Büromanagement in Anlehnung an EMAS-Prozesse

Transkript

1 Büromanagement in Anlehnung an EMAS-Prozesse Dr. Johannes große Beilage Oldenburgisch-Ostfriesischer Wasserverband (OOWV), Biohof Bakenhus, Dezember 2007

2 Quelle: Praxisleitfaden zur beständigen Verbesserung der Umweltleistungen von Landwirtschaftsbetrieben, Berlin 2003

3 Merkmal Anbauplan/Flächennutzungsplan Katasterkarten/-auszüge Bodenuntersuchungen Verwendung Düngemittel/PS-Mittel tierärztliche Behandlungen Haltungsformen Sicherheitsprüfung, Entsorgung Pachtverträge Zu-/Abgänge Dünger/Saatgut/PS Zu-/Abgänge Futter/Tiere sonst. Rechnungen/Abrechngen Bankkontoauszüge Kassenbuch Inventur Anlagespiegel Lieferscheine Angebote Naturalleistungen (Erträge, Zunahmen, Qualitäten...) Naturalverbräuche (Futter, spez. PS- Mitteleinsatz...) externe Pflichten: Qualität und Umwelt für wen? externe Pflichten: Finanzamt betriebliches Entscheiden Liste betriebsrelevanter Informationen für das landwirtschaftliche Büro (Regelmäßig den Sinn und die Form der Aufzeichnung/Datenerfassung/Ablage hinterfragen zum Zwecke von mehr Einfachheit, Auffindbarkeit und Aktualität!)

4 Vom Büromanagement im landw. Betrieb zum Betriebsmanagement im landw. Büro? Büroorganisation (Büroeinrichtung, techn. Ausstattung, Ablagesysteme...) Büromanagement (Verhaltens-, Ablage-, Wiederfinderegeln...) Betriebsmanagement im Büro (Wissensnutzung, Außendarstellung, Rückkopplung...)

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6 Büroorganisation Büromanagement Betriebsziele wohin will ich? Betriebsentwicklung womit hatte ich Erfolg/ womit nicht? Betriebsmanagement Betriebsplan was/wie kann ich derzeit realisieren? Betriebsprüfung wie/womit dokumentiere ich? Information Dritter - Umwelterklärung - Antragswesen - Finanzamt - Kunden -...

7 Büroorganisation Bürotechnik und Ergonomie Büromöbel Geräteausstattung Ablage- und Ordnersysteme

8 Büroorganisation Büromanagement Betriebsmanagement

9 Büromanagement Verhaltens-, Ablage und Wiederfinderegeln Individualität gefragt! Es gibt keine festen Standards

10 Büroorganisation Büromanagement Betriebsmanagement

11 Büromanagement Die Art und Weise der Informationsbeschaffung (Kommunikation) Informationsverarbeitung (Koordination) Informationsspeicherung (Dokumentation) ist eine menschliche Lebensäußerung, die (noch) persönliche Freiheit zuläßt! Es ist eine anspruchsvolle Aufgabe, die persönliche und gleichzeitig betriebsoptimale Lösung zu finden!

12 (Kommunikation) Informationsbeschaffung (Kommunikation) Informationsverarbeitung (Koordination) Informationsspeicherung (Dokumentation) Beispiele für individuelle Handlungsregeln: Freundlich! Ehrlich! Zuverlässig! Ein Vorgang ohne Kommunikation führt zu Nichts Der Kopf ist der denkbar unsicherste Ablageort.

13 (Koordination) Informationsbeschaffung (Kommunikation) Informationsverarbeitung (Koordination) Informationsspeicherung (Dokumentation) Beispiele für individuelle Handlungsregeln: Wichtiges zuerst; Zeitkritisches zuallererst Ein Vorgang ohne schriftliche Dokumentation ist nicht handlungsrelevant. Keine Zeit bedeutet: Etwas anderes ist mir wichtiger.

14 (Dokumentation) Informationsbeschaffung (Kommunikation) Informationsverarbeitung (Koordination) Informationsspeicherung (Dokumentation) Beispiele für individuelle Handlungsregeln: 30-Sekunden-Regel Prinzip des leeren Schreibtisches Ablageeinteilung festlegen (und durchhalten!)

15 1427/2005 Büroorganisation (Büroeinrichtung, techn. Ausstattung, Ablagesysteme...) Büromanagement (Verhaltens-, Ablage-, Wiederfinderegeln...) Betriebsmanagement??? (Wissensnutzung, Außendarstellung, Rückkopplung...)

16 Büroorganisation Büromanagement Betriebsmanagement

17 Betriebsmanagement

18 Betriebsmanagement Wissensnutzung, Außendarstellung, Rückkopplung = kontinuierlicher Verbesserungsprozesses (PDCA, Deming-Zyklus) Pflege der Betriebsphilosophie vorausschauende Planung integriertes Berichtswesen qualifizierte Betriebsentwicklung Betriebsziele wohin will ich? Betriebsplan was/wie kann ich derzeit realisieren? Betriebsprüfung wie/womit dokumentiere ich? Betriebsentwicklung womit hatte ich Erfolg/ womit nicht?

19 Information Dritter - Umwelterklärung - Antragswesen - Finanzamt - Kunden -... Oft enge formale Vorschriften, daher hier eingeengte Gestaltungsfreiheit EDV-Ausgabe hat sich anzupassen Softwareangebote prüfen und nutzen Prüfstein des Systems: Daten müssen verfügbar sein, denn was die Öffentlichkeit fordert, interessiert einen fortschrittlichen Landwirt selbstverständlich auch! (Die Bereitschaft zur Herausgabe von Daten ist eine andere Angelegenheit.)

20 Schlußfolgerungen Umweltmanagement ist Qualitätsmanagement mit besonderem Schwerpunkt. Es soll in den Betrieb einfach integriert sein. Das Interesse der Öffentlichkeit an Landwirtschaft betrifft (neben dem Produkt) besonders die Umwelt. Das Büro ist die zentrale Schnittstelle. Ein (landwirtschaftliches) Managementsystem hat die Information der Öffentlichkeit einzubeziehen; dazu gehören die Aufzeichnungs- und Dokumentationspflichten, welche von den Behörden kontrolliert werden. Das ist EMAS-gemäß. Die Fähigkeit zur Information Dritter als integrierter Bestandteil des betrieblichen Datenflusses innerhalb des PDCA-Zyklus fördert die Rückkopplung im Betrieb. Der Zyklus wird dadurch regelmäßiger und besser gelebt und dient damit der allgemeinen betrieblichen Weiterentwicklung.

21 Die freiwillige, formelle, EMAS-zertifizierte Umwelterklärung auch künftig die Ausnahme?

22 EMAS ist Ideenlieferant; kein separater Selbstzweck EMAS darf nicht Mehrarbeit verursachen, sondern soll organisieren und Zeit und Nerven sparen helfen Vielen Dank für die Aufmerksamkeit!