Buchungsanleitung

Transkript

1 Buchungsanleitung

2 Inhaltsverzeichnis Ansprechpartner Seite 2 1. Einmalige Grundeinstellungen/Hinterlegung der Agenturnummer Seiten Aufrufen eines touristischen Vorgangs Seiten Buchungsmaske Seite Versand der Prämienrechnung per Seite Erklärung der Dropdown-Felder Seiten Tarife anzeigen Seiten Anzeige und Druck der Prämienrechnung Seite Produktkatalog seiten Expertenmodus (Beispiel Familien-/ Objekttarife) Seite Buchung der Jahres-Versicherung Seite Allgemeines Seite Buchung über Produktkatalog Seite Buchung im Expertenmodus Seite Vorgangsliste und erneutes Drucken der Versicherungspolice Seiten Stornierung Seite Voraussetzungen Seite Vollstorno Seiten Vollstorno nach Reisebeginn Seite Teilstorno Seite Umbuchung Seite 20 Ansprechpartner Wir helfen Ihnen gerne weiter! Bei technischen Fragen: Bei Fragen zu den Versicherungsprodukten: e-t@cs Europäische Reiseversicherung AG Hotline : (0 69) Telefon: (089) support@etacs.de info@erv.de Internet: Internet. Buchungsanleitung e-t@cs 2

3 1. Einmalige Grundeinstellungen/ Hinterlegung der Agenturnummer Nach Eingabe des Logins erscheint die Startseite von Die Menüleiste öffnet sich, indem man auf den weißen Pfeil links oben klickt. Wählen Sie hier im Menüpunkt Administration den Unterpunkt Schnittstellen. Buchungsanleitung 3

4 Klicken Sie hier auf die Schaltfläche ERV. Agenturnummer Geben Sie einmalig in dem Feld Agenturnummer die Ihnen von der ERV mitgeteilte Agenturnummer ein. Die Agenturnummer der ERV besteht aus 12 Ziffern und beginnt mit einer Null. Police Empfänger Tragen Sie in dieses Feld nicht Ihre Büro- adresse ein, sonst erhalten Sie damit automatisch die Prämien rechnung als und können diese nicht mehr automatisch Ihrem Kunden senden. Wir empfehlen Ihnen, dieses Feld leer zu lassen. Im Buchungsprozess können Sie dann die gewünschte adresse eintragen (siehe Seite 7). Standard Veranstalter Hier muss ERV ausgewählt sein. Versehen Sie die restlichen Kästchen mit einem Haken. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Speichern. Buchungsanleitung 4

5 2. Aufrufen eines touristischen Vorgangs Um zu einer bestehenden Reisebuchung eine Versicherungsleistung zu buchen, öffnen Sie die Reisebuchung, indem Sie im Menüpunkt Adresse/Buchungen auf den Unterpunkt Adresssuche klicken. Es erscheint folgendes Fenster Geben Sie hier in das Dialogfeld Begriff den Namen des Kunden ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Suche Buchungen. Achten Sie auf die Auswahl der Suchkriterien in der Spalte Buchungen. Für dieses Beispiel muss das Suchkriterium Teilnehmername ausgewählt sein. Im unteren Teil des Fensters wird nun die Ergebnisliste angezeigt. Suchen Sie die entsprechende Reisebuchung in der Liste und öffnen Sie diese, indem Sie in die Zeile klicken. Buchungsanleitung 5

6 Alle Daten der Reisebuchung werden nun angezeigt. Um eine Versicherungsbuchung hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche ERV. Buchungsanleitung 6

7 3. Buchungsmaske Es öffnet sich die Buchungsmaske für die Versicherungsbuchung bei der ERV. Alle für eine Versicherungsbuchung relevanten Daten werden aus der Reisebuchung automatisch übernommen. Um mit der Versicherungsbuchung fortzufahren., wählen Sie eine der drei angebotenen Möglichkeiten aus, indem Sie auf die entsprechende Schaltfläche Tarife anzeigen (siehe S. 9), Produktkatalog anzeigen (siehe S. 12) oder Expertenmodus (siehe S. 13) klicken Versand der Prämienrechnung per Wenn Sie die Prämienrechnung und den Versicherungsschein per an Ihren Kunden senden möchten, müssen Sie das Feld mit der adresse des Kunden vor der Buchung füllen. Ein nachträgliches Versenden der Prämienrechnung inkl. Versicherungsschein per ist aus systemtechnischen Gründen nicht möglich! Der Vorgang kann jederzeit vor dem Abreisetag über das Lupen-Symbol in der Übersichtsdarstellung aufgerufen und erneut gedruckt werden. Bei diesem Druck wird nur die Prämienrechnung ausgegeben. Der Versicherungsschein muss bei Bedarf physisch dem Kunden übergeben werden Erklärung der Dropdown-Felder Bitte wählen Sie den Berater aus. Bitte wählen Sie den gewünschten Geltungsbereich aus. Bitte wählen Sie den gewünschten Reisetyp aus Buchungsanleitung 7

8 Bitte wählen Sie den gewünschten Tariftyp aus. Bitte wählen Sie die gewünschte Inkassoart aus. Für die Kreditkartenzahlung öffnet sich ein neues Feld: Die KK-Prüfnummer befindet sich bei Visa und Mastercard im Unterschriftenfeld. Es sind die letzten drei Ziffern der dort abgedruckten KK-Nummer. Bei American Express ist die Prüfnummer vierstellig und befindet sich auf der Vorderseite der Karte. Für den Bankeinzug öffnet sich ein neues Feld: Buchungsanleitung 8

9 3.3. Tarife anzeigen Klicken Sie auf die Schaltfläche Tarife anzeigen. Im unteren Teil des Fensters erscheint eine Liste mit allen zu diesen Reisedaten passenden Reiseversicherungen der ERV. Eine genaue Tarifinformation finden sie, indem Sie auf den Text Mehr Informationen zu diesem Tarif klicken. Bitte beachten Sie: Altersabhängige Tarife werden nur angezeigt, wenn das Geburtsdatum in das Feld Alter/Geburtsdatum vor der Abfrage eingegeben wurde. Klicken Sie in das Kästchen vor dem Namen des Reiseteilnehmers, um die Versicherung auszuwählen. Es besteht die Möglichkeit für jeden Reiseteilnehmer, eine andere Reiseversicherung auszuwählen. Entscheiden sich alle Reiseteilnehmer für die gleiche Reiseversicherung, klicken sie auf den Text Alle Auswählen, um mit einem Klick alle Reisenden der Reiseversicherung zuzuordnen. Buchungsanleitung 9

10 Scrollen Sie bis zum Seitenende und klicken Sie nun auf die Schaltfläche Buchen, um die Versicherungsbuchung abzuschließen. Buchungsanleitung 10

11 3.4. Anzeige und Druck der Prämienrechnung Nach dem Klick auf die Schaltfläche Buchen erscheint die Meldung Buchung erfolgreich inkl. Policennummer und der Versicherungspolice in Form eines pdf-dokumentes. Klicken Sie auf Police anzeigen. Die Versicherungspolice wird mit dem Adobe Acrobat Reader angezeigt. Sollen Sie den Adobe Acrobat Reader noch nicht installiert haben, können Sie ihn hier kostenlos herunterladen: Achtung! Testbuchung! Achtung! Testbuchung! Achtung! Testbuchung! Achtung! Klicken Sie hier auf das Drucker-Symbol, um die Police zu drucken. Buchungsanleitung 11

12 3.5. Produktkatalog anzeigen Klicken Sie auf die Schaltfläche Produktkatalog anzeigen. Im unteren Teil des Fensters erscheint die Produktliste mit allen in buchbaren Reiseversicherungen. Klicken Sie in der Zeile unter dem Produktnamen auf Tarife anfragen. Es werden die zu den Reisedaten passenden Tarife angezeigt. Es wird nicht geprüft, ob das Versicherungsprodukt zu der gebuchten Reise passt. Klicken Sie in das Kästchen vor dem Namen des Reiseteilnehmers, um die Versicherung auszuwählen. Es besteht die Möglichkeit, für jeden Reiseteilnehmer eine andere Reiseversicherung auszuwählen. Entscheiden sich alle Reiseteilnehmer für die gleiche Reiseversicherung, klicken Sie auf den Text Alle Auswählen, um mit einem Klick alle Reisenden der Reiseversicherung zuzuordnen. Das PIB und Informationen zu der ausgewählten Reiseversicherung finden Sie unter Mehr Informationen zu diesem Tarif. Buchungsanleitung 12

13 Scrollen Sie bis zum Ende der Liste und klicken Sie auf die Schaltfläche Buchen, um die vorher ausgewählte und den Reisenden zugeordnete Reiseversicherung abzuschließen Expertenmodus Klicken Sie auf die Schaltfläche Expertenmodus. Im unteren Teil des Fensters erscheint die Eingabematrix. Schreiben Sie den Tarif, den Sie buchen möchten, in das Dialogfeld in der Spalte Tarif. Es können bis zu 6 verschiedene Tarife für einen Reisenden eingegeben werden. Außerdem können verschiedene Tarife für die verschiedenen Reisenden gebucht werden. Achten sie darauf, den Tarif den richtigen Reisenden zuzuordnen. Das Beispiel oben zeigt die Eingabe von Familien/Objekttarifen unter Verwendung der Funktion Mitversichert. Klicken Sie nach Eingabe aller Daten auf die Schaltfläche Buchen. Die Position ERV erscheint nun als neue Veranstalterzeile in der Leistungsübersicht der Buchung (siehe Seite 5). Buchungsanleitung e-t@cs 13

14 3.7. Buchung der Jahres-Versicherung Allgemeines Jahres-Versicherungen können nur gebucht werden, wenn: 1. An- und Abreisedatum ein Jahr auseinander liegen. (ggf. manuell ändern) 2. bei der Inkassoart Bankeinzug oder Kreditkarte gewählt wird. 3. das Geburtsdatum aller Reisenden im Format tt.mm.yyyy mit Punkten eingetragen ist Buchung über Produktkatalog Lassen Sie sich die touristische Buchung darstellen und rufen Sie die Buchungsmaske für die ERV wie unter Punkt 2 auf Seite 5 beschrieben auf. Stellen Sie sicher, dass die Angaben, wie vorhergehend unter Punkt Allgemeines erwähnt, auf diese Art eingegeben sind. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche Produktkatalog anzeigen. Nun wird eine Liste mit allen in diesem System buchbaren Produkten angezeigt. Suchen Sie sich aus dieser Liste die Jahres-Versicherung aus, die Sie buchen möchten und klicken Sie auf Tarife anfragen. Im Anzeigefeld unter der Produktbeschreibung erscheint nun der Tarif inkl. Preis für jeden der Reiseteilnehmer. Bei Familientarifen ist die Mitversicherung bereits berücksichtigt. Wählen sie nun die Reiseteilnehmer für den der Tarif gelten soll durch anklicken der Checkbox vor dem Namen aus. Bei Familienversicherungen müssen alle Familienmitglieder ausgewählt sein (siehe vorhergehenden screen shot). Scrollen Sie nun bis an das Ende der Liste und klicken Sie auf die Schaltfläche Buchen. Das weitere Vorgehen entnehmen Sie bitte dem Punkt 3.4. auf Seite 11 dieser Buchungsanleitung. Buchungsanleitung e-t@cs 14

15 Buchung im Expertenmodus Lassen Sie sich die touristische Buchung darstellen und rufen Sie die Buchungsmaske für die ERV wie unter Punkt 2 auf Seite 5 beschrieben auf. Stellen Sie sicher, dass die Angaben, wie vorhergehend unter Punkt Allgemeines erwähnt, auf diese Art eingegeben sind. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche Expertenmodus. Geben Sie den gewünschten Tarif in die jeweiligen Dialogfelder der Teilnehmer ein. Bei Familientarifen klicken Sie zusätzlich das Kästchen für Mitversichert an. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche Buchen. Das weitere Vorgehen entnehmen Sie bitte dem Punkt 3.4. auf Seite 11 dieser Buchungsanleitung. Buchungsanleitung e-t@cs 15

16 4. Vorgangsliste und erneutes Drucken der Versicherungspolice Rufen Sie über den weißen Pfeil das Menü auf und wählen sie unter dem Punkt Reporting den Unterpunkt Listen aus. Es erscheint das folgende Bild. Klicken Sie hier auf die Schaltfläche Leistungslisten. Wählen Sie mit Hilfe der verschiedenen Dropdown-Menüs die Parameter aus, mit welchen Sie in der Datenbank suchen wollen. Um eine Liste der Buchungen der ERV abzurufen, wählen Sie im Dropdown-Menü im Feld Veranstalter ERV aus. Um den Suchvorgang zu starten, klicken Sie auf den kleinen grauen Pfeil rechts oben. Buchungsanleitung 16

17 Das Suchergebnis wird in einer Liste im unteren Teil des Fensters dargestellt. Suchen Sie die Buchung in der Liste und öffnen Sie diese, indem Sie auf die Zeile oder das Lupen-Symbol am Ende der Zeile klicken. Nun wird die Leistungsübersicht der Buchung angezeigt. Klicken Sie auf das Lupen-Symbol. Buchungsanleitung 17

18 Es erscheinen alle Daten der Versicherungsbuchung Um die Versicherungspolice erneut zu drucken klicken Sie auf den Text Versicherungspolice anzeigen. Es öffnet sich der Adobe Acrobat Reader. Das weitere Vorgehen entnehmen Sie bitte dem Punkt 3.4. auf Seite 11 dieser Buchungsanleitung. 5. Stornierung 5.1. Voraussetzungen Stornierungen können grundsätzlich nur in dem/der Reisebüro/Agentur durchgeführt werden, in dem/der auch der betreffende Versicherungsabschluss stattgefunden hat. Grundsätzlich ist ein Storno nur möglich, wenn Ihnen die Prämienrechnung vorliegt. Nach einer Stornierung ist dem Kunden die Prämie zurückzuzahlen. Beim Direktinkasso wird dem Kunden die Prämie direkt erstattet. Die Reiserücktritts-Versicherung als Einzelversicherung und Versicherungspakete mit eingeschlossener Reiserücktritts-Versicherung können bis Reiseantritt ohne Genehmigung storniert werden, wenn eine der folgenden Voraussetzungen erfüllt ist: Die Reise wurde vom Veranstalter abgesagt. Der Kunde bucht auf eine andere Reise um, für die eine neue Versicherung abgeschlossen wird. Die Stornierung erfolgt zu einem Zeitpunkt, zu dem noch keine oder nur geringe Stornokosten (bis 25, pro Person/pro Mietobjekt) in Rechnung gestellt werden. Alle anderen Reiseversicherungen können grundsätzlich bis einschließlich Reise-/Versicherungsbeginn ohne Genehmigung storniert werden. Sie können bis Reisebeginn die Stornierung über Ihr Terminal vornehmen Vollstorno Lassen Sie sich die Buchung, zu der die Versicherungsleistung gehört, über den Menüpunkt Adresse/Buchungen g Adresssuche darstellen, indem Sie im Dialogfeld Begriff die Buchungsnummer eingeben und auf die Schaltfläche Suche Buchungen klicken (siehe Punkt 2., Seite 5). Es erscheint folgendes Fenster. Buchungsanleitung e-t@cs 18

19 Markieren Sie das Feld Auswahl in der Zeile, in der die Versicherungsbuchung steht. Klicken Sie auf den Papierkorb. Bestätigen Sie die Stornierung hier, indem Sie auf die Schaltfläche OK klicken. Klicken Sie hier auf die Schaltfläche OK. Einzug der Prämienrechnung: Nach der Stornierung über Ihr Terminal ist die vom Kunden zurückgenommene Prämienrechnung zu vernichten. Den zu erstattenden Betrag schreiben wir Ihnen mit der nächsten Abrechnung gut bzw. erstatten diesen beim Direktinkasso direkt dem Kunden. Buchungsanleitung 19

20 5.3. Vollstorno nach Reisebeginn (genehmigungspflichtige Prämienrückerstattung) Grundsätzlich sind Stornos nach Reisebeginn genehmigungspflichtig. Die Genehmigung wird schriftlich bei der ERV, Abteilung Abrechnung, mit Angabe des Stornogrundes, beantragt. Die Formulare für die genehmigungspflichtige Stornierung finden Sie auf unserer Website im Downloadcenter unter Eine Bestätigung über den Eingang Ihres Antrages wird nicht versandt. Die Stornierung erfolgt durch die ERV. Den zu erstattenden Betrag schreiben wir Ihnen mit der nächsten Abrechnung gut bzw. erstatten diesen beim Direktinkasso direkt dem Kunden Teilstorno Teilstornos sind nicht möglich Umbuchung Online Umbuchungen sind nicht möglich. Soll ein anderer Tarif für einen Kunden gebucht werden, kann das nur über die Stornierung der existierenden Buchung und der anschließenden Neubuchung mit dem neu gewählten Tarif erfolgen. In der Detailansicht der Versicherungsbuchung gibt es ein Pull down Menü für den gewählten Tarif (0114) Diese Funktion für eine Umbuchung NICHT verwenden, da die Auswahl und Speicherung keine Neubuchung auslöst. Eine entsprechende Police wird vom System nicht generiert. Buchungsanleitung 20