Buchungsanleitung ERV Expert Gruppen-Reiseversicherung

Transkript

1 Buchungsanleitung ERV Expert Gruppen-Reiseversicherung

2 Inhaltsverzeichnis 1. Berater 4 2. Inkassoverfahren 4 3. Reisedaten 4 4. Buchungshinweis 4 5. Name Reisegruppe/Reiseziel 4 6. Bahnreise 4 7. Versicherte Personen (Name/Vorname) 4 8. Import der Reiseteilnehmerliste 5 9. Tarif Reisepreis pro Person Abweichende Reisedaten Reiseleiter-Risiko Versicherungsnehmer Preisauskunft Buchung Produktinformationsblatt (PIB) und Police drucken Police per Umbuchungen Änderung Stornoverfahren bei Gruppen-Reiseversicherungen Teilstorno vor Reisebeginn Vollstorno vor Reisebeginn Automatisches Storno bei Nichterreichen der Mindestteilnehmerzahl Einsehen der Abrechnungen Für Fragen rund um den Reiseschutz 20 Buchungsanleitung ERV Expert Gruppen-Versicherung 2

3 Anleitung ERV Expert Gruppen-Reiseversicherung Buchungsmaske Gruppen-Reiseversicherung Bitte klicken Sie innerhalb von 30 Minuten auf Buchung (bei Erstanlage der Gruppe) bzw. nach jeder Änderung auf speichern. Überschreiten Sie diese Zeit, gehen alle Eingaben verloren. Änderungen und Ergänzungen können Sie bis Versicherungsbeginn jederzeit vornehmen. Buchungsanleitung ERV Expert Gruppen-Versicherung 3

4 1. Berater Tragen Sie hier Ihren selbstgewählten Beratercode ein. 2. Inkassoverfahren A-Inkasso: Inkasso durch Agentur. D-Inkasso: Ein Direktinkasso durch die ERV ist nicht möglich. 3. Reisedaten Tragen Sie den Beginn und das Ende der Reise im Format TTMMJJ ohne Punkte ein (z. B ). Geben Sie keinen Reisebeginn ein, wird automatisch das aktuelle Datum vorbelegt. Statt dem Reiseende können Sie auch alternativ die Versicherungsdauer in Tagen (z. B. 12) eingeben. 4. Buchungshinweis Das Eingabefeld Buchungshinweis ist kein Pflichtfeld. Hier können Sie weitere Informationen zur Buchung (z. B. Genehmigungsnummern oder Hinweise auf Vorgänger-VSNRs) vermerken. 5. Name Reisegruppe/Reiseziel Tragen Sie hier den Namen der Reisegruppe ein. Diesen können Sie frei wählen (z. B. das Reiseziel oder den Namen des Reiseleiters). 6. Bahnreise Klicken Sie hier, wenn es sich bei der Gruppenreise um eine Bahnreise handelt. 7. Versicherte Personen (Name/Vorname) Hier geben Sie die Namen der zu versichernden Personen im Format Name/Vorname ein. Hinweis: Haben zwei Personen zufällig den gleichen Vor- und Nachnamen, müssen Sie diese, durch Eingabe eines Namenszusatzes, unterscheiden. Nur so kann die Prämie richtig berechnet werden. Beispiel: 1. Person: Müller/Hans 2. Person: Müller/Hans 1 oder Müller/Hans A. Buchen Sie viele Teilnehmer, sollten Sie vor dem Einfügen neuer Zeilen immer auf speichern klicken. Auf diese Weise gehen die Daten nicht verloren und werden über die Suchfunktion automatisch gefunden und dargestellt. Buchungsanleitung ERV Expert Gruppen-Versicherung 4

5 8. Import der Reiseteilnehmerliste Eingabe der allgemeinen Reisedaten Der Datei-Upload ist nur bei der Erstanlage einer Gruppe möglich. Beginnen Sie die Eingabe der Gruppen-Reiseversicherung in gewohnter Weise. Um die Teilnehmerliste in das Formular einzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche Liste importieren. Buchungsanleitung ERV Expert Gruppen-Versicherung 5

6 Es öffnet sich ein neuer Abschnitt. Hier klicken Sie auf die Schaltfläche durchsuchen. Definition der Listen Nachname Vorname Tarif Reisepreis test A NP325,NZ ,00 Die erste Zeile muss immer als Überschriftenzeile (Nachname, Vorname, etc.) angelegt werden. Diese wird nicht eingelesen. Ohne Überschriftenzeile ist ein Upload nicht möglich! Die Spalten werden der Reihe nach eingelesen. Das System geht von der Reihenfolge aus, die in der Tabelle dargestellt ist. Es werden maximal 4 Spalten eingelesen, wobei die Spalten A (Nachname) und B (Vorname) Pflichtfelder und die Spalten C und D Kannfelder sind. Leere Felder und Spalten werden ignoriert. Feld-Definition: Spalte A Nachname B Vorname C Tarif D Reisepreis Inhalt alphanumerisch alphanumerisch alphanumerisch kann in vollen (119) und mit Nachkommastellen 125,99 eingegeben werden Buchungsanleitung ERV Expert Gruppen-Versicherung 6

7 Folgende Dateiformate können eingelesen werden: 1. Excel: *.xls / *.xlsx Gliedern Sie die Tabelle in vier Spalten. Die Spaltenüberschriften in der ersten Zeile haben folgende Reihenfolge: Spalte A Nachname Spalte B Vorname Spalte C Tarif Spalte D Reisepreis Laden Sie nur Daten aus Excel /2010 (*.xls und *.xlsx). Daten aus älteren Excel-Versionen (z. B. Excel 95 oder 5.0) können nicht geladen werden. Beispiel 2. CSV-Dateiformat: *.csv Dies ist eine Textdatei mit Semikolon als Trennzeichen: *.csv. Es gelten die gleichen Formatregeln wie bei der Excel-Tabelle. Die erste Zeile muss immer als Überschriftenzeile (Nachname; Vorname; Tarif; Reisepreis) angelegt werden und wird nicht eingelesen. Ohne Überschriftenzeile ist ein Upload nicht möglich! Beispiel Buchungsanleitung ERV Expert Gruppen-Versicherung 7

8 Teilnehmerliste auswählen und importieren Die Teilnehmerlisten müssen auf der Festplatte des jeweiligen Arbeitsterminals oder im jeweiligen Netzwerk gespeichert sein. Nach dem Anklicken der Schaltfläche durchsuchen, wird ein Dialogfenster eingeblendet. Wählen Sie hier die Datei mit der Teilnehmerliste aus und klicken Sie auf öffnen. In der Zeile neben der Schaltfläche durchsuchen wird nun der Pfad angezeigt, über den das System die Liste einfügen wird. Kontrollieren Sie hier, ob Sie die richtige Liste ausgewählt haben. Sollten Sie eine falsche Liste übernommen haben, wiederholen Sie den Ladevorgang durch erneutes Klicken auf die Schaltfläche durchsuchen. Auf die Schaltfläche abbrechen klicken Sie, wenn Sie den Import vollständig neu beginnen möchten. Buchungsanleitung ERV Expert Gruppen-Versicherung 8

9 Zeigt die Zeile die richtige Datei an, klicken Sie auf die Schaltfläche Datei übernehmen. Die Daten der gewählten Liste sind nun in die Liste der versicherten Personen eingefügt. Gleichzeitig wird in der Meldezeile Die Datei wurde eingelesen... angezeigt. Sollten Sie nun bemerken, dass die falschen Daten eingefügt sind, starten Sie einen neuen Import. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Liste importieren und wählen Sie wie beschrieben eine andere Liste aus. Der Import der Teilnehmerliste ist abgeschlossen. Sie können die Buchung im ERV Expert nun wie gewohnt mit der Preisauskunft fortsetzen. Sind alle Daten, die die Tarifberechnung betreffen, korrekt eingegeben, erscheint die Systemmeldung Eine Buchung ist möglich. Die Buchung kann nun durch Klick auf die Schaltfläche Buchung abgeschlossen werden. Buchungsanleitung ERV Expert Gruppen-Versicherung 9

10 Änderungen nach dem Import durchführen Bei importierten Eingaben, die noch nicht gebucht wurden Nach dem Import können Sie Daten ändern, indem Sie die neuen Daten direkt in das betreffende Feld eintragen (einfach die falschen mit den richtigen Daten überschreiben). Bei bestehenden Buchungen Um bestehende Buchungen zu ändern (z. B. Teilnehmer hinzufügen oder löschen), lassen Sie sich den Vorgang darstellen und klicken auf ändern. Danach tragen Sie die Änderungen oder Ergänzungen direkt in die betreffenden Felder (z. B. Beginn, Ende/Dauer, Reiseleiter-Risiko, Name/Vorname) ein. Der Upload einer neuen Liste in eine bestehende Buchung ist nicht möglich. Buchungsanleitung ERV Expert Gruppen-Versicherung 10

11 9. Tarif Tragen Sie den gewünschten Tarif aus dem aktuellen Tarifblatt für Gruppenreisen ein oder schlagen Sie diesen unter dem - Button nach. Hinweis: Der eingegebene Tarif wird für alle Gruppenteilnehmer automatisch ergänzt. Mehrere Tarife je Person können Sie mit einem Komma (z. B. NR424,NR426) getrennt eingeben. 10. Reisepreis pro Person Geben Sie immer den Reisepreis pro Person ein. 11. Abweichende Reisedaten Reisebeginn und Reiseende der Gruppe werden bei den einzelnen versicherten Personen automatisch ergänzt. Abweichende Reisedaten (max. +/- drei Tage) können neben dem Namen der jeweiligen versicherten Person geändert werden. 12. Reiseleiter-Risiko Das Risiko, dass die Gruppenreise abgesagt wird, weil der Reiseleiter erkrankt, kann zusätzlich abgesichert werden. Dazu muss der Reiseleiter zusätzlich zu den einzelnen Teilnehmern den vollen Reise- bzw. Mietpreis der Reisegruppe für den gewünschten Reiserücktrittskostenschutz versichern. Die Prämie für das Reiseleiter-Risiko wird automatisch aus dem Gesamtreisepreis berechnet. Bitte beachten Sie hierzu auch die Regelungen für den maximalen Reisepreis je Person und Reiseleiter, wie im Tarifblatt beschrieben. Die Checkbox in der Spalte RLeiter-Risiko können Sie ignorieren. 13. Versicherungsnehmer Bei Bedarf geben Sie hier die Adressdaten des Versicherungsnehmers ein. Die Dialogfelder können in der Gruppen-Versicherungsmaske ausgefüllt werden. Die Adressdaten die Sie hier eingeben werden auf die Prämienrechnung gedruckt. Werden die Felder nicht ausgefüllt entfällt der Aufdruck. 14. Preisauskunft und 15. Buchung Überprüfen Sie Ihre Eingaben über die Schaltfläche Preisauskunft oder fahren Sie direkt mit Buchung fort. Buchungsanleitung ERV Expert Gruppen-Versicherung 11

12 16. Produktinformationsblatt (PIB) und Police drucken Vor jedem Versicherungs-Abschluss muss dem Versicherungsnehmer ein Produktinformationsblatt (PIB) übergeben werden. Dieses informiert ihn über die wesentlichen Inhalte des ausgewählten Produkts. Klicken Sie auf das rechts neben dem Tarifschlüssel. Es öffnet sich ein PDF. Drucken Sie das PIB bitte aus und händigen Sie es Ihrem Kunden aus. Drucken Sie die Prämienrechnung abschließend über die Schaltfläche Police drucken aus. Die Prämienrechnung zum Versicherungsschein kann ab der Mindestteilnehmerzahl von 10 Personen (bei Bahnreisen 6 Personen) ausgedruckt und dem Kunden ausgehändigt werden. Mit einem Klick auf Police drucken wird die Prämienrechnung in einem gesonderten Fenster fertig formatiert dargestellt. Bestätigen Sie den Druck über die Schaltfläche Druck in der Menüleiste des Acrobat Readers und der Druck von Prämienrechnung sowie Versicherungsschein (in einfacher Ausfertigung) beginnt. Der Kunde erhält die Prämienrechnung zusammen mit dem Versicherungsschein und den Versicherungsbedingungen. Die Versicherungsbedingungen finden Sie unter dem - Button. Buchungsanleitung ERV Expert Gruppen-Versicherung 12

13 17. Police per Entscheiden Sie sich für Police per , werden Prämienrechnung, Beilage zum Versicherungsschein und PIB als PDF-Dateien an die angegebene -Adresse des Kunden geschickt. 18. Umbuchungen Gruppenbuchungen können Sie bis zum Tag des Reisebeginns ändern bzw. stornieren. Es steht Ihnen auch eine Umbuchungsfunktion für Gruppen zur Verfügung. Mit der Möglichkeit der Umbuchung können Sie schnell und einfach z. B. eine Reisepreisänderung vornehmen. 1. Nach der Darstellung eines Vorgangs im ERV Expert klickt man auf die Schaltfläche Umbuchung. 2. Wenn der Reisebeginn bereits erreicht / oder der Vorgang storniert ist, dann ist keine Umbuchung möglich. 3. Wenn eine Umbuchung möglich ist, werden die Daten aus dem dargestellten Vorgang in ein neues / bereinigtes Formular übernommen. 4. a) Im neuen Vorgang ist es möglich, die Inhalte folgender Spalten durch Anklicken der entsprechenden Schaltfläche zu löschen Tarif Reisepreis Beginn Ende/Dauer b) die Reise kann auf Bahnreise geändert werden Buchungsanleitung ERV Expert Gruppen-Versicherung 13

14 5. Im neuen Vorgang ist es möglich, neue Positionen hinzuzufügen, bestehende zu ändern oder zu löschen. 6. Die Stornierung des alten Vorgangs wird erst ausgelöst, wenn die Buchung des neuen Vorgangs vorgenommen wird. Wenn die Buchung fehl schlägt, dann schlägt auch die Stornierung fehl und umgekehrt. 7. Bei einer Tarifumstellung durch die ERV können Gruppenbuchungen, die mit alten Tarifen gebucht wurden, umgebucht werden. Allerdings können diese Buchungen nicht auf neue Tarife umgebucht werden. Ausschlaggebend sind immer das ursprüngliche Ausstelldatum und die zu diesem Zeitpunkt gültigen Tarife. 8. Es werden bei Gruppenbuchungen alle Vorgänger VSNR zu einem umgebuchten Vorgang angezeigt und nicht nur der letzte. Wichtig: Bitte beachten Sie, dass bei Umbuchungen immer eine neue Versicherungsschein-Nummer (VSNR) vergeben wird. Deshalb händigen Sie ihrem Kunden, bitte unbedingt die aktuelle Prämienrechnung aus. Nachdem Sie ihre Umbuchung vorgenommen haben drücken Sie bitte auf Buchung. Es wird eine neue Buchung generiert, die Sie auf dem Bildschirm sehen können. Vergessen Sie nicht, nach jeder Änderung die neue Police zu drucken bzw. zu versenden! Buchungsanleitung ERV Expert Gruppen-Versicherung 14

15 19. Änderungen Änderungen vor Abrechnung Um einen Vorgang zu ändern, lassen Sie ihn sich zunächst anzeigen. Drücken Sie nun den Button ändern und Sie erhalten eine Maske, in der Sie einzelne oder alle Teilnehmer löschen oder weitere Personen hinzufügen können. Mit der Funktion ändern können Sie folgende Aktionen ausführen: Personen hinzufügen Personen entfernen Gruppe stornieren Bei der Funktion ändern bleibt die Versicherungsschein-Nummer (VSNR) enthalten. Bitte händigen Sie ihrem Kunden unbedingt die aktuelle Prämienrechnung aus. Klicken Sie nach Eingabe der Änderungen auf die Schaltfläche speichern und die Änderungen werden in die Buchung übernommen. Vergessen Sie nicht, nach jeder Änderung die neue Police zu drucken bzw. zu versenden! Buchungsanleitung ERV Expert Gruppen-Versicherung 15

16 Hinzufügen von Namen Über die Funktion mehr Zeilen anzeigen haben Sie die Möglichkeit zusätzliche Personen hinzuzufügen. Vergessen Sie nicht, nach jeder Änderung die neue Police zu drucken bzw. zu versenden! Buchungsanleitung ERV Expert Gruppen-Versicherung 16

17 20. Stornoverfahren bei Gruppenversicherungen 20.1 Teilstorno vor Reisebeginn Markieren Sie alle Positionen, die Sie stornieren möchten, über die Checkbox Löschen vor dem Namensfeld. Klicken Sie danach auf die Schaltfläche speichern. Das System storniert die markierten Positionen komplett, die Buchung bleibt unter der gleichen VSNR bestehen. Vergessen Sie nicht, nach jeder Änderung die neue Police zu drucken bzw. zu versenden! Buchungsanleitung ERV Expert Gruppen-Versicherung 17

18 20.2 Vollstorno vor Reisebeginn Zum Vollstorno der Gruppenbuchung markieren Sie über den Button Alles markieren alle Positionen. Klicken Sie danach auf die Schaltfläche speichern. Das System storniert die ursprüngliche VSNR komplett. Der Vorgang erscheint als storniert in der Vorgangsliste Automatisches Storno bei Nichterreichen der Mindestteilnehmerzahl Sollte die Mindestteilnehmerzahl von 10 Personen (bzw. 6 Personen bei Bahnreisen) nicht erreicht werden, wird die Gruppenbuchung zum Reisebeginn automatisch storniert. Hierzu erhalten Sie eine entsprechende . Der Abschluss ist in diesem Fall fakultativ unter der Rubrik Einzel-/Jahres-Vers. zu tätigen. Sollten Sie die Abschlussfrist überschritten haben, vermerken Sie bitte die VSNR aus der Gruppenpolice auf der ausgedruckten fakultativen Police. Änderungen nach Abrechnung Wenn Sie Änderungen an bereits abgerechneten Vorgängen vornehmen möchten, können Sie mit ändern / umbuchen arbeiten. Sie können z. B. eine Reisepreisänderung von betroffenen Personen in einem Zuge durchführen, indem Sie die folgenden Aktionen vornehmen: Den Vorgang darstellen und auf ändern drücken Über die Funktion mehr Zeilen anzeigen geben Sie die Personen ein, bei denen sich der Reisepreis ändert und den neuen Preis Zugleich markieren Sie die Positionen bei denen sich der Preis ändert, indem Sie das Häkchen bei löschen setzen. Nachdem Sie die geänderten Positionen, eingegeben haben, und bei den ursprünglichen das Häkchen bei löschen gesetzt wurde, drücken Sie bitte auf die Schaltfläche speichern. Die ursprüngliche VSNR bleibt erhalten Buchungsanleitung ERV Expert Gruppen-Versicherung 18

19 Sie haben jetzt eine Teilstornierung und Neubuchung zugleich getätigt. So können Sie für sämtliche Umbuchungen verfahren, auch nachdem die Gruppe abgerechnet wurde. Bitte vergessen Sie nicht, nach jeder Änderung die neue Police zu drucken bzw. zu versenden! Buchungsanleitung ERV Expert Gruppen-Versicherung 19

20 21. Einsehen der Abrechnungen Um einen Überblick zu behalten, welche Kunden bereits abgerechnet sind und welche neu dazu gekommen bzw. storniert wurden, können Sie jede Abrechnung auf der Internetseite einsehen und downloaden. Im geschützten Bereich unter -> Vertriebspartner -> Reisebüros & Reiseveranstalter -> Abrechnung -> Gruppenabrechnung (0814) Durch einen Klick auf die entsprechende Gruppe bzw. Versicherungsschein-Nummer können Sie direkt ein PDF Dokument öffnen und die Abrechnung einsehen, oder direkt auf Ihren Arbeitsplatz speichern. Jede Veränderung innerhalb Ihrer Gruppe wird monatlich abgerechnet und kann in dieser Rubrik eingesehen werden. 22. Für Fragen rund um den Reiseschutz: Telefon: +49 (0) Mo. Fr Uhr und Sa 9 16 Uhr info@erv.de Internet: Buchungsanleitung ERV Expert Gruppen-Versicherung 20