werden. Betätigen Sie hierfür die entsprechende Schaltfläche auf Programmebene. Abbildung 83: Schaltfläche Berichte ansehen 2. In der Berichtsansicht erhalten Sie eine Auflistung der Berichtsordner und zu jedem gewählten Ordner die Auflistung der Berichte im rechten Teil. Hinter jedem Ordner wird in Klammern () die Anzahl der in dem Ordner sichtbaren und die Anzahl der enthaltenen Berichte ausgegeben. Die Liste der Berichte beinhaltet je Bericht folgende Informationen von links nach rechts: den Berichts- Namen eine Kurz- Beschreibung zum Berichtsinhalt die Informationen zur Programmversionsnummer die mindestens erforderlich ist, um den Bericht nutzen zu können die Art des verwendeten Berichtsdesigners (bei gesetztem Haken klassischer Designer, sonst implementierter externer Designer) die Kennzeichnung der Berichte, die zum Leistungspaket Monatsberichte gehören die Kennzeichen für die Einträge, die als Berichtsmappe eine Sammlung mehrerer Berichte darstellen. Die verwendete Datenquelle als Typ (Ave für die Verwendung einer Planungsdatenbank, Pool für die Verwendung des Pools als Datenquelle). Abbildung 84: Auswahl der Berichte Seite 64 von 144

65 In der Berichtsauflistung werden die Ave -Berichte und Pool -Berichte durch unterschiedliche farbliche Markierung gekennzeichnet. Unterhalb der Berichtsauflistung befindet sich das Ausgabefenster für den Beschreibungstext. Durch Ziehen des oberen Randes per Maus kann das Feld vergrößert werden, um ggf. den vollständigen Text anzuzeigen. Unterhalb des Beschreibungstextes befinden sich weitere Schaltflächen. In der Funktion Berichte ansehen sind folgende Schaltflächen aktiv: Unterhalb der Berichtsliste befinden sich der vollständige Beschreibungstext zum Bericht und weitere Funktionen zur Ausgabe von Berichten: Neue Berichtsmappe anlegen (siehe Unterabschnitt Berichtsmappen ) Bericht anzeigen (alternativ zu Doppelklick auf Berichtsnamen) Ausgabe der Berichte als.pdf-datei Ausgabe der Berichte als.xls-datei Index neu aufbauen Beachten Sie bei der Ausgabe der Berichte, dass das Layout der Standardberichte primär für den Ausdruck auf einem Drucker optimiert ist, welches dem Ausgabelayout als.pdf-datei entspricht aber vom Ausgabelayout der.xls-datei abweichen kann. Abbildung 85: Schaltflächen Berichte Unterhalb der Auflistung der Berichtsordner befindet sich das Fenster zur Eingabe von Suchtext zum Auffinden von Berichten. Das Suchen von Berichten erfolgt durch Eingabe eines Suchbegriffes und Mausklick auf Seite 65 von 144

66 3. In der geöffneten Berichtsansicht (siehe Abbildung 86) haben Sie über die Symbolleiste in der Kopfzeile der Berichtsansicht die Möglichkeit, in mehrseitigen Berichten die Seiten umzublättern, den Bericht an einen Drucker auszugeben oder in Dateien zu speichern. Die Schaltflächen dazu befinden sich unmittelbar unterhalb der Titelleiste der Ansicht. Abbildung 86: Berichtsansicht Berichte verwalten Über die Funktion Berichte verwalten erfolgt der Zugang zu den Funktionen des Reportdesigners. Der Reportdesigner ermöglicht das Erstellen neuer Berichte und Verändern vorhandener Berichte. Die Erstellung und Bearbeitung von Berichten sollte möglichst nur von gesondert geschultem Personal erfolgen. Eine genauere Beschreibung der Bedienung des Berichtsdesigners ist nicht Bestandteil dieses Handbuches. Berichtspakete importieren Über die Sonderfunktionen kann der admin-user mittels Funktion Standardberichte importieren (siehe Abbildung 87). Beim Berichtsimport werden die als Berichtspaket im Lieferumfang enthaltenen oder zusätzlich gelieferten Berichtsvorlagen in den Berichtspfad gespeichert. Dies kann beispielsweise erforderlich sein, um die Berichtsordner des Auslieferzustandes wiederherstellen. Der Import von weiteren Berichtspaketen kann für die Berichte des Leistungspaketes Monatsberichte und individuelle Berichte erfolgen. Abbildung 87: Berichte importieren Seite 66 von 144

67 Berichtsmappen Der Berichtsmanager ermöglicht die Einrichtung von Berichtsmappen. Jede Berichtsmappe ist die Zusammenfassung einer Anzahl von Berichten für einen vom Anwender bestimmten Auswertungszweck. Beispielsweise können Berichte, die für ein periodisches Reporting benötigt werden, in Berichtsmappen zusammengestellt werden und mittels einfacher Bedienung als Mappe wie ein Einzelberichten exportiert werden. Jede Berichtsmappe erhält einen Namen, eine Pfadangabe zur Bestimmung des Speicherortes der Berichte und die Aufstellung der Berichte der Mappe. Die Ausgabe/der Export der Berichtsmappen erfolgt nach Betätigung entsprechender Schaltflächen durch den Bediener, wahlweise in.xls-dateien oder.pdf-dateien oder direkt am Bildschirm als.pdf-datei, die mittels Druckfunktion an einen angeschlossenen Drucker ausgegeben werden kann. Zur Einrichtung einer Berichtsmappe gehen sie folgendermaßen vor: Wählen Sie den ave-menüeintrag Berichte Berichte ansehen. Wählen Sie den Berichte-Ordner durch Mausklick aus, in dem die Berichtsmappe erstellt werden soll. Starten Sie durch Mausklick auf die entsprechende Schaltfläche die Funktion zum Anlegen einer Berichtsmappe in dem ausgewählten Berichtsordner. Diese befindet sich unterhalb der Auflistung der Berichte (siehe Abbildung 88). Abbildung 88: Neue Berichtsmappe anlegen Geben Sie in die Eingabefelder folgende Daten ein: Geben Sie einen Namen für die Berichtsmappe ein. Geben einen Text zur Inhaltsangabe der Mappe in das Feld Beschreibung ein. Wählen Sie im unteren Teil der Dialogmaske die Berichte aus, die Bestandteil der Berichtsmappe werden sollen. Abbildung 89: Berichtsinfos Seite 67 von 144

68 In der Auflistung der Berichte sind Berichtsmappen in der Spalte Berichtsmappe mit einem Haken gekennzeichnet (siehe Abbildung 90). Die Berichtsmappen bilden jeweils einen Knotenpunkt unter dem die zugeordneten Berichte aufgelistet werden. Abbildung 90: Berichtsmappen Um einzelne Berichte mittels Berichtsdesigner zu bearbeiten, müssen die Berichte als Einzelbericht geöffnet werden. Das Bearbeiten der einzelnen Berichte ist aus der Auflistung der Berichtsmappen nicht möglich. Berichte einer Berichtsmappe ausgeben Die Berichte einer ausgewählten Berichtsmappe können wahlweise am Bildschirm ausgegeben und anschließend gedruckt oder direkt in eine Datei gespeichert werden. Zur Ausgabe der Berichte einer Berichtsmappe gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Auswahl der Berichtsmappe durch Mausklick (Hinweis: Durch Doppelklick werden die Berichte direkt nacheinander aufgerufen und am Bildschirm dargestellt. In Abhängigkeit von Anzahl und Komplexität der Berichte kann das Erzeugen der Berichte einer Mappe geraume Zeit in Anspruch nehmen, der Bearbeitungsfortschritt wird anhand eines Verlaufsbalken rechts unten dargestellt.) 2. Nach dem Markieren der Berichtsmappe wählen Sie den Dateityp (.pdf;.xls) zur Ausgabe der Berichtsmappe durch Klick auf das entsprechende Symbol unterhalb der Berichtsauflistung und geben den Speicherpfad für die Berichte an. 3. Das Ausdrucken des Berichtsdokuments erfolgt unter Nutzung der Druckfunktionen der zum Öffnen der Berichte verwendeten Programme. 4. Sofern die Berichtsmappe Berichte mit berechneten Werten der Planungsrechnung beinhaltet, erhalten Sie einen Hinweis, wenn nicht alle Planungsbereiche vollständig berechnet sind. Abbildung 91: Sicherheitsfrage 5. In diesem Fall sollte zuerst die Berechnung des Systems durchgeführt werden. Andernfalls besteht die Gefahr der Erzeugung von Berichten ohne gültige Ergebnisse. Seite 68 von 144

69 Modul Portfoliomanagement Allgemeine Hinweise Die Funktionen des Portfoliomanagements ermöglichen die multidimensionale Bewertung von Immobilienportfolien anhand frei definierbarer Scoringmodelle. Jedes Scoringmodell stellt eine hierarchisch gegliederte Zusammenstellung von Bewertungskategorien mit den dazugehörigen Bewertungsmerkmalen dar. Jedes Bewertungsmerkmal wird in Punktwerte von 0 bis 100, die sogenannten Portfoliowerte, umgerechnet. Die Summe der gewichteten Punktwerte aller Merkmale einer Kategorie bilden jeweils den Punktwert der Katagorie und die Summe der Bewertungen der Kategorien jeweils die Bewertung der übergeordneten Kategorie. Anhand der Punktwerte der Kategorien können Ranglisten für alle bewertete Objekte erstellt werden. In der Vorbereitung der Portfoliobewertung und -analyse ist der Bewertungskatalog in der sogenannten Bibiliothek zusammenzustellen. Der Katalog kann zu jedem Zeitpunkt mit weiteren Elementen ergänzt werden, die dann wahlweise in den Scoringmodellen verwendet werden können. Die Art und Form der verwendbaren Bewertungskriterien wird nachfolgend beschrieben. Beachten Sie jedoch auch folgende grundlegende Anforderungen an ein Bewertungskriterium. Die Bewertungskriterien sollten: feststellbare positive oder negative Ausprägung für eine relevante Eigenschaft haben möglichst überschneidungsfrei geeignet sein, Objekte unterscheidbar zu machen für alle Objekte zeitnah und mit vertretbarem Aufwand erhebbar sein mit vertretbarem Aufwand vollständig zu erheben sein. Die Auswertung der Bewertungsergebnisse erfolgt wahlweise mittels der grafischen Auswertungsinstrumente Matrix und Strategiewürfel oder in tabellarischer Form mittels Pivot Analysen, Objektinformationen und Berichten. Die Module zum Einrichten des Portfoliomanagement befinden sich in der Menügruppe Scoring (siehe Abbildung 92). Dort befinden sich die drei Hauptgruppen: Bibliothek - Archiv für alle Bewertungsmerkmale Bewertung - Modul zur manuellen Erfassung von Bewertungsrelevanten Daten Modelle - Einrichten und Bearbeiten von Scoringmodellen. Und in der Menügruppe Interaktive Analysen (siehe Abbildung 92) mit den Unterpunkten: Diagramme zur Darstellung von Werten in Linien- oder Balkendiagrammen Mapping zur Darstellung der Objekte in Ihrer geografischen Anordnung Matrix zur Darstellung der Objekte in einem Bubble -Diagramm Pivot zur Ausgabe von Werten in einer Pivottabelle als Popup-Fenster Seite 69 von 144

70 Pivot Verwaltung zur Ausgabe von Werten in einer Pivottabelle und Bearbeitung von Datenabfragen für die Pivotanalysen Strategien zur Darstellung von Objekten in frei definierbaren dreidimensionalen Strategiewürfeln. Abbildung 92: Menüpunkte Scoring und Interaktive Analysen Seite 70 von 144

71 Bibliothek Die Scoring-Bibliothek ist die Sammlung aller Merkmale, welche zur Bewertung der Immobilien in frei definierbaren Scoringmodellen verwendet werden können. Die Bibliothek bildet zugleich den zentrale Ort für die Ergänzung und Bearbeitung von Bewertungsmerkmalen, deren Ausprägungen und die Bearbeitung von benutzerdefinierten Attributen. Die Bibliothek unterteilt sich in drei Registerkarten mit entsprechenden Bearbeitungsmöglichkeiten: Bibliothek bearbeiten Die Bearbeitung der Bibliothek erfolgt auf der gleichnamigen Registerkarte. Dort befindet sich der Zugang zu den Funktionen: Zur Erfassung und Bearbeitung von Merkmalsgruppen und Untergruppen Zur Erfassung und Bearbeitung von Merkmalen der Typen: o o o Manuelle Merkmale Rohdatenmerkmal Abgeleitete Merkmale. Zur besseren Übericht empfiehlt es sich vorab eine Gruppierung für die Merkmale einzurichten. Diese Gruppierungen können sowohl den Ebenen eines Scoringmodells entsprechen oder einer funktionalen oder inhaltlichen Zuordnungen entsprechen. Richten Sie beispielsweise folgende Hauptgruppen ein: Lagemerkmale Objektausstattungsmerkmale Objektzustandsmerkmale Wirtschftlichkeitskennzahlen. Das Anlegen der Gruppierungen erfolgt über die Auswahl des Kontextmenüs, welches sich bei Klick mit der rechten Maustaste in das graue Feld in der Registerkarte Bibliothek öffnet. Seite 71 von 144

72 Wählen Sie den Eintrag Bibliothek einfügen, um eine neue Gruppe einzurichten (siehe Abbildung 93): 1 2 Das Anlegen von Untergruppierungen erfolgt über das Anfügen weitere Bibliotheken nach dem rechten Mausklick auf das Gruppierungselement, an welches die Untergruppe angefügt werden soll. Das Anlegen von Merkmalen innerhalb der Gruppen erfolgt durch Auswahl des entsprechenden Merkmalstyps (manuelles Merkmal, Rohdatenmerkmal, abgeleitetes Merkmal) im Kontextmenü nach dem Klick mit rechter Maustaste auf den zu bearbeitenden Gruppeneintrag. 1 2 Abbildung 93: Bibliothek einrichten Merkmals-Typen Beim Anlegen eines neuen Merkmals ist der geeignete Merkmalstyp auszuwählen. Die Änderung des Typs eines Merkmals ist danach nicht mehr möglich. Beim Neuanlegen mit einem unzweckmäßigen Merkmalstyp versehene Merkmale können gelöscht und beim erneuten Anlegen mit dem korrekten Typ versehen werden. 1. Manuelle Merkmale: Manuelle Merkmale sind Merkmale, denen eine qualitative Beschreibung zugrunde liegt und deren Ausprägungen je Immobilienobjekt per manueller Datenerfassung oder.xls- Importfunktion in das System übernommen werden. Gemäß frei definierbarer Übersetzung werden die Beschreibungen von avestrategy in einen Punktwert von 0 bis 100 übersetzt werden. Die Merkmale können alternative Einzel- oder Mehrfachausprägungen besitzen. Beispiele für manuelle Merkmale sind Zustandsbewertungen von Bauteilen (gut, mittel, schlecht o.ä.), Ausstattungsmerkmale (vorhanden oder nicht vorhanden) oder Lagemerkmale (z.b. mit Angaben von Entfernungen zu Versorgungs- und Verkehrseinrichtungen bis 300 m; m, o.ä.). Vgl. auch Abschnitt Merkmalsausprägungen anlegen. 2. Rohdatenmerkmale: Rohdatenmerkmale sind Merkmale, für die über manuelle Erfassung oder.xls- Importfunktionen sogenannte Rohdaten in das System erfasst werden. Diese Art der Merkmale ist dann anzuwenden, wenn die Erfassung von Punktwerten oder anderen Zahlenwerten oder Textwerten erfolgen soll. Seite 72 von 144

73 3. Abgeleitete Merkmale: Abgeleitete Merkmale sind Merkmale deren Ausprägung sich aus der Auswertung von im System vorhandenen Kennzahlen und deren Umwandlung in einen Punktwert von 0 bis 100 ergibt. Typische abgeleitete Merkmale sind solche, die auf Kennzahlen wie Leerstandsquoten, Mieterhöhungspotenziale oder Ertragswerte in EUR/m² abstellen. Das Anlegen neuer Merkmale (siehe Abbildung 94) erfolgt durch nachfolgende Schritte. Manuelles Merkmal anlegen Gehen Sie folgendermaßen vor: Rechtsklick auf die Gruppenbezeichnung unter der das Element eingefügt werden soll und Auswahl Manuelles Merkmal anlegen. Eingabe eines eindeutigen Namens für das manuelle Merkmal Der Name eines jeden Merkmals in der Bibliothek darf für kein zweites Merkmal verwendet werden. Zuordnen einer Ausprägungsliste für das Merkmal. (zum Anlegen einer Zuordnungsliste siehe Abschnitt Zuordnungslisten verwalten ) Abbildung 94: Bibliothek Elemente einfügen Rohdatenwert anlegen Die Funktion zum Anlegen eines Rohdatenwertes erfolgt analog dem Anlegen eines manuellen Wertes aber unter Auswahl des Eintrages Rohdatenwert anlegen. Die Vorbelegung des Namens erfolgt mit dem Eintrag Direktwert (). Für jedes Rohdatenmerkmal ist einer der nachfolgenden Datentypen (siehe Abbildung 95) auszuwählen: Direktwert ganzzahlige Werte von 0 bis 100 Rohdaten - Ganze Zahl Zahlen ohne Kommastellen Rohdaten - Kommazahl Zahlen mit Nachkommastellen Rohdaten - Text alphanumerische Werte mit bis zu 250 Zeichen. Seite 73 von 144

74 Abbildung 95: Direktwert anlegen Abgeleitetes Merkmal anlegen Das Anlegen eines abgeleiteten Wertes erfolgt unter Auswahl des Kontextmenüs abgeleitetes Merkmal einfügen (siehe Abbildung 96): Vergeben Sie den eindeutigen Namen für das Merkmals Wählen Sie die Quell-Kennzahl, die als Argument für die Ableitung des Punktwertes dienen soll. Die Liste der verfügbaren Werte öffnet sich nach Klick auf in das Feld neben der Bezeichnung Quellwert Bitte wählen Wählen Sie aus der Kennzahlenliste den passenden Eintrag per Doppelklick Abbildung 96: Abgeleitetes Merkmal Quellwert Seite 74 von 144

75 Ableitung des Punktwertes einrichten Nach Auswahl und Speicherung des Quellwertes kann für die Wertebereiche des Quellwertes die Definition der Punktvergabe erfolgen. Die Ableitung kann stufenweise oder als lineare Funktion für die jeweiligen frei definierbaren Intervalle erfolgen. Die Werte - unendlich und + unendlich sind von System vorgegeben und stellen die systemseitig definierten äußeren Grenzen dar. Zum Einrichten der Ableitung sind folgende Schritte erforderlich (siehe Abbildung 97): Das Einfügen der Intervallgrenzen für den Quellwert erfolgt durch Klick auf das Neu - Symbol unterhalb der Tabelle In die Zeile der Tabelle ist dann der gewünschte Wert einzutragen. Das System übernimmt den erfassten Wert jeweils als Grenze auch für das angrenzende Intervall. Durch Klick auf den Vergleichsoperator ist dieser von < in <= so zu ändern, wie es die Zugehörigkeit der Grenze zum Intervall erfordert. Für jedes Intervall ist der zuzuordnende Punktwert zu erfassen. Wird nur der Punktwert von erfasst, werden alle Werte des Quellwertintervalls auf diesen Wert umgerechnet. Wird auch der Punktwert bis erfasst, ermittelt das System für alle Werte des Intervalls einen Punktwert aufgrund der linearen Funktion, die der Steigung der Funktion entspricht, die die äußeren Punkte des Intervalls beinhaltet Abbildung 97: Abgeleitetes Merkmal einrichten Seite 75 von 144

76 Merkmalsausprägungen anlegen Merkmalsausprägungen sind verbale Beschreibungen von Zuständen oder Bewertungsgraden, denen diskrete Punktwerte zugeordnet werden können. Das System avestrategy ermöglicht die Erfassung von Merkmalsausprägungen für Einzelund für Mehrfachmerkmale als Bewertungsmuster, die für verschiedene Merkmale verwendet werden können. Einfachmerkmale können immer nur genau eine Ausprägung besitzen, Mehrfachmerkmale können mehrere gleichzeitig zutreffende Ausprägungen besitzen. Je Merkmalsausprägung ist der entsprechende Punktwert als ganze Zahl von 0 bis 100 bzw. bei Mehrfachmerkmalen auch 0 bis -100 zuzuweisen. Bei Merhrfachmerkmalen darf die Summe der Punktwerte in beliebieger Kombination nicht größer als 100 oder kleiner als 0 werden. Seite 76 von 144

77 Anlegen/Editieren von Merkmalsausprägungen: (siehe Abbildung 98) 1 Eingabe des Namens für die Ausprägungsliste in das Tabelle und Betätigen der Einfügen-Schaltfläche Eingabefeld unterhalb der a. Zum Editieren wählen Sie den Eintrag aus der Auflistung aus, ändern die Daten in den Eingabefeldern und betätigen die Ändern -Schaltfläche. b. Zum Löschen eines Eintrages wählen Sie den Eintrag aus und betätigen die Löschen -Schaltfläche. 2 3 Geben Sie in Abhängigkeit von den Inhalten der Merkmale einen Grundwert ein. Dieser Grundwert wird bei allen Objekten zu dem jeweiliegen Merkmal immer dann angewandt, wenn die Bewertung des zugeordneten Einzelmerkmales nicht erfolgte oder bei Multi-Merkmalen keine weitere Ausprägung in der Bewertung angehakt ist. Geben Sie die gewünschten Auspägungen zur jeweiliegen Ausprägungsliste auf der rechten Seite des Formulars ein. Nutzen Sie die Eingabefunktionen analog der oben beschriebenen Vorgehensweise Abbildung 98: Merkmalsausprägung (Multi) Seite 77 von 144

78 Benutzerdefinierte Attribute Benutzerdefinierte Attribute (Abkürzung: BdA) sind abgeleitete Datenfelder, die durch den Nutzer selbst angelegt werden können. Die Ableitung der Werte der BdA erfolgt durch Berechnung der eingegebenen Funktionen (Berechnungsformeln) für die Funktionsargumente je Berechnungszeitstand. Die Verwendung von BdA erfolgt: um individuelle Kennzahlen je Objekt und Zeitstand auf Basis vorhandener objektkonkreter Kennzahlen zu berechnen oder um vorhandene Kennzahlen im Rahmen zulässiger Konvertierungsmöglichkeiten in ein anderes Datenformat zu transformieren (beispielsweise, um als Text gespeicherte Zahlen in ein numerisches Format zu konvertieren, um den Wert in Berechnungsformeln verarbeiten zu können). BdA erstellen Zum Erstellen der benutzerdefinierten Attribute wechseln Sie auf die Registerkarte Benutzerdefinierte Attribute und Schalten auf Modulebene in den Bearbeiten-Modus Öffnen Sie per rechten Mausklick auf den leeren Hintergrund das Kontextmenü. Wählen Sie Bibliothek anfügen zum Anlegen eines Hauptordners. (siehe Abbildung 99) Bei Rechts-Klick auf einen Ordner können weitere Unter -Ordner (Kategorien) eingefügt oder direkt BdA in den Ordner eingefügt werden (siehe Abbildung 100). Das Verschieben angelegter Elemente ist jeweils per Drag & Drop möglich. Das Löschen von Elementen erfolgt durch Auswahl des Kontextmenü-Eintrages --- löschen Schließen Sie die Eingabe mit dem Speichern auf Modulebene ab. Alle erfassten Daten werden erst mit dem Speichern dauerhaft in die Datenbank gespeichert. Führen Sie die Speicherung der erfassten Daten in regelmäßigen Abständen durch! Abbildung 99: BdA Ordner anlegen Seite 78 von 144

79 Abbildung 100: BdA anlegen Seite 79 von 144

80 Formeln erfassen Das Erfassen der Formeln für die BdA erfolgt über den sogenannten Formeleditor der durch Klick auf das Bearbeiten Symbol unterhalb des Feldes der Formelansicht. Formeleditor öffnen Abbildung 101: BdA definieren Zum Erfassen einer Formel für ein BdA sind nachfolgend beschriebene Schritte auszuführen: Auswahl der Quellwerte aus der Liste der verfügbaren Datenbankfelder. Setzen des Operators (+;-;*;/) zwischen jeweils zwei Quellwerten - die Liste der Operatoren wird nach Klick auf das Feld geöffnet. Setzen Sie eventuell benötigte konstante Werte durch Klick auf die linke Schaltfläche unterhalb der ausgewählten Felder. Zum Setzen von Klammern markieren Sie die einzuklammernden Elemente der ausgewählten Felder und Klicken auf die mittlere Schaltfläche unterhalb der Auflistung. Zum Entfernen von Quellwerten markieren Sie den Quellwert und betätigen die rechte Schaltfläche unterhalb der Auflistung. Die in Programmcode übersetzte Formel wird im unteren Teil ausgegeben. 7 Abschluss der Erfassung durch Klick auf den oder Abbruch auf das. Seite 80 von 144

81 Mittels Formeleditor können nur die Formeln bearbeitet werden, die über den Formeleditor erstellt wurden. Formeln, die für Spezialfälle per direkter Eingabe der gültigen Syntax erfasst wurden, können nicht mit dem Formeleditor bearbeitet werden. Eine spätere Änderung an diesen Formeln ist durch direkte Eingabe der gültigen Syntax möglich. Scoringmodelle Jedes Scoringmodell bildet einen vom Anwender eingerichteten Baum von hierarchisch angeordneten Kategorien, Unterkategorien und Merkmalen. Die unterste Hierarchieebene wird durch die Merkmale gebildet. Diese Merkmale können qualitative oder quantitative Kriterien sein, die jeweils in ein Punktsystem von 0 bis 100 übersetzt werden. Jede Kategorie bildet die Summe der prozentual gewichteten direkten Unterelemente. Die Summe der Gewichtungen der Unterelemente muss immer 100 betragen. Für verschiedene Auswertungsperspektiven können bei Bedarf spezifische Scoringmodelle eingerichtet werden, die geeignet sind, ein Ranking der Objekte für verschiedene Handlungsalternativen zu schaffen. Der Name des obersten Elements eines jeden Scoring-Modells entspricht zugleich der Bezeichnung des Modells. Anlegen von Scoring-Modellen Wählen Sie den Menüpunkt Scoring-Modelle und schalten Sie in den Bearbeiten-Modus (siehe Abbildung 102). Abbildung 102: Scoring-Modelle Öffnen Sie per rechtem Mausklick auf den leeren Hintergrund das Kontextmenü. Wählen Sie Scoringmodell anfügen, um ein neues Modell mit dem obersten Element anzulegen (siehe Abbildung 103). Durch Rechts-Klick auf einen vorhandenen Eintrag können nach Auswahl des Eintrags Kategorie anlegen weitere Kategorien und Unterkategorien angelegt werden. Das Anlegen der Kategorien erfolgt zunächst mit einem automatisch generiertem Namen. Die Änderung erfolgt durch direkte Bearbeitung nach einem Doppelklick in das Feld (siehe Abbildung 105). Das Löschen von Kategorien erfolgt nach der Auswahl des Kontextmenüs Löschen. Das Verschieben angelegter Elemente ist jeweils per Drag&Drop möglich. Schließen Sie die Eingabe mit dem Speichern auf Modulebene ab. Seite 81 von 144

82 Rechtsklick zum Öffnen Kontextmenü Abbildung 103: Scoringmodell anlegen Rechtsklick auf vorhandenen Eintrag zum Öffnen Kontextmenü Abbildung 104: Kategorie anfügen Abbildung 105: Bezeichnung bearbeiten Eintrag direkt editieren Achten Sie bei der Vergabe der Bezeichnungen, dass diese im System eineindeutig sein müssen. Bezeichnungen für gleichnamige Kategorien in unterschiedlichen Modellen sind zweckmäßigerweise durch einen Zusatz mit dem Kennzeichen zum jeweiligen Modell unterscheidbar zu machen. Seite 82 von 144

83 Kategorien und Merkmale aus Bibliothek hinzufügen Zu jeder angelegten Kategorie können alle in der Bibliothek hinterlegten Merkmale zugeordnet werden. Das Zuordnen von Merkmalen oder Kategorien mit Merkmalen in ein Scoring-Modell erfolgt im Bearbeiten-Modus per Drag&Drop. Wählen Sie aus der Bibliothek das Element aus, welches der Kategorie im Scoringmodell zugeordnet werden soll und ziehen es mit gedrückter linker Maustaste auf die entsprechende Kategorie des Scoring-Modells (siehe Abbildung 106). Gedrückte linke Maustaste Abbildung 106: Element in Scoringbaum einfügen Abbildung 107: Element in Scoringbaum eingefügt An den Symbolen der eingefügten Merkmale können Sie die Art des eingefügten Merkmals erkennen (siehe Abbildung 108) Abgeleitetes Merkmal Multi-Merkmal Unvollständig definiertes Merkmal Einzel-Merkmal Abbildung 108: Kennzeichnung eingefügter Merkmale Rohdatenmerkmal Seite 83 von 144

84 Gewichtung erfassen In der Kategorie müssen die direkten Unterkategorien oder Merkmale so gewichtet werden, dass die Summe der Gewichtungen 100 (%) ergibt. Die Eingabe und Bearbeitung der Gewichtung erfolgt im Bearbeiten-Modus direkt in den entsprechenden Feldern. Die Summe der Gewichtungen wird je Kategorie in der Spalte Summe Gew. Angezeigt. In der Spalte Sensitivität wird für jede Kategorie und jedes Merkmal der errechnete Prozentwert angegeben mit dem das Element in den Gesamtwert (Score des Modells) eingeht (siehe Abbildung 109). Direkte Eingabe Abbildung 109: Gewichtung bearbeiten Nach der Erstellung des Scoringmodells können die Kategorien und Merkmale berechnet werden, für die folgende Voraussetzungen erfüllt sind: Die Daten für ein manuelles Merkmal zu dem zu berechnenden oder früheren Zeitstand sind erfasst. Die Quellwerte für abgeleitete Merkmale sind zugewiesen, für den Berechnungszeitstand vorhanden und die Ableitungsregeln sind erfasst. Benutzerdefinierte Werte, die als Quellwerte für abgeleitete Werte verwendet werden, besitzen eine gültige Definition und können berechnet werden. Die Berechnung aller vorhandenen Untergeordnete Elemente (Unterkategorien und Merkmale) ist erfolgreich möglich. Seite 84 von 144

85 Objektmerkmale erfassen Die manuelle Erfassung der Ausprägung von Objektmerkmalen, die sogenannten Erfassung der Bewertungsdaten, erfolgt über die Funktionen des Menüpunktes Scoring Bewertung. Abbildung 110: Menübaum Scoring - Bewertung Erfassung der Bewertungsdaten für ein einzelnes Objekt Die Erfassungsmaske (siehe Abbildung 111): 1 2 Wählen Sie ein oder mehrere Objekt aus der Auflistung der Objekte aus (per Mausklick auf ein Einzelobjekt oder per gedrückter Umscahlttaste mehrere Objekte). Sobald mindestens ein Objekt ausgewähl, wird die Liste der manuellen Merkmale eingeblendet. Wählen Sie das Bewertungsdatum aus (Beginn-Datum der Gültigkeit der Merkmale). 3 Nehmen Sie dann die Bewertung durch Anhaken der entsprechenden Ausprägungen vor. In der Spalte rechts neben der Eingabespalte wird als Kontrollwert der Wert der letzten Datenerfassung zu dem Datum angezeigt, welches vor dem Erfassungsdatum liegt. Zur Information wird in den beiden rechten Spalten die zuletzt vor dem aktuellen Bewertungsdatum erfasste Bewertung und das dazugehörige Datum angezeigt Abbildung 111: Einzelobjekt Merkmale erfassen Seite 85 von 144

86 Bewertung von Objektgruppen (siehe Abbildung 112) 1 2 Die Erfassung von gleichartigen Merkmalsausprägungen für mehrere Objekte wird durch die Möglichkeit der Auswahl mehrere Objekte bei gedrückter Strg-Taste unterstützt (Mausklick bei gedrückter Umschalt-Taste bewirkt die Markierung aller Objekte zwischen den letzten beiden per Mausklick markierten Objekte). Die bereits vorhandenen Bewertungen der ausgewählten Objekte werden in der Bewertungsmaske ausgegeben. Bei Vorhandensein unterschiedlicher Ausprägungen zu einem Merkmal in der Objektgruppe ist dies durch graue Darstellung der Bewertungsmarkierung zu erkennen. 1 2 Abbildung 112: Objektgruppen Merkmale erfassen Kennzeichnung für uneinheitliche Merkmalsausprägungen bei den gewählten Objekten kein Haken sondern graue Fläche Die Objektliste in der manuellen Bewertungserfassung enthält in der linken Spalte eine Markierung zur Kennzeichnung der Objekte die nicht, nicht vollständig oder vollständig in den manuellen Kriterien bewertet sind. vollständig bewertet (alle Bewertungsmerkmale enthalten Daten) Nicht vollständig bewertet (mindestens 1 Merkmal enthält keine Bewertung) nicht bewertet (alle Bewertungsmerkmale enthalten keine Daten) Abbildung 113: Kennzeichnung der Objekte bei der manuellen Bewertung Seite 86 von 144

87 Objekte der Bildschirmansicht filtern und sortieren Die Auswahl einzelner Objekte oder Objektgruppen zur Bewertung und Ansicht der Scoringwerte wird durch Auswahl-, Sortier- und Filterfunktion in der Spaltenüberschrift unterstützt. Die Sortierung der Objekte kann jeweils auf- oder absteigend durch Mausklick auf die Spaltenüberschrift erfolgen. Die Sortierung erfolgt bei den meisten Wertspalten entsprechend dem Inhalt alphabetisch. Beachten Sie, dass auch die Objektnummer in einem alphanumerischen Feld gespeichert ist. Durch Klick auf den Pfeil im rechten Teil der Spaltenüberschrift wird das Fenster für die Filterfunktion geöffnet. Seite 87 von 144

88 Die Filterung (siehe Abbildung 114) kann dabei entweder durch An-/Abwählen einzelner Objekte per Checkboxen oder Eingabe von Filterbedingungen erfolgen. Abbildung 114: Objekte der Auflistung filtern Objektbewertungen per Excel-Dateien Das Modul Bewertung ermöglicht die Erfassung von Daten für größere Objektmengen, den Import aus Excel-Dateien. Für die Erfassung der Importdaten muss zunächst eine Datei mit den notwendigen Informationen zum Scoringmodell und mit den Bertungsobjekten erstellt werden. Excel-Bewertungsdatei erzeugen Zur Erfassung der Bewertungsdaten in einer excel-datei und dem anschließendem Import der Bewertungsdaten sind folgende Schritte erforderlich: Klicken Sie auf die Schaltfläche Scoringbewertung nach Excel exportieren (siehe Abbildung 115), um eine Datei mit den Objekten, dem Scoringodellen und Bewertungsdaten zu dem ausgewählten Zeitstand zu erzeugen. Abbildung 115: Excel Export der Scoringbewertung Seite 88 von 144

89 Speichern und Öffnen Sie die Datei: Abbildung 116: xls-export Bewertungsdaten Seite 89 von 144

90 Die erzeugte.xls-datei enthält: Ein Tabellenblatt Scoringbibliothek (Übersicht) Aufstellung der exportierten Scoringelemente für die manuelle Datenerfassung. Weitere Tabellenblätter mit den Merkmalen der manuellen Bewertung. Makros welche nach dem Öffnen der Datei die Formatierung und Gültigkeitsprüfung vornimmt. Nehmen Sie darin die Bearbeitung der Bewertungsdaten vor. Ändern Sie dabei keine Informationen, welche das Scoringmodell oder die Objektstammdaten betreffen. Datum der exportierten Bewertungsdaten Formatierung Prüfen markiert ungültige Felder rot Standard setzt Standardformatierung Anzeige der Anzahl Fehler Elemente des Scoringbaumes Elemente-Auswahlbox ungültige Datenzelle Abbildung 117: xls-datei (mit Eingabefehler) Formatierung Prüfen markiert ungültige Felder rot Standard setzt Standardformatierung Gültige Datenzelle Abbildung 118: xls-datei (ohne Eingabefehler) Seite 90 von 144

91 Excel-Bewertungsdaten importieren Die Daten der gespeicherten Excel-Datei können per Importfunktion in die Datenbank übernommen werden (siehe Abbildung 119). Klicken Sie auf die Schaltfläche Scoringbewertung aus Excel ergänzen Abbildung 119: Excel Import Scoringbewertung Wählen Sie durch An-/Abhaken von welchen Elementen die Daten aus der Datei importiert werden sollen (siehe Abbildung 120). Geben Sie das Datum ein, welches ab Beginndatum der Merkmalsausprägungen in die Datenbank übernommen werden soll. Die Übernahme des Datums erfolgt immer mit dem Monatsletzten des erfassten Datums. Elemente auswählen Beginn-Datum für Gültigkeit der Merkmalsausprägungen Datenimportoption wählen Abbildung 120: Bewertungsdatenimport (xls) Für den Import stehen zwei Optionen zur Verfügung: Ergänzen Es werden alle neuen Bewertungen zum angegebenen Datum importiert. Ersetzen Es werden für alle Objekte zum die Bewertungsdaten zum angegebenen Datum aus der Datenbank entfernt und durch die neuen Daten ersetzt. Zum Start des Datenimportes klicken Sie auf den grünen Haken. Um den Vorgang abzubrechen klicken Sie auf das rote. Seite 91 von 144

92 Auswertung und Ergebnisse Eine erste Ansicht der Portfolio-Ergebnisse steht unter dem Menüpunkt Scoring-Modelle auf der Registerkarte Auswertung und Ergebnisse zur Verfügung (siehe Abbildung 121). In dieser Ansicht werden die Scoringwerte für das markierte Einzel-Objekt angezeigt. Die Ergebnisanzeige erfolgt wahlweise für Monatswerte für genau ein ausgewähltes Jahr oder für Jahreswerte beginnend ab dem gewählten Jahr. Zur Erhöhung der Übersichtlichkeit der Ergebnisanzeige kann diese auf ein ausgewähltes Scoringmodell eingeschränkt werden. Scoringmodellauswahl Monatswert anzeigen (sonst Jahreswerte) Auswahl Jahr für Monatswerte; bzw. Startjahr für Jahreswerte Objekt wählen (anklicken) Abbildung 121: Scoringwerteansicht Ausgabe der errechneten Werte (12 Monate oder 10 Jahre) Die Ausgabe der Scoringwerte erfolgt außerdem über: die Ausgaben der Werte in der Objektinformationsansicht für die Ausgabe der Scoringwerte eingerichtete Berichte und die Auswertungsmöglichkeiten der Interaktiven Analysen. Die Ergebnisausgabe in der Objektinformation bietet die Möglichkeit für eine Auswahl an Objekten eine gezielte Auswahl von Ergebniswerten für die verfügbaren Planungszeitstände am Bildschirm auszugeben und die Ergebnismatrix in eine Excel-Datei zu übergeben. Diese Ansicht ist insbesondere für eine schnelle zielgerichtete Auswertung von Einzelwerten für alle oder einzelne Objekte geeignet. Die Ausgabe der Ergebnisse in Berichten liefert entsprechende Ergebnisübersichten in einem Layout, welches über den Berichtsdesigner erstellt und verändert werden kann. Wahlweise kann für die Anzeige der Werte in den Berichten die Datenmenge per Auswahlparameter schon gefiltert werden. Berichte eignen sich insbesondere zur wiederkehrenden Ausgabe von Steckbriefen, Kennzahlenberichten oder Analyseberichten zu jeweils aktuellen Datenständen. Mittels erstellter Berichte können auch die Anforderungen an das Reporting gegenüber Gesellschaftern, Gläubigern und Aufsichtsgremien schnell erfüllt werden. Seite 92 von 144

93 Interaktive Analysen Die Interaktiven Analysen ermöglichen dem Benutzer, die Ergebnisanzeigen für verschiedene Analysezwecke zu modifizieren, um vermutete Ursache-Wirkungszusammenhänge besser analysieren zu können. Die Interaktiven Analysen mit den Funktionen Mapping, Matrix, Pivot/Pivot-Analysen und Strategien sind unter dem gleichnamigen Menüpunkt (siehe Abbildung 122) durch Mausklick aufrufbar. Abbildung 122: Interaktive Analysen Menüpunkte Seite 93 von 144

94 Objektauswahl und Objektgruppen Die Ausgabe der Ergebnisse in der Matrix, dem Mapping und den Strategiewürfel erfolgt jeweils nach Auswahl der darzustellenden Objekte. In der Matrix können zudem aggregierte Kennzahlen für Objektgruppen ausgegeben werden (siehe Abbildung 123). Die Auswahl der Objekte unterteilt sich in einen Bereich mit Objektgruppen (Filter, die vom Benutzer definiert werden) und den Bereich für die Auswahl einzelner Objekte. Einrichtung spezifischer Abfragen nur für Diagrammdarstellung/Matrix verfügbar (Einrichtung nur durch den ave-support) Filtermengen: Alle Objekte ist standardmäßig; Benutzerfilter vom Benutzer angelegte Filter Auswahl von Gruppen zur Anzeige des aggregierten Wertes der Gruppe in der Matrix Einzelnes Objekt durch Anhaken auswählen, Liste enthält die Objekte der oben markierten Filter Eingabefeld der Objekt-Suchfunktion Schaltflächen für Auswahl alle, keine Objekte bzw. Auswahl invertieren. Schaltfläche zum Aktualisieren der Ansicht mit den geänderten Objektdaten (in Matrix und Mapping) Abbildung 123: Objektauswahl für interaktive Analysen Im Bereich der einzelnen Objekte werden jeweils nur die Objekte der oben zuvor angeklickten Filtermenge aufgelistet. Für die Auflistung aller Objekte klicken Sie zuerst auf den Eintrag Alle Objekte oberhalb des Eintrages Benutzerfilter. Seite 94 von 144

95 Benutzerfilter anlegen Das Anlegen eines Benutzerfilters starten Sie mit Rechtsklick auf den Eintrag Benutzerfilter, um das Kontextmenü zu öffnen (siehe Abbildung 124). Abbildung 124: Neuen Filter anlegen Nach dem Klick auf Neuen Filter anlegen öffnet sich der Formeleditor für die Filterdefinition (siehe Abbildung 132, Abbildung 126, Abbildung 127). Zum Erfassen der Filterbedingungen nehmen Sie folgende Einstellungen vor: 1) Wählen Sie aus der gruppierten Auflistung der Felder (links im Formular) das Datenfeld aus, welches die Filterbedingung enthält (nach dem gefiltert werden soll). 2) Wählen Sie einen Vergleichsoperator (=, >, <, <>, >=, <=, enthält). 3) Wählen Sie den entsprechenden Wert aus oder geben Sie den (zu filternden) Wert ein. 4) Klicken Sie auf Hinzufügen oder Ändern, wenn ein erfasster und markierter Betrag geändert werden soll. 5) Wählen Sie den passenden Verknüpfungsoperator (UND / ODER) aus, wenn der Filter mehrere Bedingungen enthält. 6) Setzen Sie erforderliche Klammern, indem die zu klammernden Bedingungen markiert werden und auf das Klammersymbol geklickt wird. Die Ausdrücke, die in einer Klammer zusammengefasst werden sollen, müssen direkt untereinander aufgelistet sein. 7) Die Position der markierten Bedingung in der Auflistung kann durch Klick auf die Pfeiltasten verändert werden. 8) Die markierten Bedingungen können durch Klick auf das Löschen -Symbol entfernt werden. Gesetzte Klammern befinden sich ebenfalls in einer löschbaren Zeile. 9) Zum Funktionstest des Filters kann die Objektmenge des Filters durch Klick auf die Lupe angezeigt werden. 10) Schließen Sie die Eingabe durch Klick auf den ab oder verwerfen Sie die Eingaben durch Klick auf. Seite 95 von 144

96 11) Geben Sie für einen zu speichernden Filter einen Namen ein und bestätigen die Eingabe Abbildung 125: Filterbedingungen erfassen 10 Abbildung 126: Filtermenge prüfen 11 Abbildung 127: Filternamen eingeben Seite 96 von 144

97 Die Funktion zum Ändern eines Filternamen befindet sich im Kontextmenü, welches sich nach Rechtsklick auf den Filternamen öffnet. Mapping Die Funktion Mapping ermöglicht die Darstellung der Immobilienobjekte in ihrer geografischen Lage, optional mit Darstellung ausgewählter Kennzahlen. Voraussetzungen für eine Kartendarstellung sind: entweder eine vorhandene MapPoint-Installation (Fremdsoftware, die nicht zum Lieferumfang des Systems avestrategy gehört) bzw. alternativ eine bestehende Internet-Verbindung, welche die Darstellung von Google Maps erlaubt. Ermittelte Koordinaten für die darzustellenden Objekte, die dem vom Kartenwerk genutzten Koordinatensystem entsprechen. Koordinaten ermitteln Für MapPoint und alternativ Google Maps können über die unter Datenmanagement Objekt Stammdaten verfügbare Funktion Kartenposition die Koordinaten für die Objekte ermittelt werden, deren Adresse einer Adresse im genutzten Kartenwerk entspricht. Nach Klick auf die Schaltfläche Kartenposition ermitteln ist standardmäßig per Klick zu bestimmen, für welches System die Koordinaten ermittelt werden sollen (siehe Abbildung 128). Abbildung 128: Hinweis zum Kartenanbieter Die Ermittlung erfolgt jeweils für alle Objekte ohne hinterlegte Koordinaten. Nach Abschluss der Ermittlung erfolgt unmittelbar die Ausgabe der Anzahl Objekte für die eine Koordinate automatisch neu ermittelt wurde (siehe Abbildung 129). Abbildung 129: Hinweis zu ermittelten Objekten Seite 97 von 144

98 Objekte in Karte anzeigen Zur Darstellung der Objekte in der Kartenansicht sind folgende Schritte auszuführen: 1) Klick auf den Menüpunkt Mapping (siehe Abbildung 130). 2) Auswahl der Objekte in der Objektauflistung (Punkte 2 4, siehe Abbildung 131). 3) Betätigen der Aktualisieren -Schaltfläche. 4) Für die Anzeige von einfachen Punkten wählen Sie den Modus einfach aus. Für die Anzeige von Kennzahlen ist der Modus Daten zu wählen und eine Zuweisung von Farben für die Kennzahlengrößen vorzunehmen sowie die Zeitauswahl einzustellen. 1 Abbildung 130: Menüpunkt Mapping Abbildung 131: Menüpunkt Mapping Zum Zoomen (Vergrößern/Verkleinern des Kartenausschnittes) klicken Sie in die Kartendarstellung und bewegen das Mausrad. Seite 98 von 144

99 Matrix Die Matrix ist das wesentliche grafische Auswertungswerkzeug für die Portfolioanalyse. Sie ist eine zweidimensionale Bubble-Diagrammdarstellung mit folgenden Eigenschaften: frei wählbare Achsenbelegung frei wählbare Argumente für Steuerung von Bubblegröße und -farbe freie Auswahl der in dem Diagramm darstellbaren Objekte Anzeige der Werte zu Einzelobjekten und Aggregatswerten der Objektgruppen Zoomfunktion und grafischer Filterfunktion für Segmentierung der Objekte Speicherfunktion für benutzerdefinierte Ansichten und Segmentierungshistorie. Die Matrixdarstellung enthält folgende Bedien- und Ausgabebereiche (siehe Abbildung 132): 1) Leiste der Bedienschaltflächen für die Matrix 2) Bereich für Definition und Auswahl von Filtermengen (= Objektgruppen) 3) Auflistung der Einzelobjekte (der unter 2. ausgewählten Filtermenge) 4) Bereich für Einstellungen des Diagramms (auf 4 Registerkarten) 5) Ausgabebereich für Werteausgabe zu den dargestellten Objekten 6) Diagrammbereich Abbildung 132: Matrix Seite 99 von 144

100 Bedienschaltflächen Die Bedienschaltflächen haben nachfolgend genannte Funktionen: Abbildung 133: Matrix Schaltflächen 1) Gespeicherte Einstellungen von Matrixansichten laden. Die Matrixeinstellungen beinhalten die Achsbelegungen und Layout Einstellungen der Diagrammansicht ohne Objektauswahl. 2) Matrix-Einstellungen speichern (Speichert die aktuellen Einstellungen einer geladenen Ansicht). 3) Matrix-Einstellung unter einem anderen Namen speichern. 4) Gemerkte/gespeicherte Objekteauswahl verwalten. 5) Objektauswahl merken/speichern. 6) Grafik/Diagramm als Bild drucken. 7) Werte der Bubble anzeigen. 8) Hilfslinie per Mausklick auf X-Achse setzen (Entfernen der Hilfslinien über Register Anzeige - Achsmarkierung). 9) Hilfslinie per Mausklick auf Y-Achse setzen (Entfernen der Hilfslinien über Register Anzeige - Achsmarkierung). 10) Bereich per grafischen Rahmen filtern. 11) Bereich zoomen. 12) Einstellungen automatisch aktualisieren. (HINWEIS: Aktivieren Sie die Schaltfläche nur bei Anzeige von wenigen Einzelobjekten. Bei aktivierter automatischer Aktualisierung erfolgt bei jeder Änderung der Einstellung eine automatische Aktualisierung der Ansicht, dies kann bei größeren Objektmengen zu erheblichen Wartezeiten führen.) Seite 100 von 144

101 Laden einer gespeicherten Ansicht Matrix-Ansichten, die mit bestimmten Einstellungen in wiederkehrender Weise verwendet werden sollen, können unter einem vom Anwender vergebenen Namen gespeichert werden. Die Verwendung gespeicherter Einstellungen erspart im Weiteren Zeit bei der neuen Einrichtung von Auswertungsansichten. Nach dem Klick auf die Einstellungen laden -Schaltfläche (siehe Abbildung 134) öffnet sich das Fenster mit der Auswahl gespeicherter Ansichten. Abbildung 134: Matrix laden Die Ansicht der Matrix erfolgt zunächst ohne ausgewählte Objekte. Nehmen Sie bereits jetzt die Diagrammeinstellungen vor, mit denen die Objektdaten in der Matrix dargestellt werden sollen. Danach nehmen Sie die Auswahl der anzuzeigenden Objekte vor. Die Auswahl der anzuzeigenden Objekte kann durch Anhaken einzelner Objekte oder Nutzung der Auswahlmöglichkeiten unterhalb der Objektliste ( Alle, keine, Invertieren ) erfolgen. Die Auflistung der Einzelobjekte kann durch einfachen Klick auf eine zuvor definierte Objektgruppe (in der Auflistung der Benutzerfilter) auf eine bestimmte Objektmenge gefiltert werden. Das Setzen der Haken vor den benutzerdefinierten Filtern (den Objektgruppen) bewirkt, dass für die in der Matrix dargestellten Werte auch die aggregierten Werte der angehakten Objektgruppen errechnet und in der Matrix dargestellt werden. Je nach Anzahl der Objekte und Objektgruppen kann dieser Vorgang längere Zeit in Anspruch nehmen. Seite 101 von 144

102 Erst nach Auswahl der Objekte werden die Bubble entsprechend der verfügbaren Werte in der Matrix angezeigt. Abbildung 135: Matrix Gesamtportfolio Einzelwerte der Objekte Die Darstellung von Objekteinzelwerten erfolgt für die Objekte, die durch einen mit der gedrückten linken Maustaste gezogenen Rahmen eingeschlossen sind. Mit der Maus gezogener Rahmen Wertausgabe Abbildung 136: Werte für Einzelobjekte Seite 102 von 144

103 Segmentierung des Portfolios Das Segmentieren entspricht einer Filterung der Objektmenge innerhalb der Matrix (siehe Abbildung 137). Die Filterung erfolgt nach Betätigung der Schaltfläche Bereich filtern und Ziehen eines Rahmens mit gedrückter linker Maustaste um die auszuwählenden Objekte. Mit der Maus gezogener Filter-Rahmen Abbildung 137: Segmentieren Die per Filterung ausgewählten Objekte können unter Eingabe eines Namens für spätere Verwendung gespeichert werden (siehe Abbildung 138). Geben Sie im Dialogfenster einen Namen für die Objektgruppe ein und ergänzen Sie eine kurze Beschreibung zum Inhalt der Objektgruppe. Abbildung 138: Portfoliosegment speichern Seite 103 von 144

104 Diagrammeinstellungen Im rechten Teil der Matrix-Ansicht befinden sich die Register für die Diagramm- Einstellungen. Diese Einstellungen bestimmen das Aussehen der Matrix, angefangen bei der Zuweisung der Achsbelegung, bis hin zur Anzeige weitere Werte als Legende bzw. Zusatzinformation. (siehe Abbildung 139): Achsenbelegung 1) Durch Klick auf die entsprechenden Schaltflächen öffnen sich die Auswahllisten der Objektwerte, die für die Belegung der Achsen zur Verfügung stehen. Durch Klick auf die Fläche neben den Einträgen x-achse bzw. y-achse öffnet sich die Liste der Werte, die für die Skalierung der Achsen verwendet werden können. 2) Für die Darstellung von Verlaufswerten ist zudem die Auswahl des gewünschten Zeitstandes erforderlich. Die Matrixdarstellung kann für mehrere Zeitstände erfolgen. Beachten Sie aber die längeren Ladezeiten und ggf. unübersichtliche Darstellung bei Auswahl mehrere Zeitstände. Beachten Sie bei der Auswahl der Zeitstände die getroffene Einstellung für Monats- bzw. Jahreswerte (Jahreswerte existieren jeweils nur zum ). 3) Bei Auswahl mehrerer Zeitstände wird durch die Einstellung Einzel jeder Wert als ein Punkt angezeigt. Alternativ kann durch Auswahl einer Aggregatfunktion (AVG- Mittelwert; SUM Summe; Min Minimum; Max Maximum) die Zusammenfassung der Werte mehrerer Zeitstände zu einem Wert erfolgen. 4) Die Farbe der Bubble in der Matrix kann in Abhängigkeit von einer bestimmten Objekteigenschaft erfolgen. Wählen Sie hierfür im Farbmodus die gewünschte Option aus: a. Auto Die Software weist den Bubble automatisch eine zufällige Farbe zu. b. Einfarbig - Option zur Darstellung aller Bubble in der gleichen Farbe, wählen Sie zusätzlich die gewünschte Farbe aus. c. Wählen - Option zur Bestimmung der Farbe in Abhängigkeit eines Arguments. Wählen Sie aus der bei Wahl dieser Option aufklappenden Feldliste den gewünschten Wert aus. Die farbliche Darstellung erfolgt in Abhängigkeit von der Anzahl der Wertausprägungen. Eine große Anzahl verschiedener Werte wird durch einen Farbverlauf sichtbar gemacht (hell dunkel) in diesem Fall kann nur die Grundfarbe gewählt werden. Bei diskreten Wertausprägungen (z.b. Sanierungsstand) kann im unteren Teil eine direkte Farbzuweisung je Ausprägung vorgenommen werden. Die Liste der Wertausprägungen wird dazu im unteren Teil angezeigt. 5) Analog der Farbauswahl kann auch die Bubble-Größe in Abhängigkeit von einem gewählten Argument (Objektwert wie z.b. Anzahl WE) dargestellt werden. Seite 104 von 144

105 1. x-, y- Achsbelegung 3. Zeitstandsoption (Einzel, AVG, S UM, Min, Max) 2. Zeitstände auswählen (Monat/Jahr beachten) 4. Farben-Einstellungen 5. Bubblegröße Zu 4. Optionale Farbauswahl Abbildung 139: Matrix Einstellungen Anzeigeeinstellungen Auf der Registerkarte Anzeige (siehe Abbildung 140) erfolgt die Einstellung zu den Achseinstellungen mit: Anzeige von Markierungslinien bearbeiten Achsskalierungen manuell einstellen Transparenz der Farbe der Babbels per Schieberegler Relative Größe der Babbels per Schieberegler und Option zur Anzeige des Bubble-Mittelpunktes als Punkt. Abbildung 140: Matrix Anzeigeeinstellung Seite 105 von 144

106 Um Markierungslinien einzurichten, ist durch Klick auf die Schaltfläche Achsmarkierung das entsprechende Dialogfenster zu öffnen (siehe Abbildung 141) Abbildung 141: Achsmarkierungen Geben Sie für die gewünschten Linien die erforderlichen Daten ein: 1) Tragen Sie einen Namen ein. 2) Wählen Sie die Achse aus, auf der der zu wählende Werte mittels Linie oder Bereich dargestellt werden soll. 3) Wählen Sie die Linienfarbe aus. 4) Geben Sie einen Anzeigenamen ein. 5) Wählen Wert- Typ. Die Auswahl einer der Funktionen AVG, SUM, MIN, MAX bewirkt die Darstellung einer Linie die dem aggregierten Wert der Werte der in der Matrix dargestellten Objekte entspricht. Die Auswahl Statisch erfordert weitere Eingaben. 6) Wählen Sie den Markierungstyp Linie für eine einfache Linie, Bereich für die Markierung eines Wertebereiches. 7) Geben Sie für den Markierungstyp Linie den entsprechenden Wert und für Markierungstyp Bereich untersten Wert (= Wert) und den oberen Wert (=Endwert) des zu markierenden Bereiches ein. 8) Fügen Sie die neue Linie durch Betätigung der Eingabe-Schaltfläche in die Auflistung der Linien ein. Das Ändern einer Linie erfolgt durch Markierung der zu bearbeitenden Linie, Bearbeitung der Eingabefelder und Betätigen der Editieren- Schaltfläche unterhalb der Eingabefelder. 9) Bestätigen Sie die Eingaben durch Klick auf den um die Änderungen in die Anzeige zu übernehmen. Das Löschen der eingerichteten Markierungslinien erfolgt durch Auswahl der Linien in der Auflistung der Achsmarkierungen und Betätigung der Löschen -Schaltfläche (Punkt 8, siehe Abbildung 141). Seite 106 von 144

107 Anzeigeeinstellung für Objektgruppen Auf der Registerkarte Gruppen (siehe Abbildung 142) erfolgt die Einstellung zur Anzeige der Werte für mehrere Objekte (z.b. Mittelwert der Scoringwerte der ausgewählten Objektmenge), den sogenannten Aggregatfunktionen. Durch Auswahl der Funktion (Summe, Durchschnitt[AVG], Min, Max) bestimmt der Benutzer, in Abhängigkeit von Wertauswahl und Analysezweck, wie die Werte der Objektgruppe zusammengefasst werden sollen. Nehmen Sie Auswahl für die Werte der X-, Y-Achse und dem für die Bubblegröße zuständigen Wert vor. Abbildung 142: Matrix Gruppenwerte Weitere aggregierte Werte Auf der Registerkarte Aggregate (siehe Abbildung 143) können Einstellungen vorgenommen werden, um zusätzlich zu den in der Matrix angezeigten Werten weitere Werte am Bildschirm anzuzeigen. Die Ausgabe dieser zusätzlichen Aggregate erfolgt in tabellarischer Darstellung rechts neben der Matrix. Abbildung 143: Matrix Aggregatfunktionen Nach Auswahl eines Wertes und Anklicken der Bearbeiten-Schaltfläche steht das Dialogfenster (siehe Abbildung 144) für die Einrichtung der Berechnung von Gewichteten Mittelwerten zur Verfügung. Zu aggregierenden Wert auswählen Optional: Wert für Gewichtung bei Mittelwertbildung auswählen Abbildung 144: Matrix neues Aggregat Seite 107 von 144

108 hier: Mittelwert für eine Objektgruppe gewichtet nach Wohnfläche Abbildung 145: Matrix Mittelwert gewichtet Seite 108 von 144

109 Strategiewürfel Die Funktion Strategiewürfel unterstützt den Bediener bei der schnellen und logischen Segmentierung des Immobilienportfolios in verschiedene Strategieoptionen. Der Strategiewürfel ermittelt für die im System gepflegten Würfeldefinitionen die Zugehörigkeit eines jeden Objektes zu einer Handlungsoption auf Basis der im Würfel definierten Grenzen für Teilwürfel. Jeder Teilwürfel stellt dabei die Segmentierung der Objekte nach 3 Filterkriterien dar. Die sogenannten Würfel und Handlungsoptionen sind durch den Benutzer frei definierbar und editierbar. Abbildung 146: Menü Strategien Der Aufruf des Strategiewürfels zur Bearbeitung und Verwendung in der Anzeige am Bildschirm erfolgt über die Schaltfläche Würfel Eigenschaften (siehe Abbildung 147). Abbildung 147: Schaltfläche Würfel Eigenschaften Strategiewürfel einrichten Die Erstellung/Einrichtung eines Würfels erfolgt durch (siehe Abbildung 148): 1) Auswahl der Werte mit denen die Achsen X,Y und Z belegt werden sollen. 2) Festlegen der Wertgrenzen für die Teilsegmente, die für die vorgenommene Achsenbelegung als Filterbereich dienen soll. Vergeben Sie je Teilbereich einen möglichst eindeutigen und kurzen Namen. 3) Erfassen der Strategienamen bzw. Handlungsoptionen je Teilsegment. 4) Auswahl des Szenarios SZ aus welchem ggf. verwendete Planergebnisse stammen sollen. 5) Schließen Sie die Eingabe durch Klick auf das Speichersymbol und Vergabe eines Namens für die Würfeleinstellungen ab. Seite 109 von 144

110 Die Eingabe und nachträgliche Bearbeitung der Grenzen und Definitionen erfolgt direkt in den entsprechenden Feldern Grenzen hinzufügen / entfernen 5 Abbildung 148: Strategien Eigenschaften Strategiewürfel anzeigen Zur Anzeige der Strategiewürfel führen Sie folgende Schritte aus (siehe Abbildung 149): Wählen Sie die Würfeleinstellungen aus, die für die Darstellung verwendet werden sollen. Durch Klick auf die Öffnen-Schaltfläche links unten im Einstellungsfenster gelangen Sie zur Auswahl der definierten Würfel. Auswählen des Würfels Öffnen der Würfelauswahl Abbildung 149: Strategiewürfel laden Seite 110 von 144

111 In der Ansicht des Strategiewürfels (siehe Abbildung 150) wählen Sie: Das Datum für den Stichtag der Berechnungsdaten und die Option zur Verwendung von Monats- oder Jahreswerten. Die Objekte, die in der Würfeldarstellung als Punkte angezeigt werden sollen. Zur Gewährleistung der Übersichtlichkeit erfolgt die Darstellung aller Objekte einer Teilstrategie als ein Punkt in dem jeweiligen Segment. Zeitstand wählen Objektauswahl filtern Objekte wählen Auf Punkt klicken um Objekte anzuzeigen Abbildung 150: Strategiewürfel Bildschirmansicht Durch Anklicken der Punkte in den Teilsegmenten wird die Liste der darin enthaltenen Objekte und der Strategieinhalt am Bildschirm ausgegeben. Abbildung 151: Objekte des Teilwürfels Seite 111 von 144

112 Strategiefilter Die Darstellung der Zuordnung der Objekte zu den Strategie-Würfeln erfolgt primär am Bildschirm. Um die Zuordnung der Objekte zu den Strategien für weitere Auswertungen nutzbar zu machen, muss die Aufbereitung der Daten im sogenannten Strategiefilter erfolgen. In diesem Modul erfolgt das Ermitteln der Objektzuordnung zu den Teilstrategien für ausgewählte Strategiewürfel und das auswertungsgerechte Speichern der Strategien in einer Datentabelle. Die Datentabelle stellt die Ergebnisse der jeweils letzten Verarbeitung für die Verarbeitung in den Abfragen in Pivot Auswertungen und Berichten zur Verfügung. Die Strategiefilterfunktion befindet sich unter dem Menüpunkt Datenmanagement Strategien Abbildung 152: Menüpunkt Strategiefilter Das Modul Strategiefilter (siehe Abbildung 153) beinhaltet folgende Schaltflächen (von links beginnend): Bearbeiten-Modus einschalten Speichern Eingaben ohne Speichern verwerfen Berechnen Abbildung 153: Strategiefilter Schaltflächen Seite 112 von 144

113 Strategien ermitteln und Speichern Das Modul ermöglicht die Speicherung von bis zu 20 Objektstrategien. Für die Ermittlung und Speicherung der Strategie, die sich aus einem definierten Strategiewürfel ergibt, ist der jeweils zu nutzende Strategiewürfel einer der Optionen 1 bis 20 zuzuordnen. Diese Zuordnung ist auf der Registerkarte Verwaltung vorzunehmen. Im Bearbeiten-Modus können in der Spalte Auswahl Strategiewürfel zugeordnet bzw. deren Zuordnung verändert werden: 1. Geben Sie einen Namen für die Optionsgruppe ein (siehe Abbildung 154). 2. Wählen Sie in der Spalte Auswahl den entsprechenden Strategiewürfel aus (siehe Abbildung 155). Abbildung 154: Strategiefilterverwaltung Klick auf das Bearbeiten Symbol öffnete die Auswahlliste Abbildung 155: Strategiewürfel auswählen Nach erfolgter Änderung der Verwaltungseinstellung ist die Durchführung der Berechnung auf Moduleben erforderlich, um für die Optionen die Zuordnung der Objekte zu ermitteln und zu speichern. Nach dem Klick auf das Berechnungssymbol ist der Zeitstand auszuwählen, zu welchem die Bewertungsdaten verwendet werden sollen. Der Klick auf startet die Berechnung. Abbildung 156: Zeitstand für Strategieberechnung Das Ergebnis der Berechnung wird in die entsprechenden Spalten auf der Registerkarte Optionen eingetragen. Diese vom System ermittelten Handlungs -Optionen bilden die Grundlage für die Festlegung der Strategien durch den Anwender. Seite 113 von 144

114 Entschluss dokumentieren Auf der zweiten Registerkarte Entschluss kann für jede Handlungsoption der Handlungsentschluss erfasst und gespeichert werden. Die Erfassung des Entschlusses je Objekt kann manuell erfolgen. Zur Vereinfachung der Erfassung des Entschlusses kann im ersten Schritt die vom System errechnete Option als Entschluss übernommen werden. Hierfür sind folgende Schritte auszuführen (siehe Abbildung 157): 1. Wechseln auf die Registerkarte Entschluss. 2. Einschalten des Editiermodus. 3. Auswahl des Strategievorschlages aus der Auswahlliste. 4. Klick auf Schaltfläche Option übernehmen. 5. Ggf. manuelles Nachbearbeiten der übernommenen Einträge, um beispielsweise eine von der automatischen Ermittlung abweichende Zuordnung vorzunehmen (das kann regelmäßig für Objekte notwendig sein, die aufgrund ihrer Bewertungsdaten im Grenzbereich der Teilwürfel liegen). 6. Wiederholen des vorgehenden Schritte für ggf. weitere Strategievorschläge. Klick zur Übernahme der Option Strategievorschlag auswählen Abbildung 157: Entschluss erfassen Nachbearbeitung durch direkte Eingabe Zur Bearbeitung der objektkonkreten Entschlüsse kann direkt in die entsprechende Zelle ein ggf. vom Strategie- oder Handlungsvorschlag des Systems abweichender Entschluss erfasst werden. In der Spalte Kommentar kann ein erläuternder Text je Objekt erfasst werden. Die Spalte Datum wird automatisch beim Speichern mit dem Datum der letzten Bearbeitung gefüllt. Auf der Registerkarte Optionen wird das Datum des Berechnungsstandes ausgegeben. Der aktuelle Berechnungsstand der Portfoliodaten kann von dem aktuellen Berechnungsstand abweichen. Seite 114 von 144

115 Datencubes/Pivot-Analysen In der Menügruppe Interaktive Analysen gelangen Sie zu den sogenannten Daten -Cubes mit den Funktionen Pivot bzw. Pivot Verwaltung. Diese ermöglichen Pivot-Auswertungen zu den Datenbereichen Unternehmen (Bilanz, GuV, Liquidität), Darlehen, Abschreibungen, Grundbuch und Objekten auf Basis der auswertungsgerecht implementierten Datensets. Die Daten des gewählten Datasets (Cube) kann der Nutzer per Pivot-Auswertungen für individuelle Auswertungen zusammenstellen, filtern und formatieren. Die am Bildschirm dargestellte Datensicht kann als Excel-Datei für weitere datenbankunabhängige Zwecke gespeichert werden. Das System beinhaltet bereits eine Anzahl implementierter Datensets, welche jeweils den aktuellen Datenstand der Datenbank abfragen. Das Modul Pivot dient ausschließlich der Ausgabe von Daten der implementierten Datasets für die Pivot-Analysen. Die Darstellung erfolgt in einem Popup-Fenster welches zusätzlich zu bereits geöffneten Modulen am Bildschirm angezeigt wird. Das Modul Pivot Verwaltung erlaubt neben der Analyse von Daten (ohne weiteres geöffnetes Modul) zusätzlich die Implementierung weiterer individueller Datensets (Hinweis: Die Erstellung der Datensets erfordert Kenntnisse in der Erstellung von SQL-Datenabfragen). Pivot-Analyse erstellen Zum Erstellen einer Pivot-Analyse öffnen Sie das Modul durch Klick auf den Menüeintrag Pivot - wenn die Anzeige als Popup-Fenster erfolgen soll oder den Menüeintrag Pivot-Verwaltung wenn die Analyse in dem integrierten Programmmodul erfolgen soll (ohne weiteres Modul im Hintergrund) Abbildung 158: Menüeinträge Pivot und Pivot-Verwaltung Der Mausklick auf den entsprechenden Eintrag öffnet das Fenster zum Erstellen der Pivotanalyse. Seite 115 von 144

116 Bedienelemente Das Startfenster der Pivot-Analysen beinhaltet folgende Bedienelemente: Abbildung 159: Startfenster der OLAP Analyse 1) Schaltfläche zum Start der Datenabfrage des ausgewählten Datasets zur Vorbereitung der Analyse. 2) Auswahlbox zur Auswahl des Datasets für die Analyse. 3) Info Kurzangabe zum Inhalt des Datasets. 4) Kennzeichen für nicht änderbare Datasets die im Standard enthalten sind, individuelle Datasets haben hier keine Markierung. 5) Bearbeitungsleiste für Speicherung und Formatierung der Ansicht mit: a. Öffnen der Auswahl gespeicherter Ansichten b. Speichern von Ansichten c. Auswahlliste gespeicherter Ansichten. 6) Schaltfläche zum Aktualisieren der Datenabfrage der gewählten Ansicht. 7) Schaltfläche zum Exportieren der Ansicht in eine Excel-Datei. 8) Schaltflächen zum Rückgängig machen und neu ausführen der letzten Aktion. 9) Schaltfläche zum Anpassen diverser Tabelleneinstellungen. 10) Schaltfläche zum Anpassen der Diagrammansichten. 11) Schaltfläche zum Erstellen eines Berichtes mit dem Inhalt der Ansicht. Seite 116 von 144

117 12) Einstellung der Schriftgröße. 13) Einstellung der Spaltenbreite auf Spalteninhalt. 14) Bearbeitungsbereich für den Inhalt der Datenausgabe. 15) Datenausgabebereich mit den drei Registern: a. Olap Tabelle: strukturierte Datendarstellung in einer Pivot Tabelle. b. Olap Chart: Darstellung der Daten der Pivot Tabelle in Diagrammform. c. Rohdaten: Darstellung der aller Daten der Datenabfrage (aus den Rohdaten kann sehr schnell der Inhalt der Feldbezeichnungen erkannt werden). Auswertung erstellen Die Erstellung einer Auswertung wird im nachfolgenden Beispiel anhand einer Auswertung der Darlehensrestschuld je Bank und Objekt erläutert (siehe Abbildung 160). Wählen Sie ein geeignetes Dataset aus. Im Beispiel Darlehen_Objekt und betätigen Sie die Schaltfläche Anzeigen. Das Anzeigen bewirkt das Laden der Datenabfrage und der Daten in das Modul. Das Laden der Daten ist erfolgreich, wenn die Liste der Felder (im linken Teil) gefüllt ist. Auf der Registerkarte Rohdaten (siehe Abbildung 161) sind die Daten bereits dargestellt. Liste der Felder Abbildung 160: Nach dem Anzeigen des Datasets Seite 117 von 144

118 Abbildung 161: Rohdatensicht Wählen Sie aus der Liste der Felder einzeln die Felder durch Anklicken aus und Verschieben diese in den vorgesehenen Bereich der OLAP Auswertung. Filter: Ziehen Sie hier die Felder hin, nach denen lediglich eine Filterung der Daten vorgenommen werden soll. Bsp.: Wählen Sie das Feld Monat_Jahr um in der Auswertung per Filter die Monatswerte oder nur Jahreswerte darzustellen. Spalten Felder: Ziehen Sie hier die Felder hin, deren Daten als Spaltenüberschriften ausgegeben werden sollen und nach denen eine spaltenweise Gruppierung/Zusammenfassung der Werte erfolgen soll. Bsp.: Wählen Sie das Feld Jahr zur Darstellung der Jahre in den Spalten. Zeilen Felder: Ziehen Sie hier die Felder hin, deren Inhalt als Zeilenbeschriftung dienen sollen und nach denen die Daten zeilenweise gruppiert / Zusammengefasst werden sollen. Bsp.: Wählen Sie das Feld Bank für die Ausgabe der Werte je Bank und Objekt für die Werte je Objekt Werte: Wählen Sie hier die auszugebenden Werte. Bsp.: Wählen Sie das Feld Restschuld. Bei großen Datenmengen ist es zweckmäßig die Option keine Aktualisierung während der oben genannten Einrichtungsschritte zu wählen. Die Option verhindert, dass mit jedem Zwischenbearbeitungsschritt eine Aktualisierung der Ansicht vorgenommen wird. Entfernen Sie die Option erst zum Abschluss der Feldzuordnung. Die vorgenommene Zuordnung der Felder sowie deren Reihenfolge in den Zuordnungsbereichen kann jederzeit durch Ziehen der Felder auf die neue Zielposition verändert und den Analysezwecken entsprechend angepasst werden. Seite 118 von 144

119 Für alle zugeordneten Felder können weitere Einstellungen vorgenommen werden. Die Bearbeitungsmaske für jedes Feld kann durch Doppelklick auf das entsprechende Feld in den Bereichen Filter, Spalten Felder, Zeilen Felder, Werte geöffnet werden. Die Bearbeitungsmaske stellt folgende Registerkarten für die Bearbeitung bereit: Filter: Zur Einschränkung der anzuzeigenden Datenmenge. Zwischensumme: Zur Auswahl einer Berechnungsregel für die Zusammenfassung der Werte bei Gruppierungen. Format: Einstellmöglichkeit für das Ausgabeformat. Aussehen: Eingabemöglichkeit eines Aliasnamen für das Feld und Einstellung von Hintergrundfarbe (Zellhintergrund) und Vordergrundfarbe (Schriftfarbe). Hohe Werte: Kennzeichnung von relativ oder absolut großen Werten. Niedrige Werte: Kennzeichnung von relativ oder absolut niedrigen Werten. Filter Auf alle zugeordneten Felder können Datenfilter gesetzt werden. In dem geöffneten Fenster werden alle Werte des Feldes ausgegeben. Die einfachste Art der Filterung besteht im An-/Abhaken der benötigten/nicht benötigten Datensätze. Mittels Text Filter können freie Filterkriterien erstellt werden. Abbildung 162: Filter erstellen Das Vorhandensein eines aktiven Filters ist nur in der Symbolik der Filtereinstellung zu erkennen. Seite 119 von 144

120 Aggregate Die Festlegung der Regel für die Zusammenfassung der gruppierten Daten erfolgt über die Registerkarte Zwischensumme. Dort ist die entsprechende Berechnungsart aus der angezeigten Liste auszuwählen (siehe Abbildung 163). Im Regelfall ist die Summe als Vorauswahl bereits eingestellt. Die zweckmäßige Auswahl richtet sich nach den Dateninhalten. Abbildung 163: Einstellungen Berechnungsart Format Das Ausgabeformat wird über die nachfolgenden Registerkarten eingestellt. Auf der Registerkarte Format kann die Formatierung für die Ausgabe der Zahlenwerte in den Ausgabefeldern eingestellt werden (siehe Abbildung 164). Abbildung 164: Einstellungen Format Auf der Registerkarte Aussehen kann im Feld Überschrift ein Aliasname für das Datenfeld vergeben werden (siehe Abbildung 165). Außerdem erfolgt hier die Festlegung von Zellenhintergrundfarbe (Hintergrund), Schriftfarbe (Vordergrund) und die Festlegung, ob die Schrift normal oder fett ausgegeben werden soll. Seite 120 von 144

121 Abbildung 165: Einstellungen Aussehen Auf der Registerkarte Hohe Werte (siehe Abbildung 166) können Einstellungen für abweichende Hintergrund- und Schriftfarbe für besonders hohe Werte festgelegt werden. Wählen Sie die gewünschte Form des Vergleiches: Absolut bei Vergleich auf einen festen Vergleichswert oder Prozentsatz bei Vergleich auf den größten Einzelwert der Datenabfrage und geben entweder den absoluten Betrag oder den Prozentsatz als Kommazahl (z.b. 0,9 für 90%) ein Legen Sie für die Wahrheitsbedingung die Hintergrundfarbe und Schriftfarbe durch entsprechende Auswahl fest. Abbildung 166: Einstellungen Hohe Werte Auf der Registerkarte Niedrige Werte (siehe Abbildung 167) können Einstellungen für abweichende Hintergrund- und Schriftfarbe für besonders niedrige Werte festgelegt werden. Gehen Sie analog der Vorgehensweise bei Hohen Werten vor. Abbildung 167: Einstellungen Niedrige Werte Seite 121 von 144

122 Olap Tabelle Nach Abschluss der Einrichtung, werden die Daten in der entsprechenden Form in der sogenannten Olap Tabelle angezeigt (siehe Abbildung 168). Durch Ziehen der Felder zwischen den Bereichen kann die Darstellung schnell an geänderte Auswertungsansichten angepasst werden. Per Klick mit der rechten Maustaste in eine Wertezelle können zudem die Einzeldatensätze angezeigt werden. Abbildung 168: Tabellenansicht Weitere Einstellmöglichkeiten für die Tabelle sind über die Schaltfläche Tabelle (Klick auf den Pfeil im rechten Teil) zu erreichen. Stellen Sie hier ein, ob die Summen für Zeilen und Spalten angezeigt werden sollen und ob Nullwerte ausgeblendet werden sollen. Abbildung 169: Tabellenoptionen Seite 122 von 144

123 Über die Schaltfläche Bericht (siehe Abbildung 170) kann die Ausgabe der Ansicht als ausdruckbarer Bericht erfolgen. In der Druckvorschau befinden sich die Einstellmöglichkeiten für die Berichtsausgabe. Abbildung 170: Berichtsoptionen Druckvorschau: Vorschau auf das Druckformat mit Option zum direkten Druck oder Speicherung als.pdf-datei. Drucken: Auswahl des Druckers und Start des Druckvorganges. Optionen: Auswahl von Papiergröße, Seitenrandeinstellung und den zu druckenden Berichtsinhalten aus. Einstellung von Inhalt der Kopf- und Fußzeile. Seite 123 von 144

124 Diagramme Auf der Registerkarte Olap Chart werden die ausgewählten Daten in Diagrammform dargestellt. Abbildung 171: Diagrammansicht Die Einstelloptionen für das Diagramm erreichen Sie über die Schaltfläche Chart (siehe Abbildung 172). Nach Klick auf den Pfeil in der Schaltfläche haben Sie Zugang zur Auswahl von Diagrammtyp, Farbpalette und Optionen zur Datenreihendarstellung. Abbildung 172: Diagramm-Einstellungen Seite 124 von 144

125 Auswertungen speichern/laden Die Erstellten Auswertungen können unter einem Auswertungsnamen zu späteren Wiederverwendung gespeichert werden. Klicken Sie hierfür auf das Speichern -Symbol oberhalb der Auflistung der auswählbaren Felder. Geben Sie in das Feld Dateiname den Namen der Auswertung ein, unter dem die Auswertung zukünftig verfügbar sein soll (siehe Abbildung 173). Abbildung 173: Auswertung speichern Das Aufrufen gespeicherter Auswertungen erfolgt durch Klick auf die Öffnen Schaltfläche oberhalb der Auflistung der auswählbaren Felder. Wählen Sie aus der Liste der Auswertungen die anzuzeigende aus und Bestätigen die Auswahl durch Klick auf. Beim Laden einer Auswertung werden die Datenabfragen zur gespeicherten Auswertung ausgeführt und die Auswertung in dem zuletzt gespeicherten Layout dargestellt. In der Maske Auswertung laden (siehe Abbildung 174) kann auch die Auswahl der gespeicherten Ansichten erfolgen, die gelöscht werden sollen. Das Löschen der gewählten Auswertungen erfolgt durch Klick auf das Löschen -Symbol unterhalb der Auflistung. Abbildung 174: Auswertung auswählen/auswertungen löschen Seite 125 von 144

126 Datasets bearbeiten Das Erstellen und Bearbeiten von Datasets erfolgt im Modul Pivot-Verwaltung auf der Registerkarte Dataset bearbeiten. Abbildung 175: Dataset bearbeiten Im Bearbeitungsmodus können hier die vorhandenen Datasets bearbeitet und neue Datasets erstellt werden. Das Dataset besteht in der Hauptsache aus einem Select-Statement. Im rechten Teil der Maske kann ein Text zur Beschreibung des Dataset-Inhaltes erfasst werden. Zur Vermeidung von Timeouts aufgrund zu grosser Datenmengen aus der Datenabfrage können Parameter in das Kommando integriert werden. Die allgemeine Syntax für die Parameter lautet: E / M#Zeile#SQL-Kommando Die Erstellung von Datasets sollte nur durch eingewiesenes Fachpersonal erfolgen! Seite 126 von 144

127 Modul Risikomanagement Das System avestrategy unterstützt mit dem Modul Risikomanagement die Erfassung, Strukturierung, Messung und Steuerung von Risiken, denen sich das Unternehmen ausgesetzt sieht. Das Modul verwendet die Daten des avestrategy -Datenpools als Basis für die Ermittlung von Risiko-Kennzahlen und den frei definierbaren Risikoschwellenwerten je Kennzahl bzw. Risiko. Somit ist sichergestellt, dass eine einheitliche Datenbasis für Planung, Plan-Ist-Analysen, Portfoliomanagement und Risikomanagement verwendet wird. Mittels individuell einzurichtender Risikostruktur und darauf ausgerichteter individueller Risikoberichten können die erfassten Risiken substantiell überwacht und dokumentiert werden. Die integrierten Funktionen ermöglichen zudem eine programmgesteuerte Benachrichtigung und Ausgabe von Berichten bei Erreichen der individuell definierten Schwellenwerte. Erfassen von Risiken Das Erfassen der Risiken erfolgt im Modul Risikoerfassung : Abbildung 176: Modul Risikoerfassung Die Dialogmaske (siehe Abbildung 177) besteht aus den 4 Registerkarten: Risikoerfassung für Erfassung, Bewertung und Systematisierung der Risiken Risikomessung für Erfassung des Messverfahrens, Festlegung der Schwellenwerte und Überwachungsrhythmen Risikosteuerung für die Erfassung der durchzuführenden Maßnahmen und Verantwortlichen zur Überwachung der Risiken Risikoberichte für die Zuordnung der auszugebenden, spezifisch erstellten Risikoberichte Abbildung 177: Dialogmaske Risikoerfassung Seite 127 von 144

128 Zur Erfassung von Risiken gehen sie folgendermaßen vor: 1. Öffnen Sie das Modul Risikoerfassung durch Klick auf den entsprechenden Menüeintrag. 2. Klicken Sie in der Registerkarte Risikoerfassung (siehe Abbildung 178) mit der rechten Maustaste um das Kontextmenü zu öffnen. Abbildung 178: Risikoerfassung Kontextmenü 1 3. Wählen Sie den Eintrag Neuer Bereich um eine Gliederungsebene für die Risiken einzurichten. 4. Wählen Sie den Eintrag Neues Risiko um ein neues Risiko zu erfassen. 5. Wenn Sie ein neues Risiko in eine Gliederungsebene erfassen wollen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die jeweilige Gliederungsebene und wählen dann Neues Risiko (siehe Abbildung 179). Geben Sie anschließend die Daten für das Risiko ein. Abbildung 179: Risikoerfassung Kontextmenü 2 Der Mausklick auf einen vorhandenen Eintrag (Risikobereich oder Risiko) öffnet ein erweitertes Kontextmenü mit den Auswahlmöglichkeiten zum Anlegen weiterer Gliederungsebenen, zum Kopieren, Ausschneiden, Einfügen und Löschen von Risiken bzw. Bereichen (siehe Abbildung 180). Seite 128 von 144

129 Abbildung 180: Risiko erfassen Geben Sie im rechten Teil des Formulars je Bereich/Risiko die erforderlichen Daten ein. Im linken Teil des Formular (mit Daten. 1 gekennzeichnet) erfolgt die Ausgabe der erfassten Außerdem besteht in diesem Teil des Formulars die Möglichkeit, durch Ausschneiden und wieder Einfügen, die Reihenfolge und Gliederung der Risiken zu bearbeiten. Im rechten Teil des Formulars geben Sie folgende Daten ein (siehe Abbildung 180): 2) Allgemeine Informationen Bezeichnung der Gliederungsebene (des Risikobereiches) bzw. des Risikos Beschreibung als kurzen Text 3) Information zur Risikobewertung Verantwortlicher - Name eines Mitarbeiters, Funktion oder Bereichsname Datum der Erfassung des Risikos Anhaken einer Einstufung für die Eintrittswahrscheinlichkeit (niedrig, mittel, hoch) Anhaken der Stufe der erwarteten Schadenshöhe bei Eintreten des Schadensfalles (niedrig, mittel, hoch). Die Festlegung der Einstufung der Schadenshöhen erfolgt durch den Anwender. Seite 129 von 144

130 4) Risikomap In der Risikomap wird je Teilsegment die Anzahl der erfassten Risiken gemäß Ihrer Einstufung nach erwarteter Schadenshöhe und Eintrittswahrscheinlichkeit ausgegeben. 5) Anhänge Je Risiko können Verweise auf externe Dokumente erfasst werden. Dies erfolgt durch: Erfassung eines Dokumentnamen als Titel, einer optionalen Beschreibung und Auswahl der Datei im Auswahlfenster der Zeile Datei/Pfad. Klicken Sie dann auf die Neu -Schaltfläche unterhalb der Auflistung der Anhänge. Zum Ändern vorhandener Einträge wählen Sie den zu bearbeitenden Eintrag aus der Liste aus, ändern bzw. ergänzen die Daten in den Eingabefeldern und schließen die Bearbeitung mit Klick auf die Ändern -Schaltfläche ab. Zum Löschen wählen Sie den zu löschenden Eintrag aus und betätigen dann die Löschen Schaltfläche. Die erfassten Risiken stehen auf den weiteren Registerkarten zur Ergänzung mit Messverfahren, Steuerungsmaßnahmen und Berichten zur Verfügung. Seite 130 von 144

131 Messverfahren erfassen Zur Erfassung der Messverfahren je Risiko wechseln Sie auf die Registerkarte Risikomessung Abbildung 181: Daten für Risikomessung bearbeiten 1) Die erfassten Risiken werden auf der linken Seite der Maske angezeigt und stehen dort zur Auswahl per Mausklick für die Erfassung des risikospezifischen Messverfahrens zur Verfügung. Die Bearbeitung der Risiken erfolgt auf der Registerkarte Risikoerfassung. 2) Geben Sie hier eine Bezeichnung und einen kurzen beschreibenden Text sowie einen Namen des zuständigen Mitarbeiters, einer Funktion oder eines Bereiches ein. 3) Durch Klick auf die Schaltfläche Kennzahl wird die Auswahl der für das Risikomanagement definierten Kennzahlen geöffnet. (Definition der Kennzahlen erfolgt im Modul Risikoparameter ). In analoger Weise erfolgt die Auswahl eines Referenzwertes, wenn der Vergleich beispielsweise als prozentuale Abweichung zu einem Zielwert oder Schwellenwert erfolgen soll (z.b. Kennzahl = Ist-Kennzahl; Referenzwert = Plan-Kennzahl). Die Auswahl einer Kennzahl ist nur möglich, wenn der Vergleich als Prozentwerte markiert ist. Seite 131 von 144

132 4) Erfassen Sie die Zahlenwerte für die Schwellenwerten von bis zu 4 Eskalationsstufen und definieren Sie durch Auswahl des Vergleichsoperators, ob die Kennzahl größer oder kleiner als der Schwellenwert sein muss, um eine Aktion auszulösen. Die Prüfung des Überschreitens der Kennzahl erfolgt bei: markierten Absolutwerte als direkter Vergleich der Kennzahl mit dem Schwellenwert markierten Prozentwerte als Prüfung einer prozentualen Abweichung der Kennzahl von dem angegebenen Referenzwert. Für das Überschreiten des Wertes der Kennzahl über den Schwellenwert können das Erzeugen von Berichten und das Versenden von Benachrichtigungen festgelegt werden. 5) Durch Auswahl eines Überwachungsturnus (monatlich, quartalsweise, halbjährlich, jährlich) im Zusammenhang mit dem Startdatum legen Sie fest, zu welchen Zeitpunkten vom System eine Prüfung des Überschreitens der Schwellenwerte durch die Kennzahl vorgenommen wird und ggf. Berichte erzeugt und Benachrichtigungen versandt werden. 6) Zusätzlich kann über Auswahl Turnusbericht immer senden / Nur bei Stufe 1-4 senden festgelegt werden, dass die Turnusmäßigen Berichte ohne Prüfung des Überschreitens der Schwellenwerte erzeugt werden. Mittels Kontrollschaltfläche erfolgt eine Prüfung ob die Kennzahl korrekt berechnet werden kann. Seite 132 von 144

133 Maßnahmen zur Risikosteuerung erfassen Die Erfassung von vorgesehenen Maßnahmen zur Steuerung von Risiken erfolgt auf der Registerkarte Risikosteuerung. Die hier erfassten Maßnahmen bilden eine Aufgabenliste, deren Abarbeitung für die Überwachung der Risiken notwendig ist, um rechtzeitig notwendige Handlungen zur Gefahrenabwehr einleiten zu können Abbildung 182: Maßnahmen zur Risikosteuerung erfassen 1) Die erfassten Risiken werden auf der linken Seite der Maske angezeigt und stehen dort zur Auswahl per Mausklick für die Erfassung von Maßnahmen zur Verfügung. Die Bearbeitung der Risiken erfolgt auf der Registerkarte Risikoerfassung. 2) Im rechten oberen Teil werden die erfassten Maßnahmen für das auf der linken Seite gewählte Risiko aufgelistet. Die Bearbeitung einer erfassten Maßnahme erfolgt im Editiermodus durch Auswahl der Maßnahme und anschließende Bearbeitung in den Eingabefeldern im mittleren Teil der Maske. 3) Folgende Erfassungsmöglichkeiten stehen zur Verfügung: Eine kurze Bezeichnung für die vorgesehene Maßnahme. Einen Text zur Beschreibung des Inhaltes der Maßnahme. Das Datum für die erste Durchführung der Maßnahme. Auswählen einer Wirkungsweise der Maßnahme (Erfassung und Bearbeitung der Auswahl über Katalogverwaltung Katalog Risikomaßnahmen Wirkungsweise ). Seite 133 von 144

134 Auswahl des Turnus in dem die Maßnahme regelmäßig durchgeführt werden soll. Anhand des Turnus im Zusammenhang mit dem Startdatum kann die Auswertung über die Durchführung der Maßnahmen erfolgen. Erfassen eines Verantwortlichen (Mitarbeiter, Funktion oder Bereich) für die Durchführung der Maßnahme. Erfassen einer eventuell vorhandenen Absicherung des Risikos durch Auswahl / Zuordnung der entsprechenden Versicherungsverträge (Erfassung der Verträge auf Registerkarte Versicherungen/Verträge). 4) Anhängen von Dokumenten (wie z.b. Checklisten, Handlungsanweisungen, Versicherungspolicen u.a.) mit: Angabe einer Kurzbezeichnung als Titel. Text als Beschreibung für Inhalt des Dokuments. Angabe des Pfades zum Dokument. Risikoberichte und Benachrichtigungen Direkt aus dem Modul Risikomanagement können als Standardauswertungen die Übersicht der erfassten Risiken, der vorgesehenen Maßnahmen, der Terminüberwachung und der durchgeführten Maßnahmen ausgegeben werden. Um die Berichte auszugeben klicken Sie auf das Symbol: Und wählen in der Dialogmaske durch Anklicken die zu erzeugenden Berichte aus und bestätigen die Auswahl durch Klick auf den grünen Haken. Abbildung 183: Risikobericht Auswahl Die ausgewählten Berichte werden am Bildschirm angezeigt. Bei Bedarf kann der Bericht ausgedruckt oder als Datei gespeichert werden. Seite 134 von 144

135 Das Risikomanagementsystem ermöglicht die periodische oder kennzahlenabhängige programmgesteuerte Ausgabe von Risikoberichten und die Versendung von Benachrichtigungen an -Adressen, die in dem System hinterlegt sind. Folgende Voraussetzungen müssen dafür erfüllt sein: 1. Vorhandensein der Berichtsvorlage für den auszugebenden Bericht im Berichtsverzeichnis. 2. Zuordnung der auszugebenden Berichte / des Berichtes zu einem regelmäßig zu überwachenden Risiko. 3. Erfassung der Empfängeradressen in der Datenbank. Als Berichte für die Ausgabe sind grundsätzlich alle Berichte geeignet, die im avestrategy - Berichte-Ordner (siehe Menüpunkt Berichte ansehen ) vorhanden sind. Für die automatische Berichtsausgabe sollte darauf geachtet werden, dass nur Berichte ausgegeben werden, bei deren Ausgabe keine Anwenderaktivität z.b. in Form einer Datums oder Datensatzauswahl notwendig ist. Im Regelfall sind spezifische auf die erfassten Risiken ausgerichtete Individualberichte am besten für die automatische Ausgabe geeignet. Risikoberichte und Berichtsempfänger verwalten Über die Einstellungen auf der Registerkarte Risikoberichte erfolgt die Steuerung der Berichtsausgabe und Benachrichtigung Abbildung 184: Steuerung für Erstellung von Risikoberichten Seite 135 von 144

136 1. Auf der linken Seite erfolgt die Ausgabe der erfassten Risiken für die Auswahl zum Bearbeiten der Berichts- und Benachrichtigungsregeln. 2. Im rechten oberen Teil erfolgt die Zuordnung der Berichte. Die Auswahl der zuordenbaren Berichte erfolgt durch Anhaken der auszugebenden Berichte nach dem Klick auf die Schaltfläche unterhalb der Berichtsauflistung. Die Berichtsauflistung enthält jeweils die Berichte, die dem Risiko noch nicht zugeordnet sind. Abbildung 185: Berichtsauswahl Je Bericht erfolgt durch Anhaken der Stufe die Festlegung bei welcher Eskalationsstufe die Berichtausgabe erfolgen soll. Bei Anhaken von Turnus erfolgt die Ausgabe jeweils nach Zeitablauf des hinterlegten Überwachungsturnus. Die Ausgabe der Berichte erfolgt in den Ordner, der in der Spalte Ausgabepfad nach Klick auf die Schaltfläche ausgewählt wurde. Auf diese Weise können alle Berichte für bestimmte Risiken in einem zentralen Ordner gespeichert werden. Je Risiko kann ein Bericht jeweils nur einmal zugeordnet werden. 3. Im rechten mittleren Teil erfolgt Festlegung der Benachrichtigungsempfänger je Eskalationsstufe. Die Zuordnung erfolgt durch Auswahl eines Eintrages aus der Auflistung der erfassten Empfänger und Betätigen der Schaltfläche Abbildung 186: Benachrichtigungsempfänger In der Auswahl der Nachrichtenempfänger stehen die Personen bzw. Adressen zur Verfügung, die im Risiko Mailmanagement erfasst wurden. 4. Im rechten unteren Teil können je Risiko Textbausteine hinterlegt werden, die den Inhalt der automatischen Benachrichtigung bilden. Zur Übernahme der Daten in die Datenbank schließen Sie die Erfassung der Daten durch Speichern auf Modulebene ab. Seite 136 von 144

137 Versicherungen / Verträge Das Modul Risikomanagement ermöglicht die Erfassung von Versicherungsverträgen und anderen relevanten Verträgen, aus denen Risiken für das Unternehmen entstehen können und deren regelmäßige Überwachung (Prüfung der Inhalte, Vertragsverlängerungen etc.) erforderlich ist. Die erfassten Versicherungsverträge stehen in der Auswahlliste auf der Registerkarte Risikosteuerung für die Zuordnung zu den Risiken zur Verfügung. Die Erfassung und Bearbeitung der Versicherungen und Verträge erfolgt im Editiermodus auf der Registerkarte Versicherungen / Verträge : Abbildung 187: Versicherungen / Verträge 1. Wählen Sie eine Vertragsart aus. Die Ergänzung der auswählbaren Vertragsarten können Sie über die Katalogverwaltung im Katalog Vertragsarten vornehmen. 2. Erfassen Sie die Eckdaten zum Vertrag in den vorgegebenen Eingabefeldern. Bei Versicherungsverträgen wählen Sie zusätzlich noch die Art der jeweiligen Versicherungspolice aus. 3. Ergänzend können Sie je Vertrag den Speicherort zu einem Dokument des Vertrages hinterlegen. 4. Fügen Sie den Vertrag durch Klick auf die Schaltfläche in die Auflistung der Verträge ein. Das Ändern von erfassten Verträgen erfolgt durch Auswahl der Verträge mittels anklicken in der Auflistung und anschließendem Bearbeiten der Angaben in den Eingabefeldern und anschließender Übernahme der Änderungen durch Klick auf die Schaltfläche Das Löschen von ausgewählten Verträgen (Anklicken in der Auflistung) erfolgt durch Klick auf die Schaltfläche Schließen Sie die Erfassung der Verträge durch Speichern auf Modulebene ab. Seite 137 von 144

138 Risikoüberwachung Im Modul Risikoüberwachung erfolgt die Dokumentation der durchgeführten Maßnahmen. Diese Dokumentation bildet die Grundlage für die Ausgabe der durchgeführten Maßnahmen und die Möglichkeit zur Überwachung der Maßnahmendurchführung. Die Erfassungsmaske wird durch Klick auf den ave-menü-punkt Risikoüberwachung geöffnet. Abbildung 188: Risikoüberwachung Erfassung durchgeführter Maßnahmen Abbildung 189: Erfassung durchgeführter Maßnahmen zur Risikoüberwachung Zur Erfassung der Maßnahmendurchführung sind folgende Schritte durchzuführen (siehe Abbildung 189): 1) Auswahl der Maßnahme zu einem Risiko, zu dem die Durchführung einer geplanten Maßnahme erfasst werden soll. In der Auflistung befinden sich die Risiken, zu denen vorgesehene Maßnahmen erfasst wurden. 2) Im rechten oberen Teil erfolgt die Ausgabe der Maßnahmenbezeichnung und des Beschreibungstextes. 3) In der Mitte erfolgt die Ausgabe der dokumentierten Zeitpunkte der Durchführung vorgesehener Maßnahmen. Seite 138 von 144

139 4) Im unteren Teil erfolgt die Erfassung der Durchführung in folgenden Schritten: Einschalten des Editiermodus. Erfassen des Datums der Durchführung der Maßnahme. Erfassen des Durchführenden (freie Namensvergabe). Erfassen von erforderlichen Bemerkungen. Auswahl einer Kategorie der Maßnahme (Bearbeitung der Kategorien in Katalogverwaltung Risiko-Kategorien). Risikoparameter Das Teilmodul Risikoparameter dient der Erzeugung von Kennzahlen auf Basis der in der Datenbank vorhandenen Daten. Das Modul bietet die Möglichkeit, vorhandene Kennzahlen für die Ableitung spezieller Risikokennzahlen zu verwenden. Zum Öffnen der Bearbeitungsfunktionen für die Risikoparameter klicken Sie auf den ave- Menü-Eintrag Risikoparameter. Abbildung 190: Risikoparameter Das Bearbeitungsfenster beinhaltet (siehe Abbildung 191): 1) Die Auflistung der erstellten Kennzahlen. Diese Liste steht in der Risikoerfassung als Auswahl für die Kennzahlen (Referenzwerte) zur Verfügung. 2) Eingabebereich für die Vergabe des Kennzahlennamens, des Kennzahlentyps und die Erstellung einfacher Datenabfragen auf Basis von Objektkennzahlen, die bereits den Erfordernissen der weiteren Verwendung entspricht. 3) SQL-Bereich zur Anzeige des generierten SQL-Statements und Bearbeitungsbereich für die SQL-Abfrage Abbildung 191: Erstellen/Verwalten der Risikokennzahlen Seite 139 von 144

140 Kennzahlen erstellen Zum Erstellen von Kennzahlen gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Schalten Sie den Editiermodus ein. 2. Geben Sie einen Namen für die Kennzahl ein und wählen Sie den gewünschten Typ aus der Liste aus. (Der Typ der Kennzahl bestimmt unter anderem, ob Monatswerte oder Jahreswerte für die Berechnung der Kennzahl verwendet werden sollen). Abbildung 192: Kennzahlen 3. Wählen Sie nach dem Anklicken der Schaltfläche aus der Liste der Objektkennzahlen den gewünschten Wert aus. Abbildung 193: Wert suchen 4. Im SQL-Bereich wird daraufhin das generierte SQL-Statement angezeigt. Das Statement kann dort von Benutzern mit SQL-Abfragekenntnissen modifiziert werden. In den SQL-Bereich können auch frei erstellte Select-Statements eingegeben werden. Beachten Sie hierbei die Hinweise, die per Klick auf die Schaltfläche werden. angezeigt 5. Zur testweisen Ausführung der Kennzahlenabfrage können Sie sich das Ergebnis per Klick auf den Test-Button ausgeben lassen. 6. Fügen Sie die Kennzahl durch Klick auf die Neu -Schaltfläche in die Auflistung ein 7. Zum Ändern von Kennzahlen aus der Liste wählen Sie diese zunächst aus, um im SQL Bereich die Abfrage anzeigen zu lassen. Nach der Bearbeitung der Eingaben zu den Kennzahlen, betätigen Sie die Ändern -Schaltfläche 8. Das Löschen von Kennzahlen erfolgt durch Auswahl der Kennzahl und Klick auf die Löschen -Schaltfläche. Beachten Sie, dass das Löschen nur für Kennzahlen möglich ist, die bei keinem Risiko als Kennziffern verwendet wird. Seite 140 von 144

141 Benachrichtigungsmanagement Im Teilmodul Benachrichtigungsmanagement erfolgt die Erfassung der Benachrichtigungsempfänger und Empfängergruppen für die Versendung von automatischen Benachrichtigungen gemäß den in der Risikoerfassung vorgenommen Einstellungen für die Risikoberichte. Zum Öffnen der Bearbeitungsfunktionen für das Risikomailmanagement klicken Sie auf den ave-menü-eintrag Risiko Mailmanagement. Abbildung 194: Risiko-Mailmanagement Das Bearbeitungsfenster beinhaltet (siehe Abbildung 195): 1) Im linken Bereich die Auflistung und die Bearbeitungsfelder für alle Benachrichtungsempfänger-Adressen. 2) Im rechten oberen Bereich den Bearbeitungsbereich für die Einrichtung von Empfängergruppen. 3) Im rechten unteren Bereich die Auflistung der Empfänger zur im oberen Teil ausgewählten Empfängergruppe Abbildung 195: Verwalten der Empfänger von Risikomeldungen Seite 141 von 144

142 Benachrichtigungsempfänger Zur Erfassung eines Benachrichtigungsempfängers gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Schalten Sie den Editiermodus ein. 2. Erfassen Sie in den Eingabefeldern die erforderlichen Daten, die mindestens den Nachnamen und eine gültige -Adresse beinhalten sollten. Abbildung 196: Eingabefelder 3. Betätigen Sie die Einfügen-Schaltfläche. Zur Bearbeitung eines vorhanden Eintrages wählen Sie den Eintrag aus der Auflistung aus, bearbeiten die Daten in den Eingabefeldern und klicken dann auf die Ändern -Schaltfläche. Zum Löschen eines Eintrages wählen Sie den Eintrag aus und betätigen dann die Löschen - Schaltfläche. Empfängergruppen Zur Erfassung von Empfängergruppen nutzen Sie den Eingabebereich im rechten Teil der Eingabemaske und gehen analog zur Erfassung von Benachrichtigungsempfängern vor. Den erfassten Empfängergruppen ordnen Sie mit den nachfolgenden Schritten die entsprechenden Empfänger zu: Schalten Sie den Editiermodus ein. Wählen Sie eine Empfängergruppe aus. Markieren Sie einen Empfänger aus der Liste der Benachrichtigungsempfänger (im linken Teil) und Betätigen dann die Schaltfläche zur Übernahme des Eintrages in die Gruppe. Abbildung 197: Benachrichtigungsempfänger hinzufügen Zum Entfernen eines Empfängers aus einer Gruppe gehen Sie analog vor, indem Sie den Empfänger aus der Liste der zugeordneten Empfänger markieren und dann die Schaltfläche Empfänger aus Gruppe entfernen betätigen. Seite 142 von 144