Das 4Ws Netdesign -kompendium. von Thomas Winterhalter. 1. Auflage, September aber richtig!

Transkript

1 Das 4Ws Netdesign -kompendium 1. Auflage, September

2 Vorwort: Es hat viel Arbeit gemacht, dieses Essay zusammenzustellen und aus dem ursprünglich geplanten Essay wurde schnell ein kleines Buch. Trotzdem stellen wir es kostenlos zur freien Verfügung. Sie können dieses Essay beliebig verwenden, ausdrucken und weitergeben. Über eine kleine Spende als Anerkennung unserer Arbeit freuen wir uns aber natürlich sehr. Unsere Bankdaten: 4Ws Netdesign GbR Sparkasse Hochschwarzwald BLZ: Konto: Stichwort: aber richtig oder über Paypal: paypal@webinside.de 2

3 Inhaltsverzeichnis Für wen dieses Essay gedacht ist... 8 Voraussetzungen... 9 Hinweise zu den Online-Links Die Adresse Wie erhalten sie eine eigene Adresse? Grundlegende Bestandteile einer Der Empfänger (To) Exkurs: Woher kennen Sie die Adresse des Empfängers? Kopien verschicken - Cc BCc Der Betreff (subject) Der Text (body) Anhänge (Attachments) Bsp.: Dateien als Anhänge in Outlook Express einfügen Grundlegende Praxistipps Wie kann ich s empfangen oder schreiben? s beantworten (reply) s an alle Empfänger beantworten (reply to all) s weiterleiten (forward) Verwalten von Adressen in einem Adressbuch Ordnung und Übersicht durch die Verteilung von s auf Unterordner Bsp.: Ordner in Outlook Express Die 20 goldenen Regeln für Geben Sie s immer einen aussagekräftigen Betreff Achten Sie in s auf Grammatik, Rechtschreibung und vor allem guten Stil Zu viel Humor kann gefährlich werden Unterschreiben Sie s immer mit vollständigem Namen Verschicken Sie nicht ohne Rücksprache große Dateianhänge Vorsicht bei der Auswahl von verschickten Dateien...22 Texte Bilder Vorsicht beim Abruf von Dateianhängen Vorsicht bei HTML- s Bitten Sie um Rückantwort Achtung bei Datumsangaben in s

4 Versenden Sie keine sensiblen Daten per Kettenbriefe Hängen sie an Ihre s eine Signatur an Lesen sie immer erst alle s, bevor Sie antworten Informieren Sie den Absender, wenn die Beantwortung seiner Fragen länger dauert! Setzen Sie Auto-Responder nur sinnvoll ein Wahl der eigenen -adresse - Rollen anstatt Benutzer! Überlegen Sie gut, wem Sie Ihre -adressen anvertrauen Soll ich meine -adresse auf meiner eigenen Homepage dann überhaupt angeben? Beschränken Sie Ihre Zeilenlänge...30 Hinweise zum Zitieren (siehe auch nächster Punkt) Zitieren beim Beantworten von s Weitere Tipps und Tricks rund um Verwendung mehrerer -adressen Verwendung eines eigenen Domainnamen für -adressen..32 Warum ist das sinnvoll? Vorsicht bei Umlaut-Domainnamen Verwendung von Filtern Wie funktionieren diese Filterregeln? Automatische Weiterleitung von s Auto-Responder Verteiler Catch-all Funktion Archivierung von s Sicherung von Outlook Express Daten Sicherung von Thunderbird Dateien Sicherung von Adressbüchern, Filterregeln und sonstigen Einstellungen Sicherung von s als reine Textdateien Sicherung mit spezieller Software Dauerhaftes Speichern von s auf dem Server emoticons ("Smilies") adressen Mail Client (MUA - Mail User Agent) MTA - Mail Transfer Agent MDA - Mail Delivery Agent Protokolle

5 Das POP3-Protokoll Das SMTP-Protokoll Das IMAP-Protokoll POP3-Server SMTP-Server IMAP-Server MIME- s Authentifizierung POP-before-SMTP SMTP mit Benutzerkennung Header Body Geschichtliche Hintergrund Bekannte Probleme Verschlüsselung Digitale Signatur Signaturgesetz Vorsicht! Gefälschter Absender! Wie schütze ich mich vor Werbemüll - Spam Filter und Co Robinsonliste Anti-Spamprogramme Im Vorfeld Spam vorbeugen Viren in s Der Virus steckt im Anhang Viren fälschen -absender-adressen Viren fälschen -texte Viren gaukeln technische Probleme vor Es gibt keine Software-Updates per Installieren Sie genau 1 Antivirenprogramm Verwenden Sie nicht Microsoft Outlook Express Was tun, wenn es trotz aller Vorsichtsmassnahmen doch einmal zu einem Virenbefall gekommen ist? Phising s Gängige -programme Microsoft Outlook Express Microsoft Outlook Mozilla Thunderbird Einrichten eines -programms Fre Anbieter Webmail Interfaces

6 5.5. Kontaktformulare zu Fax SMS Benachrichtigungen beim -empfang Spielt die Groß- und Kleinschreibung bei -adressen eine Rolle? Muss mein Computer die ganze Zeit an sein, damit ich s empfangen kann? Kann ich schreiben, auch ohne im Internet zu sein? Gibt es ein "Telefonbuch" für -adressen? Wieso kann ich eine angehängte Datei nicht öffnen? Ich erhalte immer wieder s von einem Mailer Daemon - was sind das für s? Ich kann eine mit einem großen Datei Anhang nicht versenden, warum? Was bedeutet "Quota"? Ein Unbekannter verwendet meine -adresse als Absenderbeispielsweise um Werbemüll zu versenden. Was kann ich dagegen tun? Darf ich s einfach ein Dritte weiterleiten? Kann ich irgendwie erfahren, ob meine angekommen ist? Muss ich für den Versand einer Gebühren bezahlen? Oder eine Briefmarke kaufen? Meine kam nicht an? Warum nicht? -oder- An mich wurde eine verschickt, die aber nie ankam. An was kann das liegen? Heißt es das oder die ? Was sind POP-Server und SMTP-Server? Bei einem Klick auf den -link auf einer Homepage öffnet sich kein -programm Wie lange dauert es, bis eine ankommt? Was tun wenn es trotzdem mal nicht klappt? Noch Fragen? Zu guter Letzt...80 Pretty good Privacy Anti-Viren-Programme Spamfilter-Programme...82 Spamihilator

7 Einführung hat sich als ein wichtiges Kommunikationsmedium in den letzten Jahren rasant verbreitet. In dieser Zeit haben wir in unserer Internetagentur festgestellt, dass ein großer Bedarf an Informationen zu diesem Thema vorhanden ist. Daher haben wir uns nun bemüht, die wichtigsten und interessantesten Punkte und Gedanken zu diesem Medium zusammenzufassen. Herausgekommen ist eine sehr umfangreiche Sammlung von Informationen, Hintergründen, Tipps und Tricks. Der Übersichtlichkeit halber haben wir dieses Essay daher in sechs große Bereiche gegliedert: 1. Grundlagen Hier wird die Technik ganz allgemein erklärt und eingeführt. Ein erfahrener -anwender kann dieses Kapitel leicht überspringen. 2. Tipps und Tricks Lernen Sie praktische und nützliche Hinweise zum Einsatz von s kennen. 3. Technische Grundlagen Im dritten Kapitel widmen wir uns anschließend der Technik, die hinter steckt - dies ist ein wirklich technisches Kapitel, das nur gelesen werden sollte, wenn Sie sich dafür wirklich interessieren, ansonsten werden Sie sich zu Tode langweilen Sicherheit Wie sicher sind s? Wie schütze ich mich vor Spam und Viren s? Wo liegen Gefahren? Dieses Kapitel sollte ein Muss bei Ihrer Lektüre sein! 5. -programme und Co. Wie kann ich meine s am besten bearbeiten, welches Programm ist am geeignetsten für mich? 6. FAQs - Häufig gestellte Fragen Die uns am häufigsten gestellten Fragen rund um das Thema und die Antworten dazu. 7

8 Je nach Wissensstand können Sie die für Sie interessanten Themen und Artikel auswählen und lesen und die anderen überspringen. Die einzelnen Kapitel sind nicht voneinander abhängig, lediglich wenn Sie ein Anfänger in Sachen s sind, empfehlen wir Ihnen unbedingt Kapitel 1 zu lesen, bevor Sie Ihr Wissen in einem der anderen Kapitel vertiefen. Wir hoffen, diese Informationen sind für Sie nützlich und interessant. Wir waren sehr bemüht, alle relevanten Informationen zu sammeln und für Sie aufzubereiten. Unser Dank gilt dabei auch allen, die uns mit Tipps, Hinweisen oder Anregungen für dieses Essay versorgt haben. Gerne lesen wir von Ihnen ein kleines Feedback - natürlich per - oder nehmen auch Anregungen und Wünsche auf, die wir in einer späteren Version dieses Essays gerne einarbeiten werden. Ein besonderer Dank noch den Programmierern der Spracherkennungssoftware, mit deren Hilfe dieses komplette Essay diktiert wurde. Für wen dieses Essay gedacht ist Dieses Essay ist hauptsächlich als Praxisbuch für den Anwender von gedacht, der bereits eine eigene -adresse besitzt und einsetzt und nun Tipps und Tricks, Hintergründe und viele nützliche Anwendungsmöglichkeiten kennenlernen möchte. 8

9 Voraussetzungen Ganz aufgeregt rief morgens eine alte Dame von 81 Jahren bei einer Computer-Hotline an. Ihr neuer Computer ließe sich nicht einschalten. Nachdem klar war, dass die Stromversorgung funktionierte, erkundigte sich der Hotline-Mitarbeiter, was passiere, wenn die Frau den Startknopf drücke. "Ich habe immer wieder auf das Fußpedal getreten. Aber es tat sich nichts." Fußpedal? Es stellte sich heraus, dass es sich dabei um die Maus für den Rechner handelte. Um dieses Essay lesen und verstehen zu können, sollten Sie bereits einfache Computerkenntnisse besitzen. Das heißt, Sie sollten schon einmal mit einem Computer gearbeitet haben und grundlegendes Wissen, wie beispielsweise über die Bedienung der Tastatur, der Mouse etc. besitzen. Es ist von Vorteil, wenn Sie schon einmal mit Internet und gearbeitet haben, ein oberflächliches Wissen reicht aber völlig aus, tiefer gehende Kenntnisse sind nicht von Nöten. Wenn Sie in der Praxis einsetzen möchten, benötigen Sie auf jeden Fall einen beliebigen Internetzugang. Darauf, wie Sie diese erhalten und/oder einrichten, geht dieses Essay allerdings nicht ein. Dies würde leider den Rahmen sprengen. Hinweise zu den Online-Links Zu den einzelnen Bereichen haben wir Ihnen oftmals nützliche Internetlinks zusammengestellt, die weiterführende Informationen zur Verfügung stellen. Die Online-Links wurden sorgfältig ausgesucht und getestet. Im Internet ändern sich Links und Seiteninhalte aber schnell daher kann es immer passieren, dass ein angegebener Link nicht mehr funktioniert. Bitte informieren Sie uns in dem Fall, damit wir unser Essay anpassen können. 9

10 1. Grundlagen "Stimmt es, daß die Arbeit am Computer dumm macht?" - "Sie haben nichts zu befürchten. Computer können einen wahnsinnig machen, aber nicht dumm." (Egmont Kakarot-Handtke ) Bei handelt es sich um den mit am meisten genutzten Dienst im Internet. Die Abkürzung steht für electronic mail ( elektronische Post ). Dank müssen Sie Ihre Briefe nicht mehr mit Papier und Bleistift schreiben, sondern können Ihre Nachrichten auf einem Computer tippen. Die Übertragung Ihrer Nachricht zum Empfänger oder sogar zu mehreren Empfängern gleichzeitig erfolgt dann über die Leitungen des Internets. Neben Texten können Sie mit s auch Bilder, Grafiken, Videos, Klänge, Programme oder eine beliebige Kombination daraus verschicken (siehe Punkt Anhänge ). Innerhalb kürzester Zeit, in der Regel wenige Sekunden bis Minuten, kann so eine Nachricht an jeden beliebigen Punkt der Erde gesendet werden - einzige Voraussetzung: auch der Empfänger muss über verfügen. [1] 1.1. Die Adresse Jeder Nutzer, der am Verkehr teilnehmen möchte, benötigt zunächst eine -adresse. Eine -adresse besteht immer aus zwei Teilen: eine beliebige Folge von Buchstaben und Zahlen und einigen wenigen, erlaubten Sonderzeichen (Bindestrich, Unterstrich) gefolgt von dem bekannten "At" (@) - im deutschen oft auch als Klammeraffe bezeichnet, wieder gefolgt von Buchstaben und Punkten, die irgendwie einer Internetadresse sehr ähnlich sehen. (Tatsächlich haben beide Punkte sehr viel miteinander zu tun. Wer sich für genaue Informationen interessiert, sei auf die technischen Hintergründe in Kapitel 3 verwiesen.) Beispiel: Hans.Maier@Firma.de 10

11 1.2. Wie erhalten sie eine eigene Adresse? Adressen erhalten Sie in der Regel immer von Ihrem Internetzugangsanbieter (z.b. T-Online, AOL, Freenet). Fragen Sie hier einfach einmal nach! Alternativ können Sie sich auch eine kostenlose -adresse bei einem der zahlreichen Fre Anbieter erstellen. Weitere Informationen hierzu finden Sie auch Kapitel fünf. Wenn Sie einen eigenen Domain-Namen besitzen beispielsweise für ihre eigene Homepage wie wie z.b. ist es auch hier technisch möglich, beliebig viele eigene -adressen einzurichten. Diese haben dann die Form: statt dem info können Sie auch beliebige andere Kombination von Buchstaben, Zahlen,- Bindestrich, Punkt und Unterstrich verwenden. Weitere Beispiele: Eine technische Beschränkung, wie viele -adressen Sie auf diese Art und Weise einrichten können, existiert tatsächlich nicht. In der Praxis reglementieren die Internet-Anbieter aber die maximale Anzahl der möglichen -adressen sehr häufig. Erkundigen Sie sich einfach bei Ihrem Internet Anbieter, wie viele -adressen Sie bei bei Ihm einrichten können. Hierzu finden Sie weitere Informationen in Kapitel Grundlegende Bestandteile einer Eine besteht immer aus den gleichen Bestandteilen, die wir Ihnen im Folgenden kurz erläutern. Diesen Bestandteilen begegnen Sie insbesondere immer wieder, wenn Sie selbst eine schreiben oder eine empfangen. 11

12 Der Empfänger (To) Wenn Sie eine schreiben, müssen Sie natürlich angeben, wer diese empfangen soll. Zu einer vollständigen gehört also immer die Angabe eines Empfängers. In jedem -programm müssen Sie daher eine -adresse als Empfänger angeben. Es ist auch möglich, eine gleichzeitig an beliebig viele Empfänger zu versenden. Alle -programme erlauben die Eingabe mehrerer -adressen als Empfänger Exkurs: Woher kennen Sie die Adresse des Empfängers? Leider gibt es kein Telefonbuch für Adressen, daher erhalten Sie Adressen auf dem gleichen Weg wie normale Adressen auch. Beispiele: der Empfänger teilt Ihnen seine -adresse telefonisch mit, Sie lesen die Adresse in der Zeitung oder auf einem Prospekt, hören Sie im Radio, sehen sie im Fernsehen und so weiter. Zwei Besonderheiten sollten hier noch erwähnt werden: Adressen können auch direkt auf Internet-Seiten stehen, klicken Sie diese dann an, öffnet sich in der Regel direkt Ihr -programm mit der entsprechenden -adresse als Empfänger (Hinweis: öffnet sich Ihr -programm nicht, hat dies nichts mit der Internetseite zu tun, sondern Ihr Computer bzw. ihr -programm ist nicht korrekt eingestellt). Wenn Sie selbst eine erhalten, erhalten Sie gleichzeitig auch immer die Adresse des Absenders. So ist es in diesem Fall also immer möglich, einem Absender direkt zu antworten, die nötige - Adresse ist automatisch bekannt. 12

13 Kopien verschicken - Cc Cc steht als Abkürzung für Carbon Copy - zu deutsch in etwa Kohlepapierdurchschlag. Natürlich wird man in s Kohlepapier lang suchen müssen, die Bezeichnung stammt noch aus den guten alten Schreibmaschinenzeiten... In s steht Cc für weitere Empfänger, die diese als Kopie erhalten sollen. Es handelt sich dabei um eine logische Trennung von den normalen Empfängern. Tatsächlich ist es auch problemlos möglich, eine an beliebig viele Direktempfänger zu versenden. Verschickt man eine als Cc, signalisiert man damit dem Cc-Empfänger, dass diese für ihn beispielsweise nur zur Kenntnis mitgesandt wurde. Rein technisch macht es also keinen Unterschied, ob man mehrere Empfänger als Direktempfänger (To) erfasst oder diese Cc setzt, die kommt bei allen genau gleich an. Ebenso wie Sie beliebig viele direkte -empfänger erfassen können, ist es auch möglich, beliebig viele Kopie-Empfänger zu erfassen BCc Die Abkürzung BCc steht für blind Carbon Copy. Hier gibt es einen wichtigen Unterschied zum zu vorher beschriebenen CC Empfänger: ein Empfänger, der eine als BCc erhält, erhält diese ebenso wie alle anderen Empfänger. Die direkten Empfänger und die Kopie Empfänger sehen allerdings nicht, wenn jemand eine zusätzlich als BCc erhält. Somit ist es möglich, eine gleichzeitig jemandem zu senden, ohne dass die anderen Empfänger davon etwas mitbekommen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie BCc funktioniert, können Sie eine auch einfach zweimal nacheinander getrennt jeweils mit einem anderen Empfänger abschicken das hat den gleichen Effekt. 13

14 Beispiele: Abbildung: Beispiel für eine mit 3 Empfängern (2 direkte Empfänger, erkennbar am To, 1 Kopiempfänger, erkennbar am Cc) Abbildung: Beispiel für eine mit 2 Empfängern (1 direkter Empfänger, erkennbar am An, 1 Blind-Kopiempfänger, erkennbar am Bcc) 14

15 1.3.5 Der Betreff (subject) Ein weiterer Bestandteil, der immer zu einer gehört, ist der sog. Betreff (auf Englisch Subject ). Der Betreff sollte ähnlich wie der Betreff in einem schriftlichen Brief kurz den Inhalt der charakterisieren und zusammenfassen. Da der Betreff meist das erste sein wird, was der Empfänger von Ihrer sehen wird, sollten Sie unbedingt jeder einen aussagekräftigen Betreff geben Der Text (body) Der Text ist der eigentliche Inhalt Ihrer . Hier stehen wie in einem Brief oder auf einer Postkarte alle interessanten Informationen in Form eines Textes. Moderne -programme ermöglichen es auch, diesen Text zu formatieren, das heißt beispielsweise Textteile fett zu machen, Grafiken einzufügen, andere Schriftarten zu verwenden, Hintergründe zu ändern und so weiter. Um es vorwegzunehmen: dies ist nicht unbedingt ratsam! Warum, das erfahren Sie in Kapitel 2! Anhänge (Attachments) Es ist möglich, mit einer beliebig viele, normale Dateien mit zu versenden, beispielsweise Ihre Urlaubsbilder, Word-Dateien etc. So können Sie s nutzen, um leicht Information an ihren Gesprächspartner zuzusenden, Freunden Ihre Urlaubsbilder zu senden, Angebote zu verschicken und vieles mehr. Beachten Sie zum Versand von Anhängen aber auch unbedingt die Hinweise und Tipps, die Sie in Kapitel 2 finden. 15

16 Bsp.: Dateien als Anhänge in Outlook Express einfügen 1. Klicken Sie ganz oben im Menue auf Einfügen (wichtig: nicht auf das Symbol Einfügen, das sich dicht darunter in der Symbolleiste befindet, sondern wirklich ganz oben). 2. Klicken Sie auf Dateianlage 3. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie nun eine oder mehrere Dateien auswählen können. Wählen Sie die Datei aus und klicken Sie auf Einfügen. 4. Diesen Vorgang können Sie bei Bedarf beliebig oft wiederholen. 1.4 Grundlegende Praxistipps Nachdem wir nun erfahren haben, wie eine aufgebaut ist, widmen wir uns nun weiteren grundlegenden Möglichkeiten, die ihnen das Medium bietet Wie kann ich s empfangen oder schreiben? Um s zu empfangen, benötigen Sie auf jeden Fall die folgenden drei Dinge: 1. eine Internetverbindung 2. eine eigene -adresse 3. ein -programm oder ein so genanntes Webmailinterface Wie Sie Ihre eigene -adresse erhalten können, haben wir bereits kurz in Kapitel 1 angeschnitten, Tipps und Informationen zu gängigen -programmen finden Sie in Kapitel 5. Bitte entschuldigen Sie, dass wir hier nicht näher auf die Einrichtung dieser drei Dinge eingehen. Wie bereits im Vorwort angedeutet, richtet sich dieses Essay an Nutzer, die bereits erste Erfahrungen mit s gemacht haben und daher in der Regel einen Internet-Zugang und eine -adresse besitzen. 16

17 s beantworten (reply) Wenn Sie eine erhalten haben, haben sie automatisch auch immer die -adresse des Absenders erhalten. In jedem - Programm haben Sie daher die Möglichkeit, direkt auf eine erhaltene zu antworten. So kann sich ein Dialog per entwickeln. Es ist dabei üblich, die ursprüngliche Mail wieder mit zurückzuschicken (man spricht in diesem Zusammenhang auch von ursprüngliche Mail Zitieren ), damit Ihr Korrespondenzpartner den Überblick über die bereits ausgetauschten Informationen erhält s an alle Empfänger beantworten (reply to all) Wenn Sie eine erhalten haben, die gleichzeitig auch noch an andere Empfänger versandt wurde (weitere Details hierzu haben wir zu Beginn von Kapitel 1 erfahren), haben Sie auch die Möglichkeit, eine Antwort- nicht nur an den eigentlichen Absender, sondern gleichzeitig an alle Empfänger der zu senden s weiterleiten (forward) Wenn Sie eine empfangen haben, bieten Ihnen fast alle - Programme die Möglichkeit, diese an einen oder mehrere Empfänger weiterzuleiten. So können Sie beispielsweise eine interessante Informationen direkt an einen Kollegen weiterleiten Verwalten von Adressen in einem Adressbuch Natürlich wäre es sehr umständlich, wenn Sie sich die Adressen ihrer Freunde, Geschäftspartner und Bekannten alle auswendig merken müssten. In -programmen finden Sie daher die Möglichkeit, Ihre Kontaktdaten in einem Adressbuch zu verwalten. 17

18 Abbildung: So finden Sie das Adressbuch in Microsoft Outlook Express Ordnung und Übersicht durch die Verteilung von s auf Unterordner Tagtäglich erreichen uns oft zig s und schnell verliert man die Übersicht bei einer endlosen Liste von unstrukturierten s. - Programme bieten daher die Möglichkeit, ihre s mit beliebig vielen Unterordner zu sortieren. In der Regel sind mindestens drei Ordner bereits vorhanden: 1. der Posteingang (Inbox) hier erscheinen neue abgeholt s 2. ein Entwurfs-Ordner (Draft) hier werden s abgelegt, die momentan von Ihnen noch bearbeitet werden aber noch nicht versandt wurden 3. ein Papierkorb (Trash) hier erscheinen s, nachdem sie von Ihnen gelöscht wurden (es darf Sie nicht irritieren, dass s, nachdem Sie diese 18

19 gelöscht haben, nicht wirklich verschwunden sind. Es handelt sich dabei um eine zusätzliche Sicherungsfunktionen. Sollten Sie beispielsweise eine aus Versehen löschen, können Sie diese mit Hilfe des Papierkorbs ganz einfach wiederherstellen) Je nach verwendetem -programm stehen als Standard auch noch weitere Ordner zur Verfügung, beispielsweise ein Ordner in dem Sie Vorlagen für neue s abspeichern können. Zusätzlich zu diesen vorhandenen Standardordnern können Sie nun auch beliebig viele eigene Ordner anlegen, z.b. einen Ordner Privates oder einen Ordner Geschäftliches. Nun können Sie Ihre s beliebig in Ihre Ordner verschieben und so leicht die Übersicht über alle ihre gesammelten s bewahren. Durch die Verwendung von Filterregeln ist es möglich, s auch automatisch auf bestimmte Ordner verteilen zu lassen (siehe Kapitel ) Bsp.: Ordner in Outlook Express 1. Klicken Sie oben im Menue auf Datei 2. Klicken Sie auf Neu - es fährt ein weiteres Untermenue aus 3. Klicken Sie auf Ordner - nun können Sie einen Namen für den neuen Ordner eingeben und auswählen, an welcher Stelle der neue Ordner als Unterordner eingerichtet werden soll. Eine Mail verschieben Sie wie folgt in einen beliebigen anderen Ordner: Klicken Sie mit der linken Maustaste auf die gewünschte und halten Sie die Maustaste gedrückt. Ziehen Sie nun die Maus (bei ständig gedrückter Maustaste) auf den gewünschten neuen Ordner. Wenn Sie über dem Zielordner sind, lassen Sie einfach die Maustaste los, die Mail wird dann hierhin verschoben (dieses Verfahren nennt sich übrigens Drag-and-Drop, auf deutsch in etwa ziehen-und-fallenlassen ). 19

20 2. Tipps und Tricks Lesen Sie schnell, denn nichts ist beständiger als der Wandel im Internet! (Anita Berres) 2.1. Die 20 goldenen Regeln für Wenn Sie s in der Praxis einsetzen, sollten Sie die folgenden 20 grundlegenden Regeln genau studieren und sich möglichst immer daran halten! Geben Sie s immer einen aussagekräftigen Betreff Es ist leider eine weit verbreitete Unsitte, s ohne jeglichen Betreff zu versenden. Dies kann aus folgendem Grund zu einem großen Problem führen: es ist leider sehr wahrscheinlich, dass Ihre ohne Betreff den Empfänger erst gar nicht erreicht. In der Regel werden s ohne Betreff von diversen Spamfiltern ausgefiltert oder sogar gelöscht. Des Weiteren ist der Betreff das erste, was der Empfänger von Ihrer zu sehen bekommen. Es ist also nützlich und höflich, mit einem aussagekräftigen Betreff den Empfänger direkt mitzuteilen, um was es in der eigentlich geht. In allen -programmen dient der Betreff in der Regel auch dazu, eine Übersicht über die vorhandenen s anzuzeigen. Auch hier ist es also wichtig, dass man sofort über einen gut formulierten Betreff einen leichten Zugang zu der hinterlegten Mail findet Achten Sie in s auf Grammatik, Rechtschreibung und vor allem guten Stil s sind eine neue Form der Kommunikation - in der Regel wird man sie irgendwo zwischen formal schriftlichen Briefen und einem Telefonanruf ansiedeln. s sind sehr oft kurz gehalten oder auch Antworten in einem bereits erfolgten Schriftwechsel. Hierdurch macht 20

21 sich oft die Vorstellung breit, dass s nur einen flüchtigen Charakter aufweisen und man sich nicht die Mühe machen müsste, s sorgfältig aufzusetzen. Oftmals wimmelt es in s leider von Rechtschreib- und/oder Grammatik Fehlern. Dies ist kein guter Stil! Auch wenn es etwas länger dauert, sollten Sie sich unbedingt die Zeit nehmen, Ihre s grammatikalisch und orthographisch korrekt aufzunehmen Zu viel Humor kann gefährlich werden In einem Gespräch ist Ironie, Sarkasmus oder Zynismus in der Regel leicht zu erkennen. In s hingegen fehlt der erklärende Unterton, ein Augenzwinkern oder eine sonstige Andeutung wie ein Satz evtl. gemeint ist. Seien Sie daher vorsichtig! Was Sie unter Umständen als harmlosen Scherz gedacht hatten, könnte ansonsten von Ihrem Gesprächspartner gänzlich missverstanden werden! Unterschreiben Sie s immer mit vollständigem Namen Das Internet ist ein anonymes Medium. Um so wichtiger ist es, dass Sie bei einem Kontakt via immer darauf bedacht sind, ihren vollständigen Namen - ja noch besser Ihre vollständige Adresse anzugeben. Ganz wichtig! Kürzen Sie nicht Ihren Vornamen ab! Insbesondere wenn Ihr Kunde zum ersten Mal auf diesem Wege Kontakt mit ihnen hat, weiß er unter Umständen nicht, ob er es mit einem Mann oder einer Frau zu tun hat. Wurde die zum Beispiel mit Ch. Mayer unterschrieben, wird ein Erstkontakt in der Regel nicht wissen, ob es nun mit Christian Maier oder Christiane Maier zu tun hat. auch hier gilt: machen Sie es Ihren Kunden so einfach wie möglich! Ihre Kunden werden es Ihnen danken. Natürlich ist es ein Unterschied, ob sie zum ersten Mal mit einem Kunden in Kontakt stehen, oder ob es sich eventuell um einen guten alten Bekannten handelt. 21

22 Verschicken Sie nicht ohne Rücksprache große Dateianhänge. Mittlerweile haben zwar viele Internet-Nutzer einen schnellen Internet- Zugang, beispielsweise einen DSL-Zugang, aber trotzdem haben schätzungsweise noch immer 50 bis 70 Prozent (Stand: Herbst 2006) der Internetnutzer nur einen langsamen Internet-Zugang, zum Beispiel via Modem oder ISDN. Leicht kann daher ein zu großer Dateianhang einen Internetzugang für bis zu mehrere Stunden lahm legen! Schicken Sie daher nur große Dateianhänge, wenn Sie genau wissen dass Ihr Korrespondenzpartner einen schnellen Internet-Zugang hat. Im Zweifelsfall halten sie immer zunächst Rücksprache, ob ein Anhang für einen Empfänger zu groß ist, bevor Sie diesen versenden Vorsicht bei der Auswahl von verschickten Dateien Bedenken Sie auch, dass der Empfänger unter Umständen das von Ihnen versandte Dateiformat nicht öffnen kann. Nicht auf jedem Computer und auf jedem Betriebssystem sind die gleichen Programme vorhanden. Auch hier gilt: verwenden Sie Standardformate, zum Beispiel das PDF-Format oder JPEG Bilder! Sollte dies nicht möglich sein, halten sie vor Versand unbedingt Rücksprache mit ihrem - Partner, um lästige Kompatibilitäts-Schwierigkeiten zu vermeiden. Im folgenden eine Empfehlung, welche Dateiformate in der Regel keinerlei Probleme verursachen: Texte.txt- Dateien - hierbei handelt es sich um reine Textdateien ohne jegliche Formatierungen wie zum Beispiel Feld oder kursiv, die sich in der Regel auf jedem Computer und mit jedem Betriebssystem öffnen lassen. der Nachteil dieses Formats ist die fehlende Formatierung..rtf- Dateien - beim sog. Rich Text Format sind eine Vielzahl von Formatierungen möglich, beispielsweise Schriftarten, Schriftgrößen, Fett, kursiv.pdf- Dateien - in den letzten Jahren hat sich vermehrt das von Adobe entwickelte PDF- Format durchgesetzt. Es handelt sich dabei im 22