docufied smartinvoice

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1 docufied smartinvoice Anwenderhandbuch 1.00 WIR LIEBEN RECHNUNGEN, weil es docufied smartinvoice für schnelle, effiziente und korrekte Rechnungsverarbeitung gibt. Stand: 01/2013

2 Titel: Anwenderhandbuch - docufied smartinvoice Kategorie: Anwenderhandbuch Aktuelle Version: Version 1.00 Bezug Softwareversion: Speicherort: ELO-Archiv (id-netsolutions GmbH) 1. Dokumenthistorie Datum Version Änderungsgrund Wer geprüft durch (Dat. / Name) freigegeben durch (Dat. / Name) Version 0.87 Entwurf U. Schmidt -/- -/ Version 1.00 Erstfassung U. Schmidt Fabian Reichardt Adrian Ave 2. Allgemeines Irrtümer, Änderungen und Druckfehler vorbehalten. Alle Angaben sind unverbindlich, die technischen Angaben entsprechen den Herstellerangaben. Keine Haftung und Gewähr bei unzutreffenden Informationen, fehlerhaften und unterbliebenen Eintragungen. Die Wiedergabe von Firmennamen, Produktnamen und Logos berechtigt nicht zu der Annahme, dass diese Namen/Bezeichnungen ohne Zustimmung der jeweiligen Firmen von jedermann genutzt werden dürfen. Es handelt sich um gesetzlich oder vertraglich geschützte Namen/Bezeichnungen, auch wenn sie im Einzelfall nicht als solche gekennzeichnet sind. Es gelten die AGB der id-netsolutions GmbH. 3. Vertraulichkeit Das Dokument, einschließlich aller damit verbundenen Unterlagen, ist ausschließlich für Kunden und Partner von id-netsolutions bestimmt. Es darf ohne schriftliche Zustimmung seitens id-netsolutions nicht an Personen außerhalb der genannten Unternehmen weitergegeben und in keiner Form, außer um eine unternehmensinterne Einweisung in das behandelte Thema zu ermöglichen, kopiert oder reproduziert werden. Dieses Dokument kann Teil eines Angebots sein. Ein rechtsverbindlicher Vertrag kommt erst durch die gemeinsame Unterzeichnung einer Vertragsurkunde, durch die schriftliche Bestätigung eines Kundenauftrags durch id-netsolutions oder durch die Erbringung einer beauftragten (Teil-)Leistung zustande. Alle Rechte vorbehalten. id-netsolutions GmbH 2013 docufied smartinvoice Anwenderhandbuch Version 1.00 Seite 2 von 63

3 4. Inhaltsverzeichnis 1. Dokumenthistorie Allgemeines Vertraulichkeit Inhaltsverzeichnis Einleitung Aufgabenstellung & Abgrenzung Wozu dieses Programm? Ein einfaches Prinzip Neue "Aufgaben" (ELO-Workflow) Hinweise zur Handbuchnutzung Programmstart Voraussetzungen Anmeldung am Programm Lade- und Versionsanzeige Grundfunktionen Einstellungen Bildschirmfunktionen Programmfenster Layout-Anpassungsmöglichkeiten Dargestellte Elemente Viewer-Leiste Druckvorschaufenster Notifier-Funktion Auswahlmenü (Multifunktionsleiste) Short-Cuts Listen (Spaltenauswahl, Selektion, Filter, ) Belegimport Programmbereiche Basisfunktion (MFL - Reiter: Einstellungen) Menüeinträge Einstellungen (Aussehen "Themen"; Grundeinstellungen) Über das Programm Versionshistorie Fenster schließen (minimiert in die Taskleiste) Programm beenden (beendet das Programm) Aufgabencockpit (MFL - Reiter: smartinvoice) Menüleiste docufied smartinvoice Anwenderhandbuch Version 1.00 Seite 3 von 63

4 smartinvoice (Button: Fenster) Aufgaben (Button: Aktualisieren) Aufgaben (Button: Sammelfreigabe) Bildschirmaufbau 'Aufgaben' Alle Aufgaben (Persönliche und Gruppenaufgaben) Aufgaben mit Eskalations-Status Geparkte Belege Belegauswahl Beleg anzeigen Workflow annehmen Bearbeitungsfenster MFL des Bearbeitungsfensters Bearbeitungsfenster: Zusatzmenü 'Stempel' Bildschirmaufbau 'Sammelfreigabe' Listendarstellung (Sortierung; Filterkriterien, Gruppierung) Ansicht Belegvorschau (Viewer-Leiste) Ansicht Beleginformation (Layout-Anpassung) Suche (MFL - Reiter: Suche) Menüleiste Dokumente (Button: Dokumentensuche) Dokumente (Button: Anzeige) Anzeige (MFL - Reiter: Anzeige) Menüleiste (Zoom, Seiten, Fenster) Zoom Seiten Angezeigte Fenster Auswertungen & Buchhaltung (MFL - Reiter: Auswertungen & Buchhaltung) Menüleiste (Auswertungen, Buchhaltung) Auswertungen (Button: Workflowübersicht) Auswertungen (Button: Rechnungseingangsbuch) Buchhaltung (Button: Buchungsexport) Reports Buchhaltung, angeschlossene Systeme Fallbeispiel Belegeingang (Lieferschein, Rechnung) Vorprüfung (Erfassung, Verteilung) Sachprüfung Rückfrage (per ) Kontierung (inkl. Datenbankzugriff) docufied smartinvoice Anwenderhandbuch Version 1.00 Seite 4 von 63

5 9.6. Buchungsfreigabe (Datenexport) Glossar Abbildungsverzeichnis Stichwortverzeichnis In der vorliegenden PDF-Version sind die Sprungmarken gelb umrahmt. Damit können Sie zu den entsprechenden Verweisen (Querverweise und Abbildungen) im Dokument springen. Über die PDF-Lesezeichen (ggf. im PDF-Reader aktivieren) können Sie ebenfalls komfortabel im Dokument navigieren. Alle Stichworte finden Sie am Ende des PDF- Dokumentes ebenfalls als Lesezeichen (somit als Sprungmarken) vor. docufied smartinvoice Anwenderhandbuch Version 1.00 Seite 5 von 63

6 9. Fallbeispiel 9.1. Belegeingang (Lieferschein, Rechnung) Lieferschein Im Fallbeispiel wird statt eines "Lieferscheines" die "Registrierungsbestätigung" des Rechnungsausstellers verwendet. Der Gesetzgeber sieht im Rahmen der Vereinfachung zur Steuergesetzgebung (seit Ende 2012 inkl. Anpassung der GDPdU; vgl. Glossar) vor, dass ein "verlässlicher Prüfpfad" (vgl. Glossar) für Eingangsrechnungen dargestellt werden muss. Mit der "Registrierungsbestätigung" (hier gilt das "Ticket" als Ersatz für einen Lieferschein bzw. Leistungsnachweis) kann später als 'verknüpftes Dokument' nachgewiesen werden, warum die Eingangsrechnung letztlich bezahlt wurde. Der Import erfolgt mittels 'drag 'n drop' vom Desktop in das 'Aufgaben-Cockpit'. Es erscheint ein Fenster mit beschrifteten 'Kacheln', welche die Dokumentenklassifizierung (vgl. Glossar) ermöglichen (siehe auch Abbildung 82). Selbstverständlich wären auch hier alle anderen Möglichkeiten gegeben, wie z.b. die Lieferscheinverarbeitung mit dem ELO DocXtractor II und der anschließenden Übergabe in den Bearbeitungsworkflow. Abbildung 78 Aufgabe Lieferschein Erfassung In den Gruppenaufgaben der Buchhaltung (Grp Buchhaltung) erscheint der Lieferschein mit der Aufgabenstellung "Erfassung". Im Fallbeispiel werden die Daten nun manuell erfasst die Anbindung an eine Warenwirtschaft würde die Arbeit bei Lieferscheinen zum Wareneingang hier sicherlich erleichtern. Mausklick-links auf die Aufgabe öffnet das Erfassungsfenster: Abbildung 79 Leistungsnachweis Datenerfassung docufied smartinvoice Anwenderhandbuch Version 1.00 Seite 48 von 63

7 Bei der Erfassung ist die 'Belegart' 'Lieferschein' bereits voreingestellt. Die 'Belegnummer' und das 'Belegdatum' (bei Bedarf das Kalender-Icon benutzen, oder [h] für heute, [g] für gestern, [v] für vorgestern, [m] für morgen) müssen hier manuell erfasst werden. Bei der Erfassung der 'Kreditorennummer' (Lieferantennummer) bzw. des Lieferantennamens unterstützt das Programm mit der automatischen Ergänzung bzw. einer intelligenten Filterung bei der Eingabe (Zugriff auf vorhandene Stammdaten), wie in Abbildung 80 dargestellt: Abbildung 80 Stammdatenzugriff und Filterung Abbildung 81 Aufgabe 'Erledigt' Sind die Daten vollständig erfasst ist diese Aufgabe 'Erledigt' (Schaltfläche). docufied smartinvoice Anwenderhandbuch Version 1.00 Seite 49 von 63

8 Eingangsrechnung Die Rechnung wurde bereitgestellt und der Import erfolgt auch hier mittels 'drag 'n drop' vom Desktop direkt in das 'Aufgaben-Cockpit'. Im Hintergrund wird damit der entsprechende Bearbeitungsworkflow gestartet und eine neue Aufgabe erscheint in Kürze in der Übersicht 'Alle Aufgaben'. Abbildung 82 Belegimport Rechnung Damit ist der Belegeingang (für das Fallbeispiel) abgeschlossen. docufied smartinvoice Anwenderhandbuch Version 1.00 Seite 50 von 63

9 9.2. Vorprüfung (Erfassung, Verteilung) 'Rechnung' und 'Lieferschein' befinden sich im System, in den 'Aufgaben' erscheint nun die Aufforderung 'Eingangsrechnung' 'Verteilen'. In unserem Fallbeispiel umfasst diese Aufgabenstellung auch die eigentliche Erfassungsarbeit (weder Warenwirtschaft, noch Eingangsrechnungsbuch, noch ELO DocXtractor II sind hier vorgeschaltet zu den verschiedenen "Importmöglichkeiten" haben Sie oben unter ja schon mehr erfahren). Bevor 'verteilt' werden kann, muss also erfasst werden, was da 'verteilt' wird. Selbstverständlich erfolgt auch zu diesem Zeitpunkt sinnvoller Weise auch die "Vorprüfung" d.h. ist die Rechnung eine gültige Rechnung ( 14c Prüfung), bevor in die Sachprüfung verteilt wird. Abbildung 83 Aufgabe 'Verteilen' Ein Mausklick-links auf die Aufgabe öffnet auch hier das Bearbeitungsfenster. Wie bei der Lieferscheinerfassung (oben) werden auch hier die Felder manuell erfasst. Ob bereits jetzt, oder erst im Rahmen der nächsten Aufgabe - eine 'Verknüpfung' mit dem Lieferschein/Leistungsnachweis ist möglich. Die 'Suche' [1].ermittelt "offene Lieferscheine" bei dem jeweiligen Lieferanten und zeigt diese in einer Liste an. Mausklick-rechts öffnet die Belegvorschau. Sie können den Lieferschein jetzt "partiell" (es folgt eine weitere Rechnung zu der Lieferung) oder "vollständig" (alle Positionen des Lieferscheines sind mit der Rechnung abgedeckt) verknüpfen. 1 Abbildung 84 Erfassung/Verteilung ER In den Werte-Feldern steht Ihnen ein Taschenrechner (mit Speicher und %-Funktion) für einfache Rechenaufgaben zur Verfügung. Die Erfassung der Rechnungsbeleginformationen ist abgeschlossen. Durch den Button 'Erledigt' öffnet sich ein Dialogfenster mit der Auswahlmöglichkeit des 'Sachprüfers' (Person/Gruppe). Damit wird die Aufgabe über den Workflow weitergeleitet. Abbildung 85 - Taschenrechner docufied smartinvoice Anwenderhandbuch Version 1.00 Seite 51 von 63

10 9.3. Sachprüfung Nach Abschluss der "Vorprüfung" (inkl. der Erfassung der Rechnungsbeleginformationen) wurde die Aufgabe an die 'Sachprüfung' weitergeleitet. Die Aufgabenstellung erscheint beim Prüfer, hier als 'Persönliche Aufgabe': Abbildung 86 Persönliche Aufgabe 'Sachprüfen' Abbildung 87 Workflow "Fallbeispiel" Der Workflow im Hintergrund ist jetzt an der Stelle 'Sachprüfen' angekommen. Der Prüfer kann die Aufgabe an einen Kollegen 'Abgeben' oder den Beleg 'Freigeben'. Ggf. auch an den "Verteiler" 'Zurück'geben, z.b. zur Korrektur der erfassten Daten. Der 'Sachprüfer' öffnet durch Mausklick-links den Beleg. Er nimmt die Aufgabe an und der Leistungsnachweis (parallele Anzeige des Beleges) wird verknüpft und die Rechnungsinformation wird nochmals geprüft (Preis, Menge, Zahlungskonditionen, Fracht- oder Bearbeitungskosten, usw.). Ein Kommentar zum Vorgang kann erfasst werden. Abbildung 88 Sachprüfung inkl. Kommentar docufied smartinvoice Anwenderhandbuch Version 1.00 Seite 52 von 63

11 Da alles soweit in Ordnung ist, kann auch der Sachprüfer seine Aufgabe als 'Erledigt' betrachten er gibt den Beleg weiter und kann hier (vgl. Abbildung 89) entscheiden, ob eine 'Freigabe' erfolgen soll, oder gleich zur 'Kontierung' weitergeleitet werden kann. Hinweis: Selbstverständlich kann auch ein festes Regelwerk hinterlegt werden (z.b. alle Rechnungen mit Betrag > EUR müssen über die GF freigegeben werden oder auch ein erzwungenes "4-Augen-Prinzip") im Fallbeispiel wurde hier bewusst vereinfacht. Abbildung 89 Dialogfenster 'Erledigt' Der Sachprüfer wählt 'Freigeben' aus und die Aufgabe wird damit weitergeleitet. Auch der Anwender mit dem Recht 'Freigeben' erhält jetzt eine 'Persönliche Aufgabe': Abbildung 90 Persönliche Aufgabe 'Freigeben' 9.4. Rückfrage (per ) Statt den Beleg gleich freizugeben startet Herr Schmidt in unserem Beispiel eine Rückfrage (per ): Abbildung 91 Rückfrage per Abbildung 92 Editor für Rückfragen Die Aufgabe wird automatisch 'geparkt' und wieder 'aktiviert', wenn die Antwort- eintrifft. Abbildung 93 Anzeige geparkte Belege docufied smartinvoice Anwenderhandbuch Version 1.00 Seite 53 von 63

12 Letztlich erfolgt die Freigabe über 'Erledigt', so dass der Beleg zur Kontierung in den Aufgaben erscheint Kontierung (inkl. Datenbankzugriff) In den 'Persönlichen Aufgaben' erscheint die Aufforderung zur 'Kontierung' des Beleges. Die Daten werden hier buchhalterisch erfasst. Dabei sind Splitbuchungen (Aufteilung der Buchung auf mehrere Kostenstellen, z.b. prozentual) möglich. Ein [ENTER] im letzten Erfassungsfeld öffnet die nächste Erfassungszeile. Bei Belegen mit vielen Positionen kann auch die 'Positionserfassung' (Fenster einblenden nicht vergessen) genutzt werden. Abbildung 94 Positionserfassung Im Rahmen der Positionserfassung zugeordnete 'Sachkonten' können für die Übernahme in die Kontierungszeile optional zusammengefasst werden. Eine Abstimmsumme wird stets mitgeführt, so dass eine Übersicht gewährleistet ist, ob alle Positionen bereits erfasst wurden. Auch in der Positionserfassung kann (z.b. nach Sachkonto) gruppiert werden. Der Zugriff auf die Stammdaten (Kontenplan, Kostenstellenplan) ist inkl. Suchfilter sehr einfach realisiert. Falls z.b. dem Erfasser die Kostenstelle 'Vertrieb' nicht bekannt ist, genügt die Eingabe 'Ver' und eine Vorschlagsliste wird vom Programm angeboten: Abbildung 95 Filterung 'Kostenstellen' Programmseitig wird geprüft, ob die Summen in der Kontierung mit den Angaben in der 'Beleginformation' übereinstimmen. Bei Übereinstimmung gilt die Kontierung als 'gültig'. Hinweis: Die Buchhaltungslogik (z.b. sinnvolle Zuordnung der Leistung zu einem Sachkonto wird nicht geprüft). docufied smartinvoice Anwenderhandbuch Version 1.00 Seite 54 von 63

13 Abbildung 96 Kontierung 'gültig' Mit 'Erledigt' wird die Aufgabe abgeschlossen der Beleg steht mit einem gültigen Buchungsdatensatz für den Datenexport bereit. Sollten Sie die Arbeit unterbrechen, denken Sie daran über 'Speichern' den Beleg zu verlassen, damit die begonnene Arbeit nicht verloren geht. Falls geänderte Daten vorliegen, werden Sie bei 'Schließen' entsprechend gewarnt Buchungsfreigabe (Datenexport) Abbildung 97 Buchungsexport Beispiel Über die Anwahl 'Auswertungen & Buchhaltung' 'Buchhaltung' 'Buchungsexport' wird das Fenster mit den verfügbaren, exportierbaren Belegen angezeigt. Hier markiert ist der Beleg aus unserem Fallbeispiel. Letztlich können auch hier noch einmal alle Informationen zum Beleg abgerufen werden, bevor der Button 'Exportieren' den 'Buchungsdatensatz' im hinterlegten Format (administrative Konfiguration) ausgibt. Abbildung 98 Buchungsausgabe Bildschirmprotokoll docufied smartinvoice Anwenderhandbuch Version 1.00 Seite 55 von 63

14 Die Verarbeitung im Hintergrund wird protokolliert und die Erfolgsmeldung wird am Bildschirm ausgegeben (Beispiel oben). Sollten hier Fehlerhinweise in der Verarbeitung auftreten, ist die Belegverarbeitung auch in der Buchhaltungssoftware zu überprüfen. Hinweis: Nach einem erfolgreichen Buchungsexport kann seit der Programmversion ein zusätzlicher vorkonfigurierter Workflow, z.b. zur Überwachung der Zahlungsfrist in der Buchhaltung, gestartet werden. Vor dem Starten des Workflows kann eine Rückfrage erfolgen, ob dieser Workflow in diesem Fall gestartet werden soll. docufied smartinvoice Anwenderhandbuch Version 1.00 Seite 56 von 63

15 12. Stichwortverzeichnis A Abgeben Aktualisieren Anfasser Anmerkungen Annotationen Autofilter-Zeile Auto-Updater-Mechanismus B Basisfunktionen Bearbeitung, beginnen Bearbeitungsfenster Belegimport, manuell Belegvorschau Bildschirmfunktionen Blender Buchungsdaten Buchungsexport C Cockpit Cut & Paste D Dokumentansicht Dokumentenansicht Doubletten-Kontrolle drag 'n drop Druckfunktion Druckvorschau... 16, 34 Druckvorschaufenster E Einstellungen... 11, 22, 23 ELO-Link Erledigt EVA-Prinzip... 6 Export... 17, 24 F Filter Filter bearbeiten Fiximport Formate für Export Frühwarngrenze G Glossar Gruppierungsmerkmale H Hervorhebungen I Import K Kacheln Kalender-Icon Kontierung Korrektur L Lieferscheinverknüpfung Listen M Menüband Menüband-Steuerung Miniaturansicht... 24, 36 Multifunktionsleiste... 18, 59 N Notifier-Funktion P Parken Positionierung Programm, starten R Randnotiz... 35, 38 Rechnungseingangsbuch Reports Rückfrage S Sammelfreigabe... 27, 39 Schnellstartleiste Selektionskriterien Short-Cuts Spaltenüberschrift Splitbuchungen Standardlayout Standardoptionen Stempel Stempelhistory T Taschenrechner Tastenkombinationen... 9 Teilbereichsanzeigen V Versionshistorie Versionsnummer Verweise... 9 Viewer-Leiste W Workflow starten, Fenster Workflowübersicht X XML-Datei Z Zahlungsinformationen docufied smartinvoice Anwenderhandbuch Version 1.00 Seite 63 von 63