Wissenschaftliche Begleitung zur Planung und Anforderungsanalyse einer Schulmanagement-Software

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1 November 2009 Wissenschaftliche Begleitung zur Planung und Anforderungsanalyse einer Schulmanagement-Software in der Behörde für Schule und Berufsbildung der Freien und Hansestadt Hamburg Ergebnisse der Umfrage zur Anforderungsanalyse in den Schulen

2 Projektleitung: Dipl.-Inf. Nicole Büsching Dipl.-Inf. Angelina Lange Dipl.-Inf. Melanie Tietjen Prof. Dr. Andreas Breiter Institut für Informationsmanagement Bremen GmbH (ifib) Am Fallturm Bremen {nbuesching, alange, mtietjen, ifib GmbH 2009

3 Inhalt Seite 3 Inhalt 1 EINLEITUNG VORGEHEN IM PROJEKT KONZEPTION UND ABLAUF DER ONLINEBEFRAGUNG BETEILIGUNG DER SCHULEN AN DER BEFRAGUNG ERGEBNISSE DER BEFRAGUNG AUFGABEN DER SCHULVERWALTUNG DERZEITIGE SOFTWARE-TECHNISCHE UNTERSTÜTZUNG DER SCHULVERWALTUNGSAUFGABEN ZUKÜNFTIG GEWÜNSCHTE SOFTWARE-TECHNISCHE UNTERSTÜTZUNG DER SCHULVERWALTUNGSAUFGABEN DATENÜBERTRAGUNG ZWISCHEN DEN SOFTWAREPRODUKTEN WEITERE ANFORDERUNGEN AN EIN SCHULVERWALTUNGSSYSTEM ZUSAMMENFASSUNG ANHANG FRAGEBOGEN AUFGABEN IN DEN EINZELNEN TÄTIGKEITSBEREICHEN HÄUFIGKEIT DER DURCHFÜHRUNG VON AUFGABEN IN DEN EINZELNEN TÄTIGKEITSBEREICHEN DERZEIT VERWENDETE SOFTWARE BEI AUFGABEN IN DEN EINZELNEN TÄTIGKEITSBEREICHEN WICHTIGKEIT DER TECHNIKUNTERSTÜTZUNG VON AUFGABEN IN DEN EINZELNEN TÄTIGKEITSBEREICHEN WICHTIGKEIT DER TECHNIKUNTERSTÜTZUNG ALS PRIORISIERTE LISTE VON AUFGABEN INTEGRATION IN EIN SCHULVERWALTUNGSSYSTEM BEI AUFGABEN IN DEN EINZELNEN TÄTIGKEITSBEREICHEN... 56

4 Abbildungsverzeichnis Seite 4 Abbildungsverzeichnis Abbildung 1: Beteiligung an der Umfrage in Prozent von der Grundgesamtheit Abbildung 2: Verteilung der erhaltenen Fragebögen auf Schulformen im Gegensatz zur Grundgesamtheit aller Schulen (n= 515) Abbildung 3: Verteilung der erhaltenden Fragebögen auf Funktionen (n= 515) Abbildung 4: Verteilung der Aufgaben (n= 515) Abbildung 5: Verteilung der Aufgaben auf Funktionen (n= 515) Abbildung 6: Integration in ein Schulverwaltungssystem bei Aufgaben im Bereich Stundenplanung Abbildung 7: Integration in ein Schulverwaltungssystem bei Aufgaben im Bereich Finanzverwaltung Abbildung 8: Datenübertragung von anderen Softwaresystemen in das Schulverwaltungssystem (n=515) Abbildung 9: Wichtigkeit der Umsetzung aufgabenübergreifender Anforderungen I Abbildung 10: Wichtigkeit der Umsetzung aufgabenübergreifender Anforderungen II Abbildung 11: Häufigkeit der Durchführung von Aufgaben im Bereich der Datenverwaltung I 40 Abbildung 12: Häufigkeit der Durchführung von Aufgaben im Bereich der Datenverwaltung II40 Abbildung 13: Häufigkeit der Durchführung von Aufgaben im Bereich der Zeugniserstellung.. 41 Abbildung 14: Häufigkeit der Durchführung von Aufgaben im Bereich der Klassen- und Kursverwaltung Abbildung 15: Häufigkeit der Durchführung von Aufgaben im Bereich der Personalplanung Abbildung 16: Häufigkeit der Durchführung von Aufgaben im Bereich der Stundenplanung Abbildung 17: Häufigkeit der Durchführung von Aufgaben im Bereich der Ressourcenverwaltung Abbildung 18: Häufigkeit der Durchführung von Aufgaben im Bereich der Finanzverwaltung. 43 Abbildung 19: Häufigkeit der Durchführung von Aufgaben im Bereich der Statistik Abbildung 20: Derzeit verwendete Software bei Aufgaben im Bereich der Datenverwaltung I (n=339) Abbildung 21: Derzeit verwendete Software bei Aufgaben im Bereich der Datenverwaltung II (n=339) Abbildung 22: Derzeit verwendete Software bei Aufgaben im Bereich der Zeugniserstellung (n=180) Abbildung 23: Derzeit verwendete Software bei Aufgaben im Bereich der Klassen- und Kursverwaltung (n=297) Abbildung 24: Derzeit verwendete Software bei Aufgaben im Bereich der Personalplanung (n=138)... 47

5 Abbildungsverzeichnis Seite 5 Abbildung 25: Derzeit verwendete Software bei Aufgaben im Bereich der Stundenplanung (n=129) Abbildung 26: Derzeit verwendete Software bei Aufgaben im Bereich der Ressourcenverwaltung (n=238) Abbildung 27: Derzeit verwendete Software bei Aufgaben im Bereich der Finanzverwaltung (n=271) Abbildung 28: Derzeit verwendete Software bei Aufgaben im Bereich der Statistik (n=311) Abbildung 29: Wichtigkeit der Technikunterstützung von Aufgaben im Bereich der Datenverwaltung I Abbildung 30: Wichtigkeit der Technikunterstützung von Aufgaben im Bereich der Datenverwaltung II Abbildung 31: Wichtigkeit der Technikunterstützung von Aufgaben im Bereich der Zeugniserstellung Abbildung 32: Wichtigkeit der Technikunterstützung von Aufgaben im Bereich der Klassen- und Kursverwaltung Abbildung 33: Wichtigkeit der Technikunterstützung von Aufgaben im Bereich der Personalplanung Abbildung 34: Wichtigkeit der Technikunterstützung von Aufgaben im Bereich der Stundenplanung Abbildung 35: Wichtigkeit der Technikunterstützung von Aufgaben im Bereich der Ressourcenverwaltung Abbildung 36: Wichtigkeit der Technikunterstützung von Aufgaben im Bereich der Finanzverwaltung Abbildung 37: Wichtigkeit der Technikunterstützung von Aufgaben im Bereich der Statistik Abbildung 38: Integration in ein Schulverwaltungssystem bei Aufgaben im Bereich der Datenverwaltung I Abbildung 39: Integration in ein Schulverwaltungssystem bei Aufgaben im Bereich der Datenverwaltung II Abbildung 40: Integration in ein Schulverwaltungssystem bei Aufgaben im Bereich der Zeugniserstellung Abbildung 41: Integration in ein Schulverwaltungssystem bei Aufgaben im Bereich der Klassen- und Kursverwaltung Abbildung 42: Integration in ein Schulverwaltungssystem bei Aufgaben im Bereich der Personalplanung Abbildung 43: Integration in ein Schulverwaltungssystem bei Aufgaben im Bereich der Ressourcenverwaltung Abbildung 44: Integration in ein Schulverwaltungssystem bei Aufgaben im Bereich der Statistik... 59

6 Tabellenverzeichnis Seite 6 Tabellenverzeichnis Tabelle 1: Grundgesamtheit der Befragten Tabelle 2: Beteiligung an der Umfrage nach Schulform und Funktion Tabelle 3: Häufigkeit der Durchführung der einzelnen Aufgaben Tabelle 6: Derzeit verwendete Software in Bezug auf die Tätigkeitsbereiche Tabelle 7: Wichtigkeit der Technikunterstützung nach Mittelwert kleiner Tabelle 8: Gewünschte Software im Bereich Stundenplanung und Finanzverwaltung Tabelle 9: Aufgaben in den einzelnen Tätigkeitsbereichen Tabelle 10: Wichtigkeit der Technikunterstützung nach Priorität für alle Schulformen... 55

7 1 Einleitung Seite 7 1 Einleitung In den öffentlichen Schulen der Stadt Hamburg werden zur Schulverwaltung aktuell die Softwareprodukte LUSD (in allgemeinbildenden Schulen) und WinSchool (in berufsbildenden Schulen) eingesetzt. Beide sind bereits einige Jahre im Einsatz und erfüllen nicht mehr die gewachsenen Erwartungen an IT-Unterstützung in Schule und Verwaltung. Die Behörde für Schule und Berufsbildung (BSB) der Freien und Hansestadt Hamburg (FHH) hat daher den internen Projektauftrag erteilt, eine mögliche Ablösung dieser beiden Softwareprodukte zu untersuchen. Zu diesem Zweck wurde ein Projekt zur Prüfung von Anforderungen und Möglichkeiten ins Leben gerufen, das vom Institut für Informationsmanagement Bremen GmbH (ifib) wissenschaftlich unterstützt wird. Das Schulverwaltungssystem LUSD entstand aus einer Eigenentwicklung und wurde gemeinsam mit dem Bundesland Hessen zu einer professionellen Software weiterentwickelt. Eine Fortführung durch weitere Investitionen in diese Software wurde aufgrund der nicht mehr zeitgemäßen Systemarchitektur und der verwendeten Technologien verworfen. Ähnliches gilt für WinSchool. Ein neues Schulverwaltungssystem soll sich in die IT-Landschaft der Hamburger Behörde eingliedern und muss daher auch die dafür entwickelten Richtlinien beachten. 1 Ein zentraler Aspekt des Projektes ist daher die Neudefinition des Zwecks des neuen Schulverwaltungssystems (SVS). Es ist zu klären, welche Prozesse durch die Software unterstützt werden sollen und welche Funktionalitäten sie später aufweisen soll. Um diese Fragen beantworten zu können, ist es insbesondere wichtig, die Anforderungen und Wünsche der direkt Betroffenen in den Schulen zu erheben und in die Anforderungsdefinition einfließen zu lassen. Dadurch werden zum einen alle wichtigen Aspekte aus verschiedenen Perspektiven berücksichtigt und zum anderen die Akzeptanz der später einzuführenden Software erhöht. Aus diesem Grund wurden verschiedene Personengruppen an Schulen durch das Projektteam der BSB mit Unterstützung des ifib befragt. Dieser Bericht beschreibt die Ergebnisse einer Onlineumfrage an allen Hamburger Schulen zur aktuellen Nutzung von Softwareprodukten zur Schulverwaltung sowie ihre Erwartungen an ein neues Schulverwaltungssystem. Dazu wird in Kapitel 2 zunächst das genaue Vorgehen der Anforderungserhebung in den Schulen erläutert. Eine Darstellung der Ergebnisse findet sich in Kapitel 3, zusammenfassende Schlussbemerkungen in Kapitel 4. 1 Vgl. Freie und Hansestadt Hamburg Finanzbehörde (2003): Richtline zur Gestaltung der IuK-Architektur in der hamburgischen Verwaltung und Freie und Hansestadt Hamburg Behörde für Bildung und Sport (2008): IT- Gesamtarchitektur zur IT-Strategie der Behörde für Bildung und Sport

8 2 Vorgehen im Projekt Seite 8 2 Vorgehen im Projekt Um die Bedarfe und Anforderungen an ein neues Schulverwaltungssystem aus Sicht der Schulen besser einschätzen zu können, wurde im Projekt PSV (Projekt Schulverwaltung) ein Multi- Methoden-Ansatz aus qualitativen und quantitativen Methoden gewählt. Für die Betrachtung der Anforderungen aus den Schulen in der Breite wurde eine umfassende quantitative Onlineumfrage mit freiwilliger Beteiligung durchgeführt. Ergänzend dazu wurden Interviews an verschiedenen Schulen geführt, um einen tieferen Einblick in die schulische Praxis bezüglich der Schulverwaltung zu erhalten als dies mit dem Onlinefragebogen möglich war. Die Interviews waren so konzipiert, dass sie jeweils einen guten Einblick in die Schule ermöglichten, da sie die spezifische Sicht der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Schulsekretariats, der Lehrkräfte mit Verwaltungsaufgaben sowie der Schulleitungen durch Gruppen- und Einzelinterviews einbezogen. Diese Interviews wurden durch das ifib begleitet und hauptsächlich durch das Projektteam der BSB durchgeführt. Die Ergebnisse der Interviews und des Fragebogens werden bei der Definition von Anwendungsfällen berücksichtigt, die dann in einem Lastenheft das zu suchende Schulverwaltungssystem beschreiben. Der vorliegende Bericht stellt die Ergebnisse der Onlineumfrage genauer dar. 2.1 Konzeption und Ablauf der Onlinebefragung Im Rahmen der Befragung sollten sowohl die aktuelle Nutzung von Softwareprodukten zur Unterstützung der Schulverwaltung als auch die Anforderungen aus Sicht der Schulen an das neue Schulverwaltungssystem aufgenommen werden. Befragt werden sollten alle Hamburger Schulen, unabhängig von ihrer Schulform. Dazu wurde ein Fragebogen entwickelt, der jeweils zu den Aufgaben der Befragten im Bereich der Schulverwaltung folgende Fragen beantworten sollte: Wie häufig werden die einzelnen Aufgaben in den Schulen durchgeführt? Was gehört zum Tagesgeschäft? Was wird nur selten (ein oder zweimal im Jahr) ausgeführt? Welche Softwareprodukte werden von den Schulen derzeit neben dem jeweiligen Schulverwaltungssystem (LUSD oder WinSchool) eingesetzt? Welche ihrer Aufgaben unterstützen die Befragten derzeit mit welchem Softwareprodukt? Bei welchen ihrer Aufgaben wünschen die Befragten zukünftig eine technische Unterstützung, durch: - ein Schulverwaltungssystem? - eine andere Software? Wenn die Befragten zukünftig bei einigen Aufgaben eine andere Software bevorzugen, um welche Produkte handelt es sich dann und was sind die Gründe dafür? Wie findet derzeit der Datenaustausch mit dem Schulverwaltungssystem statt? Welche Daten werden übertragen? Wo fehlen automatisierte Schnittstellen? Welche aufgabenübergreifenden Funktionalitäten finden die Befragten in einem Schulverwaltungssystem wesentlich? Welche Aspekte und Anforderungen wollen die Befragten darüber hinaus mitteilen?

9 2 Vorgehen im Projekt Seite 9 Aus diesen Fragestellungen wurde in Abstimmung mit dem Projektteam der BSB ein Fragebogen erstellt und in einem Pretest getestet. An dem Pretest nahmen neben den Mitgliedern des Projektteams auch weitere Mitglieder des Sekretariats und Schulleiter aus den Schulen der Projektmitarbeiter teil, an die dieser Bogen weitergeleitet wurde. Der Fragebogen wurde nach den Rückmeldungen an einzelnen Stellen angepasst. 2 Um den Anforderungen des Datenschutzes zu genügen und eine völlig anonyme Befragung durchzuführen, wurde in enger Abstimmung mit dem Projektteam und dem Datenschutzbeauftragten beschlossen, auf die Erhebung demografischer Daten oder einer Zugehörigkeit zu den Schulen zu verzichten. Daher können keine dedizierten Angaben über den Ausschnitt der Grundgesamtheit (beispielweise aufteilbar nach Geschlecht oder Alter) getätigt werden und die Befragten können aufgrund der anonymen Befragung auch nicht ihren Schulen zugeordnet werden. Trotzdem können die Ergebnisse der Fragebogenerhebung zusammen mit den Interviews Zustandsbeschreibungen liefern und Tendenzen aufzeigen. Es wurde eine Onlinebefragung durchgeführt, das bedeutet, die Teilnehmerinnen und Teilnehmer erhielten eine Mitteilung mit einer Internetadresse und konnten dort dann die Fragen online im Internet beantworten. Diese Art der Befragung wurde aus forschungsökonomischen Gründen (Vereinfachung der Auswertung der Datenmenge) gewählt, und weil sich bei der angesprochenen Thematik und bei der hohen Verfügbarkeit des Internets an den Schulen eine Onlineumfrage anbietet. Mit einem Anschreiben an alle Schulen, das sowohl elektronisch per (an die Schulpostfächer sowie an die Schulleitungen) als auch auf dem postalischen Weg den Schulen zugestellt wurde, wurden die Schulen über den Fragebogen informiert und um Teilnahme gebeten. Die Empfänger der s an den Schulen sollten dieses Anschreiben weiterleiten an Personen in der Schule, die eine oder mehrere der folgenden Aufgaben der Schulverwaltung durchführen: Verwaltung von Schülerinnen und Schülern und/oder Lehrkräften sowie ggf. Betrieben und Gremien (z.b. Eingabe neuer Daten, Erstellen von Schulbescheinigungen und Ordnungsmaßnahmen, Serienbriefe, Krankmeldungen der Lehrkräfte) Zeugniserstellung (z.b. Eingabe von Noten, Erstellung von Zeugnissen, Anpassung von Zeugnisformularen) Klassen- und Kursverwaltung (z.b. Generierung von Kursen, Erstellen von Listen) Personalplanung (z.b. Einsatzplanung, Lehrerarbeitszeitmodell, Personal einstellen, Prüfungsplanung) Stunden-, Vertretungs- und/oder Raumplanung (auch Prüfungsplanung) Ressourcenverwaltung (z.b. Inventarisierung, Ausleihe, Gebührenbescheide) Finanzverwaltung/Haushaltsangelegenheiten (z.b. schulinterne Budgets, Kassenbuch, Beschaffungen) Statistik (z.b. Herbststatistik, schulinterne Statistiken und Umfragen) Aus den bisherigen Erfahrungen werden diese Aufgaben insbesondere durch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Schulsekretariate, die Schulleitungen und stellvertretenden Schulleitungen sowie durch Lehrkräfte mit Funktionsstellen oder besonderen zusätzlichen Aufgaben erfüllt, 2 Der komplette Fragebogen befindet sich im Anhang 5.1.

10 2 Vorgehen im Projekt Seite 10 wie beispielweise Abteilungsleitung oder Stundenplanung, so dass gezielt um die Weitergabe des Anschreibens an diese Personengruppen gebeten wurde. Gegen Ende der Frist zur Beantwortung des Fragebogens wurden die Teilnehmerinnen und Teilnehmer noch einmal per erinnert und um Teilnahme gebeten. 2.2 Beteiligung der Schulen an der Befragung Da es nicht möglich war, allen in Frage kommenden Personengruppen ein eigenes Anschreiben zukommen zu lassen, kann nicht genau festgestellt werden, wie viele Personen die Informationen zu dem Fragebogen erhalten haben. Um eine Beteiligung der Schulen zu errechnen, gehen wir im Folgenden dennoch davon aus, dass alle Schulleitungen, stellvertretenden Schulleitungen, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Schulsekretariate sowie alle Lehrkräfte mit Funktionsstellen von der Umfrage Kenntnis hatten. Die Behörde für Schule und Berufsbildung gibt bzgl. dieser Personengruppen folgende Zahlen zur Gruppengröße an: Schulform Grund-, Hauptund Realschulen Anzahl der Schulen Schulleitungen Stellvertretende Schulleitungen Lehrkräfte mit Funktionsstellen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Sekretariat Sonderschulen Gymnasien Gesamtschulen Berufliche Schulen Gesamt Tabelle 1: Grundgesamtheit der Befragten 3 Die Beteiligung wird ausgehend von diesen Zahlen aufgeteilt auf die vier Personengruppen berechnet. Insgesamt wurden 515 Fragebögen ausgewertet 4. Berechnet man die Beteiligung nach diesen Personengruppen so haben sich 23 Prozent aller Hamburger Schulleitungen, 14 Prozent aller Hamburger Stellvertretenden Schulleitungen, 13 Prozent aller Hamburger Lehrkräfte mit Funktionsstellen und 43 Prozent aller Hamburger Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Schulsekretariate beteiligt: 3 Stand: , Quelle: Behörde für Schule und Berufsbildung 4 Der Fragebogen wurde insgesamt 727-mal aufgerufen, darin enthalten sind allerdings auch diejenigen, die sich nur die erste Seite angeschaut haben und dann die Beantwortung des Fragebogens (zunächst) abgebrochen haben. Zieht man diese ab, ergeben sich 515 auswertbare Fragebögen.

11 2 Vorgehen im Projekt Seite % 90% 80% 70% 60% 50% 40% 43% 30% 23% 14% 13% 0% Gesamt Schulleitungen, n=370 Stellvertretende Schulleitungen, n=375 Lehrkräfte mit Funktionsstellen, n=542 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Schulbüro, n=710 Abbildung 1: Beteiligung an der Umfrage in Prozent von der Grundgesamtheit Zu beachten ist, dass insbesondere bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Beteiligung hoch ist. Da die Zugehörigkeit der Befragten zu den Schulen aus Daten nicht ermitteln werden durfte, kann keine genaue Aussage darüber gemacht werden, aus wie vielen verschiedenen Schulen die Befragten kommen. Es kann jedoch anhand der Anzahl der Befragten, die angegeben haben, dass sie Schulleitungen sind, die Aussage getroffen werden, dass sich mindestens 85 verschiedene Schulen (19 Prozent aller Schulen) an der Umfrage beteiligt haben. Es kann jedoch nicht ausgeschlossen werden, dass es insgesamt mehr verschiedene Schulen sind, da es wahrscheinlich ist, dass sich durchaus an manchen Schulen nicht die Schulleiter, aber andere Personengruppen beteiligt haben. Wir gehen davon aus, dass dies bei einem weit größeren Teil der Schulen der Fall ist, da viele Schulleitungen die oben beschriebenen Aufgaben nicht selbst wahrnehmen, sondern diese delegiert haben. Betrachtet man die Verteilung nach Schulform, also wie viel Prozent der Schulleitungen aus Gymnasien teilgenommen haben, so ergibt sich folgende Aufteilung (vgl. Tabelle 2). Grund-, Hauptund Realschulen Funktion Schulform Grundgesamtheit Beteiligung an der Umfrage Beteiligung an der Umfrage in Prozent Schulleitungen ,49 % Stellvertretende Schulleitungen Lehrkräfte mit Funktionsstellen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Sekretariat ,20 % ,32 %

12 2 Vorgehen im Projekt Seite 12 Grundgesamtheit Sonderschulen Lehrkräfte mit Funktionsstellen Gymnasien Lehrkräfte mit Funktionsstellen Gesamtschulen Lehrkräfte mit Funktionsstellen Berufliche Schulen Funktion Schulform Beteiligung an der Umfrage Beteiligung an der Umfrage in Prozent Schulleitungen ,68 % Stellvertretende Schulleitungen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Sekretariat ,05 % ,84 % Schulleitungen ,71 % Stellvertretende Schulleitungen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Sekretariat ,12 % ,66 % ,82 % Schulleitungen ,64 % Stellvertretende Schulleitungen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Sekretariat ,60 % ,72 % ,59 % Schulleitungen ,50 % Stellvertretende Schulleitungen Lehrkräfte mit Funktionsstellen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Sekretariat ,67 % ,75 % ,11 % Tabelle 2: Beteiligung an der Umfrage nach Schulform und Funktion Neben der Beteiligung, also beispielweise der Beziehung zwischen der Gesamtanzahl der Schulleitungen in Grundschulen in Hamburg und der Anzahl derer, die sich beteiligt haben, können über die Zusammensetzung der Befragten folgende Aussagen getroffen werden. Von den 515 ausgewerteten Fragebögen stammt die größte Anzahl aus Grund-, Haupt- und Realschulen (zweiter Balken, blaues Feld), die auch die größte Gruppe der Grundgesamtheit ausmachen (erster Balken, blaues Feld, vgl. Abbildung 2).

13 2 Vorgehen im Projekt Seite % 90% 19% 21% 80% 70% 17% 14% 60% 50% 40% 30% 0% 27% 7% 30% Prozentualer Anteil der jeweiligen Schulform an der Gesamtgrundheit 19% 8% 37% Prozentuale Beteilgung der jeweiligen Schulform an der Umfrage Grund, Haupt und Realschule Sonderschule Gymnasium Gesamtschule Berufliche Schule Abbildung 2: Verteilung der erhaltenen Fragebögen auf Schulformen im Gegensatz zur Grundgesamtheit aller Schulen (n= 515) Ca. 30 Prozent der Schulleitungen, Stellvertretenden Schulleitungen, Lehrkräfte mit Funktionsstellen und des Sekretariatspersonals in Hamburg kommen aus Grund-, Haupt- und Realschulen. Von den 515 ausgefüllten Bögen sind 37 Prozent von Vertretern dieser Schulform. Die Verteilung der ausgefüllten Fragebögen nach Schulform spiegelt meist das Verhältnis der Grundgesamtheit wieder, lediglich bei den Grund-, Haupt- und Realschulen haben sich wesentlich mehr, bei den Gymnasien wesentlich weniger Prozent an der Befragung beteiligt als in der Grundgesamtheit vorhanden sind (Beispiel Gymnasien: 27 Prozent Grundgesamtheit und 19 Prozent Beteiligung). Betrachtet man die Verteilung nach Funktionen, so bilden hier die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Schulsekretariate die größte Gruppe, das bedeutet von den 515 ausgewerteten Fragebögen sind 60 Prozent von dieser Gruppe beantwortet worden (vgl. Abbildung 3).

14 2 Vorgehen im Projekt Seite % 90% 80% 36% 70% 60% 60% 50% 40% 30% 27% 19% 13% 19% 17% 0% Prozentualer Anteil der jeweiligen Gruppe an der Gesamtgrundheit Prozentuale Beteilgung der jeweiligen Schulform an der Umfrage Schulleitungen Lehrkräfte mit Funktionsstellen Stellvertretende Schulleitungen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Schulbüro Abbildung 3: Verteilung der erhaltenden Fragebögen auf Funktionen (n= 515) Im Gegensatz zur Verteilung nach Schulformen spiegelt die Verteilung nach den Funktionen der Befragten nicht die Grundgesamtheit wieder. Es haben sich im Schnitt sehr viel mehr Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Schulsekretariate an der Umfrage beteiligt, als ihr prozentualer Anteil an der Grundgesamtheit beträgt (Grundgesamtheit: 36 Prozent, Beteiligung Umfrage: 60 Prozent). Lehrkräfte mit Funktionsstellen haben sich wiederum unterdurchschnittlich beteiligt (Grundgesamtheit: 27 Prozent, Beteiligung Umfrage: 13 Prozent). Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass bei einer insgesamt hohen Beteiligung an der Umfrage insbesondere die Meinung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Schulsekretariate die Auswertungen bestimmen. Dies ist auch die Personengruppe, die von einem Wechsel der Schulverwaltungssoftware am stärksten betroffen ist. Es wird daher bewusst auf eine stärkere Gewichtung der andere Gruppen (beispielsweise der Schulleiter) verzichtet.

15 3 Ergebnisse der Befragung Seite 15 3 Ergebnisse der Befragung Im Folgenden werden die Ergebnisse der Befragung im Detail dargestellt. Dabei werden die Antworten meist im Text oder in Abbildungen zusammengefasst, eine ausführliche Darstellung dieser Antworten befindet sich im Anhang des Berichtes. Es ist zu beachten, dass anhand der vorliegenden Stichprobe keine repräsentativen Aussagen für alle Beteiligten an allen Hamburger Schulen getroffen werden können. Es können lediglich Aussagen für die Befragten dieser Umfrage getroffen werden, die Auswertung bezieht sich also immer auf 515 Personen. Soweit sich bei der Auswertung der Antworten Unterschiede nach Schulformen ergaben, sind diese immer im Text aufgeführt. In den Fällen, in denen die Anzahl der Befragten von der Gesamtanzahl der erhaltenen Fragebögen abweicht, ist dies im Text oder in den Bildern gekennzeichnet (n= ). Dies ist insbesondere der Fall bei Fragen, die sich auf Aufgaben aus den einzelnen Tätigkeitsbereichen beziehen. Diese Fragen wurden nur den Personen vorgelegt, die vorher angegeben hatten, Aufgaben aus diesem Tätigkeitsbereich auch durchzuführen. In den Fällen, in denen ein Bezug zwischen mehreren Fragen hergestellt wurde (Kreuztabelle), beispielsweise die Beziehung zwischen der Häufigkeit der Durchführung einzelner Aufgaben und der Schulform des Befragten, sind diese nur in die Auswertung eingeflossen, wenn die Beziehung auch signifikant war, das bedeutet, wenn sich durch die Kreuzung mehr als zufällige Abweichungen bezüglich der Schulform ergeben haben. 3.1 Aufgaben der Schulverwaltung Um den Teilnehmerinnen und Teilnehmern gezielt Fragen nur zu ihren Tätigkeitsbereichen stellen zu können, wurden diese zunächst identifiziert. Die Aufteilung in Bereiche orientiert sich dabei an der im Projektteam erarbeiteten Struktur. Die meisten der Befragten führen eine Tätigkeit im Bereich Datenverwaltung oder Statistik durch (vgl. Abbildung 4). 100% 90% 80% 70% 80% 69% 64% 74% 60% 57% 50% 40% 30% 42% 33% 32% 0% Klassen und Kursverwaltung Datenverwaltung Zeugniserstellung Personalplanung Stundenplanung Ressourcenverwaltung Finanzverwaltung Statistik Abbildung 4: Verteilung der Aufgaben (n= 515)

16 3 Ergebnisse der Befragung Seite 16 Zusätzlich geben sieben Befragte (4 Schulleitungen, 2 Lehrkräfte mit Funktionsstellen und ein Mitglied des Sekretariats) an, keine der genannten Tätigkeiten auszuführen. Diese wurden daraufhin nur zu ihren allgemeinen Wünschen an das System befragt (vgl. Abschnitt 3.4). Setzt man die Tätigkeitsbereiche in Bezug zu den Funktionen der ausführenden Personen, so stellt man fest, dass die meisten Tätigkeiten überwiegend durch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Schulsekretariate ausgeführt werden (vgl. Abbildung 5, rote Kästen). Die Grafik stellt den Zusammenhang zwischen Anzahl der Befragten, die angegeben haben Aufgaben in den definierten Bereichen auszuführen, und der Funktion dieser Befragten dar. So haben insgesamt 80 Prozent aller Befragten angegeben, dass sie Aufgaben im Bereich der Datenverwaltung übernehmen (erster Balken). Betrachtet man die Funktion dieser 80 Prozent so stellt man fest, dass dies überwiegend Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus dem Sekretariat sind (roter Kasten). 100% 90% Mitarbeiter/innen im Sekretariat Lehrkräfte mit Funktionsstellen Schulleitungen und stellver. Schulleitungen 80% 70% 80% 69% 64% 74% 60% 57% 50% 40% 30% 42% 33% 32% 0% Klassen und Kursverwaltung Datenverwaltung Zeugniserstellung Personalplanung Stundenplanung Ressourcenverwaltung Finanzverwaltung Statistik Abbildung 5: Verteilung der Aufgaben auf Funktionen (n= 515) 5 Unterschiede zwischen den Schulformen gibt es hier nur wenige, so sind in Grund-, Haupt- und Realschulen sowie Sonderschulen überwiegend die Schulleitungen und stellvertretenden Schulleitungen für die Zeugniserstellung zuständig, da es in diesen Schulformen nur wenige Lehrkräfte mit Funktionsstellen gibt. Darüber hinaus sind in beruflichen Schulen aufgrund der Größe der Schulen meist neben den Schulleitungen auch Lehrkräfte mit der Stunden- und Personalplanung betraut. Nach der Zuordnung von Tätigkeitsbereichen zu den Teilnehmerinnen und Teilnehmern wurden diese innerhalb der Bereiche gezielt nach einzelnen Aufgaben befragt. So wurden die Befragten, die als Tätigkeitsbereich Datenverwaltung angegeben haben, beispielweise zu den Aufgaben 5 Die Korrelation ist auf dem Niveau von 0,000 (2-seitig) höchst signifikant (Chi-Quadrat-Test nach Pearson und Likelihood-Quotient).

17 3 Ergebnisse der Befragung Seite 17 Eingabe der Daten neuer Schülerinnen und Schüler sowie Erstellen von Schulbescheinigungen befragt. 6 Um zunächst die einzelnen Aufgaben nach Tagesgeschäft und seltener anfallenden Tätigkeiten zu sortieren, wurden die Teilnehmerinnen und Teilnehmer zunächst gefragt, wie häufig sie die einzelnen Aufgaben ausführen (vgl. Tabelle 3). 7 Datenverwaltung (n=411) Eingabe und Pflege der Daten von Lehrkräften Eingabe und Pflege der Daten von Betrieben Beurlaubungen von Schüler/innen Zeugniserstellung (n=214) Klassen- und Kursverwaltung (n=355) Personalplanung (n=171) Stundenplanung (n=163) Im Schnitt sehr häufig Eher mittel Im Schnitt eher selten Tagesgeschäft 8 Eingabe und Pflege der Daten von Schüler/innen Erstellung von Schulbescheinigungen Krankmeldungen der Lehrkräfte an die BSB Erstellen von Schülerlisten aus Klassen und Kursen Erstellung des Vertretungsplans Erstellung von Briefen bzgl. 49 und Serienbriefen Aufruf archivierter Informationen Analyse des Personalbedarfs Zuordnung von Räumen zu Veranstaltungen Eingabe von Noten Erstellen von Zeugnissen Druck und wiederholter Druck von Zeugnissen Anpassung und Erstellung neuer Zeugnisformulare Erstellen und Verändern von Klassen und Kursen Einstellung von neuem Personal Planung des Einsatzes LAZ Berechnen und Übermitteln Planung des Personals für Prüfungen Erstellung und Anpassung des Stundenplans Raumplanung für Prüfungen 6 Eine Liste der gesamten Tätigkeiten findet sich im Fragebogen im Anhang Eine grafische Darstellung der einzelnen Antworten zu dieser Frage mit prozentualen Angaben befindet sich im Anhang Hier wurden die Antwortmöglichkeiten zusammengefasst, das Tagesgeschäft umfasst mehrfach wöchentlich und wöchentlich, die Benennung eher mittel umfasst mehrfach im Monat, monatlich und mehrfach im Halbjahr und im Schnitt eher selten umfasst halbjährlich, jährlich und nie.

18 3 Ergebnisse der Befragung Seite 18 Ressourcenverwaltung (n=292) Finanzverwaltung (n=330) Statistik (n=382) Im Schnitt sehr häufig Eher mittel Im Schnitt eher selten Tagesgeschäft 8 Beschaffung über VOL Scheine Budgetberechnung Kassenbuchpflege Rechnungen erstellen Ressourcen beschaffen Erstellung von Gebührenbescheiden Lernmittelverwaltung Lernmittelausleihe Förderbedürftigkeit dokumentieren Statistiken für die Behörde Statistiken für die Schule Durchführung von Befragungen Tabelle 3: Häufigkeit der Durchführung der einzelnen Aufgaben Betrachtet man die Unterschiede nach Schulformen 9, wird vor Allem deutlich, dass sich insbesondere die beruflichen Schulen an dieser Stelle von den allgemeinbildenden Schulen unterscheiden, da die Befragten dieser Schulform folgende Aufgaben deutlich häufiger ausführen als die Befragten anderer Schulformen: Eingabe und Pflege der Daten von Betrieben Erstellung und Druck von Zeugnissen Einstellung von neuem Personal Berechnung der Lehrerarbeitszeit Beschaffung neuer Ressourcen Des Weiteren gibt es zwei Aufgaben, die von Befragten sowohl der beruflichen Schulen als auch von Gymnasien häufiger ausgeführt werden: Anpassung des Stundenplans (eher: monatlich und mehrfach im Halbjahr) Raumplanungen für Prüfungen (eher: monatlich und mehrfach im Halbjahr) Diese Abweichungen lassen sich mit den Besonderheiten der jeweiligen Schulformen erklären. So haben beispielsweise berufliche Schulen Abschlüsse, die auch innerhalb der Halbjahre das Drucken von Zeugnissen erforderlich machen und Gymnasien erarbeiten für Prüfungen wie das Abitur häufiger Raumplanungen als andere Schulformen. Darüber hinaus gibt es jedoch auch Abweichungen, die derzeit mit den bisher bekannten schulformspezifischen Abläufen nicht zu erklären sind. So geben die Befragten aus beruflichen Schulen an, niemals Krankheitsmeldungen an die BSB weiterzugeben. Außerdem geben Befragte aus Grund-, Haupt- und Realschulen sowie Gesamtschulen an, deutlich öfter als alle anderen Statistiken für die Behörde zu erstellen (bis zu einmal im Monat). Worin die Ursachen für beide Punk- 9 Alle Korrelationen von Schulformen mit der Häufigkeit der Aufgabendurchführung sind auf dem Niveau von 0,000 (2-seitig) höchst signifikant (Chi-Quadrat-Test nach Pearson und Likelihood-Quotient).

19 3 Ergebnisse der Befragung Seite 19 te zu suchen sind, ist derzeit unbekannt und muss bei Bedarf durch das Projektteam geklärt werden. 3.2 Derzeitige software-technische Unterstützung der Schulverwaltungsaufgaben Nach einer Identifikation der Tätigkeitsbereiche und der Häufigkeit der Durchführung der einzelnen Aufgaben ist es wesentlich, zu erfahren, welche dieser Aufgaben derzeit von den Befragten mit Unterstützung eines Softwaresystems durchgeführt werden und wie wichtig den Befragten diese Unterstützung ist. Dadurch können die Programme identifiziert werden, deren Funktionen ein neues Schulverwaltungssystem unter Umständen abdecken sollte oder zu denen Schnittstellen geschaffen werden sollten. Daher wurden die Teilnehmerinnen und Teilnehmer gefragt, welche Software sie derzeit verwenden und welche Aufgaben damit unterstützt werden. Bei den bisher verwendeten Softwareprodukten unterscheiden sich die Antworten aus den beruflichen Schulen etwas stärker von denen der anderen Schulformen, so dass sie in zwei unterschiedlichen Diagrammen dargestellt werden (vgl. Abbildung 6Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden. und Abbildung 7). 100% 90% 80% 77% 70% 70% 69% 60% 58% 50% 40% 30% 29% 26% 26% 21% 11% 0% LUSD Excel ZSR LITTERA pbon Vorm Haushaltsprogramm UDIS gp Untis HaSI Abbildung 6: Derzeit verwendete Software in den allgemeinbildenden Schulen (n=406) 10 Bei beiden Diagrammen ist das jeweils von den meisten Befragten eingesetzte Softwareprodukt das jeweilige derzeitige Schulverwaltungssystem (LUSD oder WinSchool), gefolgt von Microsoft Excel und dem ZSR (Zentrales Schülerregister). Dass hier nicht jeweils 100 Prozent angegeben haben, dass sie LUSD bzw. WinSchool nutzen, liegt auch daran dass unter den Befragten 10 Eine Erläuterung der Abkürzungen der Systeme findet sich in Tabelle 4.

20 3 Ergebnisse der Befragung Seite 20 Personen waren, die zwar Aufgaben im Rahmen der Schulverwaltung übernehmen, dies aber nicht zwingend mit dem Schulverwaltungssystem unterstützen. Ein Beispiel dafür sind die Stundenplaner, die ggf. nicht mit dem Schulverwaltungssystem arbeiten sondern mit einem extra Programm für die Stundenplanung. 100% 90% 80% 81% 73% 70% 60% 61% 53% 50% 40% 30% 33% 19% 17% 11% 0% WinSchool Excel SAP ZSR gp Untis pbon Vorm UDIS Abbildung 7: Derzeit verwendete Software in den beruflichen Schulen (n=109) Die Unterschiede lassen sich an den Besonderheiten der Schulformen festmachen, so steht allgemeinbildenden Schulen keine SAP-Software für die Finanzverwaltung zur Verfügung, beruflichen Schulen hingegen nicht die Software Littera für die Lernmittelverwaltung. Betrachtet man die oben aufgeführten Softwareprodukte in Bezug auf die Aufgaben, für die sie verwendet werden, ergibt sich zusammengefasst folgendes Bild (vgl. Tabelle 4). 11 Tätigkeitsbereich Hauptsächlich verwendete Software Datenverwaltung (n=339) Schulverwaltungssysteme (LUSD und WinSchool) ZSR (Zentrales Schülerregister) Zeugniserstellung (n=180) Schulverwaltungssysteme (LUSD und WinSchool) Klassen- und Kursverwaltung (n=297) RB-Zeugnis Schulverwaltungssysteme (LUSD und WinSchool) Microsoft Excel 11 Eine genaue Darstellung der Systeme für die Tätigkeitsbereiche findet sich im Anhang 5.4.

21 3 Ergebnisse der Befragung Seite 21 Tätigkeitsbereich Hauptsächlich verwendete Software Personalplanung (n=138) Microsoft Excel pbon (Online Personalbeschaffung) UDIS (Unternehmensdateninformationssystem) VOrM (Vertretungs- und Organisationsmittel) LAZ-Tool (Lehrerarbeitszeitermittlung) Stundenplanung (n=129) gp-untis (Stundenplanung) Ressourcenverwaltung (n=238) Konrex (Stundenplanung) Viele erledigen diese Aufgabe ohne technische Unterstützung Schulverwaltungssysteme (LUSD und WinSchool) Littera (Lernmittelverwaltung) Finanzverwaltung (n=271) SAP (an den beruflichen Schulen) Microsoft Excel Statistik (n=311) Schulverwaltungssysteme (LUSD und WinSchool) Microsoft Excel Tabelle 4: Derzeit verwendete Software in Bezug auf die Tätigkeitsbereiche Aus dieser Aufstellung ergeben sich die Softwareprodukte, die auf ihre Funktionalität überprüft werden müssen. Es fällt auf, dass insbesondere für die Personalplanung nicht nur ein System vorhanden ist, sondern die Schulen verschiedene Produkte für einzelne Aufgaben verwenden oder verwenden müssen. Zusätzlich zu den bisher verwendeten Softwareprodukten wurden die Teilnehmerinnen und Teilnehmer dazu befragt, wie wichtig ihnen bei den einzelnen Aufgaben eine Unterstützung durch eine Software ist. Die Befragten konnten dies für jede ihrer Aufgaben auf einer Skala mit fünf Antwortmöglichkeiten von sehr wichtig (Wert 1) bis ganz unwichtig (Wert 5) angeben. 12 Darunter fallen auch die Aufgaben, die derzeit noch ohne technische Unterstützung durchgeführt werden. Eine Beantwortung dieser Frage führt zu einer Liste von Aufgaben, die anhand der Wichtigkeit der Softwareunterstützung priorisiert werden kann. Bei fast allen Aufgaben geben die Befragten unabhängig von ihrer Schulform zu mehr als 70 Prozent an, dass eine softwaretechnische Unterstützung sehr wichtig oder wichtig ist. In der folgenden Tabelle sind die Aufgaben dargestellt die einen Mittelwert kleiner 1,50 erreicht haben. Ein Mittelwert von 1,50 bedeutet, dass der Mittelwert aller Antworten bei dieser Frage zwischen sehr wichtig (wert 1) und wichtig (Wert 2) liegt Eine grafische Darstellung der einzelnen Antworten zu dieser Frage mit prozentualen Angaben befindet sich im Anhang Eine Liste aller Aufgaben sortiert nach der Wichtigkeit der Technikunterstützung befindet sich im Anhang 5.6.

22 3 Ergebnisse der Befragung Seite 22 Aufgabenbereich Anwendungsfall Mittelwert Datenverwaltung Pflege der Daten von Schülerinnen und Schülern (n=358) 1,13 Datenverwaltung Eingabe von Daten neuer Schülerinnen und Schüler (n=368) 1,14 Klassen- und Kursverwaltung Erstellung von Schülerlisten (n=322) 1,18 Statistik Erstellung von Statistiken für die Behörde (n=329) 1,20 Klassen- und Kursverwaltung Erstellung von Klassen und Kursen (n=318) 1,23 Zeugniserstellung Erstellen und Druck von Zeugnissen (n=186) 1,25 Klassen- und Kursverwaltung Veränderung von Klassen und Kursen (n=316) 1,25 Datenverwaltung Erstellen von Schulbescheinigungen (n=365) 1,30 Zeugniserstellung Eingabe von Noten (n=186) 1,37 Finanzverwaltung Berechnung von schulinternen Budgets (n=289) 1,40 Statistik Erstellung von Statistiken für schulinterne Zwecke (n=329) 1,40 Stundenplanung Erstellung des Stundenplanes (n=138) 1,43 Datenverwaltung Erstellung von Serienbriefen (n=359) 1,46 Personalplanung Berechnung der Lehrerarbeitszeit (n=148) 1,47 Zeugniserstellung Erneutes Drucken von Zeugnissen (n=183) 1,49 Tabelle 5: Wichtigkeit der Technikunterstützung nach Mittelwert kleiner 1.50 Es gibt nur einige wenige Aufgaben, bei denen weniger als 70 Prozent der Befragten eine technische Unterstützung nicht so wesentlich finden und wo sich insbesondere Unterschiede nach Schulformen zeigen. Dies gilt vor Allem für die Eingabe und Pflege der Daten von Betrieben 14, die für allgemeinbildende Schulen nicht so wesentlich ist wie für berufliche Schulen. Obwohl auch die allgemeinbildenden Schulen Kontakte zu Betrieben unterhalten, beispielsweise in den weiterführenden Schulen für die Durchführung von Betriebspraktika, sehen Befragte dieser Schulformen die Technikunterstützung an dieser Stelle als nicht so wesentlich an. Diese Abweichung lässt sich jedoch dadurch erklären, dass berufliche Schulen aufgrund des dualen Berufsausbildungssystems eine weitaus größere Anzahl von Kontakten zu Betrieben zu verwalten haben als die allgemeinbildenden Schulen. Insgesamt wünschen sich die Befragten bei den meisten ihrer Aufgaben eine technische Unterstützung. Es stellt sich nun die Frage, welche Softwareprodukte sie dafür verwenden möchten. 3.3 Zukünftig gewünschte software-technische Unterstützung der Schulverwaltungsaufgaben Gerade bei der Umstellung auf eine neue Software möchten die Betroffenen oft Teile des alten Softwareprodukts oder zusätzliche Softwareprodukte behalten. Gleichzeitig stellt sich auf der Seite des Projektteams die Frage, ob wirklich alle bisher abgefragten Funktionen in ein neues Schulverwaltungssystem integriert werden sollen, oder ob an einigen Stellen Schnittstellen zu Softwareprodukten geschaffen werden könnten, die bereits in den Schulen vorhanden und akzeptiert sind. 14 Diese Korrelation ist auf dem Niveau von 0,000 (2-seitig) höchst signifikant (Chi-Quadrat-Test nach Pearson und Likelihood-Quotient).

23 3 Ergebnisse der Befragung Seite 23 Daher wurden die Teilnehmerinnen und Teilnehmer gefragt, ob sie eine Integration ihrer Aufgaben in einem neuen Schulverwaltungssystem für sinnvoll halten, oder ob sie lieber eine andere Software verwenden möchten. 15 Bei fast allen Aufgaben liegt der Prozentsatz der Befragten, die eine Integration befürworten, bei über 80 Prozent (75 Prozent bei der Eingabe und Pflege von Betrieben aus vermutlich schulformspezifischen Gründen). Die Tätigkeitsbereiche Stundenplanung und Finanzverwaltung weichen davon ab (vgl. Abbildung 8 und Abbildung 9). 0% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Erstellung des Stundenplanes, n=131 66% 31% 3% Erstellung des Vertretungsplanes, n=131 64% 31% 5% Anpassung des Stundenplanes während des Schuljahres, n=128 66% 30% 5% Zuordnung von Räumen zu regelmäßigen Veranstaltungen, n=128 64% 30% 5% Zuordnung von Räumen zu unregelmäßigen Veranstaltungen, n=126 56% 32% 12% Raumplanung für Prüfungen, n=117 51% 30% 19% Eine Integration in ein Schulverwaltungssystem ist sinnvoll Ich möchte diese Aufgabe mit einer weiteren Software erledigen Ich möchte diese Aufgabe ohne Softwareunterstützung erledigen Abbildung 8: Integration in ein Schulverwaltungssystem bei Aufgaben im Bereich Stundenplanung 16 Bei allen Aufgaben im Bereich der Stundenplanung geben ca. 30 Prozent der Befragten an, dass sie diese Aufgaben lieber mit einem anderem Softwareprodukt bearbeiten möchten, im Bereich der Finanzverwaltung sind es ca. 26 Prozent. 15 Eine grafische Darstellung der einzelnen Antworten zu dieser Frage mit prozentualen Angaben befindet sich im Anhang Die Beteiligung an dieser Frage liegt nur zwischen 117 und 131 da nicht alle der 515 Befragten auch Aufgaben in diesem Bereich übernehmen und so nicht alle 515 diese Fragen überhaupt beantworten konnten.

24 3 Ergebnisse der Befragung Seite 24 0% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Berechnung von schulinternen Budgets, n=263 71% 27% 2% Plege des Kassenbuchs, n=253 67% 27% 6% Erstellung von Rechnungen, n=229 67% 26% 7% Beschaffung neuer Ressourcen, n=242 69% 25% 6% Eine Integration in ein Schulverwaltungssystem ist sinnvoll Ich möchte diese Aufgabe mit einer weiteren Software erledigen Ich möchte diese Aufgabe ohne Softwareunterstützung erledigen Abbildung 9: Integration in ein Schulverwaltungssystem bei Aufgaben im Bereich Finanzverwaltung Wenn keine Integration der Funktionalitäten gewünscht wird, wurden die Teilnehmerinnen und Teilnehmer gefragt welche andere Software sie bei diesen Aufgaben lieber verwenden möchten und was die Gründe hierfür sind. Die Antworten auf diese Fragen wurden zusammengefasst und werden gruppiert dargestellt (vgl. Tabelle 6). Bereich Gewünschte Software Gründe Stundenplanung (n=129) Finanzverwaltung (n=85) gp-untis (n=72) Konrex (n=21) Planatics (n=13) davinci (n=12) Microsoft Excel 17 (n=58) SAP-Software (n=27) Software schon bekannt Intuitiv zu bedienen Funktionen gut Software schon bekannt Funktionen gut Intuitiv zu bedienen Flexible Gestaltungsmöglichkeiten Software von der Behörde vorgegeben Funktionen gut Tabelle 6: Gewünschte Software im Bereich Stundenplanung und Finanzverwaltung Insbesondere bei der Stundenplanung zeigt sich, dass die Befragten lieber mit dem ihnen bisher bekannten speziellen Softwareprodukt zur Stundenplanung weiterarbeiten möchten, da sie hier 17 Diese Software wird oft angegeben, auch wenn sie an sich nicht als vollständige Finanzverwaltungssoftware gezählt werden kann. Gerade bei einem überschaubaren Rahmen an Finanzdaten können diese auch über eine reine Tabellenkalkulation abgebildet werden.

25 3 Ergebnisse der Befragung Seite 25 gut eingearbeitet sind und die jeweiligen Softwareprodukte von ihnen aufgrund der guten Funktionalität ausgesucht und verwendet werden. Bei der Finanzverwaltung wollten insbesondere die Befragten aus beruflichen Schulen SAP behalten, geben als Grund meist jedoch an, dass die Software von der Behörde vorgegeben ist. Hier ist unklar, ob sie die Software aus Überzeugung behalten möchten oder weil sie diese als von der Behörde gesetzt sehen. 3.4 Datenübertragung zwischen den Softwareprodukten Wenn weitere Softwareprodukte zusätzlich zu dem Schulverwaltungssystem beibehalten werden sollen, stellt sich die Frage, zu welchen dieser Softwareprodukte automatisierte Schnittstellen geschaffen werden sollten. Daher wurden die Befragten gebeten anzugeben, aus welchen Softwareprodukten sie derzeit Daten per Hand ins jetzige Schulverwaltungssystem oder umgekehrt übertragen. Gerade die manuelle Datenübertragung per Hand birgt eine hohe Gefahr von Übertragungsfehlern. Beim Datenverkehr ins Schulinformationssystem aus anderen Systemen heraus finden Übertragungen dieser Art insbesondere zwischen vom zentralen Schülerregister (ZSR) oder Excel ins Schulverwaltungssystem statt (vgl. Abbildung 10). Bei der Datenübertragung aus dem Schulinformationssystem heraus in andere Systeme ist wieder das ZSR das meist genannte, gefolgt von Littera. ZSR ZSR Excel Littera SAP VOrM PbON UDIS Schulverwaltungssystem Abbildung 10: Datenübertragung von anderen Softwaresystemen in das Schulverwaltungssystem (n=515) Littera SAP Excel VOrM PbON UDIS Bei den betreffenden Daten handelt es sich dabei meist um Daten der Schülerinnen und Schüler (61 Prozent) sowie zu kleineren Teilen auch Personaldaten (elf Prozent). Befragt danach, zwischen welchen Softwareprodukten den Teilnehmerinnen und Teilnehmern aktuell die Möglichkeit des automatisierten Datenaustausches fehlt, ergibt sich folgende Liste 18 : LUSD und Microsoft Excel (n=28) LUSD und ZSR (n=12) LUSD und Word (n=9) 18 An dieser Stelle werden nur Ergebnisse mit einer Fallzahl größer 9 aufgeführt, deswegen finden sich hier keine Aussagen zu WinSchool.

26 3 Ergebnisse der Befragung Seite 26 LUSD und Littera (n=9) Insbesondere aufgrund der niedrigen Fallzahlen ist dies jedoch nur als weitere Bestärkung vorangegangener und späterer Auswertungen zu sehen, die insbesondere Microsoft Excel als wesentliche weitere Software ergeben haben, zu der derzeit automatisierte Schnittstellen fehlen oder nicht bekannt sind. 3.5 Weitere Anforderungen an ein Schulverwaltungssystem Neben den bisher betrachteten Funktionalitäten, die sich konkret auf einzelne Aufgaben der Schulverwaltung bezogen haben, wurden durch das Projektteam auch weitere aufgabenübergreifende Anforderungen definiert, wie beispielweise das Festlegen von Favoriten. Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer wurden befragt, für wie wichtig sie die Umsetzung dieser aufgabenübergreifenden Anforderungen in einer neuen Schulverwaltungssoftware halten (vgl. Abbildung 11 und Abbildung 12). 0% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Freier Listengenerator (Erstellen von Berichten nach eigenen Angaben bzgl. Inhalt und Formatierung, n=344) 68% 24% 7% 1% Sortierbarkeit von Anzeigen / Listen nach allen angezeigten Datenfeldern (n=349) 77% 3% Filtern von Anzeigen / Listen nach allen angezeigten Datenfeldern (n=346) 79% 18% 3% Festlegen von Favoriten (zum schnelleren Zugriff auf häufig verwendete Formulare und Listen, n=349) 62% 26% 8% 3% sehr wichtig wichtig unentschieden unwichtig ganz unwichtig Abbildung 11: Wichtigkeit der Umsetzung aufgabenübergreifender Anforderungen I Durchgängig alle vorgeschlagen Anforderungen werden von den Befragten als sehr wichtig oder wichtig empfunden.

27 3 Ergebnisse der Befragung Seite 27 0% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Frei definierbare Felder im Schulverwaltungssystem für schulinterne Zwecke (n=345) 59% 30% 1% Frei definierbare Formulare (z. B. Zeugnisse, Bescheinigungen, n=341) 62% 29% 8% 1% Vorbelegung von Feldern (mögliche Antworten stehen in Drop Down Menü zur Verfügung, n=330) 43% 36% 18% 2% Ausfüllhilfe / Feldcache (Übernahme von im vorigen Datensatz verwendeten Eingaben, n=331) 57% 32% 9% 1% sehr wichtig wichtig unentschieden unwichtig ganz unwichtig Abbildung 12: Wichtigkeit der Umsetzung aufgabenübergreifender Anforderungen II Zusätzlich hatten die Befragten die Möglichkeit, an dieser Stelle weitere aufgabenübergreifende Anforderungen, die ihnen wichtig sind, zu nennen, die sich in drei wesentlichen Punkten zusammenfassen lassen: Schnittstellen zu anderen Softwareprodukten (27 Nennungen, 11 davon Microsoft Excel oder Microsoft Word) Optimierte Eingabemaske (18 Nennungen) Schneller Datenzugriff (8 Nennungen) Auch hier lassen sich aufgrund der geringen Fallzahlen keine allgemeinen Aussagen treffen, sondern nur in Verbindung mit den Auswertungen anderer Fragen Tendenzen ablesen. Zum Abschluss des Fragebogens konnten die Befragten in einem freien Textfeld jegliche Aspekte nennen, die sie noch mitteilen wollten. Die Antworten hierauf wurden zusammengefasst und gruppiert, so dass sich folgende Liste ergibt: ein Softwareprodukt für alle Funktionen (49 Nennungen) anwenderfreundlich (49 Nennungen) verbesserte Kompatibilität zu anderen Programmen (44 Nennungen) flexiblere Dateneingabe (38 Nennungen) flexible Filter und Sortierungen (27 Nennungen) Zuverlässigkeit (25 Nennungen) individuelle Ansicht (25 Nennungen) Schnelligkeit (24 Nennungen)

28 3 Ergebnisse der Befragung Seite 28 Verbesserte(s) Hotline/Hilfesystem (11 Nennungen) verbesserte Suche (10 Nennungen) Insbesondere allgemeinbildende Schulen geben an, dass eine anwenderfreundliche Benutzung des Schulverwaltungssystems für sie wesentlich ist. Auch bei diesen freien Antworten findet sich der Punkt wieder, dass das Schulverwaltungssystem möglichst viele Funktionalitäten in einem Produkt beinhalten sollte und ansonsten Schnittstellen zu weiteren Softwareprodukten geschaffen werden sollten.

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