Handwerksbüro PS Positionen & Software

Transkript

1 Wegweiser Benutzerhandbuch Handwerksbüro PS Positionen & Software WEKA MEDIA 1

2 Herzlich willkommen Herzlich willkommen Sehr geehrte Damen und Herren, hier ist es: Ihr neues Handwerksbüro PS! Die Bürokomplettlösung inklusive Leistungspositionen mit Lohn-, Materialund Maschinenkosten. Wir hoffen, Ihnen ab sofort Ihre tägliche Büroarbeit zu erleichtern. Schnell zurechtfinden: In diesem Schnelleinstieg finden Sie bebilderte Schritt-für-Schritt-Anleitungen für die wichtigsten Funktionen. Damit finden Sie sich schnell zurecht und profitieren schon bald von den neuen Vorteilen Ausführliche Programmhilfe/Benutzerhandbuch: Eine ausführliche Programmhilfe finden Sie in Ihrer Software im Menüpunkt <Hilfe> Kostenlose Online-Seminare: Melden Sie sich am besten gleich an: Unser Referent führt Sie durch die ersten Programmschritte und geht auch auf Ihre persönlichen Fragen ein: ( Live-Präsentation ) In diesem Sinne viel Erfolg Alexandra Kurz Produktmanager 2

3 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis Herzlich willkommen... 2 Inhaltsverzeichnis... 3 Erste Schritte 5 Verwendung des Benutzerhandbuchs... 5 Ausführliches Handbuch/Programmhilfe... 5 Systemanforderungen... 7 Hardware... 7 Installation... 8 Mehrplatzinstallation... 9 Vollversion aktivieren Aufruf des Programms Grundsätzliche Einstellungen und eigene Firmendaten Einrichten Ihrer Firmendaten und Mandanten anlegen Formulare einrichten Weitere Funktionen im Bereich Administration Updates online abrufen/softwarepflege Deinstallation Programmbedienung 21 Arbeiten mit HWB PS Stammdaten Dokumente Kunden Neues Angebot direkt aus der Kundenverwaltung erstellen Leistungen (SirAdos-, eigene Leistungsverzeichnisse und Mutter-LVs) Artikel Projektverwaltung Software-Oberfläche benutzen/einrichten Toolbar Tabellenansicht Daten bearbeiten

4 Inhaltsverzeichnis Arbeiten im Dokument Positionen hinzufügen Angebotssumme einfügen/abschluss setzen Langtext sichtbar machen und Positionen als Alternativposition setzen Teilpositionen Angebot in Rechnung umwandeln Textbausteine einfügen Dokument speichern, drucken und senden an Dokument umwandeln Schnittstellen GAEB Datanorm in Artikel Weitere Schnittstellen Sonstige Funktionen Kalender/Serientermine Synchronisation des Kalenders mit Outlook Mitarbeiter anlegen Aufmaßblätter OP-Center Textverarbeitung (Serienbriefe) Textdokument/Brief direkt zu einem Kunden erstellen Datenübernahme Anhang 54 Weitere Fragen? Service und Hilfe speziell für Ihren Bedarf Fragen zur Programmbedienung? Technische Probleme, z.b. bei der Installation, oder Fehlermeldungen? Individuelle Lösungen speziell für Sie Index Impressum

5 Verwendung des Benutzerhandbuchs Erste Schritte In diesem Kapitel erfahren Sie mehr über die Verwendung dieses Benutzerhandbuchs die Systemanforderungen der Software die Installation und den Aufbau des Programms Verwendung des Benutzerhandbuchs Dieses Benutzerhandbuch wird Sie bei der Einrichtung der neuen Software auf Ihrem Computer unterstützen. Sie erfahren, wie Sie das Programm installieren und wie es aufgebaut ist. Die wesentlichen Funktionen werden kurz vorgestellt, und es wird Schritt für Schritt erläutert, wie Sie in wenigen Minuten zum Ziel kommen. Hinweis Je nach verwendetem Betriebssystem kann die Optik einzelner Abbildungen in diesem Benutzerhandbuch abweichen, der Inhalt bleibt aber gleich. Einige Funktionen können an Ihrem System ebenfalls anders aussehen oder anders funktionieren. Ausführliches Handbuch/Programmhilfe Weitere Detailinformationen zu allen Funktionen finden Sie in der ausführlichen Programmhilfe. Öffnen Sie diese im Bereich Hilfe > Hilfe anzeigen. Diese ausführliche Hilfe als zusammenhängendes Handbuch im PDF-Format finden Sie auch auf der Startmaske Ihrer CD-ROM. 5

6 Ausführliches Handbuch/Programmhilfe Hinweis An jeder beliebigen Stelle der Software können Sie sich über die Taste F1 die Hilfe auch kontextbezogen anzeigen lassen, d.h. Sie erhalten die passende Beschreibung zu genau der Funktion, in der Sie sich gerade befinden. Über den Button Internet im Bereich Hilfe gelangen Sie zu einer Internetseite mit zahlreichen weiteren Anwendungstipps und Einsteiger-Videos. Hier können Sie sich auch direkt für das kostenlose Einsteiger-Webinar anmelden. Hinweis Schauen Sie sich vor Beginn am besten die Einsteiger-Videos an. Hier finden Sie Schrittfür-Schritt-Anleitungen für die wichtigsten Funktionen (z.b. Angebote erstellen, Abschlagsrechnung etc.) 6

7 Systemanforderungen Systemanforderungen Stellen Sie sicher, dass Ihr Computer die folgenden Mindestanforderungen erfüllt, bevor Sie das Programm installieren: Hardware Arbeitsplätze: Windows 7/8/10 mindestens 1 GB freier Arbeitsspeicher (empfohlen: 4 GB) mindestens 1 GB freier Festplattenspeicher Monitorauflösung mindestens zur Lizenzierung: Internetverbindung Server: Ab Windows Server

8 Installation Installation Bevor Sie mit der Installation beginnen, führen Sie bitte zunächst folgende Schritte aus: 1. Schließen Sie alle evtl. laufenden Programme. Legen Sie die DVD in Ihr Laufwerk. Bei standardmäßiger Konfiguration des Rechners wird die DVD nach wenigen Sekunden über den Autostart aktiviert. Sollte die DVD nicht automatisch starten, gehen Sie bitte wie folgt vor: Öffnen Sie Ihren Explorer. Wählen Sie das DVD-Laufwerk aus. Klicken Sie die Datei Setup.exe doppelt an. Die Installationsauswahl startet. Auf Ihrem Bildschirm erscheint dann ein Dialog, auf dem Sie das von Ihnen gewünschte Produkt wählen können. Besitzt Ihr PC kein CD-ROM-/DVD-Laufwerk, können wir Ihnen das Installationsarchiv auch per Download zur Verfügung stellen. Bitte wenden Sie sich dann an unseren Kundenservice. Nachdem Sie den Lizenzbedingungen zugestimmt haben, erscheint folgendes Fenster. Haben Sie noch keinen Aktivierungsschlüssel vorliegen, wählen Sie bitte Demoversion. Sie können damit alle Funktionen uneingeschränkt testen. Alle Daten, die Sie in der Demoversion anlegen, bleiben selbstverständlich auch nach der Aktivierung der Vollversion erhalten. 8

9 Installation Mehrplatzinstallation Wollen Sie eine Mehrplatzinstallation durchführen, beachten Sie bitte die extra dafür vorgesehene Hinweisbroschüre. Diese finden Sie unter 9

10 Installation Vollversion aktivieren Sie können Ihre Demoversion für 60 Tage uneingeschränkt nutzen. Wollen Sie aus Ihrer Demoversion heraus die Vollversion aktivieren, klicken Sie bitte im Willkommensdialog beim Öffnen Ihrer Software auf den Button Aktivieren und geben Sie im Anschluss Ihre Schlüssel ein. Liegt Ihnen noch kein Aktivierungsschlüssel vor, können Sie diesen jederzeit über den Button Jetzt kaufen auf der dann folgenden Internetseite anfordern. 10

11 Aufruf des Programms Aufruf des Programms Starten Sie das Programm im Startmenü unter Start > Programme > WEKA Software > Handwerksbüro PS. Außerdem können sie natürlich das Programm auch über das Desktop-Icon starten, das bei der Installation angelegt wird. Grundsätzliche Einstellungen und eigene Firmendaten Einrichten Ihrer Firmendaten und Mandanten anlegen Handwerksbüro PS ist grundsätzlich mehrmandantenfähig. Das heißt, bei Bedarf könnten Sie innerhalb der Software mehrere Unternehmen verwalten und z.b. getrennte Rechnungsnummernkreise vergeben. Beim ersten Programmstart erhalten Sie zunächst den Demomandanten Hansi Held angezeigt. Mit diesem Demomandanten können Sie sich die Software inklusive Musterangeboten anschauen oder ganz unverbindlich üben. Hier sind bereits Rechnungsnummern vergeben sowie Voreinstellungen getroffen, die eventuell nicht zu Ihnen passen. Bevor Sie mit der Software echte Angebote oder Rechnungen erstellen, müssen Sie deshalb unbedingt Ihren eigenen Mandanten mit Ihren Firmendaten und Ihrem Logo erstellen. Das geht ganz einfach über den bequemen Mandantenassistenten. Den automatischen Mandantenassistenten für das Eintragen der Firmendaten und des Logos können Sie ganz einfach unter Administration > Mandanten > Mandantenassistent aufrufen. 11

12 Grundsätzliche Einstellungen und eigene Firmendaten Im nachfolgenden Dialog wählen Sie bitte Erstellen eines leeren Mandanten. Ändern Sie keinesfalls einfach den Namen des Demomandanten, denn hier sind Voreinstellungen getroffen, die nicht geändert werden können! 12

13 Grundsätzliche Einstellungen und eigene Firmendaten Zunächst werden Sie zur Auswahl Ihres Kontenrahmens gefragt. Diese Auswahl ist nur notwendig, wenn Sie Ihr Rechnungsausgangsbuch über die DATEV- Schnittstelle an Ihren Steuerberater weitergeben wollen. Falls Sie Ihren Kontenrahmen nicht wissen, fragen Sie bitte Ihren Steuerberater. 13

14 Grundsätzliche Einstellungen und eigene Firmendaten In Betriebsdaten fügen Sie bitte Ihre Firmendaten hinzu und klicken auf Weiter. Anschließend setzen Sie einen Haken bei Soll ein Logo in das Formular eingebunden werden?. Und klicken bitte auf die Pünktchen und wählen Ihr Logo aus. 14

15 Grundsätzliche Einstellungen und eigene Firmendaten Wollen Sie nachträglich Ihre Firmendaten ändern, können Sie dies unter Administration > Einstellungen > Betriebsdaten vornehmen. Hinweis Zur Einrichtung Ihres Firmenbriefpapiers ist es zusätzlich notwendig, Ihre Bankverbindung, die im Briefpapier gewünschte Telefonnummer und die -Adresse in die Briefvorlage einzutragen. Dies können Sie im Formulareditor einrichten. Hier können Sie auch nachträglich Ihr Logo einpflegen bzw. Ihr Logo ändern (verschieben, Größe ändern). Siehe dazu Kapitel Formulare/Briefvorlagen einrichten. Wollen Sie zwischen dem Demomandanten und Ihrem eigenen Mandanten wechseln, können Sie dies über Datei > Benutzer/Mandant wechseln. 15

16 Grundsätzliche Einstellungen und eigene Firmendaten Formulare einrichten Unter Administration > Formulare können Sie Ihre Formulare anpassen, z.b. die Bankverbindung einfügen. Die Bearbeitung erfolgt im eigenen Formulareditor. Er öffnet sich separat, das erkennen Sie in der Taskleiste am zusätzlichen Symbol Formular. Klicken Sie hier auf das farbig hinterlegte Feld mit dem Formularsymbol und anschließend auf Öffnen. Wählen Sie dann die Datei Standard.hwf. Diese Vorlage wird Ihren Angeboten und Rechnungen zugrunde gelegt. 16

17 Grundsätzliche Einstellungen und eigene Firmendaten Um die Bankverbindung und die Telefonnummer einzutragen, machen Sie bitte im entsprechenden Feld einen Doppelklick. Im geöffneten Textfeld können Sie beliebige Änderungen vornehmen. 17

18 Grundsätzliche Einstellungen und eigene Firmendaten Hinweis Eine genaue Anleitung zu Anpassungen in den Formularen, z.b. zu Platzhaltern, finden Sie in der Programm-Hilfe. Weitere Funktionen im Bereich Administration In den Einstellungen können Sie allgemeine Einstellungen wie Zahlungskonditionen vornehmen (unter Vorschlagswerte ) oder Nummernkreise für z.b. die Rechnungsnummernvergabe einstellen. Über Benutzer haben Sie die Möglichkeit, verschiedene Benutzer anzulegen und ihnen Rechte oder eigene Profile für die Dokumenterstellung zuzuteilen (v.a. für Mehrplatzinstallationen). 18

19 Updates online abrufen/softwarepflege Im Bereich Support können Sie u.a. Ihre Online-Aktualisierungen abrufen. Diese stehen Ihnen im Rahmen Ihres Servicevertrags mehrmals jährlich kostenlos zur Verfügung (Service-Releases, Funktions-Updates, Aktualisierung der SirAdos- Daten). Prüfen Sie bitte regelmäßig, ob neue Updates verfügbar sind. Updates online abrufen/softwarepflege Statt fester Update-Lieferungen auf CD-ROM erhalten Sie neue Funktionen, aktualisierte SirAdos-Daten oder Service-Patches immer sofort online und zeitnah. Im Rahmen eines gültigen Servicevertrages sind alle Lieferungen (ca. zwei- bis fünfmal jährlich) für Sie kostenlos. Klicken Sie dazu in regelmäßigen Abständen auf Administration> Support > auf Updates prüfen. Hierzu ist eine Internetverbindung notwendig. Hinweis Bitte prüfen Sie direkt nach der Installation bzw. nach der Aktivierung zur Vollversion auf Updates, also bevor Sie echte Daten anlegen oder eine Datensicherung Ihrer X- Version importieren! Hinweis Bitte beachten Sie: Diese Funktion steht Ihnen erst nach Aktivierung zur Vollversion zur Verfügung! 19

20 Deinstallation Deinstallation Die Deinstallation des Programms erfolgt entsprechend den Standards unter Microsoft-Windows-Betriebssystemen. Öffnen Sie dazu die Systemsteuerung (über das Startmenü Start > Systemsteuerung ) und wählen Sie dort den Bereich Programme > Programme und Funktionen aus. Anschließend öffnet sich eine Liste, in der alle bereits installierten Softwareprodukte Ihres Computers enthalten sind. Wählen Sie einfach Ihr Produkt aus und klicken Sie auf den in der oberen Leiste erscheinenden Button Deinstallieren. Alles Weitere erledigt das Programm dann für Sie. 20

21 Arbeiten mit HWB PS Programmbedienung Arbeiten mit HWB PS Die wichtigsten Bereiche zur täglichen Nutzung Ihres Handwerksbüro PS (Angebote und Rechnungen schreiben, Rechnungsübersicht) finden Sie in den Bereichen Stammdaten und Dokumente : Stammdaten Hier pflegen Sie Ihre Adressen (von Kunden, Mitarbeitern und Lieferanten), Ihre Leistungsposition (SirAdos- und Mutter-LVs), Textbausteine und sonstige Stammdaten (Artikelkataloge, Lohngruppen und Kostenarten). Dokumente Hier können Sie neue Angebote, Rechnungen, Lieferscheine etc. erstellen oder bereits erstellte Dokumente öffnen. Nach Auswahl des gewünschten Dokumenttyps kommen Sie dann zur Auswahl des gewünschten Kunden. 21

22 Kunden Hinweis Sie können im neuen Handwerksbüro PS alle Ihre Dokumente ganz einfach über Ihre Kunden anlegen und aufrufen. Kunden Unter Stammdaten > Adressen > Kunden finden Sie das Kundencenter. Hier verwalten Sie Ihre Kundenadressen, und es dient Ihnen zudem immer als zentrale Übersicht. Über die Historie sehen Sie alle Dokumente, die zu einem Kunden angelegt worden sind. Über Doppelklick lassen sich die Dokumente öffnen und bearbeiten. Sie können auch direkt zum Kunden neue Dokumente (Angebote, Rechnungen) anlegen. 22

23 Leistungen (SirAdos-, eigene Leistungsverzeichnisse und Mutter-LVs) Neues Angebot direkt aus der Kundenverwaltung erstellen Wählen Sie dafür bitte den richtigen Kunden aus und klicken direkt aus dem Kunden auf Weiteres > Neues Dokument > Angebot. Leistungen (SirAdos-, eigene Leistungsverzeichnisse und Mutter-LVs) Dafür klicken Sie bitte auf Stammdaten > Leistungen. Sie können dort Ihre eigenen Leistungsverzeichnisse pflegen und Änderungen vornehmen sowie Ihre aus einer Vorversion importierten Mutter-LVs weiterverwenden. 23

24 Leistungen (SirAdos-, eigene Leistungsverzeichnisse und Mutter-LVs) SirAdos-Positionen sind nicht änderbar, da es sich hierbei um VOB/C-konforme Leistungsbeschreibungen und bundesweit ermittelte Vergleichspreise handelt. Wollen Sie diese anpassen, klicken Sie dazu auf Bearbeiten. Eine geänderte Kopie wird dann im Bereich Leistungsverzeichnis abgelegt. Sie können die gewünschten SirAdos-Positionen auch per Drag & Drop in einen Ordner im Bereich Leistungsverzeichnis kopieren und dann dort nachträglich bearbeiten. Dafür legen Sie bitte unter Leistungsverzeichnis per rechte Maustaste eine neue Gruppe für die Bezeichnung des Gewerks an und benennen sie beliebig. 24

25 Leistungen (SirAdos-, eigene Leistungsverzeichnisse und Mutter-LVs) Darunter legen Sie bitte erneut eine Gruppe als Titelebene an. Jetzt können Sie die Positionen per Drag & Drop aus dem Bereich SirAdos in die Titelebene ziehen und dort beliebig nachbearbeiten. Damit Sie Bilder im Leistungsverzeichnis hinzufügen können, müssen Sie auf Stammdaten > Leistungen klicken und können dort in den Langtext per Copy & Paste Ihre Bilder einfügen. 25

26 Artikel Artikel Jetzt können Sie auch ganz einfach Artikel anlegen und pflegen unter Stammdaten > Artikel. In diese Artikelverwaltung können Sie selbstverständlich auch Artikelkataloge Ihrer Großhändler einlesen. Öffnen Sie dazu unter Tools > Datenimport die von Ihnen gewünschte Schnittstelle (z.b. Datanorm). 26

27 Projektverwaltung Projektverwaltung Über die Projektverwaltung unter Aufträge können Sie Ihre Projekte verwalten, im Gegensatz zum alten Handwerksbüro X23 benötigen Sie im neuen Handwerksbüro PS nicht zwingend Projekte. Jedoch können Sie zu einer besseren Übersicht Projekte anlegen. Diese können auch nachträglich angelegt und Dokumente können zugeordnet werden. Software-Oberfläche benutzen/einrichten Toolbar Um einen schnelleren Zugriff zu den verschiedenen Bereichen zu gewährleisten, haben Sie die Möglichkeit, Ihre Toolbar zu erweitern, indem Sie auf den nach unten gerichteten Pfeil und daraufhin auf Schaltfläche hinzufügen oder entfernen klicken. 27

28 Software-Oberfläche benutzen/einrichten Tabellenansicht Überall wo Sie die Tabellenstruktur haben, können Sie die Spalten frei sortieren und Bereiche per Drag & Drop verschieben. 28

29 Software-Oberfläche benutzen/einrichten Sie können ganz einfach Ihre Spalten sortieren, indem Sie einen Rechtsklick mit der Maus auf die gewünschte Spalte, z.b. Anrede, machen. Anschließend auf Spalteneinstellungen klicken und dort die verfügbaren Spalten ein- oder ausblenden. Oder die Reihenfolge mit Spalte hoch und Spalte runter ändern. 29

30 Arbeiten im Dokument Daten bearbeiten In allen Bereichen, in denen Sie Datensätze anlegen (Adressen, Leistungen, Textbausteine etc.), können Sie diese über die immer gleich aussehende Menüleiste Neu anlegen oder bestehende Datensätze Bearbeiten. Speichern Sie anschließend alle Änderungen mit dem grünen Haken ( Speichern ). Arbeiten im Dokument Positionen hinzufügen Im geöffneten Dokument können anschließend über die Symbole in der Menüleiste oder über die rechte Maustaste Leistungspositionen oder Artikel hinzugefügt werden. Alle übernommenen Stammdaten können Sie im Dokument nochmals bearbeiten, Mengen hinzufügen und immer wieder ändern. 30

31 Arbeiten im Dokument Im anschließenden Auswahldialog können Sie SirAdos- oder Mutter-LV-Positionen per Doppelklick auswählen und übernehmen. Sie können bereits hier die Menge eintragen oder immer die vorbelegte Menge 1 übernehmen und dann die Mengen im Dokument ändern. 31

32 Arbeiten im Dokument Auch Positionen aus den Mutter-LVs werden immer mit der Menge 1 übernommen, dies können Sie im Dokument oder bei der Leistungsübernahme einfach wieder abändern 32

33 Arbeiten im Dokument Angebotssumme einfügen/abschluss setzen Damit die Gesamtsumme in einem Dokument angezeigt wird, wählen Sie die Funktion Abschluss setzen. Dies können Sie entweder über das Summen-Symbol in der Menüleiste oder über die rechte Maustaste. Hinweis Jetzt ist auch eine Zwischensumme (Blocksumme) möglich! Eine Detailkalkulation aus dem Dokument können Sie durch Einfachklick auf den Gesamtpreis erzeugen. Dort haben Sie die Möglichkeit, die Lohn-, Artikel- und Gerätekosten zu verändern. 33

34 Arbeiten im Dokument Durch Doppelklick auf die Positionen kommen Sie in die Stammdaten. Hinweis SirAdos-Stammdaten sind nicht änderbar 34

35 Arbeiten im Dokument Langtext sichtbar machen und Positionen als Alternativposition setzen So einfach geht s: Den Langtext machen Sie im Dokument sichtbar, indem Sie die rechte Maustaste anklicken und Eigenschaften > Kurz- und Langtext auswählen. Mit Alternativpositionen funktioniert das auf dieselbe Art und Weise. 35

36 Arbeiten im Dokument Teilpositionen Sie haben die Möglichkeit, in einem Dokument Positionen als Teilpositionen anzulegen. Dafür klicken Sie auf eine bestehende Position und wählen anschließend per rechte Maustaste An Leistung anhängen aus. Falls Sie die Stücklisten ausblenden möchten, können Sie dies ebenfalls über die rechte Maustaste und den Befehl Eigenschaften vornehmen. 36

37 Arbeiten im Dokument Angebot in Rechnung umwandeln Angebote schnell und einfach mit nur einem Klick in eine Rechnung umwandeln! Dazu klicken Sie aus dem Angebot auf den Button Umwandeln und wählen Rechnung aus. Hinweis Dank dieser Funktion können Sie nun Musterangebote speichern, um sie dann mit einem Klick in echte Angebote umzuwandeln. So sparen Sie sich den Weg über die Mutter-LVs. Legen Sie dazu einfach einen Kunden an, der ausschließlich für Mustervorlagen bestimmt ist. Speichern Sie zu diesem Ihre bereits fix und fertig kalkulierten Musterangebote. So können Sie diese mit einem Klick für echte Kunden umwandeln! Selbstverständlich können Sie auch Abschlagsrechnungen, Teilrechnungen und Schlussrechnungen ganz einfach erstellen. Eine genaue Anleitung dazu finden Sie in der Programm-Hilfe. 37

38 Arbeiten im Dokument Textbausteine einfügen Unter Stammdaten > Textbausteine finden Sie bereits vordefinierte Einführungsfloskeln und Schlusstexte, die Sie ganz einfach in Ihre Dokumente einfügen können. Diese Texte können Sie über Bearbeiten auch jederzeit abändern. Musterbausteine für Rechnungseigenschaften wie Absetzbare Handwerksrechnung nach 35a EStG (Steuerbonus) und Aufbewahrungspflicht oder Nettorechnung nach 13b UStG an den Auftraggeber, der selbst Bauleistungen ausführt, sind bereits enthalten. Über Neu können Sie auch ganz einfach eigene Textbausteine anlegen. 38

39 Arbeiten im Dokument Hinweis In Textbausteine für den Schlusstext können Sie Ihre Unterschrift als Grafik einbinden. Diese vordefinierten oder selbst definierten Textbausteine können Sie zu einer Rechnung per rechte Maustaste über Textbaustein einfügen hinzufügen. So fügen Sie an Ihre Rechnungen auch die Rechnungseigenschaften wie Absetzbare Handwerksrechnung nach 35a EStG (Steuerbonus) oder Nettorechnung nach 13b UStG an. 39

40 Arbeiten im Dokument Dokument speichern, drucken und senden an Jedes Dokument (Angebot, Rechnung, GAEB-Datei) kann unter Dokument gelb hinterlegt, gespeichert, gedruckt oder direkt an Outlook gesendet werden. Dokument umwandeln Zusätzlich können Sie ein Angebot oder eine Rechnung an Kunde A in ein Angebot oder eine Rechnung an Kunde B umwandeln. Somit müssen Sie nicht wie früher Mutter-LVs anlegen, sparen sich dadurch viel Zeit und zusätzliche Arbeit und können direkt ein Angebot als Muster-Angebot verwenden. Dafür im Angebot/in der Rechnung auf Dokument > Umwandeln und auf Angebot / Rechnung klicken. 40

41 Schnittstellen Anschließend den Kunden auswählen. Somit ist dieses Angebot zusätzlich einem anderen Kunden zugewiesen. Schnittstellen GAEB GAEB können Sie entweder über Tools > Datenimport > Stammdaten > GAEB in Leistungsstamm einspielen, um sie immer wieder zu verwenden, oder direkt in ein Angebot oder eine Rechnung einlesen. 41

42 Schnittstellen Datanorm in Artikel Unter Tools > Datenimport > Datanorm haben Sie die Möglichkeit, Ihre Datanorm-Artikel direkt in das Programm einzuspielen. Anschließend auf Hinzufügen klicken, Ihren Datanorm-Katalog auswählen und hochladen, in der Navigation auf Weiter klicken und alle Schritte ausführen. Ihre Datanorm-Artikel finden Sie unter Stammdaten > Artikel, diese können Sie dann in jedem Dokument per rechte Maustaste einfügen. 42

43 Schnittstellen Weitere Schnittstellen Diese Schnittstellen stehen Ihnen zusätzlich zur Verfügung. Weitere Informationen finden Sie in der Programmhilfe. Eldanorm ZVEH SHK-Connect UGL-/UGS-Datenimport und -export Online-Shop-Anbindung (IDS/OCI) Universalschnittstelle Outlook-Abgleich Dokumentimport/-export ÖNorm DATEV 43

44 Sonstige Funktionen Sonstige Funktionen Kalender/Serientermine Der Kalender wird über den Menüpunkt Extras > Kalender aufgerufen. Einen neuen Termin können Sie per Doppelklick in der Übersicht oder per rechte Maustaste anlegen, anschließend unten rechts im neuen Fenster auf Serientyp klicken und eine Terminserie anlegen. 44

45 Sonstige Funktionen Synchronisation des Kalenders mit Outlook Sie starten die Synchronisation, indem Sie unter Tools auf Synchronisation mit Outlook und anschließend auf den Start -Button klicken. 45

46 Sonstige Funktionen Mitarbeiter anlegen Nachdem Sie in der Schaltfläche Ihre Mitarbeiter aktiviert haben, können Sie in der Toolbar auf Mitarbeiter klicken und unter Neu Ihre Mitarbeiter einpflegen. Anschließend können Sie in der Benutzerverwaltung unter Administration an ihre Mitarbeiter, die Sie unter Hinzufügen auswählen, Rechte vergeben. Dies ist zwingend notwendig, damit Ihre Mitarbeiter Termine/Urlaub im Kalender eintragen können. 46

47 Sonstige Funktionen 47

48 Sonstige Funktionen Aufmaßblätter Das Aufmaßcenter finden Sie unter Module > Aufmaßcenter. Eine genaue Anleitung für das Erstellen von Aufmaßen finden Sie in der Programmhilfe. Hinweis Sie haben auch die Möglichkeit, als ersten Schritt ein Aufmaßblatt zu erstellen und in ein Angebot oder in eine Rechnung umzuwandeln. Dafür klicken Sie bitte in Ihrem Aufmaß auf Neu > Weiteres und wählen bei Aufmaß in Dokument übergeben entweder Angebot oder Rechnung aus. OP-Center Das OP-Center finden Sie unter Module > OP-Center. Im OP-Center unter OP-Verwaltung können Sie die Offenen Posten, Zahlungen und Mahnungen eingeben und verwalten. 48

49 Sonstige Funktionen Hinweis Hier geben Sie auch Ihre Zahlungen unter Kundenzahlungen ein. Direkt unter dem Menüeintrag OP-Center können Sie Ihr Rechnungsausgangsund Rechnungseingangsbuch einsehen und drucken. Wählen Sie dazu einen Datumsbereich ( Rechnungen vom ) und klicken Sie dann auf Weiteres > Druckvorschau. 49

50 Textverarbeitung (Serienbriefe) Textverarbeitung (Serienbriefe) Mit Handwerksbüro PS haben Sie auch die Möglichkeit, freie Briefe an Ihre Kunden zu erstellen oder Serienbriefe an alle Ihre Kunden zu versenden. Textdokument/Brief direkt zu einem Kunden erstellen Wählen Sie im Kundencenter Ihren gewünschten Kunden. Unter Weiteres finden Sie die Funktion Neues Textdokument und wählen anschließend die gewünschte Vorlage aus (Kurzbrief, Mahnung etc.). Die Bearbeitung erfolgt dann in der separaten Textverarbeitung. Diese öffnet sich separat, das erkennen Sie in der Taskleiste am zusätzlichen Symbol. 50

51 Datenübernahme Datenübernahme Erstellen Sie zunächst eine Datensicherung aus der alten Software, eine genaue Anleitung finden Sie auch unter So importieren Sie die Datensicherung in das neue Handwerksbüro PS: Klicken Sie in Ihrem neuen Programm auf Tools/Datenimport/Übernahme WEKA- Daten. Anschließend klicken Sie bitte bei Dateiname die Pünktchen an und wählen die Datensicherung aus, die Sie in der HWB-X-Version erstellt haben. Nachdem Sie auf Öffnen und Ausführen geklickt haben, ist Ihre Datensicherung im neuen Programm eingespielt. 51

52 Datenübernahme Haben Sie eine ältere Version als X20, dann schalten Sie bitte mit dem Pfeil bei Datensicherungen auf die richtige Version um. Ihre eingelesenen Mutter-LVs finden Sie im Programm unter Stammdaten > Leistungen. Alle Ihre importierten Adressen finden Sie unter Kunden. Sie können die Adressen ganz einfach in ein anderes Stammdaten-Verzeichnis (z.b. Lieferant, Mitarbeiter) mit dem Adressassistenten kopieren. Wie sie neue Mitarbeiter anlegen, finden Sie im Kapitel Mitarbeiter anlegen. 52

53 Datenübernahme Die Datenübernahme aus der rewi-software ist kostenpflichtig möglich unser Kundenservice berät Sie gern! 53

54 Datenübernahme Anhang In diesem Kapitel finden Sie Service und Hilfe speziell für Ihren Bedarf einen ausführlichen Stichwortindex 54

55 Weitere Fragen? Service und Hilfe speziell für Ihren Bedarf Weitere Fragen? Service und Hilfe speziell für Ihren Bedarf Fragen zur Programmbedienung? Kostenlose Online-Seminare: In den regelmäßig stattfindenden Einsteiger- Webinaren führt unser Trainer Sie durch die ersten Schritte und geht auf Ihre persönlichen Fragen ein. Melden Sie sich am besten gleich an unter ( Live- Präsentation ) Kostenlose FAQ-Datenbank: Zahlreiche Anwendungs-Tipps und bebilderte Anleitungen finden Sie auf unserer Online-Plattform Hier finden Sie auch spezielle Tipps und Anleitungen zum Umstieg von den WEKA-Handwerksbüro-X-Versionen. Eine ausführliche Programmhilfe (Software-Handbuch) zum Nachlesen finden Sie in Ihrer Software im Menüpunkt Hilfe anzeigen. Gern unterbreiten wir Ihnen unsere Angebote zu einer Individuellen Betreuung, in der wir uns nur für Sie Zeit nehmen. Weitere Informationen siehe bei individuelle Lösungen. Technische Probleme, z.b. bei der Installation, oder Fehlermeldungen? Für alle technischen Probleme bieten wir Ihnen im Rahmen Ihres Servicevertrags schriftliche Support-Unterstützung. Senden Sie uns einfach eine wir reagieren innerhalb von 2 3 Stunden! Sie erhalten die Kontaktdaten zum technischen Support mit der Aktivierung zur Vollversion. Benötigen Sie bereits in der Ansichtsfrist technischen Support, wenden Sie sich bitte an unseren Kundenservice. Bitte beachten Sie: um Ihnen bei Problemen immer eine gute Erreichbarkeit und eine schnelle Hilfe zu garantieren, ist es uns hier nicht möglich, Ihnen grundsätzliche Fragen zur Programmbedienung zu beantworten. Dies bieten wir Ihnen aber natürlich jederzeit als separate Serviceleistung an (siehe individuelle Lösungen). 55

56 Weitere Fragen? Service und Hilfe speziell für Ihren Bedarf Zum Einstieg in Handwerksbüro PS schenken wir Ihnen sogar 30 Minuten Premium-Support (individuellen telefonischen Support). Dieser Service steht Ihnen nach Aktivierung der Vollversion zur Verfügung. Individuelle Lösungen speziell für Sie Gern unterbreiten wir Ihnen unsere Angebote zu einer Individuellen Betreuung, in der wir uns nur für Sie Zeit nehmen. Individuelle Online-Schulung Unser Dozent gibt Ihnen zu Ihrem Wunschtermin eine individuelle Programmeinführung ganz nach Ihren Wünschen und geht speziell auf Ihre Fragen ein. Inhouse-Schulung bei Ihnen vor Ort Wir kommen zu Ihnen und schulen Sie und Ihre Mitarbeiter! Unser Dozent geht individuell mit Ihnen Schritt für Schritt durch Ihr Programm. Selbstverständlich gehen wir auch auf Ihre speziellen Fragen ein. Bei Bedarf direkt mit Installation bei Ihnen vor Ort. Premium-Support Wünschen Sie sich individuellen telefonischen Support, bieten wir Ihnen auch weitergehende Premium-Leistungen an. Sie haben die Wahl: Erwerben Sie einzelne Supportzeiten, nur so viele, wie sie auch tatsächlich benötigen, oder profitieren Sie von einem Jahres-Supportvertrag. Wir garantieren immer eine gute telefonische Erreichbarkeit und eine Reaktionszeit von 2 3 Stunden! Weitere Informationen sowie Anmelde bzw. Bestellformulare dazu finden Sie unter 56

57 Index Index A Abschluss setzen Absetzbare Handwerksrechnung nach 35a EStG Administration Aktivierungsschlüssel Alternativpositionen setzen Angebot direkt aus Kundenverwaltung Angebot in Rechnung umwandeln Angebotssumme einfügen Artikel Aufmaßblätter Aufruf des Programms B Brief zu Kunden erstellen D Datanorm Daten bearbeiten Datenübernahme aus alter Software Deinstallation Demoversion... 8 Dokument drucken Dokument senden Dokument speichern Dokument umwandeln Dokumente F Firmendaten anlegen Formulare einrichten Formulareditor

58 Index G GAEB Grundeinstellungen I Impressum Installation... 8 K Kalender Kalender mit Outlook synchronisieren Kundencenter L Langtext sichtbar machen Leistungen Logo einbinden M Mandanten anlegen Mandantenassistent Mehrplatzinstallation... 9 Mitarbeiter anlegen Mutter LV N Nettorechnung nach 13b UStG Nummernkreise O OP-Center

59 Index P Positionen hinzufügen Programmbedienung Projektverwaltung R Rechnungsausgangsbuch S Schnittstellen Serientermine Service und Hilfe SirAdos-Positionen Stammdaten Systemanforderungen... 7 T Tabellenansicht Teilpositionen Textbausteine einfügen Textkonventionen... 5 Textverarbeitung Toolbar V Vollversion aktivieren Z Zahlung Zahlungskonditionen

60 Impressum Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über abrufbar. Grundwerk by WEKA MEDIA GmbH & Co. KG Alle Rechte vorbehalten. Nachdruck und Vervielfältigung auch auszugsweise nicht gestattet. Wichtiger Hinweis Die WEKA MEDIA GmbH & Co. KG ist bemüht, ihre Produkte jeweils nach neuesten Erkenntnissen zu erstellen. Deren Richtigkeit sowie inhaltliche und technische Fehlerfreiheit werden ausdrücklich nicht zugesichert. Die WEKA MEDIA GmbH & Co. KG gibt auch keine Zusicherung für die Anwendbarkeit bzw. Verwendbarkeit ihrer Produkte zu einem bestimmten Zweck. Die Auswahl der Ware, deren Einsatz und Nutzung fällt ausschließlich in den Verantwortungsbereich des Kunden. WEKA MEDIA GmbH & Co. KG Sitz in Kissing Registergericht Augsburg HRA Persönliche haftende Gesellschafterin: WEKA MEDIA Beteiligungs-GmbH Sitz in Kissing Registergericht Augsburg HRB Geschäftsführer: Stephan Behrens, Michael Bruns, Werner Pehland WEKA MEDIA GmbH & Co. KG Römerstr. 4, D Kissing Fon Fax Umschlag geschützt als Geschmacksmuster der WEKA MEDIA GmbH & Co. KG Satz: WEKA MEDIA Druck: arvato Entertainment Europe GmbH, Carl-Bertelsmann-Str. 161 F, D Gütersloh Printed in Germany 2015 ISBN