InLoox Produktpräsentation. Funktionen von InLoox 4 Länge ca. 20 Minuten
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- Christa Bachmeier
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1 InLoox Produktpräsentation Funktionen von InLoox 4 Länge ca. 20 Minuten
2 Was ist InLoox? InLoox ist die Projektverwaltung, die mitten in Outlook arbeitet. Die Software erleichtert das kombinierte Management von Projekten, Dokumenten und Budgets eine leistungsfähige Unterstützung für den Business-Alltag IQ medialab GmbH Seite 2
3 Inhalt dieser Präsentation Die Kapitel (Kick auf Schaltfläche startet Kapitel) Projekt-Listen, Einbindung in Outlook Basisdaten, Ansprechpartner, Vorgänge Meilensteine, Phasen, Ressourcen Ablage für Dateien und Outlook-Elemente Projektkosten, Kalkulationen, Rechnungen Detail-Überblick, Rentabilität, Warnungen Wechseln Sie zwischen den Kapiteln durch Klick auf die Navigations-Zeile (unten) IQ medialab GmbH Seite 3
4 InLoox erweitert Microsoft Outlook Kommunizieren, planen organisieren: Outlook Projekte verwalten in Outlook mit InLoox IQ medialab GmbH Seite 4
5 InLoox verbessert die Übersicht Alle Projekte in einer zentralen Übersicht Vorteile: maximale Verfügbarkeit und Erreichbarkeit für jeden Mitarbeiter IQ medialab GmbH Seite 5
6 Ein Klick ein Blick Verantwortlichkeiten: Intern, Kunde, Partner InLoox-Felder zur Verwaltung von Projekten Rohertrag, Projektstatus Firmen, Kunden, etc. Frei definierbare Informations-Regeln fett = neues Projekt, ungelesen rot = negativer Rohertrag IQ medialab GmbH Seite 6
7 Strukturierte Projekt-Information Outlook-Power zur Datenorganisation Zeitstrahl nach Kunden nach Verantwortlichkeit nach offenen Kalkulationen nach Status Definieren Sie eigene persönliche Ansichten IQ medialab GmbH Seite 7
8 Globale Sichten & Workflows InLoox unterstützt Exchange-Ansichten und erlaubt Workflows Suchen, Gruppieren Filtern, Kennzeichen nach vielen Kriterien IQ medialab GmbH Seite 8
9 Volle Netzwerk-Unterstützung Exchange-Arbeitsgruppen werden vollständig zentral eingebunden (optional) Integration in öffentliche Projekt- Ordner über Exchange Server InLoox unterstützt Team-, Offline-, Caching- und Einzelplatzbetrieb IQ medialab GmbH Seite 9
10 Der InLoox-Toolbar InLoox bietet mächtige Excel-Berichtsfunktion Dokumente ( s, Anhänge, Dateien ) einfach ablegen / ordnen Vorgänge erfassen direkt aus Outlook- Aufgaben, Kalender, Posteingang, Journal, InLoox ist ständig erreichbar mit einem Klick IQ medialab GmbH Seite 10
11 Ein Projekt öffnen In der Projekt-Liste entspricht eine Zeile einem Projekt Ein Doppelklick öffnet Ihr Projekt IQ medialab GmbH Seite 11
12 Ein Projekt im Detail Ein Kartei-Reiter für jedes Projekt-Modul: Betreuung Planung Dokumente Budgets Auswertung Die Philosophie InLoox stellt jedes Projekt in einer einheitlichen Struktur dar. Projekte stehen im Vordergrund nicht die Bedienung einer komplizierten Anwendung IQ medialab GmbH Seite 12
13 Projekt-Zuordnung und Identifikation Projektname Eindeutige Projektnummer Format frei definierbar Kategorie als frei definierbares Ordnungskriterium Zum Beispiel: Geschäftsfeld Kundengruppe Abteilung IQ medialab GmbH Seite 13
14 Klare Verantwortlichkeiten Projekt-Ansprechpartner: Intern, Kunde, Partner Outlook-Adressbücher und Exchange- Adresslisten (GAL) werden ohne Dubletten/Synchronisation verwendet Weitere Kontakte, z.b. Projektbeteiligte oder Verteilerlisten IQ medialab GmbH Seite 14
15 Übergaben und zeitlicher Rahmen Zeitplan Start/Ende Priorität Status: frei definierbar weiche oder harte Deadline IQ medialab GmbH Seite 15
16 Projektnotizen mit Änderungsinfo Automatische Autoren- und Datums-Dokumentation Festschreibung der Ziele und Mission des Projektes sowie interner / externer Vorgaben Umfangreiche Eintragungen möglich IQ medialab GmbH Seite 16
17 Vorgangs-, und Zeit-Dokumentation Mehrzeilige Dokumentation Vorgänge mit Phasen-Code Gruppierung ermöglicht Verfolgung von Aktivitäten/Vorgängen ohne eigene Planung und Zusatzaufwand Leistungsgruppe (optional) Erinnerungen und Status Eine Erinnerungsfunktion erlaubt die automatische Wiedervorlage zum Nachhaken. Verfolgung auch nach Status möglich ( ) IQ medialab GmbH Seite 17
18 Vorgänge: Export nach Excel Individuelle Export- Funktionen, alle Vorlagen über Excel frei anpassbar IQ medialab GmbH Seite 18
19 Vorgänge buchen: aus Kalender Vorgangs-Dokumentation direkt aus Outlook-Kalender Buchung direkt in Ihr InLoox-Projekt IQ medialab GmbH Seite 19
20 Vorgänge buchen: aus Journal Vorgangs-Dokumentation direkt aus Outlook-Journal Buchung direkt in Ihr InLoox-Projekt IQ medialab GmbH Seite 20
21 Phasen und Meilensteine im Griff Projekt-Zeitplanung Meilensteine, Phasen und beteiligte Ressourcen für ein Projekt definieren IQ medialab GmbH Seite 21
22 Übersicht: Gantt-Darstellung Neue Phasen, Arbeitspakete und Meilensteine erstellen Abhängigkeiten zwischen Planungs-Elementen (Vorgänger/Nachfolger) Erinnerungen und Status Eine Erinnerungsfunktion erlaubt die automatische Wiedervorlage zum Nachhaken. Verfolgung auch nach Status möglich ( ) IQ medialab GmbH Seite 22
23 Planungsvorlagen Auswahl einer Vorlage Vorlagen sind frei definierbar, z.b.: Mitarbeitereinführung QS-Projekt Strategieprojekt IT-Planung IQ medialab GmbH Seite 23
24 Projektplanung: Ausdrucke Ausdrucke, z.b. in A4- Bannerformat verfügbar Beliebige Drucker, z.b. Adobe PDF-Writer IQ medialab GmbH Seite 24
25 Excel-Exporte Projektübergreifend Masterplanung nach Microsoft Excel übertragen Ein Projekt oder komplette Projekt-Liste in MS Excel IQ medialab GmbH Seite 25
26 Zeitplanung eingeben Neue Phasen, Arbeitspakete und Meilensteine erstellen Kennzeichnung Projekt-Strukturplan-Code Beginn, Dauer oder Ende Anweisungen, Ergebnisse IQ medialab GmbH Seite 26
27 Ressourcen hinzufügen Externe (Kontakte) und interne Ressourcen (GAL) werden unterstützt Automatische und manuelle Aufwandsschätzung Automatische Ressourcen- Benachrichtigung z.b. via oder über InLoox Daten und Anweisungen werden anschließend zur Ressource kommuniziert IQ medialab GmbH Seite 27
28 Einfacher Ressourcen-Überblick Über Outlook: Frei/Gebucht Kalenderdaten und Auslastung der Personen und Geräte incl. Besprechungszeiten, Abwesenheiten, Urlauben, etc. ohne Mehraufwand Ressourcenplanung je Phase, Auslastung je Mitarbeiter zur Verfügbarkeitsplanung von Sachmitteln (Infrastruktur, Geräte) IQ medialab GmbH Seite 28
29 Automatische Info für Ressourcen 1 Übergabe in die Outlook- Kalender der beteiligten Personen und Ressourcen InLoox kommuniziert fortlaufend mit Ressourcen - wahlweise per oder über interne Mitteilungen IQ medialab GmbH Seite 29
30 Automatische Info für Ressourcen 2 Interne InLoox-Mitteilung für Ressourcen mit InLoox InLoox überträgt Planung Outlook-Kalender eines jeden Benutzers regelt die Verfügbarkeit und Abgabetermine der Person Klick öffnet den Meilenstein IQ medialab GmbH Seite 30
31 Automatische Info für Ressourcen 3 Erinnerung an Aufgabe Aufgaben und Tätigkeiten entsprechend der Beschreibung in InLoox Weitere Personen (auch Externe) leicht erkennbar IQ medialab GmbH Seite 31
32 Automatische Aufgaben-Delegation Automatische Outlook- Aufgabenanfragen Ressourcen werden automatisch informiert, Projektleiter haben bei Änderungen im Ablauf keinen Zusatzaufwand in der Kommunikation Ablauf-Verfolgung Auch bei Mehrfach-Delegation werden Statusinformationen an den Projektleiter gemeldet IQ medialab GmbH Seite 32
33 Dokumente ablegen und ordnen Dateiablage-Funktion Dateien, Verknüpfungen und Outlook-Elemente werden zum Projekt zugeordnet IQ medialab GmbH Seite 33
34 Automatische Projekt-Ordner Dokumente zuordnen Alle Dokumente, s, Freigaben, Protokolle, Berichte eines Projekts werden zentral abgelegt Automatisches Archiv Alle Dokumente eines Projekts werden in einen Ordner auf einem Datei-Server abgelegt. Somit wird Speicherplatz in Outlook gespart, ein automatisches Archiv entsteht IQ medialab GmbH Seite 34
35 Outlook, Dateisystem, Internet-Links Ordnung und Übersicht der Dateien eines Projektes Unterstützt werden: Outlook, Windows- Dateisysteme, Internet-Intranet- Netzwerke direkt in InLoox Kennzeichnung von Dokumenten im Dateisystem IQ medialab GmbH Seite 35
36 Öffnen von Einträgen Doppelklick startet Datei nur falls entsprechende Berechtigung vorhanden Vorhandene Zugriffsbeschränkungen werden voll unterstützt (z.b. je nach Speicherort, Postfach und/oder Login) IQ medialab GmbH Seite 36
37 Zugriffs-Rechte vergeben Berechtigungen für Dateien direkt aus Outlook vergeben Standard-Berechtigungen (NTFS) bzw. Active Directory Sicherheit IQ medialab GmbH Seite 37
38 Zugriffs-Rechte Datei auswählen Frei definierbarer Status z.b. Freigabe erforderlich, Neu, 30% Mehrzeilige Kommentare und Zusatzinformationen IQ medialab GmbH Seite 38
39 Intelligenter Dokumenten-Manager InLoox spart Speicherplatz und schafft Ordnung im Datei-System und in Outlook / MS Exchange Bestehende Sicherheits- und Backup-Konzepte werden unterstützt InLoox verweist lediglich auf die Dokumente IQ medialab GmbH Seite 39
40 Windows Server und Exchange Server Outlook-Objekte wie s, können incl. Anhänge ebenfalls einem Projekt zugeordnet werden InLoox unterstützt: lokale Speicherung Outlook-Postfächer und Datendateien MS SharePoint Sites Internet-Verknüpfungen Speicherung auf Netzlaufwerken (UNC-Shares), z.b. Datei-Server, Team-Stores, Offline-Dateien IQ medialab GmbH Seite 40
41 Speicherstruktur frei definierbar Struktur der Ablage einfach über Optionen konfigurierbar IQ medialab GmbH Seite 41
42 Dokumente buchen: aus Posteingang Projekt-Dokumente direkt aus Outlook-Posteingang Buchung direkt in Ihr InLoox-Projekt Intelligenter Umgang mit Datei-Anhängen IQ medialab GmbH Seite 42
43 Projekte einfach budgetieren InLoox Projekt-Budgets Kosten, Kalkulationen und Abrechnungen einfach und unternehmensweit erstellen, abrufen und exportieren IQ medialab GmbH Seite 43
44 Budget-Dokumente & Posten Projekt-Budgets sind in Dokumenten organisiert: Kosten Kalkulationen Abrechnungen Budgets enthalten eine beliebige Anzahl Posten Jedes Budget und jeder Posten hat eine eindeutige Identifikations-Nummer IQ medialab GmbH Seite 44
45 Automatische Vorgangskosten Jeder Vorgang wird automatisch erfasst. Interne Kostensätze errechnen Ihre Eigen-Aufwendungen Kostensätze, Kostenstellen sind über die InLoox-Optionen frei definierbar InLoox erfasst den Abrechnungsgrad Ihrer Kalkulationen und Kosten Versteckte Projektkosten gehen in den Rohertrag mit ein. Der Projektleiter entscheidet über eine optionale Weiterberechnung IQ medialab GmbH Seite 45
46 Budget-Status Projekt-Budgets besitzen einen Status ( ) Status und Beträge sind automatisch projektübergreifend verfügbar Rechte/Ansichten lassen sich auf Exchange Server konfigurieren IQ medialab GmbH Seite 46
47 Projekt-Abrechnung InLoox erstellt aus Kosten und Kalkulationen mit einem Klick Projekt-Rechnungen Kostensätze, Kostenstellen sind über die InLoox-Optionen frei definierbar InLoox-Kontrolle verhindert ungewollte Mehrfach- Abrechnung von Posten IQ medialab GmbH Seite 47
48 Neues Budget erstellen Typ des Budget-Dokuments Eindeutige Zuordnung Datum / Status Autorenkennung: Anwendername aus MS Exchange / Outlook Posten aus bestehenden Dokumenten übertragen: nicht abgerechnete alle keine IQ medialab GmbH Seite 48
49 Neuen Posten erstellen Gruppe des Postens Name des Postens InLoox lädt automatisch Preise Beschreibung, Anzahl, Einheiten. Ein unternehmensweites Budget- Postenverzeichnis wird erstellt Mehrzeilige Beschreibung Flexible Einheiten, z.b.: Minuten, Stunden, Tage, Monate, Meter, Kubikmeter, Gebinde, Pauschal, nach Aufwand, frei IQ medialab GmbH Seite 49
50 Übergabe nach Excel Übergabe nach Excel Vorlagen frei definierbar Farben, Felder anpassbar Formeln, Makros verfügbar IQ medialab GmbH Seite 50
51 InLoox-Budgetposten anlegen Postenliste in Microsoft Outlook verwaltbar Funktion ist berechtigten Anwendern (Exchange-Sicherheit) vorbehalten Unternehmens- oder Abteilungsweites Leistungs- Verzeichnis definieren IQ medialab GmbH Seite 51
52 Auswertung während des Projekts Live-Projektauswertung Alle Kosten (Plan, Ist, Soll) sowie Budgets jederzeit transparent - auf einen Blick IQ medialab GmbH Seite 52
53 Frühwarnsystem & Kostenkontrolle 1 Planaufwendungen Ressourcen- und Zusatzkosten Reale Kosten Ressourcen- und Zusatzkosten Kosten- bzw. Gewinnalarm Gruppenwerte, Summen IQ medialab GmbH Seite 53
54 Frühwarnsystem & Kostenkontrolle 2 Vergleich zwischen Plan- und Ist-Kosten Kostenüberschreitungen werden rot dargestellt Beliebige Währungen: EUR, $, CHF, IQ medialab GmbH Seite 54
55 Controlling auch über MS Excel Textdaten oder Grafiken Übergabe nach Excel Sicherheitsschema für Vorlagen Vorlagen frei definierbar Farben, Felder anpassbar Formeln, Makros verfügbar IQ medialab GmbH Seite 55
56 Weitere Module Erweiterungen, z.b. Projekt-Risikobewertung Kostenganglinien etc IQ medialab GmbH Seite 56
57 InLoox ist flexibel anpassbar Formular-Editor Eigene Felder, Module, etc. Entwicklungsumgebung IQ medialab GmbH Seite 57
58 Geplant: InLoox Enterprise Server InLoox Enterprise Server Systemdienst zur bidirektionalen Synchronisation der Datenbestände von Outlook und InLoox. Brücke zwischen Exchange Server und ODBC-Datenbanken (MS SQL Server, Oracle, Access, ) IQ medialab GmbH Seite 58
59 Ende - Vielen Dank Vielen Dank für Ihr Interesse an InLoox Informationen im Web: Ihr Ansprechpartner IQ medialab GmbH Herr Andreas Tremel tremel@iqmedialab.de +49 (0) IQ medialab GmbH InLoox und IQ medialab sind eingetragene Warenzeichen und Eigentum der jeweiligen Rechteinhaber. Alle in diesem Dokument genannten Produktnamen, Produktbezeichnungen und Logos sind eingetragene Warenzeichen und Eigentum der jeweiligen Rechteinhaber IQ medialab GmbH Seite 59
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