3 Darstellung von SAP Business Workflow

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1 Kapitelverzeichnis 3 Darstellung von SAP Business Workflow Das SAP R/3-System im Überblick Das Workflow-Konzept des R/3-Systems Dienste des R/3-Systems für SAP Business Workflow SAPoffice Nachrichtensteuerung ALE Schnittstellen IDOC-Schnittstelle für EDI SAP ArchiveLink BAPI Sonstige Schnittstellen Komponenten von SAP Business Workflow Entwicklungssystem Organisations-Definition Objekt-Definition Begriffsbestimmungen Aufbau von Business-Objekten Bestandteile von Business-Objekten Möglichkeiten der Objekt-Definition Aufgaben-Definition Workflow-Definition Rollen-Definition Laufzeitsystem Administrations- und Kontrollsystem Benutzerschnittstelle (Integrierter Eingangskorb) Auswertungsfunktionen Testfunktionen Technikbezogene Testfunktionen Anwendungsbezogene Testfunktionen...73

2 44 Darstellung von SAP Business Workflow 3 Darstellung von SAP Business Workflow 3.1 Das SAP R/3-System im Überblick Unter Standardsoftware (SSW) sind komplexe Anwendungssysteme zu verstehen, die für den anonymen Markt entwickelt werden. Diese sind sowohl auf unterschiedlichen Hardwareplattformen und Betriebssystemen als auch weitgehend branchenunabhängig bzw. international einsetzbar. Der Einsatz bezieht sich entweder auf einen oder auf mehrere Funktionsbereiche eines Unternehmens. SSW wird in der Regel zu einem Festpreis angeboten. Die Integration erfolgt durch Abstimmung des Anwendungspaketes auf die Unternehmensprozesse oder durch Anpassung der betrieblichen Organisation an die erworbene Software. 1 Der Wechsel von der firmeneigenen Softwareentwicklung hin zum Einsatz von SSW stellt eine der wichtigsten Strömungen in der betrieblichen Informatik dar. Begründen lässt sich dieser Wechsel durch die Erwartung der Anwender, organisatorische Anforderungen mit parametrisierbarer SSW im Vergleich zur Eigenentwicklung schneller und flexibler umsetzen zu können. 2 Betriebswirtschaftliche SSW kann z.b. in die Kategorien Systemsoftware mathematisch-technische Anwendungssoftware und betriebswirtschaftlich-administrative Anwendungssoftware eingeteilt werden. 3 Zur Systemsoftware bzw. zur systemnahen Software zählen u.a. Betriebssysteme (z.b. Unix oder Windows NT), Datenbanksysteme (z.b. Oracle) oder Kommunikationssoftware. Mathematisch-technische Anwendungssoftware umfasst v.a. Programme für mathematische Funktionen, statistische Verfahren und Methoden des Operations Research. Das R/3-System wird der Klasse betriebswirtschaftlich-administrativer Anwendungssoftware zugeteilt. Diese Softwarekategorie dient der Administration eines Unternehmens und enthält meistens modulare Lösungen für die herkömmlichen betrieblichen Funktionsbereiche (Finanz- und Rechnungswesen, Logistik, Personalmanagement). Dabei können die einzelnen Module Bestandteile eines Gesamtpaketes (z.b. SAP R/3) oder auf mehrere Pakete eines Anbieters (z.b. PeopleSoft: Distribution, Financials, Human Resource Management, Manufacturing) verteilt sein Vgl. z.b. Ludewig (1994), S. 4 ff; Stahlknecht (1995), S. 312 ff; von Arb (1997), S. 7 ff. Vgl. z.b. Becker/Vogler (1997), S. 1. Mertens (1990), S. 401.

3 Darstellung von SAP Business Workflow 45 Betriebswirtschaftlich integrierte Systeme der neuesten Generation, welche Teil dieser Softwareklasse sind, werden auch als Enterprise-Management-Systeme (EMS) bezeichnet. Alternativ zu diesem Begriff existiert eine grosse Anzahl weiterer Umschreibungen für solche Systeme. Die häufigsten Bezeichnungen sind integrierte betriebswirtschaftliche SSW, betriebswirtschaftliche Anwendungssoftware, Enterprise Resource Planning Systems (ERP), Enterprise Applications (EA), Packaged Applications oder Business Software Solutions. 4 Das R/3-System ist funktionsorientiert aufgebaut. Es enthält verschiedene Module (z.b. CO: Controlling, FI: Financials, MM: Materials Management, PP: Production Planning, SD: Sales and Distribution, PA: Personal Administration, PD: Personal Development), welche in die Hauptanwendungsbereiche Rechnungswesen, Logistik und Personalwesen zusammengefasst werden können. 5 Für alle Module stehen ein gemeinsames Basissystem und verschiedene anwendungsübergreifende Komponenten zur Verfügung. Das Basissystem umfasst z.b. Funktionen für die Systemverwaltung und für die Kommunikation sowie eine komplette Entwicklungsumgebung (ABAP/4 6 Development Workbench). Anwendungsübergreifende Komponenten sind Werkzeuge (z.b. SAP BWF), welche nicht unmittelbar einem bestimmten Anwendungsbereich zugeordnet werden können. Die Hauptanwendungsbereiche des Rechnungswesens sind das Finanzwesen und das Controlling sowohl von Unternehmen als auch von Konzernen. Neben der herkömmlichen Buchführung, dem Management der finanziellen Mittel und der Auswertung des Datenmaterials deckt das R/3-System auch das Management von Investitions- und Immobilienprojekten ab. Zudem steht für eine aktive Bewirtschaftung der finanziellen Mittel (Liquiditätsplanung) eine Treasury-Komponente zur Verfügung. Der Logistikbereich des R/3-Systems umfasst die meisten Module. Diese unterstützen das Management der gesamten Logistikkette angefangen vom Einkauf des Materials und dessen Lagerbewirtschaftung, über die Produktionsplanung und -steuerung, bis hin zur Auslieferung des Endprodukts inklusive Fakturierung an den Kunden. Zudem ist ein umfassendes Qualitätsmanagement sowie die Planung und Wartung der eingesetzten Ressourcen möglich. Das Projektsystem soll bei der Planung und Abwicklung komplexer Projekte helfen. Durch die Applikationen des Personalwesens wird der gesamte Bereich der Administration wie z.b. die Lohn- und Spesenabrechnung oder die Zeiterfassung abgedeckt. Zu von Arb (1997), S. 12. Vgl. z.b. Hernández (1997); von Arb (1997). ABAP/4 (Advanced Business Application Programming 4 th Generation Language) ist eine Programmiersprache, mit welcher Erweiterungen zum R/3-System geschrieben werden können.

4 46 Darstellung von SAP Business Workflow sätzlich ist es möglich, Planungen für die Aufbauorganisation oder den Einsatz der Mitarbeiter vorzunehmen. Problematisch ist die Tatsache, dass diese Applikationen in erheblichem Ausmass länderabhängig sind. So müssen verschiedene gesetzliche Vorschriften der einzelnen Staaten berücksichtigt werden. Um den unterschiedlichen Bedürfnissen in den einzelnen Branchen Rechnung zu tragen, werden spezifische Branchenlösungen entwickelt. Diese sind in die Module des R/3- Systems integriert und zeichnen sich durch eine Sammlung von charakteristischen, branchenspezifischen Geschäftsprozessen aus. Branchenlösungen existieren u.a. für Banken, Versicherungen oder für den Handel. 3.2 Das Workflow-Konzept des R/3-Systems Die SAP stellt mit der integrierten Workflow-Komponente SAP Business Workflow (SAP BWF) ein Werkzeug zur Verfügung, welches eine durchgängige elektronische Bearbeitung automatisierbarer, betriebswirtschaftlicher Vorgänge ermöglicht. Dadurch kann die kundenspezifische Bearbeitung von Geschäftsprozessen anwendungs- und arbeitsplatzübergreifend koordiniert werden. 7 Wesentliche Ziele, welche mit einem Einsatz von SAP BWF verbunden werden, sind die Verringerung von Durchlaufzeiten, eine Erhöhung der Transparenz, eine Verbesserung der Bearbeitungsqualität und die Vermeidung von unproduktiven Tätigkeiten. 8 WfMS können verwendungs-, technik- oder herkunftsorientiert klassifiziert werden (vgl. Abschnitt 2.2.3). Ausgehend von dieser Klassifikation lässt sich SAP BWF im Hinblick auf seine Herkunft einordnen. Ursprungsquelle für diese Workflow- Komponente ist das R/3-System. SAP BWF zählt somit zu den "derivativen" WfMS. Diese Klasse von Systemen ist durch stark standardisierte Arbeitsabläufe gekennzeichnet, welche konstante Aufgaben beinhalten und in hohen Fallzahlen auftreten. 9 SAP BWF ist also kein unabhängiges WfMS, sondern es stellt eine Ergänzung bestehender Funktionalitäten des R/3-Systems dar. Die Erweiterung einer SSW um ein eigenes Workflow-Modell wird im Gegensatz zu herkömmlichen (autonomen) WfMS auch als integriertes WfMS bezeichnet. Ein kombinierter Einsatz von SSW und integrierten WfMS ist gegenüber einer Verwendung von SSW und autonomen WfMS mit folgenden Vorteilen verbunden: Vgl. z.b. SAP (1996a); SAP (1996b); SAP (1996c); SAP (1996d). Berthold (1995), S. 31; SAP (1996a), S. 1-4 f; SAP (1996b), S. 1. Erdl/Schönecker (1993), S. 18; Weiß/Krcmar (1996), S Becker/Vogler (1997), S. 59 f; Becker/Vogler/Österle (1998), S. 320 f.

5 Darstellung von SAP Business Workflow 47 Integrierte Lösungen verwenden die Systemdienste der zugrunde liegenden SSW und vermeiden dadurch eine unnötige Erhöhung der Komplexität des gesamten betrieblichen Informationssystems. Das Workflow-Modell ist zu den verschiedenen Modellen (z.b. Prozessmodell, Funktionsmodell) innerhalb der SSW äquivalent. Integrierte WfMS stellen eine Integrationsschicht zwischen Workflow-Ebene und betrieblichen Applikationen zur Verfügung. Das Organisationsmanagement und das Berechtigungskonzept der SSW bilden die Grundlage für das Rollenmodell bzw. für die Berechtigungsverwaltung des WfMS. Die Releasefähigkeit einer integrierten Lösung scheint im Hinblick auf ihre Einbindung in die SSW besser gesichert zu sein. Durch Verwendung eines integrierten WfMS kann auf den Kauf zusätzlicher Software und auf die Abhängigkeit von einem weiteren Lieferanten verzichtet werden. Bei einer integrierten Lösung fallen insgesamt weniger direkte Lizenz- und Hardwarekosten an. 11 Zudem sind Laufzeit- und Entwicklungsumgebung eines integrierten WfMS auf die SSW abgestimmt und kooperieren mit dieser über eine interne Schnittstelle. Im Beispiel von SAP BWF zeigt sich dies dadurch, dass diese Workflow-Komponente Bestandteil des R/3-Basissystems ist und dass sie auf eine Integration mit anderen Modulen und Funktionalitäten des R/3-Systems abzielt. 12 SAP BWF ist in einer Integrationsschicht oberhalb der Transaktionen anzusiedeln. Dabei ist nicht vorgesehen, die Ablauflogik innerhalb einer Transaktion zu ändern. 13 Grundlage für eine Workflow-Ausführung in SAP BWF ist ein bestimmtes Business- Objekt. 14 Tritt an diesem Objekt eine Zustandsänderung ein, welche als Ereignis im zugehörigen Objekttyp definiert ist, wird dieses dem Ereignis-Manager bekannt gemacht (vgl. Abb. 3-1). Dieser überprüft anschliessend die Einträge in der "Ereignis- Verbraucher-Kopplungstabelle" und sucht nach potentiellen Verbrauchern. Bei erfolgreicher Ermittlung einer Workflow-Definition als Verbraucher wird die zugehörige Workflow-Aufgabe aus dem Definitionsvorrat geladen und eine Workflow-Instanz angelegt, welche im Workflow-Container abgelegt wird. Anschliessend holt der Work Wimmer (1998), S. 87. Berthold (1995), S. 31; Rüdiger (1995), S. 11; SAP (1996a) S. 1-1 ff. SAP (1996a), S. 1-2 ff. Die verschiedenen, SAP-spezifischen Fachbegriffe (z.b. Business-Objekt, Ereignis-Manager, Workflow-Definition) werden in den nachfolgenden Abschnitten genauer erläutert.

6 48 Darstellung von SAP Business Workflow flow-manager die Workflow-Instanz aus dem Workflow-Container und bestimmt die zugehörigen Bearbeiter mittels Rollenauflösung. Definitionen Laufzeit Ereignis Geschäftsobjekt Workflow-Aufgabe Workflow-Muster Workflow- Definition Workflow Workflow- Container Objektreferenzen Steuerungsdaten Workflow-Manager Aufbauorganisation Aufgabe Workitem Workitem-Manager Integrierter Eingangskorb Verarbeiten Anzeigen Objekttyp Methode Ausführung einer Objektmethode Bearbeiterfindung Terminüberw. Historie/ Reporting Repository Desktop- Anwendungen SAP- Funktionalität Externe Anwendungen Benutzer Abb. 3-1: Interaktion der einzelnen Komponenten von SAP Business Workflow 15 Öffnet ein Benutzer seinen integrierten Eingangskorb, so ermittelt der Workitem- Manager alle Workitems für diesen Benutzer und erstellt eine individuelle Arbeitsliste. Der Benutzer kann nun den weiteren Prozessablauf bestimmen. Aktiviert er ein entsprechendes Workitem, wird durch den Workitem-Manager die in der Einzelschritt-Aufgabe definierte Objektmethode geladen und gestartet. Die eigentliche Ausführung der Methode wird unabhängig von SAP BWF durch Basisfunktionen des R/3-Systems, Desktop-Anwendungen oder andere, externe Anwendungen gesteuert. Nach Beendigung der Methode erfolgt eine Rückmeldung des Arbeitsergebnisses. Dieses wird vom Workitem-Manager ausgewertet. Je nach Definition können durch die Rückmeldung unterschiedliche Folgeereignisse abgeleitet werden. Der Kreis schliesst sich, indem ein neues Ereignis publiziert wird, wodurch wieder andere Workflows ausgelöst werden können. 15 In Anlehnung an SAP (1997a), Thema: SAP Business Workflow.

7 Darstellung von SAP Business Workflow Dienste des R/3-Systems für SAP Business Workflow Damit SAP BWF erfolgreich eingesetzt werden kann, sind Komponenten und Schnittstellen notwendig, die das elektronische Weiterleiten von Informationen, die Automatisierung und Beschleunigung des Dokumentenflusses sowie die Erkennung von veränderten Systemzuständen ermöglichen. Derartige Hilfsmittel werden auch als "grundlegende Basisdienste" 16 für SAP BWF bezeichnet. Beispiele für Basisdienste sind SAPoffice, Nachrichtensteuerung, ALE und Schnittstellen. Da es sich bei diesen Basisdiensten um wichtige Grundfunktionen handelt, werden sie in den folgenden Abschnitten unabhängig von SAP BWF dargestellt SAPoffice SAPoffice ist ein auf dem R/3-Basissystem aufbauendes, elektronisches Mail- und Ablagesystem für das Versenden, Empfangen, Weiterleiten und Bearbeiten von Dokumenten und Informationen. 17 Es dient als Transportmedium für Dokumente und Mitteilungen. Diese können intern über ein unternehmensweit einsetzbares Mail-System (SAPmail) verschickt werden. Zusätzlich sind Kommunikationsschnittstellen zu anderen Bürosystemen und anderen SAP-Systemen vorhanden. Mitteilungen an andere Bürosysteme können über die Telematikdienste X.400, X.500 oder über Internet versendet werden. Andere SAP-Systeme sind über die SAPcomm-Schnittstelle erreichbar. Im Zentrum von SAPoffice steht der integrierte Eingangskorb (vgl. Abschnitt ). Wesentliche Komponenten des integrierten Eingangskorbes sind die SAPoffice-Eingangsliste sowie die Arbeitsliste von SAP BWF. Neben herkömmlichen Textdokumenten kann der integrierte Eingangskorb auch spezielle Workitems verwalten. Diese repräsentieren einzelne Schritte einer Vorgangsbeschreibung zur Ausführungszeit eines Workflows und erscheinen in der Arbeitsliste des integrierten Eingangskorbes der Bearbeiter. Daneben verfügt SAPoffice über ein Ablagesystem, in welchem die Textdokumente in Mappen verwaltet werden können. Dabei wird zwischen einer persönlichen und einer allgemeinen Ablage unterschieden. Während auf die persönliche Ablage nur vom Benutzer selbst zugegriffen werden kann, sind die Mappen der allgemeinen Ablage allen Benutzern oder einem definierten Personenkreis zugänglich. Zur Bearbeitung der Dokumente können sowohl SAP-eigene Werkzeuge (SAP-Editoren) als auch SAP-fremde Applikationen (z.b. MS-Word) eingesetzt werden Strobel-Vogt (1997), S. 27. Wenzel (1995), S. 590 ff; SAP (1996a), S f; Strobel-Vogt (1997), S. 28 ff.

8 50 Darstellung von SAP Business Workflow Nachrichtensteuerung Die Nachrichtensteuerung dient dem automatisierten Informationsaustausch zwischen verschiedenen Partnern und hat zum Ziel, anderen Anwendungen Schnittstellen für Folgeverarbeitungen zu bieten. 18 Dazu werden die verschiedenen Datenkonstellationen und die zugehörigen Verarbeitungsprogramme (z.b. Druck, Fax, Mail, EDI) beschrieben. Trifft in einer Anwendung eine dieser Datenkonstellationen zu, wird jene Verarbeitung gestartet, die den Bezug zum Anwendungsobjekt aufweist. Diese Technik kann sowohl zum partnerbezogenen Informationsaustausch als auch zum Starten von partnerunabhängigen Folgeverarbeitungen genutzt werden. Insbesondere kann die Nachrichtensteuerung zur Erzeugung von Ereignissen herangezogen werden, die anschliessend als Auslösemechanismen für Workflow-Instanzen fungieren. Die Steuerung erfolgt über ein kompliziertes Regelwerk, welches in Tabellen verwaltet und durch die Programmiersprache ABAB/4 realisiert wird. So ist es möglich, bei Bedarf auch sehr komplexe Regeln abzubilden. Beispielsweise erzeugt dieses Regelwerk beim Eintreffen einer Nachricht (z.b. Auftragserteilung eines Kunden) Nachrichtenvorschläge (z.b. Auftragsbestätigung), welche anschliessend über ein Verarbeitungsprogramm an einen bestimmten Partner zur Bearbeitung weitergeleitet werden ALE Application Link Enabling (ALE) bezeichnet eine Technologie, welche zum Ziel hat, verteilte Systeme miteinander zu koppeln. 19 Im Vordergrund steht eine Verknüpfung von physisch getrennten R/3-Systemen, welche jeweils eine eigene Datenbank besitzen. Jedoch ermöglicht ALE nicht nur eine Kopplung von verschiedenen R/3-Systemen, sondern es unterstützt auch eine Verbindung von R/3- und R/2-Systemen, von R/3- und Fremdsystemen und von R/3-Systemen mit unterschiedlichen Releaseständen. Der Datenaustausch zwischen den gekoppelten Systemen erfolgt über synchrone und asynchrone Kommunikation. Im Zusammenhang mit Workflow-Management ist ALE immer dann heranzuziehen, wenn eine Vorgangsbearbeitung auf unterschiedlichen Systemen ausgeführt werden soll. Hierfür ist eine Codierung des entsprechenden Systems bei der Workflow-Definition notwendig. Die Erweiterung der ALE-Technologie um eine Internet-Oberfläche wird auch als ALE/WEB bezeichnet Wenzel (1995), S. 583 ff; Bahmann/Wenzel (1995), S. 135; Strobel-Vogt (1997), S. 31 ff. SAP (1996a), S f; Graf (1997), S. 67; Strobel-Vogt (1997), S. 37.

9 Darstellung von SAP Business Workflow Schnittstellen IDOC-Schnittstelle für EDI EDI wird verwendet, um den elektronischen, standardisierten Datenaustausch zwischen verschiedenen Applikationen und Geschäftspartnern zu realisieren. 20 Klassische Beispiele für den Einsatz von EDI finden sich in Kunden-Lieferanten-Beziehungen im Rahmen des Supply Chain Managements. Die EDI-Architektur im SAP-Umfeld besteht aus EDI-fähigen SAP-Anwendungen, einer EDI-Schnittstelle und einem EDI-Subsystem (Konverter). Zentrale Aufgabe der EDI-Schnittstelle ist die Transformation von genormten Dokumenten in IDOCs (Intermediate Documents) gemäss den gängigen EDI- Standards. Ausgehende Belege werden als IDOC an das EDI-Subsystem übergeben. Dieses Subsystem konvertiert anschliessend das IDOC in eine durch das Partnerprofil festgelegte EDI-Nachricht und steuert die Übertragung an den Adressaten SAP ArchiveLink Damit Zeit- und Effizienzvorteile von WfMS realisiert werden können, ist es notwendig, dass den Bearbeitern elektronischer Zugriff auf alle prozessrelevanten Informationen und Dokumente gewährleistet wird. Hilfestellung hierfür bietet der Einsatz von elektronischen Archivsystemen, in welchen Dokumente digitalisiert abgelegt werden können. Hierzu steht im R/3-System die Kommunikationsschnittstelle SAP ArchiveLink zur Verfügung. Diese Schnittstelle besteht aus folgenden drei Teilen: 21 Schnittstelle zu Anwendungen des R/3-Systems Diese Schnittstelle ist in Form von Application Programming Interfaces (APIs) realisiert. Schnittstelle zu optischen Archiven Optische Archive von Fremdanbietern können angebunden werden. Allerdings müssen die Fremdanbieter ihre Systeme von der SAP zertifizieren lassen. Benutzeroberfläche Diese ermöglicht bei der Bearbeitung der archivierten Objekte eine einheitliche Bedienung. SAP ArchiveLink wird zur Archivierung von Orginalbelegen, Drucklisten, Reorganisationsdaten und PC-Dokumenten genutzt. Die Anzeige archivierter Dokumente erfolgt im allgemeinen aus einer beliebigen Anwendung des R/3-Systems heraus. Für die Anzeige der Dokumente können sowohl standardisierte Viewer des R/3-Systems als auch Wenzel (1995), S. 579 ff; SAP (1996a), S f; Strobel-Vogt (1997), S. 36 f. Gulbins (1995), S. 149 ff; Wenzel (1995), S. 610 ff; SAP (1996a), S f.

10 52 Darstellung von SAP Business Workflow Viewer von Fremdanbietern oder Desktop-Anwendungen verwendet werden. Die zentrale Aufgabe von ArchiveLink besteht in einer flexiblen Verknüpfung der archivierten Dokumente mit R/3-Transaktionen. Diese Zuordnung wird über separate Verknüpfungstabellen realisiert. Dies besitzt den Vorteil, dass ein- und ausgehende Dokumente jederzeit aufgerufen und mit unterschiedlichen Anwendungen verknüpft werden können. Durch die Integration der Dokumente in die Geschäftsprozesse sind jederzeit alle Informationen in kurzer Zeit verfügbar und einzelne Arbeitsschritte können vereinfacht und beschleunigt werden BAPI Eng im Zusammenhang mit dem ALE-Konzept steht der Einsatz von Business Application Programming Interfaces (BAPIs). 22 BAPIs sind SAP-spezifische, objektorientierte APIs und können als offene Schnittstellen zwischen den betriebswirtschaftlichen Anwendungen des R/3-Systems und externen Anwendungen verstanden werden. 23 Sie ermöglichen einen Zugriff der verschiedenen Frontend-Applikationen auf das Business Object Repository (BOR) des R/3-Systems. BAPIs werden im BOR als Methoden auf Business-Objekten definiert und implementiert. Beispiele für BAPIs sind das Anlegen bzw. das Ändern eines Kundenauftrags oder die Verfügbarkeitsprüfung bestimmter Produkte bei einem Lieferanten. Mit Release 4.0 verfügt das R/3-System über 400 verschiedene BAPIs. Eine besondere Rolle spielen BAPIs bei einer Anbindung des R/3-Systems an das Internet. Durch die Verwendung von BAPIs können Funktionen des R/3-Systems, für welche BAPIs definiert sind, direkt über Internet oder Intranet verfügbar gemacht werden. Dadurch besteht die Möglichkeit, von ausserhalb eines Unternehmens auf Inhalte des R/3- Systems zuzugreifen. Eine solche Internet-Anbindung geschieht durch den Einsatz von Internet-Applikations-Komponenten (IACs) und eines Internet Transaction Servers (ITS). IACs decken in der Regel Transaktionen des R/3-Systems ab, welche im Normalfall auch über das Frontend des R/3-Systems (SAPGUI) zur Verfügung stehen. Sie können in die Bereiche Intranet, Consumer-to-Business und Business-to-Business unterteilt werden und enthalten Anwendungen aus unterschiedlichen Bereichen des R/3- Systems. 24 Beispiele hierfür sind integrierter Eingangskorb, Produktkatalog, Stellenangebote, Servicemeldungen oder Qualitätsmeldungen. Für die Anbindung von Internet-Anwendungen an das R/3-System bieten sich neben dem Einsatz von IACs und des ITS noch zwei weitere Möglichkeiten an. Die erste Lö SAP (1996e), S. 13 f; SAP (1996f), S. 17 f; SAP (1996g), S. 8; Graf (1997), S. 67. Wimmer (1998), S. 67. SAP (1996g); Hantusch/Matzke/Peréz (1997), S. 119 ff.

11 Darstellung von SAP Business Workflow 53 sung enthält einen direkten Zugriff auf die Funktionalitäten des R/3-Systems mittels SAP Automation. SAP Automation ist eine Technologie, mit deren Hilfe direkt auf das SAPGUI zugegriffen werden kann. Im zweiten Fall werden Internet-Applikationen in Java, Visual Basic oder C geschrieben. Der Zugriff auf das R/3-System erfolgt ebenfalls über BAPIs. Abb. 3-2 stellt schematisch die drei Möglichkeiten einer Internetanbindung des R/3- Systems dar. Allen drei Lösungsansätzen ist gemeinsam, dass über BAPI-Schnittstellen auf standardisierte Geschäftsvorfälle zugegriffen werden kann. Folglich kommt den BAPIs eine besondere Bedeutung als offene, standardisierte Schnittstelle zu, welche über das blosse Entwickeln von Internet-Anwendungen hinausgeht. Web Server System R/3-System 1 2 HTTP Server HTTP Server R/3-Internet Transaction Server Electronic Commerce Applications (3rd party) SAP Automation R/3 Internet Application Components BAPIS FI MM PP SD R/3 Business Objects 3 Java, Visual Basic, C PA... Abb. 3-2: Alternativen der Internetanbindung von SAP R/3 25 Zukünftig können neue Anwendungen mit dem R/3-System lose gekoppelt werden, ohne dass bei der Anwendungsentwicklung Veränderungen am Kern des R/3-System vorgenommen werden müssen. 26 Dieses Konzept wird durch das Business Framework 27 realisiert (vgl. Abb. 3-3). Das Business Framework ist eine "neue" Architektur des R/3- Systems, welche auf einer Komponentenbildung betriebswirtschaftlicher SSW beruht. Das ganze R/3-System wird in einzelne Business-Komponenten zerlegt und in eine Familie von Softwarekomponenten überführt. Eine Business-Komponente bietet betriebs In Anlehnung an SAP (1996g), S. 10; Hantusch/Matzke/Pérez (1997), S. 88. SAP (1996f), S. 10 f; Hantusch/Matzke/Pérez (1997), S. 87. Vgl. z.b. SAP (1996f); Graf (1997).

12 54 Darstellung von SAP Business Workflow wirtschaftliche Funktionalitäten in einem eigenständigen Softwareprodukt mittels objektorientierter Schnittstellen an. Eine derartige Komponente besitzt einen eigenen Zyklus bezüglich Entwicklung, Einführung und Wartung. 28 Beispiele für solche Business- Komponenten sind Personalwesen, Verfügbarkeitsprüfung und Produktdatenmanagement. Business Komponente ALE BAPI BO BO BO BAPI BAPI BAPI BAPI BAPI Client Komponente Abb. 3-3: Das Business Framework der SAP 29 Zu den wichtigsten Vorteilen, welche sich durch einen Einsatz von Softwarekomponenten ergeben, zählen u.a.: Möglichkeit der Nutzung von Komponenten unterschiedlicher Hersteller Vereinfachte Wiederverwendung von Komponenten verschiedener Hersteller Möglichkeit, dass bei einem Releasewechsel nur Teillösungen und nicht die ganze Lösung in den neuen Release überführt werden müssen Uneingeschränkte Wartungs- und Upgradefähigkeit Verbesserte Berücksichtigung branchenspezifischer Anforderungen und kundenspezifischer Erweiterbarkeit an eine Softwarelösung Graf (1997), S. 67. SAP (1996f), S. 15; Graf (1997), S. 66.

13 Darstellung von SAP Business Workflow 55 Die SAP übernimmt dabei die Rolle des Lieferanten. Sie liefert das Business Framework und bietet zugleich Business-Komponenten an. Ausserdem sollen im Business Framework auch Teillösungen anderer Anbieter eingesetzt werden können Sonstige Schnittstellen Neben den bereits beschriebenen Schnittstellen (ArchiveLink, IDOC, ALE, BAPI) verfügt das R/3-System auch über den von Microsoft entwickelten OLE-Standard für die Bürokommunikation mit PC-Paketen. Dadurch wird es möglich, dass sich R/3- Anwendungen der Funktionalitäten von PC-Lösungen bedienen (z.b. Tabellenkalkulation, Textverarbeitung) und dass R/3-Daten in PC-Lösungen weiterverarbeitet werden können. Mit Hilfe der MAPI-Schnittstelle 30 kann das SAPoffice an fremde Mail-Frontend- Systeme (z.b. MS Exchange) gekoppelt werden. Dadurch können s auch an Empfänger ausserhalb des R/3-Systems versendet werden. Folglich wird die Notwendigkeit der Verwendung eines zweiten Mail-Systems hinfällig und die Erreichbarkeit der Benutzer wird ausgedehnt. Für einen interaktiven Abruf von Daten und Informationen aus dem R/3-System stellt SAP eine Schnittstelle zu FAX-On-Demand und IVR-Systemen bereit. FAX-On- Demand und IVR (Interactive Voice Response) ermöglichen den interaktiven Abruf von Informationen aus dem R/3-System. Eine Integration mit Workflow-Management ist dadurch möglich, dass die Anfrage eines Mitarbeiters (per Fax oder per Telefon) ein Ereignis generiert, welches automatisch einen Workflow auslöst. Dieser Workflow stellt anschliessend die gewünschten Informationen zusammen und initiiert die Versendung z.b. als Fax-Dokument SAP (1996a), S f; Strobel-Vogt (1997), S. 39. SAP (1996a), S f.

14 56 Darstellung von SAP Business Workflow 3.4 Komponenten von SAP Business Workflow 32 SAP BWF besteht aus den drei Komponenten Entwicklungssystem, Laufzeitsystem und Administrations- und Kontrollsystem (vgl. Abb. 3-4). In der Entwicklungsumgebung existieren Konstrukte zur Implementierung einer Workflow-Definition (Objekte, Aufgaben, Rollen etc.). Teile des Laufzeitsystems sind der Workflow-Manager, welcher zur Steuerung eines Workflow-Ablaufs benötigt wird, der Workitem-Manager, welcher die einzelnen Arbeitsschritte ausführt, sowie der Ereignis-Manager, welcher für den ereignisgesteuerten Ablauf in SAP BWF verantwortlich ist. Zahlreiche Testwerkzeuge, die ein leistungsfähiges Prozessmonitoring und -controlling erlauben, sind Bestandteile des Administrations- und Kontrollsystems, welches von der SAP auch als Informationssystem bezeichnet wird. Der integrierte Eingangskorb (=Arbeitsliste eines Benutzers) gehört ebenfalls zum Administrations- und Kontrollystem, was allerdings ungewöhnlich ist, da er eher als Teil der Laufzeitumgebung aufgefasst werden muss. Komponenten Entwicklungssystem Laufzeitsystem Administrations- und Kontrollsystem Workflow-Definition (Workflow Editor) Implementierung von Workflow-Abläufen Aufgaben-Definition Objekttyp-Definition Rollen-Definition Flexible Ereigniserzeugung Workflow-Manager Workflow-Steuerung und Workflow-Koordination Workitem-Manager Abwicklung der Ausführung einzelner Arbeitsschritte (Workitems) Zuordnung zu Bearbeitern Terminüberwachung Protokollierung Ereignis-Manager Integrierter Eingangskorb Benutzerschnittstelle Verwaltung der Worklist und der Mail-Dokumente eines Benutzers Retrieval Analyse Statistik Abb. 3-4: Komponenten von SAP BWF 32 Die Informationen in diesem Kapitel sind hauptsächlich aus Handbüchern, Broschüren und Online- Hilfen der SAP entnommen. Deshalb wird im Einzelfall auf eine Quellenangabe verzichtet. Vgl. statt dessen SAP (1996a); SAP (1996b); SAP (1996c); SAP (1996d), Thema: SAP Business Workflow; SAP (1996e); SAP (1996f); SAP (1996g); SAP (1996h); SAP (1997a), Thema: SAP Business Workflow; SAP (1997b); SAP (1997c), Abschnitt 1; vgl. auch Jablonski/Bußler (1996), Karl/Deiters (1997) und Strobel-Vogt (1997), welche alle einen Überblick über SAP BWF geben.

15 Darstellung von SAP Business Workflow Entwicklungssystem Die Entwicklungsumgebung, welche auch als Architektur von SAP BWF bezeichnet wird, besteht aus einem Dreischichtenmodell, welches folgende Elemente beinhaltet (vgl. Abb. 3-5): Das Organisationsmodell enthält alle Elemente (Organisationseinheiten, Stellen, Personen und Aufgaben), die an einem Geschäftsprozess beteiligt sind. Im Prozessmodell wird der Ablauf jener Geschäftsprozesse festgelegt, welche automatisiert und koordiniert werden sollen. Das Resultat einer Workflow-Definition ist eine ablauffähige Mehrschritt-Aufgabe. Das Objektmodell enthält die für den Workflow-Ablauf notwendigen Objekte inklusive den relevanten Attributen, Methoden und Ereignissen. Hier sind die einzelnen Geschäftsobjekte erkennbar, welche als Schnittstelle zu den verschiedenen Anwendungssystemen dienen. Person (Plan-)Stellen Org'einheit Organisation Rolle Aufgabe Referenz Prozesse Daten Workflow- Definition Daten Schritt Lesezugriff Geschäftsobjekte Zustandsänderung Aufruf und Ergebnisse Attribute Ereignisse Methoden Objekt Abb. 3-5: Architektur von SAP Business Workflow Organisations-Definition Die Definition der Aufbauorganisation wird nicht in der Workflow-Komponente des R/3-Systems vorgenommen, sondern im eigenständigen Modul HR-ORG. Diese Lösung wurde wegen der grossen Bedeutung eines umfassenden Organisationsmanagements gewählt: "Workflow kann nur vollständig gelingen, wenn die Aspekte der Organisa- 33 SAP (1996a), S. 8-1.

16 58 Darstellung von SAP Business Workflow tionsmodellierung und Organisationsgestaltung mit zu einem zentralen Thema gemacht werden." 34 Im Zusammenhang mit dem Organisationsmodell des Moduls HR-ORG sind folgende Elemente von Bedeutung: Organisationseinheit Eine Organisationseinheit ist ein betriebswirtschaftlich sinnvoll zusammengefasster organisatorischer Teilbereich eines Unternehmens (z.b. eine Abteilung, ein Team oder eine Gruppe). Stellen Stellen sind Tätigkeitsbereiche eines Unternehmens, die durch die Definition von Aufgaben bestimmt werden (z.b. Sachbearbeiter, Assistent oder Sekretärin). Planstellen Planstellen sind die tatsächlich in einem Unternehmen vorhandenen und in der Regel durch eine Person verrichteten Tätigkeiten (z.b. Sachbearbeiter im Einkauf oder Assistentin der Geschäftsleitung). Eine Planstelle wird jeweils durch eine Stelle beschrieben und in einem Besetzungsplan gepflegt. Sie gehört immer genau zu einer Organisationseinheit. Arbeitsplätze Ein Arbeitsplatz ist ein zweckmässig eingerichteter Ort, an dem Mitarbeiter mit Hilfe von Arbeitsmitteln ihre Aufgaben erfüllen. Aufgaben Aufgaben sind aus organisatorischer Sicht die zentralen Bausteine von SAP BWF (vgl. dazu Abschnitt ). Eine Aufgabe beschreibt einen betriebswirtschaftlichen Vorgang, der zusammengefasst einen sinnvollen Arbeitsschritt einer Tätigkeit ergibt. Sie stellt das Verbindungsobjekt zwischen Aufbau- und Ablauforganisation dar. Aufgaben sind im Organisationsmodell den Stellen oder Planstellen eindeutig zugeordnet und dienen zur Erstellung von Aufgabenprofilen und Stellenbeschreibungen Objekt-Definition Begriffsbestimmungen Objekte sind betriebswirtschaftliche Gegenstände und repräsentieren einen bestimmten realen Sachverhalt: "We define an object as a concept, abstraction, or thing with crisp boundaries and meaning for the problem at hand. Objects serve two purposes: They 34 Karl/Deiters (1997), S. 2; vgl. auch Bußler (1998).

17 Darstellung von SAP Business Workflow 59 promote understanding of the real world and provide a practical basis for computer implementation." 35 Da betriebswirtschaftliche Anwendungen aus miteinander interagierenden Objekten bestehen, die über mehrere Stufen hinweg zu bearbeiten sind, ist es zweckmässig, dass in SAP BWF teilweise ein objektorientierter Ansatz (z.b. Prinzip der Vererbung, Prinzip der Delegation) verfolgt wird. SAP verwendet anstelle der Bezeichnung Objekt den Begriff Business-Objekt. Beispiele für betriebswirtschaftliche Business-Objekte sind Kundenauftrag, Lieferantenstamm, Stückliste oder Bestellung. Aufgrund der bestehenden Schnittstellen (z.b. OLE, RFC, CORBA) ist es möglich, nicht nur gekapselte R/3- Anwendungsfunktionalitäten, sondern auch Desktop-Anwendungen (OLE-Objekte) oder andere, externe Anwendungen (z.b. archivierte Dokumente und EDI-Messages) als Business-Objekte in das R/3-System einzubinden (vgl. Abb. 3-6). SAP Business Workflow WWW Workflow EDI Externe Systeme Workitem Anwendungen R/3-Anwendungen BAPI / MAPI IDOC CORBA COM/ DCOM Externe Anwendung SAP Business Object Business Object Repository Abb. 3-6: Objektmodell von SAP Business Workflow Rumbaugh et al. (1991), S. 21. SAP (1996b), S. 5.

18 60 Darstellung von SAP Business Workflow Aufbau von Business-Objekten Business-Objekte bestehen aus vier Schichten (vgl. Abb. 3-7). Die innerste Schicht besteht aus dem Kern des Business-Objektes. Dieser enthält die zentrale betriebswirtschaftliche Logik, d.h. das zum Objekt gehörende Datenmodell. Durch eine zweite Schicht wird die Integrität (Bedingungen und Geschäftsregeln) der Business-Objekte sichergestellt, wobei im Fall von Geschäftsregeln verschiedene Beziehungen zwischen Geschäftsregeln und dem Business-Objekt unterschieden werden können. 37 Eine dritte Schicht enthält Informationen für die Ausgestaltung der Schnittstellen. Sie dient dem Aufruf bestimmter Operationen. In der vierten und äussersten Schicht eines Business- Objektes erfolgt der tatsächliche Zugriff auf Objekte mittels CORBA, COM/DCOM oder Remote Function Calls (RFCs). Ein RFC realisiert das Prinzip des Remote Procedure Call (RPC) für die Programmiersprache ABAP/4 und dient dem Aufruf von Anwendungsfunktionen anderer Anwendungssysteme. Business- Objekt-Kern Integrität Constraints Schnittstelle Inputereigniskontrolle Abonnieren Zugiff durch Methoden Komponenten Spezialisierung BAPI BAPI BAPI COM/DCOM CORBA Attribute Geschäftsregeln Outputereignis Publizieren Abb. 3-7: Aufbau von Business-Objekten Vgl. z.b. Herbst/Knolmayer (1995), S SAP (1996e), S. 7.

19 Darstellung von SAP Business Workflow Bestandteile von Business-Objekten Ein hierarchisches, nach Anwendungskomponenten gegliedertes Verzeichnis aller im R/3-System definierten Business-Objekte wird im Business Object Repository (BOR) geführt. Das Business Object Repository ist Bestandteil des R/3-Repositories und enthält alle erforderlichen Angaben zu den einzelnen Objekttypen. Als Objekttyp wird die zur Definitionszeit erstellte, generelle Beschreibung eines Objektes bezeichnet. Dies impliziert, dass Objekte die konkreten, mit Werten versehenen Ausprägungen eines Objekttyps zur Laufzeit sind. Die Definition von Objekttypen beinhaltet folgende Bestandteile: Interfaces Interfaces sind vordefinierte Schnittstellen. Schlüsselfelder Schlüsselfelder dienen der Identifizierung eines Business-Objektes. Programme In den Programmen sind Methoden und Attributzugriffe implementiert. Methoden Unter Methoden werden (Workflow-) Operationen verstanden, welche auf einem Business-Objekt ausgeführt werden können. Beispiele für den Objekttyp "Rechnung" sind die Methoden "Anlegen", "Überarbeiten", "Löschen" und "Buchen". Diese Objektmethoden beziehen sich auf vorhandene ABAB/4-Funktionen, welche entweder auf Transaktionen, Dialogbausteine oder Funktionsbausteine referenzieren. Funktionsbausteine können Bearbeitungsmodule klassischer Anwendungssoftware oder auch Bearbeitungsobjekte (Programmbausteine) aus Objektbibliotheken sein. 39 Im R/3-System handelt es sich bei Funktionsbausteinen um Subprogramme, welche in einer zentralen Funktionsbibliothek gespeichert werden und von allen ABAP/4- Programmen aufgerufen werden können. Im Gegensatz zu herkömmlichen Unterprogrammen verfügen sie über eindeutig definierte Schnittstellen. Attribute Als Attribute werden die Eigenschaften eines Business-Objektes bezeichnet, z.b. der Name des Erfassers, das Erfassungsdatum oder die Adresse eines Mitarbeiters. Attribute werden für die Formulierung von Bedingungen bei der Definition von Workflows benötigt und dienen der Ablaufsteuerung. 39 Scheer (1996), S. 24.

20 62 Darstellung von SAP Business Workflow Ereignisse In SAP BWF wird zwischen publizierten und internen Ereignissen unterschieden. Für die Definition eines Objekttyps sind publizierte Ereignisse von Bedeutung. Diese werden als Bestandteile eines bestimmten Objekttyps definiert und beschreiben systemweit einen geänderten Zustand des Business-Objektes. Als Beispiele für den Objekttyp "Rechnung" können die Ereignisse "erfasst" und "geändert" aufgeführt werden. Das blosse Auftreten eines Ereignisses genügt aber noch nicht, um einen Workflow auszulösen, da das "Ereigniskonzept" in SAP BWF durch einen "Publishand-Subscribe-Ansatz" gekennzeichnet ist. Dieses Konzept funktioniert wie folgt: Obwohl ein Ereignis systemweit veröffentlicht wird (publish), erfolgt erst dann eine Reaktion auf das Ereignis, wenn dem System mitgeteilt wurde, dass mit dem Eintreten des Ereignisses eine bestimmte Reaktion erfolgen soll. Damit die potentiellen "Verbraucher" für das jeweilige Ereignis Berücksichtigung finden, müssen sie sich zwingend in eine "Ereignis-Verbraucher-Kopplungstabelle" eintragen (subscribe). Neben publizierten Ereignissen kennt SAP BWF auch interne Ereignisse. Interne Ereignisse repräsentieren einen erreichten Zustand innerhalb eines Workflows und haben ausserhalb dieses Workflows keine Auswirkungen. Im Standard von SAP BWF sind Objekttypen mit vordefinierten Ereignissen vorhanden. Allerdings ist davon auszugehen, dass diese Standardereignisse für die Implementierung unternehmensspezifischer Workflows nicht ausreichen Möglichkeiten der Objekt-Definition Grundsätzlich existieren folgende drei Möglichkeiten, um Objekte zu definieren: Auswahl eines Standard-Objektes Bei dieser Variante wird ein Objekt ausgewählt und unverändert übernommen. Modifikation eines Standard-Objektes Diese Möglichkeit betrifft die Erweiterung von Business-Objekten des Standards. Dies ist durch das Prinzip der Vererbung bzw. durch den Mechanismus der Delegation möglich. Bei der Vererbung wird die komplette Definition eines Business-Objektes einschliesslich aller Attribute, Methoden und Ereignisse an einen Subtypen vererbt, welcher zunächst genau die gleichen Eigenschaften und das gleiche Verhalten wie der ursprüngliche Objekttyp zeigt. Jetzt können die vom Supertypen übernommenen Attribute und Methoden abgeändert (überdefiniert) bzw. neue Attribute und Methoden ergänzt werden, ohne dass Modifikationen am ursprünglichen Objekttypen notwendig sind.

21 Darstellung von SAP Business Workflow 63 Durch den Mechanismus der Delegation lassen sich die modifizierten Eigenschaften am Subtypen auch für den ursprünglichen Supertypen verwenden. Dazu muss systemweit angegeben werden, dass alle Verwendungen des neuen Business-Objektes (Methodenaufrufe, Attributzugriffe, Ereignisreferenzen etc.) ab sofort auch für das ursprüngliche Business-Objekt gültig sind. Diese Delegation wird vom Business Object Broker (als Teil des R/3-Laufzeitsystems) übernommen. Kundenspezifische Eigenentwicklungen Diese Möglichkeit betrifft die nicht im Standard vorgesehenen kundenspezifischen Eigenentwicklungen, welche durch ABAP/4-Programmierung realisiert werden müssen Aufgaben-Definition In SAP BWF können Einzelschritt-Aufgaben und Mehrschritt-Aufgaben unterschieden werden. Einzelschritt-Aufgaben sind elementar und repräsentieren aus organisatorischer Sicht genau eine betriebswirtschaftliche Tätigkeit. Diese Geschlossenheit fördert die Wiederverwendbarkeit von Aufgaben in verschiedenen Workflows. Einzelschritt- Aufgaben werden durch die Ausführung von Methoden auf Anwendungsobjekten abgewickelt. Demgegenüber fassen Mehrschritt-Aufgaben mehrere Einzelschritte zusammen. Sie werden durch die zugehörige Workflow-Definition (vgl. dazu Abschnitt ) realisiert. In SAP BWF wird die Bezeichnung Mehrschritt-Aufgabe synonym zum Ausdruck Workflow verwendet. Einzelschritt-Aufgaben lassen sich in Standard- oder Kunden-Aufgaben und Mehrschritt-Aufgaben in Workflow-Muster oder Workflow-Aufgaben unterteilen. Eine Sammlung von Standard-Aufgaben und Workflow-Mustern ist ablauffähig in SAP BWF vordefiniert. Diese Standards sind unmittelbar einsetzbar, dienen in der Regel jedoch eher als Vorlage für kundenspezifische Erweiterungen. Vom Anwender erstellte Einzelschritt- oder Mehrschritt-Aufgaben werden auch als Kunden-Aufgaben bzw. als Workflow-Aufgaben bezeichnet. Diese können auf Grundlage definierter Standards oder unabhängig jeglicher Vorlagen entwickelt werden. Sie sind mandantenabhängig und zeitlich begrenzt.

22 64 Darstellung von SAP Business Workflow Aufgabe Einzelschritt-Aufgabe Mehrschritt-Aufgabe Kunden-Aufgabe Standard-Aufgabe Workflow-Muster Workflow-Aufgabe im R/3-System vordefiniert Abb. 3-8: Aufgaben in SAP BWF Workflow-Definition Die technische Implementierung der zu automatisierenden Abläufe wird als Workflow- Definition bezeichnet. Die Workflow-Definition kann entweder alphanumerisch (Editor in Baumstruktur) oder mit Hilfe eines grafischen Editors vorgenommen werden. Dadurch werden zwei mögliche Sichten auf das Prozessmodell geschaffen. Während in der Baumstruktur Schritte, Ereignisse und Operatoren in einer baumartigen Hierarchie dargestellt werden, erfolgt der Workflow-Entwurf im grafischen Editor netzwerkartig nach der Methode der Ereignisgesteuerten Prozessketten (EPKs) 40.Diese Methode erlaubt im Rahmen des ARIS-Konzeptes eine Darstellung der Steuerungssicht auf Fachkonzeptebene und dient der Beschreibung von Geschäftsprozessen bzw. der Modellierung der Ablauforganisation. EPKs verbinden dynamische Aspekte der Petri- Netz-Theorie einerseits mit Verknüpfungselementen, wie sie z.b. in der Netzplantechnik verwendet werden, und andererseits mit dem ARIS-Konzept. Grundelemente von EPKs sind Ereignisse, Funktionen und Verknüpfungsoperatoren, wobei bei der Modellierung explizit bestimmte Regeln berücksichtigt werden müssen (vgl. Abb. 3-9). 40 Vgl. z.b. Scheer/Jost (1996); Scheer (1997b); Scheer (1998).

23 Darstellung von SAP Business Workflow 65 Bezeichnung Ereignis Symbol Definition Ein Ereignis besteht darin, dass ein best. Zustand eingetreten ist, der eine Funktion auslösen kann. Funktion Die Funktion beschreibt die Transformation von einem Eingangszustand in einen Zielzustand. Verknüpfungsoperator xor Der Verknüpfungsoperator beschreibt die logischen Verbindungen zwischen Ereignissen und Funktionen. Kontrollfluss Der Kontrollfluss beschreibt die zeitlich-logischen Abhängigkeiten von Ereignissen und Funktionen. Prozesswegweiser Der Prozesswegweiser zeigt die Verbindung von einem bzw. zu einem anderen Prozess (Navigationshilfe). Abb. 3-9: Grundelemente von EPKs Die Workflow-Definition setzt sich aus mehreren "Schritten" zusammen, die nur nach bestimmten Regeln bearbeitet werden dürfen. Jedem Schritt folgen ein oder mehrere Ereignisse; hierdurch werden die erreichten Zustandsänderungen signalisiert. Die Anordnung der Schritte erfolgt grundsätzlich immer blockorientiert, wobei ein Block eine in sich konsistente Einheit von Schritten, Operatoren und Ereignissen darstellt. Ein Block besitzt genau einen Eingang und einen Ausgang. Operationen (z.b. Löschen, Einfügen oder Ausschneiden) betreffen immer den ganzen Block. Diese Blockorientierung unterstützt die Wiederverwendbarkeit von Teilprozessen. SAP BWF unterscheidet insbesondere zwischen Schritten, die auf eine betriebswirtschaftliche Tätigkeit referenzieren (z.b. Aktivitäten oder Benutzerentscheidungen) und Schritten, die der Ablaufsteuerung dienen (Bedingung, Schleife etc.). Im einzelnen existieren in SAP BWF folgende Schrittarten: Aktivität Aktivitäten entsprechen dem Begriff Funktionen bei EPKs und sind dadurch gekennzeichnet, dass sie nicht direkt auf ein Anwendungsprogramm, sondern auf eine Aufgabe referenzieren. Sie können sich sowohl auf eine Einzelschritt-Aufgabe als auch auf eine Mehrschritt-Aufgabe beziehen. Je nachdem repräsentieren sie eine Objektmethode (Einzelschritt-Aufgabe) oder einen Subworkflow (Mehrschritt- Aufgabe). Aus einer Aktivität wird zur Laufzeit ein Workitem abgeleitet, welches in der Arbeitsliste des integrierten Eingangskorbes den zuständigen Anwendern zur Bearbeitung erscheint. Bei der Implementierung von Aktivitäten können verschiedene Einstellungen vorgenommen werden, wie z.b. die Terminierung der Aufgaben oder die Regelung von Zuständigkeiten. Ferner lässt sich angeben, ob die

24 66 Darstellung von SAP Business Workflow Aufgaben zur Laufzeit durch das System im Hintergrund bearbeitet werden sollen oder ob das Verarbeitungsende vom Benutzer explizit bestätigt werden muss. Bedingung (IF) Eine Bedingung ist eine zweiseitige Verzweigung und erfolgt aufgrund von laufzeitabhängigen Steuerungsinformationen, die als Werte im Workflow-Container oder als Objektattribute verfügbar sind. Die Bedingungsauswertung erfolgt über einen Vergleich der Container-Elemente mit einer bei der Implementierung zu definierenden Grösse. Diese kann entweder ein Feld, eine Konstante oder ein Wert einer Systemvariablen sein. Jeder Bedingung folgt der Operator XOR sowie die beiden Ereignisse wahr und falsch. Mehrfachbedingung (CASE) Im Gegensatz zur Bedingung ermöglicht die Mehrfachbedingung eine Verzweigung der Workflow-Definition in mehrere Äste. Für die Auswertung der Mehrfachbedingung muss eine Vergleichsbasis und für jeden Zweig ein Vergleichswert und ein Name für das jeweilige Ereignis angegeben werden. Dabei werden Informationen aus dem Workflow-Container genutzt. Zur Laufzeit wird der Wert der Vergleichsbasis gegen die Vergleichswerte geprüft und entsprechend verzweigt. Bei Mehrfachbedingungen besteht die Möglichkeit, einen Zweig zu definieren, der ausgeführt wird, falls die Vergleichsbasis keinem der aufgeführten Vergleichswerte entspricht. Benutzerentscheidung Bei einer Benutzerentscheidung wird eine Abfrage mit einem Entscheidungstext und den zugehörigen Entscheidungsalternativen definiert. Jede Entscheidungsalternative muss einen Namen für das dazugehörende Ereignis enthalten. Zur Laufzeit erscheint dieser Schritt als Workitem in der Worklist des aktuellen Bearbeiters. Wird dieser Schritt zur Bearbeitung ausgewählt, erscheint ein Pop-Up-Fenster mit den zuvor definierten Entscheidungstexten. Über Schaltflächen kann sich der Bearbeiter für eine der angebotenen Alternativen entscheiden und beeinflusst auf diese Weise die nachfolgenden Bearbeitungsschritte. Ereigniserzeuger Bei Erreichen dieses Schrittes wird ein publiziertes Ereignis erzeugt. Als Beispiel für den Einsatz dieses Schrittes kann das Auslösen anderer Workflows genannt werden, bei denen dieses Ereignis als auslösendes Ereignis definiert ist. Warteschritt Warteschritte können verwendet werden, um die Ausführung eines Workflows solange zu unterbrechen bis ein bestimmtes, publiziertes Ereignis im System erzeugt wird. Darüber hinaus kann diese Schrittart eingesetzt werden, um in parallelen Ver-

25 Darstellung von SAP Business Workflow 67 arbeitungszweigen auf Ereignisse zu warten, welche die Verarbeitung in den anderen Zweigen überflüssig machen oder beenden. Kontrollkommando Dieser Schritt nimmt Einfluss auf die Ablaufsteuerung des Workflows oder auf die einzelnen Elemente des Workflow-Containers und umfasst verschiedene Teilbereiche (z.b. Ablaufsteuerung, welche sich auf das Abbrechen oder Anhalten eines Workitems bzw. eines Workflows bezieht). Die verschiedenen Schritte einer Workflow-Definition lassen sich wie folgt verknüpfen: Sequentielle Verarbeitung Die Bearbeitung der einzelnen Schritte erfolgt nacheinander. Parallele Verarbeitung Neben der sequentiellen Verarbeitung existiert auch die Möglichkeit der parallelen Anordnung von Schritten (AND als Ausgangs-Operator). Die Anzahl der parallelen Zweige ist frei wählbar. Als Besonderheit lässt sich definieren, dass nur ein Teil der parallelen Verarbeitungszweige tatsächlich durchlaufen werden muss, damit der Workflow fortgesetzt wird. UNTIL-Schleife Der in dieser Schleife modellierte Teilprozess wird solange wiederholt, bis die im UNTIL-Schritt formulierte Bedingung wahr ist. Der Schleifenkörper befindet sich vor der Bedingungsprüfung. WHILE-Schleife WHILE-Schleifen werden ebenfalls durch Angabe einer Vergleichsbasis und von Vergleichswerten definiert. Die im Schleifenkörper definierten Schritte werden solange - mit dem gleichen Mechanismus wie bei der Mehrfachbedingung - wiederholt, bis die im WHILE-Schritt formulierten Bedingungen nicht mehr zutreffen. Der Schleifenkörper befindet sich nach der Bedingungsprüfung. Innerhalb der Workflow-Definition werden neben den oben beschriebenen Bedingungen (IF), Mehrfachbedingungen (CASE) und Schleifen noch weitere Elemente festgelegt, die das System zur Ablaufsteuerung benötigt. Insbesondere sind dies Daten, welche in einem "Container" gespeichert werden. Als Container wird eine tabellenartige Datenstruktur bezeichnet, über welche der Austausch von Informationen zwischen den einzelnen Schritten der Workflow-Definition zur Laufzeit erfolgt. Folglich dienen Container der Aufnahme von Konstanten und Objektreferenzen zu Kontroll- und Steuerungszwecken von Workflow-Instanzen. Der Informationsaustausch folgt dabei normierten Regeln, welche in der "Datenfluss- Definition" festgelegt werden.