Die Groupware für Teamarbeit im Internet

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1 Die Groupware für Teamarbeit im Internet Benutzerhandbuch Version 3.7 Februar teamspace ist ein Produkt der 5 POINT AG, Darmstadt Seite 1

2 Inhalt Inhalt... 2 Einführung... 3 Teamgründung... 6 Teamlizenzierung... 8 Verwaltung Mitglieder verwalten Berechtigungen in teamspace Verbindung mehrerer Teams Outlook-Synchronisation Module verknüpfen Import und Export Kalender Adressen Dateiablage Aufgaben/Projekte Zeiterfassung Diskussionsforum Chat Pinnwand Nachrichten Ideen/Umfragen Kontakt Abbildungsverzeichnis Tabellenverzeichnis Seite 2

3 Einführung Zu teamspace teamspace ist ein web-basiertes Tool zur Unterstützung von Teamarbeit. Man kann, unabhängig von Ort und Zeit, gemeinsam an Aufgaben und Projekten arbeiten. Die Koordination übernimmt teamspace. Jedem Team steht hierfür ein eigener abgeschlossener Bereich zur Verfügung, der mit verschiedenen Funktionen ausgestattet werden kann. Da teamspace eine Internet-basierte Anwendung ist, ist eine lokale Installation auf Ihrem Desk- oder Laptop für die Nutzung nicht notwendig (Ausnahme bei Outlook-Synchronisation). Nutzungsarten Online-Teams Sie haben ein Team auf unserer Plattform im Internet unter angelegt. Diese Teams werden einzeln gegründet und separat lizenziert. Verantwortlich für beides ist der jeweilige Teamleiter. Bitte lesen Sie alles Wichtige zum Thema Teamgründung und Lizenzierung in den Kapiteln 3 und 4 dieses Handbuchs nach. Enterprise Server-Teams Sie haben ein Team im Rahmen einer Enterprise Server-Lizenz eines Unternehmens gegründet. In diesem Fall ist es nicht notwendig, eine Gründung und Lizenzierung gemäß der Kapitel 3 und 4 dieses Handbuchs für Ihr Team durchzuführen. Bei Enterprise Servern variieren die Bedingungen zur Teamgründung entsprechend der individuellen Wünschen der einzelnen Firmen. Informieren Sie sich über Details bitte beim Administrator des Enterprise Server- Kunden oder bei unserem Support (support@teamspace.de; ). Multi-Element-Verarbeitung Mit Hilfe der Multi-Element-Verarbeitung ist es möglich mehrere Objekte für eine Aktion auszuwählen. Klicken Sie hierzu das entsprechende Feld rechts neben dem Objekt an, und ordnen Sie über das Dropdown-Menü eine Aktion zu. Abbildung 1: Allgemein - Multi-Element-Verarbeitung Seite 3

4 Symbole in teamspace Bei der Arbeit mit teamspace werden Sie in jedem Modul die gleichen Symbole für bestimmte Tätigkeiten wieder finden. In der nachfolgenden Tabelle sind die Wichtigsten aufgelistet. Gelb eingefärbte Symbole werden nur Teamleitern angezeigt und können auch nur von ihnen genutzt werden. Logout Chat Tagesübersicht Online-Hilfe Suchen Löschen Bearbeiten Ansehen Information Neu Online-Symbol Besitz übernehmen Datei sperren Sperre aufheben Gesperrte Datei Mit Logout verlassen Sie Ihr Team. Bitte verlassen Sie das Team nicht, indem Sie einfach das Browser-Fenster schließen, da sie somit für andere Teammitglieder weiter als eingeloggt geführt werden. Mit dem Chat -Button öffnen Sie den teamspace-chat Die Tagesübersicht zeigt Ihnen alle für Sie relevanten Vorgänge und Termine im Team in einem separaten Browser-Fenster an. Die Hilfe öffnet sich in einem separaten Browser-Fenster. Sie können Ihr gesamtes Team nach Stichwörtern durchsuchen. Hiermit können Sie ein Objekt löschen. Hiermit können Sie ein Objekt bearbeiten. Wechseln zur Einzelansicht eines Objekt. Wenn Sie mit dem Mauszeiger auf dieses Symbol gehen, werden Ihnen weitere Informationen angezeigt. Neuer Eintrag oder Änderung an einem bestehenden Eintrag. Erscheint neben dem Namen eines Teammitglieds und ermöglicht das verschicken einer Erinnerung. Zeigt Ihnen, ob ein Mitglied online ist. Der Teamleiter kann den Besitz eines Objektes übernehmen. Das Symbol zeigt eine nicht gesperrte Datei. Durch Anklicken kann sie vom Besitzer für den Zugriff aller Teammitglieder, außer ihm selbst, gesperrt werden. Das Symbol zeigt eine gesperrte Datei. Durch Anklicken kann sie vom Besitzer alle Teammitglieder freigegeben werden. Anzeige einer gesperrte Datei (hier eine Word Datei). Übersicht Zeigt Ihnen eine Strukturübersicht.des jeweiligen Moduls Tabelle 1: Allgemein - Symbole in teamspace Seite 4

5 Berichte Bei mehreren Modulen haben Sie über den Menüpunkt Bericht/Kurzbericht die Möglichkeit, sich eine Gesamtübersicht des jeweiligen Moduls zusammenstellen zu lassen. Diese Tabelle können Sie ausdrucken oder in andere Tabellenprogramme (z.b. Microsoft Excel) importieren. Login Zugangsdaten Für jedes Mitglied gibt es einen persönlichen Login, bestehend aus der Team-ID, dem Anmeldenamen und dem Passwort. Um sich in ein Team einzuloggen, können Sie entweder den direkten Login-Link benutzen, der in der mit den Zugangsdaten enthalten ist (sofern die Sicherheitseinstellung Ihres Teams den Direkt-Login erlaubt) oder Sie loggen sich über unsere Login-Seite im Internet ein. SSL-Verschlüsselung Auf Wunsch können Sie teamspace mit SSL-Verschlüsselung nutzen. Teamleiter können diese Option zur Pflichteinstellung für das gesamte Team machen (siehe auch Kap. 5.3/Sicherheitseinstellungen). In SSL-verschlüsselte Teams müssen Sie sich über die entsprechende SSL-Loginseite einloggen. Zugangsdaten vergessen Wenn Sie die Zugangsdaten für eines Ihrer Teams nicht mehr wissen, können Sie sie über unsere Internetseiten im Login-Bereich unter dem Link Zugangsdaten vergessen? anfordern. Sie müssen dort Ihre -Adresse, unter der Sie in diesem Team angemeldet sind, eingeben. Es wird Ihnen dann innerhalb weniger Sekunden eine automatisch generierte mit den Zugangsdaten zu allen Teams, in denen diese -Adresse registriert ist, zugeschickt. WICHTIG: Ihre Teamkollegen und unsere Mitarbeiter haben keine Möglichkeit Ihr Passwort einzusehen. Es ist daher nicht möglich, über unseren Support an Ihre Zugangsdaten zu gelangen. Seite 5

6 Teamgründung Sie können selbst jederzeit online ein Team gründen und es auch selbst lizenzieren (siehe dazu auch Kap. 4). Gehen Sie zur Gründung eines Teams unter auf den Link Neues Team anlegen im Menü auf der linken Seite. Wählen Sie bitte aus, ob Sie ein Lizenzoder ein Testteam gründen wollen. Die Konditionen für die beiden Varianten werden Ihnen über dem entsprechenden Button zur Gründung angezeigt. Abbildung 2: Neues Team anlegen Bitte füllen Sie das folgende Formular zur Teamgründung aus. Ihre Zugangsdaten zu Ihrem neuen Team werden Ihnen dann innerhalb weniger Sekunden an die angegebene - Adresse geschickt. WICHTIG: Überprüfen Sie bitte, ob Ihre -Adresse richtig angegeben ist, da Sie sonst Ihre Zugangsdaten nicht bekommen und wir auch keine Möglichkeit haben, Sie zu informieren. Seite 6

7 Mit Ihren Zugangsdaten können Sie sich in Ihr neues Team einloggen. Bei der Gründung eines Lizenzteams müssen Sie nach dem Login vorab noch in Ihrem Team die Lizenzangaben ausfüllen. Folgen Sie dabei einfach den Anweisungen auf den einzelnen Seiten (siehe auch Kap. 4). Bei Testteams kommen Sie direkt zum nächsten Bildschirm Willkommen. Überprüfen Sie dort bitte die Einstellungen von Sprache, Datumsformat und Zeitzone, und ändern Sie diese Einstellung gegebenenfalls. WICHTIG: Zu Beginn befindet sich Ihr Team in einer Einrichtungsphase (gilt nicht für Demoteams!), d.h. es ist noch passiv geschaltet. Mehr darüber erfahren Sie im Kap. 5 Verwaltung. Seite 7

8 Teamlizenzierung Grundsätzlich lizenzieren Sie Ihr Team selbst. Bei der Gründung eines Lizenzteams erfolgt die Lizenzierung direkt nach dem ersten Login. Testteams können vom Teamleiter zu jedem Zeitpunkt des 30-tägigen Tests über die Teamadministration lizenziert werden. In beiden Fällen sind die darauf folgenden Schritte gleich. WICHTIG: Lizenzierungen, Kündigungen und Änderungen an der Lizenz können nur von Teamleitern durchgeführt werden. Auch unsere Support-Mitarbeiter können diese Aktionen nicht stellvertretend für Sie durchführen. Rechnungen und Zahlungen Rechnungen werden Ihnen nicht per Post oder zugeschickt, sondern liegen als PDF-Datei im Lizenzbereich Ihres Teams für Sie bereit. Sobald eine neue Rechnung generiert wurde, werden Sie als Teamleiter per von uns informiert, dass eine neue Rechnung in Ihrem Lizenzbereich liegt. So haben Sie immer Zugriff auf alle offenen und bezahlten Rechnungen Ihres Teams. Wir bieten Ihnen zwei Wege zur Rechnungsbegleichung an: Überweisung auf das auf der Rechnung angegebene Konto der 5 POINT AG oder Zahlung per Kreditkarte. Zahlungen per Kreditkarte (Visa, Mastercard, American Express) können Sie sicher und einfach in Ihrem Team über das Unternehmen WORLD PAY durchführen. Klicken Sie dazu auf das entsprechende Kreditkartensymbol rechts neben der jeweiligen Rechnung. Ihre Rechnung wird Ihnen dann sofort nach Abwicklung der Zahlung als bezahlt angezeigt. Überweisungen werden außerhalb des Teams getätigt. Sobald der Betrag auf dem Konto der 5 POINT AG eingegangen ist, wird die Rechnung auf bezahlt gestellt. Lizenzdaten und Teamgröße ändern Sie können Ihre Lizenzdaten (Rechnungsadresse, Abteilung, Kontaktdaten) und die Teamgröße (Mitglieder- und Speicherlimit) jederzeit im Lizenzmodul ändern. Für Änderungen der Teamgröße gilt, dass Vergrößerungen jederzeit durchführbar sind und sofort zur Verfügung stehen. Die dafür fälligen zusätzlichen Lizenzgebühren werden anteilig bis zum Ende der laufenden Abrechnungsperiode errechnet. Die Rechnungsstellung und bezahlung erfolgt wie in Kapitel 4.1 beschrieben. Verkleinerungen des Teams müssen bis 30 Tage vor Ablauf der aktuellen Abrechnungsperiode durchgeführt werden, und treten dann zu Beginn der neuen Abrechnungsperiode in Kraft. Seite 8

9 Lizenzen und Erweiterungen kündigen Egal welchen Abrechnungszeitraum Sie gewählt haben, Ihre Lizenz ist grundsätzlich bis 30 Tage vor Ablauf einer Abrechnungsperiode kündbar. Sollten Sie bis zu diesem Zeitpunkt das Team nicht gekündigt haben, verlängert sich die Lizenz automatisch um eine weitere Abrechnungsperiode gleicher Länge. Kündigungen können jederzeit im Lizenzmodul widerrufen werden. Zu Ihrer Sicherheit bleibt jedes gekündigte und abgelaufene Team für weitere 30 Tage gesperrt, d.h. Ihre Daten bleiben erhalten, der Zugang zum Team ist jedoch nicht möglich. In dieser Zeit haben Sie die Möglichkeit Ihr Team wieder zu reaktivieren. Nach Ablauf der 30 Tage wird Ihr Team mit allen Daten unwiderruflich gelöscht. Seite 9

10 Verwaltung Eigene Einstellungen Bitte überprüfen Sie nach dem ersten Login zuerst in der Verwaltung Ihre persönlichen Einstellungen und führen Sie ggf. Änderungen durch. Zu Ihren eigenen Einstellungen gehören Ihre Anmelde- und Mitgliedsdaten, eine Kurzinformation über sich selbst, ggf. ein Mitgliedsbild, sowie Sicherheitseinstellungen. Die wichtigsten eigenen Einstellungen sind in folgenden Unterkapiteln erklärt: Änderungsberichte Änderungsberichte informieren Sie über neue Entwicklungen in Ihrem Team. Wenn Sie keine Änderungsberichte wünschen, wählen Sie bitte die Option nie. Die angebotenen Zeiten bedeuten, dass teamspace in diesem Intervall für Sie nach Änderungen sucht und sie Ihnen dann entsprechend per mitteilt. Javascript Mit der Aktivierung von Javascript ermöglicht Ihnen teamspace ein komfortableres Arbeiten. So haben Sie z.b. die Möglichkeit, Notizen für die Pinnwand optisch durch die Definition der Schrifteigenschaften zu gestalten. Wenn Sie einen Termin im Kalender anlegen, erscheint ein Kalender-Symbol neben der Eingabefläche des Start- bzw. Enddatums. Klicken Sie auf dieses Symbol um Ihren Termin bequem aus einem Kalender per Mausklick wählen zu können. Generell können Sie aber auch ohne Javascript alle teamspace-funktionen nutzen, bis auf Warnen beim Löschen : Warnen beim Löschen Wenn diese Option aktiviert wird, erscheint vor dem Löschvorgang einer Datei oder eines Eintrags eine Kontrollabfrage, bevor ein Objekt endgültig gelöscht wird. Vorraussetzung zur Nutzung dieses Features ist die vorherige Aktivierung von Javascript. HTML in s Entscheiden Sie, ob Sie HTML-Elemente in Ihren teamspace s (Nachrichten, Erinnerungen und Berichte) oder nur s im Textformat haben möchten. Beide Varianten bieten Ihnen die gleichen Informationen. HTML- s enthalten zusätzlich grafische Elemente. Zugangsdaten in s Hier können Sie festlegen, ob Ihre Zugangsdaten per verschickt werden sollen oder nicht. Seite 10

11 Eigene Mitgliedschaft beenden Die eigene Mitgliedschaft in einem Team kann jedes Mitglied selbst im gleichnamigen Bereich in der Verwaltung beenden. Teamleiter können ihre Mitgliedschaft in einem Team nicht selbst beenden. Dies können nur andere Teamleiter. Daneben haben Teamleiter die Option, gelöschte Mitglieder wieder zu aktivieren. Lizenzinformation Der Lizenzbereich ist den Teamleitern vorbehalten. Einzige Ausnahme sind Informationen zur maximalen Teamgröße und zur Laufzeit der aktuellen Lizenz. Diese Informationen können auch von Mitgliedern eingesehen werden. Alle anderen Einstellungen, wie z. B. die Beantragung, Änderung oder Kündigung einer Lizenz können nur von Teamleitern eingesehen und genutzt werden. Grundeinstellungen Hier können Sie eine zweite, alternative Team-ID wählen, sowie den Teamnamen, ggf. das Layout (nur bei Enterprise Servern) und die Team-Währung einstellen. Mit der ursprünglichen ID können sich jedoch alle Mitglieder wie bisher einloggen. Einrichtungsphase Die Einrichtungsphase ermöglicht der Teamleitung, Einrichtungen und Veränderungen im Team vorzunehmen, ohne dass in dieser Zeit Mitglieder oder Gäste Zutritt zum Team haben. In einer Einrichtungsphase werden keine s an Mitglieder und Gäste geschickt. Nur der/die Teamleiter haben unbegrenzten Zugang zum Team. Einrichtungsphasen können von Teamleitern zu jedem Zeitpunkt aufgerufen werden. Die Einrichtungsphase wird gekennzeichnet durch ein rotes Icon am rechten oberen Rand des Bildschirms. Nachdem Sie ein Team angelegt haben (gilt nicht für Demoteams!), befindet es sich zunächst automatisch in einer Einrichtungsphase. Sie können nun in Ruhe Informationen einfügen und Mitglieder anlegen. Erst wenn Sie diese Aufgaben abgeschlossen haben, beenden Sie die Einrichtungsphase durch Anklicken des entsprechenden Buttons Einrichtungsphase beenden. Danach werden automatisch die Login-Daten an alle Mitglieder verschickt. Die Arbeit im Team kann beginnen. Sicherheitseinstellungen Hier können Sie aus drei Sicherheitsstufen (niedrig, mittel, hoch) für Ihr Team wählen. Die einzelnen Merkmale der jeweiligen Stufen sind in der Auswahl aufgeführt. Bitte wägen Sie die Vor- und Nachteile der einzelnen Optionen für sich und Ihre Kollegen ab, bevor Sie eine Stufe wählen. Als Default ist die Stufe 1 niedrig eingestellt. Teamleiter können die Sicherheitseinstellungen jederzeit ändern. Seite 11

12 Statusberichte Hier können Sie das Intervall (täglich, wöchentlich, monatlich oder nie) wählen, in dem Statusberichte an die Teammitglieder verschickt werden sollen. Statusberichte listen im Gegensatz zu den individuellen Änderungsberichten nicht nur Änderungen auf, sondern zeigen auch den Status von Elementen an, an denen keine Änderungen seit dem letzten Statusbericht vorgenommen wurden. Demnach wird ein Statusbericht auch dann verschickt, wenn keine Änderungen stattgefunden haben. Team löschen Als Teamleiter können Sie hier das ganze Team samt Daten löschen. Dieser Vorgang ist endgültig und nicht revidierbar. Es erfolgt in jedem Fall eine Sicherheitsabfrage, bevor das Team wirklich gelöscht wird. Mitglieder verwalten Neues Mitglied anlegen Der Teamleiter hat die Möglichkeit neue Mitglieder anzulegen. Hierzu müssen folgende Mitgliedsdaten eingetragen werden: Name, Adresse, Benutzergruppe und Sprache. Die Benutzergruppe ist standardmäßig auf Mitglied eingestellt, kann jedoch bei Bedarf auf Teamleiter oder eine selbst definierte Gruppe umgestellt werden. Diese Einstellung regelt die späteren Zugriffsrechte des neuen Mitglieds. Durch Aktivierung des Feldes Benachrichtigung wird das neue Teammitglied automatisch über seine Mitgliedschaft informiert und erhält die nötigen Zugangsdaten per Mail. Der Teamleiter hat jedoch auch die Möglichkeit die Benachrichtigung zu deaktivieren und die Zugangsdaten zu einem späteren Zeitpunkt selbst an das Mitglied zu versenden. Des Weiteren kann eine Sperre gesetzt werden, sodass ein neues Mitglied seine eigenen Daten nicht ändern darf. Module ein- und ausschalten Hier hat der Teamleiter die Möglichkeit individuell festzulegen, welche Benutzergruppe auf welche Module zugreifen kann. Außerdem kann er auswählen, welches der Module den jeweiligen Benutzergruppen bei Betreten von teamspace angezeigt werden soll. Seite 12

13 Berechtigungen in teamspace Durch das differenzierte Rechtesystem für einzelne Gruppen können neben unternehmensinternen Mitgliedern auch externe Personen wie Zulieferer oder Kunden an die gemeinsame teamspace-plattform angebunden werden. Der Zugang zu nicht-öffentlichen oder heiklen Informationen kann durch die Gruppenrechte geregelt werden. Es lässt sich gruppenspezifisch steuern, welche Module (Kalender, Chat, Diskussion etc.) genutzt werden und auf welche Datenelemente zugegriffen werden kann. Neben den vordefinierten beiden Gruppen Teamleiter und Mitglieder können Sie beliebig viele Gruppen anlegen, die unterschiedliche Rechte erhalten. Die beiden Gruppen Teamleiter und Mitglied sind nicht löschbar. Alle anderen Gruppen dagegen schon. Symbole Die Symbole haben folgende Bedeutung: Löschen Bearbeiten Besitz übernehmen Hiermit können Sie eine Gruppe oder ein Mitglied löschen. Hiermit können Sie eine Gruppe bearbeiten. Der Rechteinhaber kann ein Datenelement in seinen Besitz übernehmen Mitglieder Mit diesem Symbol können Sie Mitglieder einer Gruppe zuordnen zuordnen Tabelle 2: Verwaltung - Symbole für Rechteverwaltung Berechtigungsgruppen verwalten Der Teamleiter hat die Möglichkeit neue Gruppen anzulegen, zu bearbeiten oder zu löschen. Mit der Konfiguration der Module und der Rechtevergabe in der Administration kann er der Gruppe zielgerichtet Zugang zu den relevanten Funktionen ermöglichen. So kann er z.b. einer Gruppe Kunden Zugriff auf die Aufgaben und Diskussion gewähren, den Außendienstmitarbeitern die Module Adressbuch und Kalender zur Verfügung stellen oder den Teamleitern alle teamspace-funktionen zugänglich machen. Unter dem Menüpunkt neue Gruppe anlegen kann der Teamleiter zunächst den Namen der neuen Gruppe festlegen. Die speziellen Rechte für die jeweilige Gruppe sind wie folgt gegliedert. Seite 13

14 Die speziellen Rechte umfassen: Zugang zu den Modulen: Für jede Gruppe können Sie festlegen, welche teamspace-module genutzt werden können (Kalender, Diskussion, Chat etc.). Modulrechte: einige Module können noch gesondert konfiguriert werden, z.b. Zeit- und Budgetrestriktionen für Aufgaben oder die Eröffnung neuer Diskussionen. Nur Besitzer dieses Rechtes kann die entsprechenden Einstellungen vornehmen Administrationsrechte: o Mitglieder und Gruppen verwalten: Die Inhaber dieses Rechts dürfen Mitglieder und Gruppen anlegen, bearbeiten und löschen, sowie die Mitgliedschaft in Gruppen festlegen. o Lizenz des Teams ändern: Mit diesem Recht dürfen Sie die Mitgliederanzahl und die Größe des Speicherplatz ändern, die Lizenz kündigen und die Rechnungsdaten ändern. o Team konfigurieren: Alle Einstellungen in der Verwaltung bis auf die o.g. können mit diesem Recht vorgenommen werden, z.b. Einstellung der Statusberichte. o Besitz von Daten übernehmen: Inhaber dieses Rechts dürfen den Besitz von Datenelementen aus jedem Modul übernehmen. Nur der Besitzer eines Datenelementes darf die Zugriffsrechte darauf festlegen. o Import und Export aus Modulen: Daten aus den Modulen können beliebig in externe Listen (z.b. Excel) exportiert, dort bearbeitet und wieder in eine Gruppe importiert werden. Abbildung 3: Verwaltung - spezielle Rechte Die Gruppe Teamleiter hat in diesem Fall alle Administrations- und Modulrechte, ist jedoch bei den Zugang zu den Modulen beschränkt, da sie das Gästebuch, Zeiten und Ideen nicht nutzen darf. Seite 14

15 Wurde die Gruppe soweit angelegt, können die Mitglieder ausgewählt werden, die in dieser Gruppe zusammenarbeiten sollen. Hierfür muss der Teamleiter hinter die betreffende Person ein Häkchen setzen und die Änderung speichern. Die ausgewählten Personen Hans A. und Chris B. sind ab sofort Mitglied der Gruppe Teamleiter und verfügen über die zuvor festgelegten Gruppenrechte. Abbildung 4: Verwaltung - Gruppenmitglieder Wurden die Mitglieder einer Gruppe zugeordnet und alle Gruppen angelegt, kann sich der Teamleiter die Liste aller Gruppen anzeigen lassen. Die Gruppen können jederzeit beliebig bearbeitet, um Mitglieder erweitert, oder gelöscht werden. Wurde z.b. der Auftrag von Kunde B erfolgreich beendet und ist eine virtuelle Zusammenarbeit nicht mehr notwendig, kann die Gruppe als solche gelöscht werden. Entsprechend kann die Gruppe Mitglied neue Personen aufnehmen, die ab sofort an einem Projekt mitarbeiten und den gleichen Informationsstand haben sollen, wie die bestehenden Mitglieder. Ändern sich die Aufgaben der Teamleiter, so kann die entsprechende Anpassung unter dem Befehl bearbeiten vorgenommen werden. Abbildung 5: Verwaltung - Gruppenliste Mit Liste neu laden erhält der Administrator den aktualisierten Stand der Gruppen. Rechte für Datenelemente vergeben Neben den speziellen Rechten gibt es darüber hinaus Rechte für Datenelemente pro Gruppe. Diese Rechte sind hilfreich, um die Daten vor Änderungen oder Löschen durch Unbefugte zu schützen. Rechte auf einzelne Datenelemente: Seite 15

16 Abbildung 6: Allgemein Berechtigungen Der Besitzer eines Elements, hier also Hans A., darf die Zugriffsrechte auf Datenelemente einzelner Module, z.b. Notizen, für die Gruppe festlegen. Er kann dabei unterscheiden zwischen keinem Recht, dem Recht Betrachten oder dem Recht Betrachten und Ändern. So hat er der Gruppe Teamleiter das Recht Betrachten und Ändern von Notizen eingeräumt, während die Gruppe Kunde keine Rechte erhält. Die Vorgehensweise für die allgemeinen Berechtigungen gelten für die anderen Module analog. Der Ersteller eines Elementes ist automatisch auch der Besitzer. Der Besitzer kann den Besitz an ein anderes Teammitglied übertragen; Mitglieder mit dem Recht Besitz übernehmen können den Besitz des Elementes beim Anklicken dieses Symbols selbst übernehmen. Dadurch ist sichergestellt, dass auch in Abwesenheit des Erstellers oder nach einer Aufgabenumverteilung die Datenelemente bearbeitet und weitergeführt werden können. Seite 16

17 Verbindung mehrerer Teams Mit der Managementkonsole myteams können Sie, wenn Sie in mehreren teamspace-teams gleichzeitig Mitglied sind, Ihre Teams und deren einzelnen Module miteinander verbinden. Somit haben Sie direkten Zugriff auf die einzelnen Module aller Ihrer Teams. Es genügt dann die Anmeldung an einem Ihrer Teams, um alle anderen von dort aus betreten zu können. Möglichkeiten von myteams Single-Sign-On Login in ein Team; von dort können Sie über myteams alle anderen Teams direkt betreten. Einfaches Arbeiten in mehreren Teams gleichzeitig Die wichtigsten Module (z.b. Kalender, Dateien) aus einzelnen Teams werden als Favoriten in myteams angelegt und können jederzeit direkt aufgerufen werden. Bilden von Untergruppen innerhalb eines Teams Für jede Untergruppe wird ein neues Team angelegt. Durch myteams haben Sie jederzeit Zugriff auf Gesamt- und Untergruppe. Die Daten der Teams sind streng getrennt, und doch können Sie parallel in allen Teams arbeiten. Zusätzliche Teams für Untergruppen sind für alle Kunden einer Enterprise Server-Lizenz kostenfrei. Alle Online-Kunden müssen ein zusätzliches Team lizenzieren. Individuelle teamspace-nutzung mit teambezogenen und persönlichen Daten Zusätzlich zum bestehenden Team können Sie ein persönliches Team anlegen. Hier können Sie persönliche Daten im eigenen Raum separat halten. Die Microsoft Outlook Synchronisation teamsync bietet Ihnen zudem die Möglichkeit, die gesamten MS Outlook-Daten (Kontakte & Kalender) mit teamspace zu synchronisieren. Durch Synchronisation mit dem Desktop im Home-Office oder mit einem Laptop über teamspace stehen Ihnen automatisch überall Ihre aktuellen Daten zur Verfügung. Das zusätzliche persönliche Team ist für alle User einer Enterprise Server-Lizenz kostenfrei, wenn sie bereits als User angelegt sind. Alle Online-Kunden müssen ein zusätzliches Team lizenzieren. Seite 17

18 myteams einrichten Um sich Direkt-Links zu anderen Teams und einzelnen Modulen einrichten zu können, muss sich jeder User wie beim Betreten eines Teams durch Eingabe von Team-ID, Benutzername und Passwort identifizieren. Somit ist ausgeschlossen, dass andere Personen über myteams Zugang zu fremden Teams oder persönlichen Daten erhalten. Halten Sie deshalb die Login-Daten aller Teams, in denen Sie Mitglied sind, bereit, wenn Sie myteams für sich einrichten wollen. Nach der Einrichtung entfällt der Einzel-Login. Sie können von einem Ihrer Teams aus alle weiteren direkt erreichen. myteams wird im Team aufgerufen, indem Sie den Bereich in der Befehlszeile anklicken. Zum Verlassen klicken Sie bitte auf das X-Symbol oben rechts im Übersichts-Bildschirm von myteams. Im 1.Bildschirm sind die Favoriten leer und als einziges angelegtes Team wird Ihnen das Team angezeigt, in dem Sie sich gerade befinden. Durch Klicken auf das Bearbeiten -Symbol können Sie nun Favoriten und weitere Teams anlegen. Sie gelangen zu folgender Übersicht: Abbildung 7: myteams Einstellungen Mit neu können Sie Teams und Favoriten hinzufügen. Sie müssen zuerst ein Team anlegen, bevor Sie einzelne Module aus diesem Team zu den Favoriten hinzufügen können. Zum Anlegen eines Teams brauchen Sie die Login-Daten (siehe Abb.6). Bestätigen Sie den Vorgang bitte am Ende mit Speichern und legen Sie weitere Verbindungen an oder verlassen Sie myteams. WICHTIG: Wenn Sie den Login für Ihr Team ändern, müssen Sie diese Änderungen auch in myteams durchführen. Ansonsten ist die Verbindung ungültig, da sie noch auf den alten Login- Daten basiert. Abbildung 8: myteams -Team hinzufügen Seite 18

19 Verbindungen ändern und löschen Um bestehende Verbindungen zu Teams oder Modulen zu ändern, klicken Sie bitte im Eingangsbildschirm auf das "Bearbeiten"-Symbol, wahlweise bei Favoriten oder Teams. Sie bekommen dann eine Übersicht aller bestehenden Verbindungen angezeigt und können sie einzeln ändern oder löschen. Bei Favoriten können Sie das angezeigte Modul und den Namen der Verbindung ändern, bei Teams können Sie nur den Namen ändern. Bestätigen Sie bitte am Ende alle Änderungen mit Speichern. Seite 19

20 Outlook-Synchronisation Installation und Einrichtung Um Microsoft Outlook mit teamspace zu synchronisieren, müssen Sie die Anwendung teamsync, die im Downloadbereich auf unserer Webseite zur Verfügung steht, herunter laden und lokal installieren. Wenn Sie die Datei setup.exe ausführen, begleitet Sie ein Installationsassistent durch die Installation. WICHTIG: Bitte schließen Sie vor der teamsync-installation Ihr Outlook. Nach erfolgreicher Installation starten Sie Ihr System neu. Nach erfolgreicher Installation müssen Sie teamsync aufrufen, um es einzurichten. teamsync wird aufgerufen, indem Sie das rote teamsync-symbol in der rechten unteren Ecke Ihres Bildschirms anklicken (siehe Abb. 8). WICHTIG: Wenn Sie teamsync aufrufen wollen, müssen Sie das unten abgebildete Symbol anklicken. teamsync öffnet sich nicht, wenn Sie es über Ihr Startmenü oder über ein Desktop- Symbol aufrufen möchten. Diese beiden Befehle nutzen Sie nur, um das Start-Symbol in der rechten unteren Ecke des Bildschirms angezeigt zu bekommen, falls es dort nicht schon erscheint. Abbildung 9: teamsync - Symbol auf Ihrem Desktop Sie gelangen dann zu folgender Übersicht. Auf der nächsten Seite werden die Symbole zur Bearbeitung von teamsync erklärt. Abbildung 10: teamsync - Übersicht von Verbindungen Seite 20

21 Symbole Es stehen folgende Symbole zur Arbeit mit teamsync zur Verfügung: Symbol Bedeutung Neue Verbindung Allgemeine Einstellungen von teamsync bearbeiten (z.b. Sprache) teamsync beenden Manuelle Synchronisation starten (wird erst angezeigt, nachdem eine Verbindung erfolgreich eingerichtet wurde) Tabelle 3: teamsync - Symbole Allgemeine Einstellungen In den allgemeinen Einstellungen können Sie die Sprache festlegen und zudem entscheiden, ob die Synchronisation manuell oder automatisch in bestimmten Intervallen erfolgen soll. Zudem können Sie den Zeitraum einstellen, für den Daten synchronisiert werden sollen, sowie optional eine SSL-Verschlüsselung wählen. Bei Nutzung eines Proxy-Servers müssen zudem die Zugangsdaten eingegeben werden. Einrichtung einer neuen Verbindung teamsync bietet Ihnen insgesamt vier verschiedene Modi zum Abgleichen von Daten zwischen teamspace und MS Outlook. Sie unterscheiden sich hinsichtlich der Tiefe des Datenaustausches. Abbildung 11: teamsync - Auswahl Synchronisationsart Bitte lesen Sie sich die Optionen genau durch, und entscheiden Sie sich dann für die passende Variante. Wichtig vorab: teamsync synchronisiert generell nur die Daten aus Outlook, die in teamspace auch angezeigt werden können. Seite 21

22 teamspace-daten in Outlook anzeigen (einseitige Synchronisation) Dieser Modus empfiehlt sich für User, die lediglich die jeweils aktuellen Daten aus ihren Teams in ihrem lokalen MS Outlook angezeigt haben möchten. teamspace-termine und Kontakte werden in Ihre Outlook-Ordner exportiert und dort angezeigt. Die importierten Daten sind in MS Outlook als Importe aus teamspace gekennzeichnet. Änderungen, die Sie an diesen Daten in MS Outlook vornehmen, werden nicht zurück an teamspace übertragen. Das gleiche gilt für das Löschen dieser Daten in MS Outlook. Um einen Termin oder Kontakt zu ändern, müssen Sie das Team betreten und ihn dort ändern. Es werden grundsätzlich keine Daten von MS Outlook nach teamspace exportiert! teamspace-synchronisation (empfohlen) Hier findet im Gegensatz zum ersten Modus eine wirkliche beidseitige Synchronisation von Daten statt, d.h. es werden Daten zwischen teamspace und MS Outlook abgeglichen. Das Exportieren von MS Outlook-Daten zu teamspace beschränkt sich in diesem Modus aber ausschließlich auf die Übertragung von Änderungen an synchronisierten/importierten teamspace-daten in Ihrem MS Outlook. Das Löschen von teamspace-daten in MS Outlook führt nicht zum Löschen dieser Daten online in teamspace. Ihre sonstigen eigenen MS Outlook-Daten, die nicht aus teamspace stammen, werden grundsätzlich nicht in teamspace importiert. Erweiterte teamspace-synchronisation Entspricht dem zweiten Modus, nur das hier das Löschen von teamspace-daten in Ihrem MS Outlook auch zum Löschen dieser Daten in teamspace führt. Ihre sonstigen Daten aus MS Outlook, die nicht aus teamspace stammen, werden grundsätzlich nicht exportiert. Seite 22

23 Gemeinsamer Outlook-Ordner (komplette zweiseitige Synchronisation) Mit diesem Modus synchronisieren Sie einen kompletten Outlook-Ordner und teilen ihn mit anderen Teammitgliedern über teamspace. Es findet eine komplette Synchronisation der Daten zwischen teamspace und MS Outlook statt. Alle Daten und Änderungen (auch Löschen!) werden synchronisiert und an teamspace übertragen. Wenn andere Teammitglieder ebenfalls diesen Modus nutzen, haben diese auch den gleichen Datenstand. Durchgeführte Änderungen bzw. das Löschen von Einträgen werden dann automatisch an alle Beteiligten übertragen. Wenn Sie mit Kollegen gemeinsame Ordner mit gleichen Daten führen möchten, müssen Sie darauf achten, dass bei der Synchronisation nach Modus 4 nicht Datensätze, die bei mehreren Teilnehmern bereits vor der ersten Synchronisation gleich vorhanden sind, mitsynchronisiert werden. Folge wäre, dass teamsync gleiche Datensätze aus verschiedenen Outlook-Ordnern als verschiedene Daten interpretiert und Sie nach der Synchronisation Termine oder Kontakte mehrfach in teamspace und Outlook vorfinden. Verhindern können Sie dies nur, indem Sie ein Outlook eines PCs bzw. Nutzers als Ausgangspunkt zur Synchronisation auswählen, und alle anderen Teilnehmer diese Daten über teamspace in einen leeren Ordner Ihres Outlooks synchronisieren. Es ist daher sehr wichtig, vor dem Anlegen der teamsync-verbindungen ein Outlook zu haben, in dem alle Daten vorhanden sind, die später gemeinsam genutzt werden sollen. Individuell in Outlook eingeführte Kategorien für Adressen der einzelnen User werden nicht mitsynchronisiert. Das Gleiche gilt für Änderungen an Serienterminen im Kalender. Beides bleibt in Ihrem eigenen Outlook erhalten, wird jedoch nicht an andere angeschlossene Outlooks übertragen. Serientermine werden bei der Synchronisation wie einzelne Termine behandelt und auch so in teamspace angezeigt und an andere Outlooks übertragen. Auswahl Outlook-Ordner Hier wählen Sie den Outlook-Ordner, der mit teamspace verbunden wird. Sie können entweder einen bereits existierenden Ordner auswählen oder vorab einen neuen Ordner anlegen. Nach dem Anlegen eines neuen Ordners wird der Ordner über Aktualisieren der bisherigen Auswahl hinzugefügt. teamsync zeigt alle existierenden Ordner an, von denen einer ausgewählt werden kann. Bitte beachten Sie, dass Sie pro eingerichtete Verbindung nur einen Ordner auswählen können. Wenn Sie mehrere Ordner (z.b. Kalender und Kontakte) synchronisieren möchten, so müssen Sie je eine eigene Verbindung erstellen. Insgesamt können Sie beliebig viele Verbindungen erstellen. Seite 23

24 Abbildung 12: teamsync - Auswahl des Outlook-Ordners Auswahl des zu synchronisierenden teamspace-teams Zuerst müssen Sie die Login-Daten (Team-ID, Benutzername, Kennwort) des Teams, das mit Outlook synchronisiert werden soll, eingeben. Diese Authentifizierung dient der Sicherheit und gewährleistet, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf die Daten der Synchronisation haben. Bitte beachten Sie, dass Sie pro eingerichtete Verbindung nur ein Team auswählen können. Wenn Sie mehrere Teams synchronisieren möchten, müssen Sie je eine eigene Verbindung erstellen. WICHTIG: Wenn Sie den Login für Ihr Team (Benutzername, Passwort) ändern, müssen Sie diese Änderungen auch in der entsprechenden Verbindung in teamsync durchführen. Ansonsten ist die Verbindung ungültig, da sie noch auf den alten Login-Daten basiert. Abbildung 13: teamsync - Auswahl des zu Teams Eingeben der Outlook-Kategorie (nur für Modus 1 bis 3) Dieses Feld sollten Sie nur bei Synchronisation nach Modus eins bis drei ausfüllen, da es bei diesen Modi wichtig ist, Ihre eigenen MS Outlook-Daten in Outlook von teamspace-daten zu trennen und zu unterscheiden. Bitte geben Sie ein frei wählbares Kürzel als MS Outlook-Kategorie an. Dieses Kürzel kennzeichnet in MS Outlook automatisch alle Daten, die von teamspace übernommen wurden. Die Kategorisierung bietet Ihnen auch die Möglichkeit, in MS Outlook neue Datensätze (Termine, Kontakte) anzulegen und danach der Kategorie zuzuordnen. Der Datensatz wird dann automatisch in das teamspace-team übernommen. Seite 24

25 Abbildung 14: teamsync - Auswahl der Kategorie in Outlook Weitere Einstellungen für Datensätze Abbildung 15: teamsync - Weitere Einstellungen vornehmen Markierung der teamspace-daten in MS Outlook Alle vier Modi bieten Ihnen die Möglichkeit, eine Markierung bzw. ein Kürzel zur Kennzeichnung der teamspace-daten in MS Outlook einzufügen. So können Sie in MS Outlook Ihre lokalen Daten von Synchronisationsdaten aus teamspace unterscheiden. Das gewählte Kürzel wird in MS Outlook bei jedem aus teamspace stammenden Datensatz in eckigen Klammern angezeigt. So ist es auch möglich, bei der Synchronisation von mehreren Teams mit einem MS Outlook- Ordner die Daten aus einzelnen Teams zu unterscheiden. Berechtigung für neu erstellte Einträge (für Modi 2, 3 und 4) Diese Option ist relevant, wenn Sie die Modi zwei, drei oder vier zur Synchronisation ausgewählt haben, und Daten aus MS Outlook in teamspace-teams exportiert werden. Die Berechtigungen entscheiden darüber, welche Mitgliedergruppen die exportierten Daten sehen und ggf. ändern dürfen. Bitte beachten Sie, dass alle Änderungen an diesen Daten (inkl. Löschen) automatisch auch in Ihrem und jedem weiteren synchronisierten MS Outlook durchgeführt werden. Einstellungen für Termine Diese Option gilt nur für die Synchronisation von Terminen, die im teamspace-team angelegt wurden. Nur dann haben Sie die Möglichkeit, Termine einzelnen Teammitgliedern zuzuordnen. MS Outlook kennt die Option Teammitglieder, wie sie in teamspace auftaucht, nicht. Seite 25

26 Die Einstellung legt fest, welche Termine bei einer Kalender-Synchronisation aus teamspace importiert werden. Ist die Checkbox aktiviert, werden nur Termine importiert, an denen entweder alle oder Sie selbst explizit als Teilnehmer eingetragen sind. Deaktivieren Sie die Checkbox, werden grundsätzlich alle Termine aus teamspace in Outlook importiert, die für Sie zugänglich sind, egal ob Sie explizit als Teilnehmer eingetragen sind oder nicht. Abschließend klicken Sie auf OK und Ihre Verbindung wird angelegt. Sie wird anschließend im Fenster angezeigt. Bearbeiten und löschen von Verbindungen Um eine bestehende teamsync-verbindung zu bearbeiten, klicken Sie die Verbindung in der Übersicht mit der rechten Maustaste an. Sie haben dann folgende Optionen: Team betreten Es wird ein neues Browserfenster geöffnet, und Sie sind ohne zusätzlichen Login direkt in dem zur Verbindung gehörenden teamspace-team. Verbindung bearbeiten Mit dieser Option können Sie die Verbindung ändern. Es werden die gleichen Bildschirme wie beim Anlegen der Verbindung durchlaufen. Bitte denken Sie daran, alle Änderungen am Schluss zu bestätigen und damit zu speichern. Seite 26

27 Verbindung entfernen Hier können Sie eine Verbindung löschen. WICHTIG: teamsync fragt, ob mit der Verbindung auch die dazu gehörenden teamspace- Daten, die in Ihr Outlook importiert wurden, gelöscht werden sollen. Abbildung 16: teamsync - Abfrage beim Löschen einer Verbindung Option JA NEIN Erklärung Die Verbindung wird gelöscht. Zusätzlich werden alle aus teamspace in Ihren Outlook-Ordner importierten Daten dort wieder entfernt. Alle Daten sind aber weiterhin in teamspace vorhanden (empfohlen). Die Verbindung wird gelöscht. Alle aus teamspace in Ihren Outlook- Ordner importierten Daten bleiben dort erhalten. ABBRECHEN Der gesamte Vorgang wird abgebrochen, die Verbindung und die Daten werden nicht gelöscht. Tabelle 4: teamsync - Bedeutung der Löschabfrage Seite 27

28 Module verknüpfen Um Referenzen zwischen Datenelementen in verschiedenen Modulen zu setzen, können diese verknüpft werden. So können Sie z.b. eine Aufgabe mit einer Pinnwandnotiz verlinken, einen Mitgliedsnamen mit einer Adresse oder eine Datei mit einem Diskussionsbeitrag. Öffnen Sie hierfür bitte das zu verknüpfende Element (z.b. heutige Aufgabe, neue Adresse) und klicken Sie auf das Symbol zum Verbinden. Abbildung 17: Module verknüpfen - Bearbeitungsansicht Es öffnet sich ein kleines Fenster mit dem Pfad der Datei. Bestätigen Sie diese markierte Referenz mit O.K. Abbildung 18: Module verknüpfen - PopUp zum verlinken eines Elements Öffnen Sie anschließend das Element (z.b. Notiz, Mitgliedsname etc.), das die Referenz zukünftig enthalten soll. Dies kann ein bestehender Eintrag sein, der hiermit bearbeitet wird oder ein Eintrag, der neu angelegt wird. Mit dem Befehl einfügen über das Menü oder über die rechte Maustaste legen Sie die Referenzdatei in dieser Zielverknüpfung ab. Nach dem Speichern steht die Verknüpfung so lange zur Verfügung, bis sie bearbeitet bzw. gelöscht wird. Import und Export In den Modulen Kalender, Adressen, Aufgaben und Zeiten können Sie beliebig Dateien aus teamspace in Excel, Word etc exportieren oder cvs-dateien in teamspace importieren. Möglich ist z.b. der Export von Adressen in teamspace - komplett oder nach Anfangsbuchstaben - in eine Excel-Liste wie auch der Import von Aufgaben als cvs-datei in teamspace. Mit dieser umfassenden Funktion können Sie ohne Umwege alle existierenden Listen bearbeiten. Seite 28

29 Kalender Bedeutung der Symbole Die Symbole vor den entsprechenden Eintragungen haben dort folgende Bedeutung: Eine Erinnerungsmail wird versendet. Der Termin hat eine Dauer von einem Tag. Ein mehrtägiger Termin beginnt an diesem Tag. Ein mehrtägiger Termin endet an diesem Tag. Monatsübersicht Wochenübersicht Tagesübersicht Vorblättern Zurückblättern Tabelle 5: Kalender - Symbole Seite 29

30 Neuer Eintrag Klicken Sie auf Neuer Eintrag um einen neuen Termin anzulegen. Alternativ können Sie auch einen Tag in der Kalenderübersicht anklicken. Ordnen Sie bitte die Teilnehmer für den Termin zu, indem Sie den Button Teilnehmer anklicken und danach alle Teilnehmer in der Liste markieren. Dies erleichtert allen Teammitgliedern die Übersicht ihrer Termine. Bei einem Import eines Termins im Rahmen der Outlook-Synchronisation mit teamsync ist automatisch dieses Mitglied einziger Teilnehmer. Weitere Teilnehmer müssen ggf. händisch in teamspace hinzugefügt werden. Abbildung 19: Kalender - Neuer Eintrag Die Zeitzone lässt sich für den jeweiligen Termin ebenfalls festlegen. Jedem Mitglied wird dann die Uhr-Zeit automatisch in seiner lokalen Zeit angezeigt. Sollten Sie z.b. in Deutschland arbeiten und für 16:00h MEZ eine Telefonkonferenz in den Kalender eintragen, so erscheint der Termin für ein Teammitglied in New York in seiner lokalen Zeit, also 10:00h. Die jeweiligen Zeitzonen werden nicht separat angezeigt. Für Vor-Ort-Termine haben Sie zusätzlich die Möglichkeit eine feste Zeitzone zu wählen, die nicht angepasst wird. Klicken sie hierfür die Option Meeting an, so dass jedem Teammitglied der Termin in der von Ihnen festgelegten Zeitzone angezeigt wird, egal welche Zeitzone die Mitglieder für sich eingestellt haben. Beispiel: Sie arbeiten in Deutschland und sind nächste Woche in New York. Dort haben Sie um 10:00h morgens ein Meeting. In teamspace wird Ihnen dieses Meeting auch in Deutschland als 10:00h EST angezeigt. Durch Aktivieren der entsprechenden Checkbox können Sie eine Terminerinnerung per versenden lassen. Tragen Sie ein Sendedatum und eine Uhrzeit ein, zu dem die verschickt werden soll. Im Feld s an tragen Sie dann die Adressen des oder der Empfänger ein. Wenn Sie das Symbol anklicken, werden alle Teilnehmer des Termins automatisch eingefügt. Seite 30

31 Weitere Funktionen Drucken von Kalenderblättern Über die Bericht-Funktion lässt sich die im Moment dargestellte Ansicht (Monats-,Wochen- oder Tagesansicht) in einem Bericht wiedergeben, der ausgedruckt oder gespeichert werden kann. Exportieren von Terminen Zum Exportieren eines einzelnen Termins in ein anderes Adressformat (z.b. Microsoft Outlook, Lotus Notes) müssen Sie den Termin anklicken, und dann in der Einzelansicht auf exportieren klicken. Der Termin erscheint dann in der Maske des neuen Formats, und kann dort von Ihnen gespeichert werden. Mit diesem Befehl können nur händisch einzelne Termine exportiert werden. Ein automatischer Abgleich oder Export aller Daten ist nur mit einer Synchronisation möglich. Die Synchronisation von Kalenderdaten mit Microsoft Outlook wird separat in Kapitel 9 erklärt. Terminliste In den Terminlisten können Sie sich alle zukünftigen Termine chronologisch anzeigen lassen. Die Listen werden in einem separaten Fenster geöffnet und können ausgedruckt und abgespeichert werden. Private Termine Werden die Berechtigungen bei einem Termin so gesetzt, dass nur der Besitzer diesen Termin betrachten darf, gilt der Termin als privat. Andere Benutzergruppen bekommen lediglich den Zeitraum und den/die Teilnehmer des Termins angezeigt, jedoch nicht den Ort und den Titel des Termins. Seite 31

32 Adressen Auf der rechten Seite des Bildschirmes erscheint eine Liste mit bereits eingetragenen Adressen. Die Namen werden alphabetisch geordnet angezeigt. Sie können zudem auswählen, nach welchen Angaben die Adressen sortiert werden sollen. Über die Auswahlbox können Sie durch Anklicken des Anfangsbuchstabens die gewünschten Adressen aufrufen. Adresse anlegen Zunächst geben Sie die vollständige Adresse ein, bestehend aus Vor- und Nachname sowie Firma und Anschrift. Zudem können Sie noch Telefon-/ Faxnummer, die URL einer Homepage und die Adresse sowie eine Bemerkung eintragen. Adresse exportieren Zum Exportieren einer einzelnen Adresse in ein anderes Adressformat (z.b. Microsoft Outlook, Lotus Notes) müssen Sie die Adresse anklicken und dann in der Einzelansicht auf exportieren oder direkt auf das Export-Symbol in der Adressenübersicht klicken. Der Termin erscheint dann in der Maske des neuen Formats, und kann dort von Ihnen gespeichert werden. Mit diesem Befehl können nur händisch einzelne Kontakte exportiert werden. Ein automatischer Abgleich oder Export aller Daten ist nur mit einer Synchronisation möglich. Die Synchronisation von Adressdaten von teamspace mit Microsoft Outlook wird separat in Kapitel 9 erklärt. Abbildung 20: Adressen Übersicht Verlinkt auf eine Seite im Internet. Dieses Symbol klicken Sie an, wenn Sie direkt eine an die Person verschicken wollen. Exportiert eine Adresse. Tabelle 6: Adressen Symbole Seite 32

33 Dateiablage Arbeiten mit Dateien Durch Anklicken des jeweiligen Ordners oder durch Auswahl über die Menüleiste erhalten Sie Einblick in das Dateiarchiv. Dabei hilft Ihnen eine Ordnerstruktur, wie sie vom Microsoft Windows-Explorer her bekannt ist. Sie können nun auf einen Blick erkennen, welche Dokumente sich im jeweiligen Ordner befinden, und sehen Informationen z. B. über die Version, die Größe und den Besitzer. Alle Ordner und Dateien werden automatisch alphabetisch sortiert angezeigt. Der Anzeigemodus Aufgeklappt ermöglicht es Ihnen, die gesamte Ordnerstruktur zu überblicken. Aktivieren Sie hierzu die Checkbox unter Aufgeklappt und klicken Sie auf Anzeigen. Bei einem Klick auf Ordnerwechsel erhalten Sie eine Übersicht der gesamten Ordnerstruktur Ihrer Dateiablage. Um in den gewünschten Ordner zu kommen, klicken Sie in der Übersicht direkt auf den Zielordner. Dateien lesen Wenn Sie sich Dateien nur anzeigen lassen wollen ohne sie zu ändern, können Sie sie direkt in teamspace in einem separaten Browser-Fenster öffnen. Es ist nicht notwendig, sie lokal zu speichern. Klicken Sie einfach auf den Namen der Datei und das Fenster öffnet sich automatisch. Dateien ändern Wenn Sie Dateien ändern möchten, müssen Sie sie zuerst lokal bei sich auf der Festplatte speichern und die Änderungen auch lokal durchführen. Diese neue Version können Sie anschließend wieder hoch laden und als neue Version speichern (siehe dazu auch Kap Versionierung). Neuer Ordner Über den Punkt Neuer Ordner lässt sich ein neuer Ordner anlegen, wie Sie es vom Windows- Explorer her kennen. Neue Ordner werden automatisch in dem Ordner erstellt, in dem Sie sich aktuell befinden. Seite 33

34 Neue Dateien Unter Dateien hoch laden können Sie Dateien von Ihrer lokalen Festplatte in die Dateiablage von teamspace exportieren. Abbildung 21: Dateien - Datei hoch laden Versionierung Mit der Versionierung kann beim Upload einer Datei eine maximale Anzahl von möglichen Versionen sowie eine Beschreibung angegeben werden. Wenn eine Datei zum ersten Mal hoch geladen wird, ist dies automatisch Version 1. Wenn Sie Ihre Änderungen an einer Datei als neue Version unter Erhalt der alten Version speichern wollen, gehen Sie in der Dateiablage auf den "Bearbeiten"-Button der alten Datei. In der folgenden Maske mit Informationen zu dieser Datei wird Ihnen im Bereich "Datei hoch laden" das Feld Datei ersetzen angeboten. Dort laden Sie die neue Version unter dem alten Namen hoch und geben zusätzlich optional eine Beschreibung der neuen Version ein. teamspace zählt die Versionen automatisch hoch und beide Versionen sind dann inklusive Kommentar abgespeichert. In der Übersicht der Dateiablage können Sie über einen Klick auf die Version der jeweiligen Datei Einsicht in ältere Versionen nehmen und die Veränderungen anhand der geführten Bemerkungen nachvollziehen. Sollten Sie an einer Datei keine Änderungen vorgenommen haben, brauchen Sie diese Datei nicht wieder hoch zu laden. Ansonsten würde wiederum um eine Version erhöht werden, obwohl keine Änderungen vorgenommen wurden. Ist die vom Ersteller einer Datei festgelegte maximale Anzahl der möglichen Versionen überschritten, wird die älteste Version automatisch gelöscht. Seite 34

35 Notizen Über den Punkt Neue Notiz können Sie eine Notiz in Form einer Textdatei anlegen. Notizen eignen sich, um schnell etwas direkt im Team zu notieren und es anschließend auch bearbeiten zu können. Notizen werden in der Dateiablage gespeichert und können, im Gegensatz zu Dateien, auch dort direkt bearbeitet werden. Es ist demnach nicht notwendig, sie wie Dateien vor dem Bearbeiten lokal zu speichern. Abbildung 22: Dateien - Notiz anlegen Seite 35

36 Aufgaben/Projekte Das Aufgaben-Modul bietet Ihnen die Möglichkeit, die in Ihrem Team anfallenden Aufgaben in unterschiedliche Bereiche zu unterteilen, Personen zuzuweisen und die Abarbeitung zu dokumentieren. Dabei hilft Ihnen eine Ordnerstruktur, wie sie vom Microsoft Windows- Explorer her bekannt ist. Sie können Aufgabenbereiche und einzelne Aufgaben anlegen. Alle Bereiche und Aufgaben werden automatisch alphabetisch sortiert angezeigt. Für jede Gesamt- und Teilaufgabe wird nur ein Verantwortlicher aus dem Team bestimmt. Neben dem Verantwortlichen können beliebig viele Bearbeiter einer Aufgabe oder Teilaufgabe zugeordnet werden. Die Navigation im Aufgabenmodul funktioniert wie bei der Dateiablage. Per Mausklick auf den jeweiligen Namen des Bereichs gelangen Sie direkt dorthin. Wollen Sie z. B. den Hauptbereich erreichen, klicken Sie einfach auf den Namen oder auf dieses Symbol. Sie erhalten immer Kurzinformationen zu dem Bereich, in dem Sie sich gerade befinden. Diese Kurzinformation können Sie auch selbst über einen Klick auf das Symbol Bearbeiten verändern. Aufgabenbereich Einzelne Aufgabe Fortschritt Arbeitsfortschritt eintragen Aufgabe an ein anderes Teammitglied abgeben Tätigkeiten anzeigen Tabelle 7: Aufgaben - Symbole Aufgabenmodul konfigurieren Teamleiter sollten zu Beginn der Arbeit mit dem Aufgabenmodul die Konfiguration überprüfen und ggf. ändern. Gehen Sie dazu bitte im Übersichtsbildschirm in den Aufgaben bei Aktionen auf Konfigurieren. Ihre Einstellungen gelten dann für das gesamte Team, können jedoch während der Nutzung jederzeit geändert werden. Sie haben nun folgende Parameter, die Sie aktiviert lassen oder deaktivieren können: Seite 36

37 Priorität Start- und Enddatum Geplanter Zeitaufwand Wichtigkeit für Ihre Aufgabe (Von 5 für sehr hoch bis 0 für zurückstellen.) Begin bzw. Ende der Aufgabe Vorgesehene Dauer der Aufgabe Budget Kalkulierte Ausgaben für die Aufgabe Tabelle 8: Aufgaben - Konfiguration des Aufgabenmoduls Neue Aufgabe anlegen Hier haben Sie die Möglichkeit eine neue Aufgabe in die Planung aufzunehmen. Geben Sie der Aufgabe einen Titel, ggf. eine Beschreibung und eine Priorität/Wichtigkeit. Im Bereich Fertigstellung müssen Sie die Aufgabe einen der drei vorgegebenen Typen zuordnen. Nun können Sie zum Abschluss die Bearbeiter und die Verantwortlichen der Aufgabe festlegen. Abbildung 23: Aufgaben - Neue Aufgabe anlagen Seite 37

38 Bereich neu anlegen Um einen neuen Ordner/Bereich anzulegen, klicken Sie unter Aktionen auf Neuer Bereich. Vergeben Sie einen aussagekräftigen Titel und eine Beschreibung. Des Weiteren lassen sich für diesen Bereich optional Berechtigungen vergeben. Neuer Meilenstein Hier gibt es die Möglichkeit einen Meilenstein anzulegen, sowie einen Nachfolger anzugeben, der den Fortlauf beim Erfüllen des Meilensteins angibt. Ein Meilenstein ist ein zwischen den Projektphasen liegender Entscheidungszeitpunkt, an dem über die bisherigen Ergebnisse der Projektarbeit befunden und die Freigabe der nächsten Projektphase beschlossen wird. Import/Export (nur für Teamleiter) Über den Menüpunkt Import/Export können Teamleiter Aufgaben im Dateiformat mpx zwischen teamspace und anderen Projektmanagement-Tools austauschen. Für User von MS Project ist die Nutzung dieses Features nur eingeschränkt möglich, da die neueren Versionen dieser Software das mpx-format nur noch beim Import in MS Project unterstützen, nicht jedoch beim Export in andere Anwendungen. Aufgaben anzeigen Sie können sich Aufgaben von Mitgliedern Ihres Teams anzeigen lassen. Im Menü steht Ihnen unter Aufgaben für eine Liste der Mitglieder zu Verfügung. Des Weiteren können Sie bestimmen, ob bereits erledigte Aufgaben angezeigt werden sollen. Der Modus Aufgeklappt bietet Ihnen eine Übersicht über alle Aufgabenbereiche und Aufgaben. Wählen Sie das betreffende Mitglied sowie die Anzeigeoptionen aus und bestätigen Sie mit anzeigen. Aufgaben sortieren Sie können sie Aufgaben in beliebiger Reihenfolge sortieren. Klicken sie einfach auf die kleinen Pfeile um die Elemente zu verschieben. Abbildung 24: Aufgaben Aufgaben sortieren Seite 38

39 Zeiterfassung Die Zeiterfassung wird zur Dokumentation von einzelnen Arbeiten genutzt. Sie eignet sich, um Zeiten abzurechnen, Listen zu erstellen und einen Überblick darüber zu haben, was Sie wann geleistet haben. Die Zeiterfassung ist eine nützliche Ergänzung zum Aufgabenmodul, weil Sie den zeitlichen Forschritt einer Aufgabe in der Zeiterfassung dokumentieren können. Neue Tätigkeit Die Beschreibung kann zwei Informationen enthalten: 1. Welchem Projekt ist die Aufgabe zuzuordnen? Handelt es sich um ein neues Projekt, so geben Sie an dieser Stelle bitte dessen Bezeichnung ein. Handelt es ist um eine Tätigkeit, die Bestandteil eines bereits bestehenden Projekts ist, können Sie die neue Aufgabe über die Auswahlbox bisherige zuordnen. 2. Sie können im Textfeld Beschreibung detaillierte Informationen über die zu erledigende Tätigkeit hinterlassen. Unter Zeiten werden die entsprechenden Arbeitszeiten festgehalten. Der Aufwand kann in Form von Zeit- oder Geldeinheiten angegeben werden. Die Werte werden addiert und erscheinen als Aufwand gesamt am Ende der Zeitauflistung des jeweiligen Monats oder werden im Menüpunkt Projektaufwand nach Projekten aufgeschlüsselt angezeigt. Tätigkeitsbericht Über die Aktion Tätigkeitsbericht können Sie sich für jedes Teammitglied eine chronologisch geordnete Liste aller zu erledigenden Tätigkeiten anzeigen lassen. Projektbericht Über die Aktion Projektbericht können Sie sich für jedes Teammitglied eine Liste aller zu erledigenden Aufgaben anzeigen lassen. Im Gegensatz zum Tätigkeitsbericht werden diese den verschiedenen Projekten zugeordnet. Diese Tabelle können Sie auch ausdrucken, oder sie kann in andere Tabellenprogramme (z.b. MS Excel) importiert werden. Konfiguration durch den Teamleiter Der Teamleiter kann über verschiedene Optionen entscheiden. Je nach Projekt kann hier eine individuelle Konfiguration vorgenommen werden. Der Teamleiter sollte sich dabei fragen: Benötigen die Mitglieder eine Beginn-/ Endzeit, Aufwand und Projektierung? Durch Aktivieren der Checkboxen Aufwand und Projektierung erhalten Sie in der Menüleiste auf der linken Bildschirmseite unter Projektaufwand eine Übersicht über den Aufwand, ggf. aufgeschlüsselt nach unterschiedlichen Projekten. Seite 39

40 Diskussionsforum In der Eingangsübersicht des Moduls Diskussionen können Sie aus den verschiedenen Themen das heraussuchen, was Sie besonders interessiert. Der Ordner wird geöffnet und Sie können den gesamten Diskussionsverlauf einsehen und ggf. teilnehmen. Mit der Option Übersicht erhalten Sie einen Gesamtüberblick aller zur Diskussion gestellten Themen. Teamleiter können die Reihenfolge der Diskussionen ändern. Alle Teammitglieder können einzelne Teile einer Diskussion auf- und zuklappen. Dies erleichtert bei fortgeschrittenen Diskussionen den Überblick. Wichtige Symbole in den Diskussionen: Öffnen Mit diesem Symbol können Sie eine Diskussion in der Übersicht öffnen. Antworten Antworten Sie mit diesem Symbol auf einen Beitrag. Tabelle 9: Diskussionen Symbole Abbildung 25: Diskussion Einzelansicht Neue Diskussion Dieser Menüpunkt ermöglicht Ihnen, eine Diskussion zu einem von Ihnen gewählten Thema zu eröffnen. Je nach Konfiguration durch den Teamleiter steht entweder allen Teammitgliedern oder nur dem Teamleiter die Möglichkeit offen, eine neue Diskussion zu eröffnen. Sie können Ihre eigenen Beiträge löschen oder ändern, solange noch kein Mitglied darauf Bezug genommen hat. Danach ist keine Änderung mehr möglich. Seite 40

41 Chat Den Chat erreichen Sie von jeder Seite aus über den Button auf dem linken Menü. Der Chat öffnet sich in einem separaten Fenster. Sollte der Chat nicht funktionieren benötigen sie wahrscheinlich die Java Virtual Machine (JVM), die neuste Version finden sie bei Im rechten Teil des Chat-Fensters sehen Sie eine Liste der Mitglieder, die sich momentan mit Ihnen im Chat befinden. Geben Sie Ihren Beitrag im Eingabefeld ein und bestätigen Sie mit "Enter" auf Ihrer Tastatur oder betätigen Sie den Send -Button im Chat. Mit einem! vor Ihrer Eingabe können Sie Ihren Kommentar anonym abgeben. Mit dem Button "Rec" haben Sie die Möglichkeit den Chat zu protokollieren. D.h., wenn sich niemand mehr im Chat befindet oder der "Stop"-Button gedrückt wird, wird das Chat-Protokoll automatisch in dem Modul Dateien im Verzeichnis Chat als HTML-Dokument gespeichert. Wenn der Button "Rec" nicht aktiv ist, hat ihn schon jemand aktiviert und der Chat wird bereits mit protokolliert. Das Starten und Beenden des Protokollierens wird im Chat durch einen entsprechenden Kommentar allen Teilnehmern mitgeteilt. Abbildung 26: Chat Seite 41

42 Pinnwand An der Pinnwand können von jedem Mitglied beliebig viele Nachrichten hinterlassen werden. Optional können diese Nachrichten mit Berechtigungen versehen werden. Um einen Notizzettel anzulegen, wählen Sie im Bereich Aktionen den Menüpunkt Neue Notiz. Abbildung 27: Pinnwand Seite 42

43 Nachrichten Um eine Nachricht zu schreiben, geben Sie in der Betreffzeile das Thema Ihrer Nachricht ein. In das Textfeld selbst können Sie dann Ihre Nachricht eingeben und an die von Ihnen in der Mitgliederliste ausgewählten Teammitglieder senden. Um eine Nachricht an eine Benutzergruppe zu verschicken, wählen sie statt den einzelnen Mitgliedern einfach die entsprechende Gruppe aus und klicken sie auf die gewünschte Versandart. Sie können die Nachricht sowohl als als auch Telegramm verschicken. Eine Glühbirne symbolisiert, welche Mitglieder sich zum aktuellen Zeitpunkt in teamspace befinden. Sollten Sie mit einem ebenfalls eingeloggten Teammitglied in Kontakt treten wollen, haben Sie die Möglichkeit, direkt an diese Person eine Nachricht als Telegramm zu versenden. Das Telegramm erscheint dann für das entsprechende Mitglied im Team in der Kopfzeile unterhalb der Menüleiste. Gleiches gilt, wenn Sie möchten, dass Ihre Nachricht einem Mitglied bei dessen nächsten Login im Team angezeigt werden soll. Ansonsten schicken Sie Nachrichten als an den Mail-Account der Mitglieder. Wollen Sie als Absender eine Nachricht speichern, so aktivieren Sie einfach das Kästchen neben Nachricht in Dateien speichern. Ihre Nachricht wird dann automatisch in der Dateiablage im System-Ordner Messages gespeichert. Abbildung 28: Nachrichten Seite 43

44 Ideen/Umfragen Die Bedienung des Moduls kann nach individuellen Wünschen über die Menüleiste links auf dem Bildschirm gesteuert und konfiguriert werden. Je nach Benutzerstatus können Sie entweder verschiedene Aktionen durchführen oder ggf. den Ideenmodus ändern. Auf der rechten Seite des Bildschirms werden die eingegebenen Ideen angezeigt. Nur Teamleiter können den Prozess starten oder die nächste Stufe auswählen! Konfiguration Für den Teamleiter besteht die Möglichkeit zwei Arten der Konfiguration vorzunehmen: Zum einen kann der Ideenmodus durch Aktivieren des entsprechenden Feldes gewechselt und zum anderen einzelne Einstellungen aller Teilfunktionen der Modi nach individuellen Wünschen modifiziert werden. Abbildung 29: Ideen Seite 44

45 Ideenmodi Aufgabe des Teamleiters ist es, den passenden Ideenmodus auszuwählen. Ein Ideenfindungsprozess sollte nacheinander die vier Stufen durchlaufen. 1. Übersicht Gibt den Teammitgliedern einen Überblick über alle bereits gesammelten Ideen in Listenform. Die Eingabe von neuen Ideen ist für Mitglieder nicht möglich. 2. Eingabe Hier werden neue Ideen und bereits existierende Ideen angezeigt. Eine Bewertung ist in diesem Modus noch nicht möglich. 3. Bewertung Die Teammitglieder bewerten vorab eingesehene Ideen nach vorgegeben Kriterien. (siehe Konfiguration der Ideeneingabe durch den Teamleiter) 4. Ergebnis Gibt Ihnen eine Übersicht aller Ideen samt der Bewertung, die durch die Teammitglieder erfolgte. Tabelle 10: Ideen - Bedeutung der einzelnen Modi Nachbereiten Über den Punkt Nachbereiten können Teamleiter die bisher eingegebenen Ideen überarbeiten, löschen oder ändern. Soll die Ideeneingabe beendet werden, stellt der Teamleiter den Ideenmodus z.b. auf Bewertung und verwehrt den Mitgliedern dadurch die Möglichkeit, weitere Ideen einzugeben. Bewertung Nachdem ausreichend viele Ideen gesammelt wurden, folgt die Bewertungsphase. Jedes Mitglied kann Ideen nur einmal bewerten. Grundsätzlich wird durch das Verteilen von Punkten bewertet. Es kann sowohl die gesamte maximale Punktanzahl für alle zu bewertenden Ideen begrenzt werden als auch die maximale Anzahl pro Idee. Je nach Konfiguration durch den Teamleiter, der das Punktesystem bestimmt, gibt es hierzu verschiedene Bewertungsmöglichkeiten. Der Teamleiter legt das Bewertungsschema fest: Zur Wahl des Punktelimits stehen ihm, je nach Verwendungszweck der Ideen, verschiedene Möglichkeit zur Verfügung. Unter Aktionen Wertung löschen wird die gesamte Auswertung des Teams gelöscht, so dass die Teammitglieder die Möglichkeit haben, eine neue Bewertung vorzunehmen. Wird in das Feld Maximale Punktzahl gesamt kein Limit eingegeben, können beliebig viele Punkte vergeben werden. Seite 45

46 Abbildung 30: Ideen - Konfiguration Bewertung Ideenhilfe Die Ideenhilfe soll Ihnen beim Entwickeln neuer Ideen helfen. Um diese Hilfe nutzen zu können, müssen Sie sich im Eingabemodus befinden. Nun stehen Ihnen drei Möglichkeiten zur Verfügung: Kombinatorik, Bilder und Rollenspiel. Abbildung 31: Ideen - Kombinatorik Abbildung 32: Ideen Bilder Seite 46